1. Sílvia Gomes Fernandes n.º15
UC_5_Projectos de Organizações de Eventos
PLANEAMENTO GERAL
Participantes: ...........................................................................1
Recursos Necessários:................................................................1
Promoção do Evento:.................................................................2
Grupos de Supervisão das Actividades:.........................................2
Grupo Organizador:................................................................2
Relações Organização / Cliente..............................................2
Relações Organização / Espaço / Decoração / Publicidade..........2
Relações Organização / Serviços de Restauração......................2
Relações Organização / Serviços Técnicos Informáticos..............3
Relações Organização / Serviços Hoteleiros..............................3
Orçamentação.....................................................................3
Grupo de Planeamento Temporal:.............................................3
Grupo Operacional:.................................................................3
Grupo Financeiro:...................................................................4
Análise SWOT:..........................................................................4
Metas e Objectivos:...................................................................4
Evento/ Tema: Seminário Comércio e Investimentos na Galiza
Participantes:
Gerentes, Directores financeiros ou Directores comerciais de
empresas portuguesas com intercâmbio comercial com a
Galiza;
Gerentes ou Directores de RR. HH. de empresas portuguesas
interessadas em estabelecer sociedades ou filiais na Galiza;
Gerentes de empresas portuguesas subcontratastes de
empresas galegas
Recursos Necessários:
Auditório de fácil localização e atractivo, que promova a região.
Decoração do espaço, flyers, banners
O local do Seminário deverá estar equipado com material
multimédia actualizado. - Ter em atenção os participantes
(gestores, administradores e investidores de alto nível)
2. Sílvia Gomes Fernandes n.º15
UC_5_Projectos de Organizações de Eventos
O local escolhido, terá de ter salas de recepção, para permitir
os coffe-breaks.(atenção à qualidade)
Respectivo pessoal qualificado para dar assistência aos coffee
breaks (atenção à qualidade)
O local escolhido terá de ter salas de refeição, de modo a
permitir o almoço (atenção à qualidade)
Respectivo pessoal qualificado para dar assistência aos
almoços. (atenção à qualidade)
Contratar hospedeiras, para a recepção (atenção à qualidade)
Garantir os técnicos de Helpdesk
Assistência à mesa de oradores
Garantir a estadia dos oradores convidados
Verificar parcerias com grupos hoteleiros de modo a hospedar
participantes do evento – escolha facultativa
Promoção do Evento:
Consultar empresas de divulgação de eventos, e garantir a
promoção do evento, conforme objectivos do cliente
Grupos de Supervisão das Actividades:
Grupo Organizador:
Relações Organização / Cliente
Criar as condições, elaborar bugets para o Cliente validar
Organizar e delegar grupos de trabalho
Planear o dia dos eventos: horários, esquemas de
apresentação, intervalos, programa do evento
• Realiza-se no dia 30 Junho no Auditório das Caves
Cálem na Avenida Diogo Leite, nº 344 em Vila Nova da
Gaia
Relações Organização / Espaço / Decoração / Publicidade
Organizar e definir a decoração do espaço
Definir as necessidades, de modo a contratar empresas
necessárias
Definir objectivos de divulgação de promoção do evento
Relações Organização / Serviços de Restauração
Organizar e definir as respectivas necessárias
Organizar orçamentos e de modo a definir prioridades
conforme programa a executar
3. Sílvia Gomes Fernandes n.º15
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Relações Organização / Serviços Técnicos Informáticos
Garantir / Certificar / Fazer o check da instalação correcta
dos equipamento
Conhecer os programas dos convidados ou oradores a
utilizar
Contratar técnicos especializado, de modo a manter o
helpdesk, antes, durante e depois do evento.
Relações Organização / Serviços Hoteleiros
Consultar os serviços hoteleiros do local de evento, ou
perto do local do evento (o ideal é escolher um local
válido, ás várias operações hoteleiras.
Contratar hospedeiras para a recepção e manutenção na
sala de Auditório
Verificar alojamentos (qualidade)
Escolher tipos de alojamentos e os requisitos necessários
dos vários participantes do evento
Consultar os serviços extra alojamento (pacotes de
alojamento)
Elabora ficha de inscrição dos participantes, de modo a
elaborar listagem de necessidades para executar as
reservas
Orçamentação
Elaborar em conjunto com os subgrupos, todos os
orçamentos, tendo como report o grupo organizador.
Elabora os Pedidos de Orçamentos:
• Pedidos de estimativa de custo do Espaço – Local
proposto Caves Além
• Pedidos de estimativa de custos dos Técnicos de
Helpdesk
• Pedidos de estimativa de custos dos Técnicos de
restauração e/ou serviços de restauração
• Pedidos de estimativa de custos de Hospedeiras para a
recepção
• Pedidos de estimativa de custos
Grupo de Planeamento Temporal:
Garante e estabelece os tempos de execução de
tarefas operacionais de todos os subgrupos
Grupo Operacional:
Garantir a execução de todas as tarefas operacionais,
respeitando os death-lines.
4. Sílvia Gomes Fernandes n.º15
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Garante a contratação de segurança e assistência médica
Grupo Financeiro:
Elabora propostas de preços dos serviços a prestar pela
organização de eventos
Elabora as facturas correspondentes aos serviços prestados,
conforme tabelas dos organizadores de eventos
Garante as propostas de financiamento e os recebimentos
Garante e Elabora os pagamentos a Fornecimentos de
Serviços Externos.
Análise SWOT:
S : Local do evento reúne todas as condições : sistemas
multimédia; auditório com capacidade prevista e alternativas
móveis; sala de recepção; salas de refeições
W : O local do evento poderá ter reservas para data do
evento; os oradores poderão não estar disponíveis
O : Os participantes do evento serão potenciais clientes
T : Conflitos de interesses
Metas e Objectivos:
Criar ambiente propício ao evento
Verifica-se um evento promocional ao investimento nacional
Políticas e Regras:
O uso de telemóvel interfere com o sistema audiovisual,
assim o a sua utilização não é permitida.
As saídas e entradas durante o evento é garantido pela
identificação de acreditações: acreditação de organizador;
acreditação de técnicos; acreditação de participantes;
acreditação dos oradores; acreditação de seguranças
Utilização de protocolo a elaborar