1. 1
Handleiding
Hoe schrijven en controleren we de
tijd zonder stopwatch?
Tijd
registrerenencontroleren

2. 2
Werkendeweg je tijd boeken
Om de bedrijfsvoering goed te laten lopen van de organisatie, is
het van belang om op tijd facturen te verzenden. De facturen
zijn vaak voor een groot deel gebaseerd op basis van het werk
dat geleverd is. en dus de tijd die besteed is aan dat werk.
Het werk dat je uitvoert voor de klanten – of voor andere
activiteiten – ontstaat niet zo maar.
In veel gevallen wordt jouw bijdrage aan het traject van de klant
vooraf ingepland.
Op bepaalde dagen en bepaalde momenten wordt de zorg of de
begeleiding ingepland. Dat kan heel gedetailleerd zijn, zoals bij
het bieden van een groepsactiviteit of het lopen van een
zorgroute. Of het is globaal: in deze week moet er twee uur
individuele begeleiding geboden worden. We plannen het op
maandagmorgen maar kijk zelf maar in overleg met de klant
wanneer je het het best passend is. Door zo globaal te plannen
kunnen we wel goed sturen op budgetten en inhoud.
Vervolgens kan je volop aan de slag met de inhoud, maar hoef
je je over uren geen zorgen meer te maken.

3. 3
Werkendeweg je tijd boeken
Doordat je vanuit die planning (bijvoorbeeld vanuit het blauwe medewerkerportaal)
aangeeft dat je de activiteit hebt geleverd (waarbij je dan ook meteen inhoudelijk
rapporteert) – en eventueel de afwijkingen registreert – schrijf je automatisch al te tijd.
Eigenlijk geldt dan dat de planning al een heel groot deel van de registratie is.
Uiteraard pas je dit wel aan naar de werkelijke levering. Maar je hoeft slechts nog
alleen de afwijkingen door te geven. Voor het overige wordt jouw urenstaat al
automatisch gevuld en hoef je dus helemaal geen stopwatch meer bij te houden.

4. 4
Je weekstaat bekijken
Via je startpagina kom je bij je weekstaat. Alle uren die je zo
gaandeweg hebt geboekt, komen in de weekstaat bij elkaar.
Je ziet hier per week het aantal geboekte uren per klant, of het
aantal uur dat qua verlof is geschreven, of waar sprake is van
verzuim.
Wat nog wordt toegevoegd,
is de indirecte tijd.
Ook wordt er dan
weergegeven in één
oogopslag wat de verdeling
directe en indirecte tijd is
binnen het contract. Zodat
je snel kunt nagaan of je
voldoende uren hebt
geboekt.

5. 5
Uren bijboeken
Wanneer je dan ziet dat je te weinig uren hebt geboekt, dan is het van belang dat je je volledige werkdag verantwoord
en dit ook zoveel mogelijk doet op naam van de klant (declarabel). Zie je dat je op dagen nog uren mist?
Boek deze dan bij aan de rechterkant van je scherm. Kies voor het tabje ‘activiteit’ en kies de juiste klant.
Dit stukje rondom het
‘bijboeken’ wordt
binnenkort actief.
Je kunt hier naast
directe
(klantgebonden) tijd
ook indirecte
(organisatie-
gebonden) tijd kwijt.

6. 6
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.