Producción documnetal

PRODUCCIÓN DOCUMNETAL

NATALIA NARVAEZ GARCIA

TECNLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

SENA

2012

PRODUCCION DOCUMNETAL

NATALIA NARVAEZ GARCIA

ALBERTO GAVIRIA DAVILA

INSTRUCTOR

TECNLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

SENA

2012

INTRODUCCION

La producción documental es la principal fuente de vida de las empresas, en ello
constatamos de todos los acontecimientos de actividades que se desarrollan en una
empresa.

Hay diferentes tipos de documentos los cuales son utilizados según la necesidad y
actividad que se va a realizar, ya que cada documento empresarial tiene un objetivo,
también debemos tener en cuenta que para la redacción de dichos documentos
tenemos que estar capacitados y aptos para la creación de cada uno de los diferentes
documentos.

JUSTIFICACION

La elaboración de este trabajo, es con el fin de poner en práctica el conocimiento en
producción documental y digitación de textos, ya que estamos culminando con la
primera parte en producción de documentos en gestión administrativa.

TECNÓLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

OBJETIVOS GENERALES

Este trabajo ha sido elaborado, con el fin de poner en práctica lo aprendido en el
trascurso de este tiempo, en el programa de producción documental.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Con este trabajo se pretende dar la continuidad al programa de producción de
documental para tener un buen desempeño en el trabajo asignado.

1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Realización de documentos hechos por la empresa en cumplimiento de sus
necesidades y funciones para llevar a cabo un buen servicio empresarial.

DOCUMENTOS

1.1 CARTA COMERCIAL: comunicación escrita de una empresa, que se utiliza para
trasmitir información orientación y pautas a las dependencias regionales, personas del
común y de la empresa con sus empleados.

MÁRGENES: superior 5cm,. Izquierdo 4cm,. Inferior y derecho 3cm.

PAGINACIÓN: se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde
superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlineas debajo del
número de página se escribe el primer párrafo de la (s) pagina (s) subsiguiente (s).

1.1.1 PARTES DE LA CARTA:

MEMBRETE: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512

REFERENCIA: el numero debe ser consecutivo según lo establecido por la cámara de
comercio.se escribe a dos a tres interlineas de la margen superior.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512

Ofic – bac- caq- 0012

LOCALIDAD Y FECHA: va el nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió, se
escribe de 2 a 3 interlineas del número y en forma completa, en orden día, mes (en
minúscula) y año sin separarlo con punto.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512


Florencia, 13 de febrero de 2012

DESTINARIO: estos datos se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario
específico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la fecha. Estos datos

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela

CARGO: se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado
extenso puede repartirse en dos sesiones.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512

OIC – back- can- 0012


Doctora

Susana pórtela

Alcaldesa de Florencia

Empresa: va a una interlinea siguiente del cargo, va con la siguiente denominación
más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así: en caso de
nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las
denominaciones Ltda., S.A. y otras que puedan contener la razón social. Las siglas
compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escribe en
mayúscula sostenida. Con punto o no según lo haya registrado la institución.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela


Alcaldía municipal de Florencia

ASUNTO: lo constituye el tema de la carta, expresada en máxima 4 palabras, con
mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela



Asunto: Programa Actividad de talento humano

SALUDO: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido
ejemplo:

 Apreciado Señor rodríguez:

 Apreciada Ingeniera Liliana:

 Señora alcaldesa:

 Cordial saludo Señor rojas:

Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a 2
cuando lo hay.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela




Cordial saludo, señora alcaldesa

TEXTO: Se escribe a una interlinea entre renglones y a 2 entre párrafos y se debe
redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.

Inicia de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo
independiente. Comience a 3 interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando
los hay.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela





De acuerdo con la monotonía que maneja
nuestro banco. La dependencia de talento
humano decidió realizar una actividad en la cual
están sus auxiliares invitados por este motivo
me permito remitir a su despacho el cronograma
de actividades a desarrollar durante el primer
semestre de 2012.

DESPEDIDA: expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, tanto
estilo bloque extremo, como estilo bloque. Ejemplos: de despedida breve seguida de
coma (,):

 Atentamente,

 Cordialmente,

 Sinceramente,

 Sin otro particular,

Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):

 Agradecemos su gentil colaboración.

 Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.

 Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.

 Para nosotros es un gusto servirle.

FIRMA: firma del funcionario que posee la representación legal de la empresa, se
escribe a 4 interlineas de la despedida en mayúscula sostenida. Y el cargo se anota en
la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela





De acuerdo con la monotonía que maneja
nuestro banco. La dependencia de talento
humano decidió realizar una actividad en la cual
están sus auxiliares invitados por este motivo
me permito remitir a su despacho el cronograma
de actividades a desarrollar durante el primer
semestre de 2012.

Cordialmente.

ANEXOS: se utiliza cuando una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos,
si los hay.

COPIA: se pone a dos interlineas del firmante o a dos renglones del anexo. La
identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante, se anota el nombre con
mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el
documento, y se recomienda utilizar letra más pequeña.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela





De acuerdo con la monotonía que maneja nuestro banco. La dependencia
de talento humano decidió realizar una actividad en la cual están sus
auxiliares invitados por este motivo me permito remitir a su despacho el
cronograma de actividades a desarrollar durante el primer semestre de
2012.

Cordialmente.

Rodrigo cárdenas rojas

Jefe talento humano

Copia archivo:

Rodolfo R

DATOS DE LA EMPRESA: se coloca dirección, dirección electrónica, fax, teléfono,
en la parte inferior de la página.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela





De acuerdo con la monotonía que maneja nuestro banco.
La dependencia de talento humano decidió realizar una
actividad en la cual están sus auxiliares invitados por este
motivo me permito remitir a su despacho el cronograma
de actividades a desarrollar durante el primer semestre de
2012.

Cordialmente.

Rodrigo cárdenas rojas

Jefe talento humano

Copia archivo:

Rodolfo R

CRA 16 Nº 10 E52 CENTRO

TEL: 4361524- FAX 4362589

ZONA 1: espacio destinado para el logo, sigla, acrónimo. Se necesita un espacio de
14cm horizontales y de 3 a 4cm en verticales desde el borde superior de la zona 1.

ZONA 2: espacio para la dirección apartado dirección electrónica, fax, teléfonos y otras
según lo estipule la empresa.

ZONA3: se deja este espacio en blanco para que el destinario imprima el sello de
registro o la fecha del recibo del documento desde el borde de la hoja.

1.1.2 DISEÑO CARTA COMERCIAL BLOQUE EXTREMO

Membrete

………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas

Fecha
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...

Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...

Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas

Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………

Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas

Despedida
………………………………………… 4 Interlineas
…………………………………………

Firma
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas

Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea

Copia
………………………………………….. 1 Interlinea

Datos del transcriptor

1.1.3 ESTILO BLOQUE

Membrete
………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas

Fecha
………………………………………...
….……………………… 3 interlineas
………………………………………….
Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………
Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Despedida
…………………………………………
I…………………………………………
………………………. 4 Interlineas
…………………………………………..
Firma
………………………………………
.……………………… 1 Interlinea

Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea
Copia
………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor
pie de pagina

1.2 MEMORANDO:

Comunicación escrita de carácter interno el cual se emplea para dar orientaciones
pautas solicitudes aclaraciones felicitaciones entre otras relacionadas con la entidad.

MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cm

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre 2 a 3 cm del borde superior de la
hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de
página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).

1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO:

ENCABEZADO: se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla

MEMORANDO: se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.

CÓDIGO: después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la
dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la serie y/o sub
serie, separando estos dos números con un punto.

CIUDAD Y FECHA: seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la
fecha.

DATOS DEL DESTINATARIO: después de dos tabulaciones, se debe escribir en
mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. en
la línea siguiente escribir el cargo.

DE: seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la
dependencia productora.

ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos
tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin
subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe
redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta; omitiendo temas
personales y tratando sólo un asunto por memorando.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil
colaboración.).

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar
negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula
inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo,
Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de
Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia.

ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del
apellido.

MÁRGENES DEL MEMORANDO

2 a 3 interlineas

------------------------------ MEMORANDO
2 a 3 interlineas
-------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas
----------------------ciudad de origen y fecha
3 interlineas
PARA:---------------
2 interlineas
DE:------------------
2 interlineas
ASUNTO:-----------
3 a 4 interlineas
Texto:----------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------
2 interlineas
Despedida ---------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
4 a 6 interlineas
Firmante---------------------------------------
2 interlineas
Anexos: (si lo hay)
2 interlineas
Copia: (si la hay)
2 interlineas
Identificación del transcriptor

Código 12-03-52

Florencia 12 de marzo 2012

PARA: LILIANA RODRIGUEZ

Secretaria

DE: GERARDO RIOS

Jefe inmediato

ASUNTO: LLAMADO DE ATENCIÓN

me dirijo a usted para recordarle la obligación de cumplir con el horario de su puesto de trabajo, todo ello por el cual

he venido observando su incumplimiento a este, sin ninguna justificación.

Sin más que decir a lo referente.

GERARDO RÍOS

JEFE INMEDIATO

Lorena D

1.3 NOTA INTERNA

Es un formato pre impreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo
es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias del
AGN y sus funcionarios.

La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos, secciones o
negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias,
peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota interior por cada
uno de los temas.

Por otra parte, es conveniente dar calor a la nota interior, escribiendo a mano palabras
tales como «gracias», «muchas gracias», «un abrazo...

Las partes de que consta la nota interior son inicio, contenido y final.

1.3.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA

FECHA: registrar fecha de envió: día mes y año.

PARA: nombre a quien va dirigida.

DE: nombre de la dependencia que remite.

CUADRO DE OPCIONES: seleccionar donde corresponde.

OBSERVACIONES: describa brevemente lo que considere pertinente.

FIRMA: solo firma el funcionario autorizado de la entidad.

DATOS DE RECIBO: datos del funcionario que recibe.

NOTA INTERNA

No. 001

FECHA: ________________________________________________________________

PARA: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DE: -------------------------------------------------------------------------------------------------------

URGENTE ______
ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA -----------
PARA SU INFORMACIÓN ______
DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA -------------
FAVOR DAR CONCEPTO ______
FAVOR TRAMITAR -----------
INFORMAR POR ESCRITO ______

ARCHIVAR -----------
ENCARGARSE DEL ASUNTO ______

OTRO: ___________________________
ENTERARSE Y DEVOLVER -----------

DILIGENCIAR Y DEVOLVER----------

OBSERVACIONES:---------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________

FECHA: ______________

HORA: ______________

1.4 CIRCULAR

CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o
normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades
internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos
de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel
con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el
Director General y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo.

MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde
superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del
número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).

1.4.1 PARTES DE LA CIRCULAR

ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, sólo para circulares internas. No se hace
necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel
membretado.

TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula sostenida sin
negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría
General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con
001 cada año).

CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se
escribe el código de la serie y/o sub serie al cual corresponde la circular interna o
externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto.

CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma se escribe
la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de
Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia.

DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc.
a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).

ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con
mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el
texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por
Circular.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil
colaboración.)

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar
negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula
inicial.

ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del
apellido.

NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

CIRCULAR INTERNA

2 a 3 interlineas
----------Número (referencia)
2 a 3 interlineas
---------------Ciudad y fecha
3 interlineas
-------------------GRUPO DESTINATARIO
3 interlineas
-------------------Asunto
3 a 4 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------
2 interlineas
----------Despedida
4 a 6 interlineas
-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE
1 interlinea
---------------------Cargo
2 interlineas
---------------------Anexos(si lo hay)
--------------------Identificación del transcriptor

EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA

CENTRO TECNOLOGICO LA AMAZONIA

CIRCULAR INTERNA No.001

400-02.01


PARA: aprendices gestión administrativa

Asunto: fondos acumulados

Se le informa a todos los aprendices de gestión administrativa que el día 25 de mayo se recogerá los
fondos acumulados, para dicha celebración, ya que se acerca la celebración del sampedrito.

Gracias por su atención prestada.

FERNANDO GRANADA

Líder de Grupo

Paola c.

CIRCULAR EXTERNA

2 a 3 interlineas
----------Número (referencia)
2 a 3 interlineas
---------------Ciudad y fecha
3 interlineas
-------------------GRUPO DESTINATARIO
3 interlineas
-------------------Asunto
3 a 4 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------
2 interlineas
----------Despedida
4 a 6 interlineas
-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE
1 interlinea
---------------------Cargo
2 interlineas
---------------------Anexos(si lo hay)
--------------------Identificación del transcriptor

EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No.001

400-02.01

Florencia

PARA: aprendices Sena

Asunto: jornada de aseo

Se le informa a todos los aprendices Sena, que el día 15 de mayo se realizara
jornada de aseo, por ello deberán venir con el uniforme de educación física sin
excusa alguna.

Gracias por su atención prestada.

Mercedes rojas

Líder de talento humano

Adriana c.

1.5 ACTA ADMINISTRATIVA

Concepto: es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto
dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una reunión.

Algunos tipos de acta:

actas policiales
actas notariales
acta administrativa
acta de nacimiento

Ventajas:

Dejan claro y por escrito todo lo sucedido así no abran inconvenientes a la hora de
revisar o volver a tomar dicha conversación

Son muy importantes a la hora de constatar algo dicho por alguien sin oportunidad de
hacer reclamos por algo que no haya dicho.

Hace parte de lo judicial y lo conforman muy bien.

Desventajas:

Tienen mucha información y solo la comparten entre importantes de lo judicial.

Solo comparten estos comunicados a la hora de tomar decisiones correctas y
concretas.

Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm.

Derecho e izquierdo 2 a 3 cm.

Título: toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además se debe aclara
cuando el carácter de la reunión es extraordinario.

Numeración: en las catas de comité interno puede iniciarse la numeración cada año.

Paginación Subsiguiente: Para las paginaciones subsiguientes de las actas
administrativas, se establecen los siguientes requisitos:

Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que
tenga impresión alguna.

El encabezado se utiliza entre 2 y 3 cm. del borde superior, contra el margen izquierdo
y con la mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre el número
correspondientes separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho
se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (Nº).

Presentación: las actas se pueden presentar en hojas sueltas con membrete.

Se redactan en tiempo pasado, ningún párrafo del acta se inicia gerundio (conjugación
del verbo)

El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico, tampoco debe presentar errores
técnicos, ortográficos gramaticales ni de puntuación.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Para las paginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño.

Denominación del documento y numero: después del título y a tres interlineas se
ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida centrada y a continuación el numero
consecutivo que le corresponda.

FECHA: contra el margen izquierdo, a tres interlineas de la denominación del
documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos, (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión la fecha
completa (día mes y año) separados por coma (,).

HORA: contra el margen izquierdo a dos interlineas de la fecha se digita la palabra
HORA,en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).

Al frente se anota la hora de inicio y de finalización en formato de 24 horas.

ASISTENTES: se escribe contra el margen izquierdo a dos interlineas se escribe la
palabra Asistentes en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se
escribe la relación de los nombres con mayúscula inicial. El cargo se separa del
nombre con una coma,

Ejemplo en orden jerárquico:

ASISTENTES: Padre Alejandro Vásquez, Rector

Alejandro A. Mesa, Coordinador Académico

Nota: el tratamiento es opcional; su uso u omisión se aplica a todos.

Ejemplos de igual jerarquía:

ASISTENTES: Rubén Acosta Z.

Patricia Campos P.

Rosa Restrepo V.

ASISTENTES: Mauricio Álvarez, Jefe de Departamento

Gloria Patricia Álzate, Jefe de Departamento

Zoraida Cano Ríos, Jefe de Departamento

Representaciones: en la lista de asistentes es necesario aclarar cuándo una persona
lleva la representación de otra.

Ejemplo:

ASISTENTES: Mario Restrepo en representación

Alberto González, Vocal

INVITADOS:

A continuación de la lista de asistentes a dos interlíneas del último nombre se anota la
palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y
contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a
interlineación sencilla.

AUSENTES:Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos (:) se anota la palabra ausentes, si los hay, a dos interlíneas del último nombre.
Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Ejemplo:

AUSENTES: Pedro Páez, Secretario (con justificación)

Javier Suárez, Delegado (sin justificación

ORDENE DEL DIA:

Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula
sostenida se escribe ORDEN DEL DÍA seguido de dos puntos (:). A dos interlíneas y
contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión con
mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.

DESARROLLO:

Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula
sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:).

A dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer
tema identificándolo con número arábigo.

A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente,
escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.

El tema puede ser Verificación del quórum, discusión y aprobación del acta anterior. En
el tema “Discusión y aprobación del acta anterior” se indica si fue aprobada o se anotan
las modificaciones que se presenten.

FIRMA NOMBRE Y CARGO:

El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida
o con mayúscula inicial, de cuatro renglones a partir de la última línea del acta. El cargo
se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de
mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo renglón
hacia la derecha.

Ejemplo:

P. ANDRÉS VALENCIA HENAO JUAN PABLO RESTREPO

Rector Secretario

En caso de varios firmantes (Consejo Directivo), sus nombres se escriben a cuatro
interlíneas uno del otro, distribuidos por pares. Si el número de firmas es impar, la
última se centra.

ASPECTOS GENERALES:

Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes.

Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones
tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.

Se indica el nombre de la persona que presenta una moción.

Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con
su nombre completo la primera vez y luego sólo el nombre (excepto cuando dos o más
tienen el mismo nombre).

1.15 Diseño de acta

------------- (1 interlinea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN

------------ (1 interlínea) ACTA No. VI

------------ (3 interlíneas)
FECHA: (Ciudad, día mes año)
------------(1 interlínea)
HORA:
------------(1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
--------------(2 interlíneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de-
miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
--------------(2 interlíneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de
miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
ORDEN DEL DIA:
----------------(1 interlínea)
Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta
anterior.
Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de---
---------------(2 interlíneas)
DESARROLLO:
----------------(1 interlinea)
Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
----------------(1 interlínea)
Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por-
unanimidad.
----------------(1 interlínea)
Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al
respecto………………………………………………….........
.......................................................................................

Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

COMPAÑÍA DROGAS LA REBAJA

REUNION EXTRAORDINARIA DE JUNTA DIRECTIVA

ACTA No. I

FECHA: Florencia 12 de junio de 2012

HORA: DE 10:00 a 12:00 horas

LUGAR: Sala de Junta

ASISTENTES: Carlos Julio Beltrán, Presidente

Julián Martínez Castro, Vicepresidente

Verónica Díaz Rodríguez, Secretaria

INVITADOS: Fernanda Mora Ramírez, Tesorera

JOSÈ COCIO, Jefe de Grupo

AUSENTE: CLARA MARIA, Profesional en División

ORDEN DEL DIA: Verificación de Quórum. Discusión y aprobación

DESARROLLO: Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la
reunión.

1.6 CERTIFICADO:

es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En
el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia.

Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm

Derecho e inferior 2 a 3 cm

1.6.1 Tipos de certificados:

Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:

 la asistencia, participación u organización en un curso, jornada o acto
 los resultados académicos
 la docencia de determinado curso o seminario
 la experiencia profesional en determinado campo
 la pertenencia a un grupo o jerarquía
 los conocimientos de lenguas extranjeras
 la realización de cualquier otra actividad académica o extraacadémica
 la adecuación de un objeto a una norma
 el estado físico y/o mental en el que se encuentra una person

1.7 Constancia:

Documento en el que se hace constar algún hecho.

1.7.1 Tipo de Constancias:

Tiempo de servicio

Experiencia

Salario u honorarios

Clase de trabajo

Jornada laboral

Cumplimiento de comisiones

Comportamiento del trabajador

1.7.2 PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y CONSTANCIA:

Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente
manera:

Número (REFERENCIA)

Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a
tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el
código de dependencia determinado por cada empresa en particular.
Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias en
forma secuencial.

Fecha:

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres
interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no
hay número y en forma completa, en orden del día, mes y año sin separarlo con punto.

EJEMPLO:

Florencia, 13 de abril de 2011

Cargo:

El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenido, centrado,
precedido de los artículos él o la y de tres a cuatro interlineas de la fecha.

EJEMPLO:

LA GEFE DE ARCHIVO

Identificación:

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguido de dos puntos se escribe de
tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayúscula sostenida. (Se puede
utilizar negrilla para resaltar).

Florencia 31 de febrero del 2012

A Quien Corresponda:

Por medio de la presente nos permitimos hacer constar que LILIANA GARCIA labora
en esta empresa desde el día 01 de Enero de 2007 a la fecha, ocupando el puesto de
INGENIERA INDUSTRIAL en el DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Percibiendo un
salario mensual de $12,618.40 M.N.

Se extiende esta constancia de trabajo a petición del interesado (a), para los fines
legales que se desee destinarla.

Agradeciendo de antemano las atenciones que se sirvan dar a la presente quedo como
su más seguro servidor.

Atentamente

Rosa Martínez

Jeme inmediatoIng.

1.8 HOJA DE VIDA

La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de su experiencia
laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá el éxito en su
Búsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma será presentar a su potencial
empleador información sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.

1.8.1 Elaboración de una hoja de vida:

De manera genérica no existe un modelo específico a seguir. Aquí le proponemos algunas
orientaciones que pueden serle de gran utilidad a la hora de redactar su hoja de vida.

En Colombia la institución que establece y actualiza periódicamente las reglas técnicas
para elaborar correctamente una hoja de vida es el ICONTEC. Al respecto, puede consultar la
Norma Técnica Colombiana NTC4228.

Ahora bien, existen varios tipos de hoja de vida que también puede usar, lo importante es quesea
clara, breve, sencilla, concreta y verdadera. Los datos que siempre debe contener son
los siguientes:

1. Datos personales
2. Nombre y apellidos
3. Edad
4. Dirección
5. Ciudad
6. Teléfono (también el número celular)
7. E-Mail
8. Formación académica
9. Cursos de extensión
10. Experiencia profesional y laboral
11. Nivel de idiomas e informática
12. Fecha.

Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm.

Derecho e inferior 2 a 3 cm.

1.8.2 ASPECTOS GENERALES:

la hoja de vida se debe enviar en original y acompañada de una carta
remisoria.

los datos descritos en la hoja de vida deben ser veraces, éstos son constatados
por la entidad que los recibe.

3. se debe adjuntar una fotografía reciente, que se adhiere en la parte superior
derecha de la primera hoja

4. cuando se desee se pueden citar fortalezas y experiencias.

1.8.3 PARTES DE LA HOJA DE VIDA

Aunque existen formas impresas para diligenciar la hoja de vida, se recomienda
emplear hojas en blanco, teniendo en cuenta que la presentación y contenido,
contribuyen a despertar el interés de quien analiza la información.

Identificación del documento. Centrada en mayúscula sostenida puede utilizarse
negrilla. HOJA DE VIDA

Datos personales:
Se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados:

Ejemplos:

Nombre
Identificación
Fecha de nacimiento
Estado civil
Domicilio y teléfono
(Opcionales) licencia de conducción, pasaporte tarjeta profesional)

12.2 DISEÑO DE LA HOJA DE VIDA

1.9 ACTO ADMINISTRATIVO

Es toda declaración de voluntad administrativa; es decir una decisión que toma un
órgano de la Administración Pública y que tiene efectos jurídicos sobre el administrado.

1.9.1 CARACTERISTICAS:

se trata de una declaración, por lo que quedan excluidos los actos administrativos
puramente materiales (redacción de un oficio, una demolición, el asfalto de una
calle).
Procede de un sujeto de administración por competencia para realizar el acto.
Debe constituir ejercicio de potestad administrativa y estar sujetos al derecho
administrativo.
Los actos administrativos pueden ser objeto de recurso judicial.
Los actos administrativos pueden ser unilaterales.

1.9.2 CLASIFICACION:

POR SU ORIGEN: actos simples que proviene de un solo órgano (institución). Actos
complejos que provienen de dos o más órganos.
POR SU CONTENIDO: son actos constituidos que crean, modifican o extinguen
relaciones jurídicas, bien reconociendo, un derecho o suprimiendo un impedimento
(actos favorables); bien estableciendo un deber (actos de gravamen).
POR SU FORMA: actos expresos que se manifiestan formalmente, casi siempre por
escrito.

El acto se realiza en ejercicio de facultades regladas o discrecionales.

En conclusión podemos decir que el Acto Administrativo son actos reglados en los que
la administración delimita aplicar una norma que determina el contenido del acto.

1.10 RESOLUCION:

Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de Servicio Público que tiene carácter
general obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia.

Público, en cuanto a su ámbito material, la resolución alcanza a todo aquello que
complemente desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio
público.

Las resoluciones pueden tener un alcance de orden nacional o local.

1.11 DECRETO: es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder
ejecutivo y que generalmente posee un contenido normativo reglamentario.

Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones, normalmente
para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras específicamente tasadas. Es
una norma con rango de ley, emanada del poder ejecutivo, sin que necesariamente
medie intervención o autorización previa de un Congreso o Parlamento.

1.12 ACUERDO: es un derecho, una decisión tomada en común por dos o mas
personas, por junta, asamblea o tribunal.

1.13 ORDENANZAS: es un tipo de norma jurídica que se incluye dentro de los
reglamentos y que se caracteriza por estar subordinada a la ley.

Ordenanza es una disposición o mandato. El término se utiliza para nombrar al tipo de
norma jurídica que forma parte de un reglamento y que está subordinada a una ley. La
ordenanza es emitida por la autoridad que tiene el poder o la facultad para exigir su
cumplimiento.

De acuerdo al ordenamiento jurídico en cuestión, la ordenanza recibe distintos
nombres. La ordenanza municipal es aquella dictada por la máxima autoridad de una
municipalidad o un ayuntamiento y con validez dentro del municipio o comuna.
La ordenanza provincial, en cambio, extiende su alcance a toda una provincia.

Por ejemplo: “Por la ordenanza municipal 10.245, se prohíbe ingresar a la playa con
animales”, “Lo siento, no puedo vender bebidas alcohólicas después de las 22 horas:
hay una ordenanza provincial que lo prohíbe”, “El cantante fue demorado por violar una
ordenanza local y pasó varias horas en la comisaría”, “Las ordenanzas, por más
absurdas que parezcan, deben ser cumplidas”.

1.14 PROMESA DE VENTA: pretende fundamentalmente asegurar la celebración de
un contrato futuro que por circunstancias diversas no puede celebrarse en el momento
presente

1.14.1MODELO MINUTA PARA CELEBRACIÓN CONTRATO DE COMPRAVENTA DE
UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Entre los suscritos _____________ mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía
No.________ expedida en ______ domiciliado en __________, actuando (a nombre propio o en
representación de _________, identificada con el nit_______) y quien en adelante se denominará el
VENDEDOR, por una parte; y por la otra ____________, mayor de edad, identificado con la cédula de
ciudadanía No.________ expedida en ______ domiciliado en __________, actuando (a nombre propio o
en representación de _________, identificada con el nit ________) y quien en adelante se denominará el
COMPRADOR, se ha acordado celebrar un contrato de compraventa de establecimiento de comercio
que se regirá por las siguientes clásulas : Primera: OBJETO- EL VENDEDOR transfiere al
COMPRADOR a título de compraventa el derecho de dominio que tiene sobre el establecimiento de
comercio denominado _________, ubicado en _______________, matriculado en el registro mercantil de
la Cámara de Comercio de _______ con el No.______ como una unidad económica en los términos del
art.525 del Código de Comercio. Segunda-PRECIO.-El precio de la venta se fijó por las partes en la
suma de _____ ($_____) moneda legal colombiana que el COMPRADOR se obliga a pagar al vendedor,
o a su orden, en la ciudad de _______ y en la siguiente forma : con la firma del presente documento la
suma de ______ ($___) y el saldo el día ___ del mes de ____ del año _____. Tercera: SITUACION DEL
ESTABLECIMIENTO.- EL VENDEDOR declara que el Establecimiento que vende está libre de
demandas civiles, o embargo judicial, o pleito pendiente; que su derecho de dominio no está sujeto a
condiciones resolutorias, y que en todo caso se obliga al saneamiento de la venta conforme a la ley. EL
VENDEDOR declara que la información contable contenida en los Estados Financieros y en los libros de
contabilidad refleja adecuadamente la situación financiera y económica del establecimiento. Cuarta:
OBLIGACIONES DEL VENDEDOR.-EL VENDEDOR hará los trámites de registro y publicidad a los
acreedores. La entrega del establecimiento se hará el día ____ del mes de____ del año _____. Quinta:
RESERVA DE DOMINIO.- EL VENDEDOR vende el establecimiento de comercio reservándose el
dominio sobre el mismo hasta tanto no le sea pagada por EL COMPRADOR la totalidad del precio
pactado al tenor y en armonía con lo dispuesto por el artículo 750 del Código Civil y la ley 45 de 1930, lo
mismo que por los artículos 1935,1936, 1937 y demás concordantes del Código Civil. La tradición del
objeto queda subordinada a la condición suspensiva del pago total del precio pactado y, entre tanto, EL
COMPRADOR no será poseedor sino mero tenedor del establecimiento de comercio. Sexta: CLAUSULA
PENAL.- Si cualquiera de las partes incumpliera una cualquiera de las obligaciones a su cargo deberá
pagar a la otra la suma de _____ ($_____) a título de pena derivada de dicho incumplimiento

En constancia de lo anterior, se firma el presente contrato en la ciudad de _________ el día _____ del
mes de _______ del año ________

__________________

Nombre

Cédula

Comprador

Cedula

________________

Cédula

Vendedor

1.15 INFORME ADMINISTRATIVO

Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de
carácter administrativo.

El informe contiene hechos o actividades concretas de un determinado lector o
lectores.

La intención del informe es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una
empresa, agencia, o institución.

Ventajas del informe:

Son muestras de trabajo que se han efectuado

Se consideran como archivos esenciales de este trabajo

Puede servir de base para tomar decisiones

Pueden leerlo más personas y al mismo tiempo

Contribuye al prestigio de una empresa o agencia

1.15.1 Partes del informe cortó:

Encabezamiento: el informe corto no lleva portada si no encabezamiento.

Razón social: se ubica en 3cm y 4cm del borde superior, contra el margen izquierdo y
en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa.

Transcriptor: se describe a 2 interlineas del firmante, se anota el nombre con
mayúscula inicial e inicial del apellido, se emplea letra más pequeña.

Objetivos: lleva un objetivo breve.

1.15.2 Informe largo: informe que exceden las cuartillas y de mas, y hay informes que
llegan a ocupar varios tomos.

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario

REQUISITOS

Márgenes
En el informe administrativo extenso y corto se emplean los siguientes:
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

1.16 SOBRES: Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas,
tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para
incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente.

1.16.1 Tipos de sobres:
Por su sistema de cierre, se pueden distinguir:

Reverso de un sobre engomado.

 Sobres engomados. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza
bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma
triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.
 Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por su
comodidad, los sobres de auto cierre han sustituido casi por completo a los
anteriores.

Por su diseño, se pueden distinguir:

 Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatario
 Sobres con ventana. Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que
deja ver la dirección escrita en la propia carta.

Bolsas:
Los sobres de mayores dimensiones y de cierre lateral se denominan
genéricamente bolsas. Los materiales más comunes de fabricación son los siguientes.

 Armado. Muy resistentes, apropiados para documentación pesada.
 Plástico. Sobre autoadhesivo utilizado para diversos envíos.
 Bolsas acolchadas (blancas o crudas). Son sobres de papel en cuyo interior ha
introducido plástico burbuja. Se utilizan para enviar artículos delicados tales como
cintas de vídeo, Cds, disquetes, etc.
 Papel plastificado con polietileno Se trata de sobres con protección utilizados para
introducir objetos de pequeñas y medianas dimensiones.
 Bolsas con fuelle. Normalmente con fuelle en los tres lados, sirven para el envío de
expedientes voluminosos. Las hay en kraft normal y kraft armado.

Colores:

Sobre pre franqueado de la URSS de 4 kopeks reimpreso, decorado e impreso con
imagen de Otto

Los colores tradicionales para los sobres y que permiten una correcta legibilidad son el
blanco y el sepia. Sin embargo, pueden adoptar diferentes colores lo que es habitual en
envíos publicitarios. También pueden estar impresos con diferentes mensajes
promocionales siempre y cuando la dirección y el nombre del destinatario sean bien
visibles.

Sobres especiales:

 Sobres preparados (sobres pre franqueados). No necesitan sello ya que lo llevan
impreso y su precio está comprendido en el importe del sobre.
 Sobre con acuse de recibo. Sobre que lleva pegado el impreso correspondiente.

Sobre de envío por avión

 Sobre de envío por avión. Sobre que se distinguía por unas franjas rojas y azules
impresas en su contorno y que se destinaba a correo aéreo.
 Sobre urgente. Sobre que lleva impresa la palabra urgente y se destina a este tipo
de envíos.
 Sobre para correo interno. Sobre que lleva impresas varias casillas en que se indica
el nombre del remitente y del destinatario. Está diseñado para utilizarlo varias veces
dentro de una misma compañía por lo que se cierra con un adhesivo débil.
 Sobre Primer Día. Sobre filatélico que preparada para conmemorar el día de
emisión de nuevos sellos.
 Sobres de Arte Postal. Sobres manipulados artísticamente por los creadores que
laboran en el Arte postal, y que circulan a través de los países conteniendo los
trabajos objeto del intercambio de los artistas postales, o siendo el mismo sobre ese
producto artístico

1.16.2 Diseño de sobre:

Ciudad remitente

Tratamiento

Nombre del destinatario

Cargo

Empresa

Dirección

Destino

Dirección y teléfono del remitente

1.17 Fax: es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de
documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.

Es la forma más ágil y sencilla de enviar, en cuestión de segundos todo tipo de
textos, dibujos y fotografías, tanto si el destinatario reside cerca como si se encuentra
en otro continente.

Es una verdadera caja de correos electrónica y una copiadora normal, que
funciona por medio del sistema telefónico. El tiempo y el coste de transmisión no son
elevados.

Es un servicio nacional e internacional. Ofrece:

- Recepción automática y manual.

- Gran velocidad de transmisión.

- Sistema de codificación eficiente.

- Tonalidades de color gris para transmitir figuras y tonos.

1.18 TELÉGRAFO

Telégrafo es un dispositivo de telecomunicación destinado a la transmisión de señales
a distancia. El de más amplio uso a lo largo del tiempo ha sido el telégrafo eléctrico,
aunque también se han utilizado telégrafos ópticos de diferentes formas y modalidades
funcionales.

Funcionamiento

Cuando en la estación emisora se cierra el interruptor, comúnmente
llamado manipulador, circula una corriente desde la batería eléctrica hasta la línea y
el electroimán, lo que hace que sea atraída una pieza metálica terminada en un
punzón que presiona una tira de papel, que se desplaza mediante unos rodillos de
arrastre, movidos por un mecanismo de relojería, sobre un cilindro impregnado de tinta,
de tal forma que, según la duración de la pulsación del interruptor, se traducirá en la
impresión de un punto o una raya en la tira de papel. La combinación de puntos y rayas
en el papel se puede traducir en caracteres.

1.18.1PARTES DEL MENSAJE TELEGRÁFICO

Tamaño medio oficio

Ciudad de origen y fecha. A dos renglones de la zona 1 se consignarán el nombre de la
ciudad de origen y la fecha de envío del mensaje.

Destinatario. A renglón y medio de la línea anterior se deberán ubicar tanto el nombre
de la persona a quien va dirigido el mensaje como el de la empresa correspondiente, si
es el caso.

Nota. El nombre del destinatario se escribe con un solo apellido, en caso de homónimo
se colocan los dos.

Dirección. Si la empresa destinataria tiene dirección telegráfica, ésta se deberá usar.
En caso contrario se utilizará la dirección de nomenclatura. Esta línea se ubicará a
renglón y medio de la anterior.

Destino. A renglón y medio de la línea anterior se ubicará el nombre de la ciudad o
municipio de destino, separado por una coma (,) del departamento o división geográfica
a que pertenece.

Nota. Si va dirigido al exterior se coloca al nombre del país.

Número (Referencia). A dos renglones de la zona 3, contra el margen izquierdo se
ubicará el número consecutivo del mensaje telegráfico.

Saludo y despedida. El mensaje telegráfico no requiere saludo ni despedida.

Texto. A dos renglones del número se inicia el texto. Se deberán tener en cuenta los
siguientes puntos:

a) El texto se escribirá a doble renglón entre líneas y en mayúscula sostenida.

b) No se deberán dividir silábicamente las palabras.

c) Se deberán eliminar palabras innecesarias como: artículos, conjunciones y
preposiciones.

d) Se usarán términos enclíticos, como "solicítale", "agradezcámosle".

e) Se deberá, en lo posible, utilizar palabras que no pasen de 10 caracteres.

f) Se deberán considerar como palabras, los signos de moneda, unidades de medida,
símbolos y otros.

g) Los teleimpresores admiten puntuación, pesos, porcentajes y otros símbolos y las
medidas con los signos correspondientes. No será necesaria la expresión en letras.

Ejemplos. , . ; : $ !¡ " " ¿?

h) Las cantidades se podrán expresar en números o en letras.

Firmante. A dos renglones de la última línea del texto, contra el margen izquierdo se
deberá colocar el nombre de quien envía el mensaje. Si la persona es funcionaria, a un
espacio vertical se escribirán el cargo y la razón social correspondiente.

Remitente. Por exigencia de la entidad encargada de transmitir el mensaje se requieren
los siguientes datos: nombre y apellido del firmante o del responsable de enviar el
mensaje; firma del mismo y dirección o teléfono. Estos datos se ubicarán en la zona 4.

1.19 Gramática:

La gramática es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de
las lenguas y la organización de las palabras dentro de una oración. También se
denomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje
muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.

1.19.1 Tipos de gramática:

Entre los principales tipos de gramática o enfoques en el estudio de la gramática se
encuentran:

 La gramática prescriptiva, o gramática normativa es la que presenta normas de
uso para un lenguaje específico, tendiendo a desaconsejar las construcciones no
estandarizadas. La gramática tradicional es típicamente prescriptiva.

 La gramática descriptiva intenta describir el uso actual de una lengua, evitando
juzgar en forma prescriptiva. Se vincula a una determinada comunidad hablante y
pretende proveer reglas de uso para cualquier palabra considerada
gramaticalmente correcta en esa comunidad.

 La gramática tradicional es la colección de ideas acerca de la gramática que las
sociedades occidentales han heredado de Grecia y Roma. La gramática
prescriptiva es formulada usualmente en términos de los conceptos descriptivos
heredados de la gramática tradicional

 La gramática funcional, es una visión general sobre la organización del lenguaje
natural, formulada por SimonDik, que contempla tres normas básicas de
adecuación: la tipológica, que implica la aplicación de reglas a cualquier lengua.

 La gramática generativa es un enfoque formal para el estudio sintáctico de las
lenguas que puede en algunos sentidos generar las expresiones bien construidas
de una lengua natural. Una rama de la teoría lingüística (psicolingüística) se basa
en la gramática generativa.
 Las gramáticas formales aparecen en lingüística computacional. La sintaxis de
cada lenguaje de programación se define de hecho por una gramática formal. En
teoría de la informática y en matemática, la gramática formal define lenguajes
formales. La Jerarquía de Chomsky describe varias clases importantes de
gramática formal.

1.20 Redacción:

La redacción es un proceso que permite la expresión de las ideas mediante la
escritura. Equivale a "dibujar" lo que pasa por nuestra mente, darle forma al
pensamiento a través de la palabra escrita. El autor de la información se limita a dar
forma escrita a un tema determinado.

LO QUE DEBEMOS TENER EEN CUENTA ALA HORA DE REDACTAR

Claridad: Corresponde al código. Hay que escribir con un máximo de sencillezPara
que el código no haga de filtro, sino que permita el paso del mensaje.

Brevedad: Corresponde al mensaje. Intentar dar la máxima información en un Mínimo
de palabras.

Precisión: Corresponde al contexto: El texto debe focalizarse en lo que Interesa sin
rodeos ni añadidos.

Corrección: Corresponde al canal. Se debe escribir correctamente, cumpliendo Las
normas gramaticales y estructurales y presentar el texto formalmente digno.

Totalidad: Corresponde al receptor. No se debe dar la impresión de que transmite un
mensaje incompleto.

Originalidad: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar las formas.

Digitación:es la técnica mediante la que se elige cuáles dedos y posiciones de
la mano se han de utilizar para tocar un instrumento musical. Por ejemplo al tocar
el piano, los acordes y melodías pueden interpretarse mediante distintas
combinaciones de dedos.Digitar información con precisión y rapidez es una de las
competencias básicas demandas por la sociedad contemporánea.
Desafortunadamente, muy pocas instituciones educativas incluyen formalmente Manejo
del Teclado en el currículo de informática (TIC). Además, la mayoría de las que si lo
hacen, no pueden asegurar que sus estudiantes adquieran idoneidad en su manejo.

RECONOCER EL TECLADO

El teclado es, hasta el momento, el principal dispositivo de entrada, del computador.
Sus teclas, como se puede apreciar en la siguiente ilustración, están agrupas en cuatro
zonas: alfanumérica, numérica, de navegación y de funciones.

La zona alfanumérica del teclado es la más utilizada, en ella se encuentran números,
letras, símbolos y signos de puntuación. Las teclas de esta zona están distribuidas en
cinco filas conocidas con los nombres de “superior” (contiene números y símbolos),
“dominante”

Al observar la ilustración anterior, se puede notar que las letras F y J, ubicadas en la
fila “guía” tienen cada una un relieve (_) que sirve para los estudiantes ubiquen sobre
ellas, como posición inicial de digitación, la punta de los dedos índice, de ambas
manos. Por su parte, la fila “dominante” contiene cuatro vocales (e, u, i, o), esto hace
que se la utilice para escribir la gran mayoría de las palabras del español.

Para facilitar el aprendizaje de las teclas que le corresponden a cada mano, se
recomienda trazar una línea en el teclado como se muestra en la siguiente ilustración:

1.20.1TÉCNICA DE DIGITACIÓN

Adquirir y mantener una técnica apropiada de digitación, también hace parte de la
primera etapa en el aprendizaje del Manejo de Teclado. Esta debe incluir, desde los
primeros años escolares, la explicación a los estudiantes de por qué es importante
adoptar la postura adecuada y entrenarlos para sentarse correctamente, usar
convenientemente el teclado y hacer pausas en el trabajo con alguna frecuencia.

Esta técnica apropiada de
digitación, también debe incluir la
realización de ejercicios para
memorizar la localización de
cada una de las teclas y el dedo
y mano con el cual se deben
pulsar. En esta etapa de la
instrucción, resulta positivo
utilizar software especialmente
diseñado para ayudar a alcanzar
los objetivos específicos
propuestos para aprender a
Manejar el Teclado. Vea una
reseña de software disponible en
Internet para aprender a

Técnicas para una buena
digitación:

1. Acatar las normas básicas de ergonomía.
2. Al iniciar cada ejercicio, descansar la punta de los dedos índice, de ambas manos,
sobre las teclas guía (F y J).
3. No mirar el teclado mientras digita.
4. Repetir 10 veces cada serie (renglón).
5. Separar con un espacio los grupos de letras dentro de cada serie.

1.21 Posición ergonómica:

Disciplina que trata del diseño de lugares de trabajo, herramientas y tareas que
coinciden con las características fisiológicas, anatómicas, psicológicas y las
capacidades del trabajador.

El uso generalizado de computadores en los sitios de trabajo obliga a reorganizar el
espacio y a considerar nuevos hábitos. Para lograrlo, la ergonomía establece unas
normas que hacen que la relación entre las personas y su entorno laboral contribuya a

su bienestar.

El trabajo con computador no presenta grandes riesgos
en cuanto a accidentes o patologías laborales, pero puede
producir en las personas trastornos que se traducen en
fatiga mental, problemas visuales, dolores de espalda,
cuello, brazos, manos y muñecas.

Buena parte de ellos se solucionan al adoptar las normas
de construcción y diseño de los muebles de oficina, de
igual manera, al seguir las recomendaciones de uso que
son impulsadas tanto por los ergónomos como por las propias empresas.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

1. Producción documental.

1.1. Carta comercial.
1.1.1. Partes de la carta.
1.1.2. Diseño de Carta Estilo bloque Extremo.
1.1.3. Diseño estilo bloque.
1.2 memorando.
1.2.1. Partes del memorando.
1.3. nota interna.
1.3.1. Partes de la nota interna.
1.4. Circular Externa y Interna.
1.4.1. Partes de la circular.
1.4.2. Ejemplo de circular.
1.4.3. Ejemplo de circular externa.
1.5. Acta.
1.5.1. Diseño del acta.
1.5.2. Ejemplo de la nota interna.
1.6. Certificado.
1.6.1. Tipos de certificados.
1.6.2. Ejemplos de certificados.
1.7. Constancia.
1.7.1. Tipos de constancias.
1.7.2. Ejemplos de constancias.
1.8. Hoja de vida.
1.8.1. Elaboración de hoja de vida.
1.8.2 aspectos generales.
1.8.3 partes dela hoja de vida.
1.8.4 Modelo de hoja de vida.
1.9 acto administrativo.
1.9.1 características.

1.9.2 clasificación.
1.10 resolución
1.11. Decreto.
1.12 acuerdo
1.13. Ordenanza.
1.14 promesa de venta.
1.14.1 modelo promesa de venta.
1.15. Informe administrativo
1.15.1 informe cortó.
1.15.2 informe largo.
1.16 sobres.
1.16 tipos de sobres
1.16.1 diseño de sobres
1.17. Fax.
1.18 telégrafo
1.18.1 partes del telégrafo

1.19 Gramática
1.19.1 tipos de gramática
1.20 redacción
1.21 técnicas digitación
1.22 posición ergonómica

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