DIGITALIZACIÓN, UNA ALTERNATIVA AL DERROCHE DE PAPEL

1. Digitalizar,
una alternativa al
derroche de papel
Una asesoría, la evaluación del software y hardware, así como una realineación
de los procesos de la organización son, en opinión de los expertos, algunas de las
claves para garantizar el éxito de un sistema de gestión de documentos.
Por ALEJANDRA ORD6ÑEZ
ncremento en la eficiencia y producti- en papel y que un documento promedio es que sea necesario establecer un sistema
I vidad, así como la red ucción del tiem-
po dedicado a la búsqueda y archivo
de documentos, y una baja en los costos
copiado hasta 19 veces. Los estudios tam-
bién resaltan que el 50% de los documen-
tos que archivan las empresas son copias o
de gestión", explica.
Por su parte, Randall Rojas, director co-
mercial de Codisa, explica que la digitali-
de copiado son solo algunos de los bene- fotocopias de sus fuentes originales y que zación y gestión de documentos tiene un
ficios que esperan obtener las empresas al casi el 10% de los papeles archivados en alto impacto en las organizaciones, pues
momento de implementar un sistema de físico se extravían. promueve la disponibilidad inmediata de
gestión documental. Para Sergio )uárez, gerente comercial la información, así como la optimización de
El tema de la digitalización y almacena- de GSI, la digitalización de documentos es procesos al disminuir en gran medida los
miento de documentos ha cobrado tanta una alternativa informática para el acceso tiempos de búsqueda de los datos, con lo que
notoriedad que muchas firmas se han de- estructurado y el respaldo de la informa- se mejora así el servicio al cliente (externo e
dicado a investigar el impacto del uso del ción en su forma tradicional. Según )uárez, interno) y la toma de decisiones oportunas.
papel en el mundo comercial. la necesidad de digitalización y estructura- También, asegura, este sistema repre-
Firmas como Ernst & Young, Coopers ción de la información está directamente senta un ahorro en gastos de papelería y
& Lybrand, Nolan Norton Institute y Nu- relacionada con la cantidad de archivos fí- la disminución del espacio físico requeri-
c1eus Resear ch han publicado estadísti- sicos y la rapidez con que se desea consul- do, además de que la compañía disminu-
cas que revelan que el 90% de las tareas tarlos. "Mientras mayor sea el volumen de ye casi por completo el riesgo de pérdida
típicas de una empresa giran alrededor de documentos, más difícil es obtener infor- o deterioro de documentos físicos, ya sea
la búsqueda y distribución de información mación inmediata y estructurada. De ahí por mano criminal, accidentes, desastres
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2. KNOWHOW
"Los ec s d son un PARA TOMAR EN CUENTA
esfuerzo con el cual se busca mejorar Algu nas recomendaciones que los
expertos hacen para garantizar el éxito
los procesos existentes, cumplir con las del proceso de gestión documental son :
reglamentaciones gubernamentales y
• Buscar asesoría de una empresa
ahorrar dinero". especia li zada en la materia, que
cuente con suficiente experiencia y
- ADRIA'N RODRíGUEZ, RICOH
que tenga a su haber va ri os casos de
éxito demostrados.
• Realizar una eva luación del software y
naturales o mala indexación. "La cultura digital está siendo arrollado- hardware que se va a utilizar.
Los expertos coinciden que también se ra y nos está empujando a todos a utilizar-
debe considerar el beneficio que se logra la y aprovechar sus beneficios. Por eso, los • La empresa debe rea linear sus
para el medio ambiente como resultado de procesos que requieren documentos físi- procesos para digitalizar, pues se
necesita tener puntos ún icos de
la reducción del uso de papel. cos cada vez son menos", enfatiza.
co ncentrac ión. Es necesario que todos
Sobre este aspecto, los especialistas coin-
los documentos ingresen por un sólo
o 9 ciden en que, una iniciativa de digitalización punto para proceder a digitalizarlos,
Uno de los principales factores que pue- no debe verse como un tema estrictamente y que luego fluyan electrónicamente
den jugar a favor o en contra de un proceso de 11; y que idealmente, el proyecto no debe- adentro de la empresa. Lo mismo con
de digitalización tiene que ver con la parti- ría ser tecnológico, sino del negocio. los documentos qu e egresan.
cipación de todos los involucrados dentro "Los proyectos de digitalizacion son un
de la empresa. esfuerzo de toda la empresa con el cual se • General mente el departamento IT de
las organizaciones es el que impulsa
De acuerdo con Guillermo Bran, presiden- busca mejorar los procesos existentes, cum-
este tipo de proyectos. Sin embargo,
te ejecutivo de Infile, las entidades que en la plir con las reglamentaciones gubernamen- es vital que este cuente con el apoyo
actualidad utilizan más este tipo de procesos tales, garantizar la continuidad del negocio, del resto de áreas fu ncionales de la
son las gubernamentales, bancarias y finan- optimizar el espacio de oficina, maximizar em presa. Es necesario que exista una
cieras, debido al volumen de transacciones y la productividad del empleado, mejorar el directriz y co nvencim iento desde
la cartera de clientes que manejan. servicio al cliente y ahorrar dinero", asegura arriba para que pueda irse traduciendo
Para los expertos, Centroamérica es Adrian Rodríguez, coordinador de mercadeo en una cu ltura en la orga ni zación. La
un mercado en proceso de maduración a y sistemas de gestión de Ricoh. cultura del papel debe cambiar y para
De acuerdo con el ejecutivo, este tipo de ello se requiere compromiso de la
nivel informático y consideran que está
dirección de la compañía.
invirtiendo cada vez más en tecnología iniciativas se deben trabajar mediante un
para optimizar los procesos internos de comité interdepartamental que evalúe las
las empresas, así como en regulaciones necesidades de cada departamento indivi-
nacionales y estándares internacionales. dualmente y de toda la empresa en gene-
"Tanto en la iniciativa privada como en el ral. Dicho comite debe de estar compuesto
sector público se ven proyectos de cual- por directores de departamento, usuarios,
quier tamaño, tanto en digitalización de representantes legales y personal encarga-
documentos como en automatización de do del manejo de expedientes en la empresa.
procesos de negocios que interactúan con
las imágenes y que, en conjunto con acce- sh mien apro iada
so web, brindan una solución integral de De acuerdo con los especialistas, entre
compartición de información denominada los elementos a considerar para encami-
Enterprise Content Manager (E CM)", afir- nar un proyecto de digitalización y alma-
ma Juarez, de GSI. cenamiento de documentos se encuentran
Sumado a lo anterior, Juan Manuel Soto, los escáneres, de los cuales existe una gran
gerente de ventas de Canon, asegura que variedad en cuanto a características y pre-
las aplicaciones de gestión de documentos cios y su elección dependerá de las necesi-
aplican para todo tipo de negocio, aun- dades específicas de cada empresa,
que es necesario tomar en cuenta que hay "La gran mayoría de escáneres traen
ciertas áreas donde manejar información cierta tecnología, la cual se puede aprove-
digital aún no es posible por cuestiones char para crear la interfaz necesaria para
legales, debido a que la legislación vigen- q ue se puedan resguardar los documentos
te -prácticamente en todos los países del escaneados de forma directa entre el escá-
mundo- sigue requiriendo la existencia de ner y el sistema de gestión de documen-
documentos en papel como respaldo. tos", explica Rojas, de Codisa.
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3. KNOW HOW
Otro de los elementos necesarios es
la instalación de un software para admi-
nistración de documentos, que permita
manejar la información de la empresa al
integrar los archivos en papel. los archivos
electrónicos, las fotografías, los emails y
las bases de datos.
También se requiere de un servidor con
suficiente espacio en el disco duro para al-
macenar los documentos, indica Christian
Bradna, miembro de la Comisión de Soft-
ware de Exportación de la Asociación
Guatemalteca de Exportadores (Sofex)
y vicepresidente de BDG. total de trabajo, mientras que cuando de uti- En contraposición, un servidor que ten-
Sin embargo, los expertos consideran liza un sistema de gestión documental, este ga la capacidad de almacenar lo corres-
que la tendencia mundial es disminuir la tiempo se reduce a 10%. pondiente a esa cantidad de documentos,
compra de hardware y software, sustitu- "Los profesionales pierden hasta 500 tiene un precio que oscila entre los US$12
yéndola por la adquisición de un servicio horas laborales al año buscando documen- 000 Y US$15 000, con tecnología de discos
SaaS (Software como Servicio, por sus si- tos, esto sin contemplar el costo que con- duros SATA.
glas en inglés), bajo el cual las empresas lleva cuando están mal clasificados. Pero, "Mientras tanto, los documentos físicos
se despreocupan por la compra, manteni- ¿cuánto tiempo se invierte en buscar un se pueden enviar a bodegas en otras áreas
miento y contratos de soporte recurrentes documento hasta que se decide que está de la ciudad, donde el costo de almacenaje
de las herramientas. perdida la información? Esto nos lleva a sea mucho más bajo" asevera.
"Bajo un servicio SaaS, las empresas otro ahorro que es difícil de cuantificar,
únicamente definen en conjunto con el consiste en la disminución del riesgo de LJ a sol C' p ra cad n es "Id
proveedor el SLA (Acuerdo de Nivel de extravío de papeles, ya que el almacena- En la actualidad, las compañías pueden
Servicio, por sus siglas en inglés) que se miento seguro evita tener que generar de optar por realizar el proceso de gestión do-
requiere para la efectiva operación de su nuevo el archivo", indica. cumental con recursos de la empresa y den-
compañía", explica. Bradna también hace énfasis en el tro de sus instalaciones, o bien, encargarle la
ahorro en costos de almacenam iento. De tarea a una compañía externa. Qué resulta
e ras e ado as acuerdo con el ejecutivo, al digitalizarse más conveniente dependerá de las necesi-
Una de las ventajas de la digitalización y los documentos, por ejemplo, de una ins- dades muy específicas de cada organización.
almacenamiento de documentos que resal- titución financiera o de gobierno, lo que Los especialistas entrevistados, coinciden
tan los expertos es el ahorro para las orga- probablemente eran 60 metros cuadrados en que generalmente se hace una diferencia-
nizaciones, tanto en términos económicos de archivo, se convierte en un metro cua- ción entre el archivo histórico, el cual resulta
como de tiempo. "Definitivamente mejora la drado, que es lo que ocupa un servidor. más económico tercerizar; y el proceso de
eficiencia operativa en las empresas, porque y es que el precio del metro cuadrado digitalización diario que, dependiendo de las
los tiempos para localizar un archivo o expe- para almacenamiento de documentos fí- circunstancias, puede realizarse con recur-
diente se reduce de días u horas, a minutos'; sicos en las empresas puede resultar bas- sos internos o también puede trabajarse por
asegura Bradna, de Sofex. tante oneroso. De acuerdo con el represen- medio de outsourcing.
Por su parte, Rojas, de Codisa, concuerda tante de Sofex, un archivo de 200 metros Sobre este aspecto, Guillermo Bran, de
con lo dicho anteriormente y asevera que cuadrados tiene un costo aproximado de Infile, recomienda hacerlo por medio de
la relación de tiempo de trabajo dedicado a US$3200, sólo en concepto de renta men- outsourcing. "Es importante que este pro-
tareas de gestión documental por parte de sual del espacio. "Si se multiplica eso por ceso se pueda delegar en personas que
profesionales que basan su trabajo en el co- cinco años, ese archivo le estará costando a tienen experiencia en este tipo de acti-
nocimiento, supone entre un 30% y 40% del la empresa cerca de $200 000", dice. vidades. Al tener un presupuesto fijo, el
cliente puede controlar su gasto. Estas son
variables que no se pueden controlar si el
proceso se hace in house".
Rojas concuerda con lo expuesto y resalta
"El I de este tipo de soluciones es que, a través de la tercerización, la empresa
perfectamente medible, ya que existen no va a requerir invertir en hardware, soft-
ware o en personal adicional técnico para
una serie de parámetros que podemos el mantenimiento de la aplicación; además,
cuantificar, en cuanto a productividad, se da una optimización de los procesos de
digitalización, ya que personal capacitado
uso de consumibles, entre otros". realiza los procesos de digitalización de la
- NATACHA ABREU , HP manera más eficiente. "De esta forma, las
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4. ,:- -t;- ""1--i!'- ~~ -.p~
KNOWHOW '.;
- ... ",:~
"Para asegurarse que se cumpla el objetivo 00 O
trazado, debemos ye El Banco BBVA Panamá entró en un
proceso de di gitali zación, con una
supervisar calidad, tiempo, cumplimiento solución de L exmark, la cual captura e
de expectativas, alcance de metas, establecer indexa los documentos de soporte que
presentan los clientes al solicitar un
limitaciones y medir los beneficios a lograr". préstamo y los convierte en imágenes
- FRANKLI CORDERO, PBS di gitales que flu yen hacia el repositorio
documental del banco, para luego ser
consultados y autori zados por el comité
de crédito.
empresas se dedican a su negocio y no a ve- una mensualidad que abarca todo o que la De acuerdo con Ri cardo Bacilli,
lar por el funcionamiento y crecimiento del compañía requiere para satisfacer su ne- subgerente de sistemas del banco, a
hardware. Eso le corresponde a quien brinda cesidad de digitalización y resguardo de través del proceso de di gitalización y
el servicio de SaaS'; asevera documentos. almacenamiento de documentos, los
Sea cual sea la decisión que se tome, los pasos requeridos para aprobar un crédito
expertos aseguran que con este tipo de se han redu cido dramáticamente, además
de que se ha logrado eliminar costosos
procesos la empresa fácilmente podrá cal- En la era de los ataques cibernéticos,
procesos manuales y de mensajería.
cular el retorno de la inversión (ROl, por una de las razones que muchas empresas
sus siglas en inglés). "Hay modelos estruc- aducen para no implementar un sistema Según la empresa, a un año de
turados de análisis del ROl para proyectos de gestión documental es el temor a per- implementar este proceso, se ha logrado
de digitalización de documentos. Depende der su información a manos de criminales reducir en un 30% los costos totales de
mucho del alcance del proyecto, sin em- de la red. Sin embargo, los expertos ase- impresión.
bargo, la inversión comúnmente puede guran que la información no corre n ingún
recuperarse en aproximadamente 18 me- riesgo, siempre y cuando la compañía in-
ses", asegura Juárez, de GSI. vierta en establecer las medidas de seguri-
Por su parte, Natacha Abreu, gerente de dad necesarias para este fin.
canal y ventas para Centroamérica, el Ca- "Un proveedor con experiencia trasla-
ribe y Venezuela de HP, considera que el da a cada uno de sus clientes las mejores
ROl de este tipo de soluciones es perfec- prácticas en seguridad de la información.
tamente medible, ya que existen una serie Esto permite plantear recomendaciones
de parámetros que podemos cuantificar, para labores preventivas que eviten la
en cuanto a productividad, uso de consu- pérdida de los documentos digitalizados,
mibles, entre otros. definan procesos para un plan de recupe-
"Si yo imprimo menos y hago más pro- ración de desastres (DR, por sus siglas en
cesos basados en lo digital, vaya tener me- inglés) exitoso y aseguren la continuidad
nos gastos de almacenamiento de papel y de acceso a los datos", detalla Juárez.
menos gastos de transporte, por ejemplo. Claro que, sean las características de
También mis gastos van a reducirse por- la plataforma informática adquirida, esta
que los departamentos de IT no van a estar debe incluir aspectos de seguridad, como
dando tanto soporte a equipos de impre- perfiles de acceso, encriptación de índices
sión pequeños y mal distribuidos, sino que e imágenes, firma electrónica y optimiza-
van a concentrarse en dar soporte a los ción de servidores de almacenamiento.
multifuncionales y de digitalización. Para Rojas, de Codisa, la garantía de la
De acuerdo a Franklin Cordero, gerente seguridad de la información radica en la
de soporte a ventas de PBS, para asegurar- infraestructura física donde estén res-
se que se cumpla el objetivo trazado, debe- guardados los documentos. "Las empresas
mos documentar el plan del proyecto, para deben asegurarse de que sus documentos
indicar responsabilidades de cada miem- estén almacenados en un datacenter de ca-
bro del equipo, supervisar calidad, tiempo, lidad mundial", dice.
cumplimiento de expectativas, alcance de Por otro lado, la plataforma debe tener los
metas, establecer limitaciones, medición niveles de seguridad de acceso y resguardo
de beneficios a lograr y generar reportes de los archivos para garantizar la accesibili-
del avance del proyecto. dad e integridad de los archivos. "Para esto
Para los especialistas, cuantificar el ROl se necesita un software desarrollado espe-
bajo la modalidad SaaS es mucho más sen- cíficamente para el resguardo y administra-
cillo, ya que no hay inversión inicial, solo ción de los documentos", indica . •
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