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Implantación de un Sistema Gestión de Conocimiento Organización objeto de la implantación Laboratorio Farmacéutico Área Técnica Mª Dolores Iglesias Currás Máster de Gestión de la Información y el Conocimiento en las Organizaciónes Madrid, 04/07/2008

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Índice de contenidos Contextualización del Área  PLANIFICACIÓN  Análisis del Área Técnica Técnica  Recursos del proyecto  Departamentos  DISEÑO Detección general de  Acciones necesidades  DESARROLLO Objetivos: Misión, Visión  Actividades Objetivos generales y  IMPLANTACIÓN específicos  Plan de marketing Aspectos clave: beneficios  EVALUACIÓN y aspectos críticos

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Área TécnicaÁrea responsable de todos los aspectos técnicosrelacionados con los productos y servicios que laorganización ofrece División Técnica o Dirección Técnica o Departamento de Garantía de Calidad o Departamento de Registros  División Comercial Dietética y Cosmética o Departamento Técnico  Laboratorio I+D

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Detección general de necesidades I Apoyo inexistente de sistemas ÁreaOrganización y tecnologías de la información Técnica Poco control de procesos y documentación Conocimiento tácito Conocimiento explicito sin transformar en sin control conocimiento explicito ni organización específica Dificil acceso al conocimiento

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Detección general de necesidades II Personas o Formación nuevas incorporaciones – mucho gasto de tiempo o Comunicación “boca a boca” – no se plasma practicas y conocimientos individuales de los miembros del área tecnica Procesos o Duplicidad de información o Errores por falta de coordinación interdepartamental o Gestión lenta por falta de flujos de trabajo  Conocimiento o Duplicidad de documentación o Documentación en papel – se necesita mucho espacio físico o Información custodiada de forma individual – dispersión de información y conocimiento

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Misión y Visión MisiónConseguir la máxima eficiencia posible para poder ofrecer alcliente interno/externo servicios y productos con mayor valorañadido. VisiónConseguir que la implantación de un sistema de gestión delconocimiento en el área técnica, se haga extensivo a todas lasáreas de la organización, existiendo así un sistema de gestióndel conocimiento único para toda la organización

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Objetivos Generales Objetivos generales o Conocimiento a disposición de las personas o Trabajo en equipo o Desarrollo de capacidades de los miembros (área técnica) o Flujos de trabajo e información

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Objetivos específicos Objetivos específicos o Gestión del conocimiento o Espacios de producción e intercambio de conocimiento o Entorno de colaboración: reutilizar y capturar conocimiento útil para cada uno de los miembros o Reducción tiempos o Reducción de costes relacionados con duplicidad de información y procesos, y espacio físico de almacenamiento o Análisis y mejora de procesos

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Aspectos claveBeneficios Aspectos críticosAumento en la rapidez de Cultura organizacional: Necesariaatención al cliente una cultura de creación e(interno/externo) intercambio de conocimientoMejora de los servicios Aspectos Técnicos: El producto seprestados debe integrar a los principales sistemas de información de la organizaciónReducción de costes Aspectos Presupuestarios: Presupuesto muy bien estructurado y justificadoIncremento de la Recursos Humanos: Aceptación porproductividad parte de los usuarios que formarán parte del sistema de GC y formación para los mismos.

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PLANIFICACIÓN: Análisis Análisis de los departamentos que componen elárea técnica o Descripción general o Servicios del Departamento o Recursos del Departamento Departamentos objeto de análisis o Garantía de Calidad o Documentación y Registros o Dirección Técnica o Departamento Técnico/División Cosmética y Dietética o Laboratorio I+D Resultados del análisis/Departamento o Factores críticos o Acciones a llevar a cabo (fase de diseño)

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PLANIFICACIÓN: Análisis Garantía de Calidad: Factores CríticosEstrecha relación con procesos heredados de fábrica(Normas de Correcta Fabricación)Creencia de que se aseguran la correcta consecución de los procesos Recogida de datos de forma manual Procesos validados con firmas originales Documentos en formato papel  Gran volumen de Dificultad para documentacion en papel controlar la  Necesidad de mucho espacio información y la fisico y tiempo para la documentación ordenación y archivo

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PLANIFICACIÓN: Análisis Documentación y Registros: Factores Críticos Gestiones administrativas Cambio de equipo (Administraciones Publicas) Gestión de dossieresDesconocimiento del Documentación en papelsistema de gestión deinformación anterior en Volumen documentalel Departamento Ralentización de procesos

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PLANIFICACIÓN: Análisis Dirección Técnica: Factores Críticos Director Técnico Papel fundamental para la implantación del sistema de gestión del conocimientoA nivel interno: relación con todas las áreas de la organización A nivel legal: responsable de todas las actividades relacionadas con la fabricación, almacenamiento, comercialización y distribución de especialidades farmacéuticasA nivel externo: relación con proveedores y clientesA nivel personal: persona dinámica, de mente abierta, con conocimientoextenso en la industria farmacéutica, buena disposición a la comunicaciónabierta

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PLANIFICACIÓN: AnálisisDepartamento Técnico Dietética y Cosmética:Factores Críticos División de reciente creación Notable crecimiento de productos y clientes en poco tiempo Ritmo de trabajo vertiginoso Difícil control de la documentación Poca normalización de procesos Difícil comunicación con el resto de Departamentos

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PLANIFICACIÓN: Análisis Laboratorio I+D: Factores Críticos Normas de Correcta Fabricación Lejanía geográfica + Buenas practicas de laboratorioDificultad para tener Recogida de datoscomunicación fluida con de forma manualla organización Procesos validados con firmas originales Desinformación Documentos en formato papel Dificultad para controlar la información y la documentación

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PLANIFICACIÓN: Recursos Recursos: Personas Usuarios del Sistema de Gestión del Conocimiento o Área Técnica o Resto de áreas de la organización o Usuario externos (clientes/proveedores) Gestores del Sistema de Gestión del Conocimiento o Componentes de área técnica o Departamento de Tecnologías de la Información

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PLANIFICACIÓN: Recursos Recursos: Tecnologías Software o Herramientas apoyo a la gestión de la información (a definir) o Herramientas de apoyo al desarrollo del proyecto: • Herramientas de ofimatica • Microsoft Outlook • Portal/Intranet Hardware o Ordenadores o Servidores web y servidores de datos o Modems o Scanner, impresoras

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PLANIFICACIÓN: Recursos Grupo de trabajo Supervisor del proyecto o Asistencia a reuniones de puesta en marcha y diseño o Supervisión periódica de acciones llevadas a cabo o Presentación del proyecto ante el Comité de Dirección Director del proyecto o Coordinación de actividades y reuniones o Calendario de trabajo o Elaboración de documentos relacionados con el proyecto Departamentos soporte o Departamento de Tecnologías de la Información: Apoyo en desarrollos basados en tecnologías de la información o Departamento de Atención al Cliente/División Operaciones: conocimiento de todas las herramientas de gestión de la información de la organización.

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DISEÑO: AccionesTIPOLOGÍA DPTO. T.I DESCRIPCIÓN Garantía de Calidad  Herramienta de Microsoft Gestión de PNTs Office basada en entrono Gestión de ISO 9001 Web.  Creación de bibliotecas de Sharepoint Documentos donde ubicar todos los PNTs , conACCIÓN 1: accesos por tipos de usuarioELABORACIÓN, y creando diferentes vistasDISTRIBUCIÓN, según las necesidadesCONTROL DE de cada usuario.PROCEDIMIENTOS Registros  Herramienta basadaNORMALIZADOS en entrono Web. Elaboración de PNTsDE TRABAJO  Crear formularios procesos de gestión de documentación y destinados al control de conocimiento Infoptah comprensión de lectura de PNTs que deben I+D cumplimentar todos los Gestión de PNTs implicados en un PNT. relacionados con GMPs y GLPs

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DISEÑO: AccionesTIPOLOGÍA DPTO. TI DESCRIPCIÓN  Herramienta Oracle utilizada para la gestión del almacén del laboratorio farmacéutico.ACCIÓN 2:  Documentación de cada lote deGESTIÓN DE Garantía de Calidad IP6 producto relacionada con dicho loteLIBERACIÓN Liberación de siempre trazabilidad de un productoDE productos gestionada en el sistema yPRODUCTOS documentada en todo momento  Recuperación de documentos en formato digital

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DISEÑO: AccionesTIPOLOGÍA DPTO. TI DESCRIPCIÓN Infopath  Creación de formularios para la gestion del desarrollo, diseño, modificación, de materiales de acondicionamiento.  Control del proceso e historial deACCIÓN 3: Garantía cambios.GESTIÓN DE deMATERIAL DE Calidad IP6  Creación de una base de datosACONDICIONAMIENTO especifica para los materiales de acondicionamiento para el control de los materiales de acondicionamientos vigentes  Información actualizada y accesible.

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DISEÑO: Acciones TIPOLOGÍA DPTO TI DESCRIPCIÓNACCIÓN 4: Departamento Infopath  Flujo de trabajo conFORMULACIÓN Técnico diferente informaciónDE para poder completarPRODUCTOS el proceso I+D  Recuperacion de Flujos de trabajo para el datos relacionados proceso de formulación con componentes de de productos formulaciónTIPOLOGÍA DPTO TI DESCRIPCIÓNACCIÓN 5 Todo el RepositorioGESTIÓN Área de  Almacenar todos aquellos documentosDOCUMENTAL Técnica Documentos generados en el área técnica de forma estructurada  Todo el conocimiento centralizado

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DESARROLLO: Actividades PLANIFICACIÓN  Reuniones: o Organización del equipo o Captura de requisitos generales o Definición de requerimientos del proyecto  Documento: o Documento estilo DISEÑO Reuniones: o Funcionalidades del sistema o Análisis de requisitos o Lista estructurada de contenidos o Viabilidad o Planificación de tareas  Documentos: Guía de trabajo

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DESARROLLO: Actividades DESARROLLO  Análisis de Tecnologías de la Información  Programación de bases de datos  Diseño de espacios en el portal/intranet  Maquetas/pruebas  Aprobación  Documento: o Manual de usuario y explotación IMPLANTACIÓN  Comunicación  Cursos  Puesta en marcha

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DESARROLLO: Calendario Inicio FinFASE PLANIFICACIÓN 5 días 08/09/2008 12/09/2008Documento estilo 1 día 11/09/2008 11/09/2008Reunión puesta en marcha 1 día 12/09/2008 12/09/2008FASE DISEÑO 9 días 16/09/2008 26/09/2008Lista estructurada de contenidos 1 día 18/09/2008 18/09/2008Guía de trabajo 3 días 24/09/2008 26/09/2008FASE DESARROLLO 28 días 29/09/2008 14/11/2008Manual de usuario y explotación 2 días 04/11/2008 05/11/2008FASE IMPLANTACIÓN 42 días 06/11/2008 23/01/2009Comunicación 8 días 06/11/2008 17/11/2008Cursos 14 días 18/11/2008 09/12/2008Puesta en marcha 21 días 10/12/2008 29/01/2009

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IMPLANTACIÓNCOMUNICACIÓN Presentación del producto a todos los departamentos de lacompañía Cursos destinados a los usuarios del sistema de gestión delconocimiento Notas informativas referentes a actualizaciones en elsistemaACTIVIDADES Presentación del producto por grupos en varios días Cursos. Dos niveles o Nivel avanzado para la gestión del sistema o Nivel básico de uso general

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EVALUACIÓN El producto presentado se encuentra en su etapa de introducción(diseño y establecimiento de los instrumentos necesarios), estorepresenta: o Un gasto importante o Poco rendimiento productivo en su fase inicial o Un esfuerzo importante para el personal implicado Beneficios del sistema de gestión de conocimiento una vez se hayaimplantado: o Disminución en el uso de soportes en papel y soporte electrónico o Disminución de soporte por parte del servidor de la compañía o Disminución del tiempo en la ejecución de tareas o Compensacion del gasto inicial de desarrollo y mantenimiento

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EVALUACIÓN Beneficios intangibles Aumento de la seguridad en los procesosAumento en la rapidez de atención a cliente (interno/externo) Mejora de los servicios prestados Incremento de la productividad