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GDPdU, elektronische Signatur & Elektronische
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Verunsicherung im Markt
Was ist die GDPdU?
Quelle: DoQ.de
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Verunsicherung im Markt
• Muß ich archivieren?
• Was muß archiviert werden?
• Wie verhindere ich, daß der Steuerprüfer in allen
Dokumenten recherchiert?
• Wie sichere ich die Verfügbarkeit über Jahrzehnte?!
• Wie sieht es mit magnetischen Speichermedien aus?!
• Brauche ich eine individuelle Verfahrensdokumentation?
• Kommt da noch etwas nach?!
• Muß ich jetzt für alle Mitarbeiter eine Chipkarte mit digitaler
Signatur anschaffen?!
• Was macht der Steuerprüfer mit meinen Daten, wenn er die
Medien mitnimmt?!
• usw.
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• Das elektronische Dokument
• Die elektronische Signatur
• GDPdU und andere Gesetze
• Die Spitze des Eisberges
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• Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus
unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als
Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen,
verwendet.
• Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein:
• gescannte Seiten
• digitales Fax
• Farbbilder
• Email-Dateien
• Screen-Dumps
• Output-Dateien
• MultiMedia-Objekte
• Sprachdateien
• digitales Video
• Office Dokumente ...
Das elektronische Dokument
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Das elektronische Dokument
Gleichstellung von Dokumenten
• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt
und sind nicht mehr für eine Präsentation in
Papierform ausgelegt
• Dynamische Dokumente
• Elektronisch signierte Dokumente
• Automatisch erzeugte Massendrucke
• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und
Formatinformationen erst zum Dokument werden
• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und
elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten
Voraussetzungen für das Informationszeitalter
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Das elektronische Dokument
Elektronisch signierte Dokumente
• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur
entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem
manuell unterzeichneten Papierdokument
gleichwertig ist
• Die digitale Signatur ist durch das Signaturgesetz
seit dem 01.05.2001 gültig
• Weitere Anpassungen an die europäische
Gesetzgebung und technische Besonderheiten sind
noch zu erwarten
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Die elektronische Signatur
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Die elektronische Signatur
EU Richtlinie vom 18.11.1999
• Es werden 3 Arten der elektronischen Signatur
vorgesehen:
• Einfache Signatur
• Wahrung der Authentizität des Unterzeichners durch
Verwendung biometrischer Verfahren (Iris Recognition,
Fingerprint, etc.)
• Fortgeschrittene Signatur
• Wahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung
eines Public- / Private-Key-Verfahrens, ohne die besondere
Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities
(PGP u. a.)
• Qualifizierte Signatur
• Wahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung
eines Public- / Private-Key-Verfahrens, mit expliziter
Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities
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• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten
elektronischen Signatur
• Auswirkungen des geänderten SigG:
• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-
Genehmigung für den Betrieb durch die
Regulierungsbehörde
• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte
Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)
• Protokollierung der Zertifikatserstellung
• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters
• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das
Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen
zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle
archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß
Die elektronische Signatur
Deutsches Signatur Gesetz (SigG)
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Die elektronische Signatur
Teletrust
• Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat
den Teletrust e.V. beauftragt:
• Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische
Signaturen zu erarbeiten
• Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den
internationalen Standardisierungsprozess einzubringen
• Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln
• Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-
MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt.
• Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland:
• Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG
Trustcenter e.V. i.G.
• MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V..
• Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust
e.V. beseitigt.
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Probleme der Archivierung der
elektronischen Signatur
• Zeitlich begrenzte Gültigkeit
• Speicherung
• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat
• Persönliche Signatur nicht für automatische
Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet
• Mehrfach-Signaturen, z.B.:
• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner
• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener
Reihenfolge
• Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv
führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie
• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr
angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust
der Signatur)
• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-
Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei
Reorganisation und Migration
• usw.
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• Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen
Kryptografie
• Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das
Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben
• Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst
bewertet
• Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der
Vorzug gegeben
• Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der
Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität
• Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen
Signatur“
• In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann
alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet
machen
Die elektronische Signatur
USA - Digitale Signatur & Kryptographie
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GDPdU und andere Gesetze
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GDPdU und andere Gesetze
Was heißt GDPdU ?
„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen“
• Umfeld
• Buchhaltungsdaten
• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und
Dokumente
• Gültigkeit
• Brief vom BMF 16.07.2001
• Umzusetzen ab 01.01.2002
• Übergangsregelungen
• Herkunft
• Steuerreform (StSenkG)
• HGB AO
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Änderungen im HGB AO
Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)
• Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten
jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar
gemacht werden und maschinell ausgewertet
werden können
• Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem
erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht,
Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung
zu nutzen
• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und
auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung
gestellt werden
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Wichtige Aussagen der GDPdU
I. Datenzugriff
• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die
aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
• Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit
Recherchemöglichkeit
• Drei Formen des Zugriffs:
a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit
Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen
(Unmittelbarer Zugriff)
b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den
Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers
(Mittelbarer Zugriff)
c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten
für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)
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Wichtige Aussagen der GDPdU
II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
• Elektronische Unterlagen sind:
• Elektronische Abrechnungen
• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der
elektronischen Abrechnung
• Elektronisch signierte Dokumente
• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs.
1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt
werden
• Aufbewahrungsfristen
• Speicherung von Zertifikaten
• Protokollierung
• Konvertierung
• Verarbeitung
• Indexänderungen
• Transformationen
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Wichtige Aussagen der GDPdU
III. Archivierung digitaler Unterlagen
• Maschinelle Auswertbarkeit
• COM-Verfilung nicht mehr ausreichend
• PDF, TIFF und andere Image-Formate für
auswertbare Dateien nicht zulässig
• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher
(WORM-Verfahren: write once read many)
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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle
elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und
Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU)
fallen, Pflicht
• Die Erstellung und Fortschreibung der
Verfahrensdokumentation liegt in der
Verantwortung des Betreibers, im Sinne der
GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige
Unternehmen
• Die Verfahrensdokumentation muß vollständig,
nachvollziehbar und prüfbar sein
Verfahrensdokumentation nach GoBS
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• Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation
sind nicht vorgeschrieben
• Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf
die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-
Management- und elektronischen Archivsystems
anzupassen ist
• Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren
verfügen über Musterverfahrensdokumentationen,
die die individuelle Anpassung und Ergänzung
erleichtern
• Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-
dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben
• Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML-
Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT
Verfahrensdokumentation nach GoBS
Umfang und Struktur
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Die Spitze des Eisberges
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Elektronische Archivierung
„Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis
des Informationszeitalters“
Erkki Liikanen
EU-Kommissar
„Information Society“
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Fehleinschätzung ?!
• Große digitale Informationsbestände sind heute
bereits nicht mehr erschließbar oder verloren
• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, daß der
Markt für elektronische Archivierung zu 80%
gesättigt sei...
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Fehleinschätzung ?!
• Große digitale Informationsbestände sind heute
bereits nicht mehr erschließbar oder verloren
• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, daß der
Markt für elektronische Archivierung zu 80%
gesättigt sei...
• Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20%
• Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme
• Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration (nicht mehr
vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete
Architekturen, etc.)
• E-Mail-, Transaktions - , Web -, Content - und andere
Archivierungsformen stehen erst am Anfang
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Anforderungen an elektronische
Archivierung im eCommerce
• Transaktionsarchivierung
• Eingang
• Ausgang
• Verarbeitung
• Zeitstempel / Zeitzonen
• Authentifizierung
• Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten
• Angebote auf Websites
• Informationsnutzung entsprechend Copyright und
Urheberrecht
• Kommunikation und Konsolidierung mit operativen
Systemen
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Anforderungen an elektronische
Archivierung im eBusiness
• Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E...
• Harmonisierung elektronischer Signaturen im
internen und externen Gebrauch
• Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein
• Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position
und Rolle
• Medienbrüche zwischen internen und externen
Content
• Durchgehende Berechtigungen über alle
betroffenen Systeme
• Unified, federated Repositories als Enterprise
Content Management Infrastruktur
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Änderungen in nationalen Gesetzen
• BDSG
• In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter
Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant
archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche,
schützenswerte Daten zu vermeiden
• BGB
• Änderung von „Schriftform“ in „Textform“ geplant und
dringend zur Gleichstellung elektronischer Dokumente
erforderlich. „Textform“ beschreibt zur Zeit nur ein
geschlossenes Dokument mit nur einer elektronischen
Signatur
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Änderungen in nationalen Gesetzen
• UStG
• Anwendung digitaler Signaturen auf systemerzeugte
Belege beinhaltet Verschärfung der Formvorschriften, da
z.B. die Signatur personengebunden ist.
• EGG
• Anforderungen an Archivierung abgesendeter und
empfangener kaufmännischer Dokumente als
„elektronischer Poststempel“ zu erwarten
• Steuerrecht
• Weitere Ausführungs – und
Konkretisierungsbestimmungen kurzfristig zu erwarten
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Auswirkungen im internationalen Umfeld
• England
• Elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung
bis 2004 Pflicht
• USA
• Elektronische Archivierung im Militär – und
Militärzulieferbereich standardisiert und Pflicht
• EU
• Elektronisch signierte Dokumente rechtskräftig und
revisionssicher zu speichern
• Richtlinie ist von den Mitgliedsstaaten umzusetzen
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Die Zukunft der elektronischen
Archivierung
• Neue Standards
• ISO 15489
• OAIS
• MoReq, Dublin Core, etc.
• Nachgeordnete Dienste
• Universell einsetzbare Speicherverwaltungssysteme
• Zugriff unabhängig von erzeugender Applikation
• Konverter, Lokalisierer, Viewer
• Standardschnittstellen
• Einbindung in einheitliche Berechtigungssysteme
• Neue neutrale Dokumentformate
• Selbstbeschreibend
• Einheitliche Metadaten
• Migrationssicher
• Plattformunabhängig
• Sprache, Bewegtbild, dynamischer Content, Meta-Objekte
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Thesen
• Wir stehen erst am Anfang und nicht am Ende
einer Ära zum Thema elektronische Archivierung
• Elektronische Archivierung ist eine
Basistechnologie, die allen Anwendungen
gleichförmig zur Verfügung stehen muß
• Man soll nicht auf den Druck oder die Auslegung
der Gesetzgebung warten, da diese der
Entwicklung hinterher hinkt
• Ziel muß sein, das digitale Gedächtnis für die
Unternehmen langfristig auslegen und kurzfristig
einzuführen
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[DE] Rechtsänderung im IT-Umfeld GDPdU, elektronische Signatur & Elektronische Archivierung | Dr. Ulrich Kampffmeyer | 2001

  • 1. 1 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Rechtsänderung im IT-Umfeld GDPdU, elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
  • 2. 2 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Verunsicherung im Markt Was ist die GDPdU? Quelle: DoQ.de
  • 3. 3 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Verunsicherung im Markt • Muß ich archivieren? • Was muß archiviert werden? • Wie verhindere ich, daß der Steuerprüfer in allen Dokumenten recherchiert? • Wie sichere ich die Verfügbarkeit über Jahrzehnte?! • Wie sieht es mit magnetischen Speichermedien aus?! • Brauche ich eine individuelle Verfahrensdokumentation? • Kommt da noch etwas nach?! • Muß ich jetzt für alle Mitarbeiter eine Chipkarte mit digitaler Signatur anschaffen?! • Was macht der Steuerprüfer mit meinen Daten, wenn er die Medien mitnimmt?! • usw.
  • 4. 4 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Agenda • Das elektronische Dokument • Die elektronische Signatur • GDPdU und andere Gesetze • Die Spitze des Eisberges
  • 5. 5 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Das elektronische Dokument
  • 6. 6 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. • Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein: • gescannte Seiten • digitales Fax • Farbbilder • Email-Dateien • Screen-Dumps • Output-Dateien • MultiMedia-Objekte • Sprachdateien • digitales Video • Office Dokumente ... Das elektronische Dokument
  • 7. 7 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Das elektronische Dokument Gleichstellung von Dokumenten • Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt • Dynamische Dokumente • Elektronisch signierte Dokumente • Automatisch erzeugte Massendrucke • Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden • Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter
  • 8. 8 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Das elektronische Dokument Elektronisch signierte Dokumente • Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist • Die digitale Signatur ist durch das Signaturgesetz seit dem 01.05.2001 gültig • Weitere Anpassungen an die europäische Gesetzgebung und technische Besonderheiten sind noch zu erwarten
  • 9. 9 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Die elektronische Signatur
  • 10. 10 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Die elektronische Signatur EU Richtlinie vom 18.11.1999 • Es werden 3 Arten der elektronischen Signatur vorgesehen: • Einfache Signatur • Wahrung der Authentizität des Unterzeichners durch Verwendung biometrischer Verfahren (Iris Recognition, Fingerprint, etc.) • Fortgeschrittene Signatur • Wahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung eines Public- / Private-Key-Verfahrens, ohne die besondere Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities (PGP u. a.) • Qualifizierte Signatur • Wahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung eines Public- / Private-Key-Verfahrens, mit expliziter Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities
  • 11. 11 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur • Auswirkungen des geänderten SigG: • Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab- Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde • Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB) • Protokollierung der Zertifikatserstellung • Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters • In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß Die elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)
  • 12. 12 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Die elektronische Signatur Teletrust • Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt: • Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten • Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen • Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln • Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS- MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt. • Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland: • Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG Trustcenter e.V. i.G. • MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V.. • Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.
  • 13. 13 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Probleme der Archivierung der elektronischen Signatur • Zeitlich begrenzte Gültigkeit • Speicherung • Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat • Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet • Mehrfach-Signaturen, z.B.: • Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner • Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener Reihenfolge • Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie • Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur) • Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index- Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration • usw.
  • 14. 14 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie • Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben • Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet • Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben • Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität • Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“ • In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen Die elektronische Signatur USA - Digitale Signatur & Kryptographie
  • 15. 15 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 GDPdU und andere Gesetze
  • 16. 16 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 GDPdU und andere Gesetze Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ • Umfeld • Buchhaltungsdaten • Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente • Gültigkeit • Brief vom BMF 16.07.2001 • Umzusetzen ab 01.01.2002 • Übergangsregelungen • Herkunft • Steuerreform (StSenkG) • HGB AO
  • 17. 17 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Änderungen im HGB AO Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000) • Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können • Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen • Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden
  • 18. 18 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Wichtige Aussagen der GDPdU I. Datenzugriff • Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen • Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit • Drei Formen des Zugriffs: a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)
  • 19. 19 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Wichtige Aussagen der GDPdU II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen • Elektronische Unterlagen sind: • Elektronische Abrechnungen • Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung • Elektronisch signierte Dokumente • Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden • Aufbewahrungsfristen • Speicherung von Zertifikaten • Protokollierung • Konvertierung • Verarbeitung • Indexänderungen • Transformationen
  • 20. 20 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Wichtige Aussagen der GDPdU III. Archivierung digitaler Unterlagen • Maschinelle Auswertbarkeit • COM-Verfilung nicht mehr ausreichend • PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbare Dateien nicht zulässig • Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many)
  • 21. 21 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht • Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen • Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Verfahrensdokumentation nach GoBS
  • 22. 22 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben • Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten- Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist • Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern • Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens- dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben • Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT Verfahrensdokumentation nach GoBS Umfang und Struktur
  • 23. 23 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Die Spitze des Eisberges
  • 24. 24 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Archivierung „Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters“ Erkki Liikanen EU-Kommissar „Information Society“
  • 25. 25 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Fehleinschätzung ?! • Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren • Analysten veröffentlichen Einschätzungen, daß der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...
  • 26. 26 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Fehleinschätzung ?! • Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren • Analysten veröffentlichen Einschätzungen, daß der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei... • Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20% • Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme • Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration (nicht mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.) • E-Mail-, Transaktions - , Web -, Content - und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang
  • 27. 27 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce • Transaktionsarchivierung • Eingang • Ausgang • Verarbeitung • Zeitstempel / Zeitzonen • Authentifizierung • Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten • Angebote auf Websites • Informationsnutzung entsprechend Copyright und Urheberrecht • Kommunikation und Konsolidierung mit operativen Systemen
  • 28. 28 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness • Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E... • Harmonisierung elektronischer Signaturen im internen und externen Gebrauch • Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein • Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position und Rolle • Medienbrüche zwischen internen und externen Content • Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme • Unified, federated Repositories als Enterprise Content Management Infrastruktur
  • 29. 29 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Änderungen in nationalen Gesetzen • BDSG • In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden • BGB • Änderung von „Schriftform“ in „Textform“ geplant und dringend zur Gleichstellung elektronischer Dokumente erforderlich. „Textform“ beschreibt zur Zeit nur ein geschlossenes Dokument mit nur einer elektronischen Signatur
  • 30. 30 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Änderungen in nationalen Gesetzen • UStG • Anwendung digitaler Signaturen auf systemerzeugte Belege beinhaltet Verschärfung der Formvorschriften, da z.B. die Signatur personengebunden ist. • EGG • Anforderungen an Archivierung abgesendeter und empfangener kaufmännischer Dokumente als „elektronischer Poststempel“ zu erwarten • Steuerrecht • Weitere Ausführungs – und Konkretisierungsbestimmungen kurzfristig zu erwarten
  • 31. 31 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Auswirkungen im internationalen Umfeld • England • Elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung bis 2004 Pflicht • USA • Elektronische Archivierung im Militär – und Militärzulieferbereich standardisiert und Pflicht • EU • Elektronisch signierte Dokumente rechtskräftig und revisionssicher zu speichern • Richtlinie ist von den Mitgliedsstaaten umzusetzen
  • 32. 32 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Die Zukunft der elektronischen Archivierung • Neue Standards • ISO 15489 • OAIS • MoReq, Dublin Core, etc. • Nachgeordnete Dienste • Universell einsetzbare Speicherverwaltungssysteme • Zugriff unabhängig von erzeugender Applikation • Konverter, Lokalisierer, Viewer • Standardschnittstellen • Einbindung in einheitliche Berechtigungssysteme • Neue neutrale Dokumentformate • Selbstbeschreibend • Einheitliche Metadaten • Migrationssicher • Plattformunabhängig • Sprache, Bewegtbild, dynamischer Content, Meta-Objekte
  • 33. 33 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Thesen • Wir stehen erst am Anfang und nicht am Ende einer Ära zum Thema elektronische Archivierung • Elektronische Archivierung ist eine Basistechnologie, die allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung stehen muß • Man soll nicht auf den Druck oder die Auslegung der Gesetzgebung warten, da diese der Entwicklung hinterher hinkt • Ziel muß sein, das digitale Gedächtnis für die Unternehmen langfristig auslegen und kurzfristig einzuführen
  • 34. 34 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: ulrich.kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com WebSite, Newsletter, Informationen ... www.PROJECT-CONSULT.com