Slide del seminario "Enterprise 2.0 e organizzazione aziendale" diretto da Alessandro Prunesti presso la Facoltà di Economia dell'Università di Roma Tre il 28 aprile 2011 e presso la Facoltà di Economia dell'Università LUISS Guido Carli il 18 maggio 2011.

1. Social Media, Enterprise 2.0 e organizzazione aziendale Prof.ssa Lucia Marchegiani Dott. Alessandro Prunesti Organizzazione aziendale Giovedi18 maggio 2011 Organizzazione aziendale - corso avanzato (l.m.) Giovedi 28 aprile 2011

2. Desideriamo uno strumento di monitoring e valutazione in tempo reale sulle attività svolte da ciascun collaboratore Desideriamo ampliare la fruibilità della intranet e abbassare i costi di gestione Desidero coinvolgere maggiormente i dipendenti Vogliamo uno spazio di lavoro più collaborativo, stimolante e accessibile anche fuori dall’ufficio Desidero avere i CV sempre aggiornati Resp. Business Unit Esigenze relazionali in azienda: alcuni esempi Resp. Risorse Umane Dipendenti e Collaboratori Resp. Comunicazione interna Resp. Sviluppo IT

3. Direttore Generale Area Commerciale Responsabile Contabilità Responsabile Acquisti Responsabile Vendite Ripensare l'organizzazione interna Organizzazione innovativa Responsabili di area/progetto Organizzazione tradizionale … … … … … … … Community (team di lavoro orizzontali)

5. Nelle relazioni con le altre imprese e la pubblica amministrazione;

6. Nei rapporti con i partner commerciali e i clientiQuesto presuppone un sostanziale cambiamento culturale e organizzativo, che privilegi il passaggio dalla centralità della tecnologia alla centralità delle persone I tre passaggi dall’impresa tradizionale a quella partecipativa

8. Mantenimento dello status quo gerarchico nell’organizzazione interna

9. Riduzione dei costi, con tagli al personale

10. Riduzione investimenti in ricerca & sviluppo

11. Concentrarsi sul miglioramento dei prodotti già esistenti

14. Aumentare gli investimenti in ricerca & sviluppo

15. Esplorare nuove modalità collaborative

16. Premiare i progetti e le idee innovative

17. Sviluppare nuovi modelli di business e servizi co-prodotti con gli stakeholders

18. Ampliare le relazioni di business, rafforzare la reputazione. Clienti e dipendenti al centro di ogni processo

19. Supportare la progettazione di piattaforme di social software

20. Promuovere e sviluppare attività di crowdsourcing e social CRMRuolo della comunicazione

21. Enterprise 2.0 Cambiamento organizzativo Cambiamento tecnologico

22. L’adozione dei social media nelle imprese Social media tools Fonte: PrescientDigital Media Ricerca “Rise of the Social Intranet” Summary report of the Intranet 2.0 Global Study2010

23. L’adozione dei social media nelle imprese Piattaforme tecnologiche Fonte: PrescientDigital Media Ricerca “Rise of the Social Intranet” Summary report of the Intranet 2.0 Global Study2010

24. L’adozione dei social media nelle imprese Piattaforme tecnologiche Livelli di soddisfazione Barriere all’implementazione

25. I social media sono presenti nell’87% delle intranet

26. I social media sono presenti nell’87% delle intranet Fonte: PrescientDigital Media Ricerca “Rise of the Social Intranet” Summary report of the Intranet 2.0 Global Study2010

27. Impedire Tollerare Riconoscere Progettare Coltivare Il cambiamento organizzativo in 5 fasi L’azienda teme le forme di aggregazione spontanee e informali, e ne sanziona l’esistenza L’azienda tollera le forme di aggregazione spontanee e informali, purché restino fuori dai processi operativi formali L’azienda riconosce l’utilità delle esperienze maturate nelle community, e non ne impedisce l’evoluzione L’azienda integra le competenze maturate nelle community e le relazioni con gli stakeholder, incentivandone attivamente lo sviluppo L’azienda attiva le prime forme di adozione degli strumenti web 2.0 e dei social media in azienda, prevalentemente per attività di comunicazione esterna Azione intrapresa dall’azienda Approccio sanzionatorio Approccio social Firewall aziendali con filtri molto stretti sui social network, siti e servizi web di varia natura I collaboratori usano strumenti web 2.0 esterni all’impresa per agevolare le loro attività I collaboratori si avvalgono di strumenti web 2.0 esterni anche per le attività ufficiali dell’impresa I collaboratori progettano servizi web 2.0 specifici o integrano nella intranet strumenti già disponibili online I collaboratori partecipano attivamente allo sviluppo e al funzionamento della piattaforma di Enterprise 2.0 Strumenti utilizzati Fonte: elaborazione da Scotti-De Sica, community management, Apogeo

29. Insieme di servizi e strumenti web a supporto dell’attività lavorativa

30. Insieme di relazioni onlineObiettivi: comunicazione, collaborazione, gestione della conoscenza, processi di scambio, formazione Governance: Gestione dei compiti distribuita, community management Generazione di contenuti: contenuti istituzionali + flussi generati direttamente dai dipendenti. Si incrementa l’uso di video oltre ai documenti tradizionali Progettazione: le intranet sono progettate secondo criteri di co-creazione e usercentered design Adozione di standard 2.0: uso di rating, tag, notifiche push. Forum, microblogging, spazi di crowdsourcing, wiki

31. Il modello di Rogers nell’adozione delle innovazioni, anche all’interno delle aziende

32. 2 diversi approcci all’implementazione di una piattaforma di Enterprise 2.0 Bottom-Up Top-Down E’ all’inizio un ambiente virale utilizzato dai dipendenti per trovare strumenti di lavoro più efficienti attraverso l’uso di piattaforme e servizi 2.0 Il progetto di Enterprise 2.0 è lanciato e diretto da un gruppo di dirigenti o dal dipartimento IT Un buon progetto di Enterprise 2.0 deve fare propri entrambi questi approcci

34. ERP

35. Office Automation

36. CRM

37. Portale intranet

38. Network monitoringCriticità prevalentemente tecniche Criticità prevalentemente legate all’ambiente organizzativo Enterprise2.0

40. Non si possono conoscere a priori i risultati esatti dei processi di implementazione: gli strumenti (e gli approcci d’uso) cambiano molto rapidamente. L’E 2.0 somiglia, da questo punto di vista, più a un esperimento organizzativo teso a rimodellare la cultura aziendale che a un mero esercizio tecnologico.

41. I processi di rollout tradizionali limitano in parte l’agilità necessaria a strutturare un sistema di Enterprise 2.0 (…anche se spesso sono “necessari” per garantirsi l’approvazione del progetto…)Il processo di rollout deve privilegiare un approccio centrato sulle persone, più che sulle tecnologie utilizzate

43. Un team leader (innovatore aziendale)

45. Adozione degli strumenti digitali di collaboration e social software Pubblica amministrazione Partecipazione Clienti Universo esterno dell’azienda Universo esterno dell’azienda Passione Coinvolgimento Ecosistema interno dell’azienda Partner commerciali Fornitori E 2.0: Benefici per l’azienda e tutti i suoi stakeholders

47. Attivazione nucleo fondatore della community

48. Verifica tecnologica

49. Progettazione del piano di comunicazione

50. Disegno degli ambienti web di supporto

51. Disegno modello di servizi (temi e strumenti)

52. Sviluppo ambiente web versione Beta

53. Test con gruppo pilota di earlyadopters

54. Formazione e abilitazione all’uso degli strumenti web

55. Attuazione attività di comunicazione e ingaggio

57. Report di misurazione e valutazione

58. Community online funzionante: funzionalità e contenuti attivati

59. Strumenti online di comunicazione e lancio della piattaforma

60. Insediamento Comitato guida

61. Tipologia di community e modello organizzativo

62. Assessment tecnologico e organizzativo

63. Specifiche piattaforma tecnologica e interfacce

64. Piano di comunicazione

65. Modello di servizi e palinsestoOutput

66. Ecco un modello ideale di adozione Prevede 5 fasi: Analisi di fattibilità Sviluppo Integrazione Implementazione Adozione Fonte: 2.0 AdoptionCouncil – GilYehuda, November 10, 2009

68. Questo processo, messo in pratica, può essere schematizzato in un nuovo layout che descrive in modo più approfondito 6 livelli di interazione che si attivano nell’ambito delle 5 diverse fasi descritte precedentemente Attivazione del nucleo innovatore Analisi di fattibilità Sviluppo Integrazione Implementazione Adozione

70. E’ un modello scalabile su intere organizzazioni o business unit specifiche Interazioni: le attività svolte generano processi di apprendimento continuo tra tutti i soggetti coinvolti Checkpoint: il team di sviluppo determina se è possibile passare alla fase successiva

71. 5 aspetti chiave necessari per attuare l’implementazione di un sistema di Enterprise 2.0 Creare valore dalle discussioni che hanno ad oggetto l’implementazione di sistemi di unifiedcommunication & collaboration Individuare un project leader (innovatore aziendale) Individuare il gruppo di earlyadopters Interfacciarsi con la parte tecnologica (IT) Garantirsi il supporto ufficiale del top management

73. Wiki

74. Social network interno

75. Notifiche push

76. Faq

77. Web conferencing

78. Area e-learning

79. Blog

80. Chat

81. ...Supporto tecnologico I INNOVATORE Incentiva l’uso degli strumenti web 2.0 e dei social media in azienda Earlyadopters Verifica delle modalità di utilizzo Gli strumenti vengono adottati dal resto dei collaboratori Sperimentano l’uso della piattaforma Enteprise 2.0

82. Gli attori coinvolti nel processo

84. Aspetti legati all’opportunità di introdurre nuove iniziative: spesso i responsabili di area scovano delle opportunità (collaborative, di processo, di management) che potrebbero essere attuate con una strategia di Enterprise 2.0. Molto spesso accolgono le segnalazioni che provengono dai loro dipendenti

86. HumanResources

87. Marketing“We had a direction. We knew where we wanted to get to, but did not exactly know what would be there when we got there. So we had to accept certain compromises along the way. For example, we bootstrapped the use of the platform with successively larger groups, starting with a relatively small group to choose the platform, moving to a somewhat larger platform to prepare it, and finally, to all of the company. At each step, we used the platform to collaborate on how to use the platform, learning as we went. That balance takes a great leader, which we were very fortunate to have.” – Mark Masterson, CSC Corporation

88. 3 Individuare il gruppo di earlyadopters Un singolo project leader da solo non può supportare un programma di adozione dell’Enterprise 2.0: è necessaria la collaborazione di un gruppo di earlyadopters. Ciascun gruppo, magari posizionato in business unit diverse, può aiutare il project leader a sviluppare gli strumenti più adatti alle esigenze operative e relazionali di ciascuna business unit. “We took a scientific approach to selecting our team of evangelists. We performed some organizational social graph analysis to find the employees who were natural brokers.” – Mark Masterson, Computer Sciences Corporation

89. Esempio di grafo sociale (utile a individuare le interazioni tra i componenti di un network) http://apps.facebook.com/socgraph/

90. 4 Interfacciarsi con la parte tecnologica (IT) La collaborazione con il reparto IT è fondamentale per integrare l’aspetto tecnologico con quello organizzativo. Le ricerche più recenti evidenziano 3 modalità di coinvolgimento del reparto IT nell’implementazione dell’E 2.0 Una risorsa del reparto IT è presente fin da subito nel gruppo di lavoro, e partecipa in qualità di responsabile della Intranet Il project leader si fa carico delle esigenze del reparto IT, e le comunica direttamente al CEO per tutta la durata del progetto Alcune aziende coordinano 2 team paralleli: uno che gestisce gli aspetti organizzativi, uno che gestisce gli aspetti tecnici Molte organizzazioni, oltre al reparto IT, coinvolgono il reparto Risorse Umane, il marketing o altre business unit. Tutto dipende dalla strutturazione dell’ambiente organizzativo preesistente

91. 5 Garantirsi il supporto ufficiale del top management Molti progetti di Enteprise 2.0 non sono gestiti direttamente dai top manager. Senza il loro appoggio e la loro sponsorizzazione, qualsiasi progetto rischia di essere bloccato prima che fornisca risultati tangibili. Occorre dare visibilità al progetto, cercando di tenere informati i capi e ottenere il loro consenso: spesso essi non vengono coinvolti. Occorre essere pronti a rispondere a 3 domande chiave: Quanto ci costa? Perché dovremmo farlo quest’anno, e non il prossimo? Cosa accade se non lo facciamo?

92. Gli strumenti più utilizzati per tenere informati i CEO sul mercato dell’Enterprise 2.0 e sulle sue reali opportunità Consulenze Ricerche pubblicate online da Istituzioni riconosciute a livello internazionale (Es.: The 2.0 AdoptionCouncil, MIP - Politecnico di Milano) Analisi competitive (attraverso canali formali e informali) “The consultants told us this was the right thing to do, and we read some of the analyst research too. But when we discovered what our competitors were doing, that motivated management to act.” – Kevin Davis, Lowe's Companies, Inc.

93. Gli attori coinvolti nel processo

94. Web conferencing Podcast E-learning Social network Blog Wiki Workspace Forum Gli utenti (collaboratori, partner commerciali, clienti) Sono al centro di ogni attività

96. FeedRss

97. Sms

98. Following

99. Commenti

100. Like

101. Link di condivisioneAccesso protetto Accesso pubblico Accesso privato Eventi Workspace Gruppi Utenti Insight Social network dei collaboratori Gruppi di discussione File di lavoro condivisi in modo collaborativo Metriche di valutazione delle attività partecipative Team di lavoro su progetti specifici Workstream Workstream Workstream Dashboard personalizzata con widget Bacheca Link Profilo personale Status update Multimedia Post Documenti

102. Porre i clienti al centro di ogni processo:Fare social CRM

103. Acquisire risorse e sviluppare progetti attraverso il crowdsourcing

104. Alcune web applicationcollaborative… Basecamp Freedcamp PBworks SharePoint 2010

105. SocialText

106. Indicazioni bibliografiche The 2.0 Adoption Council Research Series Report No. 1 Prunesti, A. (2010) – Enterprise 2.0: Modelliorganizzativi e gestionedei social media in azienda, Franco Angeli @prunesti http://alessandroprunesti.wordpress.com