Taklimat MS ISO 9001:2008 SMTJB Oleh En Noraini bin Siis

1. 31 DISEMBER 2009 (KHAMIS) DEWAN SERI BESTARI SMTJB oleh Noraini bin Siis PQS SMTJB KURSUS PEMAHAMAN & PELAKSANAAN MS ISO 9001:2008 PENGAJARAN & PEMBELAJARAN SM TEKNIK JOHOR BAHRU

2. OBJEKTIF Di akhir Sesi Kursus ini, setiap Peserta Akan :- * MEMAHAMI KEPENTINGAN KUALITI * MEMAHAMI KONSEP SISTEM PENGURUSAN KUALITI * MELAKSANAKAN PROSES KERJA YANG BERKUALITI DEMI MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN

3. APA YANG PERLU ANDA LAKUKAN BERFIKIRAN POSITIF BERMATLAMAT FOKUS PENGLIBATAN TENANG

5. PIHAK PENGURUSAN & PEKERJA

6. ISO INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDIZATION VS

7. Pengenalan kepada ISO 9001:2008 Sistem Pengurusan Kualiti Certified Q

9. ACCREDITATION MARKS

10. Sumber Infrastruktur Sistem Asas Organisasi Q

11. Plan - Do - Check - Act P D C A Plan : Establish the objectives & processes necessary to deliver results in accordance with customer requirements & the organization's policies Do : Implement the processes Check : Monitor & Measure processes & product against policies, objectives & requirements for the product & report the results. Action : Take actions to continually improve process performance.

12. PRINSIP-PRINSIP SISTEM PENGURUSAN KUALITI

13. PRINSIP SISTEM PENGURUSAN KUALITI Berfokuskan Pelanggan Kepimpinan Penglibatan Pekerja Pendekatan Proses Pendekatan berSistem Dalam Pengurusan Penambaikan Berterusan Keputusan Berasaskan Fakta Perhubungan Dengan Pembekal P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8

14. Organisasi bergantung kepada pelanggan, oleh itu mereka hendaklah memahami keperluan pelanggan yang sedia ada dan pada masa akan datang, memenuhi keperluan pelanggan dan berusaha untuk melebihi jangkaan pelanggan WE OUR CUSTOMER 1. FOKUS PELANGGAN

15. Pengurusan yang bertindak sebagai ketua mewujudkan penyatuan antara tujuan dan matlamat sesuatu organisasi. Mereka hendaklah mewujudkan dan mengekalkan persekitaran dalaman yang sesuai untuk para pekerja supaya mereka dapat terlibat sepenuhnya dalam mencapai objektif-objektif organisasi. 2. KEPIMPINAN

16. Pekerja di semua peringkat adalah merupakan tonggak sesebuah organisasi dan penglibatan mereka sepenuhnya membolehkan keupayaan mereka digunakan untuk faedah-faedah organisasi. 3. PENGLIBATAN PEKERJA

17. Hasil yang dikehendaki dapat diperolehi dengan lebih efisien apabila sumber-sumber dan aktiviti yang berkaitan diurus sebagai suatu proses. OUTPUT INPUT PROSES 4. PENDEKATAN PROSES

18. Dengan mengenalpasti, memahami dan menguruskan sesuatu sistem untuk proses-proses yang berhubungkait bagi sesuatu objektif, ianya dapat menambahkan effisiensi dan efektifnya sesuatu organisasi. 5. PENDEKATAN SISTEM

19. ADMIN PK1` HEM PK KOKO GKMP GURU STAFS PROSES PEMBELAJARAN & PENGAJARAN PELANGGAN PENGETUA

20. Improvement Peningkatan Berterusan hendaklah dijadikan sebagai Objektif Tetap sesuatu organisasi. Plan Do Check Act 6. PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN

21. Keputusan yang efektif dibuat berdasarkan analisa sesuatu data/matlamat. 7.PENDEKATAN BERFAKTA DALAM MEMBUAT KEPUTUSAN

22. Sesuatu organisasi dan pembekal-pembekalnya adalah saling bergantung antara satu sama lain dan hubungan yang saling bermanfaat dapat mempertingkatkan keupayaan yang menguntungkan kedua-dua pihak. 8. HUBUNGAN SALING BERMANFAAT DENGAN PEMBEKAL

23. Keperluan ISO 9001:2008

24. SEKSYEN 1 SKOP

25. 1.1 Umum Semua keperluan ISO 9001:2008 adalah “Generik” dan bertujuan untuk digunakan oleh sebarang organisasi. Organisasi boleh mengecualikan keperluan ISO 9001:2008 sekiranya keperluan tersebut tidak bersesuaian kerana “Sifat Semulajadi Produk”

27. KLAUSA 2 “ RUJUKAN NORMATIF”

28. Rujukan dibuat kepada ISO 9000:2005 “ Sistem Pengurusan Kualiti - Asas dan Daftarkata”

29. KLAUSA 3 “ PERKATAAN & DEFINASI”

30. Produk (Product) boleh juga bermaksud “Perkhidmatan” (Service)

31. KLAUSA 4 “ SISTEM PENGURUSAN KUALITI”

32. KEPERLUAN AM (4.1) SISTEM PENGURUSAN KUALITI (4.0) KEPERLUAN DOKUMEN (4.2) Umum (4.2.1) Manual Kualiti (4.2.2) Kawalan Dokumen (4.2.3) Kawalan Rekod (4.2.4)

33. KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN FIZIKAL PERPUSTAKAAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KOLEJ KEDIAMAN URUSAN PEJABAT BENDAHARI KEPERLUAN PELANGGAN 1.10 PEPERIKSAAN KEPUASAN PELANGGAN 1.6 P E N G U R U S A N S U M B E R 1.5 PENGURUSAN REKOD PELAJAR 1.7 PENYEDIAAN INFRASTRUKTUR 1.8 PERANCANGAN PENGAJARAN 1.9 PELAKSANAAN PENGAJARAN KAWALAN KETIDAKAKURAN 1.11 PENILAIAN PERKHIDMATAN PENGAJARAN PEMANTAUAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN 1.12 PENILAIAN PENCAPAIAN PELAJAR MENEPATI KEPERLUAN YA 1.13 PENGIJAZAHAN PENGENALPASTIAN TAHAP PEMBELAJARAN PROSES SOKONGAN TIDAK 1.1 PELAN STRATEGIK 1.2 PEMBENTUKAN KURIKULUM 1.3 PENAWARAN KURSUS 1.4 PENDAFTARAN KURSUS PROSES PENGURUSAN PROSES TERAS MENEPATI KEPERLUAN TIDAK YA AUDIT DALAMAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN SEMAKAN PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN Pemetaan Proses

34. 4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI 4.2.1 Umum: Sistem Dokumentasi yang diperlukan ialah: a) Kenyataan bertulis mengenai Polisi Kualiti & Objektif-Objektif Kualiti. b) Manual Kualiti. c) Prosedur-Prosedur & Rekod-Rekod yang diperlukan oleh Standard ISO 9001. d) Dokumen-Dokumen & Rekod-Rekod yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perancangan,operasi dan kawalan yang efektif terhadap proses-proses.

36. STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI MANUAL KUALITI PROSEDUR-PROSEDUR DOKUMEN-DOKUMEN SOKONGAN BORANG/REKOD Level-1 Level-3 Level-2

47. PERMOHONAN PINDAAN DOKUMEN BORANG PINDAAN DOKUMEN 1. Jenis Dokumen: Manual Prosedur lain-lain ___________ 2. Butir-Butir Perubahan 3. Tujuan Peubahan diperlukan Pemohon: _________________ 4. Kelulusan Permohonan 5. Komen Ya Tidak Disahkan oleh: _______________

48. REKOD PINDAAN DOKUMEN

50. SENARAI EDARAN DOKUMEN No Nama Dokumen Kod Dokumen Isu/Semakan Tarikh Kuatkuasa

51. SALINAN TERKAWAL DAN TAK TERKAWAL SALINAN ASAL SALINAN TERKAWAL NO 1 SALINAN TERKAWAL NO 2 SALINAN TERKAWAL NO 3 SALINAN TAK TERKAWAL

52. BUKTI PENERIMAAN DOKUMEN

55. REKOD DOKUMEN LUAR

63. KLAUSA 5 “ TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN”

64. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (5.0) TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (5.1) FOKUS KPD PELANGGAN (5.2) DASAR KUALITI (5.3) PERANCANGAN (5.4) OBJEKTIF KUALITI (5.4.1) PERANCANGAN PENGURUSAN SISTEM KUALITI (5.4.2) TANGGUNGJAWAB, KUASA DAN KOMUNIKASI (5.5) TANGGUNGJAWAB & KUASA (5.5.1) WAKIL PENGURUSAN (5.5.2) KOMUNIKASI DALAMAN (5.5.3) KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (5.6) AM (5.6.1) KAJIAN SEMULA (5.6.2) HASIL KAJIAN SEMULA (5.6.3)

68. “ Overall Intentions And Direction Of An Organisation, Related To Quality As Formally Expressed By Top Management” POLISI KUALITI “ Niat dan Arahtuju Menyeluruh Organisasi berkaitan dengan Kualiti sebagaimana yang dinyatakan oleh Pihak Pengurusan Atasan”

71. CONTOH OBJEKTIF KUALITI

73. Perancangan Kualiti Polisi Kualiti Objektif Kualiti Strategi Pemasaran Strategi Operasi Strategi Kewangan Kemampuan Organisasi Suara Pelanggan

74. 5.5 TANGGUNGJAWAB, BIDANG KUASA DAN KOMUNIKASI Pihak atasan SMT mestilah memastikan yang Tanggungjawab (responsibilities) dan Bidang Kuasa (authorities) dinyatakan dan diberitahu/dihebahkan di dalam organisasi sekolah

75. CONTOH TANGGUNG JAWAB DAN BIDANG KUASA

81. PROSES SEMAKAN PENGURUSAN Semakan Pengurusan Permintaan Tindakan Pembetulan Rekod Semakan Pengurusan Objektif Kualiti Maklumbalas Pelanggan Audit Kualiti Dalaman Analisa Tindakan Pembetulan Perubahan Kepada Sistem Cadangan Peningkatan Pengumpulan Data, Analisa dan Persembahan Pencapaian Proses

82. KLAUSA 6 “ PENGURUSAN SUMBER”

84. 6.2 Sumber Manusia 6.2.1 Umum SMT mestilah memastikan anggotakerja yang hasil kerja mereka mempunyai kesan terhadap kepatuhan keperluan produk hendaklah kompeten berdasarkan pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian.

88. MENGURUS LATIHAN Kenalpasti Kecekapan yang diperlukan Analisa Keperluan Latihan Memberi Latihan Menilai Keberkesanan Latihan Rekod Latihan Pengambilan Pekerja Baru Rancang Latihan

89. 6.3 INFRASTRUKTUR Pengangkutan kedaibuku,kafeteria Perkhidmatn berkaitan Air, api, perkhidmatan kesihatan Bangunan, ruang kerja Peralatan untuk proses Pengajaran dan Pembelajaran Pihak Pengurusan perlu memastikan infrastruktur disediakan dan diselia untuk kepatuhan kualiti Maklumat Kesihatan Secara On-line Khidmat sokongan Bilik kuliah, makmal,perpustakaan, padang, bengkel LCD, Computer, bahan ujikaji

91. Pengajian Luar kampus Makmal-tidak merbahaya Bilik Kuliah selesa,selamat Tempat Kerja Persekitaran pembelajaran perlu diurus untuk menggalakan dan menghasilkan proses pembelajaran kondusif dan berkesan. 6.4 Persekitaran Kerja Kepelbagaian Persekitaran Pembelajaran

93. KLAUSA 7 “ REALISASI PERKHIDMATAN”

99. 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.1 Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan Organisasi mestilah menentukan: a) Tahap rekabentuk dan pembangunan, b) Aktiviti semakan, verifikasi dan validasi, c) Tanggungjawab dan bidangkuasa. Hubungkait antara kumpulan yang berbeza mesilah diurus bagi memastikan komunikasi yang berkesan dan serahan tanggungjawab. Kemaskini output perancangan mengikut perkembangan rekabentuk dan pembangunan

101. 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan Tentukan keperluan input dan pelihara record(4.2.4). Input termasuk : a) Keperluan Fungsi dan Prestasi b) Keperluan Undang-Undang tertentu c) Sekiranya bersesuaian, Maklumat daripada Rekabentuk Terdahulu d) Keperluan lain yang penting. Input hendaklah disemak kecukupannya. Keperluan ini mestilah lengkap dan tidak mengelirukan

106. Di dalam proses pembentukan program, semakan dan pertimbangan dilaksanakan pada setiap tahap untuk menentukan sama ada ianya memenuhi keperluan yang ditetapkan dan juga untuk mengenalpasti sebarang masalah dan tindakan susulan yang perlu diambil. Dokumen program disemak oleh: 1. Lembaga Pengajian 2. Jawatankuasa Kurikulum Universiti/Kolej 3. Senat 4. Lembaga Pengarah Universiti (LPU) 5.Kementerian Pengajian Tinggi/Kementerian Pelajaran Malaysia Semakan Rekabentuk dan Pembangunan di IP

107. 7.3.5 Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan Verifikasi mestilah dilaksanakan mengikut perancangan (7.3.1) bagi memastikan output memenuhi keperluan input .Rekod verifikasi dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4) 7.3.6 Validasi Rekabentuk dan Pembangunan Validasi mestilah dilakukan mengikut perancangan (7.3.1) bagi memastikan produk yang terhasil berupaya untuk memenuhi kehendak penggunaan yang spesifik, yang mana diketahui. Sekiranya praktik, validasi mestilah dilengkapkan sebelum penghantaran atau produk digunakan. Rekod validasi dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4).

108. Verifikasi Pembentukan Program/Kursus di IP Verifikasi dilakukan untuk memastikan bahawa program baru memenuhi objektif pembangunan program tersebut. Verifikasi dibuat oleh jawatankuasa dan pihak yang berkenaan seperti yang dinyatakan dalam Garis Panduan Akademik Universiti/Kolej. Dokumen cadangan program pengajian baru yang telah diluluskan oleh Senat, Lembaga Pengarah Universiti dan Badan Profesional dimajukan kepada Agensi Kerangka Kelayakan (MQA), Kementerian Pengajian Tinggi/KPM untuk kelulusan. Tanpa kelulusan daripada pihak tersebut, program baru tidak akan ditawarkan oleh pihak Universiti/Kolej

110. Dari semasa ke semasa, IP perlu mengkaji setiap kandungan kurikulum berdasarkan kepada : • Arahan pihak atasan • Pandangan /ulasan / komen pihak-pihak tertentu • Keperluan semasa Sekiranya terdapat perubahan dalam kurikulum tersebut, maklumat mengenai perubahan tersebut akan dimaklumkan kepada pihak-pihak yang berkenaan. Kawalan Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan di IP

111. Validasi (pengesahan) Pembentukan dan Pembangunan Program/kursus di IP IP perlulah menyemak program-program yang dilaksanakan untuk memastikan objektif program tercapai.

112. SEMAKAN REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN Proses VARIFIKASI VALIDASI Output Input Keperluan Pelanggan Produk REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN

116. PEROLEHAN Pemilihan Pembekal Senarai Induk Pembekal Dokumen Pembelian Pembelian Penerimaan Barangan Pemeriksaan Tindakan Pembetulan Penilaian Pembekal

122. 7.5.4: Hartamilik Pelanggan Organisasi hendaklah menjaga harta pelanggan ketika ianya berada dalam kawalan organisasi atau sedang digunakan oleh organisasi. NOTA: Hak milik pelanggan boleh merangkumi harta intelek dan data peribadi. Organisasi hendaklah menanda , mengesah , melindungi dan menjaga harta pelanggan yang disediakan untuk digunakan atau dijadikan sebahagian daripada produk. Sekiranya harta pelanggan hilang, rosak atau didapati tidak sesuai untuk digunakan, organisasi hendaklah melaporkan kepada pelanggan dan rekod-rekodnya dipelihara (lihat 4.2.4).

124. 7.5.5 Pemuliharaan Produk Organisasi hendaklah memulihara produk semasa dalam proses dan penghantaran ke destinasi yang ditetapkan bagi memastikan kepatuhan terhadap keperluan. Di mana sesuai, pemuliharaan ini hendaklah merangkumi pengenalan, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan dan perlindungan. Pemuliharaan hendaklah juga merangkumi komponen-komponen lain yang membentuk produk.

126. 7.6 Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran(P&P) Peralatan pengukuran mestilah: a)Tetukurkan atau divarsifikasi pada jangkamasa yang spesifik atau sebelum digunakan, dan yang mudahkesan ke peringkat antarabangsa atau kebangsaan.Sekiranya tiada standard, asas bagi tentukuran mesti direkodkan (4.2.4) b) Dilaraskan atau dilaraskan semula apabila perlu. c) Ada tanda pengenalan bagi menentukan status tentukuran. d) Dilindungi dari pelarasan yang tidak sah. e) Dikawal dari kerosakan semasa pengendalian, penyelenggaraan dan penyimpanan. Organisasi mestilah menentukan P&P yang akan dijalankan dan alatan P&P yang diperlukan bagi membuktikan kepatuhan produk terhadap kehendak yang telah ditetapkan. Organisasi mestilah mewujudkan proses untuk memastikan P&P boleh dijalankan secara konsisten dengan keperluan P&P. Organisasi mestilah menilai dan merekod kesahihan hasil pengukuran yang terdahulu apabila peralatan didapati tidak mematuhi keperluan Rekod mengenai hasil tentukuran dan pengesahan mestilah dipelihara (4.2.4) Apabila perisian komputer digunakan dalam P&P, keupayaan perisian untuk memenuhi keperluan penggunaan mestilah dipastikan. Ini mestilah dilakukan sebelum digunakan pada peringkat awal dan dipastikan semula apabila perlu

127. 8 . Pengukuran, Analisis & Penambaikan 8.1 Umum Organisasi mestilah merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan penambahbaikan yang diperlukan bagi : a) Mempamerkan kepatuhan keperluan produk b) Memastikan kepatuhan terhadap SPK c) Meningkatkan keberkesanan SPK secara berperingkat Ini mestilah termasuk penentuan kaedah-kaedah yang bersesuaian termasuk kaedah statistik dan tahap kegunaannya

135. 8.4 Analisa Data Tentukan, kumpul dan analisa data bagi mempamerkan kesesuaian dan keberkesanan SKP serta menilai keberkesanan peningkatan berperingkat SPK dapat dilaksanakan. Termasuk data yang terhasil daripada pemantuan dan pengukuran. d) Pembekal (7.4) a) Kepuasan pelanggan (8.2.1) b) Kepatuhan produk (8.2.4) C) Prestasi Proses (8.2.3) Tindakan penambahbaikan Thing to do ----------- ------------ ----------- dan produk (8.2.4)

137. 8.5 Penambahbaikan 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan Organisasi mestilah secara berperingkat meningkatkan keberkesanan SPK melalui penggunaan polisi kualiti, objektif kualiti, hasil audit, analisis data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta semakan pengurusan.

142. SISTEM PENGURUSAN KUALITI SM TEKNIK JOHOR BAHRU 2010

158. PROSEDUR KUALITI

159. PROSEDUR KUALITI

160. PROSEDUR KUALITI

164. Pengarah Wakil Pengurusan Pengurus Kualiti BPTV Semua Timb Pengarah Pengerusi Zon KPP Kanan JK Pasukan Petugas Kualiti

165. Pengarah BPTV Penasihat Timbalan Pengarah PAPTV Pengerusi KPP PKPTV Penyelaras Ahli Jawatan Kuasa

166. Pengetua TN HJ HAMSI BIN JAMHARI Penolong Kanan PN PHANG GEOK CHIN GKMP SAINS MATEMATIK NORAINI BIN SIIS Ahli Jawatan Kuasa PASUKAN JAMINAN KUALITI SMTJB

168. PASUKAN JAMINAN KUALITI SMTJB Bidang Tugas Jawatan Tanggungjawab Penasihat Timbalan Pengarah BPTV Wakil BPTV Pengerusi Pengetua Pengurus Sekolah Penyelaras Penolong Kanan Wakil Pengurusan Setiausaha PK/GK/KP/Guru Pengurus Kualiti Audit Dalam PK/GK/KP/Guru Ketua Audit Dalam Sekolah AJK GPK/KP/Guru/KPT Pengurus Dokumen Pengurus Rekod Pengurus Aduan Pengurus Latihan Pengurus Kewangan & Perolehan Pengurus Keceriaan, Keselamatan & Komunikasi

178. MULA Sedia/Semak Prosedur Kualiti SPKS (MK, PK) – Kelulusan Laksana SPKS dan Perkembangan Staf (Latihan Dalaman: Audit Dalam) Audit Dalam Patuh kepada prosedur? Pembetulan / Pencegahan Kajian Semula Pengurusan (Analisis Obj Q, Audit, M.Balas Pelanggan, Pembekal) Laksana Penambahbaikan SPKS / Prosedur Kualiti Kelulusan SPKS yang terkini & Pelaksanaan secara menyeluruh Tidak Ya Proses Pelaksanaan & Penambahbaikan secara berterusan Taklimat Kesedaran SPK kepada semua warga sekolah; Guru & Staf Bentuk Pasukan Jaminan Kualiti Sekolah Semak Prosedur Kualiti SPK (MK, PK) – Kelulusan Laksana SPK dan Perkembangan Staf (Latihan Dalaman: Audit Dalam) Audit Dalam Patuh kepada prosedur? Kajian Semula Pengurusan (Analisis Obj Q, Audit, M.Balas Pelanggan, Pembekal) Laksana Penambahbaikan SPK / Prosedur Kualiti Kelulusan SPK yang terkini & Pelaksanaan secara menyeluruh