Este documento presenta una guía sobre la gestión del tiempo y la productividad personal basada en el método GTD (Getting Things Done). Explica los 4 pasos del método GTD para organizar las tareas (recopilar, procesar, organizar y revisar), así como técnicas como priorizar según importancia, evitar distracciones y pérdidas de tiempo, y utilizar herramientas que ayudan a mejorar la productividad. También identifica 11 fuentes comunes de pérdida de tiempo en el trabajo y cómo combatirlas a través de una mejor

1. Gestión del tiempo y GTD v3
por Nacho Herranz (@nacho_herranz)

2. El valor del tiempo y la productividad personal
GTD (Getting Things Done)
11 principales pérdidas de tiempo en la oficina
Herramientas y Referencias

3. SINO
Falsos mitos sobre la gestión del
tiempo y la productividad
Trabajar mejor
Aprovechar mejor el tiempo
centrándote en lo importante
Solo afecta a tu trabajo Afecta a toda tu vida
Genera estrés
Ir corriendo de un sitio a otro
Reduce el estrés
Te ayuda a anticiparte y tener
más tiempo libre
Planificar y medir todo Aplicar el sentido común para
invertir tu tiempo de forma
inteligente
Hacer varias cosas a la vez Priorizar de forma inteligente y
centrarse en una sola cosa hasta
terminarla
Trabajar más
Explotar a la gente

4. Todos tenemos el mismo tiempo: 7 días a la
semana, 24 horas al día y 60 minutos cada
hora ...
... la única diferencia es cómo lo utilizamos.

5. El tiempo es dinerodad personal
Somos reacios a derrochar nuestro dinero
pero no nos importa derrochar nuestro tiempo.
Lo podemos emplear en lo que queramos,
pero hemos de ser conscientes de en que
elegimos usarlo y del coste que ello conlleva.

6. Gestión de tiempo +
Productividad personal
Un sistema de gestión de tiempo te va a ayudar a emplear
menos tiempo en hacer tus tareas pero ¿Y si tus tareas no son
las correctas?
Nuestro problema es que atacamos las tareas según nos van
llegando, según nos apetece o según cualquier otro motivo.
Necesitas marcarte unos objetivos y planificar tus tareas de
acuerdo con su importancia para alcanzar estos objetivos.
Objetivos ambiciosos, realistas, alcanzables, medibles y con
un tiempo fijado.

7. ¿Qué es lo importante?
Lo importante es todo aquello que es esencial
para mis objetivos o los de mi empresa.
"I don't want to make decisions about what
I'm eating or wearing because I have too many
other decisions to make". Barack Obama

8. Importante
No Importante
Urgente No urgente
Crisis
Proyectos de última hora
Tareas clave de tu trabajo
Formación
Deporte
Interrupciones
Llamadas
e-mail
Distracciones
Prensa deportiva
Cómo priorizar tus tareas

10. Además de la importancia, ten
en cuenta al priorizar
Contexto
Tiempo disponible
Energía disponible

11. GTD (Getting Things Done)
Se basa en el principio de que toda persona
necesita borrar de su mente todas la tareas
que tiene pendientes, liberar la mente del
trabajo de recordar todo lo que hay que hacer
y centrarse en "hacer".
4 pasos:
Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar

12. 1. Recopilar
Capturar ideas, tareas, recordatorios, cosas que hacer...
Todo va directo a un lugar o lista llamada Inbox.
En cuanto aparezca la idea o tarea... directa al Inbox.
No hagas nada más, sólo asegúrate de enviarla ahí.
Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar

13. 2. Procesar
Sacar las tareas del inbox.
¿Requiere acción? Delégala o asígnala a lista correspondiente.
¿No requiere una acción? Archívala o elimínala.
Aplica la regla de los 2 minutos. Si puedes hacer una tarea en
menos de 2 minutos, hazla ahora mismo.
Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar

14. 3. Organizar
Organizamos en listas lo procesado anteriormente.
Calendario. Aquí van las tareas, citas o reuniones con fecha.
Listas de tareas:
Inbox. Anotar todo lo que va surgiendo durante el día.
Next Actions. Próximos tareas a realizar de un proyecto,
objetivo, etc.
Projects. Conjunto abierto de tareas. Su revisión periódica
genera tareas en Next Actions.
Waiting on. Acciones delegadas o que estas a la espera de
un retorno.
Someday Maybe. Cosas que te interesan pero para las que
ahora mismo no tienes tiempo.
Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar

15. 4. Revisar
Chequear el estado de tus tareas y proyectos.
Reasigna estado... o mueve de un sitio a otro.
Revisa al menos una vez al día. Prepara al final del día lo que
vas ha hacer el día siguiente, planteate 1,2 o 3 objetivos para
ese día.
Revisión semanal de que lo que has hecho esa semana es
realmente lo que querías hacer (revisar objetivos).
Revisión anual donde te marcas los objetivos para ese año.
Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar

16. Ejemplo práctico con GTD
Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar

17. Trucos para que GTD funcione
Si dedicas más tiempo organizar que a "hacer" es que algo va
mal.
Crea tu propio GTD, cada persona y cada trabajo es distinto.
Utiliza una aplicación lo más simple posible y preferiblemente
online.
Ten siempre una herramienta de captura a mano, lo anotas y
sigues con lo que estabas haciendo.

18. Trucos para crear listas de
tareas
Crear listas de acciones, con construcción nombre-verbo. No
solo lo qué tienes que hacer, sino cómo hacerlo.
Incluir el cuando si la tarea tiene una fecha límite o bien
utilizar un calendario.
Apuntar si la tarea depende de alguien o si estas esperando
algo de alguien.
Las listas de tareas deben ser cortas, sino divídelo en varias
listas, mejor por contexto que por importancia.

19. Las 11 principales pérdidas de
tiempo en la oficina y cómo
combatirlas

20. Comunicación
Elige el mejor canal dependiendo de:
Cantidad y complejidad de la información
Urgencia de la respuesta
Interrupciones generadas
Posibles canales de comunicación:
Email
Teléfono
Chat
Reunión
Estar pendiente del correo o del teléfono no te ayuda a
ejecutar tus tareas.

21. E-mail
Es una herramienta de comunicación, no es un trabajo.
No todos los correos merecen la misma atención.
Trucos para gestionar mejor el email:
Etiquetas.
Filtros automáticos.
Subject descriptivos.
No mezclar temas distintos en un mismo e-mail.
Respuestas cortas y directas, evitar preguntas abiertas.
No poner en copia a gente innecesaria.
Chekear a horas determinadas.
No utilizar el “no leído” como método de seguimiento.

22. Teléfono
Ronda de llamadas, tratando de concentrarlas
todas en un momento del día.
Ponlo en silencio en reuniones y momentos de
concentración.

23. Reuniones
Deben tener un objetivo concreto, de una línea ¿Qué deberías
conseguir al final de la reunión?
Elegir participantes que aporten y que estén interesados en el
tema, evitar mucha gente.
Elegir bien la hora.
Hora de inicio y hora de fin claramente definidas.
Evitar reuniones de más de una hora.
Preparar la reunión con antelación.
Facilitador con dotes de liderazgo y educación.
Acuerdos y conclusiones al final de la reunión: qué, quién,
cuándo y cómo de cada uno de los temas tratados.

24. Notificaciones
Desactívalas, son una distracción para lo que
estás haciendo.
Tu decides cuando miras tu email, tu twitter,
facebook, grupo de whatsApp, etc.
Desconecta el chat o ponte "no disponible" en
los momentos de concentración.

25. Interrupciones
No las aceptes como algo normal.
Es importante que todos los días te reserves 1 o 2 horas de
trabajo ininterrumpido.
Dile a la persona educadamente que dentro de un rato.
Comunica tus rutinas.
Respeto a los demás, no es sólo aprovechar tu tiempo sino no
hacer perder el tiempo a la gente.

26. Internet y Redes Sociales
Elige muy bien la información que lees.
Limpiezas periódicas de blogs, feeds, gente a
la que sigues en Twitter, etc.
Momentos fijos e inamovibles para tu actividad
online.

27. Multitarea
Se soluciona con enfoque. Si coges una tarea,
quítate todo lo demás de la cabeza hasta que
la termines.
Invierte más energías en terminar que en abrir
nuevos frentes.
Saber decir NO.

28. Tecnología
Simplifica al máximo los programas que utilizas.
Domina las aplicaciones que más utilizas.
Atajos de teclado.
Mantén tu escritorio limpio y tu disco duro
organizado.

29. Tómate un descanso
Hacer las cosas rápido y mal no es ser
productivo.
Descansos frecuentes.
No comas en la mesa, aprovecha la comida para
desconectar.
Aprovecha los tiempos muertos, pero sin
obsesionarte con estar siempre haciendo cosas.

30. Procrastinación
Lo que cuesta es empezar, luego seguir es más
fácil.
Si es una tarea muy grande, partela en tareas
más pequeñas.

31. Herramientas y referencias que
te ayudarán a ser más
productivo

32. Capturar notas, marcadores y
organizar información
Evernote (Web, Extensión Chrome, Windows,
Mac, Linux*, Android, iOS)
SpringPad (Web, Android, iOS, Kindle)

33. Listas de tareas y GTD
Google Task (Web) Team Tasks (Android)
Trello (Web)
Evernote (Web, Windows, Mac, Linux*,
Android, iOS)
Tracks (Web)
producteev (Web, Mac, Android, iPhone)
Wunderlist (Web, iPhone, iPad, Mac, Windows,
Android, Kindle Fire)

34. Pomodoro
Add-on para Gnome3
Pomodoro.me (Web)
Pomodroido (Android)
Promodoro (iOS)

35. Medir donde empleas tu
tiempo
Harvest (Web, Android, iOS)
Web Timer (Google Chrome)

36. Atajos de teclado
shortcutworld (Web)

37. Música para desconectar
SimplyNoise (Web y mp3)
myNoise.net (Web)

38. Referencias
Libros
Getting Things Done. David Allen
How to Lead. Jo Owen ("Making the most of
your time", páginas 59-65)
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.
Stephen R. Covey ("Tercer Hábito. Establezca
primero lo primero", páginas 193-240)
Webs
Blog ThinkWashabi
GTD en la Wikipedia

39. Gracias a todos!!