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 Modernización e Innovación en la Administración



 Beneficios de las herramientas colaborativas en la
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Qué hacemos

Optimizamos el área TIC de nuestros clientes con
servicios gestionados y proyectos de infraestructuras TIC,
aplicaciones y soluciones de calidad de servicio.

Proyectos destacados
Repsol: Arquitectura y plan de gobierno para la plataforma SharePoint
Azkar: Virtualización del puesto de trabajo para 5.000 usuarios
ICEX: Gobierno y mejora de la calidad de servicio de aplicaciones
Ministerio de Defensa: Portal de Conducción de Operaciones

Desde 1993
Más de 5.000 proyectos con éxito
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Oficinas en Barcelona y Madrid
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NexTReT también puede optimizar tu área TIC




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Soluciones completas

                                 Plataforma de productividad




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Servicios SharePoint
Maximizar la rentabilidad y eficiencia del proceso productivo también requiere
actuaciones específicas en ámbitos transversales a la organización:
                   Arquitectura y Governance
                    Auditorías de rendimiento y arquitectura
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                    Implantación y personalización
                    Desarrollo .Net + SharePoint
                    Integraciones Backoffice
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                   Operación y Mantenimiento
                    Contenido y desarrollo
                    Administración 24x7 de la plataforma
                    Servicio de Atención al usuario
                    Monitorización de la experiencia del usuario

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HERRAMIENTAS
                                     COLABORATIVAS EN EL
                                 AYUNTAMIENTO DE POZUELO
                                              DE ALARCÓN
Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011                         6
Objetivo
Construcción del Gestor Documental de Ayuntamiento con la plataforma
Microsoft SharePoint Server 2010, con el objetivo de:
     Reducción de costes de gestión, agilizando la tramitación y la búsqueda de
      documentos
     Mejorar la colaboración y gestión sobre los expedientes y documentos, tanto
      físicos como digitales
     Adaptación a la ley 22/2007, cuyos conceptos principales se resumen en:
        Identificación
        Autenticación
        Integridad de la información
        Confidencialidad
        Disponibilidad
        Conservación




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FUNCIONALIDADES
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Funcionalidades
Áreas Documentales
     Organización de la Gestión Documental del Ayuntamiento en 4 áreas principales:
         Administración, Gobierno, Hacienda y Servicio. Cada área dispone de una serie de
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Series Documentales
     Cada sub-área engloba un conjunto de series documentales. Existen más de 300
         Series Documentales definidas en el sistema
Expedientes
     Dentro de cada Serie Documental accedemos a los expedientes que contiene.
     Cada expediente contiene los documentos asociados al mismo.
     Atributos: Facilitan la clasificación y búsqueda posterior de los mismos. Además,
      en el sistema se pueden incorporar árboles de clasificación globales (Tesaurus)
      que facilitan dicha clasificación.
     Documentos: Cada expediente admite una serie de tipos de Documento. Para
      cada tipo de Documento se pueden definir una serie de atributos específicos
     Ciclo de vida:
        Cerrar expediente. Fecha de caducidad y motivo de cierre
        Expediente caducado. Se notifica y decidir entre: Posponer fecha de caducidad,
         Enviar al archivo, Eliminar del sistema

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Funcionalidades
Firma Digital
  El gestor permite realizar la firma de los documentos, integrándose con un
         sistema de firma electrónica. Este proceso de firma asegura la Autenticidad de
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Búsqueda
  El sistema integra un potente motor de búsqueda. Se pueden buscar
         expedientes y documentos a dos niveles:
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Préstamos y registro de entrada/salida
  Préstamo físico: Gestión, desde el sistema, de préstamos de documentos
      físicos.
     Préstamo digital: Una vez los expedientes están en el archivo, se pueden
      solicitar su préstamo donde nos concederán su acceso para consulta durante
      un periodo definido.
     Registro de entrada/salida. Permite mantener el registro de entrada y salida del
      Ayuntamiento. Una vez cargado un documento digitalizado genera un número
      de registro y se controla el estado desde el sistema.

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BENEFICIOS
Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011            11
Beneficios que se obtienen con el sistema
Algunos de los beneficios directos que podemos identificar gracias a la
incorporación de este sistema son:
   Seguridad en el acceso a la información a través de roles y permisos
   Disponer de documentación centralizada con versionado automático de los
         documentos y expedientes. Reducción del uso del correo electrónico con
         archivos adjuntos
        Auditoría de acceso y Trazabilidad de las operaciones realizadas sobre
         expedientes y documentos
        Mejora de la gestión de los expedientes/documentos a través de:
          Ciclo de vida de los expedientes
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        Ahorro de tiempo en la búsqueda de información y acceso a los expedientes
        Ahorro de papel y de espacio físico al disponer de los expedientes digitalizados
        Concurrencia de acceso: La información está siempre disponible para múltiples
         usuarios



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¿Hasta dónde quieres llegar?

Nuestro compromiso es optimizar el área TIC de nuestro
cliente consiguiendo que preste un mejor servicio a su
organización y a sus clientes con flexibilidad y reducción
de costes.

Si quiere dar el siguiente paso nos encontrará en:

         Madrid                         Barcelona               Internet
         Calle Fortuny, 3               Rambla Catalunya, 33    info@nextret.net
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Modernización e innovación en la administración

  • 1. NexTReT Modernización e Innovación en la Administración Beneficios de las herramientas colaborativas en la Administración Local Rambla Catalunya, 33 - 08007 Barcelona - T. 932 541 530 Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 www.nextret.net - info@nextret.net Fortuny, 3 - 28010 Madrid - T. 917 021 645
  • 2. Qué hacemos Optimizamos el área TIC de nuestros clientes con servicios gestionados y proyectos de infraestructuras TIC, aplicaciones y soluciones de calidad de servicio. Proyectos destacados Repsol: Arquitectura y plan de gobierno para la plataforma SharePoint Azkar: Virtualización del puesto de trabajo para 5.000 usuarios ICEX: Gobierno y mejora de la calidad de servicio de aplicaciones Ministerio de Defensa: Portal de Conducción de Operaciones Desde 1993 Más de 5.000 proyectos con éxito Más de 200 profesionales Más de 100 certificados de fabricantes Oficinas en Barcelona y Madrid Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 2
  • 3. NexTReT también puede optimizar tu área TIC Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 3
  • 4. Soluciones completas Plataforma de productividad + Infraestructura Microsoft Partner Program: TOTAL de 13 competencias en tecnología Microsoft Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 4
  • 5. Servicios SharePoint Maximizar la rentabilidad y eficiencia del proceso productivo también requiere actuaciones específicas en ámbitos transversales a la organización: Arquitectura y Governance  Auditorías de rendimiento y arquitectura  Consultoría SOA  Definición de la arquitectura  Definición del plan de Governance Desarrollo  Implantación y personalización  Desarrollo .Net + SharePoint  Integraciones Backoffice  Integraciones con productos de terceros (BPM, OCR, etc.) Operación y Mantenimiento  Contenido y desarrollo  Administración 24x7 de la plataforma  Servicio de Atención al usuario  Monitorización de la experiencia del usuario Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 5
  • 6. HERRAMIENTAS COLABORATIVAS EN EL AYUNTAMIENTO DE POZUELO DE ALARCÓN Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 6
  • 7. Objetivo Construcción del Gestor Documental de Ayuntamiento con la plataforma Microsoft SharePoint Server 2010, con el objetivo de:  Reducción de costes de gestión, agilizando la tramitación y la búsqueda de documentos  Mejorar la colaboración y gestión sobre los expedientes y documentos, tanto físicos como digitales  Adaptación a la ley 22/2007, cuyos conceptos principales se resumen en:  Identificación  Autenticación  Integridad de la información  Confidencialidad  Disponibilidad  Conservación Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 7
  • 9. Funcionalidades Áreas Documentales  Organización de la Gestión Documental del Ayuntamiento en 4 áreas principales: Administración, Gobierno, Hacienda y Servicio. Cada área dispone de una serie de sub-áreas asociadas. Series Documentales  Cada sub-área engloba un conjunto de series documentales. Existen más de 300 Series Documentales definidas en el sistema Expedientes  Dentro de cada Serie Documental accedemos a los expedientes que contiene.  Cada expediente contiene los documentos asociados al mismo.  Atributos: Facilitan la clasificación y búsqueda posterior de los mismos. Además, en el sistema se pueden incorporar árboles de clasificación globales (Tesaurus) que facilitan dicha clasificación.  Documentos: Cada expediente admite una serie de tipos de Documento. Para cada tipo de Documento se pueden definir una serie de atributos específicos  Ciclo de vida:  Cerrar expediente. Fecha de caducidad y motivo de cierre  Expediente caducado. Se notifica y decidir entre: Posponer fecha de caducidad, Enviar al archivo, Eliminar del sistema Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 9
  • 10. Funcionalidades Firma Digital  El gestor permite realizar la firma de los documentos, integrándose con un sistema de firma electrónica. Este proceso de firma asegura la Autenticidad de la información. Búsqueda  El sistema integra un potente motor de búsqueda. Se pueden buscar expedientes y documentos a dos niveles:  Búsqueda por texto (Full-text Search)  Formulario de búsqueda específica por atributos Préstamos y registro de entrada/salida  Préstamo físico: Gestión, desde el sistema, de préstamos de documentos físicos.  Préstamo digital: Una vez los expedientes están en el archivo, se pueden solicitar su préstamo donde nos concederán su acceso para consulta durante un periodo definido.  Registro de entrada/salida. Permite mantener el registro de entrada y salida del Ayuntamiento. Una vez cargado un documento digitalizado genera un número de registro y se controla el estado desde el sistema. Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 10
  • 12. Beneficios que se obtienen con el sistema Algunos de los beneficios directos que podemos identificar gracias a la incorporación de este sistema son:  Seguridad en el acceso a la información a través de roles y permisos  Disponer de documentación centralizada con versionado automático de los documentos y expedientes. Reducción del uso del correo electrónico con archivos adjuntos  Auditoría de acceso y Trazabilidad de las operaciones realizadas sobre expedientes y documentos  Mejora de la gestión de los expedientes/documentos a través de:  Ciclo de vida de los expedientes  Préstamo digital y físico  Ahorro de tiempo en la búsqueda de información y acceso a los expedientes  Ahorro de papel y de espacio físico al disponer de los expedientes digitalizados  Concurrencia de acceso: La información está siempre disponible para múltiples usuarios Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 12
  • 13. ¿Hasta dónde quieres llegar? Nuestro compromiso es optimizar el área TIC de nuestro cliente consiguiendo que preste un mejor servicio a su organización y a sus clientes con flexibilidad y reducción de costes. Si quiere dar el siguiente paso nos encontrará en: Madrid Barcelona Internet Calle Fortuny, 3 Rambla Catalunya, 33 info@nextret.net Tel: 917 021 645 Tel: 932 541 539 www.nextret.net Fax: 913 198 453 Fax: 934 175 062 www.qosm.com linkedin.com/company/nextret Twitter.com/nextret Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 13