Diese Präsentation wurde erfolgreich gemeldet.
Wir verwenden Ihre LinkedIn Profilangaben und Informationen zu Ihren Aktivitäten, um Anzeigen zu personalisieren und Ihnen relevantere Inhalte anzuzeigen. Sie können Ihre Anzeigeneinstellungen jederzeit ändern.

Ghid utilizarea calculatoarelor

2.787 Aufrufe

Veröffentlicht am

Utilizarea calculatorului şi a serviciilor electronice – Ghid pentru funcţionarii publici

Acest ghid se adresează funcţionarilor publici care utilizează calculatorul şi Internetul în activitatea lor. Scopul acestei lucrări este de a familiariza funcţionarii publici cu posibilităţile şi avantajele oferite de utilizarea calculatorului şi a internetului, inclusiv prin potenţialul guvernării electronice (e-Guvernare) pentru activitatea instituţiilor publice.

Lucrarea porneşte de la prezentarea, în primul capitol, a câtorva concepte de bază legate de calculatoare şi Internet, cum ar fi tipurile de programe pentru calculator şi utilitatea lor, documentele şi organizarea lor, tipuri de reţele şi rolul Internetului ca reţea globala, serviciile disponibile prin Internet, respectiv câteva considerente legate de drepturile de autor şi utilizarea legală a programelor de calculator.

Capitolul 2 descrie utilitatea calculatorului si aplicaţiilor pentru activitatea de birou, fiind structurat pe două componente: Internetul si aplicaţiile software.

Capitolul 3 prezintă o serie de concepte, reguli şi sfaturi destinate unei utilizări cât mai eficiente a calculatorului: disciplina (reguli de conduită, punctualitatea, folosirea calculatorului în scopuri personale etc.), managementul informaţiilor şi documentelor (fişiere, structurare, legături favorite, arhive, copii de siguranţă, fluxul informaţional) şi securitatea calculatorului (riscuri, programe utilitare şi sfaturi pentru evitarea riscurilor).

Mai multe formate de carte electronică: http://www.aluzii.ro/produs/ghid-utilizarea-calculatoarelor/

Veröffentlicht in: Technologie
  • Als Erste(r) kommentieren

Ghid utilizarea calculatoarelor

  1. 1. Ghid utilizarea calculatoarelor UTILIZAREA CALCULATORULUI SI A SERVICIILOR ELECTRONICE - GHID PENTRU FUNCTIONARII PUBLICI Descărcare gratuită în alte formate de carte electronică: http://www.trybuyshop.com Cuprins Ghid utilizarea calculatoarelor Introducere Scopul acestui ghid Internetul şi dezvoltarea societăţii informaţionale Utilizarea Internetului în Administraţia Publică Concepte de bază Birotica Procurarea informaţiilor pe Internet Învăţământul la distanţă Hardware Echipamentele periferice Reţele Rolul reţelelor Structura Transmisia datelor în reţele Tipuri de reţele Organizarea datelor Fişiere şi Documente Foldere (directoare) Dispozitive de stocare Tipuri de software şi utilizarea lor legală Tipuri de software Utilizarea legală a programelor pentru calculator Utilizarea calculatorului Software Sistemul de operare Pachete de birotică Editoare de text Calcul tabelar Baze de date Prezentări Agende E-mail Browser Grafică
  2. 2. Internetul Căutarea în WEB Alegerea paginilor web favorite Păstrarea evidenţei paginilor web vizitate Salvarea paginilor web Descărcarea de fişiere de pe Internet Poşta electronică (E-mail) Listele de discuţii Forum Weblog (Blog) Grupurile de ştiri Chat FTP Reţele punct-la-punct (peer-to-peer) Administrarea eficientă a resurselor calculatorului Organizarea şi fluxul documentelor Sfaturi utile Distribuirea informaţiilor Regăsirea informaţiilor Utilizarea calculatorului în scop personal Organizarea e-mail-ului Gestionarea informaţiei Junk Mail şi evitarea sa Arhivarea e-mail-urilor Reguli de utilizare a corespondenţei electronice Recomandări utile pentru corespondenţa prin e-mail Administrarea spaţiului pe disc Spaţiul pe disc Instalarea şi dezinstalarea programelor Scanarea discului Defragmentarea hard-disk-ului Arhive şi copii de siguranţă Securitate şi confidenţialitate Securitatea Riscuri Sfaturi pentru securizarea calculatorului Confidenţialitatea Introducere Acest ghid se adresează funcţionarilor publici care utilizează calculatorul şi Internetul în activitatea lor.
  3. 3. Scopul acestui ghid Scopul acestei lucrări este de a familiariza funcţionarii publici cu posibilităţile şi avantajele oferite de utilizarea calculatorului şi a internetului, inclusiv prin potenţialul guvernării electronice (e-Guvernare) pentru activitatea instituţiilor publice. Structura ghidului Lucrarea porneşte de la prezentarea, în primul capitol, a câtorva concepte de bază legate de calculatoare şi Internet, cum ar fi • tipurile de programe pentru calculator şi utilitatea lor, • documentele şi organizarea lor, • tipuri de reţele şi rolul Internetului ca reţea globala, • serviciile disponibile prin Internet, respectiv câteva considerente legate de drepturile de autor şi utilizarea legală a programelor de calculator. Acest capitol este destinat utilizatorului mai puţin familiarizat cu calculatorul. Capitolul 2 descrie utilitatea calculatorului si aplicaţiilor pentru activitatea de birou, fiind structurat pe două componente: Internetul si aplicaţiile software. Capitolul 3 prezintă o serie de concepte, reguli şi sfaturi destinate unei utilizări cât mai eficiente a calculatorului: • disciplina (reguli de conduită, punctualitatea, folosirea calculatorului în scopuri personale etc.), • managementul informaţiilor şi documentelor (fişiere, structurare, legături favorite, arhive, copii de siguranţă, fluxul informaţional) şi • securitatea calculatorului (riscuri, programe utilitare şi sfaturi pentru evitarea riscurilor). Capitolul 4 prezintă modalităţile de utilizare si aplicare a guvernării electronice în lume şi respectiv în România. Sunt relatate proiecte şi implementări de succes, precum şi concepte noi şi proiecte viitoare. În finalul lucrării, este prezentată legislaţia relevantă pentru utilizarea noilor tehnologii în administraţia publică, câteva adrese web utile şi un glosar de termeni utilizaţi frecvent în acest domeniu. Internetul şi dezvoltarea societăţii informaţionale Apariţia şi dezvoltarea calculatoarelor electronice a reprezentat o adevărată revoluţie în societatea umană, având ca principală consecinţă tranziţia de la societatea industrială la societatea informaţională.
  4. 4. Calculatorul a devenit o componentă normală a activităţii noastre zilnice, iar tehnologia comunicaţiilor şi posibilităţile oferite de Internet au produs transformări în întreaga societate, pătrunzând în toate aspectele vieţii economice, sociale şi culturale. Societatea Informaţională a secolului XXI aduce în prim-plan comunicarea la nivel global şi accesul rapid la informaţia stocată oriunde în lume. Accesul la informaţie prin intermediul Internetului şi, mai ales, abilitatea de a analiza o mare cantitate de date cu ajutorul calculatorului, constituie avantaje fără precedent care, dacă sunt puse la dispoziţia unui număr cât mai mare de indivizi, instituţii, agenţi economici sau administraţii, determină creşterea productivităţii, progresul societăţii şi creşterea calităţii vieţii, în general. Utilizarea Internetului în Administraţia Publică Internetul oferă în primul rând un nou mijloc de comunicare, disponibil 24 ore/zi. Acest canal este deschis atât diseminării de informaţii din partea autorităţilor, cât şi dialogului efectiv şi în timp real cu cetăţenii, contribuind astfel la consolidarea procesului democratic şi implicarea unui număr mai mare de cetăţeni în viaţa politică. Avantajul disponibilităţii se manifestă nu numai pentru autorităţile publice prin costuri de utilizare reduse comparativ cu mijloacele clasice, dar şi pentru persoanele interesate care pot accesa informaţia şi efectua tranzacţii de oriunde (dacă au acces la Internet). Ca urmare, se constată peste tot în lume o creştere a interesului faţă de noile tehnologii (în particular aplicaţiile electronice prin intermediul Internetului) şi a modului în care acestea pot fi folosite de autorităţile statului ca mijloace eficiente pentru a îmbunătăţi serviciile oferite cetăţenilor şi relaţia cu aceştia. Atât persoanele fizice cât şi cele juridice au nevoie, de-a lungul vieţii lor, de serviciile administraţiei publice. Adoptarea pe o scară cât mai largă a noilor tehnologii poate contribui în mod esenţial la îmbunătăţirea efectivă a activităţii funcţionarilor publici. Începând cu eliminarea hârtiei şi continuând cu reducerea timpului de acces la resursele publice, aplicaţiile de e- Guvernare câştigă încrederea cetăţenilor şi eficientizează serviciile publice. Totodată, pot schimba imaginea deseori negativă a guvernului faţă de cetăţeni, transformând birocraţia greoaie şi complicată pentru cetăţean în proceduri administrative transparente şi dinamice. În acest proces, un rol important îl au programele de guvernare electronică (e-guvernare) şi democraţie electronică (e-democraţie), descrise pe larg în ultimul capitol al acestei lucrări. Concepte de bază
  5. 5. Acest prim capitol prezintă câteva concepte de bază legate de calculatoare şi Internet, cum ar fi: • tipurile de programe pentru calculator şi utilitatea lor, • documentele şi organizarea datelor, • tipuri de reţele şi rolul Internetului ca reţea globală, • serviciile disponibile prin Internet, respectiv • câteva considerente legate de drepturile de autor şi utilizarea legală a programelor de calculator. Acest capitol este destinat utilizatorului mai puţin familiarizat cu calculatorul. Birotica Datorită potenţialului mare de eficientizare a muncii, calculatorul a fost introdus pe scară largă în toate domeniile activităţii productive, începând de la munca de birou şi până la activităţile din halele de producţie. Calculatorul are în prezent un rol esenţial în munca de birou, permiţând rezolvarea mai eficientă a unor probleme de zi-cu-zi, cum ar fi: • întocmirea corespondenţei • întocmirea formularelor de lucru • întocmirea prezentărilor • contabilitatea • calculul costurilor • statistica şi verificarea • administrarea clienţilor, adreselor • urmărirea termenelor • corespondenţa electronică („e-mail") şi multe altele. După cum reiese şi din această listă, calculatorul îşi găseşte utilitatea în fiecare domeniu al muncii de birou, de la secretariat şi personal, până la relaţii publice. Deoarece sistemele informatice moderne oferă toate datele şi informaţiile relevante din cadrul unei instituţii, folosirea lor nu este limitată numai la sarcinile de rutină. Există programe utilizate în realizarea de prezentări sau în procesul de predare, dar există şi programe utilizate în procesele de decizie (management information systems), de exemplu în domeniul financiar sau al planificării proiectelor. În afară de acestea, în domeniul muncii de birou calculatoarele oferă posibilitatea unei colaborări mai uşoare între angajaţi. Datele pot fi vehiculate prin reţeaua de calculatoare în câteva secunde, chiar şi atunci când colaboratorii sunt împrăştiaţi în toata ţara. Procurarea informaţiilor pe Internet
  6. 6. Scopul iniţial al Internetului a fost, alături de cel militar, mai ales cel de natură ştiinţifică. Astăzi, în schimb, dacă navigaţi pe Internet, puteţi afla practic tot ceea ce va interesează, de la rezultate ale cercetătorilor în diferite domenii, până la reţete culinare, ultimele ştiri sau buletinele meteo. De asemenea, pe Internet sunt disponibile informaţii şi date de contact despre numeroase organizaţii, instituţii, firme, şcoli, universităţi etc. Învăţământul la distanţă Învăţarea fără frecventarea unui locaş de învăţământ este azi o realitate comună. Tot mai mult, instituţiile de învăţământ oferă cursuri la distanţă prin Internet – studentul îndeplineşte cea mai mare parte din muncă (instruire) la el acasă şi este în legătura cu instructorul şi colegii săi numai prin intermediul calculatorului. Numeroase astfel de cursuri sunt oferite în prezent de către diverse instituţii româneşti, acoperind cele mai diverse domenii (management, strategie, comunicare, creativitate, utilizarea calculatorului, limbi străine etc.). Domenii de utilizare a calculatorului Activităţi productive • birotică • logistică, administrarea depozitelor, aprovizionare • producţie • planificare • activităţi de creaţie • circulaţia banilor • comerţ electronic • dispozitive comandate de calculator Educaţie, informare • programe de învăţare, e-learning • programe de prezentare • enciclopedii (pe CD, on-line), dicţionare • info-kiosk-uri, info-terminale • Internetul ca sursă de informaţii şi cunoaştere Uz personal • informare • divertisment • card-uri (inclusiv ID) • navigare Internet • foto
  7. 7. Alte domenii • medicină • ştiinţa • transporturi • comunicaţii Hardware Calculatorul este un instrument de lucru esenţial pentru munca de birou în orice organizaţie modernă. Componenta de bază a acestuia este unitatea centrală. Acesta preia comenzile utilizatorului, le memorează, le procesează, stochează datele etc. În calculator, informaţiile sunt stocate în principal pe unităţile de hard-disk (vezi mai jos). La unitatea centrală sunt conectate o serie de alte echipamente (numite şi „periferice"), cum ar fi: monitorul, imprimanta, tastatura, mouse-ul etc. Calculatoarele portabile sunt calculatoare concepute pentru a putea fi transportate cu uşurinţă. Datorită performanţelor la care au ajuns, unele dintre acestea pot înlocui calculatoarelor obişnuite în activitatea curentă. Tipurile de calculatoare portabile sunt: • laptop • ultra-uşoare • de buzunar (se mai numesc Poket PC-uri, Palm-uri sau PDA-uri - personal digital assistant) Echipamentele periferice • Tastatura este un dispozitiv (similar maşinii de scris tradiţionale) utilizat pentru introducerea datelor. Un rol similar îl are şi mouse-ul. • Monitorul este principalul dispozitiv pentru prezentarea informaţiilor. • Imprimantele sunt folosite pentru a tipări pe hârtie informaţiile de pe calculator. Reţele
  8. 8. Rolul reţelelor Independent, calculatoarele pot realiza aproape orice, însă dacă resursele lor sunt folosite în comun, calculatoarele devin mult mai eficiente. Spre exemplu, toate calculatoarele dintr-un birou pot fi conectate la o singură imprimantă, economisindu-se astfel costul de achiziţie pentru numeroase imprimante. Ca atare, principalul scop al reţelelor de calculatoare este de a face posibilă utilizarea în comun a resurselor. Aceste resurse sunt foarte diverse: imprimantă, scanner, spaţiu de stocare pentru fişiere, dar şi informaţii. Structura Din punctul de vedere al partajării resurselor, calculatoarele dintr-o reţea tradiţională se împart în servere, care oferă („servesc") resursele, respectiv clienţi, care le folosesc. Alternativa la reţelele Client-Server o reprezintă reţelele P2P (Peer-to-Peer), în care calculatoarele au acelaşi rol. Apariţia lor a fost simultană cu dezvoltarea aplicaţiilor cum ar fi Napster, însă mschimbul de fişiere. Transmisia datelor în reţele Principalele canale utilizate pentru transmisia datelor în reţele sunt: • Linii telefonice (inclusiv ISDN); • Cablu coaxial - în trecut cel mai folosit era cablul coaxial (foarte asemănător cu cel de la antena TV), însă în ultima vreme, standardul de facto a devenit cablul UTP (Unshielded Twisted Pairs); • Fibra optică - permite obţinerea unor capacităţi mult mai mari pentru transmiterea datelor, fiind folosită în general între nodurile importante din reţea sau între reţele; • Satelit – pe acelaşi principiu ca semnalul TV transmis prin satelit; • Wireless (WLAN sau Wi-Fi) - deşi este cea mai recentă metodă de conectare, a cunoscut în ultimii ani o creştere fără precedent a popularităţii. Această popularitate se datorează chiar principalei sale caracteristici: lipsa cablurilor. Tipuri de reţele După amploare/întindere, reţelele pot fi:
  9. 9. • LAN (Local Area Network) – reţele locale, ce se limitează la aria unui departament, a unei clădiri, la campusul unei şcoli/universităţi, sau teritoriul unei întreprinderi. Sunt cele mai comune reţele şi de obicei nu depăşesc câteva sute de metri pătraţi. • MAN (Metropolitan Area Network) – reţele mai extinse, ce acoperă aria unei localităţi/metropole, interconectând LAN-urile din acea localitate. O parte dintre aceste reţele sunt iniţiate şi gestionate de către administraţia publică locală. • WAN (Wide Area Network) – reţele ce acoperă o arie şi mai extinsă, cum ar fi o ţară sau un continent. • GAN (Global Area Network) – reţeaua globala, Internetul. După tipul de utilizatori ţintă, se disting trei categorii de reţele: • Internet • Intranet • Extranet Internet Internetul este o reţea globală de calculatoare conectate între ele pentru a pune în comun informaţii şi alte resurse. Orice calculator conectat la Internet poate să comunice cu orice alt calculator legat la Internet, astfel încât Internetul poate fi vizualizat ca o reţea uriaşă alcătuită din milioane de reţele de calculatoare din întreaga lume (LAN +MAN +WAN). O reţea este formată din calculatoare care au rol de client şi calculatoare cu rol de server (arhitectura client-server). Un server este un calculator care furnizează servicii, cum ar fi distribuirea e-mail-urilor sau a paginilor Web, în timp ce clientul este un calculator care se conectează la server pentru a solicita şi primi informaţii de la acesta sau pentru a accesa resursele disponibile acolo. Fiecare calculator conectat la Internet are atribuit un număr unic de identificare, care reprezintă adresa Internet. Deoarece utilizatorul reţine mai greu un număr, acesta este dublat de un nume, cunoscut ca nume de domeniu. De exemplu, pentru site-ul Primăriei Bucureşti veţi obţine acelaşi rezultat daca veţi scrie în bara de adrese din browser 193.231.239.1 sau www.pmb.ro Internetul este o reţea descentralizată, în sensul că nu există o instituţie sau un stat care să îl deţină sau să îi guverneze funcţionarea. Susţinerea financiară şi logistică se realizează de către companiile care îl accesează, iar administrarea sa din punct de vedere tehnic este supravegheată de un comitet numit ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers).
  10. 10. Datorită faptului că în principiu oricine din lume se poate conecta la Internet fără restricţii, acesta este considerat ca fiind public. Intranet Intranetul este o reţea privată din interiorul unei firme sau instituţii, prin care se transmit documente, se permite accesul la baze de date, se asigură instruirea personalului şi comunicarea între angajaţi şi se distribuie software. Spre deosebire de Internet, reţeaua Intranet deserveşte numai personalul din cadrul organizaţiei şi de aceea este necesară implementarea unui sistem de parole prin care să asigure confidenţialitatea datelor. Calculatoarele din interiorul Intranetului nu sunt accesibile din exteriorul reţelei, însă pot accesa atât resursele interne cât şi resursele oferite de serverele din Internet. Acest lucru este posibil cu ajutorul unui dispozitiv numit firewall (nu există o traducere exactă în limba română, site-ul Microsoft5 îl denumeşte paravan de protecţie Internet). Extranet Extranetul este o extensie a reţelei Intranet care foloseşte tehnologia Internet pentru a conecta reţelele private Intranet ale unor organizaţii care doresc să colaboreze pentru a-şi partaja o resursă importantă - informaţia. Astfel, extranetul asigură structurarea informaţiilor pe trei niveluri: public, privat şi mixt. Organizarea datelor Fişiere şi Documente Toate informaţiile sunt păstrate (sau "salvate") în calculator sub forma de fişiere. Fişierele pot conţine diverse tipuri de date: text, imagini, sunete, video etc. În funcţie de tipul de date pe care le conţin, fişierele pot fi şi ele de mai multe feluri: documente (text, eventual completat cu tabele, grafice, imagini, etc.), imagini, fişiere audio, filme etc. Pentru o mai buna organizare a fişierelor pe disc, acestea sunt structurate în mod asemănător unei arhive tradiţionale, în dosare – numite "folder" (eng. folder) sau "director" (eng. directory). Foldere (directoare) Orice fişier este păstrat într-un folder sau director. Majoritatea discurilor au numeroase foldere, toate acestea putând conţine fişiere. Un folder poate conţine (pe lângă fişiere) şi alte foldere (acestea sunt adesea denumite sub-foldere, iar folder-ul în care sunt păstrate – folder părinte), iar acestea pot conţine la rândul lor alte sub-foldere, ajungându-se la multe nivele. Folder-ul principal, aflat în vârful acestei piramide, se numeşte "rădăcina" (eng. root folder).
  11. 11. Utilizatorii pot crea, muta sau şterge foldere în funcţie de nevoi. Majoritatea documentelor create în Windows sunt păstrate în folder-ul "My Documents", respectiv în sub-foldere ale acestuia. Buna organizare a fişierelor şi structurare a foldere-lor este foarte importantă pentru cei care lucrează cu multe documente. Toate aceste fişiere şi foldere sunt păstrate pe dispozitive de stocare (în majoritatea cazurilor "disc"-uri): în general, utilizatorul păstrează fişierele pe "hard-disk-ul" calculatorului, însă acestea pot fi stocate şi pe "dischete", CD, DVD etc. Dispozitive de stocare O importanţă deosebită în alegerea dispozitivelor de stocare o are capacitatea acestora (cantitatea de informaţie pe care o pot păstra). Cantitatea de informaţie se măsoară în „byte" (plural „bytes") – acesta corespunde în linii mari unui caracter de text (o literă, un număr, un semn de punctuaţie etc.). Multiplii byte- ului sunt descrişi în tabelul de mai jos: Denumire - Prescurtare - Dimensiune aproximativă* (bytes) Kilobyte - KB - 1.000 Megabyte - MB - 1.000.000 Gigabyte - GB - 1.000.000.000 * Notă: Dimensiunile sunt aproximative întrucât computerele lucrează cu puteri ale lui 2, astfel ca un kilobyte reprezintă de fapt 1,024 bytes, iar un megabyte reprezintă 1024 x 1024 bytes etc. (Termenii “folder” şi „director” sunt echivalenţi – pe parcursul acestui manual vom folosi termenul de folder (acest termen este folosit mai ales pentru sistemul de operare Windows, spre deosebire de „director” – folosit mai ales în sisteme de operare mai vechi, precum DOS)) (Un byte este la rândul său format din 8 biţi. Bit-ul este unitatea de bază în măsurarea cantităţii de informaţie, însă, datorită cantităţilor mari cu care se vehiculează de obicei, acesta este rar folosit.) Cele mai comune dispozitive de stocare: • Discheta (Floppy disk) - foarte des utilizată pentru păstrarea şi transferarea unor cantităţi mici de date.
  12. 12. • CD (compact disc) – a început sa înlocuiască discheta datorită capacitaţii de stocare superioare (vezi tabel). În prezent, cea mai mare parte a software-ului este distribuită pe CD. • DVD (Digital Video Device) – similar cu CD-ul, însă cu o capacitate de stocare mai mare. • Hard-disk – acesta este principalul dispozitiv de stocare pentru calculatoarele moderne. Hard-disk-urile au o capacitate de stocare superioară dispozitivelor mai sus menţionate, însă majoritatea sunt fixate în interiorul computerului, nepermiţând transportarea datelor. • Memorii flash Tip dispozitiv de stocare - Cantitate de informaţie stocata - Corespondent aproximativ Discheta - 1.44 MB - 720 pagini A4 CD - 650 MB - O mică bibliotecă DVD - 4.5 GB - Un film de lung metraj Hard-disk - 100GB - Peste 20 filme Pe lângă dispozitivele mai sus menţionate există numeroase altele, noi standarde fiind create continuu. Tipuri de software şi utilizarea lor legală Programele de calculator pot fi folosite pentru o serie de activităţi, uşurând munca de zi cu zi. Ele uşurează lucrul cu cantităţi mari de date, simplifica prelucrarea şi transferul informaţiilor, permit îmbinarea rapidă a informaţiilor de diferite feluri (text, imagine, sunet, animaţii) şi preiau o serie de sarcini repetitive. Tipuri de software Principalele categorii de software şi utilitatea lor sunt sintetizate în tabelul de mai jos, ele fiind prezentate în detaliu în capitolul următor. Sisteme de operare: • Pachete de programe de bază • Esenţiale pentru funcţionarea calculatorului • Interfaţa între calculator şi utilizator, respectiv între calculator şi aplicaţiile folosite.
  13. 13. Pachete de birotică • Pachete de aplicaţii care ajută utilizatorul în efectuarea sarcinilor obişnuite legate de munca de birou • Includ: editoare de text, programe de calcul tabelar, prezentări, baze de date, agendă. Editoare de text • redactarea de scrisori şi alte documente Calcul tabelar • lucrul cu tabele în general, tabele de date în special Baze de date • administrarea colecţiilor mari de date, cum ar fi informaţiile pentru evidenţa populaţiei Prezentări • crearea de prezentări ce pot fi tipărite sau proiectate, care să ajute susţinerea unor lecţii, discursuri etc. Agende • înlocuiesc agendele tradiţionale, • permit înregistrarea şi organizarea datelor de contact, întâlnirilor/şedinţelor, sarcinilor de îndeplinit Email • recepţionarea şi vizualizarea emailurilor, • compunerea şi transmiterea de noi mesaje, • organizarea mesajelor Browser Internet • navigarea pe Internet Grafică • crearea, scanarea, modificarea şi corectarea imaginilor (1 byte = 8 biţi = 23 biţi.)
  14. 14. (Există şi hard-disk-uri portabile, însă acestea sunt lente şi au dimensiuni mari, fiind rar utilizate.) (În prezent acestea pot avea capacităţi de stocare cuprinse între 8Mb şi 1 GB, putând pot fi scrise şi citite mai rapid decât alte medii de stocare, însă pentru sistemele de operare mai vechi pot apărea probleme de accesare.) Utilizarea legală a programelor pentru calculator Licenţa Licenţa este documentul prin care producătorul programului pentru calculator reglementează drepturile utilizatorului şi condiţiile de utilizare a programelor de calculator. Cu alte cuvinte, licenţa este contractul între titularul dreptului de autor şi utilizatorul legal al unui anumit program şi este singura probă legală pentru dreptul de folosire a produsului respectiv. La cumpărarea unui software, de fapt cumpăraţi dreptul de a utiliza respectivul program, cu anumite restricţii impuse de titularul drepturilor de autor. Aceste reguli sunt prevăzute în documentaţia care însoţeşte programul, în special în licenţă. Programele pentru calculator sunt strict protejate de Legea nr. 8/1996 privind dreptul de autor şi drepturile conexe, care garantează dreptul de autor asupra oricărei opere de creaţie intelectuală, inclusiv programele de calculator. Conform acestei legi, instalarea, stocarea, rularea sau executarea, afişarea ori transmiterea în reţea a unui program pentru calculator fără autorizarea titularului dreptului de autor (fără licenţă) reprezintă infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 1 la 4 ani sau cu amendă de la 100 de milioane de lei la 400 de milioane de lei. Încălcarea legii se poate realiza prin diferite utilizări neautorizate, cum ar fi: • Folosirea unei copii pentru care există licenţă pentru a instala un program pe mai multe calculatoare; • Copierea suporturilor licenţiate ale programelor în scopul instalării şi distribuţiei; • Beneficierea de oferte de actualizare fără a deţine o copie legală a versiunii care urmează să fie actualizată; • Folosirea neautorizată sau „împrumutarea" discurilor la locul de muncă sau în afara acestuia. • Descărcarea gratuită a software-ului de pe site-uri web pirat
  15. 15. • Transferul neautorizat de programe prin reţea Pe lângă sistemul de licenţe pentru software proprietar, care presupune plata dreptului de utilizare a programului pentru calculator, există şi alte tipuri de licenţiere, în care produsele pot fi instalate şi utilizate gratuit, permanent sau pentru o perioadă de timp determinată. Open source software sunt programe ale căror cod-sursă este accesibil în mod gratuit şi public, pentru uz public. În general există o indicaţie privind dreptul de autor care rămâne ataşată produsului software. Astfel, programatorul păstrează proprietatea/dreptul de autor asupra programului, dar utilizarea acestuia poate fi liberă, la fel ca şi dezvoltarea şi actualizarea sa. Open source nu înseamnă în mod necesar gratuit; caracteristica acestui tip de programe este accesul liber la codul-sursă.11 Software-ul liber12 (Free software) e caracterizat de libertatea acordată utilizatorilor săi de a-l utiliza, copia, distribui, studia, modifica şi îmbunătăţi. Astfel, utilizatorul are permisiunea de a redistribui copii, modificate sau nu, gratuit sau contra unei sume pentru costurile de desfacere, oricui, oriunde, fără a plăti pentru acest drept şi fără a fi necesară o notificare prealabilă în acest sens. Libertatea de a utiliza un program presupune că acesta să poată fi folosit de orice persoană sau organizaţie, pe orice tip de sistem computerizat, pentru orice formă de activitate şi fără a trebui să comunice aceasta autorului programului sau altei entităţi juridice. Totuşi, există şi anumite reguli acceptabile privind distribuirea de software liber, cum ar fi copyleft (regula potrivit căreia, prin redistribuirea software-ului, nu puteţi adăuga limitări libertăţilor fundamentale ale altor utilizatori). Această regulă nu contravine libertăţilor fundamentale, ci le protejează. Câteva dintre avantajele şi dezavantajele opţiunii pentru un tip sau altul de programe, ţinând cont în principal de necesităţile şi specificul activităţii administraţiei publice, sunt prezentate în acest tabel: Pentru programe proprietare – (ex. licenţe Winodws & Office de la Microsoft) • mai uşor de utilizat pentru nespecialişti, mai ales în format consolă • gradul de penetrare în rândul nespecialiştilor este mai mare, deci costurile de training sunt mai reduse • Interfaţă mai stabilă şi mai dezvoltată decât cele open-source (ex. Gnome Desktop) • număr de aplicaţii mai mare • asistenţă tehnică asigurată de către un furnizor mare şi cunoscut Pentru programe open-source – (ex. Linux, Open office)
  16. 16. • costul mult mai redus (gratuit sau foarte ieftin, chiar daca se socotesc cheltuielile conexe) • mai puţin vulnerabil la viruşi (sub 100 de viruşi pentru Linux, faţă de 60,000 în cazul reţelelor de tip Windows) • poate fi uşor îmbunătăţit şi adaptat • costuri reduse de întreţinere (actualizare, devirusare, reparare bug-uri) • aplicaţii mai stabile În practică pot fi întâlnite diverse noţiuni care caracterizează un program pentru calculator, a căror semnificaţie este diferită în ceea ce priveşte întinderea drepturilor de utilizare. Programele tip shareware („trial-ware") se pot obţine gratuit, pentru a le încerca pe o perioadă determinată (în general aproximativ 30 de zile pentru testare). Documentaţia programului indică de obicei cum se poate plăti şi înregistra după expirarea termenului de încercare, când utilizarea programului nu mai este legală şi în cazul în care nu se doreşte cumpărarea produsului este obligatorie dezinstalarea acestuia. Freeware – Programele tip freeware pot fi descărcate gratuit din Internet (cel mult se cere înregistrarea copiei instalată pe calculator). În aceasta categorie intră multe aplicaţii necesare pentru Internet (de ex. Microsoft Internet Explorer şi Mozilla Firefox13 ), utilitare, media etc. Abandonware – Acest termen arată că respectivele programe pot fi utilizate în mod gratuit, fără nici o restricţie, întrucât producătorii acestora au abandonat drepturile de autor protejate de lege. În general, aceste programe sunt versiuni mai vechi care nu au mai putut fi actualizate dar sunt funcţionabile14 . Actualizări (Update) – Acest termen desemnează actualizarea unui program existent pe calculator (de ex. Windows 9x , Microsoft Office, Norton Antivirus, etc.) , care se face în mod automat prin conectarea la site-ul producătorului. Activitatea de actualizare se poate face manual sau automat (în funcţie de setare şi opţiunea dumneavoastră) şi presupune existenţa unei versiuni legale a programului instalat. Demo – reprezintă, aşa cum sugerează numele, o versiune de demonstraţie a performanţelor unui anumit program. Acesta poate fi descărcat în mod gratuit şi este destinat familiarizării utilizatorului cu produsul respectiv. Cu toate acestea, în general nu sunt puse la dispoziţie toate opţiunile de utilizare ale programului; pentru a beneficia de acestea, este necesară achiziţionarea versiunii integrale (full version). Utilizarea calculatorului Acest capitol descrie utilitatea calculatorului pentru activitatea funcţionarului public, fiind structurat pe două componente: aplicaţiile software şi Internetul. Sunt prezentate
  17. 17. principalele aplicaţii disponibile şi modul în care acestea pot contribui la sporirea eficienţei. Software Sistemul de operare Sistemul de operare reprezintă un pachet de programe de bază, necesare pentru funcţionarea calculatorului, pachet care formează interfaţa între calculator şi utilizator, respectiv între computer şi aplicaţiile folosite. Fără un sistem de operare, calculatorul este practic inutilizabil – ca atare, pentru a putea folosi calculatorul, trebuie pornit întâi sistemul de operare – pornirea acestuia se face în general automat de către calculator. Scopul principal al Sistemelor de Operare este de a facilita utilizarea calculatorului şi de a asigura utilizarea eficienta a resurselor acestuia. Sistemul de operare îndeplineşte mai multe roluri: • oferă o interfaţă între utilizator şi calculator, respectiv între diversele aplicaţii şi calculator; • coordonează programele folosite; • administrează alocarea resurselor calculatorului între diversele aplicaţii. Principalele sisteme de operare folosite în prezent sunt: • Windows (cu versiunile Windows 3.1, Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000, Windows XP) • Linux (cu versiunile Mandrake Linux, RedHat Linux, SuSE Linux, Salckware Linux, Caldera Linux, Corel Linux, Debian Linux) • Apple Macintosh – pentru computere Apple (cu versiunile Mac OS 8, Mac OS 9, Mac OS 10) • Unix – folosit mai ales pentru servere şi reţele de calculatoare Pachete de birotică Pachetele de birotică sunt colecţii de aplicaţii care ajută utilizatorul în efectuarea sarcinilor obişnuite legate de munca de birou. Principalele tipuri de aplicaţii incluse sunt detaliate mai jos:
  18. 18. • Editoare de text, • Calcul tabelar, • Prezentări, • Baze de date, • Agendă. Principalele pachete de birotică folosite în prezent sunt: • Microsoft Office • Open Office • Lotus SmartSuite • Corel Word Perfect Office Editoare de text Editoarele de text sunt programe utilizate pentru redactarea şi tipărirea de scrisori şi alte documente. Tipuri de documente: • Scrisori, faxuri, • Rapoarte, • Formulare, • Etichete pentru corespondenţă. Utilizarea editoarelor de text aduce numeroase avantaje, cum ar fi: • Manipularea uşoară a textului (scrierea, ştergerea, mutarea sau copierea unor pasaje de text) în cadrul aceluiaşi document sau între mai multe documente • Modificarea modului de prezentare al textului fără a-l rescrie • Urmărirea şi corectarea erorilor se face mai uşor (unele editoare chiar identifica erorile gramaticale sau de ortografie)
  19. 19. • Preluarea simplă a textelor în şi din alte documente; • Crearea automată de cataloage prin preluarea de date din alte documente; • Alinierea şi aşezarea în pagină se fac automat de către program; • Inserarea de imagini, grafice şi tabele; • Căutarea şi înlocuirea automată a unor pasaje de text; • Modificarea uşoară a formatului paginii (dimensiuni, margini, spaţiere, numerotare) Principalele editoare de text folosite în prezent sunt: • Microsoft Word • Open Office Writer • Corel WordPerfect • Lotus Word Pro Calcul tabelar Programele de calcul tabelar sunt utilizate pentru lucrul cu tabele, fiind adesea folosite pentru lucrul cu cifre. Utilizarea programelor de calcul tabelar prezintă următoarele avantaje: • Manipularea uşoară a datelor (introducerea, ştergerea, mutarea sau copierea) • Calcularea automata a unor rezultate pe baza datelor introduse (sume, procente, medii etc.) • Actualizarea automată a rezultatelor atunci când se modifică datele; • Modificarea modului de prezentare (ex: număr de zecimale), fără a fi necesară reintroducerea informaţiei • Preluarea simplă a datelor în şi din alte documente; • Alinierea şi aşezarea tabelelor; • Crearea şi actualizarea automata a graficelor/diagramelor;
  20. 20. Principalele editoare de text folosite în prezent sunt: • Microsoft Excel • Open Office Calc • Quattro Pro • Lotus 1-2-3 • Gnumeric • KSpread • Framework Baze de date Programele pentru gestiunea bazelor de date se folosesc pentru administrarea colecţiilor mari de date, cum ar fi informaţiile pentru evidenta populaţiei. Prin utilizarea unor fişiere structurate şi interconectarea datelor, acestea uşurează mult lucrul cu baze de date, însă presupun cunoştinţe mai avansate în domeniu. Principalele programe de gestiunea bazelor de date folosite în prezent sunt: • Microsoft Access • FoxPro • SQL (şi versiuni ale acestuia MySQL, PostgreSQL) • Oracle Prezentări Acest gen de programe sunt utilizate pentru crearea de prezentări bazate pe diapozitive, care sa ajute susţinerea unor discursuri, lecţii etc. Prezentările create pot include text, tabele, imagini, animaţii, precum şi un fond sonor – ele pot fi listate pentru a fi oferite pe hârtie, pot fi tipărite pe coli transparente pentru a fi folosite cu un retroproiector sau pot fi rulate direct de pe calculator (eventual cu folosirea unui videoproiector). Utilizarea programelor de prezentare aduce numeroase avantaje, cum ar fi: • Manipularea uşoară a textului (introducerea, ştergerea, mutarea sau copierea)
  21. 21. • Combinarea uşoară a textului cu elemente multimedia (imagini, sunet etc.) • Modificarea uşoară a modului de prezentare al textului (culoare, fond) • Preluarea simpla a datelor în şi din alte documente; • Crearea şi actualizarea automata a graficelor/diagramelor; Principalele programe de prezentare folosite în prezent sunt: • Microsoft PowerPoint • Harvard Graphics • Open Office Impress Agende Acestea sunt aplicaţii care înlocuiesc agendele tradiţionale, permiţând notarea şi organizarea datelor de contact (adrese, numere de telefon, fax, email), întâlnirilor /şedinţelor, sarcinilor de îndeplinit şi care permit luarea de notiţe. Utilitatea acestor programe este şi mai mare atunci când sunt utilizate în paralel cu o agenda electronică (Pocket PC, PDA, Palm) sau un telefon mobil din noua generaţie, care poate prelua aceste informaţii, oferind însă un plus de mobilitate. Principalele aplicaţii din aceasta categorie sunt: • Microsoft Outlook • IBM Lotus Organizer • Collabrio MyEvents (on-line: Collabrio MyEvents) • Marketcircle Daylite (pentru Macintosh) E-mail Aplicaţiile pentru gestionarea email-ului (numite adesea „client de email" – vezi mai jos şi capitolul despre reţele de tip client/server) permit recepţionarea şi vizualizarea emailurilor, compunerea şi transmiterea de noi mesaje, precum şi organizarea mesajelor în foldere şi sub-foldere. Majoritatea aplicaţiilor pot gestiona mai multe conturi de email simultan şi pot fi folosite de mai mulţi utilizatori în paralel.
  22. 22. Pentru a facilita lucrul cu emailurile, majoritatea aplicaţiilor au şi o componentă de agendă, oferind o componentă pentru gestionarea persoanelor de contact (cel puţin nume şi adrescomplete de agendă (ex: Microsoft Outlook). oferite în paralel cu un cont de e-mail gratuit (ex: Yahoo! Mail) Principalele aplicaţii din această categorie sunt: • Microsoft Outlook • IBM Lotus Notes • Netscape Messenger • Mozilla Thunderbird • Eudora • Pegasus Mail Aplicaţii on-line: • Yahoo! Mail (mail.yahoo.com) • Hotmail (www.hotmail.com) Browser Browser-ele sunt programele folosite pentru navigarea pe internet. Ele permit accesarea şi vizualizarea site-urilor, navigarea prin link-uri, descărcarea de fişiere de pe Internet etc. Principalele aplicaţii din această categorie sunt: • Microsoft Internet Explorer (inclus în Windows) • Netscape Communicator/Navigator • Mozilla Firefox15 • Avant Browser • Opera Grafică
  23. 23. Acestea sunt aplicaţii utilizate pentru crearea, scanarea, modificarea şi corectarea imaginilor. Ele sunt mai puţin folosite în activitatea de birou obişnuită, fiind însă importante în realizarea unor anunţuri, postere, publicaţii, cataloage, pagini de prezentare etc. Cele mai utilizate programe de grafică sunt: • Corel Draw • Adobe Photoshop • Macromedia Fireworks Internetul Reţeaua Internet a fost creată iniţial ca o uriaşă bază de date pentru a fi utilizată în scop ştiinţific şi educaţional. În acest sens, rolul predominant al reţelei Internet era cel de documentare şi de comunicare. Ulterior, datorită creşterii numărului de calculatoare conectate la Internet, a crescut şi numărul de site-uri ale diferitelor organizaţii care oferă conţinut informaţional, şi implicit numărul de vizitatori ai acestor site-uri, posibili consumatori de produse sau servicii. (Pentru o selecţie a instituţiilor administraţiei publice prezente pe Internet, v. Anexa 2 – Site-uri utile). În prezent, reţeaua Internet asigură mai multe servicii: 1. Informare, prin: • World Wide Web (WWW) - asemănător consultării unei biblioteci digitale16 • grupuri de ştiri (similare unor publicaţii periodice dedicate anumitor subiecte) 2. Comunicare, prin: • schimb de mesaje: • chat: prin conexiune directă, similară unei convorbiri telefonice, realizată prin intermediul unui program care permite conversaţia în timp real • poştă electronică (e-mail): legătură indirectă, similară unei expediţii poştale • grup de discuţii: prin schimbul de mesaje în interiorul unui grup (lista de discuţii, grupuri de ştiri) • conferinţă: prin conexiune directă şi simultană între mai mulţi utilizatori • transfer de date:
  24. 24. • serviciul FTP (File Transfer Protocol): permite transmiterea rapidă de fişiere • ataşarea de fişiere la mesajele trimise prin poşta electronică • descărcarea de pe Internet (download) prin www • reţelele punct-la-punct (peer-to-peer) care permit copierea de pe alte calculatoare, gratuit sau contra cost, a diferitelor fişiere Astfel, din punctul de vedere al relaţiei administraţie publică – cetăţean, Internetul devine un mijloc prin care se diseminează informaţiile, uşurând munca funcţionarilor publici legată de aplicarea legislaţiei privind accesului la informaţii publice.17 De altfel, există chiar o obligaţie legală pentru anumite autorităţi publice (între care primăriile, prefecturile, consiliile judeţene şi locale municipale şi orăşeneşti) de a-şi crea pagină web pe Internet prin care să ofere cetăţenilor informaţii şi servicii electronice. Căutarea în WEB Internetul poate fi considerat ca fiind cea mai mare bibliotecă disponibilă şi actualizată permanent. De aceea uneori găsirea informaţiei care ne este necesară poate fi dificilă. World Wide Web (WWW sau Web) reflectă chiar prin numele sau trăsăturile sale esenţiale : • este destinat căutării informaţiei în întregul Internet (world wide = în lumea întreagă) • foloseşte hipertextul pentru organizarea informaţiei, ceea ce face ca aceasta să apară ca o pânză de păianjen (web) permiţând navigarea cu uşurinţă de la o pagină la alta. Pentru regăsirea informaţiei în Web se pot folosi următoarele instrumente: • serviciul de navigare – browserul, care permite accesarea informaţiilor prin introducerea adresei de web a paginii (numită URL - Uniform Resource Locator - identificator standard al locului în care se găseşte resursa), sau prin urmărirea unei hiperlegături (en. hyperlink) dintr-un alt document (care conţine URL-ul paginii respective) • serviciul de căutare automată – prin: • instrumente de căutare (search tool) • instrumente de indexare (indexing tool) • motor de căutare (search engine)
  25. 25. Browserul permite, în general, efectuarea următoarelor operaţii: • navigarea printre paginile web şi vizualizarea lor • urmărirea legăturilor dintre documente care conţin hiperlegături • copierea informaţiilor din Internet pe propriul calculator • căutarea informaţiei în Internet • regăsirea rapidă a informaţiilor prin folosirea „semnelor de carte" („pagina favorită") şi a istoricului • accesarea altor servicii Internet: poşta electronică, mesagerie instantanee etc. Aşadar, browserul integrează accesul la mai multe servicii din Internet printr-o interfaţă accesibilă şi uşor de utilizat. O alternativă mai rapidă pentru „răsfoirea" paginilor web în căutarea informaţiei dorite este apelarea la un serviciu de căutare, adică un site web care conţine în general următoarele categorii de informaţii: • instrucţiuni care arată modul în care trebuie folosit serviciul • metoda prin care utilizatorul poate să propună un subiect pentru căutare Portalurile sunt site-uri specializate care îndeplinesc funcţia cataloagelor dintr-o bibliotecă. Aceste site-uri19 aranjează pe categorii sau domenii diverse site-uri existente în Internet şi le ordonează în funcţie de anumite criterii în cadrul categoriilor stabilite (pe subiecte, după popularitate, etc.). De multe ori, portalurile oferă şi alte servicii pe lângă cel de căutare (poştă electronică, ştiri etc.) Motoarele de căutare sunt site-uri care au rolul de a ajuta utilizatorul să găsească mai uşor şi mai direct informaţia în Internet. De cele mai multe ori, în cuprinsul unui site cu rol de căutare, se regăsesc ambele funcţionalităţi – indexare în catalog şi meniu de căutare. Motorul de căutare este în fapt o aplicaţie care „răsfoieşte" paginile web din Internet în căutarea cuvintelor sau frazelor cerute de utilizator. Pentru aceasta sunt folosite nişte programe automate care alcătuiesc liste de cuvinte din interiorul site-urilor. Rezultatele căutării sunt afişate în funcţie de relevanţa stabilită de motorul de Câteva sfaturi pentru o căutare eficientă: • Fiţi cât mai exact. Printr-o interogare precisă, se obţin mai puţine rezultate şi conţinutul relevant este mai uşor de găsit. De exemplu, dacă am căutat cuvântul
  26. 26. lege, am obţinut aproximativ 3.580.000 de rezultate. Pentru căutarea lege drept autor am obţinut 12.000de rezultate, în timp ce pentru fraza exactă "lege privind dreptul de autor" am obţinut 30 de rezultate. • Nu folosiţi cuvinte uzuale. Utilizaţi cuvinte cât mai adecvate subiectului căutat, altfel utilitarul de căutare va returna zeci de pagini web cu informaţii irelevante pentru dumneavoastră. Vezi diferenţa între 5.570.000 rezultate pentru masa şi 4.960pentru mijloace comunicare masa • Învăţaţi să adaptaţi interogarea. Dacă interogarea dumneavoastră returnează prea multe rezultate, restrângeţi aria de căutare. Dacă rezultatele returnate nu sunt suficiente, reformulaţi-o într-un mod mai general. Nu întotdeauna primele cuvinte -cheie sunt şi cele mai bune. • Folosiţi diferite forme ale cuvintelor. Puteţi utiliza diferite cuvinte care se referă la subiectul căutat pentru a obţine cât mai multe informaţii relevante pentru dumneavoastră • Folosiţi sinonimele. De exemplu, scrieţi şi „alergare" şi "jogging". Dacă folosiţi un utilitar de căutare care acceptă combinaţii de cuvinte - cheie, separaţi sinonimele prin cuvântul cheie OR • Folosiţi citate între ghilimele. În cazul când căutaţi o anumită frază sau un titlu, plasaţi-le între ghilimele (de ex. „Internet pentru începători") în formularul utilitarului de căutare • .Folosiţi majuscule atunci când este necesar. Majoritatea directoarelor şi indexurilor de căutare fac diferenţa între literele mici şi literele mari din şirul de caractere căutat. Dacă textul introdus conţine numai litere mici, utilitarul de căutare va identifica numai textul scris fie cu litere mari, fie cu litere mici. În cazul în care scrieţi şi o litera mare, utilitarul de căutare presupune ca aceasta are o semnificaţie specială şi va afişa numai rezultatele care corespund exact şirului respectiv. • Aflaţi secretele utilitarului de căutare folosit. Unele utilitare de căutare oferă facilităţi speciale prin care conţinutul relevant poate fi găsit mai uşor. (Trebuie avut în vedere faptul că informaţia publicată pe Internet poate avea surse dintre cele mai variate (e posibil ca unele dintre aceste surse să fie mai puţin demne de încredere) şi ca atare informaţia astfel obţinută trebuie privită cu o oarecare rezervă.) Alegerea paginilor web favorite Pentru a accesa direct paginile web care au o importanţă deosebită, fără a mai fi nevoie să navigaţi prin paginile site-urilor respective, este recomandabil să utilizaţi opţiunea de „pagini favorite" din browser. Astfel, atunci când în cursul navigării pe Internet descoperiţi o pagină interesantă, o puteţi adăuga la meniul „Favorites". Aranjarea adreselor se poate face oricând beneficiind de opţiunea „Organize Favorites". Păstrarea evidenţei paginilor web vizitate În momentul vizitării unui site în cursul navigării pe Internet, adresa acestuia este salvată automat în meniul „History" din browser. Aici se regăseşte un istoric al tuturor site-urilor
  27. 27. vizitate în decursul ultimelor 3 săptămâni, sub forma unei liste alfabetice. Pentru săptămâna în curs evidenţa este ţinută pe zile. Meniul oferă posibilitatea vizualizării adreselor după dată, alfabetic sau după numărul de accesări. Totodată se poate căuta în cadrul site-urilor vizitate după cuvinte-cheie. Salvarea paginilor web Salvarea paginilor web permite păstrarea acestora pe hard-disk pentru o perioadă mai îndelungată, astfel încât acestea pot fi accesate chiar şi fără conectare la Internet. Salvarea se poate face în următoarele moduri: 1. Web Page, complete (pagina web completă): Pagina este salvată integral, cu formatarea originală a paginii. 2. Web Archive, single file (pagina ca arhivă, într-un singur fişier): Pagina web este salvată complet într-un fişier arhivat. Această modalitate nu este disponibilă întotdeauna şi de aceea, dacă se doreşte o copie integrală a paginii originale, se recomdandă folosirea primului mod. 3. Web Page, HTML only (pagina web, doar conţinutul html): Acest mod salvează doar informaţia ca text din conţinutul paginii, cu tehnoredactarea originală, dar fără alt tip de fişiere (grafice, imagini, sunete). Fişierul are astfel o mărime redusă şi permite o vizualizare bună a textului pentru că este păstrată aşezarea iniţială în pagină. 4. Text File (fişier text): Este salvat numai conţinutul paginii în format text simplu, pierzându-se astfel formatarea originală. Fişierul ocupă foarte puţin spaţiu şi se foloseşte în special pentru salvarea paginilor cu conţinut predominant text, fără o formatare deosebită. Descărcarea de fişiere de pe Internet Spre deosebire de bibliotecă, unde materialele trebuie returnate, informaţiile găsite pe Internet pot fi salvate pe calculatorul propriu pentru a fi folosite ulterior ori de câte ori este nevoie. Majoritatea acestor fişiere pot fi descărcate gratuit. Pentru descărcarea unui astfel de fişier este necesar ca în fereastra numită „File Download" să se aleagă varianta salvării pe hard-disk („Save"), specificând totodată locaţia (folderul) şi numele fişierului. Poşta electronică (E-mail) Poşta electronică permite transmiterea electronică a mesajelor prin intermediul reţelei Internet, oferind utilizatorilor un serviciu rapid şi economic de trimiteri poştale.
  28. 28. Mesajul transmis ca e-mail este alcătuit dintr-un text scris căruia i se pot ataşa imagini şi sunete, fişiere cu programe sau alte tipuri de fişiere. Programele de poştă electronică oferă în general următoarele servicii: • redactarea mesajelor şi expedierea lor către unul sau mai mulţi destinatari cu ajutorul editorului de text încorporat • asigurarea confidenţialităţii mesajelor - prin diferite tehnici cum ar fi criptarea mesajelor, semnătură electronică, parolă de acces la cutia poştală etc. • primirea şi administrarea mesajelor (vizualizare, ştergere, arhivare, tipărire) • confirmarea expedierii mesajului • retransmiterea către alţi destinatari a mesajelor primite (forward) • completarea automată a adresei destinatarului în cazul răspunsului (reply) • recuperarea mesajelor şterse accidental • ataşarea automată a unei semnături • introducerea poreclelor (nicknames) în locul adreselor poştale • ataşarea de fişiere la mesaje • stabilirea nivelului de prioritate , astfel încât destinatarul este avertizat cu privire la urgenţa mesajului • administrarea agendei de adrese de poştă electronică (address book), inclusiv a informaţiilor suplimentare despre destinatar (ex. telefon, adresă fizică, etc.), cu posibilitatea de adăugare, ştergere şi modificare a informaţiilor • afişarea mesajelor după subiect, expeditor, dată, stare şi prioritate • căutarea mesajelor în cuprinsul cutiei poştale după cuvinte-cheie Fiecare utilizator de poştă electronică are o cutie poştală (mailbox), identificată printr-o adresă unică, pe care i se atribuie atunci când subscrie la un serviciu de poştă electronică. O adresă de e-mail este formată întotdeauna din două părţi separate între ele prin semnul @: <numele utilizatorului> @ <numele domeniului>, unde numele utilizatorului este cel ales sau atribuit, iar numele domeniului este adresa serverului.
  29. 29. În compunerea adresei de e-mail trebuie ţinut cont că unele programe de poştă electronică fac diferenţierea între minuscule şi majuscule, sau pot accepta sau nu alt tip de caractere decât cele alfanumerice (ex: ., -, _ etc.). Următoarele adrese sunt diferite! Ion.Popescu@pmb.ro ionpopescu@pmb.ro ion-popescu@pmb.ro ion_popescu@pmb.ro De modul cum este redactată adresa destinatarului depinde succesul expedierii unui mesaj – un singur caracter poate determina deturnarea mesajului către o altă adresă decât cea a persoanei vizată ca destinatar, sau poate duce la eşuarea transmiterii. În general, noile căsuţe poştale sunt predefinite cu un număr standard de directoare (dosare) ca de exemplu: Inbox (dosarul unde sosesc mesajele primite); Outbox (dosarul unde ajung mesajele compuse de dumneavoastră înainte de a fi expediate); Sent Items (dosarul unde ajung mesajele trimise de dumneavoastră); Deleted Items (dosarul unde ajung mesajele şterse de dumneavoastră un fel de Recycle Bin) şi Drafts (dosar unde se păstrează mesajele începute şi netrimise). În cele mai multe cazuri utilizatorii au posibilitatea de a-şi configura căsuţa poştală prin adăugare sau ştergere de fişiere. Listele de discuţii Listele de discuţii („mailing lists") reprezintă o formă din ce în ce mai populară de comunicare a informaţiilor. O astfel de listă conţine adresele de e-mail ale unor utilizatori interesaţi de domeniul în cauză. Un mesaj primit pe adresa listei este difuzat automat tuturor membrilor listei. Datorită faptului că cea mai mare parte a utilizatorilor Internet folosesc cu preponderenţă e-mail-ul şi datorită costurilor de conectare la Internet, a rezultat necesitatea organizării unor grupuri de discuţii între aceste milioane de utilizatori, grupuri care să se bazeze pe o distribuţie selectiva a e-mail-urilor. Astfel, un utilizator se poate abona (de obicei gratuit) la una din listele de discuţii din domeniul care îl interesează, urmând să primească zilnic (sau săptămânal - după cum decide) zeci de mesaje pe tema respectivă care reprezintă discuţiile din grup. Aceste mesaje pot fi citite, se pot păstra sau li se poate răspunde pe adresa privată ori pe adresa grupului continuându-se astfel discuţia . Listele de discuţii pot fi:
  30. 30. • axate pe informare (în care numai moderatorul sau proprietarul listei publică mesaje): lista de distribuţie pentru comunicatele şi informările trimise de Ministerul Comunicaţiilor şi Tehnologiei Informaţiei; • axate pe dezbateri (în care orice membru poate trimite mesaje la toată lista): de exemplu edro@yahoogroups.com – primul grup de discuţii românesc al celor interesaţi de e-democraţie şi guvernarea electronică. De obicei o listă de discuţii are o etichetă specifică ce apare în subiectul oricărui mesaj pentru a le diferenţia de celelalte. De exemplu lista Romania EU list (spaţiu de dezbatere şi de schimb de informaţii privind demersurile României de aderare la Uniunea Europeana şi oportunităţi de finanţare din surse ale Uniunii Europene) va avea ca subiect al mesajului: "[romania_eu_list] subiect mesaj" La abonare sau ulterior, utilizatorul are posibilitatea de a opta pentru primirea mesajelor normal (mesajele sunt primite pe măsură ce sunt expediate), digest (toate mesajele scrise într-o zi sau săptămână va vor veni într-un singur e-mail) sau web (citiţi mesajele pe web la adresa grupului, fără a le primi în cutia de poştă electronică). Majoritatea listelor de discuţii gratuite permit abonarea şi dezabonarea la lista respectivă prin trimiterea unui simplu e-mail gol (fără sa aibă ceva scris la subiect sau în corpul mesajului) la o adresă specifică. Forum Un forum de discuţii (pe scurt forum) este un grup de pagini web în care utilizatorii pot citi mesajele lăsate de ceilalţi în diverse categorii grupate pe subiecte de discuţie. Utilizatorii pot răspunde la mesajele altora, pe subiectele lansate de ei, sau pot trimite un mesaj pe un subiect cu totul nou, într-o categorie existentă, sau pot crea o nouă categorie. Spre deosebire de listele de discuţii, întreaga discuţie se poartă pe pagina web dedicată, fără a mai fi nevoie de serviciul de poştă electronică. Fiecare forum are un administrator/moderator care stabileşte regulile de postare şi drepturile utilizatorilor. Weblog (Blog) Cea mai nouă aplicaţie, care a dobândit rapid popularitate datorită uşurinţei de administrare, care nu presupune cunoştinţe de programare sau abilităţi speciale de utilizare a Internetului, este blog-ul: un fel de jurnal on-line, care poate conţine informaţii de orice tip, de la ştiri până la confesiuni personale. Blogul se prezintă ca o pagină web alcătuită în general din mesaje scrise, cu sau fără imagini, modificabile uşor şi aranjate cronologic. Serviciul este oferit în general gratuit şi utilizatorul este ghidat pas cu pas în administrarea site-ului său.
  31. 31. Grupurile de ştiri Grupurile de ştiri reprezintă largi sisteme de comunicare prin care persoane având diverse preocupări şi pasiuni schimbă informaţii, discută pe baza unor teme de interes general sau particular sau pun diferite întrebări. Majoritatea grupurilor de ştiri sunt distribuite în mari reţele de calculatoare şi sunt cunoscute sub numele generic de UseNet, (o prescurtare a cuvintelor Users Network - Reţeaua utilizatorilor), care în prezent au fost preluate de Google23 . Grupurile de ştiri au fost înlocuite treptat de listele de discuţii, care oferă mai multe facilităţi utilizatorilor. Categorii: 1. COMP - computere şi tehnica de calcul 2. MISC - diverse ( miscellaneous) 3. REC - petrecerea timpului liber 4. SCI - ştiinţifice 5. SOC - tematici de natura sociala 6. TALK - discuţii libere 7. NEWS - ştiri şi informaţii 8. ALT - subiecte alternative 9. BIZ - subiecte referitoare la afaceri Chat Acest serviciu realizează comunicarea în timp real prin intermediul mesajelor introduse de la tastatură. Mediul virtual de conversaţie poate fi un canal de comunicaţie („channel") sau o cameră de conversaţie („chat room") şi creându-se astfel un loc de întâlnire virtual unde mai mulţi utilizatori pot comunica simultan. Pentru acest tip de comunicare pot fi folosite mai multe servicii: • Internet Relay Chat (IRC) • WebChat • Multimedia De asemenea, serviciile de mesagerie instantanee (Yahoo Messenger24 , MSN25 etc.) funcţionează pe acelaşi principiu al comunicării în timp real a mesajelor scrise, având în plus avantajul alcătuirii proprii a grupului de utilizatori cu care se doreşte comunicarea. Când o persoană din listă devine disponibilă, adică intră în reţea, serviciul alertează utilizatorul şi permite contactul imediat între cei doi. De asemenea dispare problema mesajelor nedorite, iar formalismul mesajelor e-mail impus de asemănarea acestuia cu poşta clasică este mult diminuat.
  32. 32. Pe lângă comunicarea de mesaje scrise, au fost dezvoltate şi alte facilităţi pentru comunicarea în timp real, cum ar fi serviciile audio şi video, care oferă noi posibilităţi de lucru şi colaborare între angajaţi: • transmiterea vocii, către o altă persoană sau un grup, folosind de exemplu acelaşi serviciu de mesagerie instantanee şi un microfon ataşat calculatorului. • transmiterea de imagini în direct, către o persoană sau un grup de utilizatori, prin intermediul unei camere video ataşate calculatorului. Nu este obligatoriu ca cei care primesc transmisia să aibă la rândul lor cameră video. Totuşi dacă toţi utilizatorii posedă camere şi transmit imagini se poate realiza o videoconferinţă • transmiterea prin Internet a emisiunilor radio şi de televiziune • vizualizarea, analizarea şi editarea on-line a unui document de către un grup de utilizatori (serviciul whiteboard - planşetă electronică)-, , fără ca aceştia să se afle împreună fizic în acelaşi loc26. Serviciul poate oferi, pe lângă editare de text, şi editare grafică şi desen. FTP Este acronimul pentru File Transfer Protocol – Protocol de Transfer al Fişierelor. Popularitatea sa a scăzut în ultimii ani datorită succesului pe care l-a avut HTTP, prin care se pot transfera de asemenea fişiere. Browser-ele actuale sunt capabile să folosească şi FTP, aşa că pentru utilizator este foarte simplu să beneficieze de avantajele acestui protocol. FTP este o aplicaţie care foloseşte arhitectura client-server pentru transferul rapid de fişiere în Internet 27 şi este util mai ales în cazul fişierelor mari, de exemplu pentru realizarea unui site complex, cu conţinut informaţional bogat (texte lungi, imagini, etc.) Reţele punct-la-punct (peer-to-peer) Aplicaţiile peer-to-peer (prescurtat deseori P2P), reprezentate de DC++, MyTunes, FileSeeker, (iar în trecut Napster, Gnutella şi Freenet) au oferit utilizatorilor o cale intuitivă şi uşoară de a găsi şi a partaja resursele direct, fără a mai folosi servere web, de poştă electronică sau IRC, ci doar calculatoare client (peers). În prezent cea mai populară utilizare a aplicaţiilor P2P este aceea de a oferi şi a descărca fişiere. Administrarea eficientă a resurselor calculatorului Acest capitol prezintă o serie de concepte, reguli şi sfaturi destinate unei utilizări cât mai eficiente a calculatorului: • managementul informaţiilor şi documentelor (fişiere, structurare, legături favorite, arhive, copii de siguranţă, fluxul informaţional);
  33. 33. • disciplina (reguli de conduită, punctualitatea, folosirea calculatorului în scopuri personale etc.); • securitatea calculatorului (riscuri, programe utilitare şi sfaturi pentru evitarea riscurilor). Organizarea şi fluxul documentelor Administrarea documentelor salvate în calculator este similară administrării documentelor pe hârtie – documentele electronice pot fi organizate de asemenea în dosare şi apoi stocate în anumite locaţii. În cazul în care organizarea este deficitară, documentele se pot pierde – la fel ca şi hârtiile. De aceea este bine să luaţi în considerare următoarele sfaturi, indiferent dacă salvaţi documentele în calculatorul dumneavoastră (pe hard-disk) sau în reţea. (Este recomandat ca în fiecare instituţie să existe un set de reguli pentru managementul documentelor. Există numeroase aplicaţii care pot fi utile în acest sens, permiţând stocarea eficientă, organizarea şi regăsirea rapidă a documentelor – aspecte esenţiale pentru orice organizaţie care prelucrează un volum mare de informaţii.) Sfaturi utile 1. Folosiţi un sistem coerent de administrare şi denumire a fişierelor. (Este indicat să folosiţi denumiri relevante pentru conţinutul dosarelor (folderelor) şi să menţineţi acelaşi sistem de salvare a documentelor pentru a le găsi mai uşor (ex. „Adrese”, „Rapoarte”, etc.)) Astfel veţi găsi uşor documentele de care aveţi nevoie, atunci când aveţi nevoie. Evitaţi structurile prea stufoase – dacă aveţi nevoie să creaţi multe fişiere într-un director şi nu le puteţi vedea pe toate, ordonaţi-le alfabetic. Salvaţi separat fişierele cu documente şi fişierele cu programe! Astfel evitaţi să ştergeţi din greşeală documente atunci când instalaţi sau actualizaţi programe. 2. Folosiţi denumiri scurte şi concise – care vă ajută la vizualizarea întregii denumiri şi la o navigare mai uşoară în sistemul de fişiere, cum ar fi abrevieri sau denumiri comune. O altă metodă de a regăsi mai repede documentele este introducerea datei în denumire. 3. Separaţi lucrările în curs de cele terminate. Astfel reduceţi numărul de fişiere în care căutaţi un anumit document, precum şi cantitatea de date pe care să o arhivaţi. Este util ca lunar să mutaţi documentele şi fişierele cu care nu mai lucraţi în mod curent în altă locaţie sau să le arhivaţi. Fiţi selectivi în salvarea fişierelor! Nu salvaţi documente inutile (de ex. nu toate mesajele e-mail trebuie salvate). 4. Creaţi „scurtături". Dacă aveţi nevoie să accesaţi acelaşi document din locaţii/dosare diferite, în loc să creaţi copii ale aceluiaşi document puteţi crea o legătură directă către
  34. 34. acesta. Pentru a accesa imediat un anumit dosar puteţi crea o legătură directă către acesta pe desktop. Pentru a găsi un document la care aţi lucrat recent puteţi folosi directorul de documente recente din meniul start (My Recent Documents). Distribuirea informaţiilor În lucrul cu documentele, este important să avem mereu în vedere gradul de confidenţialitate al a acestora. Astfel, documentele publice trebuie să fie astfel distribuite/publicate încât să devină accesibile tuturor cetăţenilor, însă documentele confidenţiale trebuie stocate în aşa fel încât să nu poată fi accesate de către persoanele neavizate. O atenţie deosebită trebuie acordată informaţiilor confidenţiale distribuite în format electronic, întrucât acestea pot fi uşor multiplicate sau distribuite mai departe de către terţe persoane – este de preferat să se precizeze clar şi direct natura confidenţială a acestor documente pentru toţi destinatarii sau utilizatorii. Mesajele importante pot fi chiar criptate, dacă este cazul, iar documentele pot fi păstrate în foldere sau arhive protejate cu parolă, sau care pot fi accesate doar cu utilizarea unui eToken. (Mic dispozitiv hardware pe care utilizatorul îl poartă asupra sa şi care este necesar pentru accesarea anumitor fişiere/aplicaţii, asemenea unei parole.) Regăsirea informaţiilor Atât în cazul fluxului de documente pe hârtie cât şi în cazul celor electronice, este important să păstrăm referinţe despre autorii lor, expeditorii sau destinatarii cărora le-au fost trimise. Astfel, va fi întotdeauna uşor de aflat de unde provin anumite informaţii sau documente, respectiv cine a fost informat despre anumite schimbări. (Dacă acest lucru este realizat practic automat în cazul corespondenţei transmise prin e-mail, pentru scrisori şi documente este necesar să păstrăm o evidenţă specială, similară celei a programului e- mail.) Utilizarea calculatorului în scop personal Calculatorul de serviciu este o resursă a instituţiei destinată îndeplinirii sarcinilor de serviciu. De aceea este bine ca folosirea acestora în scop personal să situeze în limite decente şi să nu afecteze activitatea desfăşurată în mod curent. În acest sens este indicat să salvaţi toate documentele personale (inclusiv e-mail) în foldere separate. Nu abuzaţi ocupând spaţiul de stocare pe hard-disk cu fişiere mari (fotografii, muzică etc.) întrucât există riscul de bloca memoria calculatorului astfel încât programele necesare lucrărilor de serviciu să nu mai poată rula la parametrii optimi. Programele instalate pe calculatorul de serviciu sunt supuse prevederilor unor licenţe pentru respectarea cărora instituţia este responsabilă. De aceea nu copiaţi şi nu distribuiţi
  35. 35. aceste programe, întrucât este foarte posibil să încălcaţi limitele drepturilor acordate prin licenţă. Recomandările cu privire la corespondenţa purtată prin e-mail şi cele referitoare la securitate sunt direct aplicabile şi pentru mesajele şi documentele personale. De asemenea, având în vedere faptul că întreaga corespondenţă electronică utilizează acelaşi server, limitaţi-vă numărul mesajelor personale la strictul necesar, pentru a nu suprasolicita reţeaua. Evitaţi folosirea altor forme de comunicare electronică (cum ar fi chat sau mesagerie instantanee) în scopuri personale, întrucât aceste aplicaţii necesită utilizarea unui volum considerabil din fluxul de date transmise prin reţea. Nu accesaţi site-uri care pot avea un conţinut ilegal (de ex. programe fără licenţă legală) sau dăunător pentru calculator32 . Nu vă conectaţi la alte reţele (cum ar fi cele de tip peer- to-peer) decât cele stabilite prin configuraţia reţelei instituţiei. Este bine să reţineţi că orice mesaje transmise prin Internet neprotejate (adică fără a folosi o metodă de criptare a datelor) sunt comunicaţii nesigure din punctul de vedere al securităţii şi confidenţialităţii. Aşadar respectaţi cu stricteţe politica de confidenţialitate a informaţiilor de serviciu şi nivelul de acces stabilit pentru informaţiile stocate în fişiere şi nu transmiteţi sub nici o formă aceste informaţii persoanelor neautorizate. Orice operaţiune efectuată pe calculator, indiferent dacă este îndeplinită on-line sau nefiind conectat la Internet, este înregistrată ca „eveniment" într-un jurnal din memoria calculatorului (computer log). Mai mult, unele instituţii pot avea instalate programe speciale de monitorizare a utilizării de către un angajat a sistemelor informatice proprii. Aceste programe pot furniza informaţii despre programele accesate, fişierele utilizate, mesajele de poştă electronică trimise şi primite, site-urile de Internet vizitate etc. De aceea este bine să vă informaţi cu privire la regulamentul de utilizare a calculatorului, pentru a evita efectuarea de operaţiuni neadecvate şi totodată pentru a vă proteja sfera privată a relaţiilor de muncă33 . Organizarea e-mail-ului Gestionarea informaţiei Tehnologia ajută oamenii să comunice mai uşor, mai repede, în orice loc, dar poate fi în acelaşi timp o sursă de stres datorată avalanşei de informaţii cu care suntem copleşiţi. Dacă primiţi 100 şi trimiteţi 20 de e-mail-uri zilnic, cantitatea de informaţie devine copleşitoare şi pare aproape imposibil să-i faceţi faţă. În plus, o mare parte dintre aceste e-mail-uri sunt neimportante şi cu toate acestea ne răpesc o mare parte din timp, ajungând chiar să pierdem 1-2 ore pe zi doar răspunzând la e-mail-uri. În acest caz, e-mail-ul, în loc să ne ajute, ne opreşte din activităţile importante.
  36. 36. Cum putem gestiona e-mail-ul astfel încât să avem timp şi pentru celelalte activităţi zilnice? Un răspuns rapid ar fi: organizarea. Nu lăsaţi e-mail-urile să se adune în Inbox. identificaţi rapid e-mail-urile importante şi decideţi cum trebuiesc procesate. Organizare şi automatizare Pentru început, trebuie să sortaţi e-mail-urile pe care le primiţi, astfel încât să le puteţi identifica pe cele importante şi pe cele la care trebuie să răspundeţi. Inbox - reguli de bază: • În Inbox nu trebuie să se găsească decât e-mail-uri cu adresa dumneavoastră în To:(To: şi CC: reprezintă câmpurile cu adresa destinatarilor principali (TO) şi respectiv a destinatarilor secundari (CC), cărora li se trimite o copie a mesajului.) şi CC:.(Primul lucru care-l vedem când deschidem programul de e-mail este Inbox-ul. Prin natura umană, ochii noştri se vor opri asupra primului mesaj din Inbox. Vom fi tentaţi să-l citim, chiar dacă acesta este unul neimportant. Astfel vom pierde vremea cu mesaje pe care am putea să le citim mai târziu (de exemplu mesajele primite pe liste de distribuţie) sau chiar să le ignorăm.) Dacă numele Dvs. este într-unul din aceste două câmpuri, înseamnă că expeditorul a dorit să citiţi acest mesaj şi poate chiar să răspundeţi (mai ales dacă adresa Dvs. este în câmpul To:). • Mesajele trebuie să fie sortate după priorităţi. În ordine, veţi răspunde la mesajele primite de la: • Director, manager sau supervizor • Echipele şi proiectele la care lucraţi (trebuie să fiţi la curent cu evoluţia proiectelor şi să răspundeţi în timp util la solicitările colegilor de echipă). • Alte persoane. Suntem tentaţi să citim toate mesajele primite de pe listele de discuţii la care suntem abonaţi şi toate glumele primite de la prieteni. Este indicat să nu pierdeţi timp preţios cu acestea, sau măcar să amânaţi până la sfârşitul zilei când aţi terminat lucrurile importante. Altfel riscaţi să ajungeţi la ora prânzului şi să constataţi că nu aţi terminat de citit e-mail- urile. Din acest motiv, toate mesajele primite care nu corespund regulilor de mai sus nu au ce căuta în Inbox şi astfel nu veţi fi tentaţi să le examinaţi. Automatizarea sortării mesajelor Programele de e-mail ne ajută la sortarea mesajelor folosind reguli sau filtre şi, respectiv, diverse variante de vizualizare pentru mesaje. Reguli/filtre Trebuie să începeţi prin a crea o ierarhie de foldere pentru mesajele primite. Felul în care construiţi ierarhia depinde de preferinţele fiecăruia. În mod normal se creează un folder pentru fiecare proiect sau grup de persoane cu care corespondaţi şi câte un folder pentru
  37. 37. fiecare listă de discuţii (sau grup de liste cu tematică asemănătoare). Se creează de asemenea foldere în care veţi muta mesajele pentru arhivare. Trebuie create apoi regulile/filtrele pentru procesarea mesajelor. O astfel de regulă are următorul format: Dacă <regulă> (ex:e-mail-ul a fost trimis către o anume listă de distribuţie) Atunci mutare în folderul <specificat> (ex: folderul creat pentru respectiva listă de distribuţie) <Excepţie> (ex: dacă numele dumneavoastră este în caseta To sau CC). Vizualizare: culori şi etichete Pentru a identifica mai rapid ordinea în care trebuie să răspundeţi, unele programe de e- mail pot colora automat mesajele în funcţie de anumite criterii (spre exemplu, cele primite de la manager cu roşu, mesajele din partea echipei cu albastru etc.). Astfel, puteţi observa dintr-o privire dacă aveţi în Inbox mesaje importante sau dintr-o anumită categorie. Mesajelor de poştă electronică li se poate ataşa o etichetă pentru urmărire, pentru a simplifica clasificarea şi găsirea lor ulterioară. Unele programe de e-mail permit chiar vizualizarea doar a unei categorii de e-mail-uri, cum ar fi cele care corespund unei anume etichete, sau cele necitite. Procesarea e-mail-urilor După citirea unui e-mail, aveţi 4 variante principale de procesare: Răspundeţi : Răspundeţi la mesaj imediat sau îl lăsaţi în continuare în Inbox pentru a răspunde mai târziu. După ce aţi răspuns, mutaţi mesajul folderul corespunzător. Forward : Redirecţionaţi mesajul către alte persoane (dacă nu e problema dumneavoastră sau informaţiile îi interesează şi pe ei), după care mutaţi e-mail-ul din Inbox (la fel ca mai sus). Salvaţi în alt director : Salvaţi mesajul pentru referinţă ulterioară în alt folder. Puteţi crea etichete pentru urmărirea/regăsirea ulterioară a mesajului, iar unele programe de e-mail pot să reamintească de acest mesaj la o anumită dată. Ştergeţi : Ştergeţi mesajul, dacă nu este de interes. Când citiţi e-mail-ul? Acest lucru depinde foarte mult de natura muncii:
  38. 38. • Dacă este critic să răspundeţi rapid la toate mesajele (de exemplu lucraţi la departamentul de relaţii cu publicul sau de suport tehnic) atunci probabil că programul de e-mail va rula tot timpul şi va trebui să citiţi şi să răspundeţi imediat la toate mesajele primite. • Dacă activitatea dumneavoastră nu presupune răspunsuri imediate atunci, cel mai bine este să rezervaţi acestei activităţi o anumită perioadă a zilei (de exemplu la sfârşitul programului sau dimineaţa). Căutarea mesajelor Majoritatea programelor de e-mail actuale oferă facilităţi de căutare pentru a regăsi mesajele primite sau trimise anterior. Căutarea se poate face după diverse criterii: cuvinte cheie (din tot mesajul sau doar din câmpul de subiect), dată, importanţă, folosind etichetele (vezi mai sus) etc. Foldere de căutare Noile generaţii de programe de e-mail oferă o facilitate utilă pentru căutări frecvente. După realizarea unei căutări, rezultatele pot fi salvate sub forma unor foldere virtuale, numite „foldere de căutare", acestea putând fi menţinute „la zi", prin actualizări automate. Astfel, atunci când se doreşte reluarea căutării se va apela direct folderul de căutare, care conţine deja e-mail-urile căutate. Răspunsul automat (Autoresponder) Acesta este de fapt o opţiune care furnizează instantaneu un răspuns automat, de fiecare dată când se primeşte un mesaj. Astfel, persoana care a trimis un e-mail la adresa respectivă va primi în câteva minute răspunsul automat pe care l-aţi creat în autoresponder. În acelaşi timp, dumneavoastră veţi primi un e-mail de confirmare în care vor fi specificate: • adresa solicitantului • data şi ora la care a fost trimis mesajul • alte informaţii introduse în mesajul persoanei respective Înainte de instalarea unui autoresponder trebuie luate în considerare două aspecte: 1. Mesajul se va scrie folosind un editor text, ca de exemplu Windows Notepad sau Wordpad. Apoi, cu comenzile Copy şi Paste se va copia în formularul setat iniţial.
  39. 39. 2. În mesajul pre-format trebuie să nu existe mai mult de 60-70 de caractere pe linie, pentru a evita liniile prea lungi şi a putea fi citit mai uşor. Mesaje de eroare e-mail Atunci când mesajul electronic nu poate fi distribuit, expeditorul primeşte un mesaj automat în acest sens, mesaj care explică şi cauzele insuccesului. Exista trei motive obişnuite datorită cărora transmiterea poştei electronice eşuează: • sistemul de poştă electronică nu poate găsi serverul destinatarului – „Host unknown" (acest lucru înseamnă că domeniul din adresa destinatarului este inexistent); • destinatarul nu este cunoscut de acel server – „Unknown user" (domeniul este corect, dar pe serverul respectiv nu se afla un utilizator cu numele specificat în mesaj); (În ultima vreme au apărut o serie de viruşi care simulează mesajele de eroare de acest fel, cerând utilizatorului să deschidă fişierul ataşat, pentru detalii. Nu deschideţi ataşamentele acestor emailuri!) • Programul poate găsi atât serverul cât şi destinatarul, dar nu poate transmite mesajul. Iată câteva motive posibile: • reţeaua poate avea erori, făcând imposibil contactul cu sistemul aflat la distanţă; • sistemul aflat la distanţă poate fi „mort" (poate avea, de exemplu, probleme hardware); • sistemul aflat la distanţă poate fi greşit configurat. From: Mail Delivery Subsystem <MAILER-DAEMON@gov.ro> To: <ion.popescu@primarie.ro> Date: Sun, 9 Feb 2006 18:15:26 +0200 Subject: Returned mail: User unknown Cu toate acestea, faptul că nu primiţi un mesaj de eroare nu înseamnă obligatoriu că e- mail-ul a ajuns la destinatar. Este posibil să existe întârzieri în transmiterea datelor sau datorită unor erori în redactarea adresei destinatarului mesajul să ajungă la altcineva. De aceea este bine ca pentru mesajele importante să folosiţi opţiunea de confirmare de primire (care va indica faptul că mesajul a ajuns la serverul de e-mail al destinatarului) sau cea de confirmare de citire (prin care destinatarul confirma printr-un mesaj automat faptul că a citit e-mail-ul dumneavoastră)
  40. 40. Junk Mail şi evitarea sa Junk Mail (poştă inutilă/nedorită) reprezintă atât mesajele spam (a se vedea mai jos), cât şi alte mesaje nedorite, indiferent de natura lor (de exemplu, mesaje prin care se încearcă răspândirea de viruşi informatici – a se vedea mai jos secţiunea „Securitate", subsecţiunea „Viruşi") Spam şi junk mail Termenul de Spam este utilizat la nivel mondial pentru a desemna o categorie aparte de Junk Mail – mesajele electronice nesolicitate (de obicei având caracter comercial). (Din ce în ce mai multe state consideră acestă trimitere în sine o practică neacceptată. În România, Legea comerţului electronic, nr. 365/2002, prevede în alin. 1 al art. 6 că efectuarea de comunicări comerciale prin poşta electronică este interzisă, cu excepţia cazului în care destinatarul şi-a exprimat în prealabil consimţământul expres pentru a primi asemenea comunicări.) Principalele produse la care se face reclamă în aceste mesaje sunt: site-uri pornografice, programe de calculator, produse medicamentoase, conturi de cărţi de credit – majoritatea acestor mesaje sunt în engleza şi pot fi menite sa înşele consumatorul De asemenea, spam-ul mai promovează lucruri cum ar fi jocuri piramidale şi false propuneri de afaceri, cele mai celebre fiind „frauda nigeriană" („Stimate domn, am nevoie de bani de la dumneavoastră pentru a putea scoate 2 milioane de dolari care se află într-o bancă din Nigeria. În schimbul ajutorului acordat, veţi primi 40% din aceşti bani") şi „loteria" (mesaj prin care sunteţi anunţat că aţi câştigat la loterie o sumă mare şi vi se cer diverse date personale pentru a putea ridica acea sumă). Stoparea Junk Mail Un prim sfat pentru a ne feri de spam şi de efectele sale este să nu răspundem la aceste solicitări pentru a nu confirma astfel adresa de poştă electronică (multe astfel de mesaje sunt trimise la adrese neverificate în prealabil) şi să nu oferim date personale sau bani unor persoane necunoscute, oricât de tentante ar părea ofertele lor. Este de asemenea preferabil să nu deschidem ataşamentele mesajelor care par a fi „spam" sau care provin din surse nesigure. Programele de e-mail mai recente oferă diverse facilităţi pentru detectarea şi filtrarea mesajelor de tip „junk mail". (Există şi programe care se pot instala pe serverul instituţiei, blocând astfel junk mail-ul înainte ca acesta să ajungă la utilizator.) Aceste programe analizează e-mail-urile primite şi identifică mesajele cu mare probabilitate de a fi junk mail, permiţând apoi ştergerea lor sau mutarea într-un folder separat. În plus, se pot nominaliza expeditorii care trimit în mod constant junk mail, pentru a bloca mesajele provenite de la ei. De asemenea, se poate alege afişarea doar a mesajelor
  41. 41. provenite de la persoane cunoscute (acelea a căror adresa se regăseşte în agenda de adrese a programului). În cazul în care programul de e-mail nu are această facilitate, se pot folosi terţe programe care să filtreze poşta electronică. În ambele cazuri, este indicat să verificăm la câteva zile folderul în care au fost mutate mesajele „junk mail", pentru a recupera eventuale e-mail-uri care au fost greşit încadrate în această categorie. Arhivarea e-mail-urilor Este indicat să păstrăm e-mail-urile importante şi mai ales cele oficiale (la fel ca şi scrisorile oficiale) pentru eventuale activităţi conexe sau pentru cazul în care apar neînţelegeri ulterioare. Păstrarea acestora poate conduce la o acumulare de e-mail-uri care să îngreuneze munca sau chiar să încetinească programul de e-mail. De aceea, este indicat ca e-mail-urile mai vechi, care nu sunt revizuite des, să fie arhivate separat de e-mail-urile curente. Majoritatea programelor de e-mail oferă funcţii dedicate pentru arhivarea şi regăsirea mesajelor. Fişierele ce conţin arhive pot fi copiate şi pe un dispozitiv de stocare adiţional, pentru a avea o copie de siguranţă. În funcţie de numărul de e-mail-uri arhivate şi de dimensiunea fişierului, acest dispozitiv poate fi o dischetă, un CD etc. (a se vedea mai jos subcapitolul „Arhive şi copii de siguranţă" pentru detalii despre arhivare şi dispozitivele de stocare cele mai recomandate). Reguli de utilizare a corespondenţei electronice La fel cum există reguli de purtare a corespondenţei în interiorul unei instituţii, poate fi creat şi un regulament de utilizare a mesajelor electronice în corespondenţa de serviciu. Instituirea unei astfel de politici îndeplineşte două obiective: 1. Organizaţional: angajaţii sunt instruiţi cu privire la utilizarea adecvată a poştei electronice, ceea ce poate avea ca efect eficientizarea activităţii 2. Legal: conţinutul mesajelor electronice intră sub incidenţa legii la fel ca orice altă corespondenţă De aceea este util pentru instituţii să introducă astfel de instrucţiuni care se pot referi, între altele, la: • structura mesajelor electronice (astfel cum este detaliată mai jos) • desemnarea persoanelor care să primească copii ale mesajelor transmise (cc: şi bcc:)
  42. 42. • când şi cui i se redirecţionează anumite mesaje • utilizarea confirmărilor de livrare/citire şi soluţionarea erorilor de livrare • riscurile de securitate • folosirea adresei de e-mail în scop personal. Termenul de răspuns Poşta electronică este folosită în general atunci când se doreşte un răspuns rapid. De aceea este indicat ca fiecare e-mail să primească un răspuns în termen de două zile lucrătoare. Dacă răspunsul presupune o documentare mai amănunţită, o soluţie convenabilă este expedierea unui mesaj standard prin care încunoştinţaţi expeditorul de primirea mesajului şi îi comunicaţi termenul în care va primi răspunsul detaliat. Trebuie subliniat de asemenea că Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public prevede şi forma electronică drept modalitate de solicitare şi obţinere a acestor informaţii, iar termenele de răspuns sunt aceleaşi ca şi pentru solicitările clasice, respectiv 10 zile sau cel mult 30 de zile de la înregistrarea solicitării, în funcţie de dificultatea, complexitatea, volumul lucrărilor şi urgenţa solicitării. Recomandări utile pentru corespondenţa prin e-mail Este vorba de aspecte care nu sunt obligatorii, sau nu sunt soluţii la probleme de utilizare a e-mail-ului în sine, dar prin folosirea lor se câştigă timp, iar scrierea mesajelor va fi mai simplă: Destinatarul • Trimiteţi mesajul potrivit la adresa potrivită. Înainte de a trimite un mesaj, alegeţi cu atenţie adresa de destinaţie. Nu trimiteţi la adrese colective (care includ mai mulţi destinatari) mesaje destinate unuia singur dintre ei, ci scrieţi-i pe adresa personală. Dacă, dimpotrivă, răspunsul îi vizează pe toţi destinatarii mesajului iniţial, atunci transmiteţi mesajul către toate adresele vizate. Când scrieţi unei instituţii care are mai multe adrese de contact publice, asiguraţi-vă că, dintre adresele de e-mail ale instituţiei respective, adresa la care trimiteţi un mesaj este cea mai indicată pentru problema pe care o ridicaţi în mesaj. În felul acesta nu-i veţi deranja pe alţii cu mesajul dumneavoastră şi mesajul va ajunge mai sigur la destinaţie. Folosiţi câmpul cc: numai atunci când destinatarul trecut aici ştie motivul pentru care primeşte copia mesajului. • Evitaţi sa trimiteţi mesaje nesolicitate. – a se vedea mai sus secţiunea dedicată fenomenului spam
  43. 43. • Evitaţi redirecţionarea mesajelor nerelevante. Nu trimiteţi mai departe „scrisorile în lanţ" („chain-letters"), chiar dacă avertizează asupra unor viruşi periculoşi sau fac apeluri umanitare ori promit îmbogăţirea, mai ales dacă aceste mesaje conţin şi ataşamente. Majoritatea acestor mesaje intră în categoria de „hoax" (mesaje de dezinformare). Întrucât este foarte greu de aflat dacă informaţia este reală sau nu cel mai sigur este să ştergeţi mesajul respectiv. Subiectul • Găsiţi un subiect adecvat – daţi mesajului o denumire care să fie semnificativă atât pentru dumneavoastră cât şi pentru destinatar • Gestionaţi adecvat importanţa mesajelor. Nu folosiţi în exces opţiunea „high priority" sau atenţionarea de „urgent" sau „important" în cadrul subiectului, pentru că riscaţi să pierdeţi valoarea acestor opţiuni atunci când veţi avea nevoie în mod real de ele. Cuprinsul • Stabiliţi de la început formatul mesajului: culorile pentru fundal, mărimea şi culorile textului, sau - dacă nu vreţi prezentări speciale ale mesajului, alegeţi formatul text. În orice caz, formatele selectate trebuie să fie adecvate pentru textul scris. Alegeţi un format adecvat care să poată fi vizualizat cu uşurinţă de toţi utilizatorii (ex. html, rich text nu poate fi văzut de toţi). Evitaţi să aranjaţi textul în timp ce îl compuneţi – pentru economie de timp. Lăsaţi această operaţie pentru faza finală, după ce aţi scris tot textul. • Plasaţi adecvat răspunsurile dumneavoastră printre pasajele citate. Este bine să citaţi din mesajul primit pentru a-l ajuta pe destinatar să facă mai uşor legătura cu mesajul lui precedent. Cea mai indicată metodă este intercalarea răspunsului printre paragrafele din mesajul citat, astfel încât corespondentul va vedea imediat la care frază din mesajul său vă referiţi: Stimate(ă) Domn/Doamnă, Referitor la cererea dvs. vă comunicăm următoarele: > Doresc sa aflu dacă autoturismul Oltcit cu numărul XXXXX a fost radiat din circulaţie sau nu Primăria Capitalei nu deţine această informaţie. > şi unde mă pot adresa pentru a obţine un certificat în acest sens. Vă rugăm să vă adresaţi la Brigada de Poliţie Rutieră din str. Logofat Udrişte Năsturel, nr.9-15, sector 3.
  44. 44. Cu stimă, Ion Popescu – Biroul de relaţii publice • Răspundeţi tuturor întrebărilor adresate – Dacă nu răspundeţi tuturor întrebărilor din mesajul adresat, veţi primi în continuare alte mesaje referitoare la chestiunile rămase nelămurite, ceea ce consumă atât timpul dumneavoastră cât şi cel al corespondentului, şi poate crea totodată nemulţumiri. Puteţi preîntâmpina astfel de situaţii prin răspunsuri clare şi complete inclusiv la întrebări ce pot fi anticipate datorită legăturii strânse cu subiectul în cauză. • Evitaţi frazele lungi. Folosiţi paragrafe scurte şi spaţii între paragrafe, structuraţi ideile sau enumerările prin marcatori şi numerotări. Încercaţi să nu construiţi fraze mai lungi de 15-20 de cuvinte şi mesaje mai lungi de 5-6 paragrafe. Corespondenţa prin e-mail este destinată unei comunicări rapide, ceea ce determină un stil de redactare diferit de cel al scrisorilor clasice. • Nu copiaţi dintr-un mesaj sau alt document fără permisiune. Pe lângă faptul că este nepoliticos să faceţi publică o comunicare adresată exclusiv dumneavoastră, poate exista riscul să încălcaţi prevederi ale legislaţiei privind dreptul de autor în cazul în care nu cereţi în prealabil permisiunea pentru reproducerea textului respectiv. • Nu transmiteţi informaţii confidenţiale. Comunicarea prin e-mail este similară oricărei comunicări efectuate prin alte mijloace, astfel încât sunt aplicabile regulile referitoare la confidenţialitate. De asemenea, este util să inseraţi la sfârşitul mesajelor o notă prin care să specificaţi natura şi răspunderea pentru conţinutul mesajului. • Evitaţi sa scrieţi tot textul numai cu majuscule. Pe Internet, scrierea unui cuvânt numai cu litere mari este interpretată ca o scoatere în evidenţă a cuvântului, dar dacă scrieţi un text întreg aşa, este ca şi cum aţi striga. Este iritant pentru majoritatea utilizatorilor, deci scrieţi normal textul, chiar dacă sunteţi grăbit. Semnătura • Pregătiţi-vă o semnătura completă. Puteţi câştiga timp dacă vă definiţi o semnătura pe care să o ataşaţi rapid la mesaj. Când adăugaţi semnătura la un mesaj, ea va fi introdusa acolo unde se găseşte cursorul. Dacă nu vreţi ca destinatarul sa primească toate datele din semnătura, puteţi şterge pe loc din ele, dar oricum folosirea semnăturii predefinite vă scuteşte de scrierea aceloraşi date la fiecare mesaj. Semnătura este echivalentul unui antet la o scrisoare. Ea trebuie sa fie scurtă şi să nu includă date confidenţiale: Model de semnătură:
  45. 45. ================ <=O bară de separare , faţă de textul mesajului; Ion Popescu Director Executiv - Biroul Relaţii Publice Primăria Municipiului Bucureşti Bd. Regina Elisabeta nr. 47 sector 5 Tel. 305.55.00 e-mail: ion.popescu@pmb.ro ================ <=O bară de încheiere a semnăturii . Ataşamentele • Ataşaţi de la început fişierele pe care vreţi sa le trimiteţi odată cu mesajul. În felul acesta vă asiguraţi ca nu veţi uita să le ataşaţi la sfârşitul compunerii mesajului. • Nu abuzaţi trimiţând mesaje mari. Chiar dacă destinatarul poate primi uşor mesaje mari, acestea pot provoca dificultăţi (congestii de trafic) atunci când trec prin servere mai aglomerate sau cu performanţe mai slabe. • Comprimaţi fişierele într-un singur document arhivat. Dacă trebuie să ataşaţi mai multe fişiere este util să le arhivaţi intr-un singur document, folosind utilitare de arhivare cum ar fi WinZip, WinRAR, etc. • Nu transmiteţi ataşamente executabile. În general ataşamentele cu extensia .exe conţin viruşi şi de aceea sunt şterse automat de server. Dacă este absolut necesar să trimiteţi astfel de programe ca ataşament este bine să avertizaţi în prealabil destinatarul, pentru a fi sigur că mesajul este trimis într-adevăr de dumneavoastră şi este „curat" Reguli în listele de discuţii • Nu trimiteţi mesaje publicitare pe listă sau care nu se încadrează în subiectul propus iniţial • Nu utilizaţi adresele de e-mail aflate ca urmare a subscrierii la aceasta listă în scopuri comerciale sau ca sa enervaţi o altă persoană • Dacă deveniţi membru al unei liste folosiţi o săptămână sau două pentru a urmări discuţiile, tonul folosit şi abia apoi interveniţi dacă credeţi că aveţi ceva de spus • Evitaţi conversaţiile agresive şi discuţiile în contradictoriu dacă scapă de sub control, întrucât acestea sunt dezagreabile şi pentru ceilalţi participanţi la discuţii.
  46. 46. • Urmaţi indicaţiile care de obicei sunt primite o data cu înscrierea pe listă • Înainte de a trimite un mesaj gândiţi-va că el va ajunge la TOŢI membrii. Verificaţi cu atenţie adresa la care este trimis! De multe ori dacă se trimite un răspuns la un mesaj de pe o lista de discuţii, acesta va merge la toată lista şi nu numai la persoana care l-a trimis. • Nu citaţi din mesajul la care răspundeţi decât ceea ce este necesar pentru identificare • În momentul în care nu mai doriţi să primiţi mesaje de pe listă folosiţi adresa prin care puteţi părăsi grupul imediat şi pe care de obicei o găsiţi fie pe pagina grupului, în mesajul de întâmpinare fie în partea de jos al oricărui mesaj primit de pe lista de discuţii. Administrarea spaţiului pe disc Calculatorul de serviciu împreună cu echipamentele periferice fac parte din reţeaua instituţiei în care lucraţi şi sunt proprietatea acesteia. Pentru a le menţine în stare de funcţionare optimă este necesar să colaboraţi cu departamentul de tehnologia informaţiei pentru instalarea şi utilizarea corectă a programelor şi echipamentelor de lucru. În cazul în care instituţia nu are un astfel de departament, este bine să reţineţi şi să efectuaţi singuri câteva operaţiuni de rutină care vă pot ajuta să obţineţi un randament mai mare pentru lucrul cu calculatorul. Spaţiul pe disc Pe măsură ce folosim calculatorul, hard-disk-ul se umple din ce în ce mai mult cu fişiere vechi, neactualizate, dintre care multe au devenit neimportante sau chiar inutile şi care ocupă spaţiu. Pentru a asigura o utilizare optimă a spaţiului pe disc şi pentru a uşura organizarea şi regăsirea fişierelor, este recomandat să ştergeţi fişierele care nu mai sunt de folos. (Este în primul rând cazul fişierelor „temporare”, care sunt create de diverse programe în timpul lucrului şi care, după închiderea programului nu mai sunt necesare.) De asemenea, este recomandată arhivarea fişierelor vechi în locuri sigure, astfel încât acestea să poată fi regăsite cu uşurinţă ulterior. Instalarea şi dezinstalarea programelor În general programele sunt concepute în aşa manieră încât să fie uşor de instalat şi folosit. Cele mai multe procese sunt automatizate şi utilizatorul intervine doar pentru a indica funcţionalităţile de instalat sau folderul unde se salvează fişierele programului. Deşi procesele în sine nu sunt deloc complicate şi pot fi efectuate de orice utilizator, este bine să contactaţi în prealabil departamentul de IT pentru a evita probleme de compatibilitate cu programele celorlalte calculatoare din reţea şi cu alte programe specifice activităţii dumneavoastră.
  47. 47. Scanarea discului Pe parcursul utilizării calculatorului, datele stocate pe hard-disk sunt inscripţionate şi apoi şterse, ceea ce poate duce la un moment dat la erori de citirea datelor sau chiar la pierderea de informaţii. Pentru a reduce riscul apariţiei unor astfel de erori este recomandabil să se folosească utilitarul de scanare a hard-disk-ului, care controlează fişierele pentru a depista erorile şi a le repara dacă e posibil. Defragmentarea hard-disk-ului Prin instalarea programelor şi ulterior folosirea lor, spaţiului de pe hard-disk se umple cu date care sunt stocate în diverse porţiuni (partiţii), reducând astfel viteza de lucru. Pentru regruparea şi rearanjarea fişierelor în funcţie de programele de care aparţin, astfel încât acestea să fie accesate direct şi mai rapid, există un program utilitar de defragmentare a hard-disk-ului. Se recomandă efectuarea operaţiunii de defragmentare în mod regulat, mai ales în cazul în care se instalează şi se dezinstalează des programe complexe care ocupă mult spaţiu pe disc. Arhive şi copii de siguranţă Pentru a preveni orice pierdere de informaţii, datele importante de pe hard-disk trebuie arhivate periodic (această operaţie se numeşte „back-up") pe medii de stocare ce trebuie păstrate în condiţii de siguranţă (copii de siguranţă). Copiile de siguranţă pot fi păstrate pe CD, DVD sau chiar pe Web,. La momentul necesar (în cazul extrem în care se pierd datele respective de pe computer) se pot recupera aceste date de pe suportul ales. Alegerea suportului se va face deci în aşa fel încât să permită un acces rapid şi sigur la datele salvate (în cazul în care trebuie recuperate), cu un cost redus. În general, cea mai folosită metodă în prezent este salvarea datelor pe suporturi de tip CD-RW sau DVD+RW (reinscriptibile), pentru că acestea au o capacitate de stocare relativ mare, viteză de scriere/citire ridicată şi respectiv un cost scăzut al discurilor. Pentru cantităţi mici de date capacitatea dischetelor (1,44 MB) este suficientă. Depozitarea datelor se poate face şi pe Internet, fiind disponibile servicii specializate de stocare fie contra cost (de obicei pentru cantităţi mari de date), fie gratuit. Unele site-uri oferă şi servicii de management al documentelor (de ex. www.sanscarta.com). Pentru stocare temporară sau pentru cantităţi mici de date puteţi folosi servicii gratuite de tipYahoo Briefcase (http://briefcase.yahoo.com) sau cele de găzduire de site-uri (ex. www.home.ro).

×