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1. ¿QUE ES GRAFICAR?
Un gráfico o una representación gráfica son un tipo de representación de
datos, generalmente numéricos, mediante recursos gráficos (líneas, vectores,
superficies o símbolos), para que se manifieste visualmente la relación
matemática o correlación estadística que guardan entre sí. También es el
nombre de un conjunto de puntos que se plasman en coordenadas
cartesianas y sirven para analizar el comportamiento de un proceso o un
conjunto de elementos o signos que permiten la interpretación de un
fenómeno. La representación gráfica permite establecer valores que no se
han obtenido experimentalmente sino mediante la interpolación (lectura
entre puntos) y la extrapolación
TIPOS DE GRAFICAS:
Gráficos de columnas:
Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período
de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos.

2. Gráficos de líneas:
Muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.
Gráficos Circulares:
Muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie
de datos, en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una
única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento
significativo.

3. Gráficos de Barras:
Ilustran comparaciones entre elementos individuales.
Gráficos de áreas:
Destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.

4. Gráficos Dispersión:
Muestran la relación entre los valores numéricos de varias serie de datos o
trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este
tipo de gráfico se suele usar para datos científicos.
ANALISIS DE GRAFICACIONES:
1. Creación de un gráfico
Supongamos que queremos realizar un análisis gráfico comparativo de la ratio de
los grupos de las distintas familias de los ciclos formativos que se imparten en los
centros incluidos en nuestro conjunto de datos. Supongamos también que mediante
un informe TD hemos obtenido en forma tabular, abscisas/ordenadas, las ratios de
los grupos de primero, y que copiamos y pegamos estos datos en una nueva hoja:
---->

5. Nota: decimos en el párrafo anterior que hemos obtenido estos datos mediante un informe
TD, pero igualmente podríamos haberlos obtenido por otros medios. La forma de obtenerlos no es
relevante para la elaboración del gráfico. Pero sí lo es la disposición de los datos en forma
tabular; y la disposición que nos proporciona el informe TD de la figura es muy adecuada para la
representación, ya que tenemos una columna de abscisas, FAMILIA, y una de
ordenadas, Total (el resumen de los valores de las ratios de 1er curso para cada familia).
Decimos también que copiamos los datos a nueva hoja antes de realizar la representación
gráfica. ¿Es esto imprescindible? No necesariamente, pero nos sirve para desacoplar
conceptualmente el origen de los datos de su representación gráfica. La razón de realizar una
copia está en que cuando se crea directamente un gráfico a partir de una TD, se genera un tipo
especial de gráfico denominado informe de gráfico dinámico (como veremos en la tercera
sección de este tema). Esto no es lo que pretendemos ahora, ya que queremos elaborar un
gráfico absolutamente genérico.
Obsérvese que al copiar los datos a la nueva hoja hemos cambiado el
título Total que figuraba en la TD por el título Ratio de 1er curso. Esto es
razonable, pues de esta forma queda identificada sin ambigüedad la categoría de los
datos situados en ordenadas.
La forma más sencilla y rápida de crear un gráfico es utilizar el
denominado Asistente para gráficos que proporciona Excel. El asistente para
gráficos consta de 4 pasos:
1. selección del tipo o formato del gráfico
2. elección de los datos de origen para la representación
3. configuración de las opciones específicas del gráfico
4. decisión del lugar donde se situará el gráfico
Se puede iniciar el asistente haciendo clic en el correspondiente icono de la
barra de herramientas Estándar:
En el primer paso podemos elegir un formato para el gráfico de entre un menú de
tipos estándar predeterminados; se trata de los típicos gráficos de barras o de
columnas, de líneas, de sectores circulares, etc.. En el cuadro Tipo de
gráfico podemos hacer clic sobre el tipo que nos convenga :

6. En principio podemos elegir cualquiera de los tipos sin preocuparnos demasiado por
ello, ya que más adelante lo podremos modificar a voluntad sin dificultad.
A la derecha de la ventana, en el cuadro Subtipo de gráfico, podemos decidir qué
características particulares deseamos que tenga el tipo elegido: por ejemplo, que
tenga aspecto 2D o 3D, que se trate de barras, columnas o líneas "apiladas" en lugar
de "paralelas", etc.
Además de los tipos de gráfico estándar, existen otros más específicos, a los
cuales se pueden acceder en la ficha o pestaña Tipos personalizados, y pueden ser
elegidos de la misma forma que los estándar:

7. De momento nos atendremos sólo a los tipos estándar.
Si en el momento de iniciar el asistente estuviera seleccionado el rango de datos
que queremos representar:
en este punto del asistente podríamos hacer clic en el botón Presionar para ver
muestra y podríamos obtener en el cuadro Muestra una visión preliminar del gráfico:

8. Por tanto, es recomendable seleccionar previamente el conjunto de datos porque
el asistente podrá, por una parte, ofrecernos más información acerca del resultado
y, por otra parte, ahorra trabajo en los pasos sucesivos. Así, al hacer clic
en Siguiente y avanzar al siguiente paso, Excel detecta y propone automáticamente
el rango o conjunto de datos que será representado:

9. Como vemos, el rango $A1:$B14 (o, lo que es lo mismo, A1:B14) es precisamente el
conjunto de celdas donde figuran los datos de origen que hemos seleccionado. Las
casillas Series en:permiten indicar si los datos a representar están dispuestos
por Filas o por Columnas. Como en nuestro conjunto de datos los valores de las
ratios ocupan la segunda columna, no siendo la primera más que el conjunto de
etiquetas identificativas de las familias, debemos marcar la casilla Columnas.
Nota: el término Serie aparecerá repetidas veces en relación con los gráficos de Excel, de
modo que será conveniente que digamos algo al respecto.
Una serie de datos está formada por un grupo de puntos de datos relacionados entre sí que se
trazan conjuntamente en un gráfico. En un mismo gráfico se pueden dibujar una omás series de
datos. Cada serie se suele identificar mediante una trama o un color exclusivo que, además, se
suele indicar en la leyenda del gráfico. En nuestro ejemplo, los valores de la columna Ratio de
1er curso constituyen una serie de datos.
En esta sección limitaremos nuestra discusión a gráficos de una sola serie pero, más adelante,
se tratarán gráficos con más de una serie.
Si acudimos a la ficha Serie veremos que el asistente ha tomado
como Nombre (leyenda) de la serie el valor de la celda B1 (es decir, Ratio del 1er

10. curso), como Valores de la misma los contenidos en el rango de celdas B2:B14 y
como Rótulos del eje de categorías X(abscisas) los contenidos en el rango A2:A14;
por otra parte, en el cuadro de previsualización observamos que ha asignado como
título del gráfico el mismo de la leyenda de la serie:
Puesto que todas estas elecciones parecen razonables podemos aceptar sin más
detalles estos nombres, valores y rótulos y hacer clic en Siguiente, de forma que
avanzamos al tercer paso del asistente:

11. En esta ventana, en la ficha Títulos, podemos elegir el Título del gráfico,
modificando la propuesta inicial que hace el asistente, así como los títulos para
el Eje de categorías X (el eje de abscisas, normalmente) y para el Eje de valores
Y (el eje de ordenadas, normalmente). En fichas similares podemos configurar el
formato de los Ejes X e Y, de las Líneas de división(líneas de referencia horizontales
o verticales según las unidades de abscisas y ordenadas), de la Leyenda (la etiqueta
que identifica la serie de datos), de los Rótulos de datos (etiquetas que pueden
situarse al lado de cada punto o valor de los datos) y del mostrado o no de laTabla
de datos junto con el gráfico.
De momento dejemos sin modificar la configuración que propone el asistente y
continuemos haciendo clic en Siguiente. En último lugar el asistente solicita la
ubicación para el nuevo gráfico:

12. Esta podría ser En una hoja nueva o Como un objeto (gráfico) en una hoja
existente. Esta última es la opción predeterminada y no la modificaremos. Al hacer
clic en Finalizar el gráfico queda situado en la hoja actual, al lado de los datos de
origen:
Observamos que el gráfico presenta un aspecto bastante razonable, aunque
mejorable. Por ejemplo, en el eje de categorías X que contiene el nombre de las
familias, no aparecen todos sus nombres debido a que el tamaño con que se ha
creado el gráfico lo impide.
Nota: no debe causar confusión el hecho de que en el gráfico de barras el eje vertical
corresponda a las abscisas (X) y el horizontal a las ordenadas (Y), aunque estemos más
acostumbrados a encontrar las abscisas en la horizontal (como sucede en un gráfico cartesiano
habitual o en un gráfico de columnas).
Lo que decide realmente que Y es ordenada y que X es abscisa es la consideración de que Y
toma valores en función de X, y no al contrario. En nuestra gráfica consideramos que la ratio
toma valores en función de la familia, y no que la familia toma valores en función de la ratio.
En un gráfico de barras con efecto 3D (se verá más delante) el eje Y, de valores, puede ser
denominado también eje Z.
Podemos aumentar la altura del gráfico para proporcionar espacio suficiente al
texto del eje X. Esto se puede hacer fácilmente. En primer lugar hay que seleccionar
el objeto gráfico dentro de la hoja de cálculo. Para ello no hay más que hacer clic
sobre su área. En este momento aparecen unos puntos de perfil cuadrado en los
vértices y en los puntos medios de los lados. Si se sitúa el puntero sobre el punto

13. medio del lado inferior veremos que el aspecto del puntero cambia hasta convertirse
en una flecha de doble punta. Si se hace clic con el botón izquierdo y se arrastra
hacia abajo, la dimensión vertical del gráfico aumenta:
En el momento en que se libera la pulsación se obtiene:

14. donde, como vemos, "caben" todas las etiquetas de las familias.
TABLAS DINAMICAS
*¿ QUE SON TABLAS DINAMICAS columnas, como filas y como valores de la tabla y
podemos hacer modificaciones a dicha definición en el momento que lo
deseemos.
Las conocemos como tablas dinámicas porque tú decides “dinámicamente” la
estructura de la tabla, es decir sus columnas, filas y valores.
Las tablas dinámicas en Excel también son conocidas como tablas pivote debido
a su nombre en inglés: Pivot tables. Son unagran herramienta que nos ayuda a
realizar un análisis profundo de nuestros datos ya que podemos filtrar, ordenar y
agrupar la información de la tabla dinámica de acuerdo a nuestras necesidades.
Para qué sirven las tablas dinámicas en Excel
Por la descripción que he dado hasta el momento, pareciera que las tablas
dinámicas en Excel son una maravilla. El problema es que muchos usuarios
de Excel no las utilizan porque parecieran ser complejas, sin embargo una vez que
conoces y entiendes su funcionamiento te darás cuenta de todos sus beneficios.

15. Las tablas dinámicas en Excel nos ayudan a comparar grandes cantidades de
datos e intercambiar fácilmente columnas por filas dentro de la misma tabla y
realizar filtros que resulten en reportes que de otra manera necesitaríamos un
tiempo considerable para construirlos. Considera el siguiente ejemplo.
En una hoja de Excel tengo la información de ventas de diferentes
establecimientos de la empresa así como el nombre delvendedor que realizó la
venta.
En unos cuantos clics puedo crear una tabla dinámica que muestre las ventas
mensuales de cada uno de los establecimientos:

16. Esta tabla dinámica nos permite saber fácilmente que el mes de marzo tiene el
monto de ventas mayor de todo el período. De la misma manera podemos saber
que el establecimiento Este es el que tiene al monto de ventas mayor de todo el
período.
Ahora bien, con un par de clics adicionales puedo modificar la misma tabla
dinámica para conocer las ventas de cada uno de los vendedores:
Fácilmente puedo conocer que el vendedor con mayor monto de ventas en el
período es Caro.
Este tipo de información no se puede obtener a simple vista de la tabla original.
Fue a través de la tabla dinámica que hemos podido analizar de una mejor manera
nuestros datos.
Cuando utilizar tablas dinámicas

17. Cuando tienes una tabla con datos que deseas analizar desde diferentes puntos
de vista, será un indicador para saber que debes utilizar una tabla dinámica.
De igual manera, si tus datos tienen registros que deseas agrupar y totalizar para
realizar una comparación entre ellos, será otro indicador de que una tabla
dinámica será la mejor opción. Esta agrupación también aplica cuando
deseas agrupar por fechas una tabla dinámica ya que podrás hacerlo con
facilidad.