Kristianstads kommun, Nordic Intranet Summit 141124
•
0 likes•513 views
Presentation from Nordic Intranet Summit 141124 Kristianstads kommun Anders Sandin
Recommended
More Related Content
Similar to Kristianstads kommun, Nordic Intranet Summit 141124
Similar to Kristianstads kommun, Nordic Intranet Summit 141124 (20)
More from Nordic Intranet Summit
More from Nordic Intranet Summit (14)
Kristianstads kommun, Nordic Intranet Summit 141124
- 2. Kristianstads kommun Vi har 600 olika yrken – så gjorde vi ett personbaserat och effektivt intranät
- 3. Vision- och målsättning? • Effektivitet – spara tid: • Individ- roll och verksamhetsanpassat. • Enkelt hitta, söka och få information, oberoende var man är. • Kunskapsarena för alla: • Projekt- och kompetensgrupper. • Profilsidor • Kommentarer • Sänka tekniska trösklar: • Automatisk inloggning vid start av browser. • Bara ett lösenord att komma ihåg.
- 22. För redaktörerna - Rollanpassad kommunikation
- 23. För redaktörerna - Koppla dokument/ bilder till Sök.
- 24. § För redaktörerna - Styra titlar till roller - Styra startsida, verktyg och förvaltningsspecifik information.
- 25. Erfarenheter - projektet • Projektbudget – business case. • Avgränsa projektet och skapa rätt förväntningar vid lansering. • IT-avdelningen i hela processen. • Lär av de bästa - våga fatta beslut. • ”Verkligheten” kommer ikapp.
- 26. Erfarenheter – i drift • Kategoriser 600 yrken till 15 roller innebär att någon hamnar fel. • Gammal data i Personalsystemet kommer fram. • Intranätet är bara ett verktyg bland andra för våra kollegor.
- 27. Summering • Det går att göra ett effektivt, personligt intranät med 600 titlar. • Det tekniska (IT/system) och strukturella (menyn) förutsättningarna tar tid. • Våga fatta beslut, prova, mät och förbättra.
- 28. Kontakt
- 29. Leverantörer/referenser • Funka Nu – www.funkanu.com • Adeptic - http://www.adeptic.se/ • Sigma - http://sigma.se/ • EPiServer – www.episerver.se • Siteimprove – www.siteimprove.se
Editor's Notes
- Kristianstads kommun – information och förutsättningar för intranätet: Kristianstads kommun ligger i nordöstra Skåne. 1 h sydväst till Malmö, 1 h öster till Karlskrona. Bra på handboll, damfotboll, handel (Årets stadskärna 2014) mat och sprit (Absolut) och är i år 400 år. Kungen kom! Bred verksamhet över 9 förvaltningar/enskilda myndigheter (”dotterbolag”) med en kommuns breda uppdrag. Ca 6 500 kollegor - över 600 st olika titlar. Ca 300 st olika fysiska arbetsplatser. Vi är ett multi- internationellt företaget med mycket brett uppdrag. Vi slipper dock fundera på tidszoner och översättning till olika språk. Annars samma utmaningar. Lanserade nytt intranät i våras (våren 2014). Det gamla var från 2005 och vi vet vad som hänt med den tekniska utvecklingen och kundens krav sedan dess. Tekniska förutsättningar: Episerver 7 med Relatemodul - Adeptic sökmotor – Reponsive design (mobila enheter).
- Exempel på vision och mål. - Tid över till våra kärnuppgifter.
- Kostpaus – ge publiken tid för att orientera sig. Beskriv vad du ser – flöde, bild, meny osv. Hur användarvänligheten maximeras för en verksamhet med många olika yrkesroller: - Enkelt och tilltalande gränssnitt ”First impression” ”jag dömer inte, än…” Enkelt, funktionellt gränssnitt Ej informationstung – de hinner inte läsa. - En enkel meny/struktur - Individbaserat startsida baserad på Ett bra och utvecklat sök – information, tjänster och person. Ett längre flöde Sidorfot med funktionslänkar.
- Menystruktur – Övergripande: Effektiv meny/struktur Samarbete med Funkanu och ett 40 tal kommuner under några år. Prototyp avtestad på ca 1 800 personer – test, statistik och mätningar och justeringar gjorda för konkret koncept. T om nivå 3 är låst. Baserad på användaren, inte verksamheten. En form av handbok för användaren. Inga större förändringar än.
- Service och stöd i arbetet: Vanligaste menyfunktionen för användare. Menytrogna. Puffarna ska lyfta fram de huvudområden som eftersöks mest för färre klick.
- Personligt startsida/ett samlat nyhetsflöde baserat på: Roll 15 st (ca 600 yrken/titlar är matchade) – exempel: Chef, Kommunikatör och Administratör. Organisation – Förvaltning ner till avdelning beroende av behov. Fysisk arbetsplats (vissa utvalda) – De större t ex Rådhus Skåne med ca 450 kollegor. Alla kan lägga till fler tillhörigheter men inte ta bort sin grundtillhöriget. Grundläggande tillhörighet hämtas ifrån Personalsystemet och är låst. Ändringar måste ske via personalsystemet. Alla kan lägga till ytterligare roller, organisationer och arbetsplatser. Alla kan få allas information och nyheter. Skapar samhörighet och sänker trösklar. Vissa kollegor arbetar X % på en organisation och Y % i en annan – nu missar man inget. Görs via den personliga profilsidan.
- Filtrering av nyhetsflödet: - Förvaltning – styrd från Personalsystemet.
- Filtrering av nyhetsflödet: - Kommunikatör– styrd från Intranätet (egenutveckling)
- Väldigt lyckad kanal!
- Hur användarvänligheten maximeras för en verksamhet med många olika yrkesroller – fortsättning… Alla har en personlig profilsida där viss information hämtas från Personalsystem och AD. Alla kan uppdatera sin profil. Ger ett förbättrat sök.
- Alla kan uppdatera och lägga dit bild. Detta är frivilligt, även bilden. Enklare att hitta kollegor (speciellt för nyanställda – ca 600 – 800 per år) Alla förstår varför men få uppdaterar sin information och/eller läger upp profilbilder. Ett av de viktigaste kraven – att kunna söka på person. Ca 10 % har uppdaterat.
- Men se där – min kollega Cecilia (som sitter i publiken).
- Arbetsverktyg i högermenyn: Effektivitet – spara tid: Individ- roll och verksamhetsanpassat. Följer med på alla sidor (förutom arbetsgrupper)
- Två exempel på personliga Arbetsverktyg: Kollegor – lägger jag upp själv och har koppling till Lync/Outlookstatus. Verktyg – styr på roll där grundläggande är låsta till dig – du kan lägga till fler.
- Hur användarvänligheten maximeras för en verksamhet med många olika yrkesroller – fortsättning… Förvaltningsspecifik information (FSI) – beroende på vem du är och din tillhörighet visas olika sidor. Arbetskläder för vårdsperonal är inte den samma som för räddningstjänsten men alla kan nå alla andras information. Sparar ett klick… Berätta om kravet och hur det kom upp – behov.
- Projekt- och arbetsytor: Alla kan skapa projekt- och arbetsytor. De kan vara öppna, låsta och styrda på AD (PC konto). Diskussion och dokumentstöd. Syns i flödet på startsidan.
- Hur skapar jag ett projekt eller arbetsgrupp? Vi kan inte utbilda alla – enkelhet har varit nyckelord.
- Arbetsgruppen Kommunikatör: Forum Dokument Medlemmar Kommer i mitt flöde på startsidan
- I arbete med att få ett personaliserat måste man arbeta med det bakomliggande systemen.
- Bakomliggande regler: Låsta fält för publicering för redaktörer samt mindre grupp som publicerar. Sidor löper ut automatiskt.
- Erfarenheter - övergripande: Se till att du får tillräckligt med pengar i projektbudget – ett business case kan skapa möjligheter - Mät innan, mät efter och där efter löpande. Avgränsa vad projektet levererar – skapa rätt förväntningar. IT-avdelningen ska vara med i hela processen även i visions- och målbildsarbetet. Man är inte så unik som man tror i sina krav (använd och utnyttja andra inom området) - Lär av de bästa och våga fatta beslut (inte förstuide av förstuiden) Verksamhetens ”verklighet” kommer komma ikapp. Är t ex ledningen dålig på att kommunicera blir det inte bättre med ett nytt intranät – det är en annan process. -
- Summering: Det är nödvändigt att kategoriera/segmentera. Vi gör det externt, varför inte internt? Förväntningarna finns hos användarna och det vet att vi vet vem de är. Externt tänk för kund även internt. Gamla tekniska lösningar kommer påverka dina val. Ta med IT från början. Du kommer alltid ha strukturella frågor om vad som ska ligga var – finns inte alltid svar även om du provtryckt det med användargrupper. Våga fatta beslut – du behöver inte göra en förstuide av förstuiden. En mindre grupp kommer ge samma svar som en stor. Du kan kunskap – våga (och ändra sedan vid behov).