Protolo reprográfico con valor probatorio

PROTOCOLO REPROGRAFICO
CON VALOR PROBATORIO

PROTOCOLO REPROGRÁFICO CON VALOR PROBATORIO

COMITÉ DE REPROGRAFIA
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Septiembre 7 de 2010

Esquema de Documento

1. Presentación
2. Introducción
3. Marco Normativo
4. Protocolo Reprográfico
5. Bibliografía

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DOCUMENTO DE TRABAJO – VERSION No. 8.1 - COMITÉ DE REPROGRAFIA


PROTOCOLO REPROGRÁFICO CON VALOR PROBATORIO

COMITÉ DE REPROGRAFIA
Septiembre 7 de 2010

- Documento de Trabajo elaborado por Erick Rincón Cárdenas y Nelson Javier Pulido
Daza para el Comité de Reprografía y Automatización del Sistema Nacional de Archivos

Presentación

Se desarrolla en el marco del comité de reprografía la caracterización del archivo y
la conservación del archivo por medios electrónicos, resaltando la injerencia de un
modelo de protocolo reprográfico como fuente de reflexión y análisis en la
aplicación de una gestión documental electrónica. Se consideran tres grandes hitos
de discusión del modelo propuesto:

La presunción de que es necesario partir de un archivo físico para llegar a
una gestión documental electrónica,
El aseguramiento en el respeto de los atributos de seguridad electrónica y
jurídica, a la vez que el cumplimiento de los atributos archivísticos.
La concepción de las etapas para la gestión documental electrónica a partir
de los lineamientos normativos de la legislación colombiana, y el desarrollo
de tecnologías que faciliten el cumplimiento de estos atributos.

Introducción

La relevancia del archivo electrónico y su conservación constituye uno de los retos
más relevantes en la gestión documental del siglo XXI debido a que se ponen en
consideración aspectos que antes ya se creían resueltos con la gestión documental
en medio físico. Quizás, el tema que más suscita controversia es el concerniente
con los atributos intrínsecos del documento de archivo y su conservación, ya que el
paradigma del documento de archivo físico y su gestión documental es sobre el
cual se debería partir para llegar a una adecuada gestión electrónica del
documento. En desarrollo de lo expuesto, la normatividad nacional e internacional
ha desarrollado diferentes modos de garantizar los mismos atributos del
documento de archivo a partir del concepto de Equivalente Funcional; a su vez, se
han determinado directrices válidas para su conservación. Prueba de ello es la ley

Docentes del Programa de Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad de la Salle. Correo electrónico:
npulido@unisalle.edu.co - njpulido@yahoo.com

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527 de 1.999 y recientemente en la ley 962 de 2005, normas que directamente
aluden a la conservación de los mensajes de datos y documentos electrónicos
(artículo 12).
De este modo, el objetivo de este documento es el discernir un protocolo
reprográfico que recoja los elementos archivísticos, la normatividad colombiana
vigente sobre el tema de gestión documental electrónica y el procedimiento
archivístico electrónico-digital como guía para su aplicación en las instituciones
públicas y privadas.

Marco Legal y Normativo

Teniendo en cuenta que la Información almacenada a través del proceso
reprográfico, se puede circunscribir dentro del concepto del mensaje de datos, que
trae la Ley 527 de 1999, se expone a continuación los apartes normativos que
sustentarían la posibilidad de que este tipo de sistemas sean completamente
validos y efectivos en frente de la conservación y almacenamiento de la
información.
La ley 527 de 1999, establece en su artículo 2 la definición del Mensaje de Datos en
los siguientes términos:

“Mensaje de Datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros,
el Intercambio Electrónicos de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama,
el télex o el telefax.

Igualmente establece el artículo 6 de la Ley 527 de 1999, que cuando cualquier
norma requiera que la información conste por escrito, este requisito quedará
satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible
para su posterior consulta.

Establece también el citado artículo: “Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el
requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas
prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito” Siguiendo el
texto de la Ley 527, también se encuentra que el artículo 8, establece frente a la posibilidad
de que una norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma
original, dicho requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si se garantizan su
integridad y posterior consulta.

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Respecto de la Conservación de los mensajes de datos y documentos, la Ley 527
claramente establece en su artículo 12 que cuando la ley requiera que ciertos
documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará
satisfecho, siempre y cuando se cumplan con las siguientes condiciones:

a. La información debe ser accesible para su posterior consulta.
b. El mensaje de datos o documento conservado, debe estar en el formato en el que se
haya generado, enviado o recibido, o en un formato que permita verificar que se
reprodujo con exactitud la información conservada.
c. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el
origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el
mensaje o producido el documento.1

Y dice el inciso final expresamente: “Los libros y papeles del comerciante podrán ser
conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta”.

Este artículo tiene la finalidad de fijar las condiciones en los que se cumpliría la
obligación de conservar mensajes de datos que pudiera existir con arreglo a la ley
aplicable. Se reproducen las condiciones enunciadas en el artículo 6 para que un
mensaje de datos satisfaga la regla que exige la presentación de un escrito.

Posteriormente se pone de relieve que no es preciso conservar el mensaje sin
modificaciones, a condición de que la información archivada reproduzca con
exactitud el mensaje de datos en la forma recibida. No sería apropiado exigir que la
información se conservara sin modificaciones, ya que por regla general los
mensajes son descodificados, comprimidos o convertidos antes de ser archivados.
Adicionalmente se hace referencia en el artículo a toda la información que debe
archivarse, que incluye, aparte del mensaje propiamente dicho, cierta información
sobre la transmisión que puede resultar necesaria para identificar el mensaje, entre
ella la fecha y hora en la que fue enviado o recibido un mensaje de datos.

A la luz del artículo 9 de la ley 527 se considera que la información consignada en
un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo
la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de
comunicación, archivo o presentación.

1 Código de Comercio, Art. 60; Código de Procedimiento Civil, Art. 268; Circular Externa 007 de 1996 Superintendência Bancaria; Título I Cap. XI Núm. 4.1

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Sobre la conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de
terceros, la ley 527 en su artículo 13 establece que el cumplimiento de la obligación
de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se
podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan
las condiciones enunciadas en el artículo 12 de la misma ley.

En materia del equivalente funcional de firma, la ley 527 establece como
mecanismo que cumple las mismas funciones de la firma manuscrita a la firma
digital, mecanismo definido en el artículo 2 de la ley, que tiene a su favor los
atributos de autenticidad, integridad y no repudio, de conformidad con lo
dispuesto por el artículo 28 de la precitada norma.

En cuanto al marco jurídico, para el archivo y conservación de mensajes de datos,
se deben tener en cuenta las siguientes normas:

a) Ley 594 de 2000

 Aspectos Generales: El artículo 14 de la ley 594 disgrega el servicio de
archivo y conservación en varios servicios complementarios entre sí,
entre los cuales encontramos los servicios de: custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo
 Archivo llevado por terceros: en concordancia con lo dicho por la ley
527 de 1999, permite que el archivo sea llevado por terceros. Esto está
estipulado en el artículo 14 el cual determina que “La administración
pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de
custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”
 Uso de Nuevas tecnologías en la archivística: La ley 594 no solo permite
el uso de las nuevas tecnologías para la archivística, sino que también da
las pautas básicas para el uso de estas.
 El artículo 19 de esta ley permite que se use cualquier tipo de soporte
para el archivo y conservación de los documentos siempre y cuando se
garantice:

a) Que permita la organización archivística de los documentos.
b) Que existan las condiciones operacionales de seguridad y de
perdurabilidad.
c) Que pueda haber una reproducción de la información contenida en estos
soportes.

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d) Que se logre el funcionamiento razonable del sistema.

 Requisitos documentales para el archivo: Los parágrafos del artículo 19
también establecen una serie de requisitos para los documentos que
sujetos a archivo. entre estos requisitos encontramos:

I. Requisito de validez y eficacia: Los documentos gozarán de
validez y eficacia siempre y cuando se cumpla con los
requisitos exigidos “por las leyes procesales y se garantice la
autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información” 2

II. Requisito de guarda para la documentación sin entidad: Para las
empresas que se privaticen, supriman o fusionen existe el
requerimiento que entreguen su documentación al ministerio
del cual hubiesen estado adscritas o vinculadas.

III. Protección del patrimonio cultural: Los documentos con valor
histórico no podrán destruirse así hayan sido reproducidos por
cualquier medio.

 El artículo 21 establece una política por medio de la cual las entidades
públicas deberán establecer programas de gestión documental y en ellas
se debe permitir el uso de nuevas tecnologías.
 Según el artículo 47 en el medio en que se guarden los documentos de
archivo debe garantizar su calidad y perdurabilidad “de acuerdo con las
normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas
por el Archivo General de la Nación”
 En esta misma ley se obliga a que si hay una determinada información
de conservación permanente esta podrá guardarse en nuevos soportes
pero debe seguir una política de archivo que permita el adecuado
manejo de esta documentación.
 El Archivo General de acuerdo con el artículo 48 deberá establecer las
pautas para el archivo y conservación de los documentos incluyendo el
archivo y la conservación en los nuevos soportes.

b) Decreto 4124 de 2004

2 Parágrafo primero, artículo 19 de la ley 594 de 2000.

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 Se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados.
 En este decreto se hace una reiteración, de la iniciativa de la ley 594 de
2000 en que se habilitan las nuevas tecnologías para la prestación de este
servicio.

4. Protocolo Reprográfico

Con base en estas diferentes etapas, se desarrolla lo que era la aplicación de la
normatividad en materia de archivos en Colombia. En la columna del centro del
grafico expuesto a continuación, se describe la aplicación de los Equivalentes
Funcionales que trae la Ley 527 de 1999, en el entendido de que la Ley 527 es la
norma más importante y que otorga validez jurídica y probatoria a los documentos
electrónicos en nuestro país. Por ende, es importante afirmar que lo que tiene que
ver con la Equivalencia Funcional no solamente se dispone con la Ley 527 de 1999
sino que es básico tener en cuenta las descripciones normativas de la misma Ley
594 de 2000, la Ley General de Archivos y de algunas normas complementarias;
que para el caso de los tiempos y algunos procesos específicos que tienen que ver
con elementos de seguridad de la información han venido siendo desarrollados en
Colombia por ejemplo, la Ley 1266 (Habeas Data).

Se toma en consideración para el desarrollo del protocolo reprográfico con valor
probatorio cinco etapas inherentes de los documentos electrónicos dentro del
proceso archivístico:

En primer lugar, la preparación física;
La segunda es la etapa reprográfica;
La tercera, el control de calidad con su respectivo documento,
analizando el tema de la encriptación;
En cuarto lugar, la indización ó Descripción;
La quinta, el almacenamiento y finalmente el tema de
La consulta.

La Primera Etapa que es la preparación3 física4 deberá desarrollarse con forme a lo
estipulado en el acuerdo No. 042 del 31 de octubre de 2002, Por el cual se
establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el

3 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Pautas para la Utilización de la Digitalización. Bogotá. AGN, 2009. Pág. 53 -56
4ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Bogotá. AGN, 2001. Pág. 36 - 41.

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Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000, para procesos físicos que se transforman a
ambientes electrónicos y en aquellos documentos de nacimiento electrónicos no
sería aplicable el mencionado acuerdo, más los principios archivísticos son de total
aplicación en esta primera etapa debido a que se parte del supuesto de un
documento electrónico, que no tiene un soporte corpóreo, ni calculable.

A partir de la Segunda Etapa (captura)5 deben considerarse los elementos descritos
en la guía de Pautas para la Utilización de la Digitalización que desarrolla cada una de
las etapas de este proceso donde se inicia la gestión del documento electrónico, que
para el caso de la legislación colombiana se conoce como mensaje de datos que es
aquella información generada, creada o recibida por medios electrónicos. En este
caso, cuando se digitaliza un documentos o se escanea el documento, esa imagen
que es consecuencia ö resultado de la digitalización, se debe tener en cuenta desde
el punto de vista legal como mensaje de datos, es decir, se deben comenzar a
satisfacer ciertos atributos de seguridad jurídica y técnica establecidos en la
legislación colombiana. En ese orden de ideas, será necesario tener en cuenta la
satisfacción de los equivalentes funcionales descritos en la Ley 527 de 1999.
(Equivalente Funcional de escrito, original, firma y Archivo y conservación).

De esta manera, el documento electrónico debe ser susceptible de posterior
consulta a lo largo del tiempo. Este es un atributo que se denomina en el
reglamento jurídico colombiano: el atributo de disponibilidad. Sobre éste, cuando
algunas entidades públicas requieren desarrollar procesos de archivo y
conservación por medios electrónicos tendrá que observar lo dispuesto en el
parágrafo segundo de la Ley 962 que explícitamente hace referencia a que las
actuaciones administrativas por medios electrónicos deberán garantizar los
atributos de autenticidad, integridad y disponibilidad.

Entonces, la posterior consulta o la disponibilidad del documento electrónico no es
sólo un requisito de validez del Equivalente Funcional para que el documento
electrónico sea válido sino que, adicionalmente, es un imperativo legal para que se
pueda decir que la actuación del estado por medios electrónicos también es válida.
La Tercera etapa tiene que ver con el control de calidad6 del proceso reprográfico
que desde la perspectiva de la Ley General de Archivos y del procedimiento
archivístico, se resalta y verifica la originalidad del documento en medio electrónico,

5. Ibíd., p. 15-26.

6 Ibíd., p. 31- 35.

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es decir, que se pueda cotejar efectivamente el documento electrónico mediante un
procedimiento que asegure la autenticidad e integridad del documento electrónico
de conformidad en el artículo 8 de la ley 527 de 1999. La integridad presupone que
en el proceso de digitalización de un archivo y su posterior conservación, éste no
se debe modificar, no se debe alterar ninguna de las partes del respectivo
documento electrónico, es decir, debe permanecer inalterado.

De igual modo, el atributo de autenticidad corresponde a esta etapa al referirse a si el
documento electrónico es realmente legítimo, es decir, si tiene valor legal y valor
probatorio según lo ha dispuesto la legislación colombiana.

Un mecanismo que garantiza la identificación de los atributos de autenticidad,
integridad y no repudio es la firma digital desarrollada en el artículo 28 de la ley
527 de 1999 y reconocida en su utilidad en el desarrollo de actuaciones
administrativas por medios electrónicos en el artículo 6 de la ley 962.

La Cuarta Etapa que es la Descripción7, que se debe abordar a partir de la NTC
4095 ó la norma internacional ISAD (G), corresponde directamente a la labor que
según la Ley 527 se denomina archivo de conservación electrónica, cuyo equivalente
funcional se encuentra en el artículo 12 de la ley. En esta etapa se debe garantizar
la accesibilidad del documento electrónico, su posterior consulta, su recuperación
en formato digital, la reproducción del mismo documento que fue técnicamente
procesado cuando se refiere a documentos que tienen un origen físico como el
papel y son documentos que han sido digitalizados, así como el establecimiento de
las fechas extremas para efectos del proceso de conservación y disposición final de
los documentos electrónicos.

En cuanto al establecimiento de fechas extremas existe el sello de tiempo o
estampado cronológico certificado, desarrollado en el artículo 30 de la ley 527 de
1999, el cual es un servicio que presta entidades de certificación digital que tiene
una directa conexión con los servicios de cronología digital. El estampado
cronológico es un sello digital compuesto por la firma digital de una entidad de
certificación digital, que incorpora la fecha y hora de la República de Colombia al
mensaje de datos.

7CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS: ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivología. Segunda edición. Adoptada por el Comité de Normas
de Descripción. Estocolmo, Suecia, 19 - 22 septiembre de 1999. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría de Estado de Cultura, Madrid (España), 2000.

9


La siguiente etapa, almacenamiento8, se denomina teóricamente bodegaje
electrónico. Allí se deben cumplir diferentes criterios: Los que se encuentran
contenidos en el equivalente funcional de archivo y conservación del artículo 12 de
la ley 527 de 1999 expuesto anteriormente y los requisitos de la Ley 1266.

El almacenamiento tiene una particularidad especial porque es la etapa en la que
se debe prestar mayor cuidado a la seguridad de la información, es decir, un
elemento fundamental va a ser que la Ley 1266 establece que en cualquier tipo de
sistemas de información, incluyendo los administradores de bases de datos y otros
casos, deben garantizarse unos mínimos de seguridad informática, y esos mínimos
de seguridad informática van a ser los siguientes:

El control de acceso.
La clasificación de la información.
Los repositorios electrónicos deben garantizar los requisitos de evidencia
digital establecidos en el artículo 12 de la ley 527 de 1999.

Respecto a los archivos de conservación, cualquier disposición, cualquier
resolución que establezca el Archivo General de la Nación debe tener en cuenta
que la información de contenido electrónico cuente con planes de contingencia y
de Continuidad.

La última etapa es la consulta, la cual debe asegurar el acceso9 al usuario, es decir,
que exista una adecuación de los mecanismos de control de acceso, una
reproducción en las mismas condiciones de almacenamiento, una reproducción del
formato a lo largo del tiempo. De igual modo, su validez se da en medios
electrónicos; es decir, cuando se tiene un mensaje de datos sólo se puede verificar
por vía electrónica, ya que el documento está producido para el cumplimiento de
estos atributos; con lo cual la copia física ostenta el título de copia del original
electrónica. La copia física o impresa no puede llegar a ser verificada en su
autenticidad integridad, en la fecha y hora y posterior consulta porque no está
dentro al formato adecuado y se encuentra ya almacenado.

Bibliografía

8 Ibíd., p. 37- 39.
9 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acceso y Difusión de la información Servicios de Archivo. Bogotá. AGN, 2006. Pág. 17 - 27.

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1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 02
de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados.
de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo
24 de la Ley General de Archivos.
3. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 042.
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículo 21, 22, 23 y 26.
de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.
5. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acceso y Difusión de la
información Servicios de Archivo. Bogotá. AGN, 2006. Pág. 17 - 27.
6. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Pautas para la Utilización de la
Digitalización. Bogotá. AGN, 2009. Pág. 53 -56
7. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Tablas de Retención y
Transferencias Documentales. Bogotá. AGN, 2001. Pág. 36 - 41.
8. CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS: ISAD (G) Norma
Internacional General de Descripción Archivología. Segunda edición.
Adoptada por el Comité de Normas de Descripción. Estocolmo, Suecia, 19 -
22 septiembre de 1999. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte,
Secretaría de Estado de Cultura, Madrid (España), 2000.
9. ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística.
Adaptada por el Comité de Normas de Descripción. Estocolmo, Suecia, 19 –
22 Septiembre 1999 (Versión española de Asunción de Navascués Benlloch,
et al). Segunda edición. Madrid: Subdirección de los Archivos Estatales,
2000

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