1. Marco teórico Administración
Administracióncomo disciplina.Conceptosbásicos: Administración,organizacióny gestión.
Funcionesy niveles.Lagestiónadministrativa. Ciclode vida organizacional: funciones.
La administraciónesel procesode diseñary mantenerambientesenlosque individuos,
que colaboranengrupos,cumpleneficientementeobjetivosseleccionados.Sinembargo,
habrá que ampliarestadefiniciónbásica:
1. Un administradordesempeñalasfuncionesgerencialesde planear,organizar,integrar
personal,dirigirycontrolar.
2. La administraciónse aplicaentodaorganización.
3. La administraciónconcierne aadministradoresde todoslosnivelesde laorganización.
4. El objetivode todoslosadministradoresesel mismo:generarunexcedente.
5. La administracióntiene que verconlaproductividad,loque significaeficaciayefi -
ciencia.
Los gerentes administranorganizaciones,que definimoscomoungrupode personas
que colaboranpara generarun excedente.Enlasorganizacionesde negocios el excedente
esla utilidad.Mientrasque enlasorganizacionessinfinesde lucro,comolasinstituciones
de beneficencia,eslasatisfacciónde necesidades.Lasuniversidadestambiéngeneranun
excedentemediante laproducciónydifusiónde conocimientos,aparte de prestarservicios
a la comunidadola sociedad.
La administracióncomofundamentode todaorganización
Se asignaa losadministradoreslaresponsabilidadde emprenderaccionesque haganposible
que losindividuosdensumejoraportaciónalos objetivosdel grupo.Así,laadministración
se aplicaa organizacionespequeñasygrandes,comercialesosinfinesde lucro,de
manufacturao de servicios.El términoempresalomismose refiere tantoaorganizaciones
comercialescomode otrotipo (institucionesgubernamentales,de salud,educación,entre
otras),remite acompañías, dependenciasde gobierno,hospitales,universidadesyotras
organizaciones.Labuenaadministraciónesloque interesaal presidente de unacorporación,
al directorde un hospital,el jefe de atenciónde unaoficinade gobierno,el líderde
losniñosexploradores,el obispode unaiglesia,el entrenadorde beisbol yel rectorde una

2. universidad.
La administraciónconstituye el procesode conseguirque lascosasse hagan, de maneraeficientey
eficaz,con y a travésde laspersonas.
La eficienciaylaeficaciatienenque verconel trabajoque se hace y con la formaen que se hace.
La eficienciasignificahacerlascosas de maneracorrecta (“hacerlas cosas bien”) y producirlo
máximoa partirde una cantidadmínimade insumos.Debidoaque losgerenteslidian conla
escasezde losinsumos —incluidosrecursoscomogente,dinero,equipoytiempo—, están
interesadosenel usoeficiente de esosrecursos.Losgerentesdeseanminimizarel usode recursos
y por tantosus costos.
Sinembargo,nobasta con ser eficiente.Losgerentestambiénestáninteresadosenterminar todas
lasactividadesytareas.En términosadministrativos,llamamosaestoeficacia.
Eficaciasignificahacer“lascosas de maneracorrecta”, esdecirhacer aquellastareaslaborales que
ayudarána laorganizacióna alcanzarsus metas.Si bienlaeficienciatiene que verconlos medios
(comolosalcanzamos) para lograrresultados,laeficaciatiene que verconlos fines(alcanzarel
objetivo),oconel logro de lasmetasorganizacionales.
Aunque eficienciayeficaciasonconceptosdiferentes,estáninterrelacionados.Porejemplo, es
más fácil sereficazsi se ignora laeficiencia.Si Hewlett-Packarddesestimaralos costosde manode
obra y losinsumosmateriales,podríaproducircartuchosde tónermás sofisticadosy duraderos
para sus impresorasláser.Asimismo,suele criticarseaalgunasdependenciasgubernamentales por
serrazonablemente eficaces, peroenextremoineficientes.Nuestraconclusión:la mala
administraciónsuele debersetantoala ineficienciacomoa laineficaciaoa la eficacialograda sin
tomar encuentala eficiencia.Labuenaadministraciónconsiste tantoenel logrode metas
(eficacia) comoenhacerlascosas con tanto ahorro de recursos(eficiencia)comoseaposible.

3. ¿Qué esun organización?
Una organizaciónesun grupoformal y coordinadode personas,el cual operapara alcanzarmetas
específicas.Losgerentesefectivosdebenprestargran atenciónatodolo que ocurre dentroy
fuerade sus organizaciones.Seacual fuere el puntoenel cual losgerentestienenconcentrada
su atenciónenunmomentodeterminado,todosellosformanparte integraldel entornode la
organización.Lasempresasorientadasalaobtenciónde utilidadessonunaclase de organización
enla cual se encuentrangerentes,peronosonlaúnica. Sinlugara dudas,ustedpodría
escribirsubiografíaa partir de una serie de organizaciones,comohospitales,escuelas,museos,
equiposdeportivos,tiendas,parquesde diversiones,restaurantes,orquestas,gruposyclubes
de la comunidad,dependenciasdel gobiernoymuchasmás.Algunasde estasorganizaciones
son pequeñasyotrasgrandes.Algunassonempresascomercialesyotrasorganizacionessin
finesde lucro.Algunasofrecenproductos,otrasofrecenproductosybrindanserviciosyotras
más sóloservicios.Algunasestánbienadministradasyotrasluchanpor sobrevivir.
Toda organizacióntiene unaestructurayluchapor llegara metasque si las personasactuaran
solasserían inalcanzables.Todaslasorganizacionesluchanporalcanzarmetasespecíficas,pero
no todastienenlasmismasmetas.
¿Quiénesgerente?
Un gerente esunapersonaque se encarga de planear, organizar,dirigirycontrolarla asignación
de losrecursoshumanos,materiales,financierosyde información conel objetode poderalcanzar
lasmetasde la organización.Entre losdistintostiposde gerentesse encuentranlosgerentesde
departamento,losgerentesde producto,losgerentes de cuenta,losgerentesde planta,los
gerentesde división,losgerentesde distritoylosgerentes de fuerzade tarea.El puntocomún
entre todosellosesque sonlosencargadosde las actividadesque desarrollaráungrupode
personasque compartenunametay tambiénde dar accesoal grupo a losrecursosque empleará
para alcanzarla.
No tiene que serllamadogerente paraserlo.Algunosgerentestambiéntienenotrostítulos,
singularesycreativos,comodirectorgeneral de información (lapersonaencargadade lossistemas
de información) olíderde equipo.Laspersonasque tienentítuloscomodirectorgeneral,
presidente,directoradministrativo,supervisoryentrenadortambiéntrabajanparaayudara que
losgruposde personaspuedanalcanzarunametacomún y,por ende,tambiénsongerentes.
Casi todoslos empleadosaportansutrabajopara contribuircon lasorganizaciones,pero muchos
de ellosnodirigenaotros empleados.Losperiodistas,losprogramadoresde computadoras, los
agentesde seguros,losoperadoresde máquinas,losreporteros,losdiseñadores gráficos,los
asociadosde ventas,loscorredoresde bolsa,loscontadoresylosabogadosson esencialespara

4. que lasorganizacionespuedanalcanzarsusmetas,peromuchasde laspersonasque desempeñan
esostrabajosno tienentítulosde gerentes
De acuerdocon el enfoque basadoenfunciones,losgerentesllevanacabociertasactividadeso
funcionesmientrasdirigenosupervisanel trabajode losdemás.¿Cuálessonesasfunciones?
Durante la primeraparte del sigloXX,unindustrial francésde nombre Henri Fayol propusoque
todoslosgerentesrealizabancincoactividadesadministrativas:planear,organizar,mandar,
coordinary controlar. Hoy estasfuncionesadministrativasse hancondensadoencuatro:planear,
organizar, liderarycontrolar.La mayoría de loslibrosde textosobre administración continúan
utilizandoel enfoquebasadoencuatrofunciones.Veamosbrevementecadafunción.
Nivelesyfunciones
Cada gerente de acuerdoal nivel enque se encuentre dentrode unaorganizaciónutilizaestas
funcionesde diferentemanera,losadministradoresde altonivel se dedicanmásaplanificary
organizar,despuéslosadministradoresde nivel intermedioysupervisoresde bajoniveltienen
menostiempodedicadoaestasfunciones,el últimose ocupamásde dirigir.

5. Los gerentesque desempeñanlafunciónde planeacióndefinenlasmetas,fijanlasestrategias
para alcanzarlasy trazan planesparaintegrary coordinarlasactividades.
Los gerentestambiénsonresponsablesde disponerel trabajoparaconseguirlasmetasde la
organización.Llamamosorganizaciónaestafunción.Cuandolosgerentesorganizan,determinan
qué tareashay que hacer, quiénlashace,cómose agrupan, quiénrinde cuentasaquiénydónde
se toman lasdecisiones.
En todas lasorganizacioneshaypersonasyel gerente debetrabajarconellasya travésde ellas
para alcanzar lasmetasde laorganización.Estaes lafunciónde dirección.Losgerentesdirigen
cuandomotivan a sus subordinados,influyenenlosindividuosylosequiposmientrashacensu
trabajo,eligenel mejorcanal de comunicaciónode cualquieraotramanerase ocupandel
comportamientode losempleados.
La últimafunciónde laadministracióneslade control.Despuésde fijarlasmetas(planeación),
formularlosplanes(planeación),decidirel esquemaestructural (organización) ycontratar,
capacitar y motivaral personal (dirección),esprecisoevaluarsi lascosasvan comoestaba
previsto.Hayque comparar el desempeñoreal conlasmetasfijadasconantelación.Si hay
desviacionessignificativas,esdeberde laadministraciónretomarlasriendasdel desempeño.Este
procesode vigilar,comparary corregireslo que entendemosporlafunciónde control.
CICLO DE VIDA
El ciclode vidade una estructuraorganizativaesunperíodode tiempodurante el cual la
estructuraatraviesatodaslasetapasde su desarrollo,incluyendo:creación,crecimiento,madurez,
decadencia.
Estos cambiosenel estadode la estructurase producenconuna ciertaperiodicidadysecuencia.
CREACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
La etapade creación(formación) de unaorganizaciónse caracterizaporla ausenciade objetivos
claros yel libre cursodel procesocreativo.Losesfuerzosse dirigen, enprimerlugar,tantoala
creaciónde un productocomo a la supervivenciaenlascondicionesdel mercadoyel entorno
competitivo.Laorganizaciónenlamayoríade loscasoses pequeña,ylasrelacionesentre los
empleadossoninformales.

6. ETAPA DE CRECIMIENTO
El desarrollointensivode procesosinnovadoresyfinalmentelamisiónformadade laestructura
organizativacaracterizanunaetapade crecimiento.El control,juntoconla comunicación,sigue
siendoinformal.A medidaque laorganizacióncrece,los procesosde separaciónyespecialización
más profundadel trabajode gestiónse fortalecen,loque asu vezconduce a la formaciónde
nuevasdivisiones.Laestructuraorganizativase hace máscompleja,el númerode niveles
jerárquicoscrece,aparecennuevasinstrucciones,normas,disposicionesde métodosde gestión
administrativa.
La organizaciónde laetapade crecimientoencursose enfrentaalas tareasde garantizar el
crecimientoeconómicoylograrun altonivel de calidaddel productofinal.Laadministracióndebe
encontrarun equilibrioentre el mantenimientode laestabilidad,laplanificacióndel futuroyla
innovación.Ladirecciónse enfrentaalassiguientestareas:
Resolverlosproblemassocialesdel equipo.
Optimizarlarelaciónentre lacentralizaciónyladescentralizaciónenlagestión.
Aplicarestructurasde gestiónprogresivas
MADUREZ DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La etapade madurezse caracteriza por lacreciente complejidadde laestructuraorganizativa,la
ramificacióndel árbol jerárquico,laintroducciónde nuevasnormasyprocedimientos,lacreciente
divisióndel trabajoylaespecializaciónde losempleados.El papel de laaltadirecciónestá
aumentandoyel procesode toma de decisionesescadavezmásconservador.La eficienciade las
innovacionesylaestabilidadsonlosprincipalesobjetivosde laorganizaciónenestaetapa.
La organizaciónresuelvetareasparaasegurarla capacidadestratégicaorganizacional,preservary
fortalecersuposiciónenel mercado.El gerente,asuvez,se ocupa del desarrollode nuevos
productos,supervisalaestructuraparasu oportunacorrección,analizael comportamientode los
competidoresyrealizacambiosenlaestrategiade desarrollosi esnecesario,aprovechatodaslas
oportunidadesde reequipamientotecnológicode laproducción,crealascondicionespara
fortalecerel potencial intelectual de laempresa.
ETAPA DE DECADENCIA
La Organizaciónse enfrentaauna disminuciónde lademandade suproducto.La administración
tiene que buscarformasde mantenerlosmercados.La necesidadde empleadosconlas
habilidadesmásvaliosasestáaumentando.Hayunnúmerocreciente de conflictos.La
organizaciónesdemasiadoconservadorayextremadamenteburocrática.A menudose produce
un cambioenla dirección de laempresa.Laorganizaciónse encuentrabajolapresiónde una
menordemandayuna competenciamásdura,el aumentode losrequisitosde losproveedores,la
creciente complejidadde lagestiónde losactivos,ladisminuciónde losbeneficios,unpapel cada
vezmás importante de lacalidad.
Un cambio drásticode la estrategia,juntoconloscambiosorganizativosnecesarios,puede hacer
que la organizaciónvuelvaala vida.El gerente debe considerarel usode todoslosrecursos
disponiblesycentrarse enladirecciónmásrentable.Explorarlasoportunidadesde combinarcon

7. otras organizacionesparaque el potencial existente puedaserutilizadoeficazmente conpérdidas
mínimas.Conectarcon nuevosmercadosyembarcarse encambiosenel diseñode laorganización.
TEORIA DE LA ADMINISTRACIÓN
Es importante aprendercómofue evolucionandolasteoríasde laadministración,paradarle un
sentidomássignificativoal conocimientoyhacerun análisishistórico.

8. Hasta comienzos de la década de 1950, eruditos y teóricos contribuyeron muy escasamente
al estudio de la administración y los trabajos anteriores eran obras fundamentalmente de
profesionales, pero en estas cuatro o cinco décadas hemos atestiguado un verdadero diluvio
de textos surgidos de los espacios académicos. La variedad de metodologías de análisis
administrativo,lacantidadde investigacionesylapluralidadde puntos de vista dan por resultado
una gran confusión en cuanto a la esencia de la administración, qué es la teoría y la
ciencia administrativa y cómo deben analizarse los hechos administrativos. De hecho, hace
algunos años Koontz llamó a esta situación “la jungla de la teoría de la administración”.
Desde entonces, la flora de la jungla ha sufrido algunos cambios: surgen enfoques nuevos y
los antiguos asimilan nuevos significados unidos a nuevos términos, pero los adelantos de
la ciencia y la teoría de la administración todavía tienen las características de una jungla.
Se resumen varios enfoques del análisis administrativo, agrupados
en las categorías siguientes: 1. enfoque empírico o de casos, 2. enfoque de los roles del
administrador, 3. enfoque de contingencia o situacional, 4. enfoque matemático o de “la
cienciade la administración”,5.enfoque de lateoríade la decisión,6. enfoque de la reingeniería,
7. enfoque de sistemas, 8. enfoque de sistemas sociotécnicos, 9. enfoque de
sistemas de cooperación social, 10. enfoque del comportamiento en grupo, 11. enfoque
del comportamiento social, 12. marco conceptual de las siete eses de McKinsey, 13. enfoque
de la administración de la calidad total y 14. enfoque del proceso administrativo
u operativo.