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Wissensmanagement-Unterstützung für die Entwicklung und Nutzung von Prozessmodellen als wissensvermittelnde ArtefakteMichael Prilla30.06.2010
AusgangssituationMarginale Rolle von Prozessmodellen im WMProzessmodelle als etablierte Werkzeuge zur Dokumentation und Analyse von Prozessen: Träger organisationsrelevanten Wissens Aber: Prozessmodelle in Organisationen wenig zur Vermittlung von Wissen genutzt: Kleiner (aktiver) Nutzerkreis in OrganisationenKonsequenz: Wissen steht nicht ausreichend zur Verfügung, Prozesse sind nicht bekannt oder werden mit geringer Qualität durchgeführt: Wissen geht verlorenZiel: Nutzung von Prozessmodellen zur Vermittlung von Wissen für alle Mitarbeiter ermöglichen und verstetigenLösung: Nutzung durch Wissensmanagementsysteme (WMS) unterstützen
Problem: Ausrichtung auf textuelle Inhalte,Modelle in WMS schwer auffindbarForschungslücke: Integration von Prozessmodellen in Inhalte von WMSVorhandene Nutzungs- und Forschungsansätze nicht ausreichend
Kaum Vorarbeiten: Exploration von UnterstützungsbedarfenVorgehensweiseExplorativer Forschungsprozess
AnalyseProzessmodelle als wissensvermittelnde ArtefakteQualitative Unterschiede: Darstellbarkeit und Verarbeitung, individuelle Präferenzen (mentale Modelle), PerspektivenModelle als Kommunikationsgrundlage: „Driver oftacitknowledge“ExplizitesWissenImplizitesWissenzu(Situativ geeignetere) Darstellung von WissenBeobachtung, Anstoß des Austauschs, GrundlageImplizitesWissenvon(Situativ leichtere)      Aneignung von WissenGegenseitige ErgänzungExplizitesWissenGegenseitige Ergänzung als ideale Strategie der Wissensvermittlung: „dual channelprocessing“Qualitative Unterschiede: Darstellbarkeit und Verarbeitung, individuelle Präferenzen (Aufnahme), Perspektiven
Empirische StudieNutzung von Prozessmodellen in der PraxisInterviews mit 6 Praktikern: Nutzung von Modellen im UnternehmenZiel: Exploration zu unterstützender Aufgaben und ProzesseErgebnis: Empirisch gestützter Handlungsrahmen mit 34 (24) Anforderungen
Prototypische UmsetzungDas WiProM-SystemPrototypische Unterstützung für die Entwicklung und Nutzung von Prozessmodellen als wissensvermittelnde ArtefakteErweiterung vorhandener Anwendungen: Kopplung Modellierungswerkzeug (SeeMe-Editor) und Wissensmanagementsystem (Kolumbus 2)Unterstützung aller Anforderungen des Handlungsrahmens
HF 1: Modelle (in WMS) verwaltenDie Semantische Lücke als ProblemSemantische Lücke: Diskrepanzzwischen Verständnis und Erfassung / ExtraktionTextuelle (Meta-) Beschreibung zur Umgehung der Semantischen LückeSemantische Beschreibung als Lösungsansatz:Ontologien, Social Tagging , …Empirische Studie: Beschreibung von Prozessmodellen als Ersatz für Suchmechanismen„Frage: Wie finden sie dann Modelle? Antwort:  Weil der Plain Text des Visio-Flowcharts in der Betreffzeile ist.“ (I1, Z. 149-150) Aber: Vorgegebene Beschreibungen / Konventionen nicht geeignetErgebnis: Social Tagging für die Verwaltung von Prozessmodellen in WMSTagging: Auszeichnung mit frei wählbaren BegriffenKriterien der Auswahl: Flexibilität, Vielfalt (PIM, GIM), Aufwand der Nutzung, semantische Qualität
HF 1: Modelle (in WMS) verwalten Tagging für ProzessmodelleGemeinsame Verwaltung von Modellen und anderen Inhalten in einem WMS durch Tags als gemeinsame semantische Ebene aus Tags, Nutzern und InhaltenIntegration von Modellen in Suchmechanismen durch Auszeichnung mit Tags: Verfügbarkeit, Auffindbarkeit
HF 1: Modelle (in WMS) verwalten Tagging für ProzessmodelleAuszeichnung im Modellierungswerkzeug: Modelle, Elemente und Gruppen Unterstützung der Modellierung mit Inhalten und Kontakten aus einem WMS
Ausweitung der Nutzung von ProzessmodellenBarrieren und Hemmnisse in der Praxis
HF 4: Modellnutzung erleichtern und ausweiten Förderung von Akzeptanz und BewusstseinAufmerksamkeit und Gewärtigkeit für Modelle erzeugenHinweise auf relevante ModelleAnzeige auf persönlich an Nutzer adressierte ModelleInteraktion mit Modellen: Integriertes Modellierungswerkzeug
HF 3: Modelle zur Kommunikation nutzenKommunikation an ProzessmodellenKommunikation zur Weitergabe von Wissen unzureichend unterstützt:Kommunikation über Inhalte eines ModellsKommunikative Erläuterung eines Modells (Verständnis)Anforderung: Bezugnahme auf Bestandteile eines Prozessmodells
Prototypische UmsetzungNutzung von Prozessmodellen im WM-Kreislauf
EvaluationNutzen, Nutzbarkeit und AkzeptanzEvaluation in Workshops mit potentiellen NutzernFokus: Basismechanismen und Umfang des FunktionsangebotsBestätigung und Ausbau der Passungauf Arbeitsaufgaben / Integration in ArbeitsprozesseAbleitung von Erfolgs- und Akzeptanzfaktoren, bspw. Alternative Zugänge für NutzergruppenErgebnis: Ausgangsbasis für weitere Forschungsarbeiten
ZusammenfassungInnovationsgehalt und Beitrag der ArbeitLiteraturanalyse und empirische Betrachtung: Zusammenführung Modellierung, GPM und WissensmanagementBeschreibung von Prozessmodellen als wissensvermittelnde ArtefakteEmpirisch gestützter HandlungsrahmenUmsetzung von WiProM als Nachweis der MachbarkeitErstmals umgesetzte Basismechanismen wie Tagging für ProzessmodelleHohe Bandbreite von Funktionen als exemplarische Lösungen identifizierter ProblemeBeitrag zu relevanten ForschungsfeldernWissensmanagement: Nutzung des Potentials von ProzessmodellenGeschäftsprozessmanagement: Integration von Nicht-Experten in GPMLangfristige Nutzung von Prozessmodellen: Akzeptanz, Bewusstsein und adäquate Interaktionsmöglichkeiten entscheidend

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Wissensmanagementunterstützung für die Entwicklung und Nutzung von Prozessmodellen als wissensvermittelnde Artefakte: Disstertation

  • 1. Wissensmanagement-Unterstützung für die Entwicklung und Nutzung von Prozessmodellen als wissensvermittelnde ArtefakteMichael Prilla30.06.2010
  • 2. AusgangssituationMarginale Rolle von Prozessmodellen im WMProzessmodelle als etablierte Werkzeuge zur Dokumentation und Analyse von Prozessen: Träger organisationsrelevanten Wissens Aber: Prozessmodelle in Organisationen wenig zur Vermittlung von Wissen genutzt: Kleiner (aktiver) Nutzerkreis in OrganisationenKonsequenz: Wissen steht nicht ausreichend zur Verfügung, Prozesse sind nicht bekannt oder werden mit geringer Qualität durchgeführt: Wissen geht verlorenZiel: Nutzung von Prozessmodellen zur Vermittlung von Wissen für alle Mitarbeiter ermöglichen und verstetigenLösung: Nutzung durch Wissensmanagementsysteme (WMS) unterstützen
  • 3. Problem: Ausrichtung auf textuelle Inhalte,Modelle in WMS schwer auffindbarForschungslücke: Integration von Prozessmodellen in Inhalte von WMSVorhandene Nutzungs- und Forschungsansätze nicht ausreichend
  • 4. Kaum Vorarbeiten: Exploration von UnterstützungsbedarfenVorgehensweiseExplorativer Forschungsprozess
  • 5. AnalyseProzessmodelle als wissensvermittelnde ArtefakteQualitative Unterschiede: Darstellbarkeit und Verarbeitung, individuelle Präferenzen (mentale Modelle), PerspektivenModelle als Kommunikationsgrundlage: „Driver oftacitknowledge“ExplizitesWissenImplizitesWissenzu(Situativ geeignetere) Darstellung von WissenBeobachtung, Anstoß des Austauschs, GrundlageImplizitesWissenvon(Situativ leichtere) Aneignung von WissenGegenseitige ErgänzungExplizitesWissenGegenseitige Ergänzung als ideale Strategie der Wissensvermittlung: „dual channelprocessing“Qualitative Unterschiede: Darstellbarkeit und Verarbeitung, individuelle Präferenzen (Aufnahme), Perspektiven
  • 6. Empirische StudieNutzung von Prozessmodellen in der PraxisInterviews mit 6 Praktikern: Nutzung von Modellen im UnternehmenZiel: Exploration zu unterstützender Aufgaben und ProzesseErgebnis: Empirisch gestützter Handlungsrahmen mit 34 (24) Anforderungen
  • 7. Prototypische UmsetzungDas WiProM-SystemPrototypische Unterstützung für die Entwicklung und Nutzung von Prozessmodellen als wissensvermittelnde ArtefakteErweiterung vorhandener Anwendungen: Kopplung Modellierungswerkzeug (SeeMe-Editor) und Wissensmanagementsystem (Kolumbus 2)Unterstützung aller Anforderungen des Handlungsrahmens
  • 8. HF 1: Modelle (in WMS) verwaltenDie Semantische Lücke als ProblemSemantische Lücke: Diskrepanzzwischen Verständnis und Erfassung / ExtraktionTextuelle (Meta-) Beschreibung zur Umgehung der Semantischen LückeSemantische Beschreibung als Lösungsansatz:Ontologien, Social Tagging , …Empirische Studie: Beschreibung von Prozessmodellen als Ersatz für Suchmechanismen„Frage: Wie finden sie dann Modelle? Antwort: Weil der Plain Text des Visio-Flowcharts in der Betreffzeile ist.“ (I1, Z. 149-150) Aber: Vorgegebene Beschreibungen / Konventionen nicht geeignetErgebnis: Social Tagging für die Verwaltung von Prozessmodellen in WMSTagging: Auszeichnung mit frei wählbaren BegriffenKriterien der Auswahl: Flexibilität, Vielfalt (PIM, GIM), Aufwand der Nutzung, semantische Qualität
  • 9. HF 1: Modelle (in WMS) verwalten Tagging für ProzessmodelleGemeinsame Verwaltung von Modellen und anderen Inhalten in einem WMS durch Tags als gemeinsame semantische Ebene aus Tags, Nutzern und InhaltenIntegration von Modellen in Suchmechanismen durch Auszeichnung mit Tags: Verfügbarkeit, Auffindbarkeit
  • 10. HF 1: Modelle (in WMS) verwalten Tagging für ProzessmodelleAuszeichnung im Modellierungswerkzeug: Modelle, Elemente und Gruppen Unterstützung der Modellierung mit Inhalten und Kontakten aus einem WMS
  • 11. Ausweitung der Nutzung von ProzessmodellenBarrieren und Hemmnisse in der Praxis
  • 12. HF 4: Modellnutzung erleichtern und ausweiten Förderung von Akzeptanz und BewusstseinAufmerksamkeit und Gewärtigkeit für Modelle erzeugenHinweise auf relevante ModelleAnzeige auf persönlich an Nutzer adressierte ModelleInteraktion mit Modellen: Integriertes Modellierungswerkzeug
  • 13. HF 3: Modelle zur Kommunikation nutzenKommunikation an ProzessmodellenKommunikation zur Weitergabe von Wissen unzureichend unterstützt:Kommunikation über Inhalte eines ModellsKommunikative Erläuterung eines Modells (Verständnis)Anforderung: Bezugnahme auf Bestandteile eines Prozessmodells
  • 14. Prototypische UmsetzungNutzung von Prozessmodellen im WM-Kreislauf
  • 15. EvaluationNutzen, Nutzbarkeit und AkzeptanzEvaluation in Workshops mit potentiellen NutzernFokus: Basismechanismen und Umfang des FunktionsangebotsBestätigung und Ausbau der Passungauf Arbeitsaufgaben / Integration in ArbeitsprozesseAbleitung von Erfolgs- und Akzeptanzfaktoren, bspw. Alternative Zugänge für NutzergruppenErgebnis: Ausgangsbasis für weitere Forschungsarbeiten
  • 16. ZusammenfassungInnovationsgehalt und Beitrag der ArbeitLiteraturanalyse und empirische Betrachtung: Zusammenführung Modellierung, GPM und WissensmanagementBeschreibung von Prozessmodellen als wissensvermittelnde ArtefakteEmpirisch gestützter HandlungsrahmenUmsetzung von WiProM als Nachweis der MachbarkeitErstmals umgesetzte Basismechanismen wie Tagging für ProzessmodelleHohe Bandbreite von Funktionen als exemplarische Lösungen identifizierter ProblemeBeitrag zu relevanten ForschungsfeldernWissensmanagement: Nutzung des Potentials von ProzessmodellenGeschäftsprozessmanagement: Integration von Nicht-Experten in GPMLangfristige Nutzung von Prozessmodellen: Akzeptanz, Bewusstsein und adäquate Interaktionsmöglichkeiten entscheidend
  • 17. Ausgangssituation / Empirische Studie Nutzerkreis von ProzessmodellenInaktivProzessbeteiligte, Nutzer/Kunden, neue und operative Mitarbeiter, …Bedingt aktivManagement, Schulung, …AktivAnalysten, Entwickler, Prozessverantwortliche, …