Hulpmiddel2 instructie interne_audit

1. Hulpmiddel
Instructie Interne Audit Improvement Model
Ter voorbereiding op de aankomende externe audit.
Het eerste doel van de audit is om vast te stellen of de organisatie gereed is voor de audit Improvement Model.
Het tweede doel is vast te stellen of de invulling van de Improvement Wizard zo duidelijk mogelijk is, zodat een buitenstaander, of auditor dit (zo) gemakkelijk (mogelijk) kan
volgen.
De subdoelen zijn als volgt
1. Er is een interne audit op het volledige management systeem uitgevoerd en de verbeterpunten zijn opgepakt
2. Er is een directiebeoordeling opgesteld
3. Er is een nieuw werkplan opgesteld
4. De Improvement Wizard is volledig gevuld
5. Alle dossiers van klanten en medewerkers die anoniem moeten zijn, zijn als zodanig ingesteld
6. De Improvement Wizard voldoet aan de randvoorwaarden voor het starten van de audit
7. De auditoren hebben toegang tot de applicatie
8. Alle documentatie die nodig is aanwezig op de juiste plaats
9. Alle documentatie is consistent
10. De Improvement Wizard is consistent gevuld
11. De Improvement Wizard is kloppend gevuld op de rode draad
Hulpmiddel 2 Instructie Interne Audit2
1Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

2. 12. De kwaliteit van de dossiervoering is betrouwbaar gevuld
13. De voorwaardelijke eisen zijn betrouwbaar gevuld
14. De overige eisen zijn betrouwbaar gevuld
15. Alle indicatoren in de Improvement Wizard zijn duidelijk onderbouwd en toegelicht
16. De toelichting en onderbouwing is consistent met de documentatie van de organisatie
17. De auditplanning is bekend
18. Er zijn medewerkers beschikbaar die uitleg kunnen geven over documentatie en invulling van de Improvement Wizard conform het programma
2 Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

3. 1 2 3 4 5 6 7 8
1. Randvoorwaarden
1. Interne audit management systeem is uitgevoerd (volgens de checklist ‘inrichten management systeem langs de lat van de klant’)
2. Verbeterpunten uit deze interne audit zijn opgepakt
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
3Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

4. 1 2 3 4 5 6 7 8
3. Directiebeoordeling is opgesteld
4. Nieuw werkplan is opgesteld
5. Improvement Wizard is gevuld
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
4 Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

5. 1 2 3 4 5 6 7 8
6. Hierbij zijn 100% van de klantdossiers betrokken
7. Hierbij zijn 100% van de medewerkerdossiers betrokken
8. Van de betrokken klantdossiers zijn er meer dan de helft niet-geanonimiseerd
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
5Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

6. 1 2 3 4 5 6 7 8
9. Van de betrokken medewerkerdossiers zijn er meer dan de helft niet-geanonimiseerd
10. Alle hoofdstukken scoren meer dan 50%
11. Er zijn geen 0-scores op de indicatoren van de voorwaardelijke eisen
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
6 Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

7. 1 2 3 4 5 6 7 8
12. Auditoren hebben toegang, op basis van hun persoonlijke nummer, tot de applicatie
13. Menu’s voor de auditoren zijn volledig zichtbaar
14. Downloads van de bijlagen zijn beschikbaar gesteld, zodat de informatie uit de Improvement Wizard uitgelezen kan worden
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
7Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

8. 2. Documentatie
1. Is alle documentatie uit de checklist ‘inrichten langs de at van de klant’ is aanwezig
2. De documentatie is op de juiste plaats terug te vinden (zie de beschrijving bij het onderdeel kwaliteitsbeleid over de vindplaats van de verschillende soorten documenten)
1 2 3 4 5 6 7 8
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
8 Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

9. 1 2 3 4 5 6 7 8
3. Documentatie is consistent met elkaar; er worden geen tegenstrijdige gegevens verstrekt
VerbeterpuntenStatus
9Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

10. 1 2 3 4 5 6 7 8
3. Improvement Wizard – de rode draad
1. De indicatoren in de Improvement Wizard zijn consistent gevuld conform de rode draad
2. De uitkomsten op de 4 thema’s van de rode draad zijn kloppend en afgestemd op de achtergronden van de onderzoeksonderwerpen
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
10 Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

11. 1 2 3 4 5 6 7 8
3. Per indicator is er een passende toelichting toegevoegd
4. Per indicator is bewijslast geupload, danwel een verwijzing gemaakt naar de vindplaats
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
11Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

12. 1 2 3 4 5 6 7 8
4. Improvement Wizard – kwaliteit van de dossiers
2. Eventuele onvolkomenheden zijn gecorrigeerd
1. Er zijn afdoende steekproeven genomen in de dossiers op de verschillende indicatoren binnen dit onderdeel
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
12 Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

13. 1 2 3 4 5 6 7 8
3. Eventuele onvolkomenheden zijn bijgesteld qua weging, indien deze niet zijn gecorrigeerd
VerbeterpuntenStatus
13Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

14. 5. Improvement Wizard - voorwaardelijke eisen
1. Er zijn afdoende steekproeven genomen in de dossiers op de verschillende indicatoren binnen dit onderdeel
2. Eventuele onvolkomenheden zijn gecorrigeerd
1 2 3 4 5 6 7 8
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
14 Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

15. 3. Eventuele onvolkomenheden zijn bijgesteld qua weging, indien deze niet zijn gecorrigeerd
1 2 3 4 5 6 7 8
VerbeterpuntenStatus
15Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

16. 1. Er zijn afdoende steekproeven genomen in de dossiers op de verschillende indicatoren binnen dit onderdeel
2. Eventuele onvolkomenheden zijn gecorrigeerd
6. Improvement Wizard – overige eisen
1 2 3 4 5 6 7 8
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
16 Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

17. 3. Eventuele onvolkomenheden zijn bijgesteld qua weging, indien deze niet zijn gecorrigeerd
1 2 3 4 5 6 7 8
VerbeterpuntenStatus
17Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

18. 1. De reflectie van het bestuur of de directie is verwoord naar aanleiding van de uitkomsten uit de Improvement Wizard (na bijstelling van de scores op basis van
deze interne audit, indien van toepassing)
2. De doelen van de organisatie voor de komende periode zijn afgestemd op de verbeterpunten uit de Improvement Wizard
7. Reflectie van het bestuur
1 2 3 4 5 6 7 8
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
18 Hulpmiddel 2 | Instructie Interne Audit Improvement Model

19. 1. Er is vastgesteld dat er na het uitvoeren van de interne audit nog steeds aan de randvoorwaarden voldoet (de scores op alle hoofdstukken groter zijn dan 50%
en aan alle voorwaardelijke eisen is voldaan)
2. De externe auditor heeft inzage in de uitkomsten van deze interne audit
8. Randvoorwaarden - tenslotte
1 2 3 4 5 6 7 8
VerbeterpuntenStatus
VerbeterpuntenStatus
Stichting Beheer Improvement Model
Marktstraat 44a | 3925 JS Scherpenzeel | T: +31 (0) 33 277 99 77 | F: +31 (0) 33 277 99 70
Stichtingbim.nl | info@stichtingbim.nl
19