AUDITORIA
PROCESO SISTEMÁTICO INDEPENDIENTE Y
DOCUMENTADO PARA OBTENER EVIDENCIAS DE
LA AUDITORIA Y EVALUARLAS DE MANERA
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8.2.2 AUDITORIA INTERNA
a) Es conforme con las disposiciones planificadas con
los requisitos de esta Norma Internacional y...
La selección de los auditores y la realización de las
auditorias deben asegurar la objetividad e imparcialidad
del proceso...
NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS
DE ORIENTACION
NTC ISO 10011 - 1 Directrices para la auditoría de sistemas
de calidad. Parte 1...
ISO 19011
Suministra orientación sobre los principios de auditoria, la
gestión de los programas de auditoria, la realizaci...
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
RELACIONADOS CON LOS PROPIOS AUDITORES:
Conducta Ética: Fundamento del Profesionalismo. En
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PRINCIPIOS DE AUDITORIA
RELACIONADOS CON EL PROCESO DE AUDITORIA
Independencia : La base de la imparcialidad y objetividad...
OBJETIVOS PRINCIPALES
 Asegurar la conformidad con los requisitos contractuales
 Verificar si toda la organización se ha...
VERDADERO PROPOSITO
El verdadero propósito de la Auditoría Interna del
sistema de Calidad es impulsar desde la Dirección d...
AUDITOR
PERSONA CON LA
COMPETENCIA PARA LLEVAR
A CABO UNA AUDITORIA
NTC ISO 9000
EQUIPO AUDITOR
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EXPERTO TECNICO
PERSONA QUE SUMINISTRA UN
CONOCIMIENTO ESPECÍFICO O
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AUDITADO
ORGANIZACIÓN QUE ES AUDITADA
CLIENTE DE LA AUDITORIA
ORGANIZACIÓN O PERSONA QUE
SOLICITA UNA AUDITORIA
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Delegación Administración del programa
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PROGRAMA DE AUDITORIA
La extensión del programa puede variar y estar influenciado por:
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ACTIVIDADES DE AUDITORIA
PARA SISTEMAS DE CALIDAD
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CUANDO AUDITAR
ANTES DE CONCEDER UN CONTRATO PARA DETERMINAR
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CLASES DE AUDITORIA
Cuando la auditoria cubre el
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DE ACUERDO A LA PLANIFICACION
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CAUSAS QUE PUEDEN DAR LUGAR
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AUDITORIA INTERNA
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CICLO DE VIDA DE LA AUDITORIA
PLANEAR LA AUDITORIA
EJECUTAR LA AUDITORIA
REPORTE DE HALLAZGOS
PROPUESTA Y EJECUCION
ACCION...
FASES DE LA AUDITORIA
 PLANEACION
 DESARROLLO
 ACCIONES A SEGUIR
FASE DE PLANEACION
* Nombramiento del líder del equipo auditor
* Definir el objetivo, alcance y criterios de la
auditoria
...
FASE DE PLANEACION
* Establecimiento del contacto inicial con el
auditado
* Revisión de los documentos del sistema de
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OBJETIVO
OBJETIVO: Razón o circunstancia que motiva la
realización de la auditoría. Define lo que se va a lograr.
Lo debe ...
El alcance y profundidad de la auditoria deben ser
diseñados para satisfacer las necesidades específicas de
información de...
CRITERIOS DE AUDITORIA
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia.
Los criterios de aud...
DOS NIVELES DE EVALUACION
DOCUMENTACION Vs. REQUERIMIENTOS
EVIDENCIA de AUDITORIA Vs. DOCUMENTACION
AUDITORIA DE
SUFICIENC...
Revise primero con mucho cuidado la
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PREPARACION
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LISTAS DE VERIFICACION
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UTILIDAD DE LA LISTA DE VERIFICACION
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MODELO DE LISTA DE VERIFICACION
CLÁUSULA 7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD
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FASE DE DASARROLLO
> Junta de Apertura
> Investigación en la Auditoría
> Junta del Equipo Auditor
> Junta de Cierre
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REUNION DE APERTURA
Propósitos de la Reunión de Apertura:
• Presentación de los participantes.
• Confirmación del alcance ...
• Confirmación de la disponibilidad, funciones e identidad de los
guías.
• Confirmación de aspectos relacionados con la co...
INVESTIGACION DE AUDITORIA,
EXAMEN O AUDITORIA DE CAMPO
El desarrollo específico de la auditoría incluye:
- Observaciones ...
ESTRÉS : ORIGEN Y REACCIONES
El estrés se origina cuando un individuo se siente
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TECNICAS DE COMUNICACION
COMUNICACIÓN NO VERBAL: Comprender los mensajes
no verbales permite al auditor una mejor comprens...
VERIFICACION DEL
SISTEMA DE CALIDAD
 ENTREVISTA
 RASTREO
 MUESTREO
 COMPROBACION
TECNICA DE LA ENTREVISTA
• ROMPER EL HIELO
• EXPONER EL MOTIVO DE LA ENTREVISTA
• INDAGAR LO QUE SE HACE
• ANALIZAR LO QUE...
FORMULE PREGUNTAS COMO :
¿ Cómo sabe la manera de llevar a cabo
esa operación?
¿Me muestra los registros que usted lleva?
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RASTREO
 ELABORAR FLUJOGRAMA DEL PROCESO EN ESTUDIO
 SELECCIONAR ACTIVIDADES IMPORTANTES PARA LA
CALIDAD DEL PRODUCTO O ...
MUESTREO
 DE QUE SE VA A TOMAR MUESTRAS?
 COMO SE VA A TOMAR LA MUESTRA?
 POR CUANTAS UNIDADES ESTÁ
COMPUESTA LA MUESTR...
EVIDENCIA DE AUDITORIA
EVIDENCIA OBJETIVA
INFORMACIÓN CUALITATIVA O CUANTITATIVA, REGISTROS,
COMPROBANTES O CONSTANCIAS DE...
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA
EVIDENCIA DE LA AUDITORIA REUNIDA,
CONTRA LOS CRITERIOS DE AUD...
NO CONFORMIDAD
“ El no cumplimiento de un
requisito especificado “
ISO 8402
Nota: La definición se aplica a la desviación ...
PROBLEMA
⇒ Es el resultado no deseado de un
proceso.
⇒ El no logro de un objetivo.
Ejemplo: La materia prima no se identif...
DECLARACION DE NO CONFORMIDADES
La declaración de no conformidades debe incluir
la siguiente información:
 La descripción...
El día miércoles 5 de noviembre a las 11:00 A.M. se
encontró en el área de corte un lote de piezas en
proceso sin identifi...
CLASIFICACION DE NO CONFORMIDADES
• NO CONFORMIDAD MAYOR:
- Ausencia o incumplimiento total de un sistema en el
cumplimien...
EJEMPLO DE NO CONFORMIDADES
MAYOR:
No hay Revisión del Sistema por la Gerencia, es una no
conformidad significativa contra...
EJEMPLO DE NO CONFORMIDADES
MENOR:
Un incidente aislado. Como un Registro no diligenciado.
El incumplimiento en alguna par...
La Junta de Cierre debe incluir lo siguiente:
 Lista de Asistentes
 Descripción del alcance y propósito de la auditoría
...
CRITERIOS DE CALIFICACION
0. No se hace
1. Se hace pero no está documentado
2. Está en redacción
3. Hay un borrador
4. Bor...
FASE DE SEGUIMIENTO
 Evaluación de la respuesta de la
Auditoría.
 Verificación de la acción correctiva
 Terminación de ...
CARACTERISTICAS QUE DEBEN
CUMPLIR LOS AUDITORES
A NIVEL TECNICO:
- Conocimiento sobre el objeto de la auditoría
- Conocimi...
A NIVEL HUMANO :
- Buena Capacidad de diálogo y contacto
- Saber escuchar y saber hacer hablar
- Ser hábil y diplomático e...
CRITERIOS PARA LA CALIFICACION
DE AUDITORES
Capacidad de Comunicación
 Educación: Haber completado
estudios de técnico m...
 SELECCIÓN DE CANDIDATOS
 CALIFICACION DE SELECCIONADOS
 EVALUACION Y SEGUIMIENTO
 MANTENIMIENTO DE COMPETENCIAS
CONFO...
RESPONSABILIDADES DE TODO AUDITOR
•Comunicar, aclarar y cumplir los requisitos de auditoría.
• Planificar y llevar a cabo ...
RESPONSABILIDADES
DEL AUDITOR PRINCIPAL
• Ayudar a la selección de otros miembros
para el equipo.
• La preparación del Pla...
¿Los documentos y demás información, usados para describir el
sistema de calidad son adecuados para lograr los objetivos d...
RECOMENDACIONES FINALES
1. La pre-auditoría es decisiva: prepárela y prepárese
(Auditoría 0).
2. Conecte con el auditado: ...
DEBERES DEL AUDITADO
 Informar a los empleados pertinentes a cerca de
los objetivos y el alcance de la auditoría.
 Desig...
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  1. 1. AUDITORIA PROCESO SISTEMÁTICO INDEPENDIENTE Y DOCUMENTADO PARA OBTENER EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA Y EVALUARLAS DE MANERA OBJETIVA CON EL FIN DE DETERMINAR LA EXTENSIÓN EN QUE SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE AUDITORIA. CRITERIOS DE AUDITORIA CONJUNTO DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS O REQUISITOS UTILIZADOS COMO REFERENCIA. NTC ISO 9000
  2. 2. 8.2.2 AUDITORIA INTERNA a) Es conforme con las disposiciones planificadas con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización y b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Se debe planificar un programa de auditorias tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorias previas. Se deben definir los criterios de auditoria, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología.
  3. 3. La selección de los auditores y la realización de las auditorias deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoria. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorias, para informar de los resultados y para mantener los registros. La dirección del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación” NOTA: Véanse las Normas ISO 10011-1, ISO 10011-2, ISO 10011-3 a modo de orientación.
  4. 4. NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS DE ORIENTACION NTC ISO 10011 - 1 Directrices para la auditoría de sistemas de calidad. Parte 1. Auditoría. NTC ISO 10011 - 2 Directrices para la auditoría de sistemas de calidad. Parte 2. Criterios para la Calificación de Auditores de Sistemas de Calidad. NTC ISO 10011 - 3 Directrices para la auditoría de sistemas de calidad. Parte 3 . Administración de Programas de Auditoría.
  5. 5. ISO 19011 Suministra orientación sobre los principios de auditoria, la gestión de los programas de auditoria, la realización de auditorias a sistemas de gestión de la calidad y de gestión ambiental, así como la competencia de los auditores de sistemas de gestión de calidad y ambiental. Sección o: Introducción Sección 1: Alcance Sección 2: Referencias Normativas Sección 3: Términos y Definiciones Sección 4: Principios de Auditoría Sección 5: Gestión de un Programa de Auditoria Sección 6: Actividades de Auditoria Sección 7: Competencia de los Auditores ISO 19011: 2001
  6. 6. PRINCIPIOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON LOS PROPIOS AUDITORES: Conducta Ética: Fundamento del Profesionalismo. En auditoria son esenciales la confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreción. Presentación Justa: La obligación de informar verazmente y con exactitud. Los hallazgos, conclusiones y reportes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. Se reportan obstáculos significativos, los aspectos no resueltos o las opiniones divergentes. Debido Cuidado Profesional: La aplicación de diligencia y juicio en la auditoria. Los auditores proceden con el cuidado requerido de acuerdo con la importancia de la tarea que realizan y la confianza depositada en ellos por los clientes.
  7. 7. PRINCIPIOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON EL PROCESO DE AUDITORIA Independencia : La base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditoria. Los auditores son independientes de la actividad auditada, no están parcializados ni tienen conflicto de intereses. Evidencia : La base racional para llegar a conclusiones de auditoria confiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático. La evidencia de auditoria es verificable. El uso apropiado del muestreo está muy relacionado con la confianza que se puede tener en las conclusiones de las auditorias.
  8. 8. OBJETIVOS PRINCIPALES  Asegurar la conformidad con los requisitos contractuales  Verificar si toda la organización se ha adherido al programa de gestión de calidad o de gestión ambiental que se ha implantado.  Dar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema.  Cumplir los requisitos para certificación con una norma de sistema de gestión.  Informar a la Dirección acerca del estado del sistema, con el objeto de que se pueda evaluar la eficacia de dicho Sistema para alcanzar los objetivos especificados.  Identificar no conformidades y debilidades del programa, actuales o potenciales asegurando su corrección o prevención.
  9. 9. VERDADERO PROPOSITO El verdadero propósito de la Auditoría Interna del sistema de Calidad es impulsar desde la Dirección de la Empresa un Proceso de Mejora Continua de la Calidad, orientado a todas las áreas de actividad y basado en el: 1. Análisis Actual 2. Evaluación 3. Informe 4. Planificación 5. Actuación 6. Verificación CICLO DE MEJORA CONTINUA
  10. 10. AUDITOR PERSONA CON LA COMPETENCIA PARA LLEVAR A CABO UNA AUDITORIA NTC ISO 9000 EQUIPO AUDITOR UNO O MAS AUDITORES QUE LLEVAN A CABO UNA AUDITORIA 1) Un auditor del equipo se designa generalmente como jefe del equipo. 2) El equipo auditor puede incluir auditores en formación y expertos técnicos. 3) Los observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no actuar como. COMPETENCIA HABILIDAD DEMOSTRADA PARA APLICAR CONOCIMIENTOS Y APTITUDES
  11. 11. EXPERTO TECNICO PERSONA QUE SUMINISTRA UN CONOCIMIENTO ESPECÍFICO O EXPERIENCIA AL EQUIPO AUDITOR Nota 1: el conocimiento específico o experiencia es aquel relacionado con la organización, proceso o actividad que van a ser auditados, con el idioma o la cultura. Nota 2: Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo auditor. NTC ISO 9000
  12. 12. AUDITADO ORGANIZACIÓN QUE ES AUDITADA CLIENTE DE LA AUDITORIA ORGANIZACIÓN O PERSONA QUE SOLICITA UNA AUDITORIA
  13. 13. GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA La alta gerencia debe asignar la responsabilidad para dirigir el programa de auditoria a una o más personas que tengan una comprensión general de los principios de auditoria, competencia del auditor y aplicación de técnicas de auditoria. También deben poseer habilidades gerenciales y conocimiento técnico y del negocio pertinentes a las actividades por auditar.
  14. 14. a) Establecer los objetivos y extensión del programa de auditoria b) Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos c) Asegurar la implementación del programa de auditoria d) Hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoria e) Asegurar que se llevan los registros apropiados del programa de auditoria. PROGRAMA DE AUDITORIA. CONJUNTO DE UNA O MÁS AUDITORIAS PLANIFICADAS PARA UN PERIODO DE TIEMPO DETERMINADO Y DIRIGIDAS HACIA UN PROPÓSITO ESPECÍFICO. a) Definir, implementar, hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoria b) Identificar y suministrar los recursos para el programa de auditoria. FUNCIONESG E N E R A L E S E S P E C I F I C A S ISO 9000:2000
  15. 15. Delegación Administración del programa Definición del Programa de auditoria Objetivos ,responsabilidades ,recursos, procedimientos. Implementación del programa de auditoria. Evaluación de auditores,asignación de equipos auditores, dirección de actividades y registro. Seguimiento y revisión del programa de auditoria. Identificación de oportunidades de mejora. Competencia de los auditores Actividades de Auditoria Mejora del Programa de Auditoria Planear Hacer Actuar Verificar GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA CICLO PLANEAR - HACER - VERIFICAR - ACTUAR
  16. 16. EXTENSION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA La extensión del programa puede variar y estar influenciado por: a) El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoria b) La frecuencia de las auditorias a realizar c) El tamaño, naturaleza y complejidad de la organización d) El número, importancia, similitud y ubicación de actividades e) Normas, requisitos reglamentarios y contractuales f) La necesidad de acreditación o certificación g) Los resultados de las auditorias previas h) Cambios significativos para la organización o sus operaciones
  17. 17. ACTIVIDADES DE AUDITORIA PARA SISTEMAS DE CALIDAD •TODAS LAS AREAS CON ACTIVIDADES QUE AFECTEN LA CALIDAD DEL PRODUCTO O LA SATISFACCION DEL CLIENTE. • LA INFORMACION DESDE LA LLEGADA DE LA ORDEN DE COMPRA HASTA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE. • LA IMPLANTACION DE LOS LINEAMIENTOS DEFINIDOS EN LOS MANUALES. QUE DEBEMOS AUDITAR
  18. 18. CUANDO AUDITAR ANTES DE CONCEDER UN CONTRATO PARA DETERMINAR LA CAPACIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD DEL PROVEEDOR CUANDO SE EFECTUE UN CAMBIO SIGNIFICATIVO AL SISTEMA DE CALIDAD CUANDO LA CALIDAD DEL PRODUCTO ESTA EN DUDA, DEBIDO A UNA DEFICIENCIA EN EL SISTEMA DE CALIDAD CUANDO SE REQUIERA MEDIR LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD CUANDO SEA NECESARIO VERIFICAR LA IMPLEMENTACION DE UNA ACCIÓN CORRECTIVA.
  19. 19. CLASES DE AUDITORIA Cuando la auditoria cubre el sistema de Gestión de la Calidad y el de Gestión Ambiental, este tipo de auditoria se denomina Auditoria Combinada. Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan en la realización de una auditoria esta se denomina Auditoria Conjunta
  20. 20. RESPONSABILIDAD DE QUIEN AUDITA FRENTE AL ÁREA AUDITADA Auditorías Internas: Cuando se tiene el control directo de la organización y su estructura. Auditoria a nosotros mismos. ( Primera Parte ). Auditorías Externas: No se tiene el control directo de la organización ni de su estructura. Auditoria a nuestros proveedores. ( Segunda Parte ).  Auditorías Extrínsecas: Realizada por ente totalmente independiente. Los entes certificadores. (Tercera Parte ).
  21. 21. DE ACUERDO A LA PLANIFICACION AUDITORIAS ESPECIALES: El programa anual de auditorías se complementa con las auditorias especiales de acuerdo con los resultados obtenidos en las auditorias ordinarias o por circunstancias especiales. AUDITORIAS ORDINARIAS : Son las auditorías programadas para un periodo determinado y que apuntan a la consecución de unas metas específicas.
  22. 22. CAUSAS QUE PUEDEN DAR LUGAR A AUDITORIAS ADICIONALES:  Cambios significativos hechos en cualquier tiempo que pueden afectar el programa de calidad.  Cuando hay deficiencias en el programa de calidad.  Cuando un programa de evaluación sistemático independiente es considerado necesario.  Para verificar la implantación de acciones correctivas.
  23. 23. AUDITORIA INTERNA AUDITORIA PLANEADA Y EJECUTADA DENTRO DE LA EMPRESA PREPARADA Y CONTROLADA POR EL RESPONSABLE DE LA FUNCION DE AUDITORIA PARA EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y REALIZADA POR AUDITORES INTERNOS. PUEDEN SER PROGRAMADAS O NO EN EL PROGRAMA ANUAL SE UTILIZAN PARA MEDIR LA EFECTIVIDAD Y ESTADO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD CUBREN LAS DIFERENTES SECCIONES DEL MANUAL DE GESTION DE LA CALIDAD, LOS PROCEDIMIENTOS Y LOS DEMAS DOCUMENTOS DE SOPORTE DEFINIDOS.
  24. 24. COMO DESARROLLAR LA AUDITORIA POR PROCEDIMIENTOS: Grado de aplicación paso a paso. POR ELEMENTOS DE LA NORMA: Respuesta a exigencias concretas de un requisito de la norma. POR DEPARTAMENTOS : Grado de cumplimiento de todos los elementos que afectan al área concretamente. POR PROCESOS: Desempeño del proceso.
  25. 25. ELEMENTOS CRITICOS PARA QUE LA AUDITORIA SEA EFECTIVA Y EFICIENTE  Apoyo y compromiso de la dirección  Fuerza de Trabajo,fondos y facilidades.  Autoridad,responsabilidad e independencia  Acceso a facilidades,documentos y personal  Método para el reporte de resultados  Acceso a los niveles apropiados de la Administración  Verificación de Acciones Correctivas y Preventivas
  26. 26. CICLO DE VIDA DE LA AUDITORIA PLANEAR LA AUDITORIA EJECUTAR LA AUDITORIA REPORTE DE HALLAZGOS PROPUESTA Y EJECUCION ACCIONES CORRECTIVAS CIERRE REVISION DE ACCIONES CORRECTIVAS SI OK NO OK PLANEACION DESARROLLO ACCIONES A SEGUIR
  27. 27. FASES DE LA AUDITORIA  PLANEACION  DESARROLLO  ACCIONES A SEGUIR
  28. 28. FASE DE PLANEACION * Nombramiento del líder del equipo auditor * Definir el objetivo, alcance y criterios de la auditoria * Selección del Equipo Auditor * Identificar a las personas responsables en forma directa con respecto al objetivo y alcance de la Auditoría * Identificar los documentos de referencia. * Fecha y Lugar en que se inicia la Auditoria
  29. 29. FASE DE PLANEACION * Establecimiento del contacto inicial con el auditado * Revisión de los documentos del sistema de gestión pertinentes incluidos registros * Preparación de actividades en el sitio * Elaboración Plan de auditoría * Definir fecha y tiempo estimado para cada actividad * Orientación y asignación de trabajo al equipo * Compilación de la lista de verificación
  30. 30. OBJETIVO OBJETIVO: Razón o circunstancia que motiva la realización de la auditoría. Define lo que se va a lograr. Lo debe definir el cliente de la auditoria. Los objetivos pueden incluir: a) Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión auditado o partes de él con los criterios de auditoria. b) Evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento con los requisitos reglamentarios y contractuales. c) Evaluar la eficacia del sistema de gestión para cumplir los objetivos especificados d) Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.
  31. 31. El alcance y profundidad de la auditoria deben ser diseñados para satisfacer las necesidades específicas de información del cliente, por eso debe establecerse entre el cliente y el líder del equipo auditor. ALCANCE ALCANCE: Describe la extensión y límites de la auditoria en términos de localización física, unidades organizacionales, actividades y procesos por auditar y el periodo de tiempo cubierto por la auditoria.
  32. 32. CRITERIOS DE AUDITORIA Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Los criterios de auditoria pueden incluir además de las políticas y procedimientos, normas leyes y regulaciones, requisitos del sistema de gestión, requisitos contractuales o códigos de conducta del sector industrial o comercial. También deben ser definidos por el cliente de la auditoria y el auditor líder. ISO 9000:2000
  33. 33. DOS NIVELES DE EVALUACION DOCUMENTACION Vs. REQUERIMIENTOS EVIDENCIA de AUDITORIA Vs. DOCUMENTACION AUDITORIA DE SUFICIENCIA AUDITORIA EN SITIO
  34. 34. Revise primero con mucho cuidado la documentación disponible que describe el sistema de calidad que se auditará para saber si estos documentos satisfacen los requisitos de la Norma ISO 9001:2000. • Manual de Calidad • Procedimientos Operativos • Instrucciones de Trabajo • Formatos y Registros • Reportes de auditorias anteriores PARA INICIAR EL PROCESO DE AUDITORÍA
  35. 35. PREPARACION DOCUMENTOS DE TRABAJO A) Listas de verificación y planes de muestreo para la auditoria. B) formatos para registro de información, tales como evidencia de soporte, hallazgos de la auditoria y registros de las reuniones.
  36. 36. LISTAS DE VERIFICACION Es una herramienta de apoyo, una guía para conducir la auditoría . - Debe ser amigable para el usuario. - Debe ser construida en una forma lógica. - Debe fluir en forma similar a las actividades previstas. - Debe ser diseñada para trabajar por secciones. - Debe ser cerrada, no tan detallada, pero que asegure que el alcance de la auditoría es cubierto. Se conocen y aplican los procedimientos?
  37. 37. UTILIDAD DE LA LISTA DE VERIFICACION Una lista de verificación bien desarrollada y usada puede ayudar en varios aspectos: • Asegurar que el alcance de la auditoría es cubierto • Asegurar que las áreas son investigadas con la profundidad apropiada. • Identifica muestras que deben ser tomadas por la auditoría • Facilita la asignación de los miembros del equipo • Guía la investigación en la documentación • Proporciona un método para evaluar el avance del auditor a través de la auditoría. • Proporciona un método para la rápida evaluación de la información. • Facilita la redacción del reporte de auditoría • Proporciona datos históricos después de completada la auditoría.
  38. 38. MODELO DE LISTA DE VERIFICACION CLÁUSULA 7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD  ¿ Existe algún procedimiento escrito, instrucción o guía que indique cómo es posible conocer en qué estado de inspección o ensayo se encuentran los productos o servicios?  ¿Se puede conocer el Estado de Inspección y ensayo en que se encuentran los productos o servicios a lo largo de todo el proceso?  ¿El sistema establecido permite garantizar que sólo se utilizan o instalan productos que han superado las inspecciones y ensayos?  ¿La identificación y los registros definidos permiten realizar la trazabilidad de cualquiera de los producto?
  39. 39. La Lista de Verificación es la guía para lograr cumplir con el objetivo propuesto en la Auditoría que se realiza. DIFERENCIA ENTRE LISTA DE VERIFICACION Y ENTREVISTA La Entrevista es ya la comunicación directa con el auditado, las preguntas que el auditor le plantea a cada uno de sus auditados a fin de obtener la información necesaria para dar respuesta a su lista de verificación cuando elabora el informe y define cual es la situación del área auidtada.
  40. 40. FASE DE DASARROLLO > Junta de Apertura > Investigación en la Auditoría > Junta del Equipo Auditor > Junta de Cierre > Reporte de la Auditoría.
  41. 41. REUNION DE APERTURA Propósitos de la Reunión de Apertura: • Presentación de los participantes. • Confirmación del alcance y objetivo de la auditoría • Confirmación del Plan de auditoria • Métodos y procedimientos que van a ser utilizados para la realización de la auditoría • Confirmación de enlaces de comunicación entre el equipo auditor y el auditado • Confirmación del idioma que se va a usar durante la auditoria. • Confirmación de que durante la auditoria se mantendrá informado al auditado
  42. 42. • Confirmación de la disponibilidad, funciones e identidad de los guías. • Confirmación de aspectos relacionados con la confidencialidad. • Confirmar la disponibilidad de los recursos y facilidades necesarias para el equipo de auditoría. • Confirmar la fecha y hora para la reunión de cierre y cualquier otra reunión intermedia del equipo auditor y la dirección del auditado. • Brindar una oportunidad para que el auditado haga preguntas. REUNION DE APERTURA
  43. 43. INVESTIGACION DE AUDITORIA, EXAMEN O AUDITORIA DE CAMPO El desarrollo específico de la auditoría incluye: - Observaciones de la auditoría - Recolección de evidencias Observar actividades, Entrevistas, Tomar Notas
  44. 44. ESTRÉS : ORIGEN Y REACCIONES El estrés se origina cuando un individuo se siente amenazado por una persona como intruso o por una intromisión en su territorio, la reacción es hostilidad. Reacciones hostiles comunes: - Hostilidad inmediata - Hostilidad progresiva - Hostilidad imprevista
  45. 45. TECNICAS DE COMUNICACION COMUNICACIÓN NO VERBAL: Comprender los mensajes no verbales permite al auditor una mejor comprensión de lo que el entrevistado está diciendo. COMUNICACIÓN VERBAL : Poseer buenas técnicas para cuestionar y escuchar. Hacer la pregunta correcta así como hacerla correctamente. - Preguntas Abiertas - Preguntas Cerradas - Preguntas de Sondeo - Preguntas con Respuesta Obvia
  46. 46. VERIFICACION DEL SISTEMA DE CALIDAD  ENTREVISTA  RASTREO  MUESTREO  COMPROBACION
  47. 47. TECNICA DE LA ENTREVISTA • ROMPER EL HIELO • EXPONER EL MOTIVO DE LA ENTREVISTA • INDAGAR LO QUE SE HACE • ANALIZAR LO QUE SE HACE • SACAR CONCLUSIONES DE LO QUE SE HACE • EXPLICAR LAS PROXIMAS ACCIONES
  48. 48. FORMULE PREGUNTAS COMO : ¿ Cómo sabe la manera de llevar a cabo esa operación? ¿Me muestra los registros que usted lleva? ¿Donde se autorizó el uso de ese formato? ¿Quién puede tomar esa decisión? Nota: Profundizar cuando se tiene una observación en la auditoría, se debe verificar su recurrencia .
  49. 49. RASTREO  ELABORAR FLUJOGRAMA DEL PROCESO EN ESTUDIO  SELECCIONAR ACTIVIDADES IMPORTANTES PARA LA CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO  COMENZAR AL PRINCIPIO O AL FINAL DEL PROCESO  HACER EL SEGUIMIENTO A PARTIR DE UN DOCUMENTO HASTA LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA
  50. 50. MUESTREO  DE QUE SE VA A TOMAR MUESTRAS?  COMO SE VA A TOMAR LA MUESTRA?  POR CUANTAS UNIDADES ESTÁ COMPUESTA LA MUESTRA?
  51. 51. EVIDENCIA DE AUDITORIA EVIDENCIA OBJETIVA INFORMACIÓN CUALITATIVA O CUANTITATIVA, REGISTROS, COMPROBANTES O CONSTANCIAS DE HECHOS RELATIVOS A LA CALIDAD DE UN ARTICULO O UN SERVICIO O A LA EXISTENCIA E IMPLEMENTACIÓN DE UN ELEMENTO DEL SISTEMA DE CALIDAD, EL CUAL ESTA BASADO EN LA OBSERVACIÓN, MEDIDA O ENSAYO Y QUE ADEMÁS PUEDE SER VERIFICADO ISO - 10011- 1 ISO 9000
  52. 52. HALLAZGOS DE LA AUDITORIA RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA EVIDENCIA DE LA AUDITORIA REUNIDA, CONTRA LOS CRITERIOS DE AUDITORIA. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA RESULTADO DE UNA AUDITORIA QUE PROPORCIONA EL EQUIPO AUDITOR, TRAS CONSIDERAR LOS OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Y TODOS LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORIA. NOTA: los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoria, u oportunidades de mejora.
  53. 53. NO CONFORMIDAD “ El no cumplimiento de un requisito especificado “ ISO 8402 Nota: La definición se aplica a la desviación o ausencia de una o varias características relativas a la calidad, o uno o varios elementos del sistema de calidad en relación con los requisitos especificados.
  54. 54. PROBLEMA ⇒ Es el resultado no deseado de un proceso. ⇒ El no logro de un objetivo. Ejemplo: La materia prima no se identifica en forma adecuada.
  55. 55. DECLARACION DE NO CONFORMIDADES La declaración de no conformidades debe incluir la siguiente información:  La descripción del problema y la Evidencia de auditoria para apoyar la declaración del problema.  Registrar el elemento o elementos que no se han cumplido, sobre todo el de menor nivel.  El impacto del problema sobre el servicio o producto si se conoce.  Recomendaciones si son solicitadas al auditor.
  56. 56. El día miércoles 5 de noviembre a las 11:00 A.M. se encontró en el área de corte un lote de piezas en proceso sin identificación en cuanto a referencia y estado en que se encontraba. DECLARACION DE NO CONFORMIDAD La materia prima no se identifica en forma adecuada. La Norma ISO 9001 en su cláusula 7.5.3 requiere que “Cuando sea apropiado la organización debe identificar el producto por medios adecuados, a través de toda la realización del producto. La organización debe identificar el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medición”
  57. 57. CLASIFICACION DE NO CONFORMIDADES • NO CONFORMIDAD MAYOR: - Ausencia o incumplimiento total de un sistema en el cumplimiento de los requerimientos - Varias no conformidades menores contra un elemento pueden presentar una falla total del sistema. - Cualquier incumplimiento que pueda resultar en el probable embarque de un producto no conforme. • NO CONFORMIDAD MENOR: - Un incumplimiento que en el juicio y experiencia indican que no dará como resultado la falla del sistema de calidad o que reducirá su habilidad para asegurar el control de procesos y productos.
  58. 58. EJEMPLO DE NO CONFORMIDADES MAYOR: No hay Revisión del Sistema por la Gerencia, es una no conformidad significativa contra los requerimientos de la norma. Una falla completa del sistema o la falta de un requerimiento del sistema administrativo de la calidad, No hay Control de los Registros. Una cantidad significativa de no conformidades menores frente a un mismo elemento. Como la Documentación.
  59. 59. EJEMPLO DE NO CONFORMIDADES MENOR: Un incidente aislado. Como un Registro no diligenciado. El incumplimiento en alguna parte de un procedimiento o una parte de un elemento. Un problema menor que merece atención. No se está archivando el Registro derivado de un procedimiento como en el se especifica.
  60. 60. La Junta de Cierre debe incluir lo siguiente:  Lista de Asistentes  Descripción del alcance y propósito de la auditoría  Evaluación completa del área auditada  Conclusión del equipo de auditoria sobre el cumplimiento del sistema de Calidad con respecto al criterio de auditoria  Mejoramiento y buenas prácticas  Descripción de problemas observados e impacto  Recomendaciones para mejoramiento. JUNTA DE CIERRE
  61. 61. CRITERIOS DE CALIFICACION 0. No se hace 1. Se hace pero no está documentado 2. Está en redacción 3. Hay un borrador 4. Borrador Validado 5. Documento Aprobado 6. Se hace como está escrito 7. Hay auditorías internas 8. Soluciones a No Conformidades 9. En Revisión de Gerencia 10. No hay reporte de de No Conformidades MARIA ELENA MURCIA DUARTE Consultora en Gestión de la Calidad M. Actividades de Mejoramiento
  62. 62. FASE DE SEGUIMIENTO  Evaluación de la respuesta de la Auditoría.  Verificación de la acción correctiva  Terminación de la Auditoría.
  63. 63. CARACTERISTICAS QUE DEBEN CUMPLIR LOS AUDITORES A NIVEL TECNICO: - Conocimiento sobre el objeto de la auditoría - Conocimiento de la empresa y del producto - Conocimiento y experiencia en aplicación e interpretación de normas,procedimientos e instrucciones. - Conocimiento de las exigencias del cliente. - Capacidad de planificación y organización - Capacidad de redacción de informes.
  64. 64. A NIVEL HUMANO : - Buena Capacidad de diálogo y contacto - Saber escuchar y saber hacer hablar - Ser hábil y diplomático en el trato. - Ser positivo. Actuar con optimismo. - Ordenado y estructurado en su actuación. - Intuición y objetividad. Ser justo en sus juicios - Capacidad de reacción en momentos difíciles - Permanecer firme en sus conclusiones, a menos que aparezcan evidencias que justifiquen el cambio
  65. 65. CRITERIOS PARA LA CALIFICACION DE AUDITORES Capacidad de Comunicación  Educación: Haber completado estudios de técnico medio.  Adiestramiento En Técnicas de Auditoría En Sistemas de Calidad  Examen sobre Técnicas de Auditoría  Participación en Auditorias.  Atributos personales  Actualización
  66. 66.  SELECCIÓN DE CANDIDATOS  CALIFICACION DE SELECCIONADOS  EVALUACION Y SEGUIMIENTO  MANTENIMIENTO DE COMPETENCIAS CONFORMACION Y MANTENIMIENTO EQUIPO AUDITOR
  67. 67. RESPONSABILIDADES DE TODO AUDITOR •Comunicar, aclarar y cumplir los requisitos de auditoría. • Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas en forma efectiva y eficiente. • Documentar las observaciones. • Informar los resultados de la auditoría. • Presentar, conservar y salvaguardar la información y los documentos relativos a la auditoría en forma confidencial • Cooperar y apoyar al auditor principal. • Verificar la efectividad de las acciones correctivas.
  68. 68. RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR PRINCIPAL • Ayudar a la selección de otros miembros para el equipo. • La preparación del Plan de Auditoría. • La representación del equipo frente a la gerencia del auditado. • Presentar el informe de auditoría.
  69. 69. ¿Los documentos y demás información, usados para describir el sistema de calidad son adecuados para lograr los objetivos de calidad requeridos? ¿Los documentos, procedimientos y demás información, que describen o apoyan los elementos requeridos del sistema de calidad, son conocidos, están disponibles, son entendidos y utilizados por el personal de la organización auditada? EL PROCESO DE AUDITORÍA DEBE REALIZARSE DE TAL FORMA QUE EL AUDITOR ESTE EN CAPACIDAD DE RESPONDER PREGUNTAS COMO:
  70. 70. RECOMENDACIONES FINALES 1. La pre-auditoría es decisiva: prepárela y prepárese (Auditoría 0). 2. Conecte con el auditado: comunicación y empatía 3. Ajústese a lo establecido en la convocatoria 4. Considere solo las evidencias objetivas 5. Otorgue al auditado el beneficio de la duda 6. El informe debe estar consensuado con el auditado 7. No actúe como juez. Adopte el papel de asesor del auditado
  71. 71. DEBERES DEL AUDITADO  Informar a los empleados pertinentes a cerca de los objetivos y el alcance de la auditoría.  Designar los miembros del personal responsables para que acompañen al equipo auditor.  Proporcionar todos los recursos necesarios para el equipo de auditoría.  Permitir el acceso a las instalaciones y al material de evidencia, a solicitud de los auditores.  Determinar e iniciar acciones correctivas basadas en el informe de auditoría.

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