Mappen of metadata
•
1 gefällt mir•1,104 views
Kort artikel over het verschil tussen mappen en metadata en de voordelen die metadata biedt ten opzichte van het 'denken in mappen'.
Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Andere mochten auch
Andere mochten auch (9)
Ähnlich wie Mappen of metadata
Ähnlich wie Mappen of metadata (20)
Mappen of metadata
- 1. Paul den Hertog Mappen of metadata? Handig werken met een SharePoint Document Library in de DLWO 1/4 Mappen of Metadata? Het gebruik van mappen om informatie te ordenen en op te slaan is een geweldig concept dat sinds de uitvinding van het papier waarschijnlijk maar bar weinig is veranderd. Ook de allereerste computersystemen zoals Multics (http://en.wikipedia.org/wiki/Multics) begin jaren zestig, maakten al dankbaar gebruik van dit vertrouwde en praktische idee. Het concept is dan ook bijzonder eenvoudig; sla aan elkaar gerelateerde documenten samen op, zodat je ze sneller terug kan vinden. We werken graag met mappen -‐ook al is het onderwerp dat ze bevatten niet altijd even plezierig; we hebben mappen voor rekeningen, voor verzekeringen, belastingzaken, garantiebewijzen, et cetera. Ze hebben soms ook 'sub-‐ mappen', bijvoorbeeld door middel van gekleurde tabjes met jaartallen. We gebruiken deze mappen enerzijds uit noodzaak, omdat de bewuste informatie van papier is en niet digitaal, maar zeker ook uit gewoonte. Zo hebben we het nu eenmaal geleerd, zo deden onze ouders het ook en we vinden het vooral ontzettend handig. Mappen hebben vrijwel alle IT innovaties van de afgelopen jaren overleefd en je komt ze nog vrijwel overal in het wild tegen. Je ziet ze op je laptop en desktop en komt ze tegen in je MP3 speler, telefoon en op websites. Dit betekent echter niet per definitie dat mappen het eeuwige leven hebben en er altijd zullen zijn. Je kan je zelfs afvragen of het -‐met de huidige technologie-‐ nog wel de meest praktische en effectieve werkwijze is.
- 2. Paul den Hertog Mappen of metadata? Handig werken met een SharePoint Document Library in de DLWO 2/4 Het mappenconcept is wellicht eenvoudig uit te leggen en toe te passen in de praktijk, maar is misschien niet de meest handige manier van werken. Het is niet ondenkbaar dat mappen langzamerhand hun beste tijd hebben gehad. Kijk maar naar GMail, de e-‐mailapplicatie van een van de grootste internetinnovators; Je kan je e-‐mailberichten niet meer in folders opslaan, maar wel voorzien van 1 of meerdere 'Labels'. Tags, Metadata, Categorieën, Labels, Termen en Trefwoorden zijn begrippen die onderling uitwisselbaar zijn. Je kan een bepaald object voorzien van een label dat iets zegt over de inhoud of bepaalde eigenschappen van dat object. De meeste dingen die je bij je hebt dragen een label. Je kleding, laptop, telefoon, je fiets en wellicht zelfs je lunch! Wanneer je een object voorziet van een enkel label, stop je het feitelijk in een mapje. Uiteraard kan je ook digitale objecten voorzien van metadata (of labels, tags, categorieën en trefwoorden). Als je bijvoorbeeld een video uploadt naar Vimeo geef je dat filmpje in Vimeo in ieder geval een titel. De titel alleen zegt echter vaak maar weinig over de daadwerkelijke inhoud van je film. Daarom biedt Vimeo de mogelijkheid om extra metadata in te voeren. Op basis van deze extra trefwoorden kan je filmpje vervolgens gevonden worden. Als trefwoord zou je bijvoorbeeld de SIS-‐code van je vak kunnen gebruiken. Wie vervolgens zoekt op deze code, krijgt een keurig overzicht van al je video's die bij deze cursus horen. Wanneer je naast de SIS code ook nog een jaartal, de opleiding en aanverwante trefwoorden zou invoeren geeft je dit ook de mogelijkheid om weergaves van alle video's in een bepaald jaar te maken, of een weergave van alle video's die je bij één bepaalde opleiding heb gebruikt. Als je bij twee opleidingen dezelfde video zou gebruiken, zou je die in een map-‐ gebaseerd systeem waarschijnlijk op twee plaatsen moeten opslaan. Met een systeem dat gebruikmaakt van metadata kan je de informatie op één plek opslaan en door middel van de metadata verschillende selecties en weergaves creëren. Zo kan je dus het document op meerdere manieren
- 3. Paul den Hertog Mappen of metadata? Handig werken met een SharePoint Document Library in de DLWO 3/4 toegankelijk maken. SharePoint -‐en dus ook de DLWO-‐ ondersteunt zówel het werken met mappen als metadata. Gebruik van het één sluit het gebruik van het ander niet uit, maar er zijn een aantal voordelen aan het gebruik van metadata in plaats van mappen. • Je kan metadata gebruiken om verschillende weergaves te maken. Met mappen kan je natuurlijk ook weergaves maken, maar één weergave van drie compleet verschillende mappen wordt een uitdaging, denk maar aan BSCW. • Metadata kan een 'verplicht veld' zijn. Je kan nooit voorkomen dat iemand een bestand in de verkeerde map zet, maar door bij het uploaden het document te voorzien van de juiste metadata is het toch goed vindbaar. • Je ziet pas hoeveel bestanden er in een map staan (en welke) als je 'm open klikt. Met metadata kan je in je weergaves en selecties eenvoudig zien hoeveel objecten je hebt geselecteerd. • Eén enkel document kan veel metadata bevatten en dus in veel weergaves getoond worden. Je kan een document echter maar in één map opslaan. • In SharePoint zorgen mappen voor onhandige en onnodig lange URL's. Daar komt bij dat de lengte van een URL in het HTTP protocol is gebonden aan een maximum. • Bijwerken van een weergave door aanpassen van de metadata-‐selectie is relatief eenvoudig. Het verplaatsen van documenten van de ene naar de andere map is in SharePoint echter behoorlijk omslachtig. • In het 'kruimelpad' zie je alleen de huidige bibliotheek en map. Het navigeren door een mappen-‐hiërarchie is alleen handig voor mensen die de hele 'boom' kennen. Op de lange duur is dat dus vrijwel niemand meer! • SharePoint biedt de mogelijkheid de navigatie aan te passen op basis van metadata en 'content types' (inhoudstypen in de Nederlandse versie). Een organisch gegroeide mappenstructuur waarover je zelf geen controle hebt, zoals je misschien wel gewend bent van BSCW, zou hiermee dus tot het verleden mogen behoren. • Sharepoint beschikt zowel over formele metadata (HvA-‐Taxonomie, als informele metadata, ook wel bekend als 'tags'. Je kan dus altijd objecten voorzien van een door jouzelf uitgekozen label.
- 4. Paul den Hertog Mappen of metadata? Handig werken met een SharePoint Document Library in de DLWO 4/4 Natuurlijk kom je binnen SharePoint nog steeds mappen tegen, want het is en blijft een vertrouwde en comfortabele manier van informatiebeheer. Toch is het aan te bevelen binnen SharePoint zo min mogelijk met mappen te werken en vooral veel relevante metadata te gebruiken. Mag je dan helemaal niet meer met mappen werken? Jawel, zolang je ze maar voorziet van relevante metadata. Een weergave kan echter mappen 'negeren' en daardoor is het verstandig ervoor te kiezen zo min mogelijk met mappen te werken. Voor veel mensen is Dropbox.com een vertrouwde manier om bestanden te delen, voorzien van bekende mapjes. Dit mechanisme is echter helaas niet beschikbaar binnen de DLWO. “Als ik mensen had gevraagd wat ze wilden, hadden ze me gezegd, ‘een sneller paard’”. Dit bekende citaat dat wordt toegeschreven aan Henry Ford lijkt op een citaat van Steve Jobs, die ooit in Business Week zei dat "mensen veelal niet weten wat ze echt willen, totdat je het aan ze laat zien." Kortom, als je revolutionair wilt vernieuwen schiet onze eigen verbeeldingskracht nogal eens tekort. Achter de wens van het snellere paard ligt natuurlijk de verborgen wens om sneller grotere afstanden te kunnen overbruggen. En zo ligt achter de wens van een online map-‐gebaseerd systeem dat lijkt op Dropbox.com, de latente wens om informatie op een vertrouwde en herkenbare manier en -‐plaats op te kunnen slaan en terug te kunnen vinden. Het correct gebruik van metadata kan op meer dan behoorlijke wijze invulling geven aan deze wens. Gebruik je maximaal één label per document, werk je feitelijk met een map-‐gebaseerd systeem. En dat is prima, niemand is verplicht zich aan te sluiten bij de 'early adopters', maar wees niet verbaasd wanneer je zo af en toe op DLWO een lijstje documenten tegenkomt, met een paar enorm handige filtertjes boven de kolommen. Bedenk op dat moment gewoon dat de filters eigenlijk je mapjes zijn en je bent er! Everybody believes in innovation until they see it. Then they think, 'Oh, no; that'll never work. It's too different.' -‐ Nolan Bushnell (oprichter van Atari, onder andere bekend van PONG!)