Factors of successful hotel food and beverage for manitain a profitable operation.

1. Gestión de F&B
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Gestión de F&B.
Hoy en día con unos delgados márgenes de beneficios en
los servicios de F&B , los gestores hoteleros deben controlar
cuidadosamente todos sus costes y eliminar cualquier
posibilidad de residuos. La principal fuente de costes y
consecuentementede generación de residuos es la comida, que
puede representar hasta el 40% del total del presupuesto
de explotación de un hotel. Siendo un gran reto su control.
Este artículo de Gestión de F&B lo divido en 5 pasos:
Los cinco pasos se pueden aplican a cualquiertipo de
restaurante (fast food, buffet,carta o de restaurantes de alta
cocina),aunque algunas técnicas específicas sólo se podrán
aplicar en ciertos tipos de servicio.
El primer paso de pedidos es sobre lo que trata este artículo,
dejando para un 2º artículo la recepción y el almacenamiento y
para un 3º artículo la producción y el personal involucrado.
Gestionando los costes efectivamente,las operaciones se
volverán más eficientes, aumentando los niveles de
Pedidos Recepción Almacenamiento
Producción
Personal
involucrado

2. Gestión de F&B
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Pedidos
Pedirsololo
que
necesitamos
Ventajas con
Precios
competitivos
Saber que
hayen
inventario
Usar ordenes
de pedido
Usar ciclos
estacionales
Usar
software de
compras
producción y la calidad del servicio prestado, lo que se
traducirá en una mayor satisfacción del cliente y mayor
rentabilidad al negocio.
Identificar los principales actores que afectan a los costes ,
y proporcionar oportunidades para generar habilidades
que se puedan poner en práctica.
Pedidos
Consejo 1: Pedir sólo lo que realmente necesitamos.

3. Gestión de F&B
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Mantener un inventario adecuado es uno de los factores más
importantes en la optimización de nuestros costes de la partida
de alimentos y bebidas. Mantenernuestro inventario en orden
y con un stock de pequeñas cantidades de cada referencia, pero
teniendo en cuenta ,que hay que pedir de
manera que podamos ahorrar dinero. Podemos
ahorrar comprando
volumen,pero planear compartir esos productos con otro
departamento (transfiriendo el coste con su pertinente
traspaso).
Cuando tenemos exceso de inventario (sobre pedido), el
personal generalmente encuentra otras maneras de utilizarlo.
Además, el exceso de inventario puede aumentarla
probabilidad de deterioro, así como invitar robo de los
empleados, también hay que tener en cuenta el problema de
espacios ya sean secos , refrigerados o congelados.
Por otro lado en el caso de rotura de inventario (bajo
pedido), nos enfrentamos a otros problemas. El más
importante es que no podremos satisfacer las necesidades y
peticiones de nuestros clientes.Podemos encontrarnos en la
situación de ir a la tienda más cercana a comprar lo que
necesitamos,que significará un precio mayor que el acordado
con el proveedor de dichos artículos. Además, es posible que al
enviar a alguien a la tienda crea interrupciones operativas en
algún departamento.
Cada punto de venta y departamento, conviene moverse entre
esos stocks máximos y mínimos para saber la cantidad de
producto que tenemos a mano en cualquiermomento dado.
¿Qué sentido tiene comprar 1 palet de papel higiénico, cuando
no se necesitatanto papel? y al final el personal al ver

4. Gestión de F&B
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abundancia le invitamos a prácticas deshonestas. Si tenemos
los stocks máximos y mínimos actualizados no deberíamos salir
corriendo a buscar algún producto para dar servicio.
Por último, asegúrese de ajustar las cantidades mínimas y
máximas de artículos y ordenar de acuerdo a la altura y no
conviene perder de vista las órdenes de compra para asegurarse
de que entregas y facturas son correctas y conformes a
las necesidades operativas.
Consejo 2: Saber que tenemos en inventario.
Es vital conocer el valor y el stock de cada centro de coste con la
mayor actualización posible, si es posible inventariar
quincenalmente mejorque mensualmente,ya que las
desviaciones se podrán corregir antes de cerrar el mes en curso.
Para ello tenemos que tener personal suficiente para poder
implantar una frecuenciade recuento de material. Si solo lo
hacemos una vez al mes, como es lo más normal, no podemos
corregir desviaciones en el propio mes analizado. Además, los
controles de inventario ayudarán a reducir el robo y el
deterioro.
Consejo 3: Ventajas de precios competitivos
Cuando se pidan productos (distintos de los aprobados)
deberíamos comparar las tarifas de al menos 2 proveedores, y
asegurarnos de tener: Nombre del producto, Tamaño,
Packaging , Las características del producto (por ejemplo, el
color, la cantidad del ajuste, pago, requisito de entrega etc.
Teniendo buenas relaciones con nuestros proveedores podría
dar lugar a ofertas puntuales que tienen en momentos algunos
proveedores. Se puede considerar losproductores locales si
ofrecen mayor calidad y con un precio más bajo. Pero

5. Gestión de F&B
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hay que tener cuidado con esta práctica por motivos
cumplimientos en las entregas.¿Puede suministrarnos las
cantidades que necesitaremos cubrir en nuestro hotel? Hay que
evaluar ese riesgo también. Acordarse de que los clientes solo
ven el producto final acabado no la marca, por ello considerar la
sustución de productos siempre que sea posible. No
sacrifiquemos calidad por precio.
Consejo 4: Usar guías de compra standarizadas
Usar una guía de compra personalizada para cada
departamento para lograr precisión y eficiencia.
La guía debería estar organizada por familias de alimentos:
carnes, lácteos, pastas, etc que permitan a los chef; consulte
los stockajes mínimos y máximos y realizar el pedido. Con
esta ayuda se puede mantenerun nivel adecuado de inventario.
Consejo 5: Realizar pedidos utilizando un menú estacional
El uso de un menú de ciclo estacional frente al cíclico,que es el
más usado en los bufets hotelero, nos permitirá ofrecer al
cliente una experiencia más variada y con mayor creatividad.
Variando el menú en cada temporada; Primavera,
verano… Tratando siempre de mantenercoherencia en la
confección del menú. Si usamos ternera durante un mes se
puede presentar de diferentes maneras según la temporada.
Otra técnica para utilizar la totalidad de un producto y
mantener el inventario bajo es por ejemplo con la familia:Pollo,
tener diferentes recetas: pollo al curry, pollo al ajillo, pollo al
chirindon,etc y en una semanair variando las recetas para
sorprender a nuestros clientes.
Consejo 6: Utilizar un buen software de compras y almacén.

6. Gestión de F&B
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Para optimizar el rendimiento de nuestragestión en el
departamento de compras y almacén debemos contar con un
software potente que pueda entre otras funciones:obtener
precios medios ponderados, gestiones automáticas de pedidos,
gestión de facturas, análisis de ratios, escadallos, etc.
Exprimiendo al máximo las funciones del software disponible se
puede gestionar y optimizar el rendimiento . Os dejo un ejemplo
de Winhotel.
RECEPCIÓN
Los consejos resumidos en este
apartado son: asignar un empleado
concreto a la recepción de las
mercancías, revisar minuciosamente
las facturas recibidas en el hotel,
controlar bien los cambios de
mercancías que nos hagan nuestros
proveedores habituales y asegurar la
calidad contratada de nuestros
productos.
Al tratarse de una parte del proceso muy importante dentro de
la logística de un hotel la zona de recepción debería
estar situada cerca de los almacenes y de la cocina.
Detallo un resumen de las buenas practicas a seguir en este
proceso:

7. Gestión de F&B
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• Responsabilizar la recepción a un empleado en particular.
• Asegurarse que esta familiarizado con los procedimientos y productos.
• Comprobar con esa persona si hay errores en las entradas o
movimientos de almacén.
Asignación a un
empleado específico
• Comprobar que los precios son correctos y asegurar que se ha recibido
todo lo que hemos pagado. Comprobando: recuentos correctos y pesos
correctos (usando bascula regularmente).
• Aceptar solo lo que pedimos, y asegurándose que tenemos el albarán
original para cuando llegue la factura.
Revisar las facturas
línea a línea
• No permitir que los vendedores y proveedores sustituyan productos sin
nuestro conocimiento.
• Asegurar que nuestros proveedores saben que aceptaremos sólo lo
que pedimos.
• Mantener el control para saber si es honesto seguir trabajando con
ellos.
• Controlar el coste y la calidad en caso de sustituciones de productos.
Controlde cambios
• Asegurarse que la calidad es aceptable para todos los artículos
contratados. Ejem: un pedido de huevos medianos, nos sirven huevos
pequeños. Se los enviamos de vuelta y ya se encargarán de servirnos
los huevos pactados; si quiere seguir trabajando con nosotros.
• Asegúrese que los alimentos refrigerados y congelados están a su
temperatura correcta.
• Rechazarlos alimentos con cristales de hielo, que indican que se han
descongelado y se han vuelto a congelar.
• Asegurar que en caso de abonos por género en mal estado se
registran correctamente.
Asegurar la
calidad

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ALMACENAMIENTO
En este enlace de, requisitos
básicos en la recepción y
almacenamiento detalla
temperaturas y otros requisitos
de refrigeración, así como
el RD 168-1995 Condiciones
almacenamiento
Refrigerado que aprueba las condiciones de almacenamiento
frigorífico de alimentos. Resumiendo los consejos de
almacenamiento:Método FIFO para rotar los stocks, mantener
en orden las instalaciones, correcto almacenamiento de
mercancías, prevenir robos en almacenes,inventariar con
asiduidad, limpieza de los almacenes.
Detallo a continuación las buenas prácticas para este proceso
en particular:

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• Asegura la rotación, reduce los desechos y desperdicios.
• Mantiene la calidad del producto.
• El personal utilizará primero los productos almacenados.
FIFO para rotación
de stocks
• Esta es la única manera de saber realmente lo que tenemos a mano.
• Ayudará a controlar lo que se utiliza y a mantener el coste de alimentación
y bebida adecuado.
Mantener las áreas de
almacenamiento bien
organizados
• Los productos regrigerados deben mantenerse entre 4º y 7º C.
• Los congelados a -18ºC.
• Los secos como enlatados, arroces y pastas entre 15 y 0ºC.
• Termómetros funcionando correctamente para todos los congeladores
y cámaras. Registrar la Tªen registros APCC.
Correcto
almacenamiento
• Bloquear congeladores, neveras y almacenes una vez no se estén usando.
• Evitarrobos por parte de trabajadores y de clientes en zonas comunes
usando stock necesario por servicio.
Mantener stock
seguro
• Si podemos inventariar quincenalmente, mejor que mensualmente.
• Ayuda a planificarel menú, enfocar problemas, reducir roboras, etc.
• Si es posible, que sean 2 personas para agilizar el mismo.
Inventariar con
regularidad
• Áreas de almacenamiento sucios pueden dar lugar a visitas indeseadas
de ratones o insectos.
• Limpie los derrames a fondo.
• Asegurarse que todas las áreas están limpias.
Mantener limpios
los almacenes

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• Asegurar que se elabora el menu establecido diario.
• La creatividad la veremos más tarde, pero los chefs se han de
adaptar a los productos asociados a la rueda de menu.
Cumplir el
menu
• Con el seguimiento de las recetas standards se puede controlar
mejor el coste de cada producto.
• Ayudará también a minimizar los cambios en los platos sin que
haya sopresas en las recetas al tener libre el chef.
Seguir las
recetas
• Elegirproductos del mercado más económicos. Ejem: comprar
huevos duros pelados es una opción, pero es mejor hervirlos y
pelarlos nosotros.
• Valorar el coste laboral frente al aumento de precio de
productos cortados, ya listos para reducir tiempos de
producción.
• Considerar elaborar partes de nuestras recetas en lugar de
precocinados
Usar productos
económicos
• Entrenar a todo el personal de F&B, pero sobretodo en cocina,
que no se puede tirar dinero y para rentabilizar los menus y
recetas ha de usarse todos los productos.
• La gestión de sobras de servicios: si sobra jamón del desayuno ha
de ir a ensaladas, etc... Concienciación del personal.
Formar en
rentabilidad
PRODUCCIÓN
En este último artículo de
buenas prácticas en gestión
de F&B le toca el turno a
la fase de producción del
menú y a la otra fase
importante para el éxito de
cualquier proyecto:
la motivación del
personal.
En este artículo resumiré algunas buenas prácticas: cumplir el
menú establecido, teniendo en cuenta la rentabilidad. Josep
More hace referencia a las mermas provocadas por una mala
confección de un menú de 14 días sobre la rentabilidad de
una cocina y sobre la satisfacción de clientes.Siguiendo con
las prácticas: Seguimiento de recetas standard, uso de
productos económicos,ayudar al personal a entender los gastos,
reciclar cuando no afecta a la calidad, porciones más pequeñas,
creatividad y seguimiento de los deterioros.

11. Gestión de F&B
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• Desafiar al personal a ser creativo con las elaboraciones de
nuevas sorpresas para sorprender a los clientes.
• Ejemplos: Usar restos de pan para hacer pan de ajo, restos de
chocolate para reelaoboraciones de pastelería, etc.
Ser creativo
• Usarun control semanal con los deterioros de productos.
• Revisar los cubos de basura y ver que se tira,podemos llevarnos
muchas sorpresas.
• Detectaremos áreas problematicas para poder implantar unas
acciones correctivas.
• Hablar al personal sobre las consecuencias de productos:
caducados, mermas, etc.
Seguimiento
del deterioro
PERSONAL INVOLUCRADO
Los empleados necesitan tener información
(Comunicación) respecto a cómo
su participación en ayudar a reducir los costes
del departamento de F&B es importante. Es
por tanto importante saber que una buena
comunicación es una pieza clave en el
proceso. Es normal que aparezcan
imprevistos en la producción, en las entregas, en miles de
situaciones incontrolables,pero hay que aprender a manejar
las variables incontrolables del problema. Hay que evitar
que los equipos se contagien de la negatividad de otras personas
con falta de entusiasmo, el entusiasmo y el optimismo es
vital para sacar adelante cualquier proyecto con éxito.
Os dejo el enlace de trabajo y felicidad , mostrando que si
fomentamos la felicidad y energía positiva en el puesto de
trabajo se mejora la productividad.

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• Dejarque el personal sepa que esperamos de su trabajo.
• Aclarando expectativas y objetivos como:
• Incorporar una lista de iniciativas para reducir gastos y como se
responsabilizará cada empleado.
• Objetivos específicos que deben cumplirse, resultados medibles, plazos
de realización,identificar incentivos para el logro de metas, y reuniones
para discutirmejoras en la reducción de costes.
Expectativas
y objetivos
• El comportamiento del gestorha de sercoherente entre lo que dice y lo
que hace.
• Si le damos importancia al registro de temperaturas 2 veces al día el
personal ha de vernos revisandolo 2 veces al día.
Predicar con el
ejemplo
• Cuando veamos esfuerzos en ideas para reduccir costes hay que alabar la
idea y al empleado.
• Refuerzo positivo para todo el equipo hacia el logro de objetivos.
Felicitar el
trabajo bien
hecho
• Variar responsabilidades para mantener el interes.
• Demostrar el impacto positivo de sus ideas sobre las
operaciones diarias.
• Feedback continuo sobre el rendimiento.
• Pasartiempo con ellos en los descansos
• Ayudarles haciendo preguntas a desarrollar sus propias
soluciones.
• Llamar la atención de forma privada; lejos de clientes y otros
miembros del equipo.
• Ser especifico con los problemas y advirtiendo del impacto
sobre el equipo y las operaciones o servicio.
Mejorar la moral
del equipo