Sähköinen työpöytä ja Jyväskylän yliopisto 2013.

1. Sähköinen työpöytä ja intranet
Jyväskylän yliopistossa 2013
Tarja Vänskä-Kauhanen
Rikupekka Oksanen
14.2.2013

2. Kuka puhuu
● Tarja Vänskä-Kauhanen, tiedottaja,
viestintäyksikkö/asiantuntijapalvelut
tarja.vanska-kauhanen@jyu.fi
● Rikupekka Oksanen, suunnittelija, IT-palvelut,
rioksane@jyu.fi

3. Mistä puhe
● Intranet-toiminnallisuudet tänään JY:ssä
● Intranet ja Sähköinen työpöytä (lähi)
tulevaisuudessa
● Mitä
● Miksi
● Miten

4. Termit
Yläkäsite: Sähköinen työpöytä
Alakäsite: Intranet

5. Mitä?
Intra, intrampi, sähköinen työpöytä

9. Mitä Jyväskylän yliopistossa jo
tehdään?
● www-sisällöntuotanto hajautettua, satoja
ylläpitäjiä
● Sama tunnus ja salasana käyvät (lähes)
kaikkialle
● Itse kehitettyjä ja ylläpidettyjä palveluita
käytössä
● WWW-sivustoilla (Plone) sekä sisäistä että
ulkoista materiaalia
● Sisältödokumentteja n. 234 000

10. Plone
Plone on Jyväskylän yliopiston www-sivujen
ylläpitämisessä käytetty sisällönhallintajärjestelmä.
Sivujen luominen ja ylläpitäminen tapahtuu nettiselaimen
kautta. Käytössä vuodesta 2004.
https://www.jyu.
fi/itp/palvelut/kehittamispalvelut/aineistot/plone-
tilastoja
"A powerful, flexible Content Management Solution that is
easy to install, use and extend. "

11. Intranet-toimintoja nyt
● Dokumenttien jakamista: verkkolevyjä, työtiloja
Optimassa, laitosintroja Plonessa. Esim.
https://www.jyu.fi/edu/intranet
https://kielikeskus.jyu.fi/kk-intra
● Kohdennettua viestintää: UNO henkilöstölle ja
ISA opiskelijolle
● Ohjeet - osa näkyvissä vain yliopiston verkossa

12. Intranet-toiminnallisuuksia myös
● Omat kurssit ja opetus: Korppi-
opintotietojärjestelmä, Oma sivu Kopassa
● Työryhmien työtilat: Plonessa, Confluence-
wikissä, Optimassa, Moodlessa, Google Docs
● Haaste - paljon erilaisia käytänteitä,
epätietoisuutta mitä ja miten kannattaa käyttää,
koulutuksen ja tuen tarjoaminen
● Etu: joustava, jokaiselle jotakin...

13. Intranet yksikön www-sivuilla
● Kokousmuistioiden tekeminen laitoksen www-
sivuilla
○ Agendan voi kirjoittaa etukäteen verkkoon
○ Kokousmuistion voi kirjoittaa suoraan verkkoon
palaverin aikana
○ Muistioon voi laittaa kätevästi linkkejä, liitetiedostoja,
kuvia
○ Voi jakaa halutuille henkilöille sisäisesti tai uloskin
● Tiedostojen jakaminen laitoksen www-sivuilla
● Versiohistoria
● Ohjeiden jakaminen henkilökunnalle

14. Suojaustasot Plone-sivustoilla
● Intra-kansion käyttö: intra-tunnisteisen kansion sisältö
näkyy vain yliopiston verkossa
● Polkuavain: yhdellä salasanalla voidaan piilottaa
materiaali näkyvistä
● Henkilökohtaiset tunnukset (ja ryhmien käyttö):
Laitoksen henkilökunta lisätään Plonessa johonkin
ryhmään, jolla on pääsy intranet-aineistoon. Tai sitten
jokaiselle jaetaan oikeus suoraan kansioon ilman
ryhmän käyttämistä. Kirjaudutaan omilla yliopiston
tunnuksilla.

15. Näkökulmia
● Ylläpitäjiä JY:ssa satoja
● Organisaation sanelemia ja tehtävien sanelemia
● Hallinto, Yliopistopalvelut, työryhmät, yksiköt,
tiedekunnat, laitokset, erilliset yksiköt
● Asiakkaat, käyttäjät, kohderyhmät, tunnistus, roolitus -
pääsy dokumentteihin ja sisältöihin
● suuri yleisö, opiskelijat, jatko-opiskelijat, avoimen
opiskelijat, hlöstö, emeritukset
● Sivujen ja dokumenttien julkisuustaso, työnkulut ja
prosessit

16. Aiheeseen liittyviä hankkeita
● IDM: SSO, rooli/ryhmät, palvelujen automaattinen profilointi
● Sähköinen työpöytä, JYBAR: navigointi, personointi,
notifikaatiot,haku
● Plone Koppa/ePOFO: Opiskelijan materiaalit ja kurssiaineistot
● Korppi: opiskelijan kokonaispalvelut Korpissa ja opiskelun ja
ohjauksen työpöytä
● TIPTOP: kansallinen ohjauksen työpöytäpalvelu;
● HOPS, Opintojen seuranta,
● AHOT (lokalisointi JY tarpeisiin)
● Student Life: Opiskelijan neuvontapalvelut, opiskelijan uudet
palvelut?
● Vetovoimatekijät (markkinointi ja näkyvyys)
● Viestintäyksikkö: Portaali,käyttäjäryhmät,eri tasojen
palvelukokonaisuudet, PUSH-viestintä,ulkoinen näkyvyys,
sosiaalinen media

17. Miksi?
● Jotta maistereita ja tohtoreita valmistuisi
enemmän
● Tutkimustuloksia enemmän ja parempia
● Yhteiskuynnallinen vuorovaikutus
● Matka valmistumiseen olisi mahdollisimman
nopea ja sujuva
● Henkilökunnan arki sujuisi

18. Tiedossa olevia konkreettisia
ongelmia ja tarpeita
● Parempi haku tarpeen
● Paljon eri palveluita, pitäisi löytää helpommin
perille
● Ulkoasultaan ja toiminnoiltaan erilaisia
palveluita
● Oikeuksien jakaminen ja ylläpito työlästä
laitosintroissa
● Aina kun menee eri sovellukseen, pitää
kirjautua uudelleen
● Viestinnän kohdistaminen ei onnistu kovin
tarkasti
● Työryhmien työtilat vielä helpommaksi

19. Sähköinen työpöytä
● EI tarvitse olla yksi iso järjestelmä joka heti
kattaa kaiken maan ja taivaan väliltä
● Voi olla joukko ominaisuuksia jotka menevät
em. otsikon alle ja jotka tuottavat hyötyjä
käyttäjille.

20. "Some kuuluu somelaisille"
- Karim Z. Yskowicz
Sosiaalinen media - mikä on onnistumisen
mahdollisuus sille, että organisaation
intra/sähköinen työpöytä korvaisi edes osittain
Facebookin, Twitterin tms. some-työkalun?
Ts. Kannattaako tähän sosiaaliseen intranettiin
panostaa ja miten paljon?

21. Sähköinen työpöytä huomenna?
● Oma
● Modulaarinen
● Mobiili mielessä
Pitää valita muutama arvo, joiden mukaan voidaan
tehdä päätöksiä kahden ristiriidassa olevan
ominaisuuden välillä.

22. Miten?
● Pala kerrallaan, visio mielessä, omin käsin.

23. Kehittäminen ja JY
● JY:ssä paljon itse kehitettyjä sovelluksia ja
palveluita
● Vahva oman kehittämisen kulttuuri, IT-palvelut
● Suora yhteys asiakkaisiin: opiskelijoihin,
henkilökuntaan
● Avoin lähdekoodi, ketteryys, Java ja Python -
ohjelmointikielet
● Sähköinen työpöytä omin voimin

24. Intranetin ja sähköisen työpöydän
kehittäminen
● Ominaisuus kerrallaan käyttöön,
olemassa olevaa tekniikkaa
hyödyntäen
● Parempi haku
● Linkit palveluihin mitä itse tarvitsee
● Kertakirjautuminen
● Sisäinen tiedottaminen roolin perusteella
● Omien tietojen muokkaaminen
● Palvelupyyntöjen tekeminen
● Yhtenäisyys

25. Tunnistetaan kohderyhmät
esim. kaikki opiskelijat (15000+) vs.
jonkun tiedekunnan jonkun laitokset
professorit (7).
Ja panostetaan niihin joita on eniten!
Kohderyhmät sisältää ihmisiä.

26. Vaikutukset www-sisällöntuottajan
arkeen?
● Miten paljon työtä siitä, että osaa kohdistaa tai
jakaa oikeuksia?
● Miten vaikuttaa ajankohtaista-sivustoon
kohdistuksen osalta
● Miten hienojakoisia ryhmiä voidaan IDM:n
puitteissa tehdä? Esim. työryhmä.
● Voidaan käyttää Plonen ryhmätoimintoja ja
oikeuksien jakoa edelleen vanhaankin malliin

27. Identiteetinhallintajärjestelmän
tuomat mahdollisuudet
● Saadaan automaattisia ryhmiä, esim.
opiskelijat, henkilökunta, henkilökunta tietyllä
laitoksella, opiskelijat tietyllä laitoksella,
laitosjohtajat jne.
● Kertakirjautuminen (Single Sign On) - aluksi
www-kertakirjautuminen, myöhemmin
yhdistettynä työpöytäkirjautumiseen
● Voidaan käyttää valmiita ryhmiä ja itse tehtyjä
ryhmiä joustavasti

28. Haasteita?
"Taas yksi uusi järjestelmä? Eikö edelliset 58 jo
riitä?!"
"Especially: how to get Staff to use intra?"
Iso ja heterogeeninen organisaatio
Ajattelutavan ja työskentelytapojen muutos, ei
niinkään tekniikka?

29. Visio
Sähköinen työpöytä ei ole paikka johon mennään.
Yhtenäisyys ei tule siitä.
Sähköinen työpöytä on joka paikassa.
Yhtenäisyys tulee siitä.

30. JYBAR-konsepti
● Yläpalkki, joka toistuu kaikissa www-palveluissa
● Selainpohjainen, kevyt ratkaisu - ei erillistä
portaalituotetta
● Aluksi vähän: haku, suosikkisovellukset,
itsepalvelu, kertakirjautuminen, notifikaatiot
● -> kaikki matalassa palkissa -> ei aiheuta suurta
muutosvastarintaa tai käyttökynnystä.

31. Korppi-opintotietojärjestelmä

32. SoleTM -työajan seuranta

33. Voi olla piilossa

34. Koppa-verkko-oppimisympäristö

35. Asetukset: kieli ja väri

36. Tehokas haku

37. "Työkalut"

38. Itsepalvelu ja tukipyynnöt

39. Oman sähköisen työpöydän
kustomointi
● Aluksi: kieli, väriteema
● Seuraavaksi: Laatikoita, raahaa, lisää, poista.
Alkaa varsin tyhjänä. OMA.
● Ajatus: voisi lisätä "melkein minkä tahansa"
sisällönpalasen omista sovelluksistamme
omaan sähköiseen työpöytään. Aluksi voi lisätä
RSS-feedejä, myöhemmin esim. kalenteri
Korpista, uusimmat oppimateriaalit Kopasta,
suosikkivideo Moniviestimestä tms.)
● Suurin osa sovelluksista itse kehitettyjä -> täysi
kontrolli niihin.

40. Muita ajatuksia
● Palautetta ja kehitysehdotuksia voi antaa missä
tahansa - kannustetaan ja reagoidaan.
Tarkoitus että idea -> tuotantokäyttö -sykli olisi
lyhyt.
● Myöhemmin JYBARista voi "vetää esiin"
sähköisen työpöydän missä tahansa

41. Aikataulua
1. Hakuparannus v1 ensi viikolla
2. IDM - identiteetinhallinta käyttöön kesällä
3. JYBAR-palkki alkusyksystä: haku v2, omat
sovellukset, kertakirjautuminen, itsepalvelu
4. Ryhmätieto IDM:stä - ISA ja UNO yms.
laitosintrat helpommin kohdistetusti
5. Syksyllä kehitystä: notifikaatiot, kokonaisen
työpöydän tekniikka. Työryhmien työtilat
6. kevät 2014: opiskelijan ohjauksellinen työpöytä
(TipTop), notifikaatiot käyttöön

42. Kiitos!
Kysymyksiä?
tarvans@jyu.fi
rioksane@jyu.fi