Để thay thế công tác quản lý bảo trì thủ công thì ngày nay Doanh Nghiệp sản xuất đã chủ động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý thiết bị và bảo trì thông qua việc ứng dụng phần mềm Vietsoft CMMS (Computerized Maintenance Management System) để kiểm soát toàn diện công tác bảo trì và giám sát trình trạng của thiết bị của họ. Triển khai phần mềm quản lý bảo trì - CMMS tại nhà máy sản xuất là một trong những quyết định đổi mới tư duy về bảo trì, ứng dụng CNTT trong công tác quản lý máy móc thiết bị để có thể hòa nhập với cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đang diễn ra cũng là một cơ hội và thách thức.

1. ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ BẢO TRÌ
Ứng dụng CNTT trong quản lý bảo trì (BT) có thể góp phần tăng 20% năng
suất và doanh thu của nhà máy, giảm 20% thời gian ngừng máy, giảm 10 –
20% lượng tồn kho phụ tùng, tăng 10% tuổi thọ máy, giảm 5 – 15% tổng chi
phí BT, giảm 10 – 20% nhân viên BT.
Vai trò của quản lý BT
Điều tra tại nhiều nước trên thế giới cho thấy: Cứ 1 USD chi cho chương trình BT
giám sát sẽ tiết kiệm trung bình được 5 USD và từ 10 đến 20 USD nói riêng cho ngành
nhựa.
Những thiệt hại do ngừng máy vì hư hỏng trong quá trình sản xuất cũng không
nhỏ. Tại Việt Nam, một giờ ngừng máy làm thiệt hại cho nhà máy điện, nhà máy cán
thép, nhà máy làm lon nước giải khát, nhà máy xi măng, nhà máy giấy khoảng 8.000 -
10.000 USD; ở công ty Fujitsu Việt Nam, máy nén khí bị hỏng gây thiệt hại 82.000 USD,
còn cánh khuấy máy trộn trong bể lắng hư gây thiệt hại đến 1.000.000 USD; tại một
công ty sản xuất nguyên liệu nhựa, một giờ ngừng máy làm thiệt hại 75.000 USD và có
lần công ty này phải ngừng hoạt động trong 14 ngày vào tháng 11 năm 2001. Tại Mỹ,
vào năm 1999, những trục trặc về máy tính và phần mềm đã gây thiệt hại khoảng 100 tỉ
USD cho các doanh nghiệp (DN) và một ngày bị mất điện ở vùng đông bắc trong tháng
8/ 2003 gây thiệt hại 30 tỉ USD.
Do những thiệt hại to lớn có thể xảy ra nếu hệ thống sản xuất của nhà máy bị
ngưng trệ nên công tác BT luôn được coi trọng. Nếu trước kia, BT thường được hiểu chỉ
là các công việc phục hồi, sửa chữa máy móc đã bị hư hỏng thì ngày nay, nhiệm vụ
hàng đầu của BT còn là cảnh báo và phòng tránh để máy móc không bị hư hỏng. BT tốt
Vietsoft Co, Ltd.
91 Nguyen Trong Loi, Tel : (+848) 38 110 770
Ward 4, Tan Binh Dist, Fax : (+848) 38 112 750
HCMC,Vietnam Email sales@vietsoft.com.vn

2. giúp DN nâng cao năng suất, tuổi thọ, khả năng sẵn sàng của máy móc; giảm chi phí
sản xuất; đảm bảo chất lượng và uy tín với khách hàng.
Ứng dụng CNTT trong quản lý BT
Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý BT gồm lập kế
hoạch, điều độ BT, triển khai thực hiện việc BT, mua sắm vật tư và
phụ tùng, ghi nhận và lưu trữ dữ liệu/tài liệu, kiểm soát tồn kho và
phụ tùng; phân tích kinh tế và kỹ thuật về lịch sử nhà máy, công
việc BT và khả năng sẵn sàng của thiết bị (sơ đồ bên trên).
Cùng với sự phát triển của CNTT, khái niệm"Hệ thống quản
lý BT bằng máy tính" (Computerized Maintenance Management
System - CMMS) đã ra đời. CMMS được hiểu là một hệ thống phần
mềm ứng dụng nhằm giúp DN quản lý thiết bị, tài sản; lập kế
hoạch, điều độ và giám sát BT; thu thập, xử lý và báo cáo các dữ
liệu, lịch sử liên quan đến chi phí, vật tư/phụ tùng, nhân sự, dụng
cụ, thiết bị BT. CMMS có thể tích hợp với các hệ thống điều độ sản
xuất, kế toán chi phí, quản lý kho, quản lý nhân sự, quản lý cung
ứng v.v... của một hệ thống ERP nhằm nâng cao hiệu quả quản lý
DN qua hệ thống mạng máy tính. Đầu vào của hệ thống CMMS là
các thông tin chính xác về thiết bị cần BT, các phụ tùng của nó và các yêu cầu của điều
độ sản xuất đối với máy này. Các nguồn lực và quỹ thời gian BT phải luôn sẵn sàng và
phù hợp với điều độ sản xuất. Vật tư, phụ tùng BT phải được mua hoặc chuẩn bị trước
theo kế hoạch để hoàn thành BT đúng lúc và đúng thời hạn.
Vì sao cần BT máy ?
Chi phí chu kỳ sống của
thiết bị là toàn bộ những
chi phí người sử dụng
phải trả từ lúc mua sắm
cho đến khi thanh lý. Chi
phí chu kỳ sống thường
bằng khoảng từ 4 đến 40
lần chi phí đầu tư máy
móc, thiết bị ban đầu,
trong đó những chi phí,
tổn thất, thiệt hại do
ngừng máy chiếm tỉ lệ lớn
nhất.

3. SO SÁNH THỜI GIAN TIẾT KIỆM GIỮA QUẢN LÝ BT
THỦ CÔNG VÀ QUA HỆ THỐNG CMMS
Tác vụ
Thời gian thực hiện Thời gian tiết
kiệm được
(phút)
Thủ công
(phút)
CMMS
(phút)
Quản lý kho
Nhập vật tư (mỗi loại) 2 1 1
Nhận vật tư (mỗi loại) 1 0.5 0.5
Chi trả mua vật tư (mỗi loại) 1 0.5 0.5
Trả vật tư (mỗi loại) 1 0.5 0.5
Tìm kiếm
Thông tin phụ tùng (mỗi loại) 1 0.5 0.5
Thông tin thiết bị (mỗi loại) 3 0.5 2.5
Các báo cáo
Lịch sử BT mỗi loại thiết bị mỗi quí 30 2 28
Danh sách vật tư, phụ tùng (cho
mỗi loại tác vụ)
120 2 118
Danh sách vật tư, phụ tùng theo
nhà cung cấp
60 2 58
Danh sách vật tư, phụ tùng theo
mỗi đơn đặt hàng
120 2 118
Hiệu quả kinh tế khi ứng dụng CMMS
Thông thường tổng chi phí BT chiếm khoảng 8% tổng giá trị thiết bị của nhà máy (tùy
ngành công nghiệp), trong đó, 4% chi phí BT trực tiếp và 4% chi phí BT gián tiếp. Nếu
đầu tư không hợp lý cho BT (chi phí BT trực tiếp ít hơn 4%) thì sẽ phát sinh nhiều sự cố
cho máy móc, thiết bị và tổng chi phí BT sẽ vuợt quá 8%.

4. Để tính hiệu quả thu hồi vốn (ROI) của hệ thống CMMS,
giả sử, tổng chi phí sở hữu CMMS là 10.000 USD và tổng
giá trị thiết bị của DN là 1 triệu USD. Với những lợi ích
mang lại, CMMS có thể vừa làm tăng lợi nhuận vừa làm
giảm chi phí cho DN, qui ước tối thiểu bằng 1% giá trị
thiết bị hàng năm hay 1 triệu USD x 1% = 10.000 USD.
Như vậy : Hiệu quả thu hồi vốn (ROI) là:
10.000/10.000 = 100%/năm. Và thời gian thu hồi vốn
là: 10.000/10.000 = 1 năm.
Ngoài ra, theo kinh nghiệm các tổ chức đã ứng dụng
CMMS thì việc ứng dụng CMMS có thể tiết kiệm 10%
(hoặc nhiều hơn) các chi phí lao động.
Kết luận:
Trong khi tại các nước phát triển, ứng dụng CNTT trong BT đã trở nên khá quen
thuộc thì tại Việt Nam, vấn đề BT mới chỉ dừng ở việc hư đâu sửa đó. Một số ít DN đang
thực hiện chiến lược BT phòng ngừa.
Không phải DN nào cũng nhìn thấy và tính được phần chìm dưới tảng băng về
các thiệt hại có thể xảy ra do công tác BT không được kiểm soát tốt. Tại Việt Nam, ước
tổng giá trị thiết bị của các nhà máy, xí nghiệp hiện nay khoảng 50 tỷ USD. Nếu quản lý
BT tốt thì thiệt hại trực tiếp do máy móc ngừng hoạt động là khoảng 2 tỷ USD. Nếu
quản lý không tốt thì thiệt hại, nhất là các thiệt hại làm phát sinh chi phí bảo trì gián tiếp
khó lòng tính được.
Vì vậy đã đến lúc các DN, bắt đầu từ lãnh đạo cao nhất, cần tiếp cận lý thuyết,
các giải pháp, kỹ thuật BT hiện đại để đạt được mục tiêu sản xuất nhanh, nhiều, tốt, rẻ
nhằm nâng cao năng lực và lợi thế cạnh tranh của mình.
Những lợi ích từ hệ thống CMMS
1. Kiểm soát, giám sát và quản lý BT
có hiệu quả hơn.
2. Nâng cao chất lượng sản phẩm.
3. Tăng chỉ số khả năng sẵn sàng
hoạt động của thiết bị và nhà máy.
4. Thỏa mãn khách hàng tốt hơn.
5. Nâng cao năng lực sản xuất.
6. Kiểm soát tồn kho hiệu quả hơn.
7. Giảm chi phí sản xuất.
8. Đảm bảo thời hạn giao hàng.
9. Bảo đảm các tiêu chuẩn về an
toàn, sức khỏe và điều kiện làm việc
của nhân viên.

5. Phó giáo sư. Tiến sĩ - Phạm Ngọc Tuấn
Tài liệu tham khảo:
1. Phạm Ngọc Tuấn, Quản Lý BT công nghiệp, Nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh,
2001.
2. http://www.findarticles.com/p/articles/mi_m3301/is_n12_v95/ai_16528622
3. http://en.wikipedia.org/wiki/CMMS
Mọi thông tin xin vui lòng liên hệ:
Vietsoft Co., Ltd.
91 Nguyen Trong Loi, Ward 4, Tan Binh Dist, HCMC,Vietnam
HP : 0986 778 578
Tel : (+848) 38 110 770; Fax: (+848) 38 112 750
Email : sales@vietsoft.com.vn
Web : http://www.vietsoft.com.vn