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Steffi Trabitzsch, 
Tom Steinelt 
Ehrenamtliche Botschafter betterplace.org Hamburg
Gliederung 
1. betterplace.org goes local 
2. Erfahrungen des Hamburger betterplace.org Teams 
3. Aufgaben der Städteteams: Diskussion 
1
Über 7 Jahre am Markt 
Genutzt von 10.100 Projekten 
Über 17 Mio. EUR Spendengelder generiert 
100 % Weiterleitung an die Projekte
Viele Vorteile für Spender 
Mehr gute Projekte zur Auswahl 
Mehr Transparenz 
Mehr Nähe 
„Web of Trust“
Kostenlose Tools für Organisationen
Betterplace.org goes local – wozu? 
• Geldspenden ca. zu 50 % 
lokal 
• Ehrenamt zu nahezu 100 % 
lokal 
• Lokalen Hilfsprojekten 
mangelt es an Ressourcen, 
Sichtbarkeit und 
Internetkompetenz – und 
häufig jungen Spendern 
* 
Ehrenamtliche Städtebotschafter sollen: 
• Lokale Organisationen beim Fundraising mit betterplace.org unterstützen 
• Die Idee von betterplace.org in den Städten verbreiten
6 
Aufgaben der ehrenamtlichen Botschafter 
HH-Portal, Blog, 
Newsletter & Social media 
Projektsprechstunde 
1x / Monat
Suche nach ehrenamtlichen Botschaftern 
Zeitspende auf 
betterplace.org 
7 
Betterplace.org-Homepage im Blog 
Facebook 
Persönliche Ansprache, 
persönliche Netzwerke
Loslegen – Ehrenamtliche an Bord holen 
• Telefonische Erstkontakte 
• Große Kick off Meetings in 
den Städten 
• Commitment per 
Botschaftervereinbarung 
• Einstiegsseminar in Berlin 
8 
Learning: Nicht die möglichst große Anzahl an Interessenten ist 
entscheidend, sondern der persönliche Kontakt.
Gliederung 
1. betterplace.org goes local 
2. Erfahrungen des Hamburger betterplace.org Teams 
3. Aufgaben der Städteteams: Diskussion 
9
4 Herausforderungen für Städteteams 
• Distanz 
10 
• Zeit 
• Motivation 
• Komplexität / breites Aufgabenspektrum
1. Herausforderung: Distanz 
11 
Kommunikation 
Wissenstransfer 
Online Tools zur Zusammenarbeit 
Materialbereitstellung 
„Gefühlte“ Zugehörigkeit
Kommunikation 
Sinnvolle Tools nutzen 
12 
Teamviewer 
Google 
Hangout 
 Persönlicher Kontakt ist der Beste, aber nicht immer möglich - 
Zurückgreifen auf andere, nervigere Methoden notwendig
Kommunikation 
Ein fester Ansprechpartner ist notwendig 
13 
Hamburg 
Düsseldorf 
Köln 
Berlin 
Frankfurt 
Wiesbaden 
Bremen 
Wichtig: Gute Erreichbarkeit, offenes Ohr für alle Anliegen, Koordination 
aller Teams, Sprachrohr der Ehrenamtlichen in die Zentrale, .... 
 Persönliche Beziehung = Basis für gegenseitiges Vertrauen
Wissenstransfer 
Botschafter Seminar in Berlin Juni 2013 
14 
Berlin 
Hamburg 
Köln 
Düsseldorf 
Wiesbaden 
Frankfurt 
Bremen 
• Kennen lernen 
• Wissenstransfer zu 
betterplace.org & online 
fundraising 
• Aufgaben der Botschafter 
• Zusammenarbeit
Wissenstransfer 
Infomaterial auf Google Sites 
15 
Übersichtlich, aktualisierbar  aufwändig vorzubereiten und 
Interaktion / gemeinsames Pflegen eher mühsam
Wissenstransfer 
Workshops und Webinare 
• Teilnahme an vorhandenen 
Webinaren & Workshops 
von betterplace.org und 
betterplace lab 
• Eigenes Webinar für neue 
Botschafter 
• Telefonische Einführung 
• Einarbeitung durch 
Botschafter 
Webinare: Persönlich trotz Distanz, Teilnahme ortsunabhängig möglich 
 aufwändig vorzubereiten, technikabhängig 
16
Online Tools zur Zusammenarbeit 
17 
Online Tools betterplace.org intern 
botschafter@hamburg.betterplace.org 
Admin Rechte auf betterplace.org 
Tools z.T. sehr hilfreich  jedes Tool erfordert Registrierung, 
Einarbeitung, z.T. Download, persönliche Einstellungen …
Materialbereitstellung 
Material wie z.B.: 
• Visitenkarten 
• Flyer 
• T-shirts 
• Trendreport & 
Leitfaden für 
NGOs 
• Aufsteller, 
Plakate 
18 
Materialbereitstellung auch über Distanz problemlos möglich
„Gefühlte“ Zugehörigkeit schaffen 
• Botschafter wollen offiziell 
erkennbar sein 
• Gute Verfügbarkeit der 
Zentrale, Ideen & Anliegen 
ernst nehmen 
• Proaktive Kommunikation & 
Information seitens der 
Zentrale 
• Zugang zu internen 
Dokumenten & Tools der 
Zentrale 
• Danke sagen 
19 
http://youtu.be/G3wSLDFxsME 
Nicht einfach, aber sehr wertvoll für die Motivation der Ehrenamtlichen
2. Herausforderung: Zeit 
20
Voraussetzung für Win Win: 
Die knappe Zeit sinnvoll einsetzen 
21 
Organisation: 
• Sinnvolle 
Aufgaben für die 
Ehrenamtlichen 
definieren 
• Unterstützung 
gewährleisten 
• Strukturen 
vorgeben (z.B. 
Regeltermine, 
Aufgabenteilung) 
Ehrenamtliche: 
• Fairness der 
Organisation und 
dem Team 
gegenüber 
• Nur zum Ehrenamt 
anmelden, wenn 
wirklich freie Zeit 
dafür vorhanden 
ist 
 Unsere Erfahrung: Häufige Wechsel der Teammitglieder kosten 
Zeit und Energie. Wie kann das verbessert werden?
Hilft auf jeden Fall: 
Know How teilen & Synergien herstellen 
Beispiel: 
Die gute Kooperation 
der betterplace.org 
Hamburg Botschafter 
mit der Social media 
Sprechstunde HH 
wurde auch in Köln 
umgesetzt 
Voraussetzungen: Persönlicher Kontakt, Tools & Steuerung durch Zentrale 
22
3. Herausforderung: Motivation 
23 
Doch selbst wenn wir alle dieser Empfehlung folgen, handeln wir ganz 
unterschiedlich!
Unterschiedliche Motivation & Erfahrung 
führen zu unterschiedlichen Rollen im Team 
24 
Planer 
Macher 
Experten 
Netzwerker 
Trittbrettfahrer 
Ideengeber 
Interessierte 
 Balance muss stimmen 
 Aufgabenverteilung an Rollen anpassen
4. Herausforderung: 
Komplexität / breites Aufgabenspektrum 
25
Aufgaben der ehrenamtlichen Botschafter 
führt zu hohem 
26 
• Breites Aufgaben-spektrum 
Einarbeitungs-, 
Planungs- und 
Abstimmungsaufwand 
• Zu viele Themen für zu 
wenige Leute: 
Frustrationspotenzial 
durch unerledigte 
Aufgaben, wenig 
Erfolgserlebnisse 
 Wichtig sind eine klare (und klar eingegrenzte) Aufgabe, klare 
Prioritäten und realistische Ziele
Learnings – die Checkliste 
Management der Lokalisierung durch Ehrenamtliche 
• Ein fester Ansprechpartner mit Zeit für die Ehrenamtlichen. Persönlicher 
Kontakt ist essentiell. 
• Klare & begrenzte Aufgabenstellung, Prioritäten vorgeben, erreichbare 
Ziele 
• Materialien & Schulungen vorbereiten (online und offline) 
• Anbindung an Zentrale durch Zugang zu internen Tools und 
Informationen 
• Synergien & Austausch der lokalen Teams zentral steuern 
• Einen (inoffiziellen) „Hutaufhaber“ pro Stadt finden 
• Nur realistische Versprechen geben 
• DANKE sagen  
27
Learnings aus Botschaftersicht 
Orga des Botschafterteams 
• Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten aufschreiben 
• Aufgabenteilung – nicht immer alle informieren („Schweigen ist 
Zustimmung“) 
• Heterogenität und unterschiedliche Rollen nutzen & voneinander lernen 
• Regeltermine helfen gegen Terminabstimmungswahnsinn besser als 
Doodle  
• Kostenlose, gute Tools wie Google Docs, Skype etc. nutzen 
• Persönliche Beziehung und Vertrauen aufbauen – Schwierigkeiten offen 
ansprechen 
• Bilaterale Kontakte aufbauen, auch zu Botschaftern aus anderen Städten 
28
Gliederung 
1. betterplace.org goes local 
2. Erfahrungen des Hamburger betterplace.org Teams 
3. Aufgaben der Städteteams: Diskussion 
29
30 
Aufgaben der ehrenamtlichen Botschafter 
HH-Portal, Blog, 
Newsletter & Social media 
Projektsprechstunde 
1x / Monat 
Diskussion: 
• Worauf sollen wir uns 
fokussieren? 
• Welche Angebote wären 
aus NGO-Sicht die 
wichtigsten?
Vielen Dank! 
gut.org gemeinnützige Aktiengesellschaft 
Steffi Trabitzsch, Tom Steinelt 
Ehrenamtliche Botschafter von betterplace.org Hamburg 
botschafter@hamburg.betterplace.org

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Betterplace.org stärkt sein lokales Engagement durch ehrenamtliche Botschafter

  • 1. Steffi Trabitzsch, Tom Steinelt Ehrenamtliche Botschafter betterplace.org Hamburg
  • 2. Gliederung 1. betterplace.org goes local 2. Erfahrungen des Hamburger betterplace.org Teams 3. Aufgaben der Städteteams: Diskussion 1
  • 3. Über 7 Jahre am Markt Genutzt von 10.100 Projekten Über 17 Mio. EUR Spendengelder generiert 100 % Weiterleitung an die Projekte
  • 4. Viele Vorteile für Spender Mehr gute Projekte zur Auswahl Mehr Transparenz Mehr Nähe „Web of Trust“
  • 5. Kostenlose Tools für Organisationen
  • 6. Betterplace.org goes local – wozu? • Geldspenden ca. zu 50 % lokal • Ehrenamt zu nahezu 100 % lokal • Lokalen Hilfsprojekten mangelt es an Ressourcen, Sichtbarkeit und Internetkompetenz – und häufig jungen Spendern * Ehrenamtliche Städtebotschafter sollen: • Lokale Organisationen beim Fundraising mit betterplace.org unterstützen • Die Idee von betterplace.org in den Städten verbreiten
  • 7. 6 Aufgaben der ehrenamtlichen Botschafter HH-Portal, Blog, Newsletter & Social media Projektsprechstunde 1x / Monat
  • 8. Suche nach ehrenamtlichen Botschaftern Zeitspende auf betterplace.org 7 Betterplace.org-Homepage im Blog Facebook Persönliche Ansprache, persönliche Netzwerke
  • 9. Loslegen – Ehrenamtliche an Bord holen • Telefonische Erstkontakte • Große Kick off Meetings in den Städten • Commitment per Botschaftervereinbarung • Einstiegsseminar in Berlin 8 Learning: Nicht die möglichst große Anzahl an Interessenten ist entscheidend, sondern der persönliche Kontakt.
  • 10. Gliederung 1. betterplace.org goes local 2. Erfahrungen des Hamburger betterplace.org Teams 3. Aufgaben der Städteteams: Diskussion 9
  • 11. 4 Herausforderungen für Städteteams • Distanz 10 • Zeit • Motivation • Komplexität / breites Aufgabenspektrum
  • 12. 1. Herausforderung: Distanz 11 Kommunikation Wissenstransfer Online Tools zur Zusammenarbeit Materialbereitstellung „Gefühlte“ Zugehörigkeit
  • 13. Kommunikation Sinnvolle Tools nutzen 12 Teamviewer Google Hangout  Persönlicher Kontakt ist der Beste, aber nicht immer möglich - Zurückgreifen auf andere, nervigere Methoden notwendig
  • 14. Kommunikation Ein fester Ansprechpartner ist notwendig 13 Hamburg Düsseldorf Köln Berlin Frankfurt Wiesbaden Bremen Wichtig: Gute Erreichbarkeit, offenes Ohr für alle Anliegen, Koordination aller Teams, Sprachrohr der Ehrenamtlichen in die Zentrale, ....  Persönliche Beziehung = Basis für gegenseitiges Vertrauen
  • 15. Wissenstransfer Botschafter Seminar in Berlin Juni 2013 14 Berlin Hamburg Köln Düsseldorf Wiesbaden Frankfurt Bremen • Kennen lernen • Wissenstransfer zu betterplace.org & online fundraising • Aufgaben der Botschafter • Zusammenarbeit
  • 16. Wissenstransfer Infomaterial auf Google Sites 15 Übersichtlich, aktualisierbar  aufwändig vorzubereiten und Interaktion / gemeinsames Pflegen eher mühsam
  • 17. Wissenstransfer Workshops und Webinare • Teilnahme an vorhandenen Webinaren & Workshops von betterplace.org und betterplace lab • Eigenes Webinar für neue Botschafter • Telefonische Einführung • Einarbeitung durch Botschafter Webinare: Persönlich trotz Distanz, Teilnahme ortsunabhängig möglich  aufwändig vorzubereiten, technikabhängig 16
  • 18. Online Tools zur Zusammenarbeit 17 Online Tools betterplace.org intern botschafter@hamburg.betterplace.org Admin Rechte auf betterplace.org Tools z.T. sehr hilfreich  jedes Tool erfordert Registrierung, Einarbeitung, z.T. Download, persönliche Einstellungen …
  • 19. Materialbereitstellung Material wie z.B.: • Visitenkarten • Flyer • T-shirts • Trendreport & Leitfaden für NGOs • Aufsteller, Plakate 18 Materialbereitstellung auch über Distanz problemlos möglich
  • 20. „Gefühlte“ Zugehörigkeit schaffen • Botschafter wollen offiziell erkennbar sein • Gute Verfügbarkeit der Zentrale, Ideen & Anliegen ernst nehmen • Proaktive Kommunikation & Information seitens der Zentrale • Zugang zu internen Dokumenten & Tools der Zentrale • Danke sagen 19 http://youtu.be/G3wSLDFxsME Nicht einfach, aber sehr wertvoll für die Motivation der Ehrenamtlichen
  • 22. Voraussetzung für Win Win: Die knappe Zeit sinnvoll einsetzen 21 Organisation: • Sinnvolle Aufgaben für die Ehrenamtlichen definieren • Unterstützung gewährleisten • Strukturen vorgeben (z.B. Regeltermine, Aufgabenteilung) Ehrenamtliche: • Fairness der Organisation und dem Team gegenüber • Nur zum Ehrenamt anmelden, wenn wirklich freie Zeit dafür vorhanden ist  Unsere Erfahrung: Häufige Wechsel der Teammitglieder kosten Zeit und Energie. Wie kann das verbessert werden?
  • 23. Hilft auf jeden Fall: Know How teilen & Synergien herstellen Beispiel: Die gute Kooperation der betterplace.org Hamburg Botschafter mit der Social media Sprechstunde HH wurde auch in Köln umgesetzt Voraussetzungen: Persönlicher Kontakt, Tools & Steuerung durch Zentrale 22
  • 24. 3. Herausforderung: Motivation 23 Doch selbst wenn wir alle dieser Empfehlung folgen, handeln wir ganz unterschiedlich!
  • 25. Unterschiedliche Motivation & Erfahrung führen zu unterschiedlichen Rollen im Team 24 Planer Macher Experten Netzwerker Trittbrettfahrer Ideengeber Interessierte  Balance muss stimmen  Aufgabenverteilung an Rollen anpassen
  • 26. 4. Herausforderung: Komplexität / breites Aufgabenspektrum 25
  • 27. Aufgaben der ehrenamtlichen Botschafter führt zu hohem 26 • Breites Aufgaben-spektrum Einarbeitungs-, Planungs- und Abstimmungsaufwand • Zu viele Themen für zu wenige Leute: Frustrationspotenzial durch unerledigte Aufgaben, wenig Erfolgserlebnisse  Wichtig sind eine klare (und klar eingegrenzte) Aufgabe, klare Prioritäten und realistische Ziele
  • 28. Learnings – die Checkliste Management der Lokalisierung durch Ehrenamtliche • Ein fester Ansprechpartner mit Zeit für die Ehrenamtlichen. Persönlicher Kontakt ist essentiell. • Klare & begrenzte Aufgabenstellung, Prioritäten vorgeben, erreichbare Ziele • Materialien & Schulungen vorbereiten (online und offline) • Anbindung an Zentrale durch Zugang zu internen Tools und Informationen • Synergien & Austausch der lokalen Teams zentral steuern • Einen (inoffiziellen) „Hutaufhaber“ pro Stadt finden • Nur realistische Versprechen geben • DANKE sagen  27
  • 29. Learnings aus Botschaftersicht Orga des Botschafterteams • Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten aufschreiben • Aufgabenteilung – nicht immer alle informieren („Schweigen ist Zustimmung“) • Heterogenität und unterschiedliche Rollen nutzen & voneinander lernen • Regeltermine helfen gegen Terminabstimmungswahnsinn besser als Doodle  • Kostenlose, gute Tools wie Google Docs, Skype etc. nutzen • Persönliche Beziehung und Vertrauen aufbauen – Schwierigkeiten offen ansprechen • Bilaterale Kontakte aufbauen, auch zu Botschaftern aus anderen Städten 28
  • 30. Gliederung 1. betterplace.org goes local 2. Erfahrungen des Hamburger betterplace.org Teams 3. Aufgaben der Städteteams: Diskussion 29
  • 31. 30 Aufgaben der ehrenamtlichen Botschafter HH-Portal, Blog, Newsletter & Social media Projektsprechstunde 1x / Monat Diskussion: • Worauf sollen wir uns fokussieren? • Welche Angebote wären aus NGO-Sicht die wichtigsten?
  • 32. Vielen Dank! gut.org gemeinnützige Aktiengesellschaft Steffi Trabitzsch, Tom Steinelt Ehrenamtliche Botschafter von betterplace.org Hamburg botschafter@hamburg.betterplace.org