Term 8 Rev Prosedur Pelayanan Di Restoran 3 (BEO)

1. Manajemen
Restoran & Bar
Compiled by
Saeful Anwar
Term -8
Prosedur Umum
Pelayanan Di Restoran-3
BEO

2. Materi
Pembelajaran
1. Menerima Pesanan
BANQUET EVEN
ORDER

3. Pengertian
• Banquet Event Order (BEO) adalah lembaran yang berisi
tentang informasi menyangkut acara yang akan dilaksanakan
dan di gunakan setiap hari sebagai bahan acuan untuk
menyiapkan acara dan didistribusikan pula kepada
departemen-departemen yang terkait di dalam BEO tersebut.
BEO dibagikan minimal satu hari sebelum acara tersebut
dilaksankan. BEO tidak boleh dibagikan secara dadakan, karena
akan menyulitkan staff dari banquet dalam menyiapkan semua
peralatan yang dibutuhkan dalam acara tersebut. Untuk
melihat jadwal acara sebenarnya seluruh divisi dapat
melihatnya di komputer mereka masing-masing, caranya
dengan membuka smart admin Golden Flower Bandung.
Walaupun dapat melihat di smart admin tetapi BEO sangat
perlu dibagikan, karena detail dari acara tersebut, terdapat
didalam BEO. Seandainya pun ada perubahan yang mendadak
maka akan keluar amendment (surat perubahan). BEO dibuat
dan dibagikan oleh Sales Admin dari bagian Sales Marketing.
Pembuatan BEO ini mengacu pada Confirmation Letter CL) yang
tertera pada smart admin ataupun bisa juga mengacu dari sales
yang memegang acara tersebut. Karena tidak selalu informasi
yang berada pada CL sesuai. Biasanya sering terjadi
perubahanperubahan yang hanya diketahui oleh sales dan
konsumen yang memiliki acara tersebut. Untuk itu terkadang
admin harus bertanya langsung kepada sales ataupun
sebaliknya, sales yang memberikan detail dari acara yang akan
dilaksanakan. Setelah BEO selesai dibuat, yang pertama harus
dilakukan adalah meminta tanda tangan kepada divisi yang
bersangkutan.

4. • Divisi tersebut adalah admin sales yang membuat
tentunya, sales yang memegang acara tersebut,
Director Of Sales (DOS), FBM, RDM, executive House
keeping, dan executive chef. Tetapi tidak semua BEO
harus ditanda tangani oleh 7 divisi tersebut. Hanya BEO
yang terdapat kamar (room service) yang artinya
konsumen tidak hanya mengadakan acara tetapi juga
memesan kamar. Sedangkan untuk BEO yang tidak
terdapat kamar hanya dibutuhkan tanda tangan oleh 5
divisi saja. Karena untuk yang tidak terdapat kamar
berarti tidak membutuhkan divisi reservation dan divisi
RDM. Selanjutnya setelah semua tanda tangan didapat,
BEO tersebut dicopy sesuai kebutuhan, biasanya 15 dan
16 lembar, karena untuk 15 atau 16 divisi yang akan
dibagikan. Perbedaan Antara 15 dan 16 divisi adalah
bila di BEO tersebut tidak terdapat kamar (room
service) maka BEO yang dibagikan adalah 15 divisi dan
bila didalam BEO tersebut terdapat kamar, maka BEO
yang dibagikan 16 divisi dengan penambahan 1 divisi
reservation (reservasi). Dalam membagikan BEO juga
harus disertakan buku. Buku tersebut berisi ke 16 divisi
yang kemudian akan ditandatangani oleh penerima BEO
dari divisi yang dibagikan, sebagai bukti bahwa BEO
tersebut sudah dibagikan dan diterima oleh divisi
tersebut

5. Cara Menerima Pesanan Banquet
Event Dari Tamu Secara Lengkap
,
1. Sebelum menerima order dari client ada beberapa hal yang
harus diperhatikan seorang departemen sales and marketing
didalam menyusun sebuah Banquet Event Order. marketing
didalam menyusun sebuah Banquet Event Order. Yang harus
diperhatikan adalah Jumlah pax yang diorder oleh client.
Jumlah pax yang diorder oleh client sebagai pedoman divisi
kitchen untuk membuat menu. Jumlah pax sering dianggap
sebagai jumlah peserta di dalam sebuah banquet event. Selain
sebagai pedoman, jumlah Pax yang diorder oleh client
digunakan oleh pengelola banquet untuk menyusun setting
layout meja. Waktu pelaksanaan Banquet Event Waktu
pelaksanaan Banquet event dari client juga harus diperhatikan
supaya karyawan dalam hal ini staf F& B Service yang bertugas
mengelola banquet dapat mengatur persiapan seperti setup
layout meja, setup sound system, setup cofe break. Selain itu
dengan menyusun schedule Banquet Event, departemen sales
and marketing akan mudah untuk memanage order-order dari
client yang masuk Menu Di dalam menyusun sebuah menu yang
akan digunakan sebagai paket banquet event departemen Sales
and marketing bisa berdiskusi dengan head chef. Menu yang
berdasarkan dari hasil diskusi tersebut yang akan disajikan oleh
client, akan tetapi pihak client bisa memilih menu sendiri sesuai
dengan keinginannya apabila client merasa kurang cocok
dengan menu yang ditawarkan

6. Cara Menerima Pesanan Banquet
Event Dari Tamu Secara Lengkap
,
2. Order dari client yang berhasil didapatkan oleh staf
sales and marketing hotel, dituangkan ke dalam Banquet
Event Order sebagai dasar pedoman departemen sales
and marketing didalam mengkomunikasikan kepada
departemen F&B selaku pengelola meeting room dan
kepada Departemen lain seperti Engineering yang
bertugas mempersiapkan peralatan dan kelistrikan,
departemen Accounting yang bertugas untuk melakukan
transaksi pembelian terkait dengan bahan-bahan yang
akan diolah sebagai menu, dan kebutuhan lainnya,
departemen Housekeeping yang bertugas untuk
memperindah dan mempercantik venue yang akan
digunakan. Selain itu, BEO dijadikan acuan
oleh Banquet Manager untuk mempersiapkan SDM yang
akan diterjunkan untuk melayani client selama
penyelenggaraan event berlangsung. Intinya setelah BEO
sudah disetujui oleh DOSM ( Directur of Salem Manager),
BEO tersebut diedarkan ke seluruh department sebagai
informasi bahwa akan ada event. dan tugas-tugas semua
department terkait juga tertera dalam BEO tersebut.

7. Cara Menerima Pesanan Banquet
Event Dari Tamu Secara Lengkap
,
3. Setelah BEO selesai, selanjutnya
diproses ke dalam Daily Event Summary.
Daily Event Summary adalah daftar event
yang dibuat sebagai gambaran event
dalam satu minggu yang berisi jumlah
tamu (pax),waktu penyelenggaraan
acara, nama ruang atau meeting room
yang akan digunakan,dan informasi
lainnya yang yang bertujuan untuk
mempersiapkan segala yang yang
bertujuan untuk mempersiapkan segala
perlengkapan yang dibutuhkan serta
sumberdaya manusianya Itulah tiga
langkah cara menerima order Banquet
Event dari client.

8. Hal yang diperhatikan
• Di dalam menerima order berupa
Banquet Event yang harus diutamakan
adalah komunikasi, baik komunikasi
antar staf, komunikasi dengan
departemen lainnya, maupun
komunikasi dengan client
sehingga tidak terjadi miskomunikasi
yang dapat mempengaruhi kelancaran
didalam melayani kebutuhan client
selama menyelenggarakan event di
hotel. Pada saat ini pengedaran BEO
secara manual sudah jarang dilakukan,
untuk menghemat sampah (kertas),
beberapa hotel hanya menerapkan
dengan mengedarkan email BEO
keseluruh department. Hal ini juga
dapaat menghemat waktu kerja para
karyawan.

9. Lampiran Format Excel
BEO

12. References
• https://www.ilmuperhotelan.my.i
d/2020/05/cara-menerima-
pesanan-banquet-event.html
• https://elib.unikom.ac.id/files/dis
k1/685/jbptunikompp-gdl-
rizkyapria-34214-9-unikom_r-
i.pdf