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PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com
© PROJECT CONSULT 2018
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20218 Hamburg
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© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-18 / Quelle: PROJECT CONSULT 1
Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer 2
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-18 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Agenda
1. Ein langer Weg zum elektronischen Dokument
2. Enterprise Content Management:
Status Quo und Krise
3. Warum wir nur noch von Information Management
sprechen sollten
4. Aktuelle Trends im Information Management
5. Herausforderungen
3Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
4Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
Was ist eigentlich ein Dokument?
Das Dokument wurde nur kurze Zeit nach
der Erfindung der Schrift „erfunden“.
5Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
Was ist eigentlich ein Dokument?
Es zeichnet eine Information auf, die
entsprechend sprachlicher Konvention
verständlich und nachvollziehbar ist,
und auch von Dritten, die bei der Erstellung
der Information nicht dabei waren,
genutzt werden kann.
6Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
Was ist eigentlich ein Dokument?
Das „Dokumentenmanagement“,
bzw. das „Archiv“,
wurde kurz nach der Erfindung des
Dokumentes notwendig.
7Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
Traditionelles
„Dokumentenmanagement“
orientiert sich bei der Organisation der
Information am Medium
– Tontafeln, Pergament, Papier … – .
Was ist eigentlich ein Dokument?
8Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
„Dokumentenmanagement“
diente schon immer dazu,
Information zu bewahren und
Information als Wissen in Prozessen
zur Verfügung zu stellen.
Was ist eigentlich ein Dokument?
9Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
Das Dokument definiert sich dabei
nicht durch das Medium,
sondern durch
Inhalt, Wert und Rechtscharakter.
Was ist eigentlich ein Dokument?
10Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
Was ist eigentlich ein Dokument?
Ein Dokument kann heute
vom Format her alles Mögliche sein …
Fax
Brief
SMS
E-Mail
Blogpost
Liste
Scan
Textdatei
usw.
11Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
These 1
Das traditionelle
elektronische
Dokument
löst sich auf!
12Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
Was ist eigentlich ein Dokument?
An die Stelle von TIFF, PDF, Word & Co.
treten strukturierte Daten, die in einem
Layout visualisiert so tun, als seien sie ein
Dokument.
Die Entwicklung wird besonders durch
mobile Geräte getrieben.
13Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
Enterprise Content Management: das Modell
Definition
Enterprise Content Management (ECM) is the
Strategies, Methods and Tools used to
Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver
Content and Documents
related to organizational Processes.
AIIM international 2001
Enterprise Content Management: das Modell
PROJECT CONSULT 2003
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Enterprise Content Management: das Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Input
Management
Erfassen
Scannen
Import
Aufbereitung
Klassifikation
Enterprise Content Management: das Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Verwaltung Nutzung
Enterprise Content Management: das Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Document
Management
E-Mail
Management
Enterprise Content Management: das Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Collaboration
Zusammenarbeit
Groupware
Enterprise Content Management: das Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Web Content
Management
Digital Asset
Management
Social Media
Web 2.0
Enterprise 2.0
Social Business
Digital Business
Enterprise Content Management: das Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Records
Management
Schriftgutverwaltung
Aktenverwaltung
Elektronische
Akte
Enterprise Content Management: das Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Workflow
Business Process
Management
Case
Management
Vorgangsbearbeitung
Prozesssteuerung
Enterprise Content Management: das Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE Bereitstellung
Ausgabe
Output
Management
Aufbereitung
Enterprise Content Management: das Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Index-Datenbank
Berechtigungen
Information
Lifecycle
Management
Revisionssichere
Archivierung
Aufbewahrung
Enterprise Content Management: das Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Digital
Preservation
LangzeitarchivierungArchivierung
BITKOM: ECM im Mittelstand
Der BITKOM hat im September 2017 eine Studie zu
„ECM im Mittelstand“ herausgegeben.
BITKOM: ECM im Mittelstand
http://bit.ly/ECM-KMU-2017
ECM: Status Quo und die Krise
ECM is dead!
ECM: Status Quo und die Krise
Gartner „Content Services“
• Content Services Platforms (CSP)
• Content Services Applications (CSA)
• Content Services Components (CSC)
ECM: Status Quo und die Krise
Gartner „Content Services“
ECM: Status Quo und die Krise
Content Services als Begriff und Identifizierung einer
Branche macht keinen Sinn:
• ECM beinhaltet Strategien, Methoden und Technologie – von Anfang an.
Content Services sind rein technologisch ausgerichtet.
• ECM hat mit dem Akronym einen Anspruch und eine Bedeutung im Markt wie
andere wichtige Lösungen vertreten: ERP, CRM, PLM, HR …
Content Services sind nur Komponenten der Infrastruktur.
• Viele Anbieter haben ECM bereits ausgebaut und begrifflich erweitert zu
ECMplus, entended ECM, iECM, usw.
• Content Services ist ein Schritt zurück auf einzelne Komponenten und Lösungen
ohne die übergreifende ECM Vision.
• ECM beinhaltet den Begriff „Management“. Content Services steht begrifflich für
“Dienste” und der Begriff Content Services ist von anderen Branchen bereits
besetzt (Dienstleister für multimediale Web-Inhalte).
• ECM war immer als Middleware und Dienst konzipiert um Inhalte bereitzustellen.
Content Services reduziert diesen Ansatz noch mehr und ist in Bezug auf die
Benennungen nicht konsistent (z.B. “Services” zusammen mit “Applications”).
• ECM war eine Vision, die Anwender wie Anbieter gemeinsam 17 Jahre lang
geteilt haben. Content Services beinhaltet keine Vision sondern verschwindet in
der Nische “unter ferner liefen”.
tl;dr
ECM: Status Quo und die Krise
Wie steht der Dachverband der Branche,
AIIM international,
der seinerzeit ECM definiert hat,
zu dieser Entwicklung?
ECM: Status Quo und die Krise
AIIM, Januar 2017
„Content Services – Your 2017 Survival
Guide“
ECM: Status Quo und die Krise
John Mancini, AIIM, Mai 2017
“The next Wave – Moving from ECM to
Intelligent Information Management”
IIM Roadmap
Create -> Capture -> Automate -> Deliver ->
Preserve -> Analyze”
passt natürlich gut für das Akronym … ;)
AIIM Association for Intelligent
Information Management
ECM: Status Quo und die Krise
John Mancini, AIIM, Mai 2017
“The next Wave – Moving from ECM to
Intelligent Information Management”
IIM Roadmap
Create -> Capture -> Automate -> Deliver ->
Preserve -> Analyze” Manage fehlt ganz …
ECM: Status Quo und die Krise
John Mancini, AIIM, Juni 2017
“ECM –
Reports of My Death Are Greatly Exaggerated”
ECM: Status Quo und die Krise
John Mancini & Thornton
May zur Neuausrichtung
der AIIM, August 2017
The forecast for 2020: ECM as
we know it will be gone
(1) The challenge of managing
the intersection of people,
processes, and information is
not a new one
(2) The five eras of managing
the people/process/ information
intersection
(3) We are now beginning the
transition to a sixth era in
managing people, processes,
and information
(4) Organizations are hungry for
best practices amidst the chaos
of the emerging sixth era
(5) A new industry label is
needed.
http://www.project-consult.de/comment/6102#comment-6102
http://bit.ly/ManciniECM
ECM: Status Quo und die Krise
Status der Diskussion um die Positionierung
(in Deutschland) Ende 2017
• AIIM: IIM Intelligent Information Management
• Bitkom|ECM: Digital Workplace
• VOI: EIM Enterprise Information Management
• Nucleus: ECM Enterprise Content Management
• Gartner: Content Services (CSP, CSA, … )
• Forrester: Content Services (TCS, BCS)
• KMU Anwender: DMS Dokumentenmanagementsystem
• …
• PROJECT CONSULT: Information Management
These 2
Die ehemalige
ECM-Branche
zerlegt sich selbst.
ECM: Status Quo und die Krise
Den Anwendern fehlt die Orientierung,
Was man unter einer gewissen Lösung
funktional erwarten kann.
Die Visibilität geht verloren.
46
Enterprise Content Management
47Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
48
Information Management
Heutige Systeme müssen alle Formen und
Typen von Information verwalten können.
Die „alte“ Trennung von
„strukturiert“ und „unstrukturiert“,
von „Daten“ und „Dokumenten“,
funktioniert nicht mehr.
49
Information Management
Daten
Information
Wissen
Zeichen
Weisheit
Binär-Daten
Die klassische
Wissenspyramide
50
Information Management
Daten
Information
Wissen
Zeichen
Weisheit
Binär-Daten
Information:
der gemeinsame
Nenner
Dokument
Digital Asset
Content
Record
Aufzeichnung
E-Mail
51
Information Management
Heutige Systeme müssen alle Formen und
Typen von Information verwalten können.
Die „alte“ Trennung von
„strukturiert“ und „unstrukturiert“,
von „Daten“ und „Dokumenten“,
funktioniert nicht mehr.
52
Information Management
Letztlich ging es immer nur um
Information:
1. Informationsaustausch,
2. Informationsnutzung,
3. Informationsschutz,
4. Informationsbereitstellung,
5. Informationsverwaltung,
6. Informationsbeherrschung,
7. Informationsbewertung,
8. Informationsverteilung,
9. Informationsbewahrung,
10. Informationsentsorgung.
53
Information Management
Definition
Ganzheitliche, übergreifende
Erschließung, Verwaltung &
Nutzbarmachung aller
Informationen unabhängig von
Inhalt, Typ, Format, Erzeuger,
Wert, Anwendung, Ort & Zeit.
54
Information Management
Entscheidend ist der Wert der Information.
Nur Information, die bekannt ist, kann bewertet und
geschützt werden.
Nur bewertete, erschlossene Information
hat einen inhärenten Wert.
55
Information Management
Alle Information zum Unternehmen außerhalb des Unternehmens
Alle Information im Unternehmen
Aufbewahrungswürdig
Aufbewahrungspflichtig
Archivierungswürdig
rot = redundant, outdated, trivial
Nicht alle
Information ist
gleich wertvoll
56
Der Wert von Information ist
schwierig zu bestimmen
Information Management
Zeitpunkt
nicht absolut
intern / extern
Kultur Unternehmen
Regionen / Länder
Geschäftsbereiche
Menschen
Monetärer Nutzen
Schutz
Exklusivität
StatusBezugWissen
Risk
(Minuswert)
Geldwert
Zielgruppe
Klassifikation
Per se
für sich selbst
Abhängig vom
Umfeld
Sachgebiet
Nützlichkeit
Individuum
Qualität
Verfügbarkeit
Aktualität
Business
Art des Geschäfts
Relevanz
Umsetzung
Disziplin
Perspektive
Maßstäbe
Verfahren
Spezialisierung
Kommerzieller Wert
Prozess, Projekt
Geschäftsvorfall
Unternehmenszweck
Kontext
Standardisierung
ZweckAufwand
Erstellen
Wiederbeschaffung
Finden
Sicherheit
Veränderung
über die Zeit
Compliance
Kontrolle
57
These 3
Wir sollten nur
noch von
Information
Management
sprechen
58
Information Management
Information ist ein wesentliches
Wirtschaftsgut, das über die
Zukunft der
Informationsgesellschaft
bestimmt.
59Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
These 4
Innovation kommt
nicht aus der
ECM-Branche
sondern von
außen!
Information Management,
besonders die klassischen Disziplinen wie Archivierung,
Dokumentenmanagement, Workflow, Enterprise Content
Management etc.,
greifen Innovationen aus dem ITK-Umfeld auf.
Eigenständige Innovationen der Branche selbst
gibt es kaum.
Enterprise Content Management ist matur.
Trends
Trends
Heute nur
8
Entwicklungen.
Trends
KI
KI Künstliche Intelligenz
AI Artificial Intelligence
sind die ungeschlagenen Schlagworte im Information
Management für 2017.
• In den letzten drei Jahren zeichnete sich ein zunehmender
Boom (oder Hype) zum Thema: KI/AI wird als Allheilmittel
verkauft
• Unter KI/AI verbergen sich jedoch unterschiedliche
methodische Ansätze:
KI selbst, Deep Learning, Expertensysteme, semantische und
neuronale Netze, NLP, Analytics & Decision Making, Agenten
u.a.
Künstliche Intelligenz: Schlagwort des Jahres
Wo kommt KI im Information Management zum Einsatz?
• Deutlich verbesserte automatische Klassifikation und Indizierung
• Qualitätssicherung der Scanergebnis-Qualität
• Analyse von vorhandenen Datenbeständen zum Aufbau von
Ordnungs- und Indizierungsschema
• Kontext-bezogenes E-Learning anstelle Hilfefunktion und Schulung
• Kontext-Generierung aus heterogenen Datenbeständen
• Auswertung von unstrukturierten Informationen zusätzlich zu
Bigdata
• Selbstlernende kollaborative Workflow
• Automatisierung von Geschäftsprozessen als Hintergrundbetrieb
• Selbstkonfiguration bei der Einbettung von Modulen in andere
Softwaresysteme
• Erkennen unsachgemäßer Nutzung und „Einbrüche“
• Automatisierte Bereitstellung „erwarteter“ Inhalte anstelle reinen
Suchens
• Übernahme von Routine-Entscheidungen
• Automatische Aufbau von Wissensbasen auf Basis der Analyse von
Nutzung und Kommunikation
• und, und, und … und noch viele weitere Ideen für die
klassischen „ECM“-Anbieter
Zuviel, um alles zu besprechen … 
Künstliche Intelligenz
• DAS alles beherrschende Technologie-Thema in 2018
• Die Diskussion um die gesellschaftlichen Auswirkungen
gewinnt an Fahrt
• Künstliche Intelligenz befindet sich inzwischen in
nahezu allen Systemen
• Der entscheidende Durchbruch: selbstlernende
Systeme
• Treiber sind Consumerization, Industrie 4.0, Automotive,
Robotik, Nanotechnik und Analytik
Relevanz für das Information Management:
• Grundlage für die automatische Klassifikation bei
Erfassung und Erschließung
• Bewertung und Vorsortierung von Information
• Prozesssteuerung
• Systemsteuerung und Selbstkonfiguration
Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz wird in Kürze die
Fähigkeiten des Menschen übertreffen
Trends
DSGVO
DSGVO & Datenschutz
• DSGVO Datenschutzgrundverordnung (GDPR) –
DAS beherrschende Thema in 2018 - umzusetzen bis
zum 25. Mai 2018
• Besonders in Deutschland mit hohen Datenschutz und
Datensicherheitsanforderungen „belastet“
• Auch international außerhalb der EU - z.B. USA – ein
relevantes Thema
• Beim „Übersicht gewinnen“ hinken die Unternehmen
hinterher: die Unterschiede zum BDSG wurden
unterschätzt
Relevanz für das Information Management:
• Information Governance
• Informationslandkarten als Grundlage der
Informationsbewertung
• Schutz Personen-bezogener Daten
• Basis-Infrastruktur für schützenswerte Informationen
generell
DSGVO & Datenschutz
Umsetzung der DSGVO Ende 2017 in Deutschland
Trends
Digitale
Transformation
Digitalisierung
… also
Scannen 
„Der Begriff Digitalisierung bezeichnet die
Überführung analoger Größen in diskrete (abgestufte)
Werte, zu dem Zweck, sie elektronisch zu speichern
oder zu verarbeiten.
Das Endprodukt oder Ergebnis der Digitalisierung wird
mitunter als Digitalisat bezeichnet.“
„Im weiteren Sinne wird mit dem Begriff auch der
Wandel hin zu elektronisch gestützten Prozessen
mittels Informations- und Kommunikationstechnik
bezeichnet.“
Digitale Transformation
• Digitalisierung ebbt als Hype-Begriff bereits langsam ab
• Der „bessere“ Begriff als „Digitalisierung“
• Kontinuierliche Veränderung statt Disruption
• Umstellung auf digitale Kommunikation und
Informationsverarbeitung als ständiger Wandel
Relevanz für das Information Management:
• Informationsmanagement ist die Basis für die
digitale Information
• Informationsmanagement-Systeme stellen alle
benötigten Informationen in gebotener Qualität
unabhängig von Ort, Zeit und ursprünglicher
Verwendung zur Verfügung
• Digitalisierung ist ohne Information Management
nicht möglich
… aus ECM
wird so
Enterprise
CHANGE
Management
Digitalisierung
Digitalis (Plantaginaceae):
Der Fingerhut –
wunderschön anzusehen, doch giftig!
Trends
Automatisierung
Automatisierung
• Die Automatisierung von Prozessen greift auf die
Bürowelt über.
• Dies betrifft sowohl schriftgebundene Prozesse durch
die Automatisierung von Workflows wie
sprachgebundene Prozesse durch Bots und Agenten
• Automatisierung soll nicht nur teure und fehlerträchtige
menschliche Arbeit sparen sondern schneller und mit
höherer Qualität Ergebnisse erzielen
Relevanz für das Information Management:
• DMS, ECM, EIM – wie immer man es auch nennen
will, diente schon immer der Automatisierung
• Neue Automatisierungsverfahren, wie selbstlernende
Systeme, verbessern klassische Lösungen wie
Capture, Indizierung, Postkorb-Routing, BPM,
regelbasierte Entscheidungen usw.
• „Workflows vernichtet Arbeitsplätze“
Automatisierung Errechneter Verlust an
Arbeitsplätzen durch KI,
Automatisierung & Roboter
in Deutschland bis 2025:
60%
Trends
Blockchain
Blockchain
• Der Einsatz von Blockchain ist aktuell ein Technologie-
Hype
• „Eine Blockchain (auch Block Chain, englisch für
Blockkette) ist eine kontinuierlich erweiterbare Liste
von Datensätzen, genannt "Blöcke", welche
mittels kryptographischer Verfahren miteinander verkettet
sind. Jeder Block enthält dabei typischerweise
einen kryptographisch sicheren Hash des vorhergehenden
Blocks, einen Zeitstempel und und Transaktionsdaten.“
• Blockchain gibt es in unterschiedlichen Ausprägungen:
• Öffentliche, transparente mit Mining-Verfahren
• Geschlossene Inhouse-Varianten ohne aufwändige
Absicherung
Public Blockchain
Blockchain
… SAP
unterscheidet
4 Typen der
Blockchain
Blockchain
• Daten-orientiert, nicht Dokument-orientiert
• Umstritten ist, ob Blockchain auch für revisionssichere
Archivierung, Records Management und
Aufzeichnungen mit personenbezogenen Daten
geeignet ist
• Kein Löschen bei Standard-Public-Blockchain-
Verfahren; kontrolliertes und nachvollziehbares
Ersetzen, Löschen und Ändern bei speziell adaptierten
Inhouse-Verfahren
Relevanz für das Information Management:
• Transparente, nachvollziehbare und unveränderbare
Speicherung von Daten
• Alternative zu herkömmlichen
Archivierungsverfahren
Trends
Cloud
Cloud
• Cloud ist nicht mehr Alternative sondern die
Zukunft
• Besonders für den Mittelstand ist Cloud
mittelfristig günstiger als „on-Premise“
• Noch sind IaaS und PaaS in Unternehmen
akzeptierter, aber SaaS ist im Kommen
• Cloud ist einer der Treiber der herkömmliches
ECM in Frage stellt
Cloud
… Wachstum
in
Deutschland
Cloud
• „Cloud ist da und geht auch nicht mehr weg“
• Bei „Cloud“ ist zwischen verschiedenen „Public“ und „Inhouse“
Cloud-Angeboten zu unterscheiden
• Je nach Unternehmensgröße sind IaaS (Infrastructure as a Service),
PaaS (Platform as a Service) und SaaS (Software as a Service)
unterschiedlich geeignet
• Im Mittelstand sind Kosten und Verfügbarkeit günstiger als
traditionelles Inhouse
• Standard-Softwareanbieter (wie Microsoft, SAP u.a.) „treiben“ ihre
Kunden inzwischen in die Cloud
Relevanz für das Information Management:
• Nahezu alle „ECM“-Anbieter sind inzwischen auch in der Cloud
mit Lösungen vertreten
• Standard-Cloud-Lösungsanbieter bieten aber auch inzwischen
ECM-Funktionalität separat oder in andere Produkte integriert an
(auch für Office365)
• Die Speicherung von kaufmännischen Dokumenten entsprechend
rechtlichen Vorschriften ist in den meisten Cloud-Angeboten
zulässig
Trends
Mobile
Mobile
• Die mobile Nutzung hat den PC-Arbeitsplatz bei
Internet-Nutzung, Kommunikation und
Collaboration überflügelt.
• Mit mobilen Geräten kommen neue Erwartungen
und Nutzungsmodelle
• „Mobile killt das herkömmliche Dokument“
• Bei Software-Neuentwicklungen gilt “Mobile
first“
Mobile
… das
Überholmanöver fand
bereits 2014 statt …
Mobile
• Mobile hat andere Nutzungsmodelle durch die „Wisch“-
Technologien und kleine Bildschirme als bisher für ECM und
Dokumentenmanagement üblich
• Software muss einfach und intuitiv ohne Schulung bedienbar sein
• Mobil-Geräte stellen ein Sicherheitsrisiko für die Übermittlung
und Zwischenspeicherung sowie den Systemzugang für
Dokumente dar
Relevanz für das Information Management:
• Mobile Nutzung ist ein Standard-Feature für ECM-Lösungen.
Neben die Online/Offline-Nutzung auf Notebooks tritt die
Online-Nutzung auf Telefonen und Tablets und anderen
mobilen Geräten (Brillen, Multifunction u.a.)
• „Zerlegung“ von Dokumenten und Ordnern für mobile
Darstellung notwendig
Trends
Elektronische
Rechnung
Elektronische Rechnung
• Ziel ist die automatische Erstellung und automatische
Verarbeitung von Rechnungen.
• Seit 2017 gibt es einen europäischen Standard für
elektronische Rechnungen, der in allen Institutionen der
öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden muss (EN
16931).
• In Deutschland wurde auf dieser Basis der XRechnung-
Standard definiert. Rechnungen an Bundesbehörden,
Bundesministerien etc. müssen bis 25.11.2018 in diesem
XML-Format eingereicht werden.
• In Deutschland wird konkurrierend zu EU-Norm und
XRechnung auf den Standard ZUGFeRD gesetzt.
(Elektronische) Rechnung
Formatdschungel
Elektronische Rechnung Welches Format wird
sich wo und wann
durchsetzen?
Elektronische Rechnung
• Elektronische Rechnungen betreffen Eingang- und Ausgang
• Nicht das Rechnungsformat ist relevant, sondern die Prozesse
vor dem Versand und hinter dem Empfang
• Von den aktuellen Unsicherheiten, welches Format
zukunftssicher ist, profitieren Dienstleister, die Formatierung und
Transport anbieten
Relevanz für das Information Management:
• Elektronische Rechnungen müssen im originären Format
entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach
HGB, AO und GoBD aufbewahrt werden
• Die Erstellung wie auch Empfang und Verarbeitung sind
Gegenstand der Verfahrensdokumentation nach GOBD
97Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
Thesen
Ein paar
Anregungen
zum
Nachdenken.
Was ist eigentlich
wenn alles digitalisiert
ist?
Was ist eigentlich wenn alles digitalisiert ist?
• Digitalisierung, digitale Transformation, ist in allen Bereichen
des beruflichen und privaten Lebens in stürmischer Entwicklung.
• Forscher sind der Überzeugung, dass wir hier erst am Anfang
stehen und dass die großen Umwälzungen durch Überwachung,
KI, Robotik, Cyborgs, Nanotechnik und IoT erst noch kommen.
• Dennoch stellt sich bereits heute die Frage
„Was ist, wenn alles digitalisiert ist?“.
Die Visionen gehen weit über das bisherige Bild der
Informationsgesellschaft hinaus.
• Negative Aspekte beginnen die positiven zu verdrängen.
Auslöser sind die Unzulänglichkeiten unserer menschlichen
Existenz und Gesellschaft, die zu Ausbeutung, Beherrschung und
Machtmissbrauch neigt. Digitalisierung und die Herrschaft über
Information führt zu unkontrollierbarer Macht über Menschen und
Gesellschaft.
Was ist eigentlich
„Arbeit“
noch in Zukunft?
Was ist eigentlich „Arbeit“ noch in Zukunft?
• Künstliche Intelligenz und Robotik machen menschliche Arbeit
in verschiedenen Bereichen überflüssig.
• Menschen in den Industriegesellschaften definieren sich
jedoch häufig über ihre Arbeit und den damit verbundenen
Status.
• Der Wegfall menschlicher Tätigkeiten ist daher nicht nur ein
wirtschaftliches Thema sondern auch ein psychologisches
Problem, das an den Grundfesten des Selbstverständnisses
und Selbstwertgefühls des Menschen rüttelt.
• Wenn es (kaum oder) keine Arbeit mehr für den Menschen
gibt, müssen Einkommen und Selbstverständnis der
Menschen prinzipiell verändert werden.
Wie sehr ist mein
Unternehmen von der
Richtigkeit und
Verfügbarkeit von
Information abhängig?
Wie sehr ist mein Unternehmen von der Richtigkeit und
Verfügbarkeit von Information abhängig?
• Wir sind heute bereits zu 100% von der Richtigkeit und
Verfügbarkeit von elektronischer Information abhängig.
• Energie und Zugang zu Informationssystemen sind
essentiell für das Bestehen der Industrie- ,
Dienstleistungs- und Informationsgesellschaft geworden.
• Für beides, Richtigkeit und Verfügbarkeit, sind
entsprechende Sicherungs- und Sicherheitslösungen
einzuplanen. Die Richtigkeit bedarf zu dem ein aktives
Managen der Information entsprechend ihrem Wert mit
gebotenem Schutz, Qualität und Sorgfalt.
• Ohne elektronische Information und Kommunikation auf
globaler Ebene fällt die Menschheit binnen weniger
Wochen in vorgeschichtliche Zeiten zurück.
Ist Künstliche Intelligenz
gut oder böse?
Ist Künstliche Intelligenz gut oder Böse?
• Sensorik, Algorithmen, Vernetzung, Roboter und Informationssammlungen,
neben uns oder in uns, wird zu Kolleg“*en“ und Bezugs“personen“.
Die Grenzen verschwimmen.
• Die Frage nach „gut oder böse“ der KI geht weit über die aktuelle
Diskussion, ob KI Arbeitsplätze vernichtet, uns kontrollieren und
manipulieren kann, hinaus. Es ist eine ethische Frage aus menschlicher
Sicht - „gut“ oder „böse“.
• Es wird diskutiert, wann Künstliche Intelligenz ein Bewußtsein entwickelt.
Dies ist die Schwelle, wo die Menschen sich über die Rolle und Kontrolle
von KI, über die ethischen Grundsätze des Einsatzes von KI längst
verständigt haben müsste.
• Diese Diskussion beginnt erst und kommt zu langsam in Fahrt. Die Frage
und mögliche Antworten überlassen wir Science-Fiction-Filmen und
-Büchern, einigen Wissenschaftlern und Aufgeweckten. Sie geht uns alle
an und die Politik hat sich bisher noch nicht einmal auf die Suche nach
Antworten begeben.
• Und auch die Asimov‘schen Computergesetze wird man wieder
herauskramen. Angesichts selbstlernender und sich selbst entwickelnder
Systeme ist dies aber deutlich zu kurz gesprungen.
U n t e r n e h m e n s b e r a t u n g
D r . U l r i c h K a m p f f m e y e r G m b H
PROJECT CONSULT
PROJECT CONSULT
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Noch einen tollen Tag mit
Dr. Ulrich Kampffmeyer
E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
Präsentation, weitere Informationen...
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Die Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen, privaten, nicht-kommerziellen Nutzung vorgesehen.

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[DE] Digitalisierung – Trends im Information Management | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Innovation Days Hamburg | 2018

  • 1. PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2018 Postfach 20 25 55 20218 Hamburg 1 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-18 / Quelle: PROJECT CONSULT 1
  • 2. Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer 2 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-18 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Agenda 1. Ein langer Weg zum elektronischen Dokument 2. Enterprise Content Management: Status Quo und Krise 3. Warum wir nur noch von Information Management sprechen sollten 4. Aktuelle Trends im Information Management 5. Herausforderungen
  • 3. 3Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
  • 4. 4Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer Was ist eigentlich ein Dokument? Das Dokument wurde nur kurze Zeit nach der Erfindung der Schrift „erfunden“.
  • 5. 5Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer Was ist eigentlich ein Dokument? Es zeichnet eine Information auf, die entsprechend sprachlicher Konvention verständlich und nachvollziehbar ist, und auch von Dritten, die bei der Erstellung der Information nicht dabei waren, genutzt werden kann.
  • 6. 6Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer Was ist eigentlich ein Dokument? Das „Dokumentenmanagement“, bzw. das „Archiv“, wurde kurz nach der Erfindung des Dokumentes notwendig.
  • 7. 7Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer Traditionelles „Dokumentenmanagement“ orientiert sich bei der Organisation der Information am Medium – Tontafeln, Pergament, Papier … – . Was ist eigentlich ein Dokument?
  • 8. 8Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer „Dokumentenmanagement“ diente schon immer dazu, Information zu bewahren und Information als Wissen in Prozessen zur Verfügung zu stellen. Was ist eigentlich ein Dokument?
  • 9. 9Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer Das Dokument definiert sich dabei nicht durch das Medium, sondern durch Inhalt, Wert und Rechtscharakter. Was ist eigentlich ein Dokument?
  • 10. 10Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer Was ist eigentlich ein Dokument? Ein Dokument kann heute vom Format her alles Mögliche sein … Fax Brief SMS E-Mail Blogpost Liste Scan Textdatei usw.
  • 11. 11Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer These 1 Das traditionelle elektronische Dokument löst sich auf!
  • 12. 12Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer Was ist eigentlich ein Dokument? An die Stelle von TIFF, PDF, Word & Co. treten strukturierte Daten, die in einem Layout visualisiert so tun, als seien sie ein Dokument. Die Entwicklung wird besonders durch mobile Geräte getrieben.
  • 13. 13Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
  • 14. Enterprise Content Management: das Modell Definition Enterprise Content Management (ECM) is the Strategies, Methods and Tools used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to organizational Processes. AIIM international 2001
  • 15. Enterprise Content Management: das Modell PROJECT CONSULT 2003 CAPTURE PRESERVE DELIVERSTORESTORE WCM RM WF/ BPM DM Collab MANAGE
  • 16. Enterprise Content Management: das Modell CAPTURE PRESERVE DELIVERSTORESTORE WCM RM WF/ BPM DM Collab MANAGE Input Management Erfassen Scannen Import Aufbereitung Klassifikation
  • 17. Enterprise Content Management: das Modell CAPTURE PRESERVE DELIVERSTORESTORE WCM RM WF/ BPM DM Collab MANAGE Verwaltung Nutzung
  • 18. Enterprise Content Management: das Modell CAPTURE PRESERVE DELIVERSTORESTORE WCM RM WF/ BPM DM Collab MANAGE Document Management E-Mail Management
  • 19. Enterprise Content Management: das Modell CAPTURE PRESERVE DELIVERSTORESTORE WCM RM WF/ BPM DM Collab MANAGE Collaboration Zusammenarbeit Groupware
  • 20. Enterprise Content Management: das Modell CAPTURE PRESERVE DELIVERSTORESTORE WCM RM WF/ BPM DM Collab MANAGE Web Content Management Digital Asset Management Social Media Web 2.0 Enterprise 2.0 Social Business Digital Business
  • 21. Enterprise Content Management: das Modell CAPTURE PRESERVE DELIVERSTORESTORE WCM RM WF/ BPM DM Collab MANAGE Records Management Schriftgutverwaltung Aktenverwaltung Elektronische Akte
  • 22. Enterprise Content Management: das Modell CAPTURE PRESERVE DELIVERSTORESTORE WCM RM WF/ BPM DM Collab MANAGE Workflow Business Process Management Case Management Vorgangsbearbeitung Prozesssteuerung
  • 23. Enterprise Content Management: das Modell CAPTURE PRESERVE DELIVERSTORESTORE WCM RM WF/ BPM DM Collab MANAGE Bereitstellung Ausgabe Output Management Aufbereitung
  • 24. Enterprise Content Management: das Modell CAPTURE PRESERVE DELIVERSTORESTORE WCM RM WF/ BPM DM Collab MANAGE Index-Datenbank Berechtigungen Information Lifecycle Management Revisionssichere Archivierung Aufbewahrung
  • 25. Enterprise Content Management: das Modell CAPTURE PRESERVE DELIVERSTORESTORE WCM RM WF/ BPM DM Collab MANAGE Digital Preservation LangzeitarchivierungArchivierung
  • 26. BITKOM: ECM im Mittelstand Der BITKOM hat im September 2017 eine Studie zu „ECM im Mittelstand“ herausgegeben.
  • 27. BITKOM: ECM im Mittelstand http://bit.ly/ECM-KMU-2017
  • 28. ECM: Status Quo und die Krise ECM is dead!
  • 29. ECM: Status Quo und die Krise Gartner „Content Services“ • Content Services Platforms (CSP) • Content Services Applications (CSA) • Content Services Components (CSC)
  • 30. ECM: Status Quo und die Krise Gartner „Content Services“
  • 31. ECM: Status Quo und die Krise Content Services als Begriff und Identifizierung einer Branche macht keinen Sinn: • ECM beinhaltet Strategien, Methoden und Technologie – von Anfang an. Content Services sind rein technologisch ausgerichtet. • ECM hat mit dem Akronym einen Anspruch und eine Bedeutung im Markt wie andere wichtige Lösungen vertreten: ERP, CRM, PLM, HR … Content Services sind nur Komponenten der Infrastruktur. • Viele Anbieter haben ECM bereits ausgebaut und begrifflich erweitert zu ECMplus, entended ECM, iECM, usw. • Content Services ist ein Schritt zurück auf einzelne Komponenten und Lösungen ohne die übergreifende ECM Vision. • ECM beinhaltet den Begriff „Management“. Content Services steht begrifflich für “Dienste” und der Begriff Content Services ist von anderen Branchen bereits besetzt (Dienstleister für multimediale Web-Inhalte). • ECM war immer als Middleware und Dienst konzipiert um Inhalte bereitzustellen. Content Services reduziert diesen Ansatz noch mehr und ist in Bezug auf die Benennungen nicht konsistent (z.B. “Services” zusammen mit “Applications”). • ECM war eine Vision, die Anwender wie Anbieter gemeinsam 17 Jahre lang geteilt haben. Content Services beinhaltet keine Vision sondern verschwindet in der Nische “unter ferner liefen”. tl;dr
  • 32. ECM: Status Quo und die Krise Wie steht der Dachverband der Branche, AIIM international, der seinerzeit ECM definiert hat, zu dieser Entwicklung?
  • 33. ECM: Status Quo und die Krise AIIM, Januar 2017 „Content Services – Your 2017 Survival Guide“
  • 34. ECM: Status Quo und die Krise John Mancini, AIIM, Mai 2017 “The next Wave – Moving from ECM to Intelligent Information Management” IIM Roadmap Create -> Capture -> Automate -> Deliver -> Preserve -> Analyze” passt natürlich gut für das Akronym … ;) AIIM Association for Intelligent Information Management
  • 35. ECM: Status Quo und die Krise John Mancini, AIIM, Mai 2017 “The next Wave – Moving from ECM to Intelligent Information Management” IIM Roadmap Create -> Capture -> Automate -> Deliver -> Preserve -> Analyze” Manage fehlt ganz …
  • 36. ECM: Status Quo und die Krise John Mancini, AIIM, Juni 2017 “ECM – Reports of My Death Are Greatly Exaggerated”
  • 37. ECM: Status Quo und die Krise John Mancini & Thornton May zur Neuausrichtung der AIIM, August 2017 The forecast for 2020: ECM as we know it will be gone (1) The challenge of managing the intersection of people, processes, and information is not a new one (2) The five eras of managing the people/process/ information intersection (3) We are now beginning the transition to a sixth era in managing people, processes, and information (4) Organizations are hungry for best practices amidst the chaos of the emerging sixth era (5) A new industry label is needed. http://www.project-consult.de/comment/6102#comment-6102 http://bit.ly/ManciniECM
  • 38. ECM: Status Quo und die Krise Status der Diskussion um die Positionierung (in Deutschland) Ende 2017 • AIIM: IIM Intelligent Information Management • Bitkom|ECM: Digital Workplace • VOI: EIM Enterprise Information Management • Nucleus: ECM Enterprise Content Management • Gartner: Content Services (CSP, CSA, … ) • Forrester: Content Services (TCS, BCS) • KMU Anwender: DMS Dokumentenmanagementsystem • … • PROJECT CONSULT: Information Management
  • 40. ECM: Status Quo und die Krise Den Anwendern fehlt die Orientierung, Was man unter einer gewissen Lösung funktional erwarten kann. Die Visibilität geht verloren.
  • 42. 47Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
  • 43. 48 Information Management Heutige Systeme müssen alle Formen und Typen von Information verwalten können. Die „alte“ Trennung von „strukturiert“ und „unstrukturiert“, von „Daten“ und „Dokumenten“, funktioniert nicht mehr.
  • 46. 51 Information Management Heutige Systeme müssen alle Formen und Typen von Information verwalten können. Die „alte“ Trennung von „strukturiert“ und „unstrukturiert“, von „Daten“ und „Dokumenten“, funktioniert nicht mehr.
  • 47. 52 Information Management Letztlich ging es immer nur um Information: 1. Informationsaustausch, 2. Informationsnutzung, 3. Informationsschutz, 4. Informationsbereitstellung, 5. Informationsverwaltung, 6. Informationsbeherrschung, 7. Informationsbewertung, 8. Informationsverteilung, 9. Informationsbewahrung, 10. Informationsentsorgung.
  • 48. 53 Information Management Definition Ganzheitliche, übergreifende Erschließung, Verwaltung & Nutzbarmachung aller Informationen unabhängig von Inhalt, Typ, Format, Erzeuger, Wert, Anwendung, Ort & Zeit.
  • 49. 54 Information Management Entscheidend ist der Wert der Information. Nur Information, die bekannt ist, kann bewertet und geschützt werden. Nur bewertete, erschlossene Information hat einen inhärenten Wert.
  • 50. 55 Information Management Alle Information zum Unternehmen außerhalb des Unternehmens Alle Information im Unternehmen Aufbewahrungswürdig Aufbewahrungspflichtig Archivierungswürdig rot = redundant, outdated, trivial Nicht alle Information ist gleich wertvoll
  • 51. 56 Der Wert von Information ist schwierig zu bestimmen Information Management Zeitpunkt nicht absolut intern / extern Kultur Unternehmen Regionen / Länder Geschäftsbereiche Menschen Monetärer Nutzen Schutz Exklusivität StatusBezugWissen Risk (Minuswert) Geldwert Zielgruppe Klassifikation Per se für sich selbst Abhängig vom Umfeld Sachgebiet Nützlichkeit Individuum Qualität Verfügbarkeit Aktualität Business Art des Geschäfts Relevanz Umsetzung Disziplin Perspektive Maßstäbe Verfahren Spezialisierung Kommerzieller Wert Prozess, Projekt Geschäftsvorfall Unternehmenszweck Kontext Standardisierung ZweckAufwand Erstellen Wiederbeschaffung Finden Sicherheit Veränderung über die Zeit Compliance Kontrolle
  • 52. 57 These 3 Wir sollten nur noch von Information Management sprechen
  • 53. 58 Information Management Information ist ein wesentliches Wirtschaftsgut, das über die Zukunft der Informationsgesellschaft bestimmt.
  • 54. 59Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
  • 55. These 4 Innovation kommt nicht aus der ECM-Branche sondern von außen!
  • 56. Information Management, besonders die klassischen Disziplinen wie Archivierung, Dokumentenmanagement, Workflow, Enterprise Content Management etc., greifen Innovationen aus dem ITK-Umfeld auf. Eigenständige Innovationen der Branche selbst gibt es kaum. Enterprise Content Management ist matur. Trends
  • 59. KI Künstliche Intelligenz AI Artificial Intelligence sind die ungeschlagenen Schlagworte im Information Management für 2017. • In den letzten drei Jahren zeichnete sich ein zunehmender Boom (oder Hype) zum Thema: KI/AI wird als Allheilmittel verkauft • Unter KI/AI verbergen sich jedoch unterschiedliche methodische Ansätze: KI selbst, Deep Learning, Expertensysteme, semantische und neuronale Netze, NLP, Analytics & Decision Making, Agenten u.a. Künstliche Intelligenz: Schlagwort des Jahres
  • 60. Wo kommt KI im Information Management zum Einsatz? • Deutlich verbesserte automatische Klassifikation und Indizierung • Qualitätssicherung der Scanergebnis-Qualität • Analyse von vorhandenen Datenbeständen zum Aufbau von Ordnungs- und Indizierungsschema • Kontext-bezogenes E-Learning anstelle Hilfefunktion und Schulung • Kontext-Generierung aus heterogenen Datenbeständen • Auswertung von unstrukturierten Informationen zusätzlich zu Bigdata • Selbstlernende kollaborative Workflow • Automatisierung von Geschäftsprozessen als Hintergrundbetrieb • Selbstkonfiguration bei der Einbettung von Modulen in andere Softwaresysteme • Erkennen unsachgemäßer Nutzung und „Einbrüche“ • Automatisierte Bereitstellung „erwarteter“ Inhalte anstelle reinen Suchens • Übernahme von Routine-Entscheidungen • Automatische Aufbau von Wissensbasen auf Basis der Analyse von Nutzung und Kommunikation • und, und, und … und noch viele weitere Ideen für die klassischen „ECM“-Anbieter Zuviel, um alles zu besprechen … 
  • 61. Künstliche Intelligenz • DAS alles beherrschende Technologie-Thema in 2018 • Die Diskussion um die gesellschaftlichen Auswirkungen gewinnt an Fahrt • Künstliche Intelligenz befindet sich inzwischen in nahezu allen Systemen • Der entscheidende Durchbruch: selbstlernende Systeme • Treiber sind Consumerization, Industrie 4.0, Automotive, Robotik, Nanotechnik und Analytik Relevanz für das Information Management: • Grundlage für die automatische Klassifikation bei Erfassung und Erschließung • Bewertung und Vorsortierung von Information • Prozesssteuerung • Systemsteuerung und Selbstkonfiguration
  • 62. Künstliche Intelligenz Künstliche Intelligenz wird in Kürze die Fähigkeiten des Menschen übertreffen
  • 64. DSGVO & Datenschutz • DSGVO Datenschutzgrundverordnung (GDPR) – DAS beherrschende Thema in 2018 - umzusetzen bis zum 25. Mai 2018 • Besonders in Deutschland mit hohen Datenschutz und Datensicherheitsanforderungen „belastet“ • Auch international außerhalb der EU - z.B. USA – ein relevantes Thema • Beim „Übersicht gewinnen“ hinken die Unternehmen hinterher: die Unterschiede zum BDSG wurden unterschätzt Relevanz für das Information Management: • Information Governance • Informationslandkarten als Grundlage der Informationsbewertung • Schutz Personen-bezogener Daten • Basis-Infrastruktur für schützenswerte Informationen generell
  • 65. DSGVO & Datenschutz Umsetzung der DSGVO Ende 2017 in Deutschland
  • 67. Digitalisierung … also Scannen  „Der Begriff Digitalisierung bezeichnet die Überführung analoger Größen in diskrete (abgestufte) Werte, zu dem Zweck, sie elektronisch zu speichern oder zu verarbeiten. Das Endprodukt oder Ergebnis der Digitalisierung wird mitunter als Digitalisat bezeichnet.“ „Im weiteren Sinne wird mit dem Begriff auch der Wandel hin zu elektronisch gestützten Prozessen mittels Informations- und Kommunikationstechnik bezeichnet.“
  • 68. Digitale Transformation • Digitalisierung ebbt als Hype-Begriff bereits langsam ab • Der „bessere“ Begriff als „Digitalisierung“ • Kontinuierliche Veränderung statt Disruption • Umstellung auf digitale Kommunikation und Informationsverarbeitung als ständiger Wandel Relevanz für das Information Management: • Informationsmanagement ist die Basis für die digitale Information • Informationsmanagement-Systeme stellen alle benötigten Informationen in gebotener Qualität unabhängig von Ort, Zeit und ursprünglicher Verwendung zur Verfügung • Digitalisierung ist ohne Information Management nicht möglich … aus ECM wird so Enterprise CHANGE Management
  • 69. Digitalisierung Digitalis (Plantaginaceae): Der Fingerhut – wunderschön anzusehen, doch giftig!
  • 71. Automatisierung • Die Automatisierung von Prozessen greift auf die Bürowelt über. • Dies betrifft sowohl schriftgebundene Prozesse durch die Automatisierung von Workflows wie sprachgebundene Prozesse durch Bots und Agenten • Automatisierung soll nicht nur teure und fehlerträchtige menschliche Arbeit sparen sondern schneller und mit höherer Qualität Ergebnisse erzielen Relevanz für das Information Management: • DMS, ECM, EIM – wie immer man es auch nennen will, diente schon immer der Automatisierung • Neue Automatisierungsverfahren, wie selbstlernende Systeme, verbessern klassische Lösungen wie Capture, Indizierung, Postkorb-Routing, BPM, regelbasierte Entscheidungen usw. • „Workflows vernichtet Arbeitsplätze“
  • 72. Automatisierung Errechneter Verlust an Arbeitsplätzen durch KI, Automatisierung & Roboter in Deutschland bis 2025: 60%
  • 74. Blockchain • Der Einsatz von Blockchain ist aktuell ein Technologie- Hype • „Eine Blockchain (auch Block Chain, englisch für Blockkette) ist eine kontinuierlich erweiterbare Liste von Datensätzen, genannt "Blöcke", welche mittels kryptographischer Verfahren miteinander verkettet sind. Jeder Block enthält dabei typischerweise einen kryptographisch sicheren Hash des vorhergehenden Blocks, einen Zeitstempel und und Transaktionsdaten.“ • Blockchain gibt es in unterschiedlichen Ausprägungen: • Öffentliche, transparente mit Mining-Verfahren • Geschlossene Inhouse-Varianten ohne aufwändige Absicherung
  • 77. Blockchain • Daten-orientiert, nicht Dokument-orientiert • Umstritten ist, ob Blockchain auch für revisionssichere Archivierung, Records Management und Aufzeichnungen mit personenbezogenen Daten geeignet ist • Kein Löschen bei Standard-Public-Blockchain- Verfahren; kontrolliertes und nachvollziehbares Ersetzen, Löschen und Ändern bei speziell adaptierten Inhouse-Verfahren Relevanz für das Information Management: • Transparente, nachvollziehbare und unveränderbare Speicherung von Daten • Alternative zu herkömmlichen Archivierungsverfahren
  • 79. Cloud • Cloud ist nicht mehr Alternative sondern die Zukunft • Besonders für den Mittelstand ist Cloud mittelfristig günstiger als „on-Premise“ • Noch sind IaaS und PaaS in Unternehmen akzeptierter, aber SaaS ist im Kommen • Cloud ist einer der Treiber der herkömmliches ECM in Frage stellt
  • 81. Cloud • „Cloud ist da und geht auch nicht mehr weg“ • Bei „Cloud“ ist zwischen verschiedenen „Public“ und „Inhouse“ Cloud-Angeboten zu unterscheiden • Je nach Unternehmensgröße sind IaaS (Infrastructure as a Service), PaaS (Platform as a Service) und SaaS (Software as a Service) unterschiedlich geeignet • Im Mittelstand sind Kosten und Verfügbarkeit günstiger als traditionelles Inhouse • Standard-Softwareanbieter (wie Microsoft, SAP u.a.) „treiben“ ihre Kunden inzwischen in die Cloud Relevanz für das Information Management: • Nahezu alle „ECM“-Anbieter sind inzwischen auch in der Cloud mit Lösungen vertreten • Standard-Cloud-Lösungsanbieter bieten aber auch inzwischen ECM-Funktionalität separat oder in andere Produkte integriert an (auch für Office365) • Die Speicherung von kaufmännischen Dokumenten entsprechend rechtlichen Vorschriften ist in den meisten Cloud-Angeboten zulässig
  • 83. Mobile • Die mobile Nutzung hat den PC-Arbeitsplatz bei Internet-Nutzung, Kommunikation und Collaboration überflügelt. • Mit mobilen Geräten kommen neue Erwartungen und Nutzungsmodelle • „Mobile killt das herkömmliche Dokument“ • Bei Software-Neuentwicklungen gilt “Mobile first“
  • 85. Mobile • Mobile hat andere Nutzungsmodelle durch die „Wisch“- Technologien und kleine Bildschirme als bisher für ECM und Dokumentenmanagement üblich • Software muss einfach und intuitiv ohne Schulung bedienbar sein • Mobil-Geräte stellen ein Sicherheitsrisiko für die Übermittlung und Zwischenspeicherung sowie den Systemzugang für Dokumente dar Relevanz für das Information Management: • Mobile Nutzung ist ein Standard-Feature für ECM-Lösungen. Neben die Online/Offline-Nutzung auf Notebooks tritt die Online-Nutzung auf Telefonen und Tablets und anderen mobilen Geräten (Brillen, Multifunction u.a.) • „Zerlegung“ von Dokumenten und Ordnern für mobile Darstellung notwendig
  • 87. Elektronische Rechnung • Ziel ist die automatische Erstellung und automatische Verarbeitung von Rechnungen. • Seit 2017 gibt es einen europäischen Standard für elektronische Rechnungen, der in allen Institutionen der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden muss (EN 16931). • In Deutschland wurde auf dieser Basis der XRechnung- Standard definiert. Rechnungen an Bundesbehörden, Bundesministerien etc. müssen bis 25.11.2018 in diesem XML-Format eingereicht werden. • In Deutschland wird konkurrierend zu EU-Norm und XRechnung auf den Standard ZUGFeRD gesetzt.
  • 89. Elektronische Rechnung Welches Format wird sich wo und wann durchsetzen?
  • 90. Elektronische Rechnung • Elektronische Rechnungen betreffen Eingang- und Ausgang • Nicht das Rechnungsformat ist relevant, sondern die Prozesse vor dem Versand und hinter dem Empfang • Von den aktuellen Unsicherheiten, welches Format zukunftssicher ist, profitieren Dienstleister, die Formatierung und Transport anbieten Relevanz für das Information Management: • Elektronische Rechnungen müssen im originären Format entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach HGB, AO und GoBD aufbewahrt werden • Die Erstellung wie auch Empfang und Verarbeitung sind Gegenstand der Verfahrensdokumentation nach GOBD
  • 91. 97Digitalisierung – Trends im Information Management Prevolution Innovation Days 2018Dr. Ulrich Kampffmeyer
  • 93. Was ist eigentlich wenn alles digitalisiert ist?
  • 94. Was ist eigentlich wenn alles digitalisiert ist? • Digitalisierung, digitale Transformation, ist in allen Bereichen des beruflichen und privaten Lebens in stürmischer Entwicklung. • Forscher sind der Überzeugung, dass wir hier erst am Anfang stehen und dass die großen Umwälzungen durch Überwachung, KI, Robotik, Cyborgs, Nanotechnik und IoT erst noch kommen. • Dennoch stellt sich bereits heute die Frage „Was ist, wenn alles digitalisiert ist?“. Die Visionen gehen weit über das bisherige Bild der Informationsgesellschaft hinaus. • Negative Aspekte beginnen die positiven zu verdrängen. Auslöser sind die Unzulänglichkeiten unserer menschlichen Existenz und Gesellschaft, die zu Ausbeutung, Beherrschung und Machtmissbrauch neigt. Digitalisierung und die Herrschaft über Information führt zu unkontrollierbarer Macht über Menschen und Gesellschaft.
  • 96. Was ist eigentlich „Arbeit“ noch in Zukunft? • Künstliche Intelligenz und Robotik machen menschliche Arbeit in verschiedenen Bereichen überflüssig. • Menschen in den Industriegesellschaften definieren sich jedoch häufig über ihre Arbeit und den damit verbundenen Status. • Der Wegfall menschlicher Tätigkeiten ist daher nicht nur ein wirtschaftliches Thema sondern auch ein psychologisches Problem, das an den Grundfesten des Selbstverständnisses und Selbstwertgefühls des Menschen rüttelt. • Wenn es (kaum oder) keine Arbeit mehr für den Menschen gibt, müssen Einkommen und Selbstverständnis der Menschen prinzipiell verändert werden.
  • 97. Wie sehr ist mein Unternehmen von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information abhängig?
  • 98. Wie sehr ist mein Unternehmen von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information abhängig? • Wir sind heute bereits zu 100% von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von elektronischer Information abhängig. • Energie und Zugang zu Informationssystemen sind essentiell für das Bestehen der Industrie- , Dienstleistungs- und Informationsgesellschaft geworden. • Für beides, Richtigkeit und Verfügbarkeit, sind entsprechende Sicherungs- und Sicherheitslösungen einzuplanen. Die Richtigkeit bedarf zu dem ein aktives Managen der Information entsprechend ihrem Wert mit gebotenem Schutz, Qualität und Sorgfalt. • Ohne elektronische Information und Kommunikation auf globaler Ebene fällt die Menschheit binnen weniger Wochen in vorgeschichtliche Zeiten zurück.
  • 100. Ist Künstliche Intelligenz gut oder Böse? • Sensorik, Algorithmen, Vernetzung, Roboter und Informationssammlungen, neben uns oder in uns, wird zu Kolleg“*en“ und Bezugs“personen“. Die Grenzen verschwimmen. • Die Frage nach „gut oder böse“ der KI geht weit über die aktuelle Diskussion, ob KI Arbeitsplätze vernichtet, uns kontrollieren und manipulieren kann, hinaus. Es ist eine ethische Frage aus menschlicher Sicht - „gut“ oder „böse“. • Es wird diskutiert, wann Künstliche Intelligenz ein Bewußtsein entwickelt. Dies ist die Schwelle, wo die Menschen sich über die Rolle und Kontrolle von KI, über die ethischen Grundsätze des Einsatzes von KI längst verständigt haben müsste. • Diese Diskussion beginnt erst und kommt zu langsam in Fahrt. Die Frage und mögliche Antworten überlassen wir Science-Fiction-Filmen und -Büchern, einigen Wissenschaftlern und Aufgeweckten. Sie geht uns alle an und die Politik hat sich bisher noch nicht einmal auf die Suche nach Antworten begeben. • Und auch die Asimov‘schen Computergesetze wird man wieder herauskramen. Angesichts selbstlernender und sich selbst entwickelnder Systeme ist dies aber deutlich zu kurz gesprungen.
  • 101. U n t e r n e h m e n s b e r a t u n g D r . U l r i c h K a m p f f m e y e r G m b H PROJECT CONSULT PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2018 107 Postfach 20 25 55 20218 Hamburg Noch einen tollen Tag mit Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com Präsentation, weitere Informationen... www.PROJECT-CONSULT.com Die Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen, privaten, nicht-kommerziellen Nutzung vorgesehen.

Hinweis der Redaktion

  1. LoboDMS 2017 & Update IM 2018
  2. Update IM18 (KI Content ist hier anstatt in „Herausforderungen an die Zukunft“)
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  11. Digitalisierung: nur ein Schlagwort? Bild von digitalis Abschlussfolie
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