Preparazione alla partecipazione alla gara: opportunità del ciclo di progetto, costruzione del partenariato, analisi del bando

1. Partecipazione
ad
appal/
europei
ed
internazionali:
come
accedere
e
procedere?
07/04/2014
Marta
Jakob
Questo
documento
è
di
supporto
a
una
presentazione
verbale.
I
contenu:
potrebbero
non
essere
corre;amente
interpreta:
in
assenza
dei
commen:
di
chi
ne
ha
curato
la
stesura.

2. Di
cosa
parliamo
oggi?
• La
ricerca
dei
bandi
• ciclo
di
proge?o:
quali
opportunità
• Il
partenariato
• Analisi
del
capitolato:
prepararsi
a
partecipare
• Barriere
d’ingresso:
formali
e
informali

3. Dove
cercare
i
bandi?
Si/
ufficiali
degli
en/
che
indicono
le
gare:
worldbank.org,
un.org,
adb.org,
afdb.org,
iadb.org,
ecc.
Si/
priva/
di
aggregazione
nazionale
od
internazionale
come:
– h?p://www.tendersdirect.co.uk/
– h?p://www.dgmarket.com/
– h?p://www.devbusiness.com/
– h?p://h?p://www.infoappal/.it/

6. Dove
cercare
i
bandi?
(2)
si/
specializza/
pubblici,
in
par/colare:
– exTender
(MAE),
» [h?p://extender.esteri.it/extender/]
– gare
internazionali
(ICE),
» [h?p://appsrv.ice.it/Opportunitaaffari/gare/ita/
PaginaprincipaleVisitatore.asp]
– finanziamen/
internazionali
(ICE).
» [
h?p://www.finanziamen/.ice.it/RicercaFin.php]

9. Come
cercare
le
gare?
Tu?e
le
banche
mul/laterali
pubblicano
i
bandi,
siano
essi
tender,
bid,
expression
of
interest,
request
for
proposal,
ecc.
Come
possiamo
muoverci
per
iden/ficare
le
a^vità
di
nostro
interesse?
• Per
aree
geografiche
o
paese
• Per
grandi
temi
• Per
scadenza
• Per
valore
di
gara

10. Trovata
la
gara
di
interesse…
Ci
troviamo
di
fronte
ad
una
montagna
di
documen/
non
sempre
di
facile
comprensione.
Naturalmente
è
fondamentale
una
le?ura
approfondita
di
tu?e
le
carte
per
cercare
di
comprendere
non
solo
lo
scopo
del
proge?o,
ma
anche
il
contesto.
Se
immaginiamo
di
partecipare
in
cordata,
meglio
che
la
le?ura
venga
data
da
più
persone.

11. Trovata
la
gara
di
interesse…
Ci
troviamo
di
fronte
ad
una
montagna
di
documen/
non
sempre
di
facile
comprensione.
Naturalmente
è
fondamentale
una
le?ura
approfondita
di
tu?e
le
carte
per
cercare
di
comprendere
non
solo
lo
scopo
del
proge?o,
ma
anche
il
contesto.
Se
immaginiamo
di
partecipare
in
cordata,
meglio
che
la
le?ura
venga
data
da
più
persone.
potrebbero
esserci
invece
pochi
documen/:
che
fare?
Bisogna
leggere
tu#o
più
volte:
non
possiamo
lasciare
che
la
voglia
di
partecipare…
Paura
che
vi
“freghino”
la
gara?

12. Cosa
preparare
per
la
gara?
• Una
lista
di
tu^
i
requisi/
reperi/
nei
documen/
di
gara.
• Uno
scadenziario
che
includa:
– completamento
offerta
finanziaria,
– o?enimento
della
garanzia,
– compilazione
dei
documen/,
– o?enimento
documen/
legali
(da
parte
di
tu^
i
partecipan/).

13. Il
ciclo
del
proge?o
Ciascun
ente
che
indice
le
gare
possiede
un
proprio
“ciclo
del
proge?o,”
con
fasi
e
scopi
de?aglia/.
I
cicli
sono
simili
tra
loro,
ed
hanno
lo
scopo
di
includere
il
controllo
e
il
monitoraggio
in
tu?e
le
a^vità
svolte
per
diminuire
la
possibilità
di
ripetere
eventuali
errori
e
per
valorizzare
al
meglio
i
successi.
Vediamo
a
/tolo
di
esempio
il
ciclo
di
proge?o
della
Banca
Mondiale.

15. Il
ciclo
del
proge?o
WB
• Pre
proge#azione:
in
questa
fase
la
banca
conduce
varie
analisi
volte
a
stabilire
la
specifica
agenda
del
paese.
• Iden1ficazione:
la
banca
iden/fica
i
proge^
che
meglio
rispondano
all’agenda
• Preparazione:
il
paese
beneficiario
conduce
gli
studi
necessari
al
proge?o
e
prepara
la
documentazione
finale,
con
eventuale
assistenza
della
banca.
• Valutazione:
la
banca
valuta
le
cara?eris/che
specifiche
del
proge?o
e
redige
il
documento
di
valutazione
e
la
bozza
per
l’accordo.
• Negoziazione:
la
banca
ed
il
paese
negoziano
il
pres/to
o
credito.
• Implementazione:
l’agenzia
esecutrice
realizza,
la
banca
controlla
• Supervisione:
si
valutano
le
prestazioni
del
proge?o,
del
beneficiario,
della
banca.
• Valutazione
expost:
un
dipar/mento
interno
della
banca
redige
un
rapporto
di
valutazione
per
capitalizzare
l’esperienza.

16. Opportunità
delle
fasi
stato
opportunità
acquirente
fon0
di
informazione
pre-­‐proge#azione
consulenze
ST
WB
ESW,
PRSP,
CAS,
studi
se?ore,
REI
iden1ficazione
consulenze
ST
WB
MOS,
REI
preparazione
consulenze
ST
paese
ricevente
MOS,
PID
consulenza
MT
(>200
mila$)
paese
ricevente
MOS,
PID
valutazione
consulenza
ST
WB
MOS,
PID,
REI
negoziazione
-­‐-­‐
-­‐-­‐
GPN
implementazione
consulenza,
fornitura
B,
L
&
S
paese
ricevente
PID,
PAD,
GPN,
REI,
SPN,
PRCA
supervisione
consulenza
ST
WB
PID,
PAD,
GPN,
REI,
SPN,
PRCA
valutazione
expost
consulenza
ST
WB
PID,
PAD,
GPN,
REI,
SPN,
PRCA

17. • Consulenze
Short
Term:
in
generale,
corrispondono
ad
impor/
inferiori
ai
100
mila
$.
• Consulenze
Medium
Term:
in
generale,
corrispondono
ad
impor/
superiori
ai
200
mila
$.
• Request
for
Expression
of
Interest:
in
generale,
è
pubblicato
per
contra^
con
un
valore
s/mato
>
50
mila$.
• ESW:
Economic
and
Sector
Work
• PRSP:
Poverty
Reduc/on
Strategy
Papers
• CAS:
Country
Assistance
Strategies
• MOS:
Monthly
Opera/onal
Summary
• PID:
Project
Informa/on
Documents
• PAD:
Project
Appraisal
Documents
• GPN:
General
Procurement
No/ce
• SPN:
Specific
Procurement
No/ce
Opportunità
delle
fasi
(2)

18. Il
partenariato
L’idea
proge?uale
e
il
partenariato
sono
lega/:
l’individuazione
dei
partner
parte
proprio
dalla
nostra
idea
di
proge?o.
La
cos/tuzione
del
partenariato
rappresenta
quindi
una
delle
sfide
portan/
e
si
porta
dietro
difficoltà
su
diversi
fron/,
in
par/colare
dobbiamo
tenere
presente:
• aspe^
organizza/vi,
• aspe^
relazionali,
• competenze
specifiche,
• aspe^
culturali.

19. I
passi
del
partenariato
• Definizione
dell’idea
proge?uale
• Individuazione
degli
stakeholder
(a?ori
chiave?)
e
partner
• La
valutazione
della
composizione
del
team
o^male
• La
condivisione
della
proposta
proge?uale
• Il
consolidamento
del
partenariato
• Il
ruolo
del
lead
partner

20. Scelta
dei
partner:
vecchi
o
nuovi?
• La
scelta
di
partner
no/
diminuisce
il
rischio,
in
quanto
ne
conosciamo
già
PdF
e
PdD,
inoltre
un
proge?o
in
più
insieme
cementa
ancor
di
più
il
rapporto.
• La
scelta
di
partner
nuovi
ci
perme?e
di
ampliare
il
ventaglio
dei
nostri
ambi/
di
intervento,
può
inoltre
rappresentare
un
rafforzamento
sui
nostri
pun/
deboli
(ad
es.
finanziari,
organizza/vi).

21. La
composizione
del
team
• Variabili
– competenze
is/tuzionali,
tecniche,
linguis/che
– CV
– solidità
finanziaria
• Sogge^
possibili
– En/
Locali
– Camere
di
Commercio
o
altre
BSO
– Imprese
– ONG
o
altre
forme
no
profit
– Scuole,
en/
di
ricerca
– …

22. La
composizione
del
team
(2)
• Dimensioni
del
partenariato
– rispe?are
il
livello
minimo
per
assicurarsi
l’eleggibilità,
ma
non
dobbiamo
esagerare!
– Il
numero
dei
partner
è
legato
al
contenuto
del
proge?o
• Cara?eris/che
dei
partner
– Può
essere
u/le
inserire
partner
originali,
in
grado
di
apportare
un
pensiero
divergente
all’interno
del
team
di
lavoro,
ma
poi
siamo
in
grado
di
ges/re
eventuali
confli^?

23. La
composizione
del
team
(3)
La
cos/tuzione
della
squadra
perfe?a
è
un
gioco
di
equilibri
di
trade
off,
come
ad
esempio
tra
partner
vecchi/nuovi,
o
tra
partner
con
competenze
omogenee
o
eterogenee.
Dobbiamo
saper
bilanciare
i
rischi
della
novità
con
le
opportunità
dall’inserimento
di
figure
dalle
grandi
potenzialità.

24. La
condivisione
del
proge?o
Una
volta
definito
uno
schema
di
partenariato
ideale,
è
necessario
condividere
l’idea
di
proge?o,
passando
per
alcuni
passaggi
importan/,
quali:
• validazione
e
possibile
integrazione
dei
contenu/
(obie^vi,
rapporto
con
altri
proge^,
ecc.),
• definizione
e
ripar/zione
delle
responsabilità,
• definizione
e
ripar/zione
del
budget
(per
WP,
per
partner,
per
anno,
ecc.).

25. Consolidamento
del
partenariato
• Una
volta
che
tu^
i
potenziali
partner
abbiano
valutato
il
proge?o,
è
necessario
formalizzare
la
partnership;
durante
una
prima
fase
preliminare
i
partner
inviano
le
le?ere
di
adesione
al
proge?o,
poi
si
procede
alla
preparazione
del
partnership
agreement.
• Questo
accordo
dev’essere
in
forma
scri?a
e
stabilire
ruoli
e
rappor/
nella
ges/one
del
proge?o.

26. Ruolo
del
lead
partner
Se
siamo
LP,
dobbiamo
avere
chiare
le
responsabilità
implicate,
ma
anche
se
non
possiamo
essere
capofila
e
vogliamo
proporlo
ad
altri.
Sinte/camente
il
LP
dovrà:
• definire
le
modalità
opera/ve
di
relazione
tra
i
componen/
del
team,
• assicurare
che
tu?e
le
azioni
previste
vengano
eseguite,
• garan/re
che
le
spese
effe?uate
corrispondano
alle
a^vità
concordate,
• ges/re
il
budget
e
i
flussi
di
cassa,
• …

27. Principali
criteri
di
eligibilità
• criteri
economici:
capacità
economica
e
finanziaria
di
fornitori
e
prestatori
di
servizio
• criteri
tecnici:
capacità
tecnica
e
professionale
di
fornitori
e
prestatori
di
servizi

28. Criteri
economici:
un
esempio
• La
gara
iden/fica
il/i
requisito/i
dirimente/i,
ad
es.
la
capacità
economica
e
finanziaria.
• Vengono
defini/
gli
indici
sinte/ci
che
siano
considera/
idonei
come
prova,
ad
es.
cifra
d’affari
nel
triennio.
• Viene
quan/ficato
il
valore
minimo
dell’indice,
ed
es.
equivalente
ad
almeno
il
100%
dell’offerta
di
gara.
• Vengono
stabili/
i
mezzi
idonei
a
provare
i
requisi/,
ad
es.
bilancio
trado?o
e
vidimato.

29. Carte
in
regola
per
vincere
• Comprendere
il
processo
• Scegliere
bene
le
gare
(in
cui
SI
PUO’
vincere)
• Concentrarsi
sugli
obie^vi,
costruendo
una
strategia
(Crederci!)
• Proporre
una
metodologia
ben
funzionante

30. Buone
regole
• Execu1ve
summary:
anche
se
non
richiesto
esplicitamente,
ci
perme?e
di
introdurre
il
nostro
proge?o,
evidenziando
i
PdF.
• Completezza:
rispondiamo
a
tu?e
le
richieste
del
bando,
tenendo
presente
che
chi
ci
valuta
generalmente
non
ci
conosce.
• Linguaggio:
la
proposta
dev’essere
semplice,
concisa,
ma
tecnicamente
impeccabile.
• Convenzioni:
u/lizziamo
strumen/
standard
(diagrammi,
tabelle,
sigle,
ecc.)

31. Buone
regole
(2)
• Chiarezza:
se
l’idea
è
buona,
deve
essere
espressa
chiaramente.
• Alle#ante:
evidenziamo
i
pun/
posi/vi.
• Elenchi
punta1/tabelle:
ci
obbligano
ad
essere
schema/ci,
semplificando
la
stru?ura.
• Grasse#o:
può
aiutarci
a
porre
l’a?enzione
su
elemen/
portan/.
• Controllo
reiterato:
possono
sfuggire
errori
grossolani
di
ba^tura,
quindi
controlliamo
più
volte
possibile
e
facciamo
anche
controllare
ad
occhi
estranei.

32. Barriere
all’ingresso
(formali)
• Fa?urato
minimo
• Procedure,
poli/che
locali
• Pagamento
per
documen/
di
gara
• Barriere
geografiche
(nazionalità
dell’azienda)

33. Barriere
all’ingresso
(informali)
• Il
cliente
può
avere
dei
“preferi/.”
• Il
cliente
può
avere
preferenze
riguardo
a
fa?ori
non
espressi
nel
bando
(ad
es.
dimensione
dell’azienda,
presenza
geografica,
ecc.).
• Il
cliente
vuole
restringere
la
lista
dei
partecipan/
in
fre?a.

34. Strategia
• Pianificare
le
gare
con
an/cipo
(6
mesi),
incluse
eventuali
forniture.
• Preparare
e
disporre
di
documentazione
standard.
• Seguire
le
opportunità
di
interesse.
• Lavorare
in
modo
sartoriale
per
ogni
gara.
• Fare
lobbying
e
intelligence.

35. Errori
comuni
• Non
conformità
(crediamo
di
farcela
ma..)
• Mancata
dimostrazione
delle
capacità
(sappiamo
di
avere
i
mezzi
per
farcela,
ma..)
• Mancata
dimostrazione
della
comprensione
dello
scopo
• Presentazione
d’offerta
non
conforme
• Mancanza
di
innovazione

36. Gare
aperte?
• Nelle
gare
aperte
la
concorrenza
è
forte,
ma
tu^
possono
conoscerle
(anche
le
PMI!).
• Partecipare
alle
gare
è
molto
dispendioso
in
termini
di
tempo,
ma
le
regole
esistono
e
tendenzialmente
sono
trasparen/.

37. Gare
ristre?e?
• Numero
di
partecipan/
ristre?o,
quindi
meno
compe/zione.
• La
difficoltà
sta
nel
farsi
includere
nella
short
list!
• Lobbying
e
intelligence
hanno
un
ruolo
fondamentale.

38. Ne
vale
la
pena?
* Tan/ssima
ricerca
in
una
giungla
di
informazioni!
* Ma
quanto
spendono
i
commi?en/
per
il
nostro
se?ore?
* Quanto
ci
costa
prendere
parte
alla
gara?

39. Fasi
del
proge?o
pre
proge?o
periodo
di
finanziamento
post
proge?o
a^vazione:
analisi
dei
bisogni
definizione
proge?o
costruzione
consorzio
pianificazione
piano
di
proge?o
scri?ura
del
proge?o
revisioni,
affinamen/
del
piano
di
proge?o
pianificazione
di
a^vità
post-­‐proge?o
Apertura
Realizzazione
Controllo
Chiusura
definizione
dei
ruoli
organizzazione
del
proge?o
set-­‐up
della
comunicazione
organizzazione
del
kick
off
product,
team,
risk
management
disseminazione
documentazione
repor/ng
monitoraggio
valutazione
final
mee/ng
report
interni
valutazioni
interne
report
finale
saldo
dei
pagamen/
chiusura
del
contra?o
disseminazione
con/nua

40. Grazie
dell’a?enzione!
Marta
Jakob
it.linkedin.com/in/mjakob/
@mjkMi