Palestra apresentada pela Profª Drª Johanna Smit (ECA-USP) no dia 28/05/2010, durante o I Seminário de Biblioteconomia e Ciência da Informação da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo.

1. A função do arquivo: aproximações
e diferenças em relação à biblioteca
Johanna W. Smit
cbdjoke@usp.br

2. A função do arquivo
A lógica para a organização da informação no
arquivo
Comparação com a lógica biblioteconômica
Desafios enfrentados pelos arquivos
Algumas questões corporativas e de mercado
do trabalho
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3. A função do arquivo
O que é um arquivo? Para o que
serve? As imagens representam
um arquivo?
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4. A função do arquivo
Arquivo
Acumulação ordenada dos documentos ,
criados por uma instituição ou pessoa, no
curso de sua atividade, e preservados para a
consecução de seus objetivos, visando à
utilidade que poderão oferecer no futuro
(Marilena Leite Paes, 1991)
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5. A função do arquivo
Portanto,
A informação arquivística é uma
informação acumulada institucionalmente
para provar, ou informar, como a instituição ou
pessoa persegue seus objetivos, com quem se
relaciona, quais direitos e deveres ela
representa
O arquivo espelha a instituição no seu
funcionamento (estrutura organizacional e as
atividades nela desenvolvidas)
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6. A lógica para a organização da informação no arquivo
• Já que o arquivo espelha a instituição, a
organização da informação deve ser feita de
modo a espelhar o funcionamento da
instituição
Diferença em relação à biblioteca, que
organiza a informação de acordo com a
estruturação das áreas do conhecimento
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7. A lógica para a organização da informação no arquivo
De acordo com a estrutura e/ou atividades
desenvolvidas na instituição
p.ex. Gestão de RH
controle de frequência
Arquivo
De acordo com a organização interna das
áreas do conhecimento
Biblioteca p.ex. Ciências Sociais Aplicadas
biblioteconomia
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8. Em resumo
• O arquivo não organiza os documentos de acordo
com seu assunto mas com a atividade que eles
viabilizam e cuja execução provam
• E como o arquivo segue regras muito claras para
controlar os documentos, ele acaba tendo a função
de “cartório” da instituição
p.ex. em processos de corrupção, onde a polícia começa sua
busca? Quantas vezes vimos fotografias de agentes da PF levando
um computador debaixo do braço?
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9. Conceitos básicos da arquivística
• Teoria das 3 idades
Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o
momento em que são criados até sua destinação final
Corrente intermediário permanente
eliminação
• Princípio de proveniência
Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma
instituição ou de uma pessoa devem manter sua
individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa
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10. Conceitos básicos da arquivística
• Conceito de organicidade
Qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura,
funções e atividades da entidade acumuladora em suas
relações internas e externas
Em decorrência
O documento arquivístico (administrativo) não é pensado
isoladamente (como se faz com os livros na biblioteca) mas
em função da atividade que o produziu e, portanto, inserido
no conjunto dos documentos gerados por aquela atividade
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11. Biblioteca ≠ arquivo
SEMELHANÇAS DIFERENÇAS
- A função atribuída aos documentos
muda de acordo com o “olhar” lançado
sobre eles, privilegiando área do
conhecimento (biblioteca) ou
- Tornar a informação funcionamento institucional (arquivo)
disponível - Já que as funções atribuídas aos
documentos são diferentes, lógicas de
organização e tempos de guarda
Biblioteca - Preservar a memória (da diferenciados
Arquivo instituição, da área do -Responsabilidades diferentes
conhecimento, do grupo envolvidas: na biblioteca a qualidade da
social, etc.) informação é garantida pelas seleção
das fontes (editoras, p. ex), no arquivo o
próprio arquivo garante o valor
probatório dos documentos em
decorrência de procedimentos
normalizados e controlados de gestão
dos documentos
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12. Biblioteca ≠ arquivo
• Na prática a distinção não é tão simples, há casos
híbridos (p. ex. centros de memória) ou então um
pouco de biblioteca no arquivo ou um pouco de
arquivo na biblioteca.....
Instituições especializadas na organização da
informação para torná-la acessível/disponível
Museus Arquivos Bibliotecas
Contínuo de instituições coletoras de cultura
(Homulos, 1990)
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13. Biblioteca ≠ arquivo
• Funções diferentes e portanto também lógicas de
organização da informação diferentes, mas todos
organizam socialmente, ou institucionalmente, a
informação pressuposta útil ou necessária
• Além da biblioteca e do arquivo, museus, centros de
documentação, centros de informação, projetos
memória, etc., organizam informações e entender
tanto as diferenças quanto a complementaridade é
fundamental
torna nossa atuação profissional mais rica e certamente cria
condições para melhor atendermos os usuários (que
procuram informações e não estão preocupados em saber
onde ela está)
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14. Desafios enfrentados pelos arquivos
• Re-engenharias, compras e vendas de empresas,
globalização
Como fica o princípio de proveniência? A filial foi vendida para um
grupo boliviano, como ficam os arquivos? Aonde ficam? Serão
preservados? Por que essas perguntas são importantes e relevantes?
exemplo – Projeto Eletromemória - acervo custodiado pela Fundação Energia e
Saneamento, oriundo de empresas como AES Tietê, AES Eletropaulo, Cesp, ISA CTEEP e
Duke Energy, além do próprio acervo acumulado pela Fundação em mais de 100 anos de
atividades das empresas de energia elétrica
• Sigilo e habeas-data
Quem tem direito de acesso à informação? Qualquer um? Todos?
Ninguém? O que diz a legislação?
exemplo 1 - documentos sobre a Guerra do Paraguai foram liberados pelos arquivos
americanos mas ainda não foram liberados (ao que me consta) pelo Arquivo Nacional
exemplo 2 – famílias de desaparecidos políticos procuraram provas para ter direito a
indenizações
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15. Desafios enfrentados pelos arquivos
• Produção cada vez mais frequente de documentos
em meio digital, integrando bases de dados
Como garantir a autenticidade de documentos em meio digital? Como
rastrear alterações? Como garantir a preservação dos documentos por
muito tempo (ou para sempre)?
Não esquecer: o arquivo funciona como
“cartório” da instituição,
ele tem a responsabilidade de preservar os
documentos de forma tal que os mesmos não
percam seu poder probatório
Exemplo: Instrução Normativa APE/SAESP - 1, de 10/03/09 - Estabelece diretrizes e define
procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos
arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.
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16. Desafios enfrentados pelos arquivistas brasileiros
• Atuação de outros profissionais
• Possibilidade de ingerências políticas em arquivos do
setor público
• Responsabilidade em relação a documentos que
“provam” (particularmente documentos em meio
digital)
• Mercado de trabalho crescente mas que nem
sempre reconhece a especificidade do trabalho do
arquivista ou então a reserva de mercado que a lei
lhe confere
ENARA – Executiva Nacional das Associações Regionais de Arquivologia – www.enara.org.br
SINARQUIVO – Sindicato Nacional dos Arquivistas e Técnicos de Arquivo – www.sinarquivo.org.br
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17. Desafios enfrentados pelos arquivistas brasileiros
• DECRETO Nº 82.590, DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978, regulamenta a Lei nº 6.546,
de 4 de julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de
Arquivista e de técnico de Arquivo.
Art 2º São atribuições dos Arquivistas:
I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo;
II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo;
III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e
participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias;
IV - planejamento, organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação
constituídos de acervos arquivísticos e mistos;
V - planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos;
VI - orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos;
VII - orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos;
VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, par fins de preservação;
IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos;
X - elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos;
XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa;
XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.
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18. Obrigada pela paciência, Johanna.
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