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 17 febbraio 2010
                                                            APPUNTI
                                                            DIGITALI
                                                                       Quaderni
                                                                  Collaboration tools:
                                                                  l’unione fa la forza
                                                                  Contenuti:
                                                                  L’unione fa la forza: la collaborazione come
                                                                  esigenza
                                                                  Bombardati da email, riunioni, appuntamenti
                                                                  Sommersi dai documenti
                                                                  Regole e procedure aziendali
                                                                  “Social network” in azienda ?
                                                                  I “collaboration tools”
                                                                  Funzionalità e caratteristiche principali di un
                                                                  “collaboration tool”
                                                                  Spazi di progettazione e lavoro
                                                                  Comunicazione
                                                                  Gestione dei progetti
                                                                  Gestione dei documenti
                                                                  Regole di gestione dei progetti (Workflow)
                                                                  Come è fatto un “collaboration tool”
                                                                  Criteri di valutazione di un “collaboration tool”
                                                                  Alcuni esempi di "collaboration tools"




                        L’unione fa la forza: la collaborazione come esigenza
                        La disponibilità di un ambiente di collaborazione che permetta di condividere con
                        semplicità ed efficienza, in azienda e con i partner esterni, comunicazioni, documenti,
                        attività, progetti, è sempre più richiesto dalle imprese. Un significativo vantaggio è
                        anche la possibilità di aggiungere nel team un nuovo componente, indipendentemente
                        da dove si trovi nell’azienda o fuori da essa. In fondo si può parlare dell’”anticamera”
                        dell’ ”ufficio virtuale”, in grado di unire i vantaggi di un gruppo di lavoro più coeso e
                        coordinato, con quelli di una minor necessità di spazi fisici e risorse materiali per
                        consentire l’esecuzione delle attività in team.
Lavorare in
gruppo,                 In ogni caso occorre essere consapevoli che, per assicurare il successo di una
                        strategia di sviluppo dei progetti e delle attività attraverso “sistemi di collaborazione”,
collaborare             occorre un approccio culturale diverso ed un’attenzione precisa alle esigenze
                        dell’azienda ed alle sue possbili evoluzioni future. Del resto è evidente che anche
                        potenti strumenti di comunicazione, di condivisione dei documenti e di pianificazione
                        delle attività devono fare i conti con le difficoltà ancora presenti di migrare alcuni
                        modi di operare e gli schemi mentali basati unicamente sulla comunicazione faccia a
                        faccia e l’uso intensivo di email ed i applicazioni software tradizionali. L’impiego dei
                        nuovi strumenti web e, soprattutto, di un diverso modo di affrontare il lavoro di gruppo,
                        molto più improntato alla condivisione ed alla cooperazione, ha portato a coniare il
                        termine “social productivty”.

                        Bombardati da email, riunioni, appuntamenti
                        Anche senza pensare al fenomeno dello “spamming” e delle email inutili, ognuno di
                        noi è investito, sull’arco della giornata, da innumerevoli email e comunicazioni. Spesso




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anche il solo suddividerle in funzione delle attività che svolgiamo e dei progetti in cui
                       siamo coinvolti, può causare grandi perdite di tempo. Inoltre le email, ormai semplici e
                       familiari, costituiscono pur sempre una forma di comunicazione limitata, scarsamente
                       interattiva e non pienamente conforme alle esigenze di integrazione tra i membri di un
                       gruppo di lavoro. Chiunque di noi potrà a questo punto osservare che nella necessità
                       di interagire più rapidamente e strettamente esistono anche altri strumenti: l’instant
                       messaging (le chat), la condivisione di una lavagna o un documento su cui operare
                       con i colleghi, l’audio/video conferenza (es. skype), le conferenze web (es. Google
                       Openmeetins).
L’onere delle
comunicazioni          Ma se poi vogliamo tenere una traccia documentata dello svolgersi, anche
e delle riunione       contemporaneo, e dei contenuti di tutte queste comunicazioni come facciamo ?

                       Ed ecco una prima esigenza: piuttosto che usare sistemi di volta in volta diversi, ci
                       farebbe comodo avere qualcosa di integrato o integrabile che permetta anche di
                       archiviare e consultare queste conversazioni.

                       Tutto ciò può poi a sua volta non bastare, altrimenti un progetto in corso e, forse, una
                       prossima proposta come Google Wave potrebbe essere sufficiente. Infatti occorre che
                       oltre alle conversazioni che si producono, siano facilmente integrabili i calendari di
                       lavoro delle persone e delle risorse che si utilizzano per poter organizzare
                       rapidamente riunioni, prendere appuntamenti e pianificare le attività, fare planning
                       insomma.

                       Sommersi dai documenti
                       Ogni attività di gruppo produce poi un sostanziosa quantità di documenti, di svariata
                       natura a seconda del settore e del tipo di progetto: manuali, contratti, verbali di
                       riunione, documenti di analisi e di progettazione , fogli di calcolo, fotografie, schemi e
                       disegni tecnici, video, ecc. Un’immensa quantità di informazioni organizzate su
                       documenti di natura e tipo diversi, da mantenere possibilmente correlati ai progetti ed
                       alle attività a cui sono riferite, ricercabili e ritrovabili rapidamente.

Documenti e            Regole e procedure aziendali
procedure
                       Quando crediamo di avere individuato, almeno a grandi linee, le principali aree di
aziendali              interesse per il miglioramento del lavoro di gruppo, ci rendiamo conto che la nostra
                       azienda può avere delle regole con cui trattare determinati tipi di documenti o attività.
                       Ad esempio se facciamo parte di un gruppo di marketing che ha lo scopo di studiare
                       un nuovo posizionamento dell’azienda ed una diversa strategia presentazione del
                       marchio e dei prodotti, molto probabilmente il lavoro degli uni servirà agli altri
                       secondo dei percorsi di propedeuticità prestabiliti e, cosa più importante, vi sarà
                       certamente qualcuno nel gruppo che avrà la responsabilità di approvare ed
                       autorizzare i documenti generati, prima che altri colleghi li possano utilizzare. Se
                       aggiungiamo che, in teoria, potremmo anche svolgere una buona “fetta” del lavoro
                       ognuno dalla propria casa o dal proprio studio, ci rendiamo conto che in taluni casi
                       potrebbe anche far comodo uno strumento per definire delle regole di gestione ed
                       approvazione dei documenti: un sistema di workflow o, più “pomposamente” di
                       Business Process Management.

                       “Social network” in azienda ?
                       Oggi le giovani generazioni (a dire il vero neanchè più solo quelle, vista la diffusione)
                       sono abituali consumatrici di “social networks” come Facebook, MySpace, Windows
                       Live, Flickr, Ning, Twitter (solo per citare i più noti). Molte delle opportunità offerte dal
                       social network sembrano essere adatte alle necessità di un gruppo di lavoro
                       aziendale. In fondo i social network permettono ad ogni persona di affacciarsi ad esso
                       descrivendo il proprio profilo, definendo con chi condividere le proprie comunicazioni
                       attraverso gruppi, forum, instant messaging, condivisione di foto, video e materiale
                       vario.



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                                                                                          © ing. Roberto Gallerani
Il vantaggio del social network è quello di avvicinare le persone e, per certi versi, di
                       permettere una comunicazione più trasparente, immediata e “paritetica”; gli svantaggi
                       principali derivano dalla celabilità della reale identità e dalla possibilità di un uso
                       improprio o addirittura “doloso”.

                       Adattate alle esigenze di un’impresa, alcune delle opportunità offerte da un social
                       network possono diventare fattore di innovazione nello svolgimento delle attività di un
                       gruppo di lavoro aziendale. Uno dei principali vantaggi è quello di contribuire a creare
                       una maggior coesione nel gruppo attraverso l’interazione sul progetto di cui siano
                       chiari gli obiettivi comuni; la possibilità di fornire il proprio contributo, letto e ascoltato
                       dal gruppo per intero, su cui il gruppo può apportare variazioni in un processo
                       iterattivo, permette di arrivare a generare valori, idee e risultati ampiamente
                       condivisi e spesso nemmeno più attribuibili a una persona specifica tanto si sono
                       costruiti attraverso il contributo di tutti.

                       I “collaboration tools”
                       Con “collaboration tools”, termine abbastanza diffuso ma non unico sulla rete e nel
                       mercato, si potrebbe quindi defnire una soluzione software atta a sintetizzare in una
                       forma omogenea ed integrata:

                           Comunicazione (riunioni virtuali, email, chat, condivisione del desktop del pc,
                           conferenze web in audio/video, blog e spazi di discussione)
I “Collaboration
                           Spazi di progettazione e lavoro (definizione dei gruppi e dei partecipanti, ruolo )
Tools”
                           Gestione dei progetti (definizione e gestione delle attività, attribuzione ai
                           partecipanti, registrazione dei tempi delle attività)
                           Gestione dei documenti
                           Regole di gestione dei progetti (Workflow)
                       L’obiettivo è quello di favorire il più elevato grado di co-ideazione e co-progettazione
                       nel raggiungimento degli obiettivi attibuiti al gruppo di lavoro. Attraverso l’uso di un
                       “collaboration tool” i partecipanti sono messi nelle condizioni di essere parte attiva
                       nelle diverse fasi di creazione e modifica delle componenti del progetto, favorendo la
                       generazione di alternative e soluzioni per ogni problema individuato e consentendo di
                       realizzare un processo di affinamento delle soluzioni basato su di un maggior grado
                       di partecipazione e consenso.

                       E’ inoltre evidente che non esiste il “collaboration tool” ideale o migliore in assoluto, in
                       quanto sono le esigenze attuali e quelle prevedibili per il futuro dell’azienda a guidare
                       nella scelta della soluzione più adatta.

                       Nel seguito dell’articolo si descriveranno e si esamineranno i seguenti aspetti:

                           funzionalità e caratteristiche principali di un “collaboration tool”
                           criteri di valutazione di un “collaboration tool”

                       Funzionalità e caratteristiche principali di un “collaboration tool”

                       Nella stragrande maggioranza dei casi l’impiego di un “collaboration tool” avviene
                       attraverso il browser internet. Per sua natura è quindi un’applicazione web. Ciò è la
                       naturale conseguenza dell’essere uno strumento di collaborazione indipendente dal
Funzionalità           dove si trovano le persone e da quali dispositivi hanno a disposizione. Quindi come
                       partecipanti di un gruppo di lavoro dobbiamo poter operare dall’interno dell’azienda
principali             ma anche dall’esterno, attraverso il nostro pc (Windows, Mac, Linux) ma anche
                       usando uno smartphone o, in casi di emergenza, mediante un pc o un dispositivo non
                       nostro collegato ad internet. I gruppi di lavoro poi potrebbero anche essere “misti”, in




                   3
                                                                                            © ing. Roberto Gallerani
parte personale aziendale ed in parte di partner esterni e tutti devono comunque
                      poter collaborare facilmente sul progetto.

                      Spazi di progettazione e lavoro

                      Uno spazio di lavoro o di
                      progettazione (“workspace”) è
                      identificabile con una cartella, un
                      armadio o anche un intero ufficio in cui
                      raccogliere tutto il materiale (documenti,
                      attività comunicazioni , ecc) attinenti
                      all’attività da svolgere.
Gli spazio di
                      Quindi uno spazio di progettazione è il
progettazione -       contenitore di partenza in cui suddividere
“workspaces”          tutti i prodotti della collaborazione e su
                      cui regolare i permessi di accesso dei
                      partecipanti. Un “workspace”, a seconda
                      della necessità, può quindi rappresentare
                      l’ufficio di un’azienda, nel cui ambito
                      organizzare degli ulteriori contenitori in
                      cui raccogliere il materiale relativo agli impiegati, alla gestione commerciale, ai
                      training ecc. Nel caso di un impiego extranet, alcuni workspaces possono essere
                      invece predisposti per un cliente o per un fornitore, al fine di condividere documenti o
                      comunicazioni utili in un processo condiviso di collaborazione. Infine un workspace
                      può essere identificato in un vero e proprio progetto che coinvolge la condivisione di
                      risorse, attività, ecc.

                      In generale i workspaces non hanno limiti ne nel loro numero ne nel modo in cui
                      possono essere inseriti l’uno dentro l’altro, creando delle organizzazioni ad albero.

                      Comunicazione

                      Gli utenti del “collaboration tool” partecipano ad uno o più progetti secondo le loro
                      autorizzazioni. Tutte le tipologie di comunicazione prodotte sono o possono essere
                      ricondotte in generale al workspace a cui si riferiscono.

                      Nell’area mail è possibile far transitare automaticamente la posta inviata e ricevuta
                      trasformando il tool nel sistema di gestione della posta elettronica. In generale da una
                      email è possibile generare degli eventi sul calendario (ad es. una riunione o un
                      appuntamento) o un’attività sul progetto corrente. In ogni istante le mail possono
                      essere collegate ad altri materiali del progetto (documenti, attività del planning, note,
Le funzionalità       collegamenti, discussioni ecc.)
di
comunicazione         La gestione dello stato è una funzione attraverso cui effettuare delle brevi
                      comunicazioni, associate al proprio nominativo, che vengono immediatamente rese
                      disponibili a tutti i partecipanti del
                      gruppo; in molti casi questi “micro-
                      blog” possono essere anche
                      automaticamente trasmessi ad un
                      social network come facebook o
                      twitter.

                      La funzione di discussione
                      permette di creare nell’ambito del
                      workspace uno o più percorsi di
                      scambio di idee o informazioni tra i
                      partecipanti. Nell svolgimento della
                      discussione il partecipante può
                      esprimersi attraverso un commento
                      e l’inserimento di documenti



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                                                                                       © ing. Roberto Gallerani
collegati al ragionamento in corso. Naturalmente le comunicazioni sviluppate
                      attraverso le discussioni possono essere mantenute archiviate nel sistema, come
                      documentazione del progetto.

                      Tutto quanto viene prodotto nell’ambito del
                      progetto (documenti, attività, note,
                      collegamenti, eventi, ecc) può poi essere
                      oggetto di commento da parte di ogni
                      partecipante. I commenti sono archiviati e
                      mantenuti all’interno del tool.

                      In molti “collaboration tools” sono presenti
                      anche un sistema di instant messaging
                      (chat), la trasmissione via RSS degli
                      aggiornamenti del progetto anche a
                      strumenti esterni al tool (ad esempio Google
                      Reader), funzioni di audio/video conferenza
                      e, in taluni sistemi, di vera e propria
                      conferenza web mediante la condivisione di
                      una lavagna virtuale o del desktop del pc dei
                      partecipanti.

                      Gestione dei progetti

                      Della gestione dei progetti in generale se ne apprezza la semplicità nel poter
                      assegnare le attività del progetto ai diversi partecipanti conservando un quadro di
                      insieme sullo sviluppo e l’avanzamento dei lavori, organizzando le attività in
                      raggruppamenti e attraverso “milestones”.
La gestione dei
progetti:
attività,
planning, …




                      In generale le attività del
                      progetto sono poi
                      collegabili a tutti i
                      materiali producibili
                      (documenti, note,
                      discussioni, email , ecc)
                      nell’ambito del progetto.

Registrare il         In molti sistemi le attività
tempo di              sono inserite secondo
                      modalità simili a quelle di
svolgimento           Ms Outlook e sono anche
delle attività        visualizzabili ed
                      accessibili attraverso dei
                      diagrammi gantt o
                      reticolari.




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                                                                                     © ing. Roberto Gallerani
Un'altra funzione spesso disponibile in un “collaboration tool” è quella di poter
                      “registrare” il tempo di svolgimento delle singole attività pianificate con una sorta
                      di “registratore” da accendere, sospendere e spegnere su ogni singola attività ed il cui
                      conteggio totale viene a far parte del conteggio complessivo del tempo sul progetto.
                      Alcuni tools dispongono anche di moduli per la generazione di report di fatturazione
                      sulla base delle ore spese e di tariffe orarie configurabili nell’applicazione.




                      Gestione dei documenti

                      La gestione dei documenti è un aspetto essenziale, in quanto ogni attività di gruppo
                      che svolgiamo tende a produrre numerosi documenti, dei quali occorre gestire
                      un’archiviazione ordinata, registrando una cronistoria delle variazioni, impedendo che
                      più persone contemporaneamente accedano in modifica allo stesso documenti e
                      permettendo una semplice ricerca ed un rapido reperimento di ciò che serve al


La gestione dei
documenti




                      momento in cui serve. Se non si è una grande azienda o non si hanno esigenze più
                      complesse, le funzioni di gestione documentale di molti “collaboration tools” sono
                      ampiamente sufficienti. Certamente quando iniziano ad emergere necessità di
                      conversione digitale del cartaceo con acquisizione automatica delle informazioni
                      contenute, riconoscimento del tipo di documenti e classificazione automatica,
                      conservazione sostitutiva ecc, occorre prendere in considerazione anche sistemi
                      alternativi oppure componenti aggiuntivi per trattare queste esigenze ed integrare i
                      risultati alla gestione dei documenti del tool.



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                                                                                     © ing. Roberto Gallerani
Quindi potremmo definire la gestione dei documenti della maggior parte dei
                       “collaboration tools” come “l’insieme delle funzioni di gestione documentale
                       necessarie e sufficienti”.

                       Abbiamo già visto che un generico “workspace”, il quale può rappresentare a
                       seconda dei casi un progetto, un ufficio, un gruppo di lavoro, di fatto è una “cartella”
                       la quale può a sua volta essere suddivisa in altre cartelle. Le cartelle possono
                       rappresentare tipi di documenti particolari o servire, semplicemente, per raggruppare i
                       documenti secondo una logica stabilità dal gruppo: ognuno è generalmente libero di
                       scegliere la propria forma di organizzazione.

                       Ogni singolo documento è opportuno che sia caratterizzato dai seguenti elementi:

                       Versione: ogni
                       documento ha un
                       suo “indice di
                       modifica” che
                       viene
                       incrementato ad
                       ogni variazione.
                       Questo permette
                       all’applicazione di
La versione del        mantenere la
documento              cronologia delle
                       diverse modifiche
                       subite dal
                       documento,
                       registrando chi e
                       quando ha
                       effettuato la
                       variazione.
                       Naturalmente ogni
                       versione è
                       singolarmente
                       commentabile e
                       nel caso non fosse
                       utile tenere traccia delle variazioni è sovrascrivibile o eliminabile.

                       Stato: ogni documento è utile che possa essere gestito attraverso un’indicazione della
Lo stato del           sua situazione nel ciclo di vita tipico: in modifica, pubblicato (anche detto rilasciato),
documento              archiviato (storico). La versione pubblicata è quella di riferimento per tutti ed ogni
                       nuova variazione del documento comporta una nuova versione che poi nel tempo
                       dovrà essere a sua volta pubblicata (rilasciata) in sostituzione di quella precedente.

                       Proprietà: ogni documento è inoltre caratterizzato da numerose altre “proprietà”

                           Il progetto o i progetti di appartenenza
                           Delle etichette (“tags”) che possono rappresentare delle parole o dei concetti
                           chiave per il documento e che costituiscono delle informazioni attraverso cui
Le proprietà del           cercare e ritrovare i documenti
documento                  Una descrizione sintetica, una sorta di sommario utile a rappresentare il
                           documento in poche parole e anch’esso atto a migliorarne la reperibilità
                           Degli attributi informativi che permettano di assegnare informazioni “strutturate” al
                           documento, caratterizzandolo e dettagliandolo meglio dal punto di vista
                           informativo: ad esempio “Tipo documento” (manuale, presentazione, intervista,
                           ecc) e per un’intervista “Data intervista”, “Autore intervista”, “Nome intervistato”,
                           ecc.




                   7
                                                                                          © ing. Roberto Gallerani
Un insieme di collegamenti ai diversi oggetti e materiali prodotti dal gruppo; quindi
                           non solo la possibilità di collegare logicamente documenti tra loro ma anche ad
                           attività, discussioni, email ecc.
                           Delle proprietà particolari di utilizzo ed accesso. In generale i permessi di accesso
                           ai documenti vengono determinati a livello di “workspace” di progetto; tuttavia in
                           molti sistemi è anche possibile che l’autore di un documento possa decidere,
                           magari anche solo temporaneamente, di restingere la visibilità o la modificabilità
                           di un documento ad un sottoinsieme dei membri del gruppo
                       Lavorando in gruppo occorre assicurare che due persone non modifichino
“Check-out” /          contemporaneamente lo stesso documento, con il rischio di perdere le modifiche e
                       creare confusione. A questo è dedicata una funzione di “Blocca documento” che ha
“Check-in” del         lo scopo di riservare per la modifica un documento ad una sola persona alla volta. E’
documento              un po’ come prendere il documento originale e metterlo sulla propria scrivania; tutti i
                       colleghi vedono chi lo ha “prenotato” per la modifica e non possono far altro che
                       leggere senza poter variare nulla. Completato il lavoro di revisione sarà cura di chi lo
                       aveva riservato renderlo di nuovo disponibile a tutti per la modifica. Questa funzione in
                       molti sistemi viene anche chiamata (senza nemmeno tradurla in italiano) “Check-out”
                       (Blocca documento) e “Check-In” (Sblocca documento).

                       Essenziale per l’impiego dei documenti è la funzione di ricerca. Nei “collaboration
La ricerca dei         tools”, usualmente funziona come una normale ricerca su Google, ossia inserendo
                       una sequenza di parole chiave attraverso cui individuare i possibili documenti di
documenti              interesse. Diventa quindi importante sapere come il “motore di ricerca” del tool
                       esegue la ricerca o, meglio, come viene effettuata l’ “indicizzazione” dei documenti.
                       L’’indicizzazione” è quel processo, nascosto all’utilizzatore il quale ne vede solo
                       l’effetto, che ad ogni modifica di un documento ne individua le parole chiave
                       mantenendo aggiornata l’associazione con il documento. Quando si esegue una
L’indicizzazione       ricerca il “motore” individua tutti i i documenti che sono stati indicizzati sulle parole
                       indicate. In generale i sistemi “indicizzano” su tutte le parole digitate dall’utente in
dei documenti          relazione al documento: quelle inserite nelle proprietà, sul nome del documento, sulle
                       etichette (tags), ecc. Molti sistemi sono anche in grado di effettuare l’ “indicizzazione”
                       del contenuto dei documenti, quando essi abbiano contenuti “testuali”: PDF, DOC.
                       XLS, ecc. In questo caso inserendo delle parole chiave si potranno trovare anche i
                       documenti che presentano tali termini nel contenuto del documento stesso. La varietà
                       dei tipi di documenti su cui questa possibilità è attiva, la sua efficienza ed efficacia, la
                       capacità di poter eventualmente trattare anche documenti grafici (TIFF, JPG, ecc)
                       provenienti da uno scanner o da un fax, elaborandoli con un sistema di Optical
                       Character Recognition per trasformare l’immagine in testo, sono altri fattori che
                       determinano il diverso livello della soluzione del “collaboration tools”, spostandola
                       sempre di più verso un vero e proprio sistema di gestione elettronica dei documenti.

Visualizzazione        La visualizzazione e la modifica dei contenuti di un documento avviene in generale
                       attraverso il programma corrispondente al tipo di documento, presente sul PC
e modifica dei         dell’utente. In pratica quando si clicca su un documento per aprirlo, esso viene
documenti              scaricato sul pc dell’utente (download) e viene aperto automaticamente il programma
                       installato sul pc per trattare il tipo di documento (ad esempio Ms Office Word per un




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                                                                                         © ing. Roberto Gallerani
DOC). Completata la modifica, il documento si salva sulla copia locale e, con il click
                      su un bottone del tool, si effettua l’aggiornamento (upload) sul sistema centrale.

                      Anche se non sono documenti, in molti tools è possibile inserire dei “collegamenti”. Ai
                      collegamenti, come in generale a tutti i tipi di oggetti presenti nel tool, possono essere
                      attribuite le medesime proprietà che si sono viste per i documenti. L’unica differenza
                      è che un collegamento è caratterizzato non da un contenuto ma da un’indirizzo ( “url”)
                      ad una pagina o ad un documento a sua volta accessibilie attraverso la rete (internet,
                      intranet o extranet).
Usare i
“collegamenti”




                      Regole di gestione dei progetti (Workflow)

                      La gestione di regole di gestione dei progetti (Workflow) può diventare utile al
                      manifestarsi di esigenze di automazione dei processi di gestione dei documenti o nello
                      svolgimento di determinate sequenze di attività. Esempi possono essere la
                      preparazione di documenti secondo una preordinata sequenza, in cui c’è chi li
                      elabora, chi li verifica e chi, infine, li approva, oppure per garantire nello svolgimento di
                      un progetto complesso che le diverse figure siano coinvolte al momento giusto con
                      chiare indicazioni sul da farsi, registrando al contempo la cronologia delle diverse
                      sequenze di operazioni. Le funzioni di workflow permettono di “disegnare” (spesso
                      graficamente) il flusso con cui un processo si sviluppa, assegnando le varie fasi a
                      persone precise, indicando date e durate di riferimento, stabilendo le sequenze di
                      email e di promemoria che devono essere inviati automaticamente alle figure
                      coinvolte.
La gestione dei
“workflow”            Nei “collaboration tools”, anche quando queste funzioni sono presenti, non ci si deve
                      aspettare una grande potenza; normalmente sono limitate alla gestione di situazioni
                      semplici e comuni. Spesso operano per “apprendimento” attraverso la registrazione di
                      una sequenza di operazioni sul tool che poi viene integrata con le restanti
                      informazioni e configurazioni. In tal caso hanno il vantaggio di essere semplici nella
                      definizione e nell’impiego in quelle che, in definitiva, sono le circostanze più consuete
                      in una PMI. Laddove esistano o si sviluppino esigenze più ampie non può essere
                      assolutamente esclusa l’adozione di un vero e proprio sistema di Business Process
                      Management, con un “motore” di gestione che possa interagire con i processi che
                      avvengono sul “collaboration tool” utilizzato.

                      Come è fatto un “collaboration tool”

                      Si già detto che in generale parliamo di
                      applicazioni software web, in cui i programmi, i
                      dati ed i documenti risiedono su uno o più server
                      ed a cui gli utilizzatori accedono da un pc, uno
Come è fatto un       smartphone, in generale un dispositivo dotato di
collaboration         un browser internet.
tool                  Naturalmente, come per tutti i sistemi di
                      “information technology”, questi apparati e
                      programmi possono risiedere nell’azienda
                      utilizzatrice, essere collocati esternamente in
                      outsourcing in un “data center” attraverso un
                      servizo di “housing”, utilizzati come mero servizio



                  9
                                                                                         © ing. Roberto Gallerani
a fronte di un canone tipicamente mensile (SaaS - Software as a Service). Ancora il
                    software applicativo che costituisce il “collaboration tool” può essere “proprietario”
                    (di un ben specifico produttore con una sua propria strategia di distribuzione, vendita e
                    supporto) oppure di tipo “open source” (gestito da una community internazionale, con
                    una sua diffusione mondiale, la possibilità di disporre di canali di aggiornamento e di
                    supporto pubblici o a pagamento a seconda dei casi) .

                      Collaboration               Vantaggi                          Svantaggi
                      tool come:
                      SaaS               § flessibilità                  § dipendenza dal gestore
                                         § costi predeterminati          § attenzione ai termini d’uso
                                         § semplice scalabilità          (privacy, sicurezza)
                                         § minori costi di gestione      § minor controllo di dati e
                                                                         documenti anche a fini di
Saas Vs                                                                  backup e restore
                                                                         § maggiori difficoltà
Gestione diretta                                                         nell’integrazione ad altri sistemi
                                                                         § costi elevati nel caso di molti
                                                                         utenti
                      Gestito            § completo controllo di dati    § maggiori costi di gestione
                      direttamente       e documenti                     tecnica
                                         § completo controllo            § maggiori costi di gestione
                                         nell’integrazione ad altri      amministrativa
                                         sistemi aziendali

                      Collaboration               Vantaggi                          Svantaggi
                      tool come Sw:
                      Proprietario       § un “brand” di riferimento     § costi maggiori delle licenze (
                                         preciso                         si pagano indirettamente i costi
                                         § garanzia nel tempo (se il     marketing/commerciale)
                                         “brand” è forte)                § spesso è un prodotto chiuso
                                         § chiara “roadmap” di           con maggiori difficoltà di
                                         sviluppo                        integrazione
                                         § supporto di personale sul
Sw proprietario                          campo
Vs Open                                  § maggiore completezza
Source                Open Source        § costi di avviamento e         § attenzione che la community
                                         gestione inferiori              su cui si fonda sia attiva con
                                         § minor completezza             continuità (altrimenti è uno
                                                                         svantaggio)



                      Collaboration               Vantaggi                          Svantaggi
                      tool come Sw
                      su Hw:
Sw e Hw in            In “casa”          § pieno controllo tecnico       § necessità di disporre di una
                                         del sistema (sicurezza,         struttura IT dedicata
“casa” Vs                                backup, restore, disaster
“housing”                                recovery)

                      In “Housing”       § minori costi di gestione      § minor controllo del sistema o
                                         tecnica                         di alcune delle sue parti
                                         § flessibilità logistica




                   10
                                                                                    © ing. Roberto Gallerani
Criteri di valutazione di un “collaboration tool”
                      Come ogni scelta, anche quella di un “collaboration tool”, è figlia delle attuali esigenze
                      aziendali e di una valutazione delle sue possibili evoluzioni nel prossimo futuro.

                      Inoltre “non c’e informatizzazione senza organizzazione” in quanto nessuna
                      applicazione è in grado di creare o indirizzare l’organizzazione delle attività ma, al
                      contrario, è a partire da una idea precisa del come si svolgono o si desiderano
                      svolgere determinate attività che si è in grado di ricercare, selezionare ed individuare
                      la soluzione più adatta.

                      Le due affermazioni precedenti possono apparire ovvie e scontate ma purtroppo, in
Non c’è               tanti casi, questo semplice criterio non viene seguito e la conseguenza, a seconda
                      delle situazioni, è quella di acquistare un “completissimo” tool ma estremamente
informatizzazione     costoso scoprendo poi solo dopo qualche tempo di usarne solo il 10%, oppure di
senza                 dotarsi di uno strumento che obbliga a stravolgere il modo di lavorare dell’azienda, o
organizzazione        ancora di dotarsi di un sistema assolutamente inadeguato alle proprie esigenze.

                      Raccogliere, analizzare, sintetizzare le proprie esigenze e le ipotesi di sviluppo è la
                      naturale e necessaria premessa per effettuare poi la miglior scelta e favorire ed
                      accelerare l’avviamento e la diffusione nell’azienda, ottenendo nell’economia
                      complessiva un risparmio di denaro.

                      Queste attività di raccolta, analisi, sintesi, valutazione, avviamento, diffusione possono
                      essere effettuate autonomamente dalla stessa azienda se dispone delle risorse, del
                      tempo e delle competenze, oppure possono essere supportate da ingegneri
                      professionisti specializzati, che operino nell’azienda per l’azienda e che non abbiano
                      sposato a priori nessuna scelta particolare, senza creare i pericolosi condizionamenti
                      imposti spesso dalle società commerciali.




L’importanza di un
corretto processo
di valutazione




                     11
                                                                                       © ing. Roberto Gallerani
Alcuni esempi di “collaboration tools”

     Applicazione       Sito di riferimento                  Tipo e Note
  Feng Office         www.fengoffice.com         Saas e Open Source installabile
                                                 sui propri sistemi
  Active Collab       www.activecollab.com       Proprietario, installabile sui propri
                                                 sistemi
  Project Pier        www.projectpier.org        Open Source installabile sui propri
                                                 sistemi
  Zoho Business       www.zoho.com               SaaS proprietario
  Google Docs, ….     www.google.com             SaaS; minimale gestione di
                                                 documenti, calendario, attività,
                                                 web meeting
  Zimbra              www.zimbra.com             Open Source, installabile sui
                                                 propri sistemi; Zimbra è una
                                                 divisione di VMWARE
  Taskwise/Deskwise   www.silversoft.com         Proprietario da installare sui
                                                 propri sistemi
  Central desktop     www.centraldesktop.com     Proprietario da installare sui
                                                 propri sistemi
  OfficeClip          www.officeclip.com         Saas Proprietario
  UVC                 www.universalvillage.net   Proprietario, da installare sui
                                                 propri sistemi per la parte client e
                                                 “hosted” per la parte server
  Hyper Office        www.hyperoffice.com        Saas proprietario
  Huddle              www.huddle.net             Saas proprietario
  Collanos            www.collanos.com           Open Source P2P, da installare
                                                 sui propri sistemi client (non c’è
                                                 un server essendo un Peer To
                                                 Peer)
  Contact Office      www.contactoffice.com      Saas proprietario
  Web Office          www.weboffice.com          Saas proprietario




12
                                                           © ing. Roberto Gallerani
ing. Roberto Gallerani
                     a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree:


                       Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni:

                            •    Gestione elettronica dei documenti
                            •    Fattura elettronica e conservazione sostitutiva
                            •    Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica
                                 delle informazioni
                            •    BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti)
                            •    CRM: Customer Relationship Management
                            •    Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale
                            •    CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali
                            •    Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel
                                 settore manifatturiero meccanico

                       Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“
                       e la “business continuity”:

                            •    Architetture di elaborazione in cluster
                            •    Virtualizzazione e consolidamento
                            •    Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup
                            •    Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione
                            •    Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi
                            •    Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning
                            •    Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS

                       Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi:

                            •    Electronic Document Management
                            •    Product Data Management / Product Lifecycle Management
                            •    Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico
                            •    Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM
                            •    Gestione dei processi di formazione aziendali

                       Progetti speciali

                            •    Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il
                                 controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico.
                            •    Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di
                                 componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni
                                 esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile)
                            •    Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera
                                 del settore tessile




Quaderni 12   17 FEBBRAIO 2009




                                                                                 Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421
                                                                                 Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it
                                                                                 Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO




                    13
                                                                                                                            © ing. Roberto Gallerani

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Collaboration tools: l'unione fa la forza

  • 1. 12 17 febbraio 2010 APPUNTI DIGITALI Quaderni Collaboration tools: l’unione fa la forza Contenuti: L’unione fa la forza: la collaborazione come esigenza Bombardati da email, riunioni, appuntamenti Sommersi dai documenti Regole e procedure aziendali “Social network” in azienda ? I “collaboration tools” Funzionalità e caratteristiche principali di un “collaboration tool” Spazi di progettazione e lavoro Comunicazione Gestione dei progetti Gestione dei documenti Regole di gestione dei progetti (Workflow) Come è fatto un “collaboration tool” Criteri di valutazione di un “collaboration tool” Alcuni esempi di "collaboration tools" L’unione fa la forza: la collaborazione come esigenza La disponibilità di un ambiente di collaborazione che permetta di condividere con semplicità ed efficienza, in azienda e con i partner esterni, comunicazioni, documenti, attività, progetti, è sempre più richiesto dalle imprese. Un significativo vantaggio è anche la possibilità di aggiungere nel team un nuovo componente, indipendentemente da dove si trovi nell’azienda o fuori da essa. In fondo si può parlare dell’”anticamera” dell’ ”ufficio virtuale”, in grado di unire i vantaggi di un gruppo di lavoro più coeso e coordinato, con quelli di una minor necessità di spazi fisici e risorse materiali per consentire l’esecuzione delle attività in team. Lavorare in gruppo, In ogni caso occorre essere consapevoli che, per assicurare il successo di una strategia di sviluppo dei progetti e delle attività attraverso “sistemi di collaborazione”, collaborare occorre un approccio culturale diverso ed un’attenzione precisa alle esigenze dell’azienda ed alle sue possbili evoluzioni future. Del resto è evidente che anche potenti strumenti di comunicazione, di condivisione dei documenti e di pianificazione delle attività devono fare i conti con le difficoltà ancora presenti di migrare alcuni modi di operare e gli schemi mentali basati unicamente sulla comunicazione faccia a faccia e l’uso intensivo di email ed i applicazioni software tradizionali. L’impiego dei nuovi strumenti web e, soprattutto, di un diverso modo di affrontare il lavoro di gruppo, molto più improntato alla condivisione ed alla cooperazione, ha portato a coniare il termine “social productivty”. Bombardati da email, riunioni, appuntamenti Anche senza pensare al fenomeno dello “spamming” e delle email inutili, ognuno di noi è investito, sull’arco della giornata, da innumerevoli email e comunicazioni. Spesso 1
  • 2. anche il solo suddividerle in funzione delle attività che svolgiamo e dei progetti in cui siamo coinvolti, può causare grandi perdite di tempo. Inoltre le email, ormai semplici e familiari, costituiscono pur sempre una forma di comunicazione limitata, scarsamente interattiva e non pienamente conforme alle esigenze di integrazione tra i membri di un gruppo di lavoro. Chiunque di noi potrà a questo punto osservare che nella necessità di interagire più rapidamente e strettamente esistono anche altri strumenti: l’instant messaging (le chat), la condivisione di una lavagna o un documento su cui operare con i colleghi, l’audio/video conferenza (es. skype), le conferenze web (es. Google Openmeetins). L’onere delle comunicazioni Ma se poi vogliamo tenere una traccia documentata dello svolgersi, anche e delle riunione contemporaneo, e dei contenuti di tutte queste comunicazioni come facciamo ? Ed ecco una prima esigenza: piuttosto che usare sistemi di volta in volta diversi, ci farebbe comodo avere qualcosa di integrato o integrabile che permetta anche di archiviare e consultare queste conversazioni. Tutto ciò può poi a sua volta non bastare, altrimenti un progetto in corso e, forse, una prossima proposta come Google Wave potrebbe essere sufficiente. Infatti occorre che oltre alle conversazioni che si producono, siano facilmente integrabili i calendari di lavoro delle persone e delle risorse che si utilizzano per poter organizzare rapidamente riunioni, prendere appuntamenti e pianificare le attività, fare planning insomma. Sommersi dai documenti Ogni attività di gruppo produce poi un sostanziosa quantità di documenti, di svariata natura a seconda del settore e del tipo di progetto: manuali, contratti, verbali di riunione, documenti di analisi e di progettazione , fogli di calcolo, fotografie, schemi e disegni tecnici, video, ecc. Un’immensa quantità di informazioni organizzate su documenti di natura e tipo diversi, da mantenere possibilmente correlati ai progetti ed alle attività a cui sono riferite, ricercabili e ritrovabili rapidamente. Documenti e Regole e procedure aziendali procedure Quando crediamo di avere individuato, almeno a grandi linee, le principali aree di aziendali interesse per il miglioramento del lavoro di gruppo, ci rendiamo conto che la nostra azienda può avere delle regole con cui trattare determinati tipi di documenti o attività. Ad esempio se facciamo parte di un gruppo di marketing che ha lo scopo di studiare un nuovo posizionamento dell’azienda ed una diversa strategia presentazione del marchio e dei prodotti, molto probabilmente il lavoro degli uni servirà agli altri secondo dei percorsi di propedeuticità prestabiliti e, cosa più importante, vi sarà certamente qualcuno nel gruppo che avrà la responsabilità di approvare ed autorizzare i documenti generati, prima che altri colleghi li possano utilizzare. Se aggiungiamo che, in teoria, potremmo anche svolgere una buona “fetta” del lavoro ognuno dalla propria casa o dal proprio studio, ci rendiamo conto che in taluni casi potrebbe anche far comodo uno strumento per definire delle regole di gestione ed approvazione dei documenti: un sistema di workflow o, più “pomposamente” di Business Process Management. “Social network” in azienda ? Oggi le giovani generazioni (a dire il vero neanchè più solo quelle, vista la diffusione) sono abituali consumatrici di “social networks” come Facebook, MySpace, Windows Live, Flickr, Ning, Twitter (solo per citare i più noti). Molte delle opportunità offerte dal social network sembrano essere adatte alle necessità di un gruppo di lavoro aziendale. In fondo i social network permettono ad ogni persona di affacciarsi ad esso descrivendo il proprio profilo, definendo con chi condividere le proprie comunicazioni attraverso gruppi, forum, instant messaging, condivisione di foto, video e materiale vario. 2 © ing. Roberto Gallerani
  • 3. Il vantaggio del social network è quello di avvicinare le persone e, per certi versi, di permettere una comunicazione più trasparente, immediata e “paritetica”; gli svantaggi principali derivano dalla celabilità della reale identità e dalla possibilità di un uso improprio o addirittura “doloso”. Adattate alle esigenze di un’impresa, alcune delle opportunità offerte da un social network possono diventare fattore di innovazione nello svolgimento delle attività di un gruppo di lavoro aziendale. Uno dei principali vantaggi è quello di contribuire a creare una maggior coesione nel gruppo attraverso l’interazione sul progetto di cui siano chiari gli obiettivi comuni; la possibilità di fornire il proprio contributo, letto e ascoltato dal gruppo per intero, su cui il gruppo può apportare variazioni in un processo iterattivo, permette di arrivare a generare valori, idee e risultati ampiamente condivisi e spesso nemmeno più attribuibili a una persona specifica tanto si sono costruiti attraverso il contributo di tutti. I “collaboration tools” Con “collaboration tools”, termine abbastanza diffuso ma non unico sulla rete e nel mercato, si potrebbe quindi defnire una soluzione software atta a sintetizzare in una forma omogenea ed integrata: Comunicazione (riunioni virtuali, email, chat, condivisione del desktop del pc, conferenze web in audio/video, blog e spazi di discussione) I “Collaboration Spazi di progettazione e lavoro (definizione dei gruppi e dei partecipanti, ruolo ) Tools” Gestione dei progetti (definizione e gestione delle attività, attribuzione ai partecipanti, registrazione dei tempi delle attività) Gestione dei documenti Regole di gestione dei progetti (Workflow) L’obiettivo è quello di favorire il più elevato grado di co-ideazione e co-progettazione nel raggiungimento degli obiettivi attibuiti al gruppo di lavoro. Attraverso l’uso di un “collaboration tool” i partecipanti sono messi nelle condizioni di essere parte attiva nelle diverse fasi di creazione e modifica delle componenti del progetto, favorendo la generazione di alternative e soluzioni per ogni problema individuato e consentendo di realizzare un processo di affinamento delle soluzioni basato su di un maggior grado di partecipazione e consenso. E’ inoltre evidente che non esiste il “collaboration tool” ideale o migliore in assoluto, in quanto sono le esigenze attuali e quelle prevedibili per il futuro dell’azienda a guidare nella scelta della soluzione più adatta. Nel seguito dell’articolo si descriveranno e si esamineranno i seguenti aspetti: funzionalità e caratteristiche principali di un “collaboration tool” criteri di valutazione di un “collaboration tool” Funzionalità e caratteristiche principali di un “collaboration tool” Nella stragrande maggioranza dei casi l’impiego di un “collaboration tool” avviene attraverso il browser internet. Per sua natura è quindi un’applicazione web. Ciò è la naturale conseguenza dell’essere uno strumento di collaborazione indipendente dal Funzionalità dove si trovano le persone e da quali dispositivi hanno a disposizione. Quindi come partecipanti di un gruppo di lavoro dobbiamo poter operare dall’interno dell’azienda principali ma anche dall’esterno, attraverso il nostro pc (Windows, Mac, Linux) ma anche usando uno smartphone o, in casi di emergenza, mediante un pc o un dispositivo non nostro collegato ad internet. I gruppi di lavoro poi potrebbero anche essere “misti”, in 3 © ing. Roberto Gallerani
  • 4. parte personale aziendale ed in parte di partner esterni e tutti devono comunque poter collaborare facilmente sul progetto. Spazi di progettazione e lavoro Uno spazio di lavoro o di progettazione (“workspace”) è identificabile con una cartella, un armadio o anche un intero ufficio in cui raccogliere tutto il materiale (documenti, attività comunicazioni , ecc) attinenti all’attività da svolgere. Gli spazio di Quindi uno spazio di progettazione è il progettazione - contenitore di partenza in cui suddividere “workspaces” tutti i prodotti della collaborazione e su cui regolare i permessi di accesso dei partecipanti. Un “workspace”, a seconda della necessità, può quindi rappresentare l’ufficio di un’azienda, nel cui ambito organizzare degli ulteriori contenitori in cui raccogliere il materiale relativo agli impiegati, alla gestione commerciale, ai training ecc. Nel caso di un impiego extranet, alcuni workspaces possono essere invece predisposti per un cliente o per un fornitore, al fine di condividere documenti o comunicazioni utili in un processo condiviso di collaborazione. Infine un workspace può essere identificato in un vero e proprio progetto che coinvolge la condivisione di risorse, attività, ecc. In generale i workspaces non hanno limiti ne nel loro numero ne nel modo in cui possono essere inseriti l’uno dentro l’altro, creando delle organizzazioni ad albero. Comunicazione Gli utenti del “collaboration tool” partecipano ad uno o più progetti secondo le loro autorizzazioni. Tutte le tipologie di comunicazione prodotte sono o possono essere ricondotte in generale al workspace a cui si riferiscono. Nell’area mail è possibile far transitare automaticamente la posta inviata e ricevuta trasformando il tool nel sistema di gestione della posta elettronica. In generale da una email è possibile generare degli eventi sul calendario (ad es. una riunione o un appuntamento) o un’attività sul progetto corrente. In ogni istante le mail possono essere collegate ad altri materiali del progetto (documenti, attività del planning, note, Le funzionalità collegamenti, discussioni ecc.) di comunicazione La gestione dello stato è una funzione attraverso cui effettuare delle brevi comunicazioni, associate al proprio nominativo, che vengono immediatamente rese disponibili a tutti i partecipanti del gruppo; in molti casi questi “micro- blog” possono essere anche automaticamente trasmessi ad un social network come facebook o twitter. La funzione di discussione permette di creare nell’ambito del workspace uno o più percorsi di scambio di idee o informazioni tra i partecipanti. Nell svolgimento della discussione il partecipante può esprimersi attraverso un commento e l’inserimento di documenti 4 © ing. Roberto Gallerani
  • 5. collegati al ragionamento in corso. Naturalmente le comunicazioni sviluppate attraverso le discussioni possono essere mantenute archiviate nel sistema, come documentazione del progetto. Tutto quanto viene prodotto nell’ambito del progetto (documenti, attività, note, collegamenti, eventi, ecc) può poi essere oggetto di commento da parte di ogni partecipante. I commenti sono archiviati e mantenuti all’interno del tool. In molti “collaboration tools” sono presenti anche un sistema di instant messaging (chat), la trasmissione via RSS degli aggiornamenti del progetto anche a strumenti esterni al tool (ad esempio Google Reader), funzioni di audio/video conferenza e, in taluni sistemi, di vera e propria conferenza web mediante la condivisione di una lavagna virtuale o del desktop del pc dei partecipanti. Gestione dei progetti Della gestione dei progetti in generale se ne apprezza la semplicità nel poter assegnare le attività del progetto ai diversi partecipanti conservando un quadro di insieme sullo sviluppo e l’avanzamento dei lavori, organizzando le attività in raggruppamenti e attraverso “milestones”. La gestione dei progetti: attività, planning, … In generale le attività del progetto sono poi collegabili a tutti i materiali producibili (documenti, note, discussioni, email , ecc) nell’ambito del progetto. Registrare il In molti sistemi le attività tempo di sono inserite secondo modalità simili a quelle di svolgimento Ms Outlook e sono anche delle attività visualizzabili ed accessibili attraverso dei diagrammi gantt o reticolari. 5 © ing. Roberto Gallerani
  • 6. Un'altra funzione spesso disponibile in un “collaboration tool” è quella di poter “registrare” il tempo di svolgimento delle singole attività pianificate con una sorta di “registratore” da accendere, sospendere e spegnere su ogni singola attività ed il cui conteggio totale viene a far parte del conteggio complessivo del tempo sul progetto. Alcuni tools dispongono anche di moduli per la generazione di report di fatturazione sulla base delle ore spese e di tariffe orarie configurabili nell’applicazione. Gestione dei documenti La gestione dei documenti è un aspetto essenziale, in quanto ogni attività di gruppo che svolgiamo tende a produrre numerosi documenti, dei quali occorre gestire un’archiviazione ordinata, registrando una cronistoria delle variazioni, impedendo che più persone contemporaneamente accedano in modifica allo stesso documenti e permettendo una semplice ricerca ed un rapido reperimento di ciò che serve al La gestione dei documenti momento in cui serve. Se non si è una grande azienda o non si hanno esigenze più complesse, le funzioni di gestione documentale di molti “collaboration tools” sono ampiamente sufficienti. Certamente quando iniziano ad emergere necessità di conversione digitale del cartaceo con acquisizione automatica delle informazioni contenute, riconoscimento del tipo di documenti e classificazione automatica, conservazione sostitutiva ecc, occorre prendere in considerazione anche sistemi alternativi oppure componenti aggiuntivi per trattare queste esigenze ed integrare i risultati alla gestione dei documenti del tool. 6 © ing. Roberto Gallerani
  • 7. Quindi potremmo definire la gestione dei documenti della maggior parte dei “collaboration tools” come “l’insieme delle funzioni di gestione documentale necessarie e sufficienti”. Abbiamo già visto che un generico “workspace”, il quale può rappresentare a seconda dei casi un progetto, un ufficio, un gruppo di lavoro, di fatto è una “cartella” la quale può a sua volta essere suddivisa in altre cartelle. Le cartelle possono rappresentare tipi di documenti particolari o servire, semplicemente, per raggruppare i documenti secondo una logica stabilità dal gruppo: ognuno è generalmente libero di scegliere la propria forma di organizzazione. Ogni singolo documento è opportuno che sia caratterizzato dai seguenti elementi: Versione: ogni documento ha un suo “indice di modifica” che viene incrementato ad ogni variazione. Questo permette all’applicazione di La versione del mantenere la documento cronologia delle diverse modifiche subite dal documento, registrando chi e quando ha effettuato la variazione. Naturalmente ogni versione è singolarmente commentabile e nel caso non fosse utile tenere traccia delle variazioni è sovrascrivibile o eliminabile. Stato: ogni documento è utile che possa essere gestito attraverso un’indicazione della Lo stato del sua situazione nel ciclo di vita tipico: in modifica, pubblicato (anche detto rilasciato), documento archiviato (storico). La versione pubblicata è quella di riferimento per tutti ed ogni nuova variazione del documento comporta una nuova versione che poi nel tempo dovrà essere a sua volta pubblicata (rilasciata) in sostituzione di quella precedente. Proprietà: ogni documento è inoltre caratterizzato da numerose altre “proprietà” Il progetto o i progetti di appartenenza Delle etichette (“tags”) che possono rappresentare delle parole o dei concetti chiave per il documento e che costituiscono delle informazioni attraverso cui Le proprietà del cercare e ritrovare i documenti documento Una descrizione sintetica, una sorta di sommario utile a rappresentare il documento in poche parole e anch’esso atto a migliorarne la reperibilità Degli attributi informativi che permettano di assegnare informazioni “strutturate” al documento, caratterizzandolo e dettagliandolo meglio dal punto di vista informativo: ad esempio “Tipo documento” (manuale, presentazione, intervista, ecc) e per un’intervista “Data intervista”, “Autore intervista”, “Nome intervistato”, ecc. 7 © ing. Roberto Gallerani
  • 8. Un insieme di collegamenti ai diversi oggetti e materiali prodotti dal gruppo; quindi non solo la possibilità di collegare logicamente documenti tra loro ma anche ad attività, discussioni, email ecc. Delle proprietà particolari di utilizzo ed accesso. In generale i permessi di accesso ai documenti vengono determinati a livello di “workspace” di progetto; tuttavia in molti sistemi è anche possibile che l’autore di un documento possa decidere, magari anche solo temporaneamente, di restingere la visibilità o la modificabilità di un documento ad un sottoinsieme dei membri del gruppo Lavorando in gruppo occorre assicurare che due persone non modifichino “Check-out” / contemporaneamente lo stesso documento, con il rischio di perdere le modifiche e creare confusione. A questo è dedicata una funzione di “Blocca documento” che ha “Check-in” del lo scopo di riservare per la modifica un documento ad una sola persona alla volta. E’ documento un po’ come prendere il documento originale e metterlo sulla propria scrivania; tutti i colleghi vedono chi lo ha “prenotato” per la modifica e non possono far altro che leggere senza poter variare nulla. Completato il lavoro di revisione sarà cura di chi lo aveva riservato renderlo di nuovo disponibile a tutti per la modifica. Questa funzione in molti sistemi viene anche chiamata (senza nemmeno tradurla in italiano) “Check-out” (Blocca documento) e “Check-In” (Sblocca documento). Essenziale per l’impiego dei documenti è la funzione di ricerca. Nei “collaboration La ricerca dei tools”, usualmente funziona come una normale ricerca su Google, ossia inserendo una sequenza di parole chiave attraverso cui individuare i possibili documenti di documenti interesse. Diventa quindi importante sapere come il “motore di ricerca” del tool esegue la ricerca o, meglio, come viene effettuata l’ “indicizzazione” dei documenti. L’’indicizzazione” è quel processo, nascosto all’utilizzatore il quale ne vede solo l’effetto, che ad ogni modifica di un documento ne individua le parole chiave mantenendo aggiornata l’associazione con il documento. Quando si esegue una L’indicizzazione ricerca il “motore” individua tutti i i documenti che sono stati indicizzati sulle parole indicate. In generale i sistemi “indicizzano” su tutte le parole digitate dall’utente in dei documenti relazione al documento: quelle inserite nelle proprietà, sul nome del documento, sulle etichette (tags), ecc. Molti sistemi sono anche in grado di effettuare l’ “indicizzazione” del contenuto dei documenti, quando essi abbiano contenuti “testuali”: PDF, DOC. XLS, ecc. In questo caso inserendo delle parole chiave si potranno trovare anche i documenti che presentano tali termini nel contenuto del documento stesso. La varietà dei tipi di documenti su cui questa possibilità è attiva, la sua efficienza ed efficacia, la capacità di poter eventualmente trattare anche documenti grafici (TIFF, JPG, ecc) provenienti da uno scanner o da un fax, elaborandoli con un sistema di Optical Character Recognition per trasformare l’immagine in testo, sono altri fattori che determinano il diverso livello della soluzione del “collaboration tools”, spostandola sempre di più verso un vero e proprio sistema di gestione elettronica dei documenti. Visualizzazione La visualizzazione e la modifica dei contenuti di un documento avviene in generale attraverso il programma corrispondente al tipo di documento, presente sul PC e modifica dei dell’utente. In pratica quando si clicca su un documento per aprirlo, esso viene documenti scaricato sul pc dell’utente (download) e viene aperto automaticamente il programma installato sul pc per trattare il tipo di documento (ad esempio Ms Office Word per un 8 © ing. Roberto Gallerani
  • 9. DOC). Completata la modifica, il documento si salva sulla copia locale e, con il click su un bottone del tool, si effettua l’aggiornamento (upload) sul sistema centrale. Anche se non sono documenti, in molti tools è possibile inserire dei “collegamenti”. Ai collegamenti, come in generale a tutti i tipi di oggetti presenti nel tool, possono essere attribuite le medesime proprietà che si sono viste per i documenti. L’unica differenza è che un collegamento è caratterizzato non da un contenuto ma da un’indirizzo ( “url”) ad una pagina o ad un documento a sua volta accessibilie attraverso la rete (internet, intranet o extranet). Usare i “collegamenti” Regole di gestione dei progetti (Workflow) La gestione di regole di gestione dei progetti (Workflow) può diventare utile al manifestarsi di esigenze di automazione dei processi di gestione dei documenti o nello svolgimento di determinate sequenze di attività. Esempi possono essere la preparazione di documenti secondo una preordinata sequenza, in cui c’è chi li elabora, chi li verifica e chi, infine, li approva, oppure per garantire nello svolgimento di un progetto complesso che le diverse figure siano coinvolte al momento giusto con chiare indicazioni sul da farsi, registrando al contempo la cronologia delle diverse sequenze di operazioni. Le funzioni di workflow permettono di “disegnare” (spesso graficamente) il flusso con cui un processo si sviluppa, assegnando le varie fasi a persone precise, indicando date e durate di riferimento, stabilendo le sequenze di email e di promemoria che devono essere inviati automaticamente alle figure coinvolte. La gestione dei “workflow” Nei “collaboration tools”, anche quando queste funzioni sono presenti, non ci si deve aspettare una grande potenza; normalmente sono limitate alla gestione di situazioni semplici e comuni. Spesso operano per “apprendimento” attraverso la registrazione di una sequenza di operazioni sul tool che poi viene integrata con le restanti informazioni e configurazioni. In tal caso hanno il vantaggio di essere semplici nella definizione e nell’impiego in quelle che, in definitiva, sono le circostanze più consuete in una PMI. Laddove esistano o si sviluppino esigenze più ampie non può essere assolutamente esclusa l’adozione di un vero e proprio sistema di Business Process Management, con un “motore” di gestione che possa interagire con i processi che avvengono sul “collaboration tool” utilizzato. Come è fatto un “collaboration tool” Si già detto che in generale parliamo di applicazioni software web, in cui i programmi, i dati ed i documenti risiedono su uno o più server ed a cui gli utilizzatori accedono da un pc, uno Come è fatto un smartphone, in generale un dispositivo dotato di collaboration un browser internet. tool Naturalmente, come per tutti i sistemi di “information technology”, questi apparati e programmi possono risiedere nell’azienda utilizzatrice, essere collocati esternamente in outsourcing in un “data center” attraverso un servizo di “housing”, utilizzati come mero servizio 9 © ing. Roberto Gallerani
  • 10. a fronte di un canone tipicamente mensile (SaaS - Software as a Service). Ancora il software applicativo che costituisce il “collaboration tool” può essere “proprietario” (di un ben specifico produttore con una sua propria strategia di distribuzione, vendita e supporto) oppure di tipo “open source” (gestito da una community internazionale, con una sua diffusione mondiale, la possibilità di disporre di canali di aggiornamento e di supporto pubblici o a pagamento a seconda dei casi) . Collaboration Vantaggi Svantaggi tool come: SaaS § flessibilità § dipendenza dal gestore § costi predeterminati § attenzione ai termini d’uso § semplice scalabilità (privacy, sicurezza) § minori costi di gestione § minor controllo di dati e documenti anche a fini di Saas Vs backup e restore § maggiori difficoltà Gestione diretta nell’integrazione ad altri sistemi § costi elevati nel caso di molti utenti Gestito § completo controllo di dati § maggiori costi di gestione direttamente e documenti tecnica § completo controllo § maggiori costi di gestione nell’integrazione ad altri amministrativa sistemi aziendali Collaboration Vantaggi Svantaggi tool come Sw: Proprietario § un “brand” di riferimento § costi maggiori delle licenze ( preciso si pagano indirettamente i costi § garanzia nel tempo (se il marketing/commerciale) “brand” è forte) § spesso è un prodotto chiuso § chiara “roadmap” di con maggiori difficoltà di sviluppo integrazione § supporto di personale sul Sw proprietario campo Vs Open § maggiore completezza Source Open Source § costi di avviamento e § attenzione che la community gestione inferiori su cui si fonda sia attiva con § minor completezza continuità (altrimenti è uno svantaggio) Collaboration Vantaggi Svantaggi tool come Sw su Hw: Sw e Hw in In “casa” § pieno controllo tecnico § necessità di disporre di una del sistema (sicurezza, struttura IT dedicata “casa” Vs backup, restore, disaster “housing” recovery) In “Housing” § minori costi di gestione § minor controllo del sistema o tecnica di alcune delle sue parti § flessibilità logistica 10 © ing. Roberto Gallerani
  • 11. Criteri di valutazione di un “collaboration tool” Come ogni scelta, anche quella di un “collaboration tool”, è figlia delle attuali esigenze aziendali e di una valutazione delle sue possibili evoluzioni nel prossimo futuro. Inoltre “non c’e informatizzazione senza organizzazione” in quanto nessuna applicazione è in grado di creare o indirizzare l’organizzazione delle attività ma, al contrario, è a partire da una idea precisa del come si svolgono o si desiderano svolgere determinate attività che si è in grado di ricercare, selezionare ed individuare la soluzione più adatta. Le due affermazioni precedenti possono apparire ovvie e scontate ma purtroppo, in Non c’è tanti casi, questo semplice criterio non viene seguito e la conseguenza, a seconda delle situazioni, è quella di acquistare un “completissimo” tool ma estremamente informatizzazione costoso scoprendo poi solo dopo qualche tempo di usarne solo il 10%, oppure di senza dotarsi di uno strumento che obbliga a stravolgere il modo di lavorare dell’azienda, o organizzazione ancora di dotarsi di un sistema assolutamente inadeguato alle proprie esigenze. Raccogliere, analizzare, sintetizzare le proprie esigenze e le ipotesi di sviluppo è la naturale e necessaria premessa per effettuare poi la miglior scelta e favorire ed accelerare l’avviamento e la diffusione nell’azienda, ottenendo nell’economia complessiva un risparmio di denaro. Queste attività di raccolta, analisi, sintesi, valutazione, avviamento, diffusione possono essere effettuate autonomamente dalla stessa azienda se dispone delle risorse, del tempo e delle competenze, oppure possono essere supportate da ingegneri professionisti specializzati, che operino nell’azienda per l’azienda e che non abbiano sposato a priori nessuna scelta particolare, senza creare i pericolosi condizionamenti imposti spesso dalle società commerciali. L’importanza di un corretto processo di valutazione 11 © ing. Roberto Gallerani
  • 12. Alcuni esempi di “collaboration tools” Applicazione Sito di riferimento Tipo e Note Feng Office www.fengoffice.com Saas e Open Source installabile sui propri sistemi Active Collab www.activecollab.com Proprietario, installabile sui propri sistemi Project Pier www.projectpier.org Open Source installabile sui propri sistemi Zoho Business www.zoho.com SaaS proprietario Google Docs, …. www.google.com SaaS; minimale gestione di documenti, calendario, attività, web meeting Zimbra www.zimbra.com Open Source, installabile sui propri sistemi; Zimbra è una divisione di VMWARE Taskwise/Deskwise www.silversoft.com Proprietario da installare sui propri sistemi Central desktop www.centraldesktop.com Proprietario da installare sui propri sistemi OfficeClip www.officeclip.com Saas Proprietario UVC www.universalvillage.net Proprietario, da installare sui propri sistemi per la parte client e “hosted” per la parte server Hyper Office www.hyperoffice.com Saas proprietario Huddle www.huddle.net Saas proprietario Collanos www.collanos.com Open Source P2P, da installare sui propri sistemi client (non c’è un server essendo un Peer To Peer) Contact Office www.contactoffice.com Saas proprietario Web Office www.weboffice.com Saas proprietario 12 © ing. Roberto Gallerani
  • 13. ing. Roberto Gallerani a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree: Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni: • Gestione elettronica dei documenti • Fattura elettronica e conservazione sostitutiva • Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica delle informazioni • BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti) • CRM: Customer Relationship Management • Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale • CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali • Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel settore manifatturiero meccanico Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“ e la “business continuity”: • Architetture di elaborazione in cluster • Virtualizzazione e consolidamento • Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup • Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione • Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi • Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning • Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi: • Electronic Document Management • Product Data Management / Product Lifecycle Management • Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico • Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM • Gestione dei processi di formazione aziendali Progetti speciali • Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico. • Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile) • Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera del settore tessile Quaderni 12 17 FEBBRAIO 2009 Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421 Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO 13 © ing. Roberto Gallerani