Bab 1 membahaskan asas-asas komunikasi perniagaan, termasuk definisi komunikasi perniagaan, matlamatnya, proses komunikasi, dan strategi komunikasi global. Bab ini juga membahaskan teori-teori organisasi tradisional seperti model Taylor dan Fayol serta model hubungan manusia dan sumber manusia."

1. Bab 1
Asas –asas komunikasi perniagaan
a. Definisi komunikasi perniagaan
b. Matlamat komunikasi perniagaan
c. Proses komunikasi
d. Komunikasi global dan kepelbagaian budaya
e. Strategi komunikasi global

2. Definis komunikasi
Komunikasi sebagai pertukaran idea , pendapat,
maklumat , perghubungan dan sebagainya
yang mempunyai tujuan dan dipersembahkan
secara peribadi atau tidak peribadi melalui
simbol atau isyarat yang bertujuan untuk
mencapai matlamat organisasi

4. Matlamat komunikasi
perniagaan
-Perniagaan perlu membuat komunikasi dalaman dan
luaran yang berkesan dalam usaha untuk berjaya
-4 matlamat komunikasi perniagaan
a.Memberi kefahaman pada penerima
b.Memastikan penerima memberi tindak balas positif
c.Membentuk perhubungan positif antara penyampai
dan penerima
d.Membina perasaan muhibah antara penerima dengan
organisasi

5. Matlamat komunikasi
perniagaan

6. Proses komunikasi
Gangguan Gangguan
Tindak
balas
Pengirim
Penerima
Pesanan
Pesanan
APESANANSIMBOL
N) Simbol /
isyarat
Media
(saluran)
Mentafsir
(dekod

7. Pengirim Pesanan
- Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai idea
untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan
dapat difahami oleh orang yang menerima sesuai
denganyang dimaksudkan.
-Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau
diekspresikanoleh pengirim pesanan.
-Pesanan adalah secara verbal atau non verbal dan
pesananakan efektif bila dikendalikan secara baik dan
jelas.Contoh bahan untuk diterima adalah seperti :
Informasi
Ajakan
Rencana kerja
Pertanyaan dan sebagainya

8. Simbol/ isyarat
* Pada tahap ini pengirim pesanan membuat kod
atau simbol sehinggapesanannya dapat difahami
oleh orang lain.
•Biasanya seorang pengurusmenyampaikan
pesanan dalam bentuk kata-kata, gerakan
anggota badan, (tangan,kepala, mata dan
bahagian muka lainnya).
•Tujuan penyampaian pesanan adalah
untukmengajak, memujuk, mengubah sikap,
perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

9. Media/penghubung
Alat untuk penyampaian pesanan seperti; TV,
radio surat khabar, papanpengumuman, telefon
dan lainnya. Pemilihan media ini dapat
dipengaruhi oleh isipesanan yang akan
disampaikan, jumlah penerima pesanan dan
sebagainya.

10. Menafsir kod/isyarat
Setelah pesanan diterima melalui pancaindera
(telinga, mata dan seterusnya)maka si penerima
pesan harus dapat mentafsirkan simbol / kod
dari pesan tersebut,sehingga dapat difahami

11. Penerima pesan
Penerima pesanan adalah orang yang dapat
memahami pesan dari si pengirimmeskipun
dalam bentuk kod/isyarat tanpa mengurangi erti
pesanan yang dimaksudoleh pengirim

12. Tindakbalas
•Tindakbalas adalah isyarat atau tanggapan
yang berinformasi kesan daripenerima pesanan
dalam bentuk verbal mahupun non-verbal.
• Tanpa tindakbalasseorang pengirim pesanan
tidak akan tahu kesan pesanannya terhadap si
penerima pesanan
•tindakbalas langsung yang mengandungi
pemahaman ataspesanan tersebut.

13. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bahagian dari proses
komunikasi akan tetapimempunyai pengaruh
dalam proses komunikasi, kerana pada setiap
situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu
kita. Gangguan adalah hal yang merintangi
ataumenghambat komunikasi sehingga penerima
salah menafsirkan pesan yangditerimanya.

14. KOMUNIKASI
Komunikasi dapat dibahagikan kepada dua
keadaan iaitu komunikasi secara sehala dan
komunikasi dua hala yang melibatkan ramai
pendengar dan pendengar memberi respons
yang sebaiknya kepada pemberi informasi.

15. BENTUK KOMUNIKASI
Komunikasi terdapat dalam pelbagai bentuk,
antaranya ialah komunikasimenegak, komunikasi
mendatar dan komunikasi melintang. Ketiga-tiga
bentukkomunikasi ini mempunyai definisinya yang
tersendiri

16. KOMUNIKASI MENEGAK
•Merupakan pertukaran maklumat antara
peringkat dengan peringkat dalmaorganisasi.
•Objektif utama komunikasi menegak digunakan
dalam organisasi adalahuntuk menggalakkan
penglibatan seberapa ramai ahli organisasi.
•Selain itu ia akanmemberi peluang kepada
pengurusan atasan mendapatkan maklumat
penting darisetiap pekerja yang ada.

17. KOMUNIKASI MENDATAR
•Merupakan pertukaran maklumat secara bebas dalam
organisasi. Terdapatbeberapa kebaikan bentuk
komunikasi ini antaranya ialah meningkatkan
kerjasama,saling mempercayai, komunikasi yang
berkesan dalam kalangan pekerja.
•Selain itupenumpuan perkara yang tidak dipersetujui dari
aspek idea bukan peribadi seseorang.Kebanyakan
tindakan dan keputusan memberi kesan kepada
kebolehan orang lainmelaksanakan kerja.
•Antara objektif utama perlaksanaan komunikasi ini ialah
untuk menyelaraskan kerja, berkongsi maklumat demi
kepentingan organisasi.
•Selain itu ianya bertujuanunutk menyelesaikan masalah
ataupun konflik yang timbul dalam kumpulan.

18. KOMUNIKASI MELINTANG
Merupakan pertukaran maklumat ataupun
informasi yang penting dan tidakpenting secara
tidak formal ataupun di luar dari majlis protokol.

19. Teori organisasi
-4 model organisasi yang utama
a.Model tradisional / klasik
b.Model hubungan manusia
c.Model sumber manusia
d.Model sistem / kontingensi

20. Pengurus
a. Pengurus tradisional
memastikan pekerja sentiasa menghormati pengurus ,
organisasi mesti mengawal pekerja
b.Pengurus Hubungan Manusia
Pekerja akan lebih produktif jika merasa dihargai dan puas
c.Pengurus Sumber Manusia
pekerja sebenarnya ingin bekerja dan dengan sendirinya
akan menyuruh diri mereka untuk bekerja jika mereka
dibenarkan untuk terbabit dalam membuat keputusan dan
mempunyai komitmen terhadap matlamat organisasi

21. d. Pengurus Sistem / kontigensi
- kejayaan bergantung kepada beberapa faktor
dalam dan luaran

22. Model tradisional / klasikal
-Pengurus saintifik : mereka yang mahu meningkatkan
organisasi dari bawah ke atas
- diperkenalkan oleh Frederik Taylor dan kemukakan 4
prinsip sainstifik dalam masalah pengeluaran dan
pengurusan :-
a.Rekabentuk saintifik terhadap setiap tugasan
b.Pemilihan kerja secara saintifik
c.Latihan yang mencukupi dan pulangan / reward untuk
produktiviti – bonus /insentif
d.Pembahagian buruh dan tanggungjawab

23. b. Pakar teori birokratik
-Oleh Henri Fayol (1949) dan Max Weber (1947) :
perbaiki kecekapan pengurus melalui struktur dan
kawalan
- arahan dan laporan – pembahagian tenaga buruh –
kuasa barisan / rantaian arahan
-Percaya pada jangkauan kawalan / span of control
- rantaian arahan adalah struktur komunikasi dalam
sesuatu organisasi dan dijelaskan dalam melalui carta
organisasi
-Organisasi tinggi menghadapi limpahan maklumat

24. Organisasi tinggi

25. Organisasi rata

26. -Weber menjadikan birokrasi itu bentuk formal seperti di
bawah :
a.Polisi dan peraturan sesebuah organisasi harus dijadikan
spesifik dalam bentuk tulisan
b.Pengurus perlu mengekalkan hubungan tidak peribadi
dan tidak terlalu peramah – pilih kasih dalam membuat
keputusan
c.Kuasa dalam organisasi birokratik adalah formal :
perundangan dalam menguasai dan mengawal pekerja
- Komunikasi dalam organisasi tradisional adalah sangat
rasional , berorientasikan tugas, rasmi dan bertulis

27. Kritikan terhadap organisasi tradisional
-Pihak pengurusan cuba melaksanakan teknik
baru tanpa mengubah sikap mereka terhadap
pekerja
-Tidak telus dan lambat dalam mengatasi
masalah dan perjalanan operasi

28. Model hubungan manusia
-Produktiviti akan meningkat hanya oleh motivasi
ekonomi
-Diperkenalkan oleh Elton Mayo (1947) dan Chester
Barnard (1938) - kajian Hawthorne
- suasana tugasan tidak beri kesan kepada produktiviti
dan buat 2 kesimpulan yang radikal :
a.Konsep yang menekankan kasih sayang individu oleh
penyelia dan pihak pengurusan akan membawa kepada
produktiviti kerja yang lebih baik
b. menukarkan “ manusia ekonomi” kepada manusia
sosial

29. Chester Barnard
- Cara terbaik dalam kejayaan sesebuah organisasi ialah
memberi penekanan kepada komunikasi
-Pendapat pengurusan saintifik - komunikasi satu hala :
fungsi arahan
- komunikasi dalam organisasi hubungan manusia
adalah ke bawah
-Dikritik kerana memberi terlalu banyak tekanan
kepada pekerja bawahan
-Kritikan lebih utama adalah kos dan masalah yang
dihadapi oleh organisasi dalam usaha untuk
melaksanakan model hubungan manusia

30. - Penyelidikan telah mendapati bahawa hubungan
produktiviti dan kepuasan bekerja adalah kompleks dan
peningkatan kepuasan kerja tidak semestinya akan
membawa kepada prestasi yang baik (Euske dan Roberts,
1987)

31. Model Sumber manusia
-model sumber manusia tumbuh daripada kritikan dan
masalah yang timbul daripada aliran hubungan manusia
- 2 pakar teori sumber manusia
a.Douglas McGregor (1960)
b.Rensis Likert (1961)
-Gabungkan pengurusan tradisional dengan model
hubungan manusia dan fokus kepada :
a.Peningkatan kepuasan pekerja dan pembaikan dalam
pembuatan keputusan organisasi
b.Menekankan komunikasi perhubungan ( terbuka ,
menyokong dan peramah) dalam komunikasi arahan

32. -Raymond Miles (1975) : org pertama menggunakan
sumber manusia
-Menyenaraikan beberapa asas perbezaan antara model
hubungan manusia dengan sumber manusia

33. Hubungan manusia Sumber manusia
- Orang ingin disukai dan dihormati - Kebanyakkan pekerja beriringan
untuk mencapai satu pengiktirafan
- Jika kemahuan dipenuhi pekerja - Kebanyakkan pekerja mempunyai
akan bekerja untuk organisasi sumber yang belum diuji dan ia
berupaya membuat lebih dari tugasan
yang diberi
Pengurus harus menyakinkan pekerja - Pengurus harus guna dan galakkan
yang mereka adalah ahli yang potensi dan kreativiti terlindung
berharga pekerja untuk mencapai matlamat
organisasi
- Pengurus harus membenarkan - Pengurus harus benar dan galakkan
pekerja terbabit dalam membuat pembabitan pekerja dalam situasi
keputusan rutin pembuatan keputusan penting dan
rutin
Berkongsi maklumat dengan pekerja - Kepuasan pekerja adalah hasil
akan meningkatkan kepuasan serta produk dan peningkatan prestasi
moral pekerja lalu meningkatkan
produktiviti

34. Teori X dan Teori Y
Hasil penyelidikan Douglas Mc. Gregor ini telah
memberi definisi bagi golongan teori X dan teori Y.
Teori X
Douglas Mc. Gregor beranggapan bahawa
kebanyakan orang dari golongan ini adalah orang
lebih suka dipimpin tidak punya tanggungjawab, ia
dimotivasi oleh wang, keuntungan dan ancaman
hukuman. Orang yang berada didalam kategori ini
juga telah disifatkan sebagai seseorang yang malas
bekerja Pengurus perlu mengenal pasti pekerja-
pekerja yang terdiri daripada kategori ini, dan sistem
pengawasan serta disiplin yang ketat perlu
dilaksanakan terhadap para pekerja.

35. Teori Y
Semua orang sebenarnya bersifat kreatif, yang
harus dibangkitkan atau dirangsang oleh
pemimipin. Sesiapa yang berada dalam golongan
ini, mereka adalah seseorang yang suka
memimpin sesebuah kumpulan ataupun
organisasi. Mereka mempunyai matlamat dan
cita-cita yang tinggi untuk dicapai. Mereka yang
berada dalam kategori ini lebih berfikiran positif.

36. Menurut teori X dari McGregor ini bahawa orang-
orang ini pada hakikatnya adalah:
a. Tidak suka bekerja
b. Tidak cita-cita untuk bertanggung jawab, dan
lebih suka diarahkan atau diperintah
c. Mempunyai kemampuan yang kecil
d.Hanya memerlukan motivasi fisiologi dan
keselamatan saja.
e. Harus diawasi secara ketat dan sering dipaksa
untuk mncapai tujuan organisasi

37. Secara keseluruhan teori Y adalah seperti
berikut:
a. Kemampuan untuk berkreativiti di dalam
menyelesaikan persoalan-persoalan organisasi
secara meluas.
b.Orang-orang dapat mengendalikan diri dan
kreatif dalam bekerja.
c. Dimotivasi oleh kehendak diri sendiri

38. -Carr – Ruffino (1985) telah membandingkan teori X dan
Teori X mengambilkira 2 keperluan iaitu fisiologikal dan
keselamatan (Keperluan Hierarki Maslow)
-Teori Y memenuhi kesemua 5 tahap keperluan
a.Fisiologikal
b.Keselamatan
c.Sosial
d.Harga diri
e.Pencapaian diri

39. Sistem Empat Likert
Likert kenal pasti 4 gaya pengurusan iaitu sistem 4 :
a.Sistem 1 (Autoritatif Exploitatif) = Teori X
Sistem
b. Sistem 4 (Pembabitan)= Teori Y ideal utk
organisasi
c.Sistem Konsultatif
d.Sistem Autoritatif Kebajikan
Produktiviti
yang tinggi
-3 kunci utama :
a.Perhubungan yang menyokong berasaskan kepercayaan
b.Pembuatan keputusan dan penyeliaan secara kumpulan
c.Matlamat prestasi yang tinggi

40. Grid Pengurusan Blake dan Mouton
-Robert Blake dan Jane Mouton (1964) :
Keberkesanan pengurusan bergantung kepada 2 sikap
utama :-
a.Peka kepada pengeluaran (fokus kpd organisasi tradisional)
b.Peka kepada orang (fokus kpd organisasi hubungan manusia)
- Gaya pengurusan seseorang : sikap pengurus terhadap
kepentingan pengeluarab dan orang boleh dibentuk
dalam grid pengurusan

41. Grid Pengurusan Blake dan Mouton

42. -Pekerja di semua tahap perlu memiliki kemahiran
komunikasi
-Kritikan terhadap organisasi sumber manusia
-Model ini dikritik sbb tidak realistik
-Sistem 4 dalam Likert adalah cara pengurusan yang
menarik tetapi tidak benarkan percanggahan berlaku
dalam sistem
-Manakala grid pengurusan Blake dan Mouton benarkan
lebih banyak kombinasi malangnya mereka hanya had
kepada 2 sahaja
-Banyak organisasi cuba dan mereka tidak berjaya

43. Model Kontingensi
-Joan Woodward (1965) – ujian terhadap syarikat berjaya
dan kurang berjaya n kesannya : kejayaan bergantung
kepada jenis industri
Teori Sistem
-Dibina daripada teori sistem umum oleh Ludwig von
Bertanfly
-Daniel Katz dan Robert Khan (1966) aplikasi pendekatan
sistem ini dengan menamakan organisasi sebagai sistem
berbuka – sempadan yang luwes dan benarkan komunikasi
dilaksanakan dengan mudah

44. Kekuatan teori sistem ini ialah :
a.Menghargai pergantungan semua bahagian dalam satu
organisasi – kesan akan melibatkan semua bahagian
b.Mengetahui bahawa komunikasi formal dan x formal
amat penting kepada kejayaan sesebuah organisasi
c.Mengintegrasikan bias daripada kedua2 model
tradisional dan hubungan manusia
- masalah tugasan kerja , rantaian arahan dan
pembuatan keputusan adalah penting (Goldhaber, 1993)

45. Teori Kontingensi
Teori atau Model Kontingensi
Teori atau model kontingensi (Fiedler, 1967) sering
disebut teori situasional karena teori ini mengemukakan
kepemimpinan yang tergantung pada situasi. Model atau
teori kontingensi Fiedler melihat bahwa kelompok
efektif tergantung pada kecocokan antara gaya
pemimpin yang berinteraksi dengan subordinatnya
sehingga situasi menjadi pengendali dan berpengaruh
terhadap pemimpin.

46. Leader-Participation Model
Leader-Participation Model ditulis oleh Vroom dan
Yetton (1973). Model ini melihat teori kepemimpinan
yang menyediakan seperangkat peraturan untuk
menetapkan bentuk dan jumlah peserta pengambil
keputusan dalam berbagai keadaan.
-Teori Yetton dan
Vroom mengemukakan bahwa kepuasan dan prestasi
disebabkan oleh perilaku bawahan yang pada gilirannya
dipengaruhi oleh perilaku atasan, karakteristik bawahan,
dan faktor lingkungan. Path-Goal Theory atau Model Arah Tujuan
- Path-Goal Theory atau model arah tujuan ditulis oleh
House (1971) menjelaskan kepemimpinan sebagai
keefektifan pemimpin yang tergantung dari bagaimana
pemimpin memberi pengarahan, motivasi, dan bantuan
untuk pencapaian tujuan para pengikutnya.

47. Orientasi tugasan
situasi A Situasi C
•Pengurus amat disukai •Pengurus tidak disukai
•Pengurus berkuasa •Pengurus mempunyai
sedikit kuasa
•Tugasan telah dijelaskan •Tugasan tak dijelaskan
dengan baik
Orientasi hubungan manusia
Situasi B
•Pengurus agak disukai
•Pengurus mempunyai beberapa kuasa
•Tugasan dijelaskan secara sederhana

48. -Pemimpin yang berjaya akan membina laluan bagi
pekerja untuk mencapai matlamat ini
-Cara pengurusan dan proses komunikasi adalah
dipengaruhi oleh situasi dan beberapa faktor dalaman
dan luaran
- tidak menjelaskan dengan terperinci kesemua faktor
yang pengaruhi organisasi

49. Pengaplikasian Teori Organisasi kepada Organisasi
1. Manusia adalah penerima mesej yang aktif
2. Lebih komunikasi tidak semestinya lebih baik dalam
arahan tugas atau motivasi
3. Organisasi perlu mencari keseimbangan di antara
komunikasi tertutup , autoritatif dengan komunikasi
terbuka , kreatif

50. Komunikasi global dan kepelbagaian
budaya
-Kepelbagaian di tempat kerja adalah satu realiti kerana
dunia perniagaan sekarang menerusi syarikat
multinasional , teknologi komunikasi dan warga
penduduk yang terdiri daripada pelbagai budaya
membawa bersamanya sekumpulan pekerja yang
berbeza
-etnik adalah bermaksud hubungan bangsa kenegaraan ,
agama, bahasa dan budaya yang sama bagi sekumpulan
besar penduduk
-Perlu ada kesedaran terhadap budaya lain

51. -Budaya adalah kepercayaan adat , norma sosial, nilai dan
sikap kebendaan sesuatu kumpulan bangsa, kaum dan
agama
- etnik
-Budaya
-Jantina
-Umur
-Individu

52. -Kepentingan komunikasi silang budaya ini adalah
disebabkan oleh 3 trend yang berlaku sekarang –
Globalisasi pasaran, pengangkutan canggih serta
kemajuan teknologi dan tenaga kerja pelbagai budaya
-Internet dan laman web telah mengubah cara kita
menjalankan perniagaan dan komunikasi
-Pemahaman dan tindakan yang berkesan terhadap
perbezaan itu amat kritikal dalam komunikasi dan juga
kejayaan operasi perniagaan

53. Panduan komunikasi perniagaan
a. Aplikasi prinsip komunikasi perniagaan
b. Analisa budaya anda sendiri
c. Terbuka dan menerima budaya lain
d. Pelajari budaya lain dan aplikasikan apa yang
dipelajari

54. Di amerika syarikat
Perlu berterus terang dan bersifat terbuka

55. Berkomunikasi di Jerman
Mesyuarat akan fokus kepada matlamat yang
dipersetujui bersama dan setiap pandangan
perlu disertakan dengan alasan yang munasabah

56. Berkomunikasi di Jepun
Apabila menjalankan perniagaan dengan
orang Jepun, anda perlu berbudi bahasa dan
diplomatik

57. Berkomunikasi di China
Orang Cina biasanya mengambil masa yang
lama untuk membuat keputusan , jadi
jangan berharap untuk mendapat
keputusan perniagaan yang segera