1. Leer hoe u uw bedrijf optimaal inricht voor het bereiken van
uw bedrijfsdoelstellingen
WEGWIJZER
zo tilt u uw business naar het
volgende niveau
03DE WEG OP
02
PLAN UW
ROUTE MET
EEN ROADMAP
01BEPAAL UW
EINDBESTEMMING
2. Waar ligt de focus in uw organisatie: kosten verla-
gen, gebruikers tevreden houden of innovatie? Of
misschien wel een combinatie hiervan? En lukt het
uw organisatie om deze doelstellingen te realiseren?
Helaas hebben bedrijven hier maar al te vaak moeite
mee. In onze snelle wereld wordt het steeds lastiger
om bedrijfsdoelstellingen te realiseren tegen minder
kosten en toch concurrerend te blijven. Herkent u dit
probleem en merkt u aan het einde van het jaar dat
er weer te weinig veranderd is?
Met deze wegwijzer helpen we u de juiste richting in
te slaan. De weg die wij doorlopen bestaat uit drie
fases:
1. Bepaal uw eindbestemming
2. Plan uw route met een roadmap
3. De weg op
Na het doorlopen van deze drie fases, tilt u uw
organisatie eindelijk naar het volgende niveau!
Ik wens u veel leesplezier.
Bernard Dortmans
Directeur Simac ICT Nederland bv
Leer hoe u uw bedrijf optimaal inricht voor het bereiken van
uw bedrijfsdoelstellingen
SIMAC WEGWIJZER 2
4. Hoofdstuk 1:
SIMAC WEGWIJZER 4
Bepaal uw eindbestemming
Wist u dat bijna iedere bedrijfsdoelstelling te behalen is door
vernieuwing? Zo ook de twee meest voorkomende doelen: het
verlagen van kosten en het verhogen van gebruikerstevredenheid.
Onze wereld is aan het veranderen, er komen continu nieuwe techno-
logieën beschikbaar, die flink kunnen bijdragen aan kostenreductie en
betere beleving van uw gebruikers. Wacht niet langer, het is de hoogste
tijd om te bekijken hoe uw organisatie hiervan kan profiteren.
Een goede aanpak vereist een passende strategie
Zoals voor ieder project, heeft u ook gedurende een vernieuwings-
traject een passende strategie nodig. Bepaal waar uw organisatie
naartoe wilt en hoe u IT op een slimme manier kunt inzetten om deze
business-doelen te verwezenlijken.
Om uw doelen helder te krijgen en het vernieuwingstraject te laten
slagen, moeten business en IT op één lijn zitten. Organiseer allereerst
een workshop waarin beide afdelingen bij elkaar zitten en samen
brainstormen over de doelen die de business wil bereiken en over
mogelijke oplossingen. Vraag de business-afdeling bijvoorbeeld: wat is
jullie primaire doel en welke targets hebben jullie opgelegd gekregen?
Hierop kunnen talloze antwoorden naar voren komen, zoals:
• We hebben de opdracht gekregen om 10% kostenreductie te
realiseren.
• We willen een aantrekkelijke werkgever zijn voor onze werknemers
om zo de juiste mensen aan te kunnen trekken en de continuïteit
van ons bedrijf veilig te stellen.
• We hebben te maken met veranderde wet- en regelgeving waar-
door we nu niet meer compliant zijn.
Het kan natuurlijk ook zo zijn dat er een combinatie van verschillende
uitdagingen naar voren komt. In zo’n workshop komt u erachter wat de
belangrijkste onderwerpen en vraagstukken zijn voor de organisatie.
Vervolgens kan IT gaan nadenken over welke technologische vernieuw-
ingen doorgevoerd kunnen worden bij te dragen aan het halen van de
doelen.
Nu vraagt u zich wellicht af: waarom gaan de kosten omlaag als
ik nieuwe technologieën gebruik? Het zit zo: als u bijvoorbeeld
uw eigen mailserver overzet naar de cloud en Office 365, dan
heeft u geen kosten meer voor beheer en onderhoud. Deze
kosten zijn relatief hoog en 90% van de organisaties bespaart
dan ook flink op de kosten van e-mail bij een overstap naar
Office 365. De kosten per gebruiker gaan hierdoor aanzienlijk
omlaag.
5. Hoofdstuk 1: Bepaal uw eindbestemming
SIMAC WEGWIJZER 5
Laat uw IT-afdeling een aantal scenario’s bedenken die bijdragen aan
het behalen van de doelen met de inzet van nieuwe technologieën.
Hieronder leest u twee voorbeelden van organisatie A en B als
inspiratie voor uw eigen strategie.
Tip: organiseer een workshop
Organiseer een workshop waar zowel uw business-managers als uw
IT-afdeling in vertegenwoordigd is. Zo zorgt u ervoor dat beide partijen
zich gehoord voelen en ze beter op één lijn komen te zitten.
Voorbeeld 1: het verlagen van IT-kosten met hulp van de cloud
Na de brainstormsessie blijkt dat organisatie A wil focussen op
kostenbesparing. IT komt met de oplossing om de volledige IT-
omgeving die nu in eigen datacenters staat, gefaseerd over te
zetten naar de publieke cloud. Door gebruik te maken van de
technologische functionaliteiten die de cloud biedt, in combinatie
met het pay-per-use model, zal de organisatie de kostenbesparing
kunnen realiseren. De overstap naar de cloud vereist een aantal
maatregelen die getroffen moeten worden.
1. Het overzetten van zoveel mogelijk diensten die niet onderschei-
dend voor het bedrijf zijn. Dit noemen we de ‘commodity-diensten’.
Denk aan: e-mail, bestanden en de back-up.
2. Het verhuizen van de virtuele servers van de test- en ontwikkel-
omgeving naar de cloud. Daarnaast worden deze in de avonden en
weekenden automatisch uitgeschakeld, wat een extra kostenbespa-
ring oplevert.
Een bijkomend voordeel van het overzetten van de virtuele servers
is dat er geen tijd meer besteed hoeft te worden aan het onderhou-
den en het vervangen van eigen datacenters en de infrastructuur.
De tijd vrij die hierdoor vrijkomt, kan worden besteed aan het
helpen van de business met hun vraagstukken.
3. Vervolgens bedenkt IT verschillende scenario’s om de staps-
gewijze overstap naar de publieke cloud soepel te laten verlopen.
In ieder scenario staat wat er precies gaat veranderen, een inschat-
ting van de kosten en een schatting van wat het gaat opleveren.
Samen met de business wordt vervolgens het best passende
scenario gekozen.
€€
6. Hoofdstuk 1: Bepaal uw eindbestemming
SIMAC WEGWIJZER 6
Voorbeeld 2: Een waterdicht business continuity beleid
Organisatie B bestaat uit twee gefuseerde organisaties. Eén depen-
dance staat in Dublin, de ander in Amsterdam. In Dublin groeit de
business snel, in Amsterdam beduidend minder. Beide locaties
hebben een eigen datacenter in het gebouw en deze zijn door
middel van een smalle netwerkverbinding met elkaar verbonden.
De back-up data wordt heen-en-weer gesynchroniseerd tussen
beide locaties.
Uit de workshop met business en IT blijkt dat door strengere
wet- en regelgeving het verhogen van business continuity voor
nu het belangrijkste doel is. Bij een calamiteit moet de business
binnen 24 uur weer kunnen draaien. Omdat de huidige back-up en
restore-oplossing dit niet haalt, heeft IT heeft drie scenario’s
uitgewerkt om dit doel wél te kunnen behalen.
1. De huidige strategie met eigen datacenters verder ontwikkelen
Kenmerken:
Bestaande strategie handhaven en uitbreiden met een data
replicatie oplossing.
Dublin groeit sneller en dat zorgt voor een onevenredige
investering voor Amsterdam.
De benodigde netwerkcapaciteit nodig voor de data replicatie
tussen Dublin en Amsterdam is kostbaar.
Het onderhouden van eigen datacenters en aanschaffen van
servers en opslagsystemen kost veel geld, tijd en energie en
draagt niet direct bij aan de primaire bedrijfsdoelen.
2. Microsoft Azure gebruiken voor recovery
Kenmerken:
Uitwijk naar Azure geeft een relatief lagere Total Cost of
Ownership (TCO) dan scenario 1.
Minder tijd kwijt aan testen van data-recovery: dat kan in Azure
zonder de business processen te verstoren.
Minder tijd kwijt aan aanpassingen in eigen datacenters en
infrastructuur.
Er moeten nieuwe processen en een cloud exit-strategie
ontwikkeld worden.
Het beveiligingsbeleid moet herzien worden: er gaat data
naar de cloud.
3. Applicaties direct overzetten naar Microsoft Azure en daar de
uitwijk regelen
Kenmerken:
Data recovery is minder complex als alles al in Microsoft
Azure staat.
Meer gebruik kunnen maken van flexibiliteitsvoordelen
door schaalbare cloud.
Geen tijd meer kwijt aan inrichten en onderhoud eigen
datacenters en infrastructuur.
Redesign huidige applicaties door IT.
Beveiligingsbeleid moet herzien worden.
7. Hoofdstuk 1: Bepaal uw eindbestemming
SIMAC WEGWIJZER 7
Het belang van een roadmap
Het is zover! Business en IT hebben samen een besluit genomen over
het beste scenario. Om dit scenario succesvol uit te voeren, heeft u
een roadmap nodig. Een vernieuwstraject is immers geen project dat
u in een paar weken tijd kunt voltooien. Er gaat een hoop gebeuren en
er zijn een hoop medewerkers bij betrokken. In de roadmap staan alle
actiepunten en veranderingen uit het gekozen scenario beschreven.
Uiteraard in de goede volgorde en inclusief de verwachte tijd die nodig
is om het actiepunt te verwerken. Aan sommige zaken kunt u immers
pas beginnen als een ander onderdeel klaar is.
In de roadmap staat beschreven welke acties u gaat uitvoeren en
wanneer. Kortom; het hele verandertraject wordt vormgegeven in
één tekening.
Zonder roadmap zult u het overzicht snel kwijtraken. Een bijkomend
voordeel van een roadmap is dat er als het ware een soort partnership
tussen business en IT ontstaat. Zij werken gezamenlijk naar het doel
toe en dit zorgt ervoor dat ze (nog) beter op één lijn komen te zitten.
9. Hoofdstuk 2:
SIMAC WEGWIJZER 9
Plan uw route met een roadmap
U weet nu waarom een roadmap onmisbaar is bij het uitvoeren van
uw strategie. In dit hoofdstuk laten we u zien hoe u een roadmap
maakt en geven we u enkele voorbeelden uit de praktijk.
De kenmerken van een roadmap
Zoals gezegd: in de roadmap vindt u het doel, een tijdslijn en de
samenhang tussen de verschillende uit te voeren onderdelen. Kijk
bijvoorbeeld naar onderstaand voorbeeld. Aan de linkerkant ziet u de
primaire doelen van deze (fictieve) organisatie: voldoen aan wet- en
regelgeving, kosten besparen en gebruikerstevredenheid verbeteren.
Per onderdeel kunt u precies zien welk onderdeel op welk moment
wordt uitgevoerd, welke projecten tegelijk lopen en hoe lang ieder
onderdeel nodig heeft voor voltooiing.
Let op: een roadmap ziet eruit als een zeer simpele tekening. Onder-
schat echter niet hoeveel werk het kost om een goede roadmap te
maken. Er gaat heel veel werk aan vooraf, voordat u deze schets goed
kunt vormgeven.
Q1 Q2
DOEL
Q3 Q4
Kostenbesparing
Voldoen aan
wet- en regelgeving
Securityframework ontwikkelen
Office 365 licenties
Uitwijk virtuele servers m.b.v. Azure
Virtuele servers testen / OTA-omgeving naar cloud incl. back-up
Office 2016 ProPlus Office Groups & Team Sites - Gedeelde bestanden naar cloud
Automatische uitschakeling servers in avond en weekend
OneDrive - Persoonlijke bestanden naar cloudE-mail naar cloud
Gebruiksvriendelijkheid
10. SIMAC WEGWIJZER 10
Hoofdstuk 2: Plan uw route met een roadmap
Hoewel iedere organisatie een op maat gemaakte roadmap moet
ontwikkelen, zijn er voor ieder doel uiteraard wel een aantal gemene
delers.
Een voorbeeld
Uw doelen:
• Gebruikersproductiviteit en - tevredenheid verhogen met een
Bring Your Own Device beleid
• Voldoen aan compliancy eisen door de beveiliging van de data
te verbeteren
U kunt de volgende vier stappen aanhouden. Bij elke stap horen een
aantal taken.
1. Voorbereiding
Bepaal de verschillende typen data en classificeer deze. Houd bij-
voorbeeld de volgende klassen aan: publieke, interne, restricted
en classified data.
Ontwikkel een duidelijk beleid met betrekking tot regelgeving dat
voldoet aan:
1. De eisen van externe wet- en regelgevende autoriteiten, zoals
AFM, DNB en FCA.
2. De eisen van klanten en leveranciers
3. De eisen van uw interne communicatie
Kies de juiste richting en stel een beleid op voor BYOD. Denk
na over vragen als: is het voor iedereen interessant? Krijgen
gebruikers een budget? Is er ondersteuning? Wat doen we als
een apparaat defect is?
2. Zorg dat bestanden op een veilige manier vanaf ieder apparaat te
raadplegen zijn
Ga aan de slag met het inrichten van tools. Maak gebruik van tools
die het classificeren van data eenvoudig maken in het dagelijks
gebruik, zoals Microsoft Azure Rights Management en Information
Protection.
Classificeer uw bestanden. Begin bij een kleine afdeling die vrij
zelfstandig werkt (HR of Legal) en bepaal samen in een workshop
welke data in welke klasse thuis hoort. Start met data die actueel
is en er toe doet.
3. Maak uw e-mail geschikt voor ieder apparaat
Maak het mogelijk om e-mail te lezen op ieder apparaat met
Microsoft EMS en Intune. Hiermee krijgt u meer controle over uw
data en tegelijkertijd kunnen uw gebruikers op elk apparaat even
goed werken.
4. Richt een webportaal in
Zet een webbased portaal in waarmee u op een eenduidige en
veilige manier vanaf elk apparaat uw data en applicaties benadert.
Voeg al uw webdiensten toe aan het portaal. Zoals intranet, Share-
Point, Office 365 en Salesforce. Ook uw specifieke legacy bedrijfs-
applicaties kunnen over HTML5 aan uw medewerkers worden
aangeboden in hun favoriete browser.
Voor al deze taken maakt u een tijdsinschatting en bepaalt u de
volgorde van uitvoering. Deze gegevens geeft u vervolgens weer in
uw roadmap.
þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
12. Hoofdstuk 3:
SIMAC WEGWIJZER 12
Als de roadmap ontwikkeld is, kunt u écht aan de slag! Neem de
volgende drie fases in acht, voor een succesvolle implementatie van
uw vernieuwingstraject.
Fase 1 - Technische realisatie van de roadmap
Programmamanagement
Tijdens de technische realisatie is het van belang dat u actief
programmamanagement voert. In de roadmap staan alle losse
projecten die u wilt uitvoeren. Aangezien we te maken hebben met
veel verschillende personen en afdelingen is het voeren van actief
programmamanagement over de roadmap cruciaal. Stel bijvoorbeeld
een stuurgroep in, bestaande uit een persoon van de business-kant
en iemand van de IT-afdeling. Deze stuurgroep kan dan eens in de
twee of drie weken, afhankelijk van de uit te voeren projecten, bij
elkaar komen om te bespreken hoe het gaat en of er bijgestuurd moet
worden. De stuurgroep zorgt ervoor dat alle projecten in goede banen
worden geleid.
Agile werken
Juist doordat de technologische ontwikkelingen nu zo snel gaan, is
agile werken zeer geschikt voor de uitvoering van uw vernieuwings-
traject. In de roadmap staan de verschillende projecten voor de ver-
schillende afdelingen in uw organisatie. Iedere afdeling, ofwel ieder
team weet wat ze moet opleveren. Hóe het wordt gedaan, staat niet
van te voren vast. Er is dus geen vastomlijnd plan van wat ze precies
gaan doen, als het doel maar wordt bereikt. Zij zijn immers de specia-
listen en dus, als er tijdens een project ineens een nieuwe functiona-
liteit gelanceerd wordt die perfect aansluit bij het project, kunnen ze
deze meteen meenemen in de realisatie. Zo maakt u continu gebruik
van alle nieuwe technieken.
De weg op
Tip: stel een stuurgroep in
Stel een stuurgroep in die periodiek naar de roadmap kijkt. Zo houdt
uw organisatie zicht op de voortgang en kunnen eventuele bottlenecks
tijdig opgemerkt en ondervangen worden.
13. SIMAC WEGWIJZER 13
Fase 2 - Begeleiding eindgebruikers
De technische implementatie van nieuwe diensten is de makkelijkste
stap. Het veranderen van de manier van werken van uw gebruikers
is lastiger. Hoe goed een nieuwe, moderne applicatie ook is, als uw
gebruikers niet weten hoe ze ermee moeten werken en welke functio-
naliteiten er zijn, wordt er niet optimaal van geprofiteerd. Het is zeer
belangrijk dat uw gebruikers hierin begeleid worden.
Neem uw medewerkers vanaf het begin af aan mee in het verander-
traject. Zo zorgt u ervoor dat ze er ook ‘psychologisch’ achterstaan en
zich goed kunnen vinden in de nieuwe manier van werken.
Microsoft Office 365 is gebaseerd op een filosofie over hoe mensen het
best met elkaar kunnen samenwerken. Laat dit zien aan uw mede-
werkers en organiseer bijvoorbeeld workshops waarin u laat zien wat
er gaat veranderen in de samenwerking en hoe uw gebruikers er zo
optimaal mogelijk mee kunnen werken.
Fase 3 - Optimaliseren van de werkprocessen
Als de technische implementatie voltooid is en uw organisatie gebruik-
maakt van alle nieuwe technologieën die in de roadmap beschreven
stonden, is het tijd voor de laatste fase: het optimaliseren van uw
werkprocessen. Organiseer één-op-één sessies waarin uw business-
consultant naast uw gebruikers gaat zitten en met hen meekijkt.
Hoe werken ze met de nieuwe functionaliteiten? Uit deze sessies kan
bijvoorbeeld blijken dat een gebruiker op een zeer omslachtige manier
bij zijn informatie komt, terwijl dit ook met één druk op de knop kan.
De consultant kan vervolgens meteen laten zien hoe het sneller kan én
wat er nog meer mogelijk is. Zo verhoogt u het gebruikersgemak van
uw medewerkers.
Hoofdstuk 3: De weg op
14. Hoe kan Simac u helpen?
SIMAC WEGWIJZER 14
Door vernieuwing wordt uw organisatie flexibeler,
kostenefficiënter, innovatiever en verhoogt u de
gebruikerstevredenheid. Maar een vernieuwings-
traject doet u niet zomaar, zowel business als IT
moet tijd vrijmaken en mensen beschikbaar stellen
om het succesvol te voltooien. En, misschien wel het
belangrijkst, u moet de juiste kennis in huis hebben.
Denkt u dat er in uw organisatie nog een hoop winst
te behalen valt? Maar heeft u niet de juiste mensen
of middelen om de route succesvol te doorlopen?
Wij helpen u graag. De methode van Simac is geba-
seerd op de stappen beschreven in deze Wegwijzer.
Samen met u bepalen we uw strategie, maken we
de roadmap en zorgen we voor een succesvolle
implementatie.
Omdat we volop bezig zijn met innovatietrajecten,
weten we wat de consequenties van kunnen zijn.
Samen met u kiezen we het beste scenario en laten
we u zien welke winst u kunt verwachten. Natuurlijk
houden we de nieuwe ontwikkelingen continu scherp
in de gaten. Zo profiteert u dus van de nieuwste
mogelijkheden.
Samen met u doorlopen wij de weg naar een
innovatieve organisatie!
Wilt u ook uw doelen behalen door te innoveren?
We gaan graag met u in gesprek over wat voor uw
organisatie de beste aanpak is.
Meer weten? Neem gerust contact met ons op via:
contact@simac.com of bel 040 258 29 11.
