Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty sebrina holdings việt nam

1. 1
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN
HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY
SEBRINA HOLDINGS VIỆT NAM

2. 2
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ
QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1.Khái niệm về công tác văn thư
Văn thư vốn là từ gốc hán dùng để chỉ tên gọi chung các loại văn bản giấy tờ.
“văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Dùng chỉ tên gọi chung của các
loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…)
và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho
quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được dùng khá phổ biến dưới các
triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời trung cổ, đặc biệt dưới
triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
Ngày nay văn bản đã được các cơ quan đảng, nhà nước, các tổ chức kinh tế,
chính trị - xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ
đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với
chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản… những công
việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối
với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. vậy có thể định nghĩa công tác văn thư
sau:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đảng, các cơ quan nhà
nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Theo khái niệm này thì đối tượng của công tác văn thư là văn bản giấy tờ và tất
cả những công việc gì liên quan đến văn bản đều thuộc phạm vi công tác văn thư.
1.1.1.Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung
và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Nói đến công tác văn thư là nói đến
những công việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn
bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin
văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. nếu thiếu một trong những nội dung
trên thì công tác văn thư chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến
nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. trong văn phòng công tác văn thư

3. 3
không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một
mắc xích trong hoạt động quản lý các cơ quan, đơn vị. như vậy công tác văn thư gắn
liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý, có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
1.1.2.Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin
cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Công
tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. thông tin phục vụ quản lý
được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính
xác nhất là thông tin bằng văn bản. do đó bất kỳ công việc gì liên quan đến văn bản
giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối chính xác, nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây
ra hậu quả.
Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp giải quyết công việc của cơ quan một cách
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn
bí mật của đảng và nhà nước. đồng thời giữ gìn được bí mật; hạn chế được bệnh quan
liêu giấy tờ , giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của nhà nước để làm
những việc trái pháp luật.
Tổ chức tốt công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ
quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung
chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết các văn bản sẽ
là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực và hiệu quả.
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp
vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức
tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng
đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng
thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của
mình.

4. 4
1.1.4.Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ cho nên công tác
văn thư cần phải thực hiện đúng quy định của nhà nước, để tổ chức tốt công tác văn
thư cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Đảm bảo nhanh chóng kịp thời: đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công
tác văn thư, vì công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản
lý nhanh chóng, kịp thời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải
giải quyết nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm chễ sẽ gây ra ách tắc công việc làm giảm
ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quả nghiêm
trọng.
- Đảm bảo chính xác: là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác văn
thư, bởi vì vản bản là phương tiện thông tin chính xác. Thực hiện yêu cầu này cần phải
thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối chính xác về mặt pháp
lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, số liệu phải đầy đủ,
chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể thức và tiêu chuẩn nhà nước ban
hành các khâu nghiệp vụ như trình bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản
và thực hiện đúng các chế độ quy định của nhà nước về công tác văn thư.
- Đảm bảo giữ gìn bí mật: văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn
vị, tổ chức đều chứa đựng những thông tin bí mật. tuy có nhiều mức độ khác nhau có
loại thuộc bí mật quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có
loại thuộc bí mật của một cơ quan. Do đó cần phải giữ gìn bí mật. tất cả những người
liên quan đến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí mật và phải
thực hiện đúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của hội đồng nhà nước.
- Hiện đại hóa công tác văn thư: việc thực hiện những nội dung cụ thể của công
tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại.
Vì vậy nếu yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề
bảo đảm cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có
năng suất, chất lượng cao.
Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách,
nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của
đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo

5. 5
thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế
có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.
1.1.5.Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậy nội dung
của cong tác văn thư gồm các công việc là: soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết
văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. việc thực hiện các công việc của công tác văn
thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định. Công tác văn thư bao gồm
4 nội dung sau:
Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản
- Trình duyết và kí văn bản
- Ban hành văn bản
Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản, nội dung công việc này bao
gồm:
- Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến
- Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi
- Tổ chức quản lí văn bản mật
Thứ ba: Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
Thứ tư: Tổ chức sử dụng con dấu
1.2.Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính
Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà
nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế ... dùng để ghi chép và tuyền
đạt thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. VB là đối tượng
nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo góc độ nghiên cứu mà các ngành đó
có những định nghĩa khác nhau.
Dưới góc độ ngôn ngữ học văn bản được định nghĩa như sau “ Văn bản là sản
phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức,
trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” Theo Lê A và
Đinh Thanh Huệ
Theo Nguyễn Quanh Ninh và Hồng Dân “ Văn bản làm một thể hoàn chỉnh về
hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn
tại điển hành của VB là dạng viết”.

6. 6
Dưới góc độ văn bản học văn bản được hiểu theo nghĩa rộng: “văn bản là vật
mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”
Dưới góc độ hành chính học văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp “văn bản dùng
để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”.
Tóm lại,tại điều 1 của điều lệ quy định chế độ chung về công tác công văn, giấy
tờ ở các cơ quan ban hành kèm theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/11/1957 của Thủ
Tướng Chính Phủ quy định “ Các công văn, giấy tờ gọi chung là văn bản; chúng hoàn
chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp
và tồn tại dưới dạng chữ viết”. (trích Những văn kiện chủ yếu của Đảng và nhà nước
về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, Cục lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982,
tr.23)
Ngày nay thuật ngữ này được sử dụng thường xuyên và phổ biến trong cán bộ,
viên chức của các cơ quan, tổ chức. Như soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và
giải quyết văn bản...
1.2.1.Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng
riêng được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động quản lý; đồng
thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Trong hoạt động của các cơ quan
nhà nước hàng năm nếu là cơ quan nhỏ có tới hàng trăm văn bản được hình thành; nếu
là cơ quan lớn thì số lượng văn bản hình thành lên đến hàng nghìn với thể loại đa dạng
và nội dung phong phú. Theo điều 4 của nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư ta có phân loại hệ thống văn bản quản lý
nhà nước sau:
1.1.1.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc
phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong
luật này hoặc trong luật ban hành VBQPPL của HĐND, UBND, trong đó có quy tắc
xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được nhà nước bảođảm thực hiện để điều
chỉnh các quan hệ xã hội. (trích Điều 1, Luật Ban hành VBQPPL, Hà Nội, 2008, tr.01)

7. 7
1.2.2.Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản mang tính thông tin, điều
hành nhằm thực thi các VBQPPL hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản
ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc... trong các cơ quan, tổ chức
Đây là một hệ thống VB rất phức tạp và đa dạng bao gồm 02 loại:
- Văn bản không có tên loại: công văn
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, tờ trình, đề án, chương trình.. các loại
giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép...) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu
báo, phiếu trình...)
1.2.3.Văn bản chuyên môn – kỹ thuật
Văn bản chuyên môn – kỹ thuật là loại văn bản do 01 cơ quan quản lý nhà nước
trong 01 lĩnh vực nhất định được nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một
lĩnh vực điều hành của bộ máy nhà nước. Loại VB này mang tính chất đặc thù và
thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ quan, nhà nước theo quy định của pháp
luật.Như ngân hàng, xây dựng, y tế...
1.2.4.Văn bản cá biệt (văn bản hành chính cá biệt)
Văn bản cá biệt là VB mang tính áp dụng quy phạm pháp luật do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định để đưa ra các quy tắc sử
xự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ.
Văn bản cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm,
miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật…
1.3.Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý văn bản
1.3.1.Những quy định của nhà nước về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của chính phủ về sửa đổi bổ
sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
- Quyết định số 206/2005/QĐ-BQP ngày 20/12/2005 quy định ban hành và quản
lý văn bản hành chính;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

8. 8
- Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong quân đội;
- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của công ty CPXL Thành An 96
ban hành,
1.3.2.Những quy định của Nhà nước về công tác tổ chức quản lý văn bản
- Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư;
- Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 cuả Chính phủ v/v sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004;
-Quyết định số: 206/ 2005/ QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm 2005 về việc ban
hành quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính;
- Thông tư số: 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 ban hành quy chế về công tác
văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội;
- Thông tư số: 217/2014/TT-BQP ngày 16/12/2014 quy định về việc ban hành, sử
dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng truyền số liệu;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của công ty CPXL Thành An 96
ban hành,
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TẬP ĐOÀN SEBRINA HOLDINGS LTD
2.1 Tổng quan về Tập đoàn Sebrina Holdings Ltd
2.1.1. Quá trình hình thành và lịch sử phát triển

9. 9
Tập đoàn Sebrina Holdings Ltd là công ty với bề dày kinh nghiệp hơn 20
năm trong lĩnh vực năng lực, hàng hoá, bất động sản, một tập đoàn hoạt động
trong lĩnh vực dịch vụ năng lượng và đầu tư bất động sản tại Singapore và các
nước trên thế giới. Năm 1995, Nasrat Muzayyin thành lập nên Sebrina tại
Singapore, ban đầu Sebrina được thành lập như một văn phòng gia đình để quản
lý đầu tư và kinh doanh bất động sản của gia đình. Dưới sự lãnh đạo của Nasrat,
hoạt động kinh doanh và kinh doanh tài sản dầu của công ty đã phát triển thành
một Tập đoàn lớn mạnh và đầu tư ra nước ngoài, trong đó có Việt Nam.
Nắm bắt được Việt Nam là nước đang trên đà phát triển và có nhu cầu về
vận chuyển hàng hoá, năng lượng và bất động sản. Tập đoàn Sebrina Holdings
Ltd đã hợp tác và đặt văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh vào ngày
08/08/2016.
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN SEBRINA HOLDINGS PTE. LTD. TẠI THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH
Văn phòng đại diện Sebrina Holdings Pte. Ltd. Tp.HCM được thành lập theo giấy
phép đăng ký kinh doanh số: 0313952984 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố
Hồ Chí Minh cấp.
Địa chỉ: Tầng10,Times Square Building,22, 36Nguyễn Huệ&57, 69F ĐồngKhởi,
Phường Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Mã số thuế: 0313952984
Người ĐDPL: Hoàng Nguyễn Sơn
Ngày hoạt động: 20-03-2009
Giấy phép kinh doanh: 0313952984
Hoạt động chính: Đầu tư bất động sản, vận chuyển hàng hoá, phân phối dầu khí.
Trải qua hơn 20 năm hình thành và phát triển, với định hướng vì chất lượng cuộc
sống, Nhóm quản lý Tập đoàn Sebrina Holdings Ltd. cùng cán bộ công nhân viên công
ty luôn luôn cố gắng nỗ lực hơn nữa đem đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất
và một dịch vụ hoàn hảo nhất để có thể làm hài lòng tất cả các khách hàng khó tính
nhất.

10. 10
Kết quả là hiện nay công ty đã có uy tín tại thị trường trên nhiều nước, trong
đó có Việt Nam. Tuy mới có mặt tại Việt Nam hiện nay, nhưng Tập đoàn Sebrina
Holdings đã có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp lên tới hơn 70 người.
Và cơ hội hợp tác với Bộ GTVT Việt Nam trong thời gian tới, Sebrina Holdings
thể hiện sự quan tâm đến các dự án xây dựng cảng biển ở Việt Nam, Khu công nghệ
phần mềm ở Đà Nẵng, các dịch vụ logistics và du lịch tại Bà Rịa – Vũng Tàu và công
ty cũng có đội ngũ bất động sản tìm kiếm giá trị gia tăng cho các khu nhà ở và thương
mại tại Việt Nam.
Trước tình hình đó, với chủ trương của Chính phủ là mở rộng đầu tư các ngành
kinh tế, đặc biệt là hàng hải và bất động sản. Theo các chuyên gia trong và ngoài nước,
thị trường xây lắp Việt Nam có tiềm năng rất lớn.
2.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1.2.1.Nhiệm vụ
Hiện tại, Sebrina Holdings Ltd tại Việt Nam đã nhận được sự ủy thác của các
chủ đầu tư trong việc tiếp thị và phân phối của nhiều dự án.
Lãnh đạo công ty luôn có sự nhìn nhận lâu dài về xây dựng và chúng tôi luôn nỗ
lực đầu tư vào những mối quan hệ hợp tác chiến lược và được biết đến như một nhà
cung cấp các dịch vụ có chất lượng tốt nhất. Sebrina Holdings Ltd quyết tâm trở thành
một công ty hàng đầu trong lĩnh vực đầu tư bất động sản, hàng hải và năng lượng dầu
khí. Công ty luôn cố gắng không ngừng để tạo nên những giá trị riêng biệt cho khách
hàng, cho nhân viên, và cho cộng đồng.
Tạo môi trường làm việc thân thiện và hòa đồng trong tổ chức, gắn kết, giúp
nhau cùng phát triển. Công ty thực hiện chính sách ưu đãi, lương bổng cho nhân viên
khi làm việc.
2.1.3.2. Quyền hạn
Là một đơn vị đầu tư bất động sản có nguồn vốn từ nước ngoài, Công ty hợp tác
với Bộ GTVT Việt Nam và thực hiện các dự án tại Việt Nam về lĩnh vực năng lượng,
bất động sản.
Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng để giải quyết những vấn
đề phát sinh trong quá trình thực hiện và tranh chấp về hợp đồng với các bên có liên
quan. Công ty mở tài khoản bằng tiền Việt Nam tại ngân hàng Techcombank.
2.1.4.Cơ cấu tổ chức của công ty

11. 11
2.1.4.1.Cơ cấu tổ chức
Văn phòng Sebrina Holdings Ltd có cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý. Bộ máy
cơ cấu tổ chức của đơn vị công ty:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
( Nguồn: Phòng Hành Chính – Nhân sự )
2.1.4.2.Chức năng của các phòng ban
o Ban Giám Đốc
- Xây dựng, triển khai, đánh giá việc thực hiện kế hoạch theo định hướng và mục
tiêu kinh doanh của Công ty.
- Xây dựng các chiến lược Marketing, quản lý khai thác thị trường và đẩy mạnh
phát triển doanh số bán hàng.
- Ban hành và phê duyệt các nội quy mới, ra quyết định trong việc quản trị nguồn
nhân lực nhân viên mới.
o Phòng Kinh Doanh: (1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 15 nhân viên)
- Hoạch định và triển khai các phương án kinh doanh nhằm phát triển quy mô hoạt
động của công ty. Tổng hợp tình hình kinh doanh theo từng tháng, quý và đề ra các
giải pháp trong thời gian tiếp theo.
- Mở rộng thị phần, tìm thị trường mới.
- Tạo được ấn tượng và hình ảnh chất lượng kinh doanh của công ty, không để
khách hàng phàn nàn về cung cách phục vụ của nhân viên công ty.
- Tìm hiểu nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ của khách hàng để tư vấn và giới
thiệu sản phẩm/dịch vụ của công ty đến khách hàng.
- Thực hiện việc báo giá và soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu.
TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÒNG
KINH
DOANH
PHÒNG
MARKETING
PHÒNG HC
– NS
PHÒNG KẾ
TOÁN

12. 12
- Ghi nhận các thông tin phản hồi của khách hàng và chuyển đến các bộ phận liên
quan để xử lý kịp thời.
- Phân loại khách hàng để có chế độ hậu mãi thích hợp.
o Phòng Marketing: (1 trưởng phòng và 4 nhân viên)
- Phòng Marketing có nhiệm vụ theo dõi và thu thập thông tin trên thị trường để có
những thông tin hỗ trợ cho việc lên kế hoạch triển khai các chiến lược kinh doanh.
- Theo dõi, chăm sóc và cải tiến website, khách hàng của công ty.
- Nghiên cứu và đưa ra các biện pháp hữu hiệu, tích cực nhằm quảng bá hình ảnh
thương hiệu công ty ra bên ngoài.
- Chịu trách nhiệm thiết kế, tố chức các cuộc họp, các buổi tọa đàm trong lẫn ngoài
công ty.
- Soạn thảo nội dung và thiết kế các mẫu quảng cáo, catalog, danh thiếp.....
- Hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc tiếp cận khách hàng ( tìm kiếm thông tin
khách hàng, gửi catalog,...... ).
o Phòng Hành Chính – Nhân Sự: (1 trưởng phòng và 3 nhân viên)
- Phòng Hành Chính – Nhân Sự là phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng mô
tả công việc các chức danh.
- Lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu nhân lực của các
bộ phận về yêu cầu tuyển dụng nhân viên cũng như các hoạt động công chúng nhằm
nâng cao hình ảnh của công ty.
- Xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng như quảng cáo, thu nhận hồ sơ, thi và
phỏng vấn, khám sức khỏe và thương lượng với ứng viên.
- Tìm cách tốt nhất để nâng cao các hoạt động tuyển dụng như giới thiệu tại trường
Đại học, Cao đẳng hoặc tham gia hội chợ việc làm và đăng quảng cáo trên báo, trên
internet..... Hướng dẫn đào tạo cấp dưới về hệ thống nhân sự và đề xuất với cấp trên
trực tiếp về mọi ý tưởng sáng tạo nhằm nâng cao chất lượng công việc của bộ phận.
- Tổ chức tuyển dụng theo sự phê duyệt của Ban Giám Đốc, đào tạo cán bộ nhân
viên đáp ứng theo yêu cầu hoạt động kinh doanh của công ty.
- Quản lý và theo dõi các hồ sơ nhân viên, theo dõi và thực hiện việc ký hợp đồng
thử việc, hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng.

13. 13
- Thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,..... cho các nhân viên trong
công ty. Tổ chức lịch thử việc và hướng dẫn các nhân viên mới tiếp cận với công việc
của công ty.
- Thực hiện công tác chấm công, ngày đi làm và phổ biến các nội quy công ty cho
nhân viên mới.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quan hệ nhân sự, theo dõi việc chấm công và
nhắc nhở nhân viên thực hiện các nội quy trong công ty.
- Quản lý và phân phát văn phòng phẩm, theo dõi việc sử dụng, bảo dưỡng các thiết
bị văn phòng và quản lý hệ thống máy tính và dữ liệu của công ty.
o Phòng Kế Toán: (1 kế toán trưởng và 3 nhân viên kế toán)
- Phòng Kế Toán có chức năng thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và
áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thông tin tài chính.
- Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động
sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty.
- Cân đối sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, quyết toán thuế theo quy định của nhà
nước.
- Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính. Theo dõi lợi
nhuận, chi phí và lương thưởng của nhân viên.
- Đáp ứng các mục tiêu cho tài chính kế toán bằng cách dự báo những yêu cầu.
- Tránh vi phạm pháp luật bằng cách tìm hiểu các luật hiện tại và đề xuất, thực hiện
luật kế toán, đề nghị các thủ tục mới.
- Điều phối việc tập hợp, cũng cố đánh giá dữ liệu tài chính. Duy trì và kiểm soát
các thủ tục chính sách kế toán.
- Lưu trữ, theo dõi và thanh lý các hợp đồng, kiểm tra, rà soát, ghi chép chứng từ kế
toán đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp.
- Chuẩn bị ngân sách hàng năm, phân tích những sai biệt và thực hiện động tác sửa
chữa. Lên dách sách các khoản thu, chi phù hợp cho các hoạt động của công ty.
- Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ.. trong Công ty và báo
cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
- Cuối năm kế toán phải làm báo cáo tài chính và báo cáo lên giám đốc phê duyệt và
có định hướng cho năm kế tiếp. Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan

14. 14
đến công tác tài chính, kế toán, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám
đốc ban hành hoặc đề xuất với Lãnh đạo Công ty trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2.2. Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Sebrina
Holdings Ltd
2.2.1.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Văn phòng Sebrina Holdings Ltd tất các văn bản ban hành đều phải thực hiện
theo các văn bản quy định của nhà nước. Vì vậy khi soạn thảo văn bản công ty đều dựa
trên các căn cứ pháp lý để soạn thảo ban hành văn bản sau:
- Hiến pháp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2014.
- Luật doanh nghiệp số 68/2015/QH13;
- Điều lệ hoạt động của công ty (trong đó quyết định hình thức hoạt động của
công ty).
- Quy chế hoạt động sản xuât kinh doanh của công ty
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn
thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của chính phủ sửa đổi, bổ sung
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư
- Quyết định số: 206/ 2005/ QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm về việc ban hành
quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính.
- Thông tư số: 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 ban hành quy chế về công tác
văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội;
- Thông tư số: 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong quân đội;
* Với lĩnh vực hoạt động là đầu tư và xây dựng cho nên tài liệu công ty hình
thành mang tính chất chuyên môn đặc thù cao. Cho nên phần lớn tài liệu của các
phòng ban sản sinh ra đều do cán bộ chuyên môn của từng phòng ban đó soạn thảo,
đánh máy hoặc kết hợp với nhau trong quá trình giải quyết công việc dựa trên quy chế
của từng phòng ban. Một số văn bản hành chính đơn giản như công văn, giấy mời,
biên bản… có quy trình xây dựng và ban hành rất đơn giản, nhiều trường hợp có thể
bỏ qua các bước để tiến hành soạn thảo. Tuy nhiên đối với nhiều văn bản có giá trị
pháp lý cao, phạm vi rộng và lâu dài thì để ban hành đều phải trải qua quá trình xây
dựng và ban hành văn bản theo các công việc sau:

15. 15
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn và phạm vi phổ
biến của các văn bản cần soạn thảo:
Khi công việc phát sinh cần soạn thảo văn bản để giải quyết mà việc đầu tiên của
công tác soạn thảo một văn bản là xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của
văn bản cần ban hành. Tại Văn phòng Sebrina Holdings Ltd thì công việc này đã được
Giám đốc hoặc phó giám đốc làm, bởi vì khi giao việc soạn thảo cho Ban hoặc cán bộ
chuyên trách thì lãnh đạo luôn chỉ đạo việc soạn thảo văn bản có tên gì và nội dung
chính của văn bản ra sao? Dựa trên ý kiến của lãnh đạo cán bộ chuyên trách tiến hành
soạn thảo. Còn việc xác định độ mật khẩn của văn bản đều do lãnh đạo quyết định.
Nhưng trong thực tế hầu hết các văn hành do công ty ban hành đều mang nội dung
thông thường không cần đến độ mật, khẩn.
Bước 2: Thu thập xử lý các thông tin liên quan đến vấn đề cần soạn thảo
Việc thu thập và sử lý thông tin chỉ được áp dụng vào việc soạn thảo những văn
bản quan trọng có liên quan đến nhiều vấn đề như báo cáo tình hình hoạt động năm, 6
tháng đầu năm… thì lúc này cán bộ soạn thảo liên hệ với các ban, đội để lấy số liệu.
Từ đó chọn lọc những thông tin cần thiết và đưa vào văn bản, còn những nội dung
mang tính chất thông thường thì việc thu thập và xử lý thông tin sẽ không áp dụng.
Bước 3: Tổ chức soạn thảo văn bản
Sau khi hai công việc đầu đã hoàn tất, cán bộ soạn thảo được giao soạn thảo tiến
hành soạn thảo văn bản. Đưa vào tên loại gì và nội dung của văn bản, tiến hành chọn
lọc những thông tin từ những tài liệu đã thu thập để hoàn thiện phần nội dung của văn
bản. (Các thể thức văn bản và cách trình bày văn bản được sử dụng theo đúng hướng
dẫn số: 42/HD-CNĐN ngày 07/11/2012)
Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến tham gia của các cơ quan, đơn vị và cá nhân có
liên quan (nếu cần) để hoàn chỉnh bản thảo.
Có thể đề xuất với lãnh đạo công ty tổ chức việc tham khảo ý kiến của cơ quan,
đơn vị, cá nhân có liên quan để tiếp tục nghiên cứu tiếp thu ý kiến, hoàn thiện văn bản.
Bước này chỉ áp dụng trong những trường hợp cần thiết. Trong thực tế tại Công ty
trong quá trình soạn thảo ít khi dùng đến vì những văn bản có nội dung đơn giản đã
được lãnh đạo định hướng ngay từ đầu.
Bước 5: Trình duyệt bản thảo.

16. 16
Bản thảo sau khi soạn xong thì được trình cho người có thẩm quyền ký văn bản
duyệt. Trước tiên là trình cho Trưởng phòng xem xét, sữa chữa bản thảo hoàn chỉnh.
Sau đó sẽ được trình cho lãnh đạo quyết định. Lãnh đạo xem xét kĩ về nội dung, quyết
định độ mật, khẩn (nếu có), phạm vi phổ biến của văn bản. Trường hợp sửa chữa, bổ
sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải báo cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết
định.
Bước 6: Đánh máy, nhân văn bản.
Sau khi bản thảo đã được duyệt thì cán bộ soạn thảo sẽ đánh máy văn bản đảm
bảo đúng nội dung bản thảo và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Khi đánh máy và
nhân bản văn bản đảm bảo kịp thời gian, đúng số lượng quy định, quản lý chặt chẻ và
tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Bước 7: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký
Văn bản khi được đánh máy và nhân bản xong thì Lãnh đạo, trưởng các ban, đơn
vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác nội
dung văn bản và ký bảo đảm vào sau dấu chấm hết (./.) của văn bản.
Sau đó văn bản được chuyển cho Cán bộ văn thư kiểm tra và xem xét lại lần cuối
và ký tên đảm bảo chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
sau dấu chấm của chữ viết tắt tên người đánh máy và số lượng bản phát hành (ở nơi
nhận) văn bản.
Bước 8: Ký văn bản.
Văn phòng Sebrina Holdings Ltd làm việc theo chế độ thủ trưởng nên thẩm
quyền ký văn bản được thực hiện cụ thể:
Giám đốc trực tiếp ký các văn bản do công ty ban hành.
Các phó giám đốc ký thay (KT.) Tổng giám đốc những văn bản thuộc phần việc
được phân công phụ trách.
Trưởng các ban được ký thừa lệnh (TL.) vào một số loại văn bản đôn đốc, nhắc
nhở công việc hành chính thông thường, những văn bản không phải để chỉ đạo hoặc
các văn bản sao và được sự đồng ý của giám đốc công ty.
Người ký văn bản đảm bảo đúng quyền hạn và chịu trách nhiệm hoàn toàn. Chữ
ký đảm bảo đúng mẫu chữ ký đã đăng ký và đúng quy định.
Sau khi văn bản đã hoàn thiện đầy đủ về mặt thể thức và nội dung, có đầy đủ chữ
ký thì chuyển đến cán bộ văn thư để phát hành văn bản.

17. 17
2.2.2. Về thể thức hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Tại Văn phòng Sebrina Holdings Ltd việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo
Hướng dẫn số 42/HD-CNĐN ngày 07/11/2012 của Văn phòng Sebrina Holdings Ltd
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được công ty thể chế
hóa từ văn bản số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012
Đây là 2 yếu tố cơ bản nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý thi hành văn bản, là cơ
sở để nâng cao hiệu suất, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành
nhằm tạo thuận lợi cho việc xử lý văn bản. Thể thức văn bản hành chính của Văn
phòng Sebrina Holdings Ltd (Ví dụ mỗi thành phần được trình bày giống như văn bản
thực tế)
1. Quốc hiệu, tiêu ngữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
- Đối với văn bản do Ban giám đốc công ty ban hành thì lấy tên chung.
TẬP ĐOÀN SEBRINA HOLDINGS LTD
Đối với văn bản do các ban, đơn vị trực thuộc công ty ban hành thì phía trên ghi tên
công ty và ở phía dưới là tên của phòng, ban, đơn vị ban hành văn bản đó.
TẬP ĐOÀN SEBRINA HOLDINGS LTD
PHÒNG KỸ THUẬT
3. Số, ký hiệu văn bản.
Số văn bản viết bằng chữa số Ả Rập, ký hiệu văn bản đặt sau số văn bản là chữ
viết tắt của tên loại và cơ quan ban hành văn bản, được thể hiện theo thứ tự sau:
Số: STT/ Tên loại - tên công ty
Số: 25/BC-CNĐN
4. Địa danh, ngày tháng ban hành văn bản.
- Địa danh: trụ sở chính nơi ban hành văn bản.
- Ngày tháng năm của văn bản là ngày chính thức văn bản được ký ban hành.
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2016
5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung.
- Văn bản có tên loại: là tên văn bản được ban hành
QUYẾT ĐỊNH

18. 18
Giao nhiệm vụ thi công công trình:
Nhà ở 34/Phạm Ngũ Lão
Hạng mục: Nhà nghỉ giải lao giữa ca
- Văn bản không có tên loại văn bản: trình bày dưới số và ký hiệu của văn bản
V/v mượn phòng để sử dụng
thi công công trình
6. Nội dung văn bản.
- Được trình bày đầy đủ, chính xác về thông tin, đúng quy định và thẩm quyền
của nhà nước và quy chế quy định của công ty chủ quản cấp trên. Sử dụng ngôn ngữ
viết, cách diễn đạt đơn giản,dễ hiểu, phù hợp với hình thức văn bản sử dụng.
7. Thể thức đề ký văn bản.
- Cấp trưởng ký trực tiếp:
GIÁM ĐỐC
Hoàng Nguyễn Sơn
- Cấp phó ký thay:
PHÓ GIÁM ĐỐC
………………….
- Cấp dưới một cấp ký thừa lệnh:
KẾ TOÁN TRƯỞNG
…………………….
- Hiện tại công ty công ty chỉ áp dụng 3 hình thức đề ký văn bản trên không có áp
dụng đề ký thừa ủy quyền (TUQ.)
8. Đóng dấu trên văn bản.
Công ty công ty đang sử dụng các loại dấu sau: dấu công ty, dấu tên. Tùy vào
thực tế văn bản ban hành mà đóng dấu cho đảm bảo tính hợp pháp, quy chế quy định.
9. Nơi nhận văn bản.
- Đối với văn bản có tên loại nơi nhận được trình bày dưới nội dung văn bản và
ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái. Được dùng
để xác định mục đích và trách nhiệm như: để báo cáo, để giải quyết, để biết, để lưu…

19. 19
Ví dụ: Nơi nhận:
- Công Ty Sebrina Holdings (để b/c);
- Cơ quan, đơn vị;
- Lưu: VT.
- Đối với văn bản không có tên loại thì nơi nhận ngoài ở trên còn có dưới trích
yếu nội dung văn bản của công văn sau từ “kính gửi”.
Ví dụ: Kính gửi: Công Ty Sebrina Holdings Ltd.
10. Các thành phần thể thức khác của văn bản.
- Dấu chỉ mức độ mật, khẩn: do lãnh đạo công ty công ty quyết định được trình
bày dưới địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, chỉ dẫn về dự thảo.
- Phê duyệt trực tiếp trên văn bản: trình bày dưới số kí hiệu hoặc độ mật, độ
khẩn (nếu có) và ghi trực tiếp chức danh người phê duyệt.

20. 20
2.2.3.Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản và ghi số,
ngày tháng năm văn bản, đăng ký và đóng dấu văn bản
* Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày và ghi số ngày tháng năm văn
bản
+ Kiểm tra thể thức hình thức kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản sau khi đã được lãnh đạo công ty ký thì đưa cho bộ phận văn thư hoàn
tất thủ tục phát hành. Tại đây văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về hình thức,
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện thấy văn bản sai thể thức, không
đúng quy định thì yêu cầu cán bộ chuyên môn sữa chữa lại trước khi ban hành.
+ Ghi sổ, ngày tháng văn bản
Tất cả văn bản do công ty phát hành thì mỗi một văn bản được ghi một số và một
ngày tháng nhất định do cán bộ văn thư ghi.
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký các loại văn bản do công ty ban hành trong
một năm: do công ty mới thành lập, quy mô nhỏ nên trong nămcông tychỉ ban hành
văn bản với số lượng ít trung bình 100 văn bản một năm cho nên cán bộ văn thư sử
dụng phương pháp đánh số tổng hợp đó là đánh số chung cho tất cả các loại văn bản đi
(trừ các hợp đồng chứng từ kế toán thì sẽ do cán bộ phòng ban soạn thảo tự đánh số và
đăng ký quản lý tại phòng ban mình rồi chuyển xuống cho văn thư đóng dấu).
- Tất cả các văn bản đi của công ty đều tập trung tại bộ phận văn thư để lấy số
theo hệ thống số chung, số được đánh liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm cho đến số
cuối cùng kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Việc đánh số cho văn bản hành chính được công ty trình bày và sắp xếp như
sau: số thứ tự của văn bản/viết tắt tên loại - viết tắt tên công ty, đơn vị ban hành.
- Ghi ngày tháng cho văn bản: ngày tháng ghi trên văn bản là ngày văn bản được
ban hành và có hiệu lực pháp lý được đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi tại văn thư
do nhu cầu giải quyết công việc và điều kiện thực tế của công tythì hầu hết các văn bản
khi ban hành đều được cán bộ soạn thảo và đánh máy sẵn luôn ngày tháng cho văn
bản.
* Đăng ký văn bản đi.
Với số lượng văn bản phát hành trong năm ít nên văn phòng Sebrina Holdings
Ltd sử dụng phương pháp đăng ký truyền thống là đăng ký văn bản đi bằng cách lập sổ

21. 21
đăng ký. Căn cứ vào tình hình thực tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, giải
quyết công việc thì cán bộ văn thư lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký công văn đi: Dùng để đăng ký cho tất cả các loại văn bản do công ty
phát hành (kể cả văn bản mật đi) và được dùng làm sổ chuyển giao văn bản đi luôn.
Số đăng ký cấp giấy giới thiệu.
Mẫu số đăng ký công văn đi được mà công ty đang áp dụng thực hiện là theo
mẫu thống nhất HTQLCL ISO 9001:2008 để việc đăng ký văn bản đi đạt hiệu quả.
Mẫu số đăng ký công văn đi
Bìa sổ:
- Phần đăng ký bên trong sổ: Áp dụng theo Thông tư số: 91/2012/TT-BQP
ST
T
Số, ký
hiệu văn
bản đi
Ngày
ban
hành
Tên loại và
Trích yếu nội
dung
Số lượng
bản
Số
lượng tờ
Độ
mật
Lưu
Nơi
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
CÔNG TY SEBRINA HOLDINGS LTD CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỔ
ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI
Ngày bắt đầu: …../……./……
Ngày kết thúc:…../……/…....
Quyển số: …
Năm: ……

22. 22
Sau khi đăng ký văn bản đi xong thì văn thư tiến hành nhân bản bằng cách photo
ra nhiều bản theo đúng số lượng và thời gian đã xác định ở phần nơi nhận của văn bản
đi.
* Đóng dấu văn bản.
Công ty bao gồm các loại dấu là: dấu công ty, dấu tên. Đóng dấu lên văn bản
được văn thư thực hiện khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của lãnh đạo công ty. Dấu
được đóng ngay ngắn, rõ rãng, đúng mẫu mực, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái
của văn bản.
Dấu treo được văn thư đóng lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên công ty
hoặc tên phụ lục ( Ví dụ: chứng từ kế toán… ).
Dấu giáp lại được văn thư đóng lên các văn bản, tài liệu chuyên nghành. Được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy (Ví dụ: Hợp đồng kinh tế… ).
Bước 2: Chuyển và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
+ Chuyển phát văn bản đi.
Căn cứ vào địa chỉ nơi nhận văn bản thì văn thư có thể chuyển trong hoặc ngoài
cơ quan công ty.
- Đối với những văn bản chuyển giao trong nội bộ công ty như cho các ban, đội
thì do số lượng ít nên văn thư dùng sổ đăng ký văn bản đi làm sổ chuyển giao văn bản
luôn. Khi chuyển văn bản đến cá nhân thì cán bộ văn thư yêu cầu ký nhận vào sổ để
đảm bảo quản lý chặt chẽ văn bản đi và là cơ sở pháp lý chính xác khi cần thiết.
- Đối với những văn bản chuyển ra ngoài công ty như là gửi cho cơ quan cấp
trên, các chủ đầu tư….thì trước hết cán bộ văn thư gửi qua fax hoặc bằng máy quét
(scan) rồi chuyển qua mạng đến nơi nhận sau đó bao gói văn bản chính chuyển qua
đường bưu điện. Văn thư lựa chọn bì phù hợp với đặc điểm văn bản sau đó cho văn
bản vào bì và điền đầy đủ thông tin địa chỉ nơi nhận văn bản lên bì văn bản.
- Đối với việc chuyển phát văn bản có nội dung “mật”; “tối mật”; “tuyệt mật” và
nội dung quan trọng thì làm các bước tương tự như văn bản thường nhưng đảm bảo
bí mật, thời gian và kèm theo phiếu gửi khi gửi văn bản đi.
+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

23. 23
Các văn bản sau khi hoàn tất thủ tục sẽ được chuyển giao bằng nhiều hình thức
khác nhau: Dù bất kỳ hình thức nào thì văn thư vẫn phải theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi bằng cách gọi điện thoại đến xác nhận xem nơi nhận đã nhận văn bản chưa cụ
thể: Nếu văn bản gửi qua máy Fax mà nơi nhận chưa nhận được thì văn thư có trách
nhiệm Fax lại,… Nếu phát hiện thấy văn bản gửi qua đường bưu điện bị thất lạc thì
văn thư báo cáo cho Trưởng ban để xem xét giải quyết dồng thời tìm cách nhanh nhất
để giải quyết văn bản khác thay thế văn bản đã bị thất lạc.
Bước 3: Lưu và lưu đính chính văn bản đi
+ Nguyên tắc bản lưu
Trong quá trình hoạt động giải quyết công việc công ty ban hành các văn bản gửi
đi. Thì tất cả các văn bản này đều phải lưu lại 2 bản: 01 bản lưu tại văn thư, 01 bản lưu
trong hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn nơi trực tiếp theo dõi giải quyết công
việc. Bản lưu ơ văn thư là bản gốc có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo và được đóng dấu
đỏ. Ngoài ra văn thư còn lưu lại những file văn bản điện tử đã scan trên máy. Vì vậy
cán bộ văn thư có trách nhiệm sắp xếp các văn bản đi sao cho khoa học dễ tra tìm.
+ Cách săp xếp bản lưu.
- Đối với Văn bản đi bằng giấy thì do đánh số tổng hợp nên cán bộ văn thư cũng
sắp xếp văn bản chung gọi là tập lưu chung. Tập lưu văn bản đi được văn thư săp xếp
theo năm. Cuối mỗi năm cán bộ văn thư tiến hành sắp xếp các văn bản lưu như sau:
Các văn bản có số nhỏ, ngày tháng ban hành sớm sắp xếp xuống dưới; Văn bản có số
lớn, ngày tháng ban hành muộn sếp trên, (sắp xếp theo trình tự đăng ký văn bản ).
- Đối với văn bản điện tử sau khi dùng máy quyét (scan) được chuyển thành file
thì văn thư tạo Folder tên công văn đi trong Folder đó tại các Folder các tháng nhỏ hơn
(từ tháng 01 đến tháng 12). Nên trong 01 tháng sẽ lưu các file văn bản đã phát hành.
+ Bảo quản và sử dụng văn bản lưu.
Cuối mỗi ngày cán bộ văn thư tiến hành lưu văn bản vào các file cụ thể là bấm
lỗ cho vào file và sắp xếp cho vào vào tủ để tiện cho việc quản lý chặt chẽ, khai thác
sử dụng được kịp thời khoa học.
+ Đính chính văn bản:
Văn bản sau khi ban hành có sai sót về nội dung thì được chỉ huy cơ quan, đơn vị
ban hành văn bản có hình thức văn bản tương đương để đính chính. Nếu Văn bản sai

24. 24
sót về thể thức và kỹ thuật trình bày thì trình chỉ huy công ty ban hành văn bản để đính
chính.
* Sơ đồ quy trình soạn thảo, ban hành văn bản và giải quyết văn bản đi của Công
ty Sebrina Holdings Ltd theo hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
 Áp dụng cho tài liệu đi gồm có:
+ Công văn, thư, Fax, Email
+ Hợp đồng – theo quy trình kiểm soát hợp đồng
+ Hồ sơ dự án, báo cáo, thuyết minh, dự toán, tổng dự toán, bãn vẽ,
 Lưu đồ thực hiện:

25. 25
Bước Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu
1
2
3
4
5
6
7
Giám đốc
Người được chỉ
định
Người được chỉ
định
Các đơn vị liên
quan
Giám đốc
- Người được
chỉ định
- Chánh văn
phòng
- Giám đốc
- Văn thư
- BM 12D:
Mẫu công văn
- BM 14D:
Mẫu Fax
- BM 15D:
Mẫu thư
- BM 18D:
Giấy giới thiệu
BM 13D: sổ
công văn đi
BM 03D: sổ
lưu
Công
văn gửi
đi
Hồ sơ
SXKD
Soạn thảo
Tham gia ý kiến
Duyệt
In ấn, kiểm tra
hình thức
Ký, nhân bản,
đóng dấu, vào sổ
Xác định và ra
quyết định ban
hành văn bản
Tiếp nhận, thu
thập, xử lý thông
tin và đề xuất

26. 26
8
Văn thư
2.2.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
* Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Văn bản đến công ty được chuyển đến từ nhiều đường khác nhau như: văn bản
được gửi trực tiếp đến công ty, văn bản gửi qua bưu điện, văn bản gửi qua máy fax,
văn bản chuyển qua mạng. Dù văn bản gửi bằng hình thức nào thì văn thư công ty
cũng phải tiếp nhận kiểm tra văn bản đến.
Đối với văn bản đến gửi trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện khi tiếp nhận văn thư
kiểm tra đối chiếu số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong rồi mới ký nhận.
Nếu phát hiện không còn nguyên vẹn, đến muộn thì lập biên bản theo mẫu quy định
sau đó Báo cáo cho trưởng ban và nơi gửi văn bản biết.
Đối với văn bản gửi qua máy Fax cán bộ văn thư kiểm tra số lượng trang của văn
bản và gọi điện đến nơi gửi để xác nhận hoặc yêu cầu họ gửi lại đối với những văn bản
bị mờ chữ hay không có gì.
Đối với văn bản gửi qua mạng: hàng ngày văn thư thường xuyên truy cập Gmail
chung của công ty để kịp thời tiếp nhận, xử lý văn bản đến. Tiến hành kiểm tra tính
xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản. Trường hợp phát hiện văn
bản không thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc văn bản đến không toàn vẹn (đã bị sữa
đổi) thì văn thư thông báo cho nơi gửi và báo cáo cho Trưởng ban xem xét, giải quyết.
* Sau khi tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản thì văn thư tiến hành phân loại và bọc
bì văn bản.
+ Phân loại bì văn bản.
Bước 1: Phân văn bản đến thành 2 nhóm.
- Nhóm văn bản, giấy tờ gửi đến cho Công ty Sebrina Holdings Ltd tại Tp.HCM.
- Nhóm sách báo, tài liệu, thư từ riêng: loại này chuyển thẳng đến đến cá nhân
hoặc các phòng ban trong công ty.
Bước 2: Tiếp tục chia nhóm văn bản, giấy tờ gửi đến thành 2 loại.
Chuyển nơi nhận
và lưu trữ

27. 27
- Loại gửi đến cho công ty thì bóc bì (trừ văn bản mật)
- Loại văn bản gửi đích danh người nhận, văn thư không bóc bì mà chuyển
trực tiếp cho người nhận.
+ Bóc bì văn bản đến.
Khi tiến hành bóc bì văn bản thì không làm mất số, ký hiệu văn bản, tên địa chỉ
cho cơ quan gửi, dấu bưu điện. Khi bóc bì văn thư đối chiếu văn bản với bì nếu trường
hợp không khớp các thông tin hoặc gửi nhầm thì làm thủ tục gửi trả lại.
Các bì văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn thì văn thư tiến hành bóc bì ngay
sau khi nhận, với văn bản mật thì chỉ đăng ký các thông tin ngoài bìa văn bản sau đó
văn bản và bì văn bản được chuyển ngay cho lãnh đạo giải quyết kịp thời.
* Đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng đến.
Sau khi mở lấy văn bản ra khỏi bì, đối với bản Fax thì văn thư phô tô thành bản
và tiến hành đóng dấu đến, ghi sổ ngày tháng đến.
Dấu đến được văn thư đóng ngay ngắn rõ ràng vào khoảng trống dưới số, kí hiệu
văn bản (đối với những văn bản có ghi tên loại) hay dưới trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc nếu vị trí này không còn chỗ trống thì đóng sang vị trí trống dưới địa
danh, ngày tháng năm ban hành văn bản.
- Mẫu dấu đến:
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam áp dụng hình thức đăng ký văn bản đến
theo phương pháp truyền thống là đăng ký văn bản bằng sổ, Văn phòng đại diện tại
Việt Nam tuy còn mới nhưng đã tiếp nhận khoảng gần 300 văn bản đến các loại bao
gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành. Căn cứ
vào tình hình thực tế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, giải quyết văn bản thì
văn thư lập:
CÔNG TY SEBRINA HOLDINGS
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:……Ngày…../….../.…..

28. 28
Sổ đăng ký công văn đến: dùng để đăng ký tập trung thống nhất cho tất cả loại
văn bản (kể cả văn bản mật) đến công ty và dùng làm sổ chuyển giao văn bản luôn.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được áp dụng và thực hiện theo mẫu thống nhất và
hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 để việc quản lý văn bản đến được chặt
chẽ, khoa học
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
- Bìa sổ:
- Phần đăng ký văn bản đến: Áp dụng theo Thông tư số: 91/2012/TT-BQP
Việc đăng ký văn bản đến sau khi tiếp nhận thì cán bộ văn thư đăng ký từ cột 1
đến cột 8 còn các cột còn lại sẽ đăng ký hoàn tất sau khi nhận được ý kiến phân phối,
giải quyết văn bản của lãnh đạo.
Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản đến.
Sốđế
n
Ngày
đến
Số
văn
bản
Ngày
văn
bản
Cơ quan
ban hành
Trích
yếu
nội
dung
Số
lượng
bản
Số
lượng
tờ
Độ
mật
Lưu
hồ
sơ số
Nơi
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
CÔNGTY SEBRINA HOLDINGS VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỔ
ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Ngày bắt đầu: ….../……/……
Ngày kết thúc:…../……/…….
Quyển số: ……
Năm: …….

29. 29
* Trình văn bản đến.
Văn bản sau khi đăng ký thì cán bộ văn thư trình trực tiếp cho lãnh đạo công ty
xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết. Khi trình cán bộ văn thư cho tất cả các văn
bản vào” cặp trình văn bản đến” và trình mọi thời điểm trong giờ làm việc.
Lãnh đạo công ty căn cứ vào nội dung văn bản, quy chế làm việc của công ty,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty để phân văn bản cho cơ quan, đơn vị
hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Ý kiến phân phối được lãnh đạo ghi trực tiếp
lên văn bản hoặc vào phiếu giải quyết văn bản.
Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo thì cán bộ văn thư
tiến hành đăng ký hoàn thành các cột còn lại trong sổ đăng ký công văn đến.
* Chuyển giao văn bản đến.
Văn bản đến sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo công ty
thì văn thư phô tô văn bản ra chuyển cho cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
giải quyết còn đối với đội công trường ở xa văn thư dùng máy quét scan chuyển thành
file rồi gửi qua mail hoặc chuyển bằng máy Fax để đảm bảo thời gian giải quyết công
việc.
Do hàng năm văn bản đến công ty với số lượng ít nên để tiện cho việc quản lý
văn bản thì cán bộ văn thư công ty dùng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn
bản luôn.
Bước 4: Giải quyết văn bản đến
- Giám đốc công ty có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Các
phó giám đốc được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của
Giám đốc và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Giám đốc công ty có thể giao cho phòng hành chính (không có văn phòng)
xem xét, phân phối văn bản và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Khi nhận được văn bản đến thì các phòng ban, đội công trường hoặc cá nhân
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình tổ chức nghiên cứu văn bản đến và đề xuất
ý kiến giải quyết thì ghi vào phiếu giải quyết văn bản đến.
- Đối với văn bản có liên quan đến phòng ban khác thì phòng ban chủ trì giải
quyết gửi hoặc sao văn bản đó để lấy ý kiến của các phòng ban phối hợp. Khi trình
lãnh đạo công ty xem xét, quyết định thì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của
các phòng ban phối hợp.

30. 30
Bước 5: Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến:
- Giám đốc công ty có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản theo
chủ trương, đường lối chính sách của đảng, nhà nước và chỉ đạo của mình.
- Trưởng các ban, các đội xây dựng trong công ty theo dõi, đôn đốc và kiểm tra
việc giải quyết văn bản do phòng ban, các đội mình có trách nhiệm giải quyết.
- Cán bộ Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến đúng đối tượng, giúp
lãnh đạo công ty theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến có kịp thời, chính xác
đúng thời gian quy định không.
Bước 6: Thời hạn giải quyết văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc theo quy định của công ty công ty đều phải theo dõi, đôn đốc và kiểm tra về
thời hạn giải quyết.
- Thời hạn giải quyết văn bản: được tính từ ngày văn bản đến công ty; thời hạn
giải quyết văn bản đến được quy định như sau:
+ Giải quyết ngay những vấn đề cấp bách
+ Giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản
+ Không quá 3 ngày làm việc với những vấn đề bình thường
+ Không quá 7 ngày làm việc với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiến nhiều
nơi.
- Trường hợp không đảm bảo thời gian quy định trên thì báo cáo cho lãnh đạo
công ty xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết lý do và
những việc cần làm tiếp theo.
*Sơ đồ quy trình xử lý công văn đến của Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt
Nam theo hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
 Phạm vi Áp dụng:
+ Quy trình này áp dụng cho mọi tài liệu bên ngoài gửi tới công ty, dưới mọi
hình thức qua bưu điện, Fax, Email, cầm tay
 Lưu đồ thực hiện:
Bước
Trách
nhiệm
Lưu đồ Biểu mẫu
Công văn,
tài liệu gửi
đến
Đơn vị nhận
chuyển lại

31. 31
1
2
3
4
5
Văn thư
Văn phòng
Giám đốc
Văn thư
Người được
giao nhiệm
vụ
-BM 16D: sổ
nhận, chuyển
công văn
- BM 17D: biên
bản tài liệu mật
bị mất niêm
phong
BM 16D
BM 03D: Sổ lưu
Theo các quy
trình liên quan
2.3.Nhận xét chung
2.3.1.Ưu điểm
- Quy trình soạn thảo văn bản được quán triệt thực hiện theo đúng quy định từ
khâu soạn thảo cho đến khi đóng dấu phát hành văn bản.
- Công tác soạn thảo văn bản được thực hiện tương đối tốt hầu như các cán bộ
chuyên môn nắm được kỹ thuật soan thảo văn bản, về bố cục văn bản, văn phong sử
dụng trong văn bản.
- Lãnh đạo công ty rất quan tâm đến công tác soạn thảo văn bản của công ty như:
thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, giải quyết công việc, đầu tư mua sắm các
Tiếp nhận, vào sổ
Văn phòng đề xuất
xử lý
Giám đốc xem xét
giải quyết
Pho to, lưu bản gốc,
phân phát bảnsao
Tổ chức giải quyết

32. 32
trang thiết bị máy móc phục vụ quá trình soạn thảo văn bản như: máy in, máy vi tính,
máy photo và các văn phòng phẩm cần thiết khác.
- Các văn bản mà công ty ban hành đều mang một điểm chung là tính trọn vẹn
về nội dung và hình thức, ngôn ngữ văn bản dễ hiểu, trình bày ngắn gọn, thể thức văn
bản thì đúng.
- Việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ đối với văn bản đến được thực hiện tương
đối đầy đủ, khoa học và đúng quy định
- Các văn bản đến được đăng ký tổng hợp, tập trung tại một quyển được gọi là “
sổ đăng ký công văn đến” giúp theo dõi quản lý văn bản được thuận lợi
- Các thao tác trong quy trình được thực hiện tương đối chặt chẽ.
- Văn thư đã lập các loại sổ sách tương đối đầy đủ tiệncho việc tra tìm văn bản
được nhanh chóng chính xác.
2.3.2.Nhược điểm:
- Lãnh đạo công ty thường xuyên phải đi công tác với thời gian dài nên công tác
kiểm tra, theo dõi công việc còn hạn chế. Nhiều văn bản gấp chưa được ban hành ngay
do thiếu sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty.
- Việc xây dựng ban hành các quy định về thự hiện các công tác văn thư nói
chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản chưa được hoàn thiện; các
văn bản hướng dẫn còn hạn chế.
- Phần lớn cán bộ, nhân viên tham gia thực hiện công tác soạn thảo ban hành và
quản lý văn bản chưa có đủ năng lực, trình độ, chưa được đào tạo chính quy chuyên
ngành qua các lớp nghiệp vụ vì thế nhiều công việc năng lực cán bộ, nhân viên không
đáp ứng được chuyên môn, các công việc đòi hỏi trình độ cao.
- Việc nghiên cứu và sử lý thông tin từ các văn bản chưa được quán triệt mà thực
hiện chủ yếu dựa vào kinh nghiệm để làm khi có thông tin truyền đạt từ lãnh đạo.
- Cán bộ chuyên trách chưa được đào tạo qua các lớp nâng cao nghiệp vụ cho
nên văn bản soạn thảo ra có chất lượng chưa cao, nhiều văn bản chưa chú ý trong công
tác soạn thảo nên còn sai lỗi chính tả.
- Văn bản sau khi đánh máy xong thì cán bộ soạn thảo trình trực tiếp cho lãnh
đạo công ty ký mà không trình trước cho chánh văn phòng kiểm tra thể thức nên văn
bản ban hành còn sai thể thức nhiều.Nhiều văn bản diễn giải khó đọc, kỹ thuật dùng từ
chưa chuẩn xác, đặc biệt là công văn.

33. 33
- Nhiều văn bản vẫn chưa áp dụng mới các văn bản hiện hành mà theo lối làm
việc cũ