Informe diagnostico alc. la rosa

INFORME DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE LA ROSA
ASPECTOS DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
“TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL”
OSCAR DIEGO VILLEGAS RIVERA
Expositor
ANDRÉS FELIPE VÁSQUEZ ZAPATA
Docente
“CENSA”
TÉCNICO LABORAL EN AUXILIAR DE ARCHIVO
GUÍA: AA7-01-19 PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Medellín
Agosto 2020

Código: G-01-01
Versión: 01
Fecha vigencia:
25 de junio de 2020

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25 de junio de 2020
Contenido
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 4
2. PROBLEMA ..................................................................................................... 5
3. JUSTIFICACIÓN .............................................................................................. 6
4. OBJETIVOS ..................................................................................................... 7
4. 1 Objetivo General ........................................................................................ 7
4. 2 Objetivos Específicos ................................................................................. 7
5. PROCESO ....................................................................................................... 8
6. PROCEDIMIENTO........................................................................................... 9
6. 1 Compilación de Información Institucional.............................................. 10
6. 2 Análisis e interpretación de la información institucional. ....................... 10
6. 3 Valoración documental.......................................................................... 10
6. 4 Elaboración de la Tabla de Retención Documental – TRD................... 11
6. 5 Actualización de la Tabla de Retención Documental. ........................... 11
7. MARCO DE REFERENCIA............................................................................ 12
7. 1 Marco Conceptual................................................................................. 12
7. 1 Marco Legal. ......................................................................................... 15
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................. 16

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1. INTRODUCCIÓN
En el actuar del cargo y en pleno mejoramiento del desarrollo cultural e histórico de
los habitantes el municipio de la Rosa, la Alcaldía genera documentación y
expedientes de valores jurídicos, legales, administrativos, fiscales y contables; cuya
administración documental debe regirse de acuerdo a lo establecido en la Ley 594
de 2000 (Ley General de Archivos).
El presente documento es el resultado del análisis de un conjunto de situaciones
actuales que describen el sistema de preservación de acervo documental generado
por la Administración municipal de La Rosa a lo largo de varias décadas.
De acuerdo a la evolución de la propia archivística el concepto de archivo ha venido
usando nuevas definiciones a través de la historia, en sus estados más recientes
tenemos:
“Es una ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble
consideración: los fondos documentales y su entorno; posee, además, un
método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos
prácticos, cuya evolución constante la perfilan con mayor nitidez día a día. Y
un fin: hacer recuperable la información para su uso”.
José Ramón Cruz Mundet, 2003.
Licenciado en Historia por la Universidad de Deusto (Bilbao)
Este reconocido archivero describe el archivo como un conjunto de documentos
acumulados dentro de un proceso natural de tramitación de cualquier asunto bien
sea de orden público o privado, en una fecha determinada y que deben ser
conservados y custodiados para su posterior consulta, igual manera; pueden ser un
conjunto de oficinas en donde se desarrolle tal actividad.
En este caso, este diagnóstico pretende evidenciar las condiciones físicas bajo las
cuales se encuentra conservado el archivo municipal. Si bien es cierto que la
producción documental de la administración municipal se viene generando desde
hace muchos años atrás; la elaboración del presente diagnostico pretende darle
norte a la propuesta del diseño, creación y aplicación de la Tabla de Retención
Documental (TRD), con el fin de establecer planes de conservación y custodia que
aseguren la óptima preservación y recuperación de la memoria institucional del
Municipio.

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2. PROBLEMA
Dentro de la estructura administrativa de la Alcaldía de la Rosa y su correspondiente
organigrama está creada la oficina de archivo pero NO existe un Programa de
Gestión Documental en la entidad y el Consejo Departamental de Archivos
establece darle un estricto cumplimiento a este importante Proyecto.
De igual forma, en esta institución hay un interés común por mejorar la gestión y
organización documental y una preocupación por responder a las exigencias
legales, para que la información generada pueda ser recopilada y recuperada en el
tiempo, para uso de la misma Alcaldía, para el servicio al ciudadano o fuente de la
cultura y la historia institucional, también hay preocupación por avanzar en la
capacitación de los funcionarios y la aplicación de las disposiciones legales de
manejo documental, para que lo actuado corresponda a un procedimiento general
en el que prevalezcan las gestiones responsables y tiempos de ejecución.
Sin embargo el acervo documental de la Alcaldía Municipal de la Rosa no cumple
con los requisitos de organización establecidos por la Normatividad Archivística
expedida por el Archivo General de la Nación y se hace necesario un plan global
que priorice acciones correctas y tiempos de implementación en la producción y
conservación de los documentos de archivo, teniendo en cuenta que:
 En la entidad NO se cuenta con Tabla de Retención Documental (TRD), ni Tabla
de Valoración Documental (TVD) y el inconveniente ya creado se acrecienta
cada día.
 No se están haciendo las transferencias primarias ni secundarias de documentos
de manera permanente ni correcta, evidenciándose la no implementación de
la Tabla de Retención Documental y tiene como consecuencia la acumulación
de documentación en las oficinas.
 No se ha elaborado la Historia Institucional de la entidad, requisito indispensable
para todo proceso de organización documental.
 No se encontraron Bases de Datos que permitan que los documentos sean
consultados fácilmente por los funcionarios y los ciudadanos.
 Se evidenció en los depósitos documentales que se requieren procesos de
organización archivística, los cuales permitan que la documentación esté

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dispuesta de manera correcta y oportuna al servicio dela administración y la
comunidad.
 El Archivo Central no está debidamente ordenado, se encontraron expedientes
cuyos documentos no cumplen con el principio de orden natural, lo que dificulta
la búsqueda y consulta para los funcionarios de la entidad o la ciudadanía al no
existir bases de datos y conformación de series documentales.
 La documentación no está debidamente ubicada en las correspondientes cajas
de archivo, ello pone en riesgo la integridad y conservación de los documentos.
 Los funcionarios requieren un programa de capacitación el manejo de archivos
y gestión documental, de tal manera que se puedan aplicar la TRD conforme a
los criterios archivísticos requeridos, por lo tanto los entrenamientos deben ser
teóricos prácticos mediante la metodología de talleres.
 Se requiere dar estricto cumplimiento al Acuerdo N° 049 del 5 de mayo de 2000
AGN, por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de
Documentos” del reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de
edificios y locales destinados a archivos”, por ende la adecuación de los locales
de archivo, así mismo, es necesario dotar los archivos con extintores, botiquín y
demás elementos indispensables de seguridad.
Lo prioritario es fortalecer esta área encargada de administrar y gestionar uno de
los bienes más importantes de toda administración: “SU DOCUMENTACIÓN E
INFORMACIÓN”, Por tal motivo se hace necesario la creación e implementación de
los procesos de la Gestión Documental, en especial la TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD), para crear, gestionar, producir y conservar los documentos
en cada dependencia, establecer su ciclo de vida y disposición final.
3. JUSTIFICACIÓN
El Diagnóstico Archivístico para la Administración Municipal de la Rosa se configuró
teniendo como base lo dispuesto por los Artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72 y
74 de la Constitución Política de 1991, Artículos 3 y 24 de la Ley 594 de 2000, “Ley
General de Archivos”, Acuerdo 027 del 2006 AGN, “Actualización del Acuerdo 07
de 1994, Reglamento General de Archivos”, Acuerdo 004 de 2019 AGN, “Por el cual
se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y
convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de
Series Documentales – RUSD de la Tabla de Retención Documental – TRD y Tabla

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de Valoración Documental – TVD”, Decreto 1080 de 2015, "Por medio del cual se
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, Circular Externa 003 de
2015, “Directrices para la elaboración de la Tabla de Retención Documental” y el
Mini manual TRD AGN, normatividad que vela por la elaboración y aplicación de la
Tabla de Retención Documental.
Este diagnóstico se ha desarrollado con la finalidad de hallar las problemáticas
actuales que se encuentran en el archivo central y de gestión de la Administración
Municipal la Rosa.
4. OBJETIVOS
4. 1 Objetivo General
Elaborar, aprobar, convalidar e implementar la Tabla de Retención Documental
del acervo documental de la Administración Municipal de la Rosa, con el fin de
que la documentación originada por las diferentes dependencias, sea
recuperable para uso de propio, servicio al ciudadano, fuente de la cultura y la
historia, de acuerdo a lo establecido en las normas y leyes dispuestas para este
fin.
4. 2 Objetivos Específicos
Teniendo en cuenta el Acuerdo 04 de 2019, demás normas determinadas para
la creación e implementación de la Tabla de Retención Documental y siguiendo
la estructura orgánico-funcional de la Administración Municipal de la Rosa, se
establecieron los siguientes objetivos específicos:
 Determinar el estado actual del acervo documental físico de la Administración
Municipal de la Rosa, para la elaboración y aplicación de la TRD.
 Elaborar y aplicar la Tabla de Retención Documental para la organización y
disposición de documentos físicos como electrónicos.
 Al elaborar la Tabla de Retención Documental, tener en cuenta los siguientes
criterios:
a. Idoneidad: La Tabla de Retención Documental deben ser elaboradas por
el equipo interdisciplinario idóneo y altamente calificado;

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b. Análisis Contextual: El proceso de evaluación de documentos debe
considerar las normas legales que le aplican a los documentos en cada
sector (contexto legal) y el contexto institucional e histórico, que permita
establecer su relevancia para la sociedad, tanto en el momento actual
como en el futuro;
c. Trazabilidad y Control: Conservar de manera permanente todos los
soportes e información que sirvieron de base.
 Determinar los procesos archivísticos necesarios para la optimización de la
conservación documental a lo largo del ciclo vital de los documentos,
aplicando lo establecido en la TRD.
 Tener presente los aspectos para la actualización de la TRD del municipio de
la Rosa cuando sea necesario.
5. PROCESO
Desde la creación, gestión y producción de documentos de la Alcaldía del municipio
de la Rosa, ha efectuado el diseño e implementación de los procesos de la Gestión
Documental a través de actividades relacionadas con la información y la
documentación institucional para que sea recuperable para uso de la administración
en el servicio al ciudadano y fuente de la historia, por lo tanto se tuvieron en cuenta
los requisitos técnicos generales para su elaboración, así:
 Estructura Orgánico-Funcional de la entidad.
 Respetar el principio archivístico de procedencia, teniendo presente el ciclo vital
de los documentos.
 Construir el Cuadro de Clasificación Documental – CCD, codificando y
jerarquizando las agrupaciones documentales, determinando las secciones,
subsecciones, series, subseries o asuntos que produce la Alcaldía en el
desarrollo de sus funciones propias.
 Establecer los tiempos de retención y la disposición final de la totalidad de las
series, subseries o asuntos, como resultado del proceso de valoración
documental.

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 La Tabla de Retención Documental – TRD se elaboran para los documentos
activos que produce o producirá una entidad en desarrollo de las funciones
asignadas a cada unidad administrativa u oficina productora que la conforma.
Ante esto, actualmente la Alcaldía del municipio de la Rosa está adelantando el
proceso de elaboración de instrumentos archivísticos como: la Tabla de Retención
Documental (TRD), Programa de Gestión Documental (PGD), Plan Institucional de
Archivos (PINAR), Tabla de Valoración Documental (TVD) y Sistema Integrado de
Conservación (SIC).
En referencia a la TRD, en la Alcaldía del municipio de la Rosa se presentan los
siguientes aspectos:
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
ASPECTOS DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
NORMATIVIDAD INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS Si No Peso OBSERVACIONES
Acuerdo 04 de
2019
¿La Entidad ha elaborado la Tabla de
Retención Documental?
X 1
Decreto 1080 de
2015
¿La Tabla de Retención Documental
fueron aprobadas por la instancia
competente? Indique acto administrativo
X 1 En construcción
fueron convalidadas por la instancia
X 0
fueron implementadas por la instancia
X 0
fueron publicadas en la página web de la
Entidad?
X 0
¿Han sido actualizadas la Tabla de
Retención Documental? Indique el motivo
y la fecha
X 1
Las que se están
presentando
6. PROCEDIMIENTO
Ante la necesidad de establecer y asignar los tiempos de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos generados en las dependencias de la
Alcaldía del municipio de la Rosa, se elaboraron, aprobaron y aplicaron la Tabla de
Retención Documental TRD, para lo cual se efectuaron los siguientes pasos:

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La Tabla de Retención Documental – TRD se elaboraron teniendo en cuenta el
siguiente procedimiento:
6. 1 Compilación de Información Institucional.
 Acto Administrativo de creación del municipio de la Rosa, Ordenanza 48 del
29 de abril de 1913.
 La Alcaldía del municipio de la Rosa tiene el Organigrama actualizado, con
72 dependencias, Decreto 201904000120.
 La Alcaldía La Rosa ha efectuado 59 reestructuraciones, la última mediante
Decreto 201904000120.
 Mediante Decreto 201904000120, se designó una dependencia para la
función archivística de la Alcaldía del municipio de la Rosa.
 Mediante Acuerdo 46 del 13 de diciembre de 1959, se creó el cargo del
Secretario del Jefe del Archivo Municipal, derogado y modificado por el
Acuerdo 64 de 06 de agosto de 1971.
 Identificación y definición de unidades documentales.
 Análisis de la producción y trámite documental, teniendo en cuenta los
manuales de procedimientos de las dependencias y unidades funcionales.
6. 2 Análisis e interpretación de la información institucional.
Teniendo en cuenta los principios rectores archivísticos y en concordancia con
el comité de archivo de la Alcaldía del municipio de la Rosa, se efectuó el análisis
e interpretación de la información recolectada, conformando las Series y
Subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la
encuesta de estudio de las unidades administrativas u oficinas productoras y
funciones que cumplen, tramitación y la normatividad asociada.
6. 3 Valoración documental.
Basándonos en la encuesta de estudio de unidad documental, se realizó el
análisis de la totalidad de la producción documental de la Alcaldía La Rosa,
dando como resultado la valoración las series y subseries, determinando así sus
tiempos de retención y disposición final, valores primarios y valores secundarios
que poseen. .

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6. 4 Elaboración de la Tabla de Retención Documental – TRD.
La elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental de la
Alcaldía del municipio de la Rosa, se efectúo de la siguiente manera:
 Elaboración de la propuesta de las de las Tablas de Retención Documental
de la Alcaldía del municipio de la Rosa, teniendo en cuenta como punto de
partida el Banco Terminológico de Series y Subseries del Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado.
 Las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa u
oficina productora, con sus correspondientes tipos documentales y demás
información producto del desarrollo de la compilación, análisis, interpretación
y valoración, fue plasmada en el formato de la Tabla de Retención
Documental - TRD, donde se establecieron los tiempos de retención y
disposición final.
 Las TRD fueron elaboradas según los parámetros, lineamientos y disposiciones
establecidas por el Archivo General de la Nación, basándonos en el Acuerdo 04
de 2019, Decreto 1080 de 2015 y el Mini Manual de TRD N° 4, registrando la
información de cada área.
 Las TRD de la Alcaldía del municipio de la Rosa fueron remitidas al Consejo
Departamental de Archivos, para su estudio, revisión, aprobación y trámite, con
los respectivos anexos que sustentan los procesos y criterios empleados en su
elaboración, cuya instancia competente aprobó su elaboración y aplicación, sin
hacer ninguna observación al respecto.
 Las TRD de la Alcaldía del municipio de la Rosa se presentaron mediante Acta
del Comité de Archivo, acompañadas de un instructivo para su uso, anexando
la documentación que sustenta el proceso de elaboración, asegurando su
comprensión y aplicación.
6. 5 Actualización de la Tabla de Retención Documental.
En aplicación del Artículo 23 del Acuerdo 004 de 2019 AGN, se estableció dentro
del proceso que la TRD son un elemento dinámico, de consulta permanente, por
lo tanto el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo se puede reunir
extraordinariamente para actualizarlas, en caso de presentarse cualquiera de los
siguientes aspectos:

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 Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad;
 Cuando existan cambios en las funciones;
 Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación;
 Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país;
 Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos;
 Cuando se generen nuevas series y tipos documentales;
 Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes
documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos.
7. MARCO DE REFERENCIA
7. 1 Marco Conceptual
 Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados
por su valor sustantivo, histórico o cultural.
 Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es constante.
 Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
 Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo
también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o expropiación.
 Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.

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 Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
 Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.
 Conservación Preventiva de Documentos: Conjunto de estrategias y
medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o
reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su
integridad y estabilidad.
 Convalidación: Hecho mediante el cual la instancia competente certifica que
la Tabla de Retención Documental – TRD y Tabla de Valoración Documental
– TVD cumplen con los requisitos técnicos de elaboración y aprobación.
 Cuadro de Clasificación Documental-CCD: Esquema que refleja la
jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el
que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries
documentales.
 Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
 Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o
mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros
factores.
 Diagnóstico de Archivos: Procedimiento de observación, levantamiento de
información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los
archivos y se determina la aplicación de los procesos archivísticos
necesarios.
 Evaluación Técnica: Gestión mediante la cual se evalúa que la Tabla de
Retención Documental – TRD y la Tabla de Valoración Documental – TVD
reúnen los requisitos técnicos de elaboración y aprobación establecidos en
la presente norma.
 Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento
hasta su eliminación o conservación permanente.
 Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

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producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
 Implementación: Conjunto de actividades tendientes a realizar los procesos
de transferencias documentales primarias y secundarias y aplicar los
procesos de disposición final de series, subseries o asuntos, de acuerdo con
los tiempos de retención documental y disposición final establecidos en la
Tabla de Retención Documental — TRD o Tabla de Valoración Documental
— TVD.
 Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar
criterios en la aplicación de la práctica archivística.
 Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste
en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales
definidas en la fase de clasificación.
 Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En
archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.
 Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su
valor histórico o cultural.
 Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
 Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
 Producción Documental: Generación de documentos hecha por las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.
 Retención Documental: Plazo que los documentos deben permanecer en
el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla
de retención documental.
 Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

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 Sistema Integrado de Conservación: Conjunto de estrategias y procesos
de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los
documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa
del ciclo vital.
 Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido
y sus características específicas.
 Tabla de Retención Documental — TRD: Listado de series y subseries con
sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una
disposición final.
 Tabla de Valoración Documental — TVD: Listado de series documentales
o asuntos a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo
Central, así como una disposición final.
 Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.
 Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con la Tabla de
retención y de valoración documental vigentes.
 Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por
un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando
un expediente.
 Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos
que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en
un archivo.
 Valores primarios: Cualidad inmediata que adquieren los documentos
desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines
administrativos, fiscales, legales y/o contables.

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7. 2 Marco Legal
Entre las normas específicas relacionadas con el manejo técnico y administrativo
de la documentación durante todo el ciclo vital, para el diseño, creación, elaboración
y aplicación de la Tabla de Retención Documental en la Alcaldía de la Rosa, se
destacan:
 Constitución Política de 1991.
 Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones”. Arts. 3 y 24.
 Acuerdo 027 del 2006 AGN, “Actualización del Acuerdo 07 de 1994,
Reglamento General de Archivos”
 Acuerdo 004 de 2019 AGN, “Por el cual se reglamenta el procedimiento para
la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación,
publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales –
RUSD de la Tabla de Retención Documental – TRD y Tabla de Valoración
Documental – TVD”.
 Decreto 1080 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura”.
 Circular Externa 003 de 2015, “Directrices para la elaboración de la Tabla de
Retención Documental”
 Mini manual TRD AGN
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
 El diagnóstico integral realizado al fondo documental en los archivos de gestión
del Municipio de La Rosa, refleja un alto grado de desorganización de sus
archivos; por el motivo de no aplicar la Tabla de Retención Documental y sus
principios archivísticos.
 El Diagnóstico Integral de Archivos de la Alcaldía del municipio de la Rosa, en
especial las “Tabla de Retención Documental”, se realizó con base a la
normatividad vigente establecida por el AGN para la Gestión Documental.
 La metodología empleada para el desarrollo del Diagnóstico Integral fue
diseñada con base en los lineamientos, directrices y normativa archivística

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vigente, apoyado en el MGDA (Modelo de Gestión Documental y Administración
de Archivos del AGN), Proceso de la Gestión Documental (PGD), Planeación
Técnica de la TRD (Tabla de Retención Documental). Dicho proceso de
Planeación Técnica se desarrolló entre los días 02 al 18 de Agosto de 2020,
donde se llevó a cabo el diseño, elaboración, aprobación e implementación de
la TRD en la entidad.
 Durante la visita se aplicaron las fichas de levantamiento de información para
diagnóstico donde se identificaron los aspectos de la Función Archivística e
Instrumentos Archivísticos, enfatizados en la conservación a largo plazo a cada
una de las áreas productoras y depósitos de archivo de la entidad.
 Se debe conformar un equipo interdisciplinario para ajustar y aplicar la Tabla de
Retención Documental y analizando las entrevistas realizadas en las visitas a
los archivos de gestión de la Administración Municipal, se llegó a mutuo acuerdo
de comprometerse cada jefe de las Dependencias de delegar a un funcionario
responsable de la organización de los archivos de gestión de cada oficina, pero
con la asesoría del técnico en archivos del archivo central, en aplicación de Tabla
de Retención Documental.
 Comisionar a un funcionario (a) de la Planta de Personal, para que atienda las
funciones de la Oficina de la Unidad de Gestión Documental, quien tendrá
competencia para firmar y recibir todas las comunicaciones oficiales que entren
y salgan de la Alcaldía Municipal y hacer el respectivo proceso de Administración
y Control de los Documentos.
 Se necesita urgentemente que se realicen y gestione por parte de la oficina de
talento humano las capacitaciones necesarias en Gestión Documental,
Organización de Archivos de Gestión y aplicación de la Tabla de Retención
Documental a todo el personal de la Administración Municipal de La Rosa; ya
sea con instructores particulares o de las entidades educativas regionales o
nacionales.
 Tener en cuenta que la aplicación de la TRD, tendrán vigencia obligatoria a partir
del 01 de Enero de 2021.
 Implementar la Tabla de Retención Documental a través del Comité interno de
archivos y deberán ser aprobadas y remitidas para su consolidación con los
manuales de funciones y procedimientos actualizados al Consejo Departamental
de Archivos de la Gobernación.

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 Según las Sentencias de Estado es un deber Constitucional de la debida gestión
y administración de archivos. Todo el marco normativo, son normas obligatorias
de cumplir con el tema de Gestión Documental. Se deben realizar acciones
urgentes de garantizar la integridad física y/o química, riesgo inherente de
deterioro de los documentos; como medida de conservación preventiva,
conservación y restauración en material de archivo; para lo cual se necesita
urgente una fumigación, limpieza y desinfección general en la Alcaldía.
 El Programa de Gestión Documental (PGD) es un instrumento archivístico, es
necesario tenerlo actualizado, controlado y lo más importante es hacerlo cumplir.
La Gestión Documental es el hacer y el actuar del Documento, en el ciclo vital
de los documentos. La Gestión Documental busca es controlar y va de la mano
con los procesos de Control Interno y Gestión de Calidad en cumplimiento a la
normatividad vigente. En la asignación de responsabilidad se debe involucrar al
Alcalde, para que gestione recursos y las políticas de gestión documental.
Versión Elaborado por: Aprobado por:
Fecha de
Aprobación
Descripción
del Cambio
01
Oscar Diego Villegas
Rivera
01 de Septiembre
de 2020
Elaboración del
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Informe diagnostico alc. la rosa

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