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Datenschutz bei
Multifunktionsdruckern
Sascha Kremer
Fachanwalt für IT-Recht
Externer Datenschutzbeauftragter
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Überblick
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Wer?
 Sascha Kremer
 Fachanwalt für IT-Recht, Externer Datenschutzbeauftragter, Datenschutzauditor
 Lehrbeauftragter ...
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Was?
 Einleitung
 Datenschutz und TOM
 Beschaffung und Pflege von Hardware
 Rechtsfolgen bei Verstößen
 Praktische ...
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1. Einleitung
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Entwicklung
 Früher:
 Kopierer = Sofortbildkamera
 Kopie war „Abzug“ des Bildes
 keine Datenspeicherung
 Heute:
 M...
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Papierausgabe analog?
 beachte:
 „analoges“ Papierausgabefach
 Ausdruck ist Ergebnis automatisierter Verarbeitung
 W...
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Papierloses Büro
 Ziel vielfach: „papierloses Büro“:
 Elektronische Speicherung von Dokumenten
 Elektronische Übermit...
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MFP: Funktionen (1)
 Drucken:
 Ausdruck von angeschlossenem Endgerät („Stecker“)
 Ausdruck aus dem Netzwerk
(LAN, WLA...
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MFP: Funktionen (2)
 Scannen:
 Digitalisieren von Dokumenten
 Versenden von Dokumenten (Scan-to-Mail)
 Ablegen von D...
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MFP: Ausstattung
 Ähnliche Ausstattung wie Server:
 Prozessor
 Arbeitsspeicher
 Festplatte
 Netzwerkkarte/n
 Betri...
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2. Datenschutz
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Datenschutz bei MFP
 Datenschutz bei MFP relevant
 Klassiker: Ein Druckauftrag aus dem Büro lässt das MFP auf dem Flur...
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Verantwortliche Stelle
 Verantwortliche Stelle bei MFP:
 Nicht Beschäftigter im Unternehmen
 Unternehmen als Betreibe...
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Betroffener
 Betroffener bei MFP:
 Nutzer des Geräts (lokal/Netzwerk)
 Empfänger vom Gerät (Scan-to-Mail)
 Dritter
...
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pbD
 Personenbezogene Daten bei MFP:
 Benutzerkonten (Bestandsdaten)
 Stammdaten
 Profilinformationen
 Logfiles/ St...
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Umgang mit pbD (1)
 Erheben von pbD, § 3 Abs. 3 BDSG
 Erlangung von pbD zum Zweck der Speicherung
 Bestandsdaten (+)
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Umgang mit pbD (2)
 Verarbeiten von pbD, § 3 Abs. 4 BDSG
 Speichern, § 3 Abs. 4 Nr. 1 BDSG
 Ablegen des Dokuments auf...
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Umgang mit pbD (3)
 Übermitteln pbD, § 3 Abs. 4 Nr. 3 BDSG
 Als Weiterleiten (Senden)
 Bestandteil der Funktionalität...
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Umgang mit pbD (4)
 Nutzen von pbD, § 3 Abs. 5 BDSG
 Auswerten gespeicherter Dokumente
 Auswerten gespeicherter Besta...
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TOM (1)
 Technische und organisatorische Maßnahmen nach § 9 BDSG, Anlage
 Zutrittskontrolle:
 Gesonderter MFP für Per...
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TOM (2)
 Technische und organisatorische Maßnahmen nach § 9 BDSG, Anlage
 Zugriffskontrolle:
 Einrichten Benutzerkenn...
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TOM (3)
 Technische und organisatorische Maßnahmen nach § 9 BDSG, Anlage
 Weitergabekontrolle:
 Protokollierung von Ü...
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TOM (4)
 Technische und organisatorische Maßnahmen nach § 9 BDSG, Anlage
 Verfügbarkeitskontrolle:
 Backup von Daten ...
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3. Beschaffung und Pflege von
Hardware
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Beschaffung (1)
 Modularität von MFP
 Grundgerät
 Ergänzung um Funktionalitäten
 Hardware
 Erweiterung Scanmodul
 ...
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Beschaffung (2)
 Vor der Anschaffung:
 Festlegung der Anforderungen
 Festlegung des Schutzbedarfs
 Dokumentation der...
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Beschaffung (3)
 Beschaffung per (Full Service) Leasing
 Drei-Parteien-Verhältnis aus Verkäufer, Leasinggeber, Leasing...
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Beschaffung (4)
 Problem:
 Austausch von MFP während Vertragslaufzeit
 Rückgabe von MFP nach Vertragslaufzeit
 Regel...
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4. Verträge mit Dienstleistern
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Dienstleister (1)
 Wartung und Pflege für MFP (ebenso bei Full Service Leasing/Miete, siehe oben)
 Frage: automatisier...
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Dienstleister (2)
 Prüfen von Nutzungsdaten und ggf. Abruf von Einzeldokumenten zur
Fehlerbehebung:
 Übermitteln und N...
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Dienstleister (3)
 Erforderlich für Wartung und Pflege von MFP mit Übermittlung/Nutzung von
pbD
 TOM des Dienstleister...
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Dienstleister (4)
 Ggf. ergänzend erforderlich:
 Dienstleister für Entsorgung von Datenträgern/Dokumenten
 Notwendig:...
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Rechtsfolgen insb.
 Ordnungswidrigkeit
 § 43 Abs. 1 Nr. 2 lit. b) BDSG (ADV)
 § 43 Abs. 2 Nr. 1 BDSG (Speicherung)
 ...
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5. Praktische Hinweise
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Praktische Hinweise (1)
 ADV nach § 11 Abs. 1, Abs. 5 BDSG mit
 Leasinggeber und/oder
 Verkäufer und/oder
 Dienstlei...
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Praktische Hinweise (2)
 TOM, § 9 BDSG/Anlage:
 Physischer Schutz vor Zugriffen Dritter
 Separate Räume
 Token/Chipk...
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Praktische Hinweise (3)
 Sofortige Löschung von Dokumenten
 Umstellen der Standard-Passwörter
 Insbesondere für Admin...
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Fazit
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Fragen? Fragen!
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Datenschutz bei Multifunktionsdruckern

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Früher gab es Drucker und Kopierer, heute gibt es Multifunktionsdrucker (Multifunction Printer, MFP) im "papierlosen Büro". Technisch handelt es sich um kleine Server, die Drucken, Scannen, Versenden (Scan to Mail, Scan to FTP) und über ein zentrales Backend gesteuert werden, gerne auch aus der Cloud oder durch den Hersteller. Die Folien stellen die bei Datenschutz, Datensicherheit und IT-Sicherheit zu beachtenden Aspekte von MFP im Überblick dar.

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Datenschutz bei Multifunktionsdruckern

  1. 1. + Datenschutz bei Multifunktionsdruckern Sascha Kremer Fachanwalt für IT-Recht Externer Datenschutzbeauftragter
  2. 2. + Überblick 08.09.2015 Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 2
  3. 3. + Wer?  Sascha Kremer  Fachanwalt für IT-Recht, Externer Datenschutzbeauftragter, Datenschutzauditor  Lehrbeauftragter Hochschulen Düsseldorf und Bonn-Rhein-Sieg  Dozent u.a. TÜV Rheinland, BvD, GDD, DataKontext, DGRI/DSRI, DAA, OVS  Agiles, Mobiles, Wolkiges, Virtualisiertes  Social Media (CC-BY-SA 4.0):  www.twitter.com/saschakremer und www.twitter.com/loginpartners  www.slideshare.net/saschakremer  www.nicht.koeln  www.facebook.com/lpkhb  www.cr-online.de/blog 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 3
  4. 4. + Was?  Einleitung  Datenschutz und TOM  Beschaffung und Pflege von Hardware  Rechtsfolgen bei Verstößen  Praktische Hinweise 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 4
  5. 5. + 1. Einleitung 08.09.2015 Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 5
  6. 6. + Entwicklung  Früher:  Kopierer = Sofortbildkamera  Kopie war „Abzug“ des Bildes  keine Datenspeicherung  Heute:  Multifunktionale Geräte (MFP)  Scanner + Drucker + Fax + E-Mail  Intelligente Bündelung „dummer“ Einzelgeräte 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 6
  7. 7. + Papierausgabe analog?  beachte:  „analoges“ Papierausgabefach  Ausdruck ist Ergebnis automatisierter Verarbeitung  Weiterhin relevant für Datenschutz und Datensicherheit = Einbindung in TOM nach § 9 BDSG  organisatorisch: Ausdrucke sind sofort abzuholen  technisch: Ausdruck erst nach Autorisierung Nutzer am MFP 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 7
  8. 8. + Papierloses Büro  Ziel vielfach: „papierloses Büro“:  Elektronische Speicherung von Dokumenten  Elektronische Übermittlung von Dokumenten  Qualifizierte elektronische Signaturen / eID zur Authentifizierung des Verantwortlichen  Digitale Aufbewahrung von Dokumenten  TR RESISCAN  TR ESOR  Mittel für Erzeugung, Empfang, Versand: MFP 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 8
  9. 9. + MFP: Funktionen (1)  Drucken:  Ausdruck von angeschlossenem Endgerät („Stecker“)  Ausdruck aus dem Netzwerk (LAN, WLAN, Bluetooth, z.B. AirPrint)  Ausdruck von Smart Device (über Netzwerk oder App/Internet) 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 9
  10. 10. + MFP: Funktionen (2)  Scannen:  Digitalisieren von Dokumenten  Versenden von Dokumenten (Scan-to-Mail)  Ablegen von Dokumenten auf Datenträger (intern MFP/extern, z.B. USB-Stick/LAN)  Kopieren:  Vervielfältigung von Papierdokumenten  Faxen:  Versenden von Dokumenten (Telefon/IP) 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 10
  11. 11. + MFP: Ausstattung  Ähnliche Ausstattung wie Server:  Prozessor  Arbeitsspeicher  Festplatte  Netzwerkkarte/n  Betriebssystem  Hardware  Scanner  Drucker 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 11
  12. 12. + 2. Datenschutz 08.09.2015 Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 12
  13. 13. + Datenschutz bei MFP  Datenschutz bei MFP relevant  Klassiker: Ein Druckauftrag aus dem Büro lässt das MFP auf dem Flur Kundenlisten ausdrucken. Als der Mitarbeiter den ausgedruckten Stapel einige Zeit später abholen will, ist dieser verschwunden.  Neu: Bedrohung durch Verknüpfung von Netzwerk (viele Anwender), Speicherung (viele Daten), Administration (am Gerät/Fernzugriff) 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 13
  14. 14. + Verantwortliche Stelle  Verantwortliche Stelle bei MFP:  Nicht Beschäftigter im Unternehmen  Unternehmen als Betreiber MFP  Ggf. Hersteller/Dienstleister wg. Administration, Wartung oder Bereitstellung Backend im Internet  Ausnahme: wirksame Auftragsdatenverarbeitung zwischen verantwortlicher Stelle und Hersteller/Dienstleister, § 11 Abs. 1, Abs. 5 BDSG 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 14
  15. 15. + Betroffener  Betroffener bei MFP:  Nutzer des Geräts (lokal/Netzwerk)  Empfänger vom Gerät (Scan-to-Mail)  Dritter  Lieferant, Kunde, Interessent  Wegen Inhalten auf Dokumenten 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 15
  16. 16. + pbD  Personenbezogene Daten bei MFP:  Benutzerkonten (Bestandsdaten)  Stammdaten  Profilinformationen  Logfiles/ Statusangaben (Nutzungsdaten)  IP-Adresse?  Benutzer-Tracking?  Benutzungs-/Verhaltens-Tracking?  Inhaltsdaten  Ggf. auch besondere Arten pbD, § 3 Abs. 9 BDSG 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 16
  17. 17. + Umgang mit pbD (1)  Erheben von pbD, § 3 Abs. 3 BDSG  Erlangung von pbD zum Zweck der Speicherung  Bestandsdaten (+)  Bereitstellung von Funktionalitäten  Nutzungsdaten (+)  Protokollierung der Benutzung  Aus Gründen technischer Sicherheit?  Inhaltsdaten (+)  Erbringung der Leistung, z.B. Scan-to-Mail 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 17
  18. 18. + Umgang mit pbD (2)  Verarbeiten von pbD, § 3 Abs. 4 BDSG  Speichern, § 3 Abs. 4 Nr. 1 BDSG  Ablegen des Dokuments auf Datenträger (intern/extern, siehe oben)  Als Zwischenspeicherung  Dauerhaft zur wiederholten Reproduktion 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 18
  19. 19. + Umgang mit pbD (3)  Übermitteln pbD, § 3 Abs. 4 Nr. 3 BDSG  Als Weiterleiten (Senden)  Bestandteil der Funktionalität (Scan-to-Mail)  Senden von Auswertungen (z.B. Druckaufträge pro Benutzer nach Farbe/schwarz-weiß)  Als Zugänglichmachen (Lesen)  Abruf gespeicherter Dokumente  Abruf gespeicherter Nutzungsdaten  Abruf gespeicherter Bestandsdaten 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 19
  20. 20. + Umgang mit pbD (4)  Nutzen von pbD, § 3 Abs. 5 BDSG  Auswerten gespeicherter Dokumente  Auswerten gespeicherter Bestands- und Nutzungsdaten  Zur Kontrolle  Zur Abrechnung  Zur Fehlerbehebung  Umwandeln von Dokumenten (OCR im MFP) 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 20
  21. 21. + TOM (1)  Technische und organisatorische Maßnahmen nach § 9 BDSG, Anlage  Zutrittskontrolle:  Gesonderter MFP für Personalabteilung oder Rechtsabteilung in verschlossenem Raum  Kein Zutritt von Besuchern zu Räumen mit MFP  Zugangskontrolle:  Sicherung von MFP durch Benutzerkennungen  Automatisches Deaktivieren MFP zu festen Uhrzeiten 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 21
  22. 22. + TOM (2)  Technische und organisatorische Maßnahmen nach § 9 BDSG, Anlage  Zugriffskontrolle:  Einrichten Benutzerkennungen für Druckaufträge  Verwenden von Token zur Freischaltung von Druckaufträgen am MFP  Protokollierung von Administrationszugriffen mit Verschieben/Löschen von Dokumenten  Löschen von Dokumenten  IIO (Immediate Image Overwrite)  ODIO (On Demand Image Overwrite) 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 22
  23. 23. + TOM (3)  Technische und organisatorische Maßnahmen nach § 9 BDSG, Anlage  Weitergabekontrolle:  Protokollierung von Übermittlungen (Senden)  Verschlüsselung von Übermittlungen (Senden)  Verschlüsselung gespeicherter Dokumente  Auftragskontrolle:  Beschränkung/Regelung des Fernzugriffs  Protokollierung des Fernzugriffs 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 23
  24. 24. + TOM (4)  Technische und organisatorische Maßnahmen nach § 9 BDSG, Anlage  Verfügbarkeitskontrolle:  Backup von Daten im MFP (z.B. Konfiguration)  Gewährleistung der Zweckbindung:  Benutzerkonten/Berechtigungsmanagement  Beschränkung Administration 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 24
  25. 25. + 3. Beschaffung und Pflege von Hardware 08.09.2015 Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 25
  26. 26. + Beschaffung (1)  Modularität von MFP  Grundgerät  Ergänzung um Funktionalitäten  Hardware  Erweiterung Scanmodul  Authentifizierung (z.B. Token, Chipkarten)  Software  Verschlüsselung  Löschung  Internet  Administrationsbackend in der Cloud 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 26
  27. 27. + Beschaffung (2)  Vor der Anschaffung:  Festlegung der Anforderungen  Festlegung des Schutzbedarfs  Dokumentation der Festlegungen  Auswahl von Anbieter, Hardware, Software  Siehe § 11 Abs. 2 S. 1 BDSG: sorgfältige Auswahl insbesondere nach versprochenen TOM 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 27
  28. 28. + Beschaffung (3)  Beschaffung per (Full Service) Leasing  Drei-Parteien-Verhältnis aus Verkäufer, Leasinggeber, Leasingnehmer  Zu klären: Verantwortliche Stelle  Zu klären: Rechte Leasinggeber/Verkäufer  Ggf. ADV nach § 11 Abs. 1, Abs. 5 BDSG  Zu klären: ggf. beteiligte Subunternehmer/Dritter (z.B. für Pflege/Wartung MFP)  Ebenso: Miete von MFP 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 28
  29. 29. + Beschaffung (4)  Problem:  Austausch von MFP während Vertragslaufzeit  Rückgabe von MFP nach Vertragslaufzeit  Regelungsbedürftig:  Umgang mit Datenträgern  Fest eingebaut (Flashspeicher)  Entnehmbar (Festplatten)  Umgang mit pbD  Löschung möglich/Vernichtung erforderlich?  Welches Verfahren (Common Criteria/BSI/andere)? 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 29
  30. 30. + 4. Verträge mit Dienstleistern 08.09.2015 Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 30
  31. 31. + Dienstleister (1)  Wartung und Pflege für MFP (ebenso bei Full Service Leasing/Miete, siehe oben)  Frage: automatisierte Datenverarbeitung bei ausschließlicher Leistungserbringung vor Ort?  Falls nein: BDSG (-)  MFP = Datenverarbeitungsanlage  Wechsel von Toner/Ersatzteilen ohne Zugang zu Benutzerkonten/gespeicherten Dokumenten u.ä.: kein Umgang mit pbD 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 31
  32. 32. + Dienstleister (2)  Prüfen von Nutzungsdaten und ggf. Abruf von Einzeldokumenten zur Fehlerbehebung:  Übermitteln und Nutzen von pbD (s.o.)  BDSG anwendbar  Notwendig:  Vereinbarung zur ADV, § 11 Abs. 5 BDSG  Schriftlich (siehe Vortrag Kremer, GDD Infotage 2014) 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 32
  33. 33. + Dienstleister (3)  Erforderlich für Wartung und Pflege von MFP mit Übermittlung/Nutzung von pbD  TOM des Dienstleisters  Verpflichtung auf Datengeheimnis, § 5 BDSG, für Beschäftigte Dienstleister (durch Dienstleister)  Ggf. Abbildung Leistungskette bei Einbindung von Subunternehmern  ergänzend Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) zum Schutz von Betriebs-und Geschäftsgeheimnissen 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 33
  34. 34. + Dienstleister (4)  Ggf. ergänzend erforderlich:  Dienstleister für Entsorgung von Datenträgern/Dokumenten  Notwendig: ADV nach § 11 Abs. 1 BDSG  Ggf. ergänzend:  Geheimhaltungsvereinbarung (siehe oben)  Besondere Vertraulichkeitserklärung bei Berufsgeheimnisträgern (neu in BRAO: Legalisierung non-legal-Outsourcing)  Nicht vergessen: Reinigungskräfte (Papierausgabe, Bedienung Gerät) 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 34
  35. 35. + Rechtsfolgen insb.  Ordnungswidrigkeit  § 43 Abs. 1 Nr. 2 lit. b) BDSG (ADV)  § 43 Abs. 2 Nr. 1 BDSG (Speicherung)  Informationspflicht bei Datenpanne  § 42a BDSG  Berufsgeheimnisträger  § 203 StGB  Shitstorm 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 35
  36. 36. + 5. Praktische Hinweise 08.09.2015 Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 36
  37. 37. + Praktische Hinweise (1)  ADV nach § 11 Abs. 1, Abs. 5 BDSG mit  Leasinggeber und/oder  Verkäufer und/oder  Dienstleister  Reinigungskräfte  Verpflichtung auf Datengeheimnis nach § 5 BDSG für Beschäftigte bei Dienstleistern (ggf. ergänzend Sozialgeheimnis, Bankgeheimnis, Verschwiegenheit) 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 37
  38. 38. + Praktische Hinweise (2)  TOM, § 9 BDSG/Anlage:  Physischer Schutz vor Zugriffen Dritter  Separate Räume  Token/Chipkarten/PIN  Einbindung in Netzwerkinfrastruktur  Vermeidung Wildwuchs  Insb. MFP mit WLAN/Bluetooth  Verschlüsselung Kommunikation/Speicher  Aktenvernichter an zentralen/kritischen MFP 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 38
  39. 39. + Praktische Hinweise (3)  Sofortige Löschung von Dokumenten  Umstellen der Standard-Passwörter  Insbesondere für Administration  Insbesondere für Fernzugriff  Sicherheitsupdates der Hersteller einspielen  Ergänzend BSI Maßnahmen M 1.32, M 2.397 bis M 2.400, M 4.299 bis M 4.304 heranziehen 08.09.2015Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 39
  40. 40. + Fazit 08.09.2015 Sascha Kremer: Datenschutz bei Multifunktionsdruckern 40
  41. 41. + Fragen? Fragen! Sascha Kremer - +49(2238)5408700 sascha.kremer@loginpartners.de www.loginpartners.de www.twitter.com/saschakremer www.facebook.com/lpkhb

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