¿Le importa la productividad en sus reuniones? El servicio de "workshop-in-a-box" de groupVision es completamente adaptable a las necesidades de sus reuniones y hacerlas más productivas.

1. Workshop in a box
Reuniones productivas
para Team Leaders
Paul Nunesdea | CEO
groupVision | Optimizing group collaboration

2. ¿Qué contiene la caja?
Productividad para tus reuniones
“obten el máximo de tus reuniones con el mínimo esfuerzo”
• Obtén lo máximo de tus reuniones significa:
– Se han tomado decisiones
– Se han resuelto conflictos
– Los participantes se han comprometido a colaborar
– El equipo tiene un entendimiento común sobre fines y objetivos
– Se han organizado las tareas
• Con el mínimo esfuerzo significa:
– En un tiempo breve
– Con el mínimo coste y pérdida de tiempo en viajes
– Con los participantes adecuados

3. ¿Por qué deberías contar con nuestros
servicios?
Tienes que hacer frente a una importante reunión y...
• Estás demasiado ocupado para prepararla de forma apropiada
• Algunos participantes pueden encontrarse en remoto.
• Los participantes tienen que contribuir activamente con nuevas
ideas
• Se requiere que se logren objetivos muy específicos
• No se pueden ignorar las fechas límite acordadas
En una frase:
Si el riesgo de fallar puede suponer un coste
demasiado elevado.

4. El ciclo de vida de las reuniones
Inicio Decisión sobre el formato:
- Cara a cara
- Teléfono
- Video
- Citrix / Webex / Ms Lync
- MeetingSphere
Preparación
Invitación a participantes
Establecer roles y tareas
Establecer fines
Establecer la agenda
Informar a los participantes
Hacer que los participantes se
involucren
Logros
Uso de software creativo
Uso de rotatorios, etc.
Establecer tareas de seguimiento
Establecer roles y fines
Informar a los participantes

5. ¿Buscas productividad en una reunión?
Como comparas las diversas fases del ciclo de una reunión
a relación a los estándares:
• Cara a cara vs. remoto
• Participantes adecuados
• Técnicas creativas adecuadas
• Apoyo tecnológico adecuado
• Uso de tecnología para las reuniones remotas
• Percepción de utilidad
• Tiempo bien invertido
• Percepción de importancia

6. Una ayuda solo para aquello que
realmente necesites
• Nuestro workshop-in-a-box proporciona el nivel de servicio
requerido para cada reunión
• Nuestra metodología proporciona una manera clara y única
de identificar
– Cuáles son los requisitos de tus reuniones
– Cómo se puede medir el éxito
– Qué se requiere para tener éxito

7. Los bloques de construcción

8. Los bloques de construcción
Workshop in a box

9. Un proceso simple en dos pasos
Reunión sobre la reunión:
¿Qué es lo que se quiere
conseguir con esta reunión?
Un facilitador de grupo organiza
la agenda de la reunión y, en caso
de ser necesario, ayuda en su
desarrollo

10. Diferentes niveles de servicio
• Gestión de reuniones
• Facilitación de grupo
• Reuniones a medida

11. Nuestro apoyo ligero
Quizás…
• Tienes unas limitaciones de plantilla que hacen que sea difícil gestionar
tus reuniones de una forma puntual y profesional.
• Tienes unas reuniones en las que la plantilla se encuentra dispersa a lo
largo de un área geográfica de grandes dimensiones.
• Quieres que tus reuniones sin ninguna molestia y de forma conveniente.

12. Gestión dedicada de reuniones
Nuestro servicio de gestión de reuniones incluye un
especialista dedicado que se ocupará de los siguientes aspectos
de una reunión (entre otros) :
• Operar como un miembro de tu plantilla
• Manejar todos los aspectos de la coordinación de una reunión
• Recibir todas las presentaciones de la agenda
• Distribuir la agenda
• Gestionar el la rutina del flujo de trabajo
• Iniciar, parar y monitorear las reuniones en streaming.
• Preparar el acta
• Distribuirla a los asistentes

13. Gestión de reuniones
La preparación de una reunión incluye muchos detalles que quedaran por
nuestra cuenta, liberando recursos para otras tareas más importantes.

14. Nuestros servicios de facilitación
grupal
Podemos crear tanto en el entorno de trabajo colaborativo como
el sistema de trabajo colaborativo que se requiere para lograr una
mayor productividad de sus reuniones.

15. Una reunión con facilitación de grupo
INICIO
1. Analiza: Comprensión del tema y claridad sobre el tipo de nuevas ideas
que se buscan
2. Formulación: Formulación de las preguntas adecuadas
ABRIR ESPACIO
3. Activación: apartar los obstáculos para la creatividad y permitir que los
pensamientos y las ideas fluyan libremente
4.A Producción: encuentra un gran número de nuevas ideas
4.B Differenciación: Cambia y mejora las ideas existentes
DECISIÓN
5. Selección: Seleccionar las mejores ideas en una primera selección
6.Refina: Refina y clasifica las ideas en temas más concretos
7. Valora: Vota sobre las ideas existentes basándote en criterios
diferentes
8. Prioriza: diferencia entre las ideas que se pueden poner en acción
inmediatamente de las ideas que se pueden aplicar a medio o a largo
plazo.
9. Documenta: Revisión del trabajo realizado
TRANSFORMA
10. Convierte: Implementa las mejores ideas en acción

16. Facilitación de grupo
Facilitador de grupo
Nuestro workshop-in-a-box ofrece un sistema de trabajo de colaboración eficaz
donde se establecen roles y normas para un mayor rendimiento en el grupo.

17. Cuales son nuestros entregables
Lo que entregamos al final se define de acuerdo con los
requisitos de cada reunión y habitualmente consiste en
• Datos para uso interno exclusivamente
– Datos en bruto
– Tablas
– Gráficas
• Gestión de un sumario
– Hallazgos clave
– Factores de éxito
– Potencial para la mejora
– Medidas que se proponen
• Lista de verificación y protocolo
– Contenido para la gestión de sesiones de seguimiento
– Sugerencia para implementar sesiones de seguimiento, listas de verificación y protocolos

18. Nuestro software de productividad de reuniones - MeetingSphere ™ - permite
informes detallados tales como gráficos de innovación de productos.

19. Entregables intangibles
Image source: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Team_Work.jpg#filelinks
La sensación general de haber logrado algo juntos
que cohesiona un equipo.

20. Dos tipos de facilitación grupal
– Facilitación básica
ayuda a los grupos a aprender reglas básicas y desarrollar la capacidad para
facilitar la mayoría de las conversaciones de manera autónoma.
– La facilitación desarrollo
Ayuda a los grupos a identificar y cambiar las rutinas defensivas profundas y
desarrollar habilidades para liderar el cambio y la transformación
organizacional.
La facilitación desarrollo se superpone fuertemente con el desarrollo
organizacional (DO).

21. Ejemplos de aplicación
• Facilitación básica
– Reuniones de negocios y de plan de ventas
– Valoración de riesgo
– Reuniones para la mejora de la calidad
– Reuniones Design thinking
– Sesiones de Thought Leadership
• Facilitación de desarollo
– Retiros del Consejo de Administración
– Teoría U
– Conferencias de búsqueda de futuro
– World café
– Open space technology

22. ¿Qué es exactamente el Thought Leadership?
• Thought Leadership está construyendo una tribu de conexiones antes de
que la necesites. @NickWAllen
• Pensamiento innovador y positivo e ideas que inspiran a otros a pasar a la
acción. @ThinkBusiness
• Thought leadership es la imaginación en una ideas, el realismo en su goce,
la pasión en su ejecución, y la documentación en su representación.
@sawyermaigen
• Ser respetado por tu comunidad como alguien con conocimiento, como
alguien interesante @lyntonmanuel
• Thought leadership es hablar desde la verdad de tu experiencia en
términos que permitan a otros a seguir las huellas y cambiar el viaje.
@SocialMediaDIY
From 32 definitions of Thought Leadership collected by Craig Badings
@thoughtstrategy in http://www.thoughtleadershipstrategy.net/

23. Una definición que funciona
La acción de promover puntos
de vista mentalmente
provocadores que replanteen la
forma en la que los clientes
piensan sobre sus temas
principales, y ayudarles hacia
nuevas intuiciones y nuevas
soluciones
From: Van Halderen, Kettler Paddock and Badings. Thought
Leadership - Adformatie Groep B.V. in Amsterdam, 2013

24. ¿De qué manera impactará en tu
sesión?
Nuestra experiencia en el diseño de las sesiones de Thought Leadership se
puede aplicar en cualquier campo del conocimiento o sector de actividad.

25. ¿Qué es exactamente la Teoría U?
1 Co-iniciar
Construye una intención común. Detente y escucha a otros y cuál
es la vida a la que te llaman que hagas
2 Co-sentir
Observa, observa, observa. Ves a lugares de mayor potencial y
escucha con una mente y un corazón abiertos
3 Presenciar
Conecta con la fuente de inspiración. En el lugar del silencio se
permitirá que emerja el conocimiento interior
4Co-crear
Haz un prototipo de lo Nuevo en ejemplos vivientes que
exploren el futuro con la acción
5 Co-desarrollar
Corporaliza lo nuevo en ecosistemas que faciliten la visión y la
acción desde el todo
From Otto Scharmer’s THEORY U: LEADING FROM THE FUTURE
AS IT EMERGES. Cambridge MA Society for Organizational
Learning (2007) www.theoryU.com

26. ¿De qué manera impactará en tu
sesión?
Trabajamos en estrecha colaboración con profesionales certificados de la
Asociación Internacional de Facilitadores para identificar el mejor experto
para sus reuniones a medida.

27. Sobre el autor
• Paul Nunesdea es el heterónimo inglés de Paulo Manuel
Coimbra Nunes de Abreu, psicólogo organizacional, MSc
en Gestión de Información y PhD en Management
Science.
• Paul ha dirigido trabajos de investigación y consultoría
externa en una variedad de organizaciones, incluyendo
gobiernos nacionales y regionales así como empresas
privadas y organizaciones sin ánimo de lucro.
• In 2003 inició el "Forum Hospital do Futuro”, una
iniciativa sin ánimo de lucro convertida en un Think
Thank nacional en Portugal.
• In 2009 fundó el Iberian Healthcare Leaders Forum que
ha sido capaz de reunir, en diferentes encuentros
Thought Leadership.
• Desde 2012 es miembro de la IAF International
Association of Facilitators

28. • groupVision se especializa en
Sobre groupVision
colaboración en grupo y trabaja con
facilitadores de grupo de IAF-International
Association of
Facilitators – alrededor del mundo.
• Proporcionamos herramientas de
software y el conocimiento para
aplicarlas en cualquier tipo de
entorno colaborativo.
• En combinación con una clara
comprensión de los objetivos,
diseñamos entornos de trabajo
interactivos y colaborativos que
transforman la organización
mediante técnicas propias del siglo
XXI.