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„Budgetierung SLUB“ –
Zukunft durch Flexibilisierung II


Mitarbeiter für Mitarbeiter, 21. September 2011
„Budgetierung SLUB“
Was bisher geschah – 1. Halbjahr 2011


„Mitarbeiter für Mitarbeiter“, 18. Mai 2011

    Unsere Erwartungen und Fragen
    Rahmenbedingungen: Wo stehen wir, und wo wollen wir hin?
    Wichtige Etappen seit Herbst 2010
    Projektlenkungsgruppe: SMWK, SMF, syncwork AG, SLUB
    Neues Steuerungsmodell: essentials
    Produktbildung, Zeiterfassung, Stundenverrechnung
    Zeitplan für die erste Ausbaustufe
    Haushaltsflexibilisierungen zum 1. Januar 2012




Michael Golsch                                                 21. 09. 2011   2
„Budgetierung SLUB“ –
Rahmenbedingungen: Wo wir (noch) stehen


     Als letzte große Einrichtung im Geschäftsbereich des SMWK ist die SLUB
     kameralen Restriktionen unterworfen, die ein langfristig orientiertes und
     betriebswirtschaftlichen Grundsätzen folgendes Personal- und
     Finanzmanagement nicht zulassen.

     Die langfristige Entwicklung neuer Geschäftsfelder ist auf diese Weise
     kaum möglich.

     Die Nachhaltigkeit bisheriger Erfolge der SLUB ist massiv gefährdet.

     Wir agieren auf hoch dynamischen Wissens- und Informationsmärkten.
     Wenn wir unter den „top five“ der deutschen Bibliotheken bestehen wollen,
     brauchen wir dringend mehr unternehmerische Spielräume, damit wir die
     Initiative nicht verlieren.


Michael Golsch                                                         21. 09. 2011   3
„Budgetierung SLUB“
Rahmenbedingungen: Wo wir wir herkommen

Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien?         -
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)?                      -

Strategisches Personalmanagement?            -
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat?          -
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement?                      -
Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter
diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren
gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht.
Michael Golsch                                                21. 09. 2011   4
„Budgetierung SLUB“
Rahmenbedingungen: Wo wir hin wollen



Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien?       ✓
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)?                    ✓
Strategisches Personalmanagement?          ✓

                                           ✓
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat?

                                           ✓
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement?


Michael Golsch                                 21. 09. 2011   5
„Budgetierung SLUB“
Rahmenbedingungen: Was wir rasch erreichen können



Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien?       ✓
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)?                    ✓
Strategisches Personalmanagement?          ✓

                                           ✓
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat?
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement?


Michael Golsch                                 21. 09. 2011   6
„Budgetierung SLUB“
Was wir schon erreicht haben

Zusagen für das Haushaltsjahr 2011:


    Aufhebung der Einstellungsstopps




Michael Golsch                         21. 09. 2011   7
„Budgetierung SLUB“
Was wir schon erreicht haben – Flexibilisierung ab 2012

Zusagen für das Haushaltsjahr 2011:


    Aufhebung der Einstellungsstopps


Zusagen für das Haushaltsjahr 2012:


    Umfassende Deckungsfähigkeit innerhalb der Hauptgruppen 4 – 8
    Kapitalrücklage bis max. 1 Mio. €
    Stellenbesetzung: Bei Kostenneutralität im Gesamtetat können Anzahl und
   Wertigkeit des Gesamtsolls der Stellen jährlich um bis zu 10%
   überschritten werden.


Michael Golsch                                                      21. 09. 2011   8
„Budgetierung SLUB“
Was bisher geschah – Erarbeitung der Fachkonzepte




                                         Quelle: syncwork AG

Michael Golsch                                   21. 09. 2011   9
„Budgetierung SLUB“
Was bisher geschah – Erarbeitung der Fachkonzepte

 AG Produktbildung                      AG Stundenrechnung

 Henrik Ahlers, Frank Aurich,           Birgit Klagge, Anke-Katrin Dietzsch,
 Kathrin Gläßer (PR), Michael Golsch,   Jenny Herkner, Ines Schott (PR),
 Kerstin König (PR), Dr. Katja          Roland Schramm (PR), Katrin
 Leiskau, Dagmar Wohlfarth,             Schüler, syncwork
 syncwork

 AG proweb.sax                          AG Kostenrechnung

 Dr. Andreas Kluge, Katharina Meyer     Christine Brandenburger, Corina
 (PR), Katrin Schüler, syncwork         Döge, Daniel Ehrlich, Annegret
                                        Gäbler, Heidrun Schönig (PR), Karin
                                        Uhlig (PR), syncwork



Michael Golsch                                                     21. 09. 2011   10
„Budgetierung SLUB“
Was bisher geschah – Erarbeitung der Fachkonzepte

Ergebnisse der Arbeitsgruppen:


    Entwurf Produktkatalog
    Installation proweb.sax
    Einlesen der Stammdaten in proweb.sax
    Organisation der Zeiterfassung (Freigabehierarchien)
    Kostenstellen und Kostenarten nach NSM-Vorgaben
    Formulierung der Fachkonzepte nach NSM-Vorgaben




Michael Golsch                                             21. 09. 2011   11
„Budgetierung SLUB“
Was wir jetzt tun – das Prinzip NSM




                                      Quelle: syncwork AG
Michael Golsch                             21. 09. 2011   12
„Budgetierung SLUB“
Was wir jetzt tun – das Prinzip NSM




                                      Quelle: syncwork AG

Michael Golsch                                              21. 09. 2011   13
„Budgetierung SLUB“
Was wir jetzt tun – das Prinzip NSM




                                      Quelle: syncwork AG




Michael Golsch                                        21. 09. 2011   14
„Budgetierung SLUB“
Was wir jetzt tun – Produkte und Leistungssteckbriefe




Michael Golsch                                   21. 09. 2011   15
„Budgetierung SLUB“
Was wir jetzt tun – Produkte und Leistungssteckbriefe




Michael Golsch                                   21. 09. 2011   16
„Budgetierung SLUB“
Was wir jetzt tun – Produkte und Leistungssteckbriefe




                                         NSM im Intranet
Michael Golsch                                     21. 09. 2011   17
„Budgetierung SLUB“
Was wir jetzt tun – Produkte und Leistungssteckbriefe
                                                                                         stellen netto   Stück (min)    ges. €     pro Stück (€)   Stück (€)   Stelle

 3.1 - 3.3           Mono-GG               ausleihfertige Mono   103.470     2.394.690      26,57          43,63       1.567.955      15,15         18,94       3.894
                Inf.-vermittl. (FR)                               6.062                      3,79                       238.692       39,37         49,22       1.600

   3.4           Pflicht, Tausch,            Pflicht Mono         7.442                      2,52          32,51       115.712        15,55         19,44       2.953
                    Geschenk               Tausch allg. Mono      1.360                      0,23          15,88         9.791         7,20          9,00       6.044
                                           Kunsttausch Mono       1.497                      0,45          28,86        25.805        17,24         21,55       3.327
                                            Geschenk Mono         3.899                      0,72          17,73        33.509         8,59         10,74       5.415

   3.5                NBM                      Digitalisate       17.458                     8,40           46,08      293.466        16,81         21,01       2.078
                                                Qucosa              517                      0,75          139,26      38.636         74,73         93,41        689
                                          NBM auf Datenträger      1.408                     0,30          20,45       12.964         9,21          11,51       4.693
                                           Online-Ressourcen       3.529                     0,68           18,36       31.916         9,04         11,30       5.228

   3.6            Zeitschriften                ZS-Erwerbung       84.541     3.885.460       6,21           7,05       265.125         3,14          3,92      13.620
                                                  Pflege          33.782                     3,31           9,40       146.110         4,33          5,41      10.208

   3.7         Medienbearbeitung               Medienbearb.      107.034                     7,10           6,37       276.573         2,58          3,23      15.067
                                                  Binden         22.463      194.988         1,77           7,27        79.327         3,53          4,41      12.691
                                               Aussonderung      21.532                      1,33           5,93        61.701         2,87          3,58      16.189
                                                Verwertung       18.453                      0,80           4,16        38.723         2,10          2,62      23.066

   3.8        Sondererschließung            Retrokat. Mono.       84.525                    11,23          12,76       540.760        6,40          8,00        7.524
                                           ZS-Exemplarsätze       31.533                     7,32          27,51       357.026        11,32         14,15       4.308
                                                 VD 18             7.963                     4,07          31,20       187.945        23,60         29,50       1.957
                                           bibliograf. Nachw.     19.172                     2,24          12,52       122.547         6,39          7,99       8.559

   3.9       Digitalisierungszentrum             Roboter         1.843.219                   8,10          0,42         316.566        0,17          0,21      227.558
                                                 Proserv          842.059                    5,65           0,64        221.964        0,26          0,33      149.037
                                                Buchtisch         130.334                    1,20           0,88         42.318        0,32          0,41      108.612
                                                   HIT             3.855                     0,50          12,45         20.030        5,20          6,49       7.710    Hauptproduktkatalog
  Summe                                                                      6.475.138      105,23                     5.045.159                                         Abt. 3., 31.12.2010
Stellen brutto Abt. 3 (Ist)                                                                 95,00
Personalkosten Abt 3. ges.                                                                                             5.357.950
Anteil Overhead an den Personalkosten gesamt                                                                             5,84%
Overhead Personalkosten gesamt                                                                                          312.791
Ausgaben für Datenbanken                                                     1.223.391
Fortsetzungswerke                                                             61.000
Sammlungen                                                                    36.000
Erwerbungsnebenkosten                                                         60.000
Erwerbungsausgaben ges.:                                                     7.855.529




 Michael Golsch                                                                                                                                                           21. 09. 2011   18
„Budgetierung SLUB“
Was wir jetzt tun – Zeiterfassung mit proweb.sax




Michael Golsch                                     21. 09. 2011   19
„Budgetierung SLUB“
Was wir jetzt tun – Zeiterfassung mit proweb.sax




Michael Golsch                                     21. 09. 2011   20
„Budgetierung SLUB“
Was wir jetzt tun – Testen

Schulungen und Testbetrieb


    14. September: Schulung der Abteilungs- und ReferatsleiterInnen
    09/2011: Schulungen in den Teams nach dem „Schneeball-Prinzip“
    Testphase: 4. Quartal 2011
    Zwischenauswertung im November 2011
    Produktivbetrieb ab Januar 2011 (1. Ausbaustufe)




Michael Golsch                                                        21. 09. 2011   21
„Budgetierung SLUB“
Wo wir stehen – Zeitplan




                           Quelle: syncwork AG
Michael Golsch                       21. 09. 2011   22
„Budgetierung SLUB“
Wie es weitergeht

Nächste Schritte


    Auditierung durch die WIBERA AG
    Ressortvereinbarung zwischen dem SMWK und dem SMF
    Zielvereinbarungen zwischen dem SMWK und der SLUB
    Beginn der Haushaltsplanung: Doppelhaushalt 2013/2014
    Überlegungen zum Wirtschaftsplan
    Staatssekretärsrunde (SMWK + SMF) am 25. November in der SLUB
    Produktivbetrieb (1. Ausbaustufe) zum 1. Januar 2012
    Umsetzung der 2. Ausbaustufe in 2012



Michael Golsch                                                21. 09. 2011   23
„Budgetierung SLUB“
Wie es weitergeht




Michael Golsch        21. 09. 2011   24
„Budgetierung SLUB“ –
Zukunft durch Flexibilisierung II


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Budgetierung SLUB. Zukunft durch Flexibilisierung 21.9.11

  • 1. „Budgetierung SLUB“ – Zukunft durch Flexibilisierung II Mitarbeiter für Mitarbeiter, 21. September 2011
  • 2. „Budgetierung SLUB“ Was bisher geschah – 1. Halbjahr 2011 „Mitarbeiter für Mitarbeiter“, 18. Mai 2011 Unsere Erwartungen und Fragen Rahmenbedingungen: Wo stehen wir, und wo wollen wir hin? Wichtige Etappen seit Herbst 2010 Projektlenkungsgruppe: SMWK, SMF, syncwork AG, SLUB Neues Steuerungsmodell: essentials Produktbildung, Zeiterfassung, Stundenverrechnung Zeitplan für die erste Ausbaustufe Haushaltsflexibilisierungen zum 1. Januar 2012 Michael Golsch 21. 09. 2011 2
  • 3. „Budgetierung SLUB“ – Rahmenbedingungen: Wo wir (noch) stehen Als letzte große Einrichtung im Geschäftsbereich des SMWK ist die SLUB kameralen Restriktionen unterworfen, die ein langfristig orientiertes und betriebswirtschaftlichen Grundsätzen folgendes Personal- und Finanzmanagement nicht zulassen. Die langfristige Entwicklung neuer Geschäftsfelder ist auf diese Weise kaum möglich. Die Nachhaltigkeit bisheriger Erfolge der SLUB ist massiv gefährdet. Wir agieren auf hoch dynamischen Wissens- und Informationsmärkten. Wenn wir unter den „top five“ der deutschen Bibliotheken bestehen wollen, brauchen wir dringend mehr unternehmerische Spielräume, damit wir die Initiative nicht verlieren. Michael Golsch 21. 09. 2011 3
  • 4. „Budgetierung SLUB“ Rahmenbedingungen: Wo wir wir herkommen Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien? - Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)? - Strategisches Personalmanagement? - Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat? - Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement? - Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht. Michael Golsch 21. 09. 2011 4
  • 5. „Budgetierung SLUB“ Rahmenbedingungen: Wo wir hin wollen Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien? ✓ Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)? ✓ Strategisches Personalmanagement? ✓ ✓ Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat? ✓ Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement? Michael Golsch 21. 09. 2011 5
  • 6. „Budgetierung SLUB“ Rahmenbedingungen: Was wir rasch erreichen können Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien? ✓ Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)? ✓ Strategisches Personalmanagement? ✓ ✓ Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat? Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement? Michael Golsch 21. 09. 2011 6
  • 7. „Budgetierung SLUB“ Was wir schon erreicht haben Zusagen für das Haushaltsjahr 2011: Aufhebung der Einstellungsstopps Michael Golsch 21. 09. 2011 7
  • 8. „Budgetierung SLUB“ Was wir schon erreicht haben – Flexibilisierung ab 2012 Zusagen für das Haushaltsjahr 2011: Aufhebung der Einstellungsstopps Zusagen für das Haushaltsjahr 2012: Umfassende Deckungsfähigkeit innerhalb der Hauptgruppen 4 – 8 Kapitalrücklage bis max. 1 Mio. € Stellenbesetzung: Bei Kostenneutralität im Gesamtetat können Anzahl und Wertigkeit des Gesamtsolls der Stellen jährlich um bis zu 10% überschritten werden. Michael Golsch 21. 09. 2011 8
  • 9. „Budgetierung SLUB“ Was bisher geschah – Erarbeitung der Fachkonzepte Quelle: syncwork AG Michael Golsch 21. 09. 2011 9
  • 10. „Budgetierung SLUB“ Was bisher geschah – Erarbeitung der Fachkonzepte AG Produktbildung AG Stundenrechnung Henrik Ahlers, Frank Aurich, Birgit Klagge, Anke-Katrin Dietzsch, Kathrin Gläßer (PR), Michael Golsch, Jenny Herkner, Ines Schott (PR), Kerstin König (PR), Dr. Katja Roland Schramm (PR), Katrin Leiskau, Dagmar Wohlfarth, Schüler, syncwork syncwork AG proweb.sax AG Kostenrechnung Dr. Andreas Kluge, Katharina Meyer Christine Brandenburger, Corina (PR), Katrin Schüler, syncwork Döge, Daniel Ehrlich, Annegret Gäbler, Heidrun Schönig (PR), Karin Uhlig (PR), syncwork Michael Golsch 21. 09. 2011 10
  • 11. „Budgetierung SLUB“ Was bisher geschah – Erarbeitung der Fachkonzepte Ergebnisse der Arbeitsgruppen: Entwurf Produktkatalog Installation proweb.sax Einlesen der Stammdaten in proweb.sax Organisation der Zeiterfassung (Freigabehierarchien) Kostenstellen und Kostenarten nach NSM-Vorgaben Formulierung der Fachkonzepte nach NSM-Vorgaben Michael Golsch 21. 09. 2011 11
  • 12. „Budgetierung SLUB“ Was wir jetzt tun – das Prinzip NSM Quelle: syncwork AG Michael Golsch 21. 09. 2011 12
  • 13. „Budgetierung SLUB“ Was wir jetzt tun – das Prinzip NSM Quelle: syncwork AG Michael Golsch 21. 09. 2011 13
  • 14. „Budgetierung SLUB“ Was wir jetzt tun – das Prinzip NSM Quelle: syncwork AG Michael Golsch 21. 09. 2011 14
  • 15. „Budgetierung SLUB“ Was wir jetzt tun – Produkte und Leistungssteckbriefe Michael Golsch 21. 09. 2011 15
  • 16. „Budgetierung SLUB“ Was wir jetzt tun – Produkte und Leistungssteckbriefe Michael Golsch 21. 09. 2011 16
  • 17. „Budgetierung SLUB“ Was wir jetzt tun – Produkte und Leistungssteckbriefe NSM im Intranet Michael Golsch 21. 09. 2011 17
  • 18. „Budgetierung SLUB“ Was wir jetzt tun – Produkte und Leistungssteckbriefe stellen netto Stück (min) ges. € pro Stück (€) Stück (€) Stelle 3.1 - 3.3 Mono-GG ausleihfertige Mono 103.470 2.394.690 26,57 43,63 1.567.955 15,15 18,94 3.894 Inf.-vermittl. (FR) 6.062 3,79 238.692 39,37 49,22 1.600 3.4 Pflicht, Tausch, Pflicht Mono 7.442 2,52 32,51 115.712 15,55 19,44 2.953 Geschenk Tausch allg. Mono 1.360 0,23 15,88 9.791 7,20 9,00 6.044 Kunsttausch Mono 1.497 0,45 28,86 25.805 17,24 21,55 3.327 Geschenk Mono 3.899 0,72 17,73 33.509 8,59 10,74 5.415 3.5 NBM Digitalisate 17.458 8,40 46,08 293.466 16,81 21,01 2.078 Qucosa 517 0,75 139,26 38.636 74,73 93,41 689 NBM auf Datenträger 1.408 0,30 20,45 12.964 9,21 11,51 4.693 Online-Ressourcen 3.529 0,68 18,36 31.916 9,04 11,30 5.228 3.6 Zeitschriften ZS-Erwerbung 84.541 3.885.460 6,21 7,05 265.125 3,14 3,92 13.620 Pflege 33.782 3,31 9,40 146.110 4,33 5,41 10.208 3.7 Medienbearbeitung Medienbearb. 107.034 7,10 6,37 276.573 2,58 3,23 15.067 Binden 22.463 194.988 1,77 7,27 79.327 3,53 4,41 12.691 Aussonderung 21.532 1,33 5,93 61.701 2,87 3,58 16.189 Verwertung 18.453 0,80 4,16 38.723 2,10 2,62 23.066 3.8 Sondererschließung Retrokat. Mono. 84.525 11,23 12,76 540.760 6,40 8,00 7.524 ZS-Exemplarsätze 31.533 7,32 27,51 357.026 11,32 14,15 4.308 VD 18 7.963 4,07 31,20 187.945 23,60 29,50 1.957 bibliograf. Nachw. 19.172 2,24 12,52 122.547 6,39 7,99 8.559 3.9 Digitalisierungszentrum Roboter 1.843.219 8,10 0,42 316.566 0,17 0,21 227.558 Proserv 842.059 5,65 0,64 221.964 0,26 0,33 149.037 Buchtisch 130.334 1,20 0,88 42.318 0,32 0,41 108.612 HIT 3.855 0,50 12,45 20.030 5,20 6,49 7.710 Hauptproduktkatalog Summe 6.475.138 105,23 5.045.159 Abt. 3., 31.12.2010 Stellen brutto Abt. 3 (Ist) 95,00 Personalkosten Abt 3. ges. 5.357.950 Anteil Overhead an den Personalkosten gesamt 5,84% Overhead Personalkosten gesamt 312.791 Ausgaben für Datenbanken 1.223.391 Fortsetzungswerke 61.000 Sammlungen 36.000 Erwerbungsnebenkosten 60.000 Erwerbungsausgaben ges.: 7.855.529 Michael Golsch 21. 09. 2011 18
  • 19. „Budgetierung SLUB“ Was wir jetzt tun – Zeiterfassung mit proweb.sax Michael Golsch 21. 09. 2011 19
  • 20. „Budgetierung SLUB“ Was wir jetzt tun – Zeiterfassung mit proweb.sax Michael Golsch 21. 09. 2011 20
  • 21. „Budgetierung SLUB“ Was wir jetzt tun – Testen Schulungen und Testbetrieb 14. September: Schulung der Abteilungs- und ReferatsleiterInnen 09/2011: Schulungen in den Teams nach dem „Schneeball-Prinzip“ Testphase: 4. Quartal 2011 Zwischenauswertung im November 2011 Produktivbetrieb ab Januar 2011 (1. Ausbaustufe) Michael Golsch 21. 09. 2011 21
  • 22. „Budgetierung SLUB“ Wo wir stehen – Zeitplan Quelle: syncwork AG Michael Golsch 21. 09. 2011 22
  • 23. „Budgetierung SLUB“ Wie es weitergeht Nächste Schritte Auditierung durch die WIBERA AG Ressortvereinbarung zwischen dem SMWK und dem SMF Zielvereinbarungen zwischen dem SMWK und der SLUB Beginn der Haushaltsplanung: Doppelhaushalt 2013/2014 Überlegungen zum Wirtschaftsplan Staatssekretärsrunde (SMWK + SMF) am 25. November in der SLUB Produktivbetrieb (1. Ausbaustufe) zum 1. Januar 2012 Umsetzung der 2. Ausbaustufe in 2012 Michael Golsch 21. 09. 2011 23
  • 24. „Budgetierung SLUB“ Wie es weitergeht Michael Golsch 21. 09. 2011 24
  • 25. „Budgetierung SLUB“ – Zukunft durch Flexibilisierung II Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.