1. Projektowanie i optymalizacja struktury organizacyjnej
Firmy – przykład podejścia
Warszawa, 2012

2. 2
Tło projektu - diagnoza istniejącej sytuacji
• Firma dystrybucyjna o zasięgu ogólnopolskim
• Oferta detaliczna i hurtowa – kanał tradycyjny i internetowy
• Własna sieć kilkudziesięciu sklepów
• Zatrudnienie(1): 100 – 500 osób
• Wynikająca z Księgi Jakości strukturą organizacyjną nie odpowiada rzeczywistemu
przebiegowi procesów biznesowych
• Brakuje aktualnych i funkcjonujących zakresów odpowiedzialności
• Brak jasnego określenia hierarchii w organizacji
• Brak możliwości ustalenia kto jest bezpośrednim przełożonym
• Pracownicy otrzymują równoważne zadania od różnych osób w tym samym czasie lub
nie otrzymują ich wcale
• Realizacja postanowień i zapisów wynikająca z istniejących zakresów i obowiązków nie
jest w pełni nadzorowana
• Brak komunikacji lub generowania sprzecznych komunikatów
Problem(2)
Firma
(1) – Według przyjmowanych w analizach przedziałów. Nie pokazuje faktycznego poziomu zatrudnienia
(2) - Określony w wyniku wstępnej analizy sytuacji przeprowadzonej przez konsultantów MDDP
• Kompleksowy przegląd istniejącej struktury organizacyjnej
• Opracowanie docelowej struktury wraz ze wskazaniem zakresów obowiązków,
umieszczeniem poszczególnych osób w strukturze i jasnym wskazaniem relacji
przełożony – podwładny
• Wzmocnienie struktury o działy/stanowiska obecnie nie istniejące a konieczne dla
utrzymania pozycji i rozwoju firmy
Rozwiązanie

3. 3
Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji
struktury organizacyjnej (1/4)
Zaproponowana struktura organizacyjna była wynikiem kilkuetapowego procesu, którego celem było
optymalne dopasowanie przyszłej struktury do prowadzonych obecnie i w najbliższej przyszłości przez
Firmę operacji. Poszczególne etapy prac obejmowały:
Analiza obecnych zakresów obowiązków, istniejących kart stanowisk pracy oraz rozmowy z pracownikami
w celu określenia kluczowych obszarów działalności Firmy i podstawowych czynności niezbędnych do ich
realizacji.
ETAP 1

4. 4
Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji
struktury organizacyjnej (2/4)
Wyszczególnienie, w luźnej formie,
wszystkich kluczowych obszarów i
aktywności zidentyfikowanych w
Etapie 1
Wstępne pogrupowanie obszarów i
aktywności w piony funkcjonalne
oraz, w istniejących przypadkach, w
procesy realizowane poziomo w
strukturze.
ETAP 2
ETAP 3

5. 5
Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji
struktury organizacyjnej (3/4)
Pogrupowanie obszarów i aktywności
zgodnie z ustalonym przypisaniem,
przy uwzględnieniu zarówno
pionowych, jak i poziomych
przebiegów odpowiedzialności.
Uwzględnienie optymalnego
przyporządkowania poszczególnych
działań z punktu widzenia wpływu na
przebieg i realizację procesów
biznesowych.
Przypisanie poszczególnych obszarów i
aktywności do kluczowych zakresów
odpowiedzialności takich jak Sprzedaż
czy Zakupy. Uporządkowanie działań z
tych samych obszarów, rozrzuconych
obecnie po całej strukturze.
Poszczególne zakresy są oznaczone
różnymi kolorami.
ETAP 4
ETAP 5

6. 6
Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji
struktury organizacyjnej (4/4)
Przełożenie zakresów odpowiedzialności na formę
struktury organizacyjnej – określenie docelowych
departamentów, które będą grupować wcześniej
zidentyfikowane działania. Jasne wskazanie relacji
i podległości (przełożony i podwładny)
ETAP 6
Dodatkowy przegląd
zrealizowanych etapów,
wprowadzenie
ewentualnych zmian
zakończone
opracowaniem
docelowej struktury
organizacyjnej
ETAP 7
Firma

7. Dostarczone przez MDDP produkty prac
7
Określenie brakujących kompetencji
Docelowa struktura organizacyjna
Skrócone karty stanowisk pracy
Szczegółowy harmonogram
wdrożenia zmian
W ramach projektu(1) konsultanci MDDP dostarczyli pakiet produktów, który pozwalał Firmie na
samodzielnie wdrożenie najbardziej istotnych zmian w obszarze optymalizacji struktury organizacyjnej.
(1) Projekt miał uproszczony charakter i nie uwzględniał opracowania przez MDDP wszystkich wskazanych
rekomendacji. Obejmowały one m.in.: etatyzację, opracowanie i wdrożenie systemu MBO dla kadry
kierowniczej czy przegląd i zmiany w systemach premiowych dla pracowników (przede wszystkim Działu
Handlowego).
• Wskazanie brakujących w organizacji kompetencji
niezbędnych do rozwoju Firmy
• Propozycja docelowej struktury organizacyjnej
uwzględniająca stworzenie nowych działów i korekty w
istniejących (zmiany zakresu obowiązków lub
uporządkowanie struktury)
• Opisanie, w postaci skróconych kart stanowisk pracy,
zakresów odpowiedzialności i relacji dla wszystkich
elementów nowej struktury Firmy
• Przygotowanie planu wdrożenia zmian, wraz z głównymi
działaniami koniecznymi do przeprowadzenia oraz czasami
realizacji

8. 8
Określenie brakujących kompetencji
Zmiany w strukturze organizacyjnej Firmy dotyczyły przede wszystkim uporządkowania struktury pod
kątem funkcjonalno-organizacyjnym. Natomiast zidentyfikowaliśmy także brakujące kompetencje i
obszary, które powinny się w Firmie pojawić, tak aby umożliwić jej dalszy rozwój oraz zaadresować
problemy wskazane w etapie analizy. Obszarami tymi były:
Kompetencje z obszaru marketingu, kształtowania oferty handlowej i asortymentowej, zarządzania
relacjami z klientami, zarządzania bazą danych klientów oraz analizy i wyciągania wniosków z
danych sprzedażowych i rynkowych
Kompetencje z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi, koordynowania polityki szkoleniowej i
rozwoju pracowników
Zarządzanie sprzedażą i zespołem sprzedażowym, w skali całego kraju, i poszczególnych kanałów
sprzedaży
Wskazane obszary brakujących kompetencji zostały przydzielone do zaproponowanych, nowych działów
Firmy lub przypisane do istniejących działów (jako wymagające dodatkowego rozwoju w ramach danego
działu).

9. 9
Zaproponowane zmiany w strukturze
organizacyjnej
Działy nowe
• Dział Marketingu i Rozwoju Rynku
• Bazy Danych i CRM
• HR
Działy o skorygowanym zakresie obowiązków
• Prezes Zarządu
• Vice Prezes Zarządu
• Dział Logistyki
• Dział Importu
• Dział Zarządzania Siecią Detaliczną
• Dział Przetargów
Działy nie istniejące w takiej formie wcześniej
• Dział Administracji i Utrzymania Sieci
• Dział Zakupów
• Dział IT
• Dział Administracji Biurem Zarządu
• Dział Handlowy
Działy bez zmian
• Sekretariat Zarządu
• Dział Serwisu
• Magazyn
• Finanse i Księgowość
• Radca Prawny
• Przedstawiciele Handlowi
• Sieć Detaliczna
• Sklep Internetowy
• Dział Rozliczeń z NFZ

10. 10
Skrócona karta stanowiska pracy - legenda
Stanowisko/Funkcja
W sytuacji gdy obecny zakres obowiązków nie wystarcza do
utworzenia pełnoetatowego stanowiska pracy a kompletność
struktury wymaga wskazania danego działu (np. zadania
związane z zarządzaniem jakością i Koordynator Jakości)
pokazujemy to jako funkcję. Pełne etaty są stanowiskami.
Poglądowe miejsce
w strukturze
organizacyjnej
firmy
Podstawowe zadania i obowiązki
Przewidywany podstawowy zakres
obowiązków dla danego działu.
Możliwe działania i obowiązki
Możliwy lub opcjonalne zakresy obowiązków, które mogą
się pojawić wraz wzrostem skali działania organizacji.
Proponowana osoba
Osoba z obecnej struktury firmy, która jest wg MDDP
odpowiednia na dane stanowisko/funkcję.
Podległość służbowa
Określenie podległości
służbowej zgodnie z
umiejscowieniem w
strukturze firmy

11. 11
Skrócona karta stanowiska pracy
Dział Marketingu i Rozwoju Rynku - Kierownik
Podstawowe zadania i obowiązki
• Bieżący nadzór nad pracą podległego działu
• Planowanie i realizowanie działań marketingowych w tym:
materiały reklamowe, kampanie reklamowe w mediach,
działania promocyjne i PR, targi i wystawy
• Poszukiwanie możliwości rozwoju ofert produktowej firmy
• Analizowanie rynku, działań konkurencji, trendów, zmian
w ustawodawstwie pod kątem poszukiwania możliwości
rozwoju dla firmy
• Przygotowywanie i optymalizowanie oferty produktowej
dedykowanej dla poszczególnych kanałów z
uwzględnieniem ich specyfiki, w tym programy
lojalnościowe i rabatowe
• Pozyskiwanie i analizowanie informacji ze źródeł
wewnętrznych i zewnętrznych, przetwarzanie, nadzór
i zarządzanie tymi informacjami
• Przetwarzanie danych sprzedażowych na potrzeby Działu
Handlowego
Możliwe działania i obowiązki
Stanowisko Funkcja
Miejsce w strukturze organizacyjnej
Proponowana osoba
Xxx Xxx
Podległość służbowa
Podlega
Prezes
Podlegają
• Analityk Baz Danych i
CRM
• Pracownicy Działu
(jeżeli zakres
obowiązków będzie
wymagał powiększenia
zespołu)
Uwagi
Firma

12. Podejście do wdrożenia zaproponowanych
przez MDDP zmian
12
W ramach projektu konsultanci MDDP zaproponowali, możliwe do realizacji własnymi zasobami Firmy,
podejście do wdrożenia zaproponowanych zmian. Zarekomendowano projektowy charakter podejścia do
wdrożenia i przygotowano kartę projektu.
Skrócona karta
projektu
„Struktura
organizacyjna”

13. 13
Kontakt:
Michał Safita
Starszy Konsultant
Specjalizuje się w projektowaniu i wdrażaniu
rozwiązań służących poprawie efektywności firm
E-mail: michal.safita@mddp.pl
Tel.:(+48) 22 322 68 88