Gerenciamento de Aquisições para Projeto de Montadora de Veículos

ISAE/FGV – MBA em Gerenciamento de Projetos – Turma 04/2014 – Curitiba – PR
Gerenciamento de Aquisições
Prof°. Marco Coghi
CHEAPER ENGINE
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Prof°. Marco Coghi
DESCRIÇÃO DA EMPRESA
 A empresa executora do projeto em questão é uma montadora da automóveis de passeios e
motores para automóveis.
 A empresa ora atua como fornecedora (de automóveis para suas concessionárias), ora atua
como cliente, uma vez que faz aquisições de componenes mecânicos para seus veículos e de
equipamentos para a fábrica.
 No projeto em questão e com foco no gerenciamento de aquisições, a empresa atuará como
cliente, tendo que contratar fornecedores para a execução do projeto em questão.
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Very Powerful Cars Automotive Company
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Prof°. Marco CoghiPOWCAR
FLAVIO MARCELO HENRIQUE PAFFRATH Engenheiro Mecânico
WAGNER FELIPE ALEIXO Tecnólogo em Sistemas de Telecomunicações
ADRIANE FOLLADOR CARDOSO Arquiteta e Urbanista
JEFERSON PABLO NEGRINI PEREIRA Engenheiro Eletricista
MARCIA MARIA DIAS DOS REIS PEREIRA Administradora de Empresas
LETICIA PENKAL GUIMARÃES Tecnóloga em Mecânica
MICHELLI BEDUSCHI Arquiteta e Urbanista
EQUIPE TÉCNICA

Prof°. Marco Coghi
WBS COM A SELEÇÃO DOS PACOTES DE TRABALHO MAKE E BUY
Make
Buy
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WBS COM A SELEÇÃO DOS PACOTES DE TRABALHO MAKE E BUY
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CRITÉRIOS MAKE OU BUY ADOTADOS
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MAPA DE AQUISIÇÕES DO PROJETO
Observação: O orçamento para cada concorrência será definido posteriormente
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WBS REVISADA PARA A GERÊNCIA DE AQUISIÇÕES DO PROJETO
WBS revisada com pacotes de
trabalho referentes ao
gerenciamento das aquisições do
projeto . Os pacotes de trabalho para
o Gerenciamento de Aquisições
podem ser mais facilmente
visualizados ao lado.
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REGISTRO DE RISCOS PARA A GERÊNCIA DE AQUISIÇÕES DO PROJETO
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CONCORRÊNCIA PARA DETALHAMENTO
A concorrência escolhida para detalhamento está marcada abaixo:
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DECLARAÇÃO DE TRABALHO
Declaração de trabalho para a concorrência selecionada - Desenvolvimento e instalação
equipamento linha:
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Anexo à declaração do trabalho, serão enviados os desenhos e instruções de montagem do
cabeçote para que os potenciais fornecedores possam dimensionar o equipamento.

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DECLARAÇÃO DE TRABALHO
WBS do Contrato
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CRITÉRIOS ELIMINATÓRIOS ADOTADOS
CRITÉRIOS CLASSIFICATÓRIOS ADOTADOS
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CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DOS FORNECEDORES
A fim de tornar o processo de seleção do fornecedor mais rápido, o projeto optou
por explicitar, no envio da DT, os critérios de avaliação dos fornecedores.
Por se tratarem de fornecedores de alta tecnologia e boa repercusão no mercado, o
projeto entende que abrir os critérios para os fornecedores contribuirá para que a
proposta técnica-comercial contenha todas as informações solicitadas e necessárias
para a classificação das propostas comerciais.
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SISTEMA DE PONTUAÇÃO COMPLETO
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MEIO ADOTADO PARA ENVIO DO CONVITE
DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO ADOTADOS
 O documento adotado para ser enviado aos potenciais fornecedores foi a solicitação
de proposta (RFP - request for proposal), pois o critério de escolha do fornecedor não
será somente o preço.
 A RFP, além das informações de preço, solicita informações técnicas, organizacionais
e profissionais necessárias para análise e escolha do fornecedor, como também para o
desenvolvimento dos componentes, protótipos e demais serviços de testes e instalação.
 A RFP terá como resposta uma proposta técnica-comercial, cujas informações serão
usadas como critérios eliminatórios no sistema de pontuação para seleção do
fornecedor.
 O convite será encaminhado via e-mail para agilizar o processo e também pelo fato
dos potenciais fornecedores já serem cadastrados, além da concorrência ser restrita.
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TIPO DE CONTRATO ESCOLHIDO
 O contrato escolhido para a aquisição foi o Contrato de Preço Fixo, tendo
como perspectiva assegurar menor risco ao contratante, pois os itens como
escopo, preço, prazo e qualidade serão muito bem definidos no contrato.
 Além disto, o projeto não tem necessidade de antecipação da entrega,
execução com menor custo ou que os requisitos sejam excedidos. Logo, um
de Contrato de Custo Reembolsável não seria o indicado.
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FLUXOGRAMA CONCORRÊNCIA OU LICITAÇÃO
A aquisição do equipamento para a linha de montagem, devido a natureza da empresa e do projeto, será
uma concorrência privada, conforme fluxograma abaixo:
ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO
“HABILITAÇÃO” (APLICAR
CRITÉRIOS ELIMINATÓRIOS)
AUTORIZAÇÃO DO
TRABALHO (ORDEM DE
SERVIÇO)
DECLARAÇÃO DE
TRABALHO APROVADA
CONSULTAR LISTA DE
FORNECEDORES
QUALIFICADOS
CLASSIFICAR E SELECIONAR
FORNECEDORES DA LISTA
SOLICITAR COTAÇÃO PARA
OS FORNECEDORES
SELECIONADOS
RECEBIMENTO DAS
PROPOSTAS
ANÁLISE DAS PROPOSTAS
(APLICAR SISTEMA DE
PONTUAÇÃO/CRITÉRIOS
CLASSIFICATÓRIOS)
PROPOSTA
SELECIONADA
NEGOCIAÇÃO
CONTRATO ASSINADO
INÍCIO
FIM
SIM
DIVULGAÇÃO DO
RESULTADO
SOLICITAR REVISÃO DA
PROPOSTA
NÃO
RECEBIMENTO
DA PROPOSTA
REVISADA
SIM COMUNICAÇÃO AO
PROPONENTE
ELIMINADO
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ATITUDES E FISCALIZAÇÃO ADOTADAS PARA CONTROLAR A AQUISIÇÃO
CHECK LIST - DOCUMENTOS DE GESTÃO DE CONTRATOS
Termo de Contrato ou Autorização de Fornecimento – AF
 Documento de comprovação de regularidade da representação
 Documentos de regularidade fiscal
 Termo de Garantia Técnica
 Cópia da proposta selecionada e respectiva planilha de custos
 Documento de convocação do contratado para assinatura do contrato
 Ata de reunião de assinatura do Termo de Contrato/entrega de AF
 Carta de envio do contrato assinado ao Contratado e respectivo
comprovante de recebimento (AR, SRO, fax)
 Relatório de Bloqueio orçamentário (centro de custo)
Identificação do Fiscal do contrato e do respectivo Suplente
Carta de solicitação de pedido/Ordem de Serviço e respectivo comprovante de
recebimento (AR, SRO, fax)
Termo de recebimento/aceitação
Documentos Fiscais e anexos
Termo Aditivo – prorrogação
 Documento de consulta ao Gestor Operacional
 Documento de resposta do Gestor Operacional
 Documento de disponibilidade orçamentária
 Carta ao Contratado propondo a prorrogação
 Resposta do contratado de aceitação
 Documento de verificação da vantajosidade
 Relatório de Prorrogação
 Nota / Parecer Jurídico
 Documento de Autorização
 Documento de envio do TA para assinatura do Fornecedor
 Relatório de Bloqueio Orçamentário
Termo Aditivo – recomposição de preços
 Documento de solicitação de recomposição de preços
 Planilhas de custos de formação de preços
 Documento de verificação do preço
 Solicitação orçamentária
 Documento de aprovação do gestor orçamentário
 Relatório de análise e aprovação
 Documento de envio para chancela da área Jurídica
Termo Aditivo – acréscimo e/ou supressão
 Documento de Solicitação de acréscimo e/ou supressão da área solicitante
 Carta ao Contratado de comunicação da alteração
 Resposta do Contratado
 Relatório de análise e aprovação
 Solicitação orçamentária
 Documento de aprovação do gestor orçamentário
 Documento de envio para chancela da área jurídica
Termo Aditivo – outros
Carta de Aplicação de Penalidade de Advertência/Notificação e respectivo comprovante de
recebimento (AR, SRO, fax)
Carta de Aplicação de Penalidade de Multa e respectivo comprovante de recebimento (AR,
SRO, fax)
Carta de Rescisão de Termo de Contrato/Cancelamento de AF ou Termo de Resilição
Contratual e respectivo comprovante de recebimento (AR, SRO, fax)
Registro de Reunião com o Contratado
Parecer Técnico
Parecer Jurídico
Cartas/Ofícios
Comunicações Internas
Relatórios
Demais documentos relacionados às obrigações contratuais
Comprovante de devolução da Garantia de Execução Contratual
Cópia de Atestado de Capacidade Técnica emitido para o Contratado
Relatório de pagamentos
Termo de Encerramento Contratual
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ATITUDES E FISCALIZAÇÃO ADOTADAS PARA CONTROLAR A AQUISIÇÃO
Para cada não conformidade do check-list mostrado anteriormente, será gerado um relatório
usando o template abaixo.
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PROCEDIMENTOS ADOTADOS PARA CONTROLAR O CONTRATO
SOLICITAR À CONTRATADA UMA PLANILHA CONTENDO
TODOS OS MATERIAIS, EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS QUE
SERÃO UTILIZADOS, CONTENDO AINDA SEUS
QUANTITATIVOS E MARCAS, BEM COMO PREVISÃO DE SEU
TEMPO DE DURAÇÃO E REPOSIÇÃO
KICK OFF
CONHECER O INTEIRO TEOR DO CONTRATO
CONTRATO ASSINADO
KICK OFF
CONHECER AS RESPONSABILIDADES E OBRIGAÇÕES DO
CONTRATADO
ZELAR PELO BOM RELACIONAMENTO COM A CONTRATADA,
MANTENDO UM COMPORTAMENTO ÉTICO, PROBO E
CORTÊS, CONSIDERANDO ENCONTRAR-SE INVESTIDO NA
QUALIDADE DE REPRESENTANTE DA CONTRATANTE
ACOMPANHAR E CONTROLAR, QUANDO FOR O CASO,
AS ENTREGAS E O ESTOQUE DE MATERIAIS DE
REPOSIÇÃO, DESTINADOS À EXECUÇÃO DO OBJETO
CONTRATADO, PRINCIPALMENTE QUANTO À SUA
QUANTIDADE E QUALIDADE
ACOMPANHAR ROTINEIRAMENTE A EXECUÇÃO DOS
SERVIÇOS CONTRATADOS, DE FORMA A ATUAR
TEMPESTIVAMENTE NA SOLUÇÃO DE EVENTUAIS
PROBLEMAS VERIFICADOS
VERIFICAR SE A ENTREGA DE MATERIAIS/PRESTAÇÃO DE
SERVIÇOS SERÁ CUMPRIDA INTEGRAL OU
PARCELADAMENTE
AVALIAR CONSTANTEMENTE A QUALIDADE DA EXECUÇÃO
CONTRATUAL, PROPONDO, SEMPRE QUE CABÍVEL,
MEDIDAS QUE VISEM REDUZIR GASTOS E RACIONALIZAR OS
SERVIÇOS
SOLICITAR RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE
ACOMPANHAMENTO DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
CONTRATADOS
ENCAMINHAR AS QUESTÕES QUE ULTRAPASSAM O ÂMBITO
DAS ATRIBUIÇÕES QUE LHE FORAM DESIGNADAS AOS
RESPECTIVOS RESPONSÁVEIS
PROVIDENCIAR A OBTENÇÃO DE ESCLARECIMENTOS, AUXÍLIO
OU SUPORTE TÉCNICO, PARA AQUELES CASOS EM QUE TIVER
DÚVIDAS SOBRE A PROVIDÊNCIA A SER ADOTADA
ATUAR EM TEMPO HÁBIL NA SOLUÇÃO DOS PROBLEMAS
QUE PORVENTURA VENHAM A OCORRER AO LONGO DA
EXECUÇÃO CONTRATUAL
ENCAMINHAR AO GESTOR, EVENTUAIS PEDIDOS DE
MODIFICAÇÕES NO CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO,
SUBSTITUIÇÕES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS,
FORMULADOS PELA CONTRATADA
ACOMPANHAR O CUMPRIMENTO, PELA CONTRATADA, DO
CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO 1
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PROCEDIMENTOS ADOTADOS PARA CONTROLAR O CONTRATO
DOCUMENTAR AS REUNIÕES COM A CONTRATADA POR
MEIO DE ATAS DE REUNIÃO
(data, nome e assinatura dos participantes, assuntos
tratados, decisões, responsáveis pelas providências a serem
tomadas e prazo)
FORMALIZAR, SEMPRE, OS ENTENDIMENTOS COM A
CONTRATADA OU SEU PREPOSTO, ADOTANDO TODAS AS
MEDIDAS QUE PERMITAM COMPATIBILIZAR AS
OBRIGAÇÕES BILATERAIS
ANOTAR EM FORMULÁRIO PRÓPRIO TODAS AS OCORRÊNCIAS
RELACIONADAS COM A EXECUÇÃO DO CONTRATO,
DETERMINANDO O QUE FOR NECESSÁRIO À REGULARIZAÇÃO
DAS FALTAS OU DEFEITOS OBSERVADOS, CONFORME MODELO
SUGERIDOS NO BANCO DE FORMULÁRIOS DA ORGANIZAÇÃO
1
REPORTAR-SE SEMPRE AO PREPOSTO DA CONTRATADA,
EVITANDO DAR ORDENS DIRETAMENTE AOS
EMPREGADOS DA CONTRATADA
ESTABELECER COMUNICAÇÃO CONSTANTE COM O
PREPOSTO DA CONTRATADA
COMUNICAR À UNIDADE COMPETENTE, FORMALMENTE,
IRREGULARIDADES COMETIDAS PASSÍVEIS DE PENALIDADE
SOLICITAR A SUBSTITUIÇÃO DOS SERVIÇOS POR
INADEQUAÇÃO OU VÍCIOS QUE APRESENTEM; EFETUAR
GLOSAS DE MEDIÇÃO POR SERVIÇOS MAL EXECUTADOS OU
NÃO EXECUTADOS
COMUNICAR À UNIDADE COMPETENTE EVENTUAIS
ATRASOS NOS PRAZOS DE ENTREGA E/OU EXECUÇÃO
DO OBJETO, BEM COMO OS PEDIDOS DE
PRORROGAÇÃO, SE FOR O CASO
ESTABELECER PRAZO PARA CORREÇÃO DE EVENTUAIS
PENDÊNCIAS NA EXECUÇÃO DO CONTRATO
ATESTAR O FIEL CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES
CONTRATUAIS ASSUMIDAS, NO QUE PERTINE AO
MATERIAL EMPREGADO, PROCEDIMENTOS E
QUALIDADE NA EXECUÇÃO CONTRATUAL
RESULTADO
SATISFATÓRIO
NÃO
RECEBIMENTO DO OBJETO DO CONTRATO
(AO FIM DE CADA ENTREGA DA WBS DO CONTRATO)
SIM
STATUS REPORT AOS STAKEHOLDERS
REGISTRAR LIÇÕES APRENDIDAS
ENCERRAMENTO
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PROCEDIMENTOS ADOTADOS PARA ENCERRAR O CONTRATO
EMITIR TERMO DE RECEBIMENTO E
ACEITAÇÃO DEFINITIVO, LEGITIMANDO A
CONFORMIDADE COM AS
ESPECIFICAÇÕES, E EM CONDIÇÕES DE
ACEITAÇÃO E DE RECEBIMENTO
PROCEDER À VERIFICAÇÃO ESPECÍFICA,
QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS
MATERIAIS, OBJETO CONTRATUAL EM
CONFORMIDADE ÀS ESPECIFICAÇÕES
SERVIÇO CONCLUÍDO?
ESCOPO ATENDIDO?
PAGAMENTOS
EFETUADOS?
OBRIGAÇÕES LEGAIS
CUMPRIDAS?
EMITIR TERMO DE RECEBIMENTO
PROVISÓRIO
REGISTRAR LIÇÕES
APRENDIDAS
ARQUIVAMENTO DO CONTRATO E
DE DOCUMENTOS
ENCERRAR AQUISIÇÃO
INCIAR O ENCERRAMENTO
DO CONTRATO
CONCLUIR
PENDÊNCIA
INEXISTÊNCIA DE
PENDÊNCIAS?NÃO
NÃO
SIM
COMUNICAR O RECEBIMENTO
PROVISÓRIO DO OBJETO DO
CONTRATO
CONSULTAR TODOS OS DEPARTAMENTOS
USUÁRIOS, OS QUAIS DEVERÃO, EM TEMPO
HÁBIL E POR INTERMÉDIO DE PESQUISA DE
SATISFAÇÃO, MANIFESTAR-SE SOBRE A
QUALIDADE DO SERVIÇO PRESTADO
NÃO
NÃO
NÃO
RESILIÇÃO/RESCISÃO
SIM
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ORGANIZAÇÃO DO PLANO DE GERENCIAMENTO
DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO
1. Plano de Gerenciamento do Projeto Aprovado
1.1. Divulgação RFP - Request For Proposal (Solicitação de Proposta)
1.2. Esclarecer dúvidas
1.3. Recebimento propostas
1.4 .Análise das propostas
1.5. Solicitação revisão de proposta
1.6. Equalização das propostas
1.7. Classificação com base nos critérios
1.8. Seleção
1.9. Negociação
1.10. Divulgação do resultado
1.11. Assinatura do Contrato
1.12. Kick Off
1.13. Autorizar o trabalho
1.14. Projeto do robô
1.15. Entrega
1.16. Instalação
1.17. Try Out
1.18. Treinamento
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