1. HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
BÀI GIẢNG MÔN
QUẢN TRỊ HỌC
Giảng viên:
Ths. Lê Thị Bích Ngọc
Điện thoại/E-mail:
ngoclb74@yahoo.com
Bộ môn:
Quản trị - Khoa QTKD1
Học kỳ/Năm biên soạn: Kỳ 2 năm học 2012-2013

2. LOGO
2

3. • Khái niệm quản trị
• Sự cần thiết phải quản trị
• Chức năng của quản trị
•
•
•
•
Nhà quản trị
Vai trò của nhà quản trị
Kỹ năng của nhà quản trị
Năng lực của nhà quản trị
• Quản trị là khoa học
• Quản trị là nghệ thuật
3

4. Mary Parker Follett cho rằng “quản trị là nghệ
thuật đạt được mục đích thông qua người
khác”.
• Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các
mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những
người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc
bằng chính mình.
Robert Kreitner” Quản trị là tiến trình làm việc
với hoặc thông qua người khác để đạt các mục
tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi
• Khái niệm trên chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực
hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi.
Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc sự
dụng các nguồn lực giới hạn
4

5. Quản trị được xem như là tiến trình
hoànthành công việc một các có hiệu quả
và hữu hiệu thông qua và với người khác.
Từ tiến trình trong định
nghĩa này biểu thị những
hoạt động chính mà nhà
quản trị thực hiện, những
hoạt động đó là hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm soát.
Hữu hiệu và hiệu quả đề
cập đến việc chúng ta đang
làm gì và thực hiện chúng
như thế nào
5

6. Là hoạt động cần thiết được
thực hiện khi con người kết hợp
với nhau trong các tổ chức nhằm
đạt được những mục tiêu chung
Quản trị tạo lập và duy trì một
môi trường nội bộ thuận lợi nhất
trong đó các cá nhân làm việc
theo nhóm và có thể đạt được
hiệu suất cao nhất nhằm hoàn
thành mục tiêu chung của tổ
chức
6

7. CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ
HOẠCH ĐỊNH
TỔ CHỨC
LÃNH ĐẠO
KiỂM TRA
Tổ chức là tiến trình trong tiến
Là chức năng đầugồmthiết lập một
tiên các hoạt
Lãnh đạo bao mối quan hệ giúp
cấu trúc về các
trình quảntrình giám việc xác
trị,
Là quánhằm bao gồm:sát một
độngngười có thể thực hiệnmọi
thúc đẩy được
mọi
định mục tiêu hoạt động, một
cách kếthực hiệnđối vớivà xây
chủ động đề ra
người hoạch đã những để đạt
các chiến lược tổng thể công
thoả
dựng
công cần thiết tiêu hoàn tổ chức.
việc việcmục để của thành
mãn các hay một tổ chức
mục tiêu, và thiết lập một hệ
thực tiêu kế hoạch gồm: xáchợp
Công việc nhiệm để
mục các của bao vụ và định
thống hiện nàytổ chức phối tiến
những việc
hành nhữngphải làm, người nào
Chức động. điều chỉnh cần
các hoạtnăng lãnh đạo không
phải định chức đến động
Hoạch đượcphối quankhông báo
phải làm, liên hợp hoạt dự khi
thiết khi tổthực hiện sau đạtra
sao, liệu tương lai, những mục
được
và tiênbộ phận nàomongđược hình
các chức năng hoạch định và
được hiệu suấtgiữa cácmuốn
thành, quan hệ
tiêu chức đã hoàn tất và bộ phận
được
tổ cần đạt lập thế mà những
nó là
được thiết để đạt được và hệ
nào mục
phương thức then chốt của các
một yếu tố
thống
tiêu đó quyền hành trong tổ chức
chức năng này ra sao.
đó được thiết lập

8. Ai là nhà quản trị?
• Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức,
điều khiển công việc của người khác và chịu trách
nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị
là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách
có hiệu quả để đạt được mục tiêu.
Nhà quản trị có thể được chia thành 3
loại
• Quản trị viên cao cấp
• Quản trị viên cấp trung
• Quản trị viên cấp cơ sở
8

9. 9

10. 10

11. Vai trò quan hệ với
người khác
VAI TRÒ
CỦA
NHÀ
QUẢN
TRỊ
Vai trò thông tin
Vai trò quyết định

12. VAI TRÒ QUAN HỆ VỚI NGƯỜI KHÁC
Vai trò đại diện
Là người đứng đầu một đơn vị, nhà quản trị thực hiện các hoạt động
với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất
nghi lễ
Vai trò lãnh đạo
Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền. Với vai
trò này nhà quản trị chịu trách nhiệm về việc thực hiện chức năng
trong đơn vị mình như một tổng thể thống nhất nhằm đạt được mục
tiêu chung.
Vai trò liên lạc
Quan hệ với người khác để nhằm góp phần hoàn thành công việc
của đơn vị như thiết lập và duy trì mạng lưới các mối quan hệ với cá
nhân và tôt chức bên ngoài

13. Thay mặt DN đưa tin tức
ra bên ngoài với mục đích
có lợi cho DN (với tư cách
là người phát ngôn) hoặc
nhà quản trị cấp dưới báo
cáo lên cấp trên
Vai trò
cung cấp
thông tin
Vai trò thu
thập và tiếp
nhận thông
tin
VAI TRÒ
THÔNG TIN
Nhà quản trị có nhiệm vụ
thường xuyên xem xét, phân
tích bối cảnh xung quanh tổ
chức để thu thập những thông
tin, sự kiện có ảnh hưởng tới
hoạt động của DN
Vai trò
phổ biến
thông tin
Phổ biến cho mọi người
có liên quan tiếp xúc với
các thông tin cần thiết đối
với công việc của họ

14. VAI TRÒ GiẢI QUYẾT XÁO TRỘN
VAI TRÒ CÁCH TÂN
Nhà quản trị là người phải kịp
thời đối phó với những biến
cố bất ngờ nảy sinh làm xáo
trộn hoạt động bình thường
của tổ chức.
Xuất hiện khi nhà quản trị tìm
cách cải tiến hoạt động của tổ
chức như việc áp dụng CN
mới…
VAI TRÒ PHÂN PHỐI
TÀI NGHUYÊN
VAI TRÒ ĐÀM PHÁN
Phân bổ tài nguyên hợp lý giúp đạt
hiệu quả cao
www.themegallery.com
Với vai trò này nhà quản trị
như là chuyên gia trong lĩnh
vực ngoại giao trong cuộc tiếp
xúc với các đối tác của tổ
chức nhằm đạt mục tiêu
chung

15. Kỹ năng quản trị là những khả năng, kinh nghiệm, kỹ xảo và mức độ
thành thạo trong việc thực hiện những công việc trong lĩnh vực, chức
năng quản trị DN trong điều kiện và hoàn cảnh nhất định.
Kỹ năng
nhân sự
Kỹ năng
chuyên môn
Kỹ năng
tư duy
KỸ NĂNG
QuẢN TRỊ

16. Kỹ năng nhận thức
• Là khả năng dựa trên hiểu biết để nhìn nhận tổ chức ở góc độ tổng thể và mối quan hệ
giữa các bộ phận
• Kỹ năng nhận thức bao gồm khả năng tư duy của nhà quan trị, khả năng xử lý thông tin
và khả năng hoạch định
Kỹ năng nhân sự
• Là khả năng của nhà quản trị làm việc với và thông qua người khác và khả
năng làm việc một cách hiệu quả như là một thành viên nhóm
• Kỹ năng này được minh hoạ theo cách thức mà nhà quản trị quan hệ với
người khác, bao gồm: khả năng động viên, tạo thuận lợi, điều phối, lãnh đạo,
truyền thôngvà giải quyết mâu thuẫn
Kỹ năng chuyên môn
• Là khả năng am hiểu và thành thạo trong thực hiện các công việc cụ thể
• Bao gồm sự tinh thông về các phương pháp, kỹ thuật và thiết bị liên quan đến
các chức năng cụ thể như Marketing, sản xuất, tài chính…Kỹ năng chuyên
môn còn bao gồm những kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích và sử
dụng các công cụ kỹ thuật để giải quyết vấn đề trong lĩnh vực cụ thể.
16

17. Quản trị
viên cấp
cao
Quản trị
viên cấp
trung
Quản trị
viên cấp
cơ sở
Kỹ năng tư duy
Kỹ năng nhân sự
17
Kỹ năng chuyên môn

18. Năng lực được xem là sự tổng hoà của kiến
thức, kỹ năng, hành vi và thái độ góp phần tạo
nên tính hiệu quả trong công việc của mỗi
người
Năng lực quản trị là tập hợp các kiến thức, kỹ
năng, hành vi và thái độ mà một nhà quản trị
viên cần có để tạo ra hiệu quả trong các hoạt
động quản trị khác nhau và ở các loại tổ chức
khác nhau.
18

19. Truyền
thông
Tự quản
trị
Hoạch
định và
điều hành
Nhận
thức toàn
cầu
Làm việc
nhóm
Hành động
chiến lược
19

20. Là khả năng truyền đạt và trao đổi một cách hiệu quả
thông tin làm sao để mình và người khác có thể hiểu rõ.
Truyền thông chính thức
• Thông báo các hoạt động và các sự kiện liên quan đến mọi người giúp họ cập
nhật các sự kiện, hoạt động
• Tạo khả năng thuyết phục, trình bày gây ấn tượng, kiểm soát vấn đề tốt
• Viết rõ ràng, xúc tích và hiệu quả
Truyền thông không chính thức
• Khuyến khích truyền thông 2 chiều thông qua đặt câu hỏi để có được các thông tin
phản hồi, lắng nghe và thiết lập những cuộc trò chuyện thân mật
• Hiểu được tình cảm của người khác, thiết lập các mối quan hệ cá nhân…
Thương lượng
• Thay mặt nhóm để đàm phán một các có hiệu quả về vai trò và nguồn lực
• Rèn luyện kỹ năng phát triển các mối quan hệ và xử lý tốt các quan hệ với cấp
trên
• Thực hiện các hành động quyết đoán và công bằng đối với thuộc cấp.
20

21. Bao gồm việc quyết định những nhiệm vụ cần
phải thực hiện, xác định rõ xem chúng có thể
được thực hiện như thế nào, phân bổ nguồn lực
để thực hiện các nhiệm vụ đó và giám sát toàn
bộ tiến trình để đoán chắc rằng chúng được
thực hiện tốt.

22. Việc hoàn thành công việc thông qua những
nhóm người có cùng trách nhiệm và thực hiện
công việc mang tính phụ thuộc lẫn nhau yêu cầu
năng lực làm việc nhóm
Các nhà quản trị có thể làm cho hoạt động nhóm
trở nên hữu hiệu bằng cách
• Thiết kế nhóm hợp lý
• Tạo môi trường hỗ trợ hoạt động nhóm
• Quản trị sự năng động của nhóm một cách thích
hợp
22

23. Thiết kế nhóm
• Thiết lập các mục tiêu rõ ràng để khích lệ việc hoàn thành công việc của các thành
viên trong nhóm
• Cơ cấu thành viên của nhóm một cách hợp lý
• Xác định trách nhiệm chung cho cả nhóm, ấn định nhiệm vụ và trách nhiệm cho
từng thành viên của nhóm một cách thích hợp
Tạo lập một môi trường khích lệ, hỗ trợ
• Tạo lập môi trường mà trong đó sự hợp tác hiệu quả luôn được đánh giá kịp thời
và khích lệ, khen thưởng. Các thành viên được trao quyền hoạt động dựa trên khả
năng suy sét tốt nhất của họ không phụ thuộc vào ý kiễn của người lãnh đạo.
• Hỗ trợ nhóm trong việc xác định và sử dụng các nguồn lực cần thiết để hoàn
thành mục tiêu.
• Hành động như là một huấn luyện viên, người tư vấn, cố vấn đối với các thành
viên trong nhóm.
Quản trị sự năng động của nhóm
• Hiểu rõ điểm mạnh, yếu của từng thành viên trong nhóm và khai thác các điểm
mạnh của họ để hoàn thành nhiệm vụ của nhóm.
• Cởi mở đối với các mâu thuẫn và bất đồng và xử lý tốt chúng để nâng cao kết quả
công việc
• Chia sẻ sự tin cậy đối với mọi người. 23

24. Hiểu rõ về ngành mà tổ chức
đang hoạt động
Thấu hiểu về tổ chức
Thực hiện các hành động
chiến lược
24

25. Việc thực hiện các công việc quản trị trong
tổ chức thông qua việc sử dụng phối hợp
các nguồn lực từ nhiều quốc gia và đáp ứng
nhu cầu thị trường với sự đa dạng về văn
hoá đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực
nhận thức toàn cầu
25

26. Các khía cạnh của năng lực
nhận thức toàn cầu
1
1
2
Nhận thức và
Sự hiểu biết rõ
sựcập nhật các
tác động của
Hiểu sự kiện Hiểu biết
và nói
các
khuynh hướng và
thông tế đến tổ
về văn
quốc thạo hơn
sự kiện chính trị,
một ngôn ngữ
chứchội kinh tế
xã
hóa
khác
trên toàn thế giới
3
Cởi mở,
nhạy cảm
về VH
Nhạy cảm đối với
Điều chỉnh hành vi
Hiểu rõ sự văn
những xử đặc
mộttrưng của hợp
cách thích
hóa riêng biệt và có
khi giao tiếp với
khả năng thích
những khác biệt
người có những nền
nghi một cách
về quốcdân tộc
tảng về gia và
nhanh chóng với
chủng tộcvà văn
dân tộc văn hóa
những tình huống
khác
hóa
mới
3
2

27. Xử lý công việc trung thực và có
đạo đức
Có nghị lực và nỗ lực cá nhân
Cân bằng giữa nhu cầu công việc
và cuộc sống
Khả năng tự nhận thức và phát
triển
27

28. Năng lực quản trị ngày
nay được xem là một
nguồn lực quan trọng cho
sự phát triển của một
quốc gia nói chung hay
một tổ chức kinh tế nói
riêng
Trong các nguồn lực của
doanh nghiệp, năng lực
Quản trị là quan trọng
nhất, bỡi vì các nguồn lực
khác có phát huy tác dụng
được hay không đều phụ
thuộc phần lớn vào năng
lực quản trị.
28
Theo tài liệu của GS. Nguyễn văn
Lê. Nguyên nhân phá sản một
doanh nghiệp:
-60% do quản trị thiếu khả năng.
-20% do chiều hướng bất lợi.-10%
do tai nạn .
-10% do các yếu tố linh tinh khác.
Các nhà kinh tế Pháp điều tra
nghiên cứu và phân định trước
những tổn thất của doanh nghiệp
do các nguyên nhân sau:
-50% thuộc về lãnh đạo.
-25% thuộc về giáo dục – đào tạo.
-25% thuộc về những người thừa
hành.

29. Cách thức quản trị giống như mọi lĩnh vực khác (y học,
hội họa, kỹ thuật ...) đều là nghệ thuật, là „bí quyết nghề
nghiệp‟, là quá trình thực hiện các công việc trong điều
kiện nghệ thuật với kiến thức khoa học làm cơ sở. Do đó,
khi khoa học càng tiến bộ, thì nghệ thuật làm việc càng
hoàn thiện.
Khoa học và nghệ thuật không loại trừ nhau mà phụ trợ
cho nhau, nó chỉ là hai mặt của một vấn
29

30. Quản trị học là khoa học nghiên cứu
phân tích về công việc quản trị trong tổ
chức, tổng kết hóa các kinh nghiệm tốt
thành nguyên tắc và lý thuyết có thể áp
cho các tình huống quản trị tương tự.
30

31. Khoa học quản trị nhằm
• Cung cấp cho các nhà quản trị một cách suy nghĩ có
hệ thống trước các vấn đề phát sinh, cung cấp
những phương pháp khoa học giải quyết các vấn đề
trong thực tiễn làm việc. Thực tế đã chứng minh các
phương pháp giải quyết khoa học đã là những kiến
thức không thể thiếu của các nhà quản trị.
• Cung cấp cho các nhà quản trị các quan niệm và ý
niệm nhằm phân tích, đánh giá và nhận diện bản
chất các vấn đề.
• Cung cấp cho các nhà quản trị những kỹ thuật đối
phó với các vấn đề trong công việc, hình thành các lý
thuyết, các kinh nghiệm lưu truyền và giảng dạy cho
các thế hệ sau.
31

32. Tính khoa học của Quản trị thể hiện
• Thứ nhất, quản trị phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của các
qui luật tự nhiên, xã hội. Điều đó đòi hỏi việc quản trị phải dựa trên
sự hiểu biết sâu sắc các qui luật khách quan chung và riêng của tự
nhiên và xã hội.
• Thứ hai, trên cơ sở đó mà vận dụng tốt nhất các thành tựu khoa
học, trước hết là triết học, kinh tế học, toán học, tin học, điều khiển
học, công nghệ học, … và các kinh nghiệm trong thực tế vào thực
hành quản trị.
• Thứ ba, quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của
mỗi tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể. Điều đó cũng có nghĩa,
người Quản trị vừa phải kiên trì các nguyên tắc vừa phải vận dụng
một cách linh hoạt những phương pháp, những kỹ thuật Quản trị
phù hợp trong từng điều kiện, hoàn cảnh nhất định.
32

33.  Người ta thường xem quản trị là một nghệ thuật còn người
quản trị là người nghệ sĩ tài năng. Quản trị khác với những
hoạt động sáng tạo khác ở chỗ nhà „nghệ sĩ quản trị‟ phải
sáng tạo không ngừng trong thực tiễn sản xuất kinh doanh.
 Quản trị không thể học thuộc lòng hay áp dụng theo công
thức. Nó là một nghệ thuật và là một nghệ thuật sáng tạo.
Nhà quản trị giỏi có thể bị lầm lẫn nhưng họ sẽ học hỏi
được ngay từ những sai lầm của mình để trau dồi nghệ
thuật quản trị của họ, linh hoạt vận dụng các lý thuyết quản
trị vào trong những tình huống cụ thể.
33

34. Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện
• Nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp
trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống.
•
•
•
•
•
•
Trong nghệ thuật sử dụng người .
Nghệ thuật giáo dục con người.
Nghệ thuật giao tiếp, đàm phán trong kinh doanh.
Nghệ thuật ra quyết định quản trị.
Nghệ thuật quảng cáo.
Nghệ thuật bán hàng
• Nghệ thuật là cái gì đó hết sức riêng tư của từng người,
không thể “nhập khẩu” từ người khác. Nó đòi hỏi ở người
quản trị không những biết vận dụng có hiệu quả các thành
tựu khoa học hiện có vào hoàn cảnh cụ thể của mình mà còn
tích lũy vốn kinh nghiệm của bản thân, của người khác để
nâng chúng lên thành nghệ thuật – tức biến nó thành cái
riêng của mình.
34

35.  Nghệ thuật bao giờ cũng phải dựa trên một sự hiểu biết
khoa học làm nền tảng cho nó.
 Khoa học và nghệ thuật quản trị không đối lập, loại trừ nhau
mà không ngừng bổ sung cho nhau. Khoa học phát triển thì
nghệ thuật quản trị cũng được cải tiến theo.
 Khoa học là sự hiểu biết kiến thức có hệ thống, còn nghệ
thuật là sự tinh lọc kiến thức. Nghệ thuật quản trị trước hết
là tài nghệ của nhà quản trị trong việc giải quyết những
nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo và có hiệu quả nhất. Tài
năng của quản trị gia, năng lực tổ chức, kinh nghiệm giúp
họ giải quyết sáng tạo xuất sắc nhiệm vụ được giao.
35