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Ubyquo tutorial primeros pasos

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Un pequeño tutorial para empezar a utilizar Ubyquo en tu asesoría. Vas a ver lo sencillo que es eliminar completamente el papel de tu trabajo diario.

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Ubyquo tutorial primeros pasos

  1. 1. TUTORIAL PRIMEROS PASOSVersión 12.05
  2. 2. 1. Conecta con tu programa contablePara que puedas trabajar con tu contabilidad, lo primero que debes hacer escrear una conexión con tu contabilidad.I. Selecciona el conector de tu programa contablePulsa en “Seleccionar conector”, busca el conector de tu programa contable ypulsa “Conectar”.II. Añade EMPRESA y EJERCICIOEn el formulario del conector, añade la EMPRESA titular de la contabilidad(escribe su Nombre y NIF) y luego los EJERCICIOS que desees (escribe el año).III. Conecta con los datos contablesSigue las instrucciones del panel de ayuda. Solo conectores con puntuación 15+.
  3. 3. 2. Crea usuarios y comparte documentosPara que puedas compartir e intercambiar documentos con tus clientes.I. Añade un usuarioPara invitar a un nuevo usuario, pulsa en Usuarios y permisos, selecciona Añadirusuario y completa sus datos.Tu invitado recibirá un e-mail con su contraseña y las instrucciones para accedera los documentos.II. Asígnale permisosSelecciona aquellas EMPRESAS a las que quieras que tenga acceso (se marcaráncon fondo azul) y guarda los cambios.
  4. 4. 3. Añade y prepara documentosI. Añade PDFPulsa en “Añadir documentos” y selecciona los PDF que quieres añadir. Cada unode los PDF crea un documento en Ubyquo en la Bandeja de entrada.Puedes importar PDF o cualquier archivo de imagen JPEG, TIFF, BMP…II. Prepara los documentosSi has importado un PDF que contiene varios documentos (por ejemplo variasfacturas), debes separarlos en documentos individuales. Pulsa en “Agrupar” yluego separa y agrupa las páginas para crear docs individuales.
  5. 5. 4. Clasifica 1 documentoPara cambiar el comentario, tipo de documento y lo organices en su EMPRESA YEJERCICIO.I. Abre el ClasificadorSelecciona el documento y pulsa en “Clasificar”.II. Modifica el comentario (opcional)Escribe aclaraciones, o algo que te permita encontrarlo fácilmente.III. Asigna tipo de documentoEscoge un tipo existente, o crea uno simplemente escribiéndolo.IV. Asigna Empresa y ejercicioSelecciona la Empresa y el Ejercicio a los que corresponde el documento.V. Guarda cambiosEl documento queda organizado por su Empresa,Ejercicio y Tipo.
  6. 6. 5. Clasifica varios documentosPara clasificar varios documentos a la vez.I. Abre el ClasificadorSelecciona los documentos y pulsa en “Clasificar”. El clasificador se cargará contodos los candados cerrados.II. Abre los candados de lo que quieras cambiarPulsa sobre el candado para abrirlo e introduce el valor que quieras grabar.No se modificarán aquellos campos que tengan los candados cerrados alguardar.
  7. 7. 6. Contabiliza sin imprimirPara grabar los asientos en el programa contable y conectar asientos y docs.I. Prepara tu programa contableAbre tu programa contable y carga el ejercicio en el que vas a contabilizar.II. Abre el contabilizadorSelecciona el primer doc que quieres contabilizar y pulsa “Grabación dedatos”. Ubyquo se minimiza y aparece el “Contabilizador”.III. Ajusta el contabilizadorAjusta el tamaño del contabilizador paraque no te moleste al grabar en tuprograma contable.Lo ideal es que utilices un monitor de 19”o 2 monitores.IV. Graba el asientoGraba el asiento en tu programa contable, igual que haces ahora, pero viendo eldoc en tu pantalla, en lugar de tenerlo en papel encima de la mesa.V. Enlaza asiento y documentoUna vez grabado el asiento, pulsa CTR+MAY+C y aparecerá un formulario dondedebes introducir el nº de asiento que acabas de grabar.Cuando lo guardes, se cargará elsiguiente doc pendiente decontabilizar.El 1º doc ha quedado Sellado,Enlazado (por el nº de asiento) yArchivado automáticamente.
  8. 8. 7. Localiza los documentos por Nº AsientoPara encontrar los docs conectados a un asiento usando el Nº de asientoI. Localiza los documentosEn Ubyquo, sitúate en el ejercicio adecuado, escribeAS+Nº asiento en el cuadro de búsqueda y pulsa INTRO ylos documentos aparecerán al instante. AS71 localizará los documentos enlazados al asiento 71.II. Manda por e-mail, imprime o crea un PDFSelecciona los docs que deseas y escoge la opción de Exportaciónque necesites.
  9. 9. 8. Localiza documentos por datos contablesPara encontrar los docs conectados a un asiento usando los datos del asiento:cuenta contable, título de la cuenta, importes, fechas…Escribe lo que quieres buscar y pulsa INTRO. Puedesbuscar por cualquiera de estos campos:- Cuentas contables de los apuntes (41000015 o 62900001…)- Títulos de las cuentas contables (Telefónica o Gastos representación…)- Fecha del asiento.- Concepto del asiento.- Importes de los apuntes.IMPORTANTEEl conector debe tener una puntuación de 15 o más.Los datos contables se guardan automáticamente en Ubyquo en el momento decontabilizar. No tienes que grabarlos de nuevo.
  10. 10. 9. Localiza docs desde el programa contablePara ver los docs sin salir del programa contable.Para verlos desde ContaNet1. Sabes que hay docs en Ubyquo porque aparece un icono.2. Pulsa con el botón derecho y selecciona Quantyca.3. La 1º vez, te pide localizar ContabilizadorQDocs.exe, que está en la carpeta de instalación de Ubyquo.Para verlos desde ContaSol1. Sabes que hay docs en Ubyquo porque tienen “Imagen en Ubyquo” en la columna Imagen.2. Pulsa en el botón Imagen.3. La 1º vez, debes activar el acceso a Navegadoc en ContaSol en Utilidades > Plugins y Activar el acceso.IMPORTANTEEl conector debe tener una puntuación de 17 o más.

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