Prezantim nga partneri menaxhues në MDA Foundation rreth menaxhimit të kohës për studentët e Universitetit të Prishtinës.
Na ndiqni në rrjete sociale për të mësuar më shumë rreth ndërmarrësisë:
Facebook: http://bit.ly/mdafoundationFB
Instagram: http://bit.ly/mdafoundationIG
Twitter: http://bit.ly/mdafoundationTW
Web: www.mda-foundation.org
2. Management and Development Associates2
Objektivi ynë
Të ofrojmë teknika praktike se si të identifikoni grackat eTë ofrojmë teknika praktike se si të identifikoni grackat e
humbjes së kohës, si të planifikoni kohën në mënyrëhumbjes së kohës, si të planifikoni kohën në mënyrë
efektive dhe si të gjeni modele të punës që ju përshtatenefektive dhe si të gjeni modele të punës që ju përshtaten
3. Management and Development Associates3
Struktura e prezentimit
►Analizimi i kohës
►Analizimi i shftytëzimit të kohës
►Vlerësimi i mundësisë tuaj Koha është resursi ynë më i vlefshëm.
Duke analizuar shfrytëzimin e kohës rregullisht,
është e mundshme të kuptohen mënyrat më
efektive të shfrytëzimit të kohës,
brenda dhe jashtë zyrës
Kuptimi i
kohës
Planifikimi
për sukses
Menaxhimi i
kohës së të
tjerëve
Krijimi i
ndryshimeve të
çastit
4. Management and Development Associates4
Bëhuni të vetëdijshëm rreth
zakoneve dhe qëndrimeve
tuaja për shfrytëzim të
kohës
Qëndrimet e njerëzve ndaj kohës janë të komplikuara dhe të ndryshme
DALLIMET KULTURORE
Perceptimet e kohës dhe
shfrytëzimit të saj ndryshojnë
në tërë botën. Dallimet
zakonisht reflektohen në
numrin mesatar të orëve të
punës në ditë apo në javë,
rëndësinë e saktësisë, ose
kohës së kaluar në aktivitete të
lira. Duhet të jeni të përgatitur
që të përshtateni ndaj
praktikave të të tjerëve dhe
orareve kur punoni jashtë
vendit
MENAXHIMI I PYETJEVE
Një menaxher i cili ndërprehet
shpeshë ka shumë pak kohë për të
kryer detyra të konsiderueshme,
derisa stafi që duhet të konsultoj
vazhdimisht menaxherin për vendime
dhe informata duhet të pres.
Përdorni planifikimin dhe delegimin
për të minimizuar humbjen e kohës
në çdo nivel
Kolegët humbin kohë duke pritur
vëmendjen e menaxherit
Kolegët kërkojnë sqarime dhe autorizime
nga menaxheri
Menaxheri i neglizhon detyrat e veta
duke u marrë me kërkesat nga stafi
5. Management and Development Associates5
KOHA ËSHTË PARA
Prandaj e gjithë koha e humbur i kushton organizatës sonë para
Shumica prej nesh nuk e pranojmë se pjesa më e madhe e ditëve
të punës sonë shkojnë kotë
Kosto për orë
60
=Kosto per minutë
1.5 x paga vjetore
orë pune në vit
= Kosto për orë
Shembull:
Paga = 300 € në muaj
Shpenzime fletëngarkese = 1.5
= 2.60 € në orë
1.5 x 3600
2080
= 0.04 € në minutë
2.6
60
6. Management and Development Associates6
Është me rëndësi të llogaritet se sa kohë kalohet në detyra të
dobishme dhe sa në detyra të panevojshme
KOHA E HËNË PARADITE
8:30 Vetura për në punë
9:00 Shikon postën, bisedon me Hasanin duke pirë
kafe
9:30 Lexon disa e-maila
10:00 Takimi i rregullt mbi progresin – fillon me 10
minuta vonesë
10:30 Vazhdim i mbledhjes, telefonon Lindën për të
konfirmuar drekën
11:00 Fillon shkrimin e listës së gjërave që kanë për tu
bërë
11:30 Lexon edhe disa e-maila dhe i kthen disa tjera
12:00 Telefonon furnizuesit për liferime të vonuara
12:30 Udhëton te zyra e Lindës për një drekë pune.
Autobusi vonohet. I humb 15 minuta.
1:00 Kalon drekën e punës me Lindën për të
diskutuar perspektivën e promovimit. Del nga
tema e bisedës.
KOHA E HËNË PASDITE
1:30 Dreka me Lindën vazhdon. Nuk bisedohet për punë
2:00 Udhëton për tu kthyer në zyre
2:30 Organizon tavolinën. Bën një kafe. Lexon edhe
disa e-maila dhe ia kthen e-mailin Lulzimit.
3:00 E thirr Albanin për takimin e të Enjtës. Fillon të
shkruaj dy letra. Roberti thirr në telefon.
3:30 E telefonon Anën për të diskutuar shitjet
ndërkombtare. Bisedon lidhur me familjen e saj për
15 minuta
4:00 Diskuton mbledhjen e progresit me Aliun dhe Sarën
4:30 Fillon të shkruaj raporte të progresit duke përfshirë
edhe të dhëna nga mbledhja e sotme
5:00 Shikon e-mailat përsëri. I kryn disa dokumente të
pakryera
5:30 E rezervon restoranin për drekën e nesërme me
Armendin
6:00 Merr një punë për në shtëpi. E zen gjumi
7. Management and Development Associates7
Rishikoni se si e shfrytëzoni kohën tuaj dhe bëni përmirësime
Detyrat rutinore
Projektet e
vazhdueshme
Planifikimi dhe
zhvillimi
15%
60%
25%25% 60%
15%
ALOKIMI IDEAL I KOHËS ALOKIMI I VËRTETË I KOHËS
RISHIKIMI I SHFRYTËZIMIT TË KOHËS SUAJ
AFATË SHKURTË
Bëni një listë të gjërave që duhet bërë, dhe e
freskoni atë disa herë brenda ditës;
Shikoni kohën e humbur në ditarin tuaj kohor
dhe mendoni mënyra se si ti mbuloni ato
termine kohore në mënyrë më konstruktive në
të ardhmen
AFATË GJATË
Identifikoni të gjitha modelet e punës me të cilat
jeni të pakënaqur. Sidomos, identifikoni çfarëdo
zakoni të keq që ju është bërë shprehi;
Pasi të keni identifikuar të gjitha fushat
problematike, fiksoni një kohë për të rimenduar
dhe përmirësuar qasjen tuaj;
8. Management and Development Associates8
Struktura e prezentimit
►Analizimi i qëllimeve tuaja
►Përcaktimi i prioriteteve
►Vlerësimi i modeleve të punës
►Përdorimi i planifikuesve të kohës
►Mendimi pozitiv
Ju nuk mund të vendosni me çfarë do të
merreni sot nëse nuk e dini se ku dëshironi të
jeni nesër.
Çdo plan për të përmirësuar shfrytëzimin e
kohës varet nga qartësia e qëllimeve tuaja
Planifikimi
për sukses
Krijimi i
ndryshimeve të
çastit
Menaxhimi i
kohës së të
tjerëve
Kuptimi i
kohës
9. Management and Development Associates9
Qëllimet afatëgjatë personale dhe profesionale janë jetësore
kur kemi të bëjmë me përcaktimin e planeve
Qëllimet
personale
afatëshkurtë
Qëllimet
profesionale
afatëshkurtë
Qëllimet
personale
afatëshkurtë
Qëllimet
profesionale
afatëgjatë
BALANCIMI I QËLLIMEVE
10. Management and Development Associates10
Vizatimi i një diagrami të karrierës suaj ju ndihmon për të planifikuar se
çfarë dëshironi të arrini
Merrni një trajnim
për menaxhment
Merrni kurse të
mbrëmjes
Takoheni me studentë në
fusha tjera të punës
Aplikoni për
promovim
Punoni në departmentin ePunoni në departmentin e
financave apo të llogaritjesfinancave apo të llogaritjes
Filloni punën në klientin mëFilloni punën në klientin më
të madh të kompanisëtë madh të kompanisë
Punoni në shitje dhePunoni në shitje dhe
marketingmarketing
Filloni punën e parë apoFilloni punën e parë apo
si praktikantsi praktikant
Përfitoni përvojë tëPërfitoni përvojë të
punës jashtë shtetitpunës jashtë shtetit
Krijoni dhe menaxhoniKrijoni dhe menaxhoni
biznesin tuajbiznesin tuaj
Merrni pushim të lindjes
ose ose pushim personal
Krijoni
familje
Zgjeroni horizontet
Krijoni kontakte
të dobishme
DIAGRAMI I JETËS TUAJ PROFESIONALE
11. Management and Development Associates11
Pasi të keni krijuar listën e qëllimeve profesionale afatëgjatë
dhe afatëshkurtë, duhet ti klasifikoni sipas prioriteteve
NJË
DITË PUNE
DETYRAT -B
Këto paraqesin pjesën më të
madhe të punës tuaj dhe
duhet të ju marrin kohën
më të madhe të ditës
punuese
DETYRAT -A
Ju duhet të mundoheni të
kryeni për çdo ditë nga
disa prej këtyre detyrave që
janë urgjente dhe të
vështira
DETYRAT -C
Këto janë detyra jo urgjente
që duhet të kryhen kur
lejon koha
BALANCIMI I DETYRAVE TË PËRDITSHME
12. Management and Development Associates12
Kategorizoni detyrat sipas urgjencës dhe
rëndësisë për të lehtësuar prioritizimin
RËNDËSIARËNDËSIA
URGJENCAURGJENCA
A B C D
✔ ✔ X X
✔ X ✔ X
13. Management and Development Associates13
Klasifikoni detyrat në përputhje me prioritetet
A është urgjente apoA është urgjente apo
e rëndësishme?e rëndësishme?
JOJO POPO
A duhet të kryhetA duhet të kryhet
sot?sot?
JOJO POPO
A është detyrëA është detyrë
rutinore?rutinore?
JOJO POPO
A është urgjenteA është urgjente
dhe e rëndësishme?dhe e rëndësishme?
JOJO POPO
Mos e bënMos e bën
–– hedhe poshtëhedhe poshtë
PRIORITIZIMI I DETYRËS
A ka afat të fundit përA ka afat të fundit për
kur duhet të kryhet?kur duhet të kryhet?
JOJO POPO
A ju ndihmon detyraA ju ndihmon detyra
për të qenë më efikas?për të qenë më efikas?
JOJO POPO
A është eA është e
domosdoshme detyra?domosdoshme detyra?
JOJO POPO
Ndërmerrni aksionNdërmerrni aksion
të menjëhershëmtë menjëhershëm
Ndani një kohë për tëNdani një kohë për të
kryer detyrënkryer detyrën
Caktoni një afat realistikCaktoni një afat realistik
Alokoni kohë për tëAlokoni kohë për të
kryer detyrënkryer detyrën
DetyrëDetyrë
A.A.
DetyrëDetyrë
B.B.
DetyrëDetyrë
C.C.
Ruani detyrën për njëRuani detyrën për një
kohë të qetëkohë të qetë
14. Management and Development Associates14
Të gjithë kanë një ritëm natyral të ditës që lidhet me motivet e energjisë, nga
pikat e larta dhe të ulëta të performansave mentale dhe fizike
Koha e ditës
9 AM 11 AM 1 PM 3 PM 5 PM
5
4
3
2
1
0
-1
-2
-3
-4
-5
Niveliiper
Pika e lartë e mëngjezit:
Koha më e mirë
për detyrat -A
Pika e ulët pas drekës:
koha më e mirë
për detyrat -C
Pika e lartë e pasditës:
Koha më e mirë
për detyrat -B
Nivelet e energjisë fillojnë
të bijnë kah fundi i
ditës së punës
15. Management and Development Associates15
Mbajtja e shënimeve të besueshme dhe të sigurta për ngjarjet e ardhshme,
takimet dhe obligimet është kruciale për menaxhim efektiv të kohës
PLANIFIKUES ELEKTRONIK
Fut emrat, numrat e telefonit,
adresat, takimet dhe të dhënat
personale në formë digjitale
DITAR STANDARD
Regjistron ngjarjet dhe takimet
në ditar kur ato ndodhin apo
kur caktohen. Është ide e mirë
të ruhen ditarët e vjetër për tu
referuar në to në të ardhmen
ORGANIZUES PERSONAL
Përdorni organizuesin
personal si ditar, libër të
adresave, planifikues javor
apo mujor, dhe fletore
16. Management and Development Associates16
Koha mund të kaloj shpejtë për disa njerëz dhe ngadalë për disa tjerë
Fillimi dhe mbarimi i ditës së punës janë veçanërisht kohë të rëndësishme
Filloni ditën me një mëngjez të shëndetshëm dhe të panxituar, dhe uluni kur hani për të mundësuar një
relaksim dhe për ta shijuar më shumë
Sigurohuni që i lejoni vetës kohë të mjaftueshme për të arritur në punë pa e ndier vetën të nxituar
Në fund të ditës, largohuni nga vendi i punës me një gjendje shpirtërore pozitive
Kjo do të ju ndihmoj të anashkaloni vështirësitë e ditës dhe mos ti përcillni ato në jetën personale
Bëni një përpjekje të vetëdijshme për tu relaksuar dhe ndaloni mendimet lidhur me punën së paku dy orë
para se të shkoni në gjum
17. Management and Development Associates17
Struktura e prezentimit
►Spastrimi i zyrës
►Ruajtja e
dokumentacionit
►Pengimi i ndërprerjeve
►Puna me të tjerët
►Bërja e thirrjeve
telefonike
Ka gjëra praktike që ju
mund të bëni për të
përmirësuar efikasitetin tuaj
afatëshkurtë dhe afatëgjatë
– nga spastrimi i tavolinës deri
te mbajtja e rregulltë dhe e
efektshme e sistemeve
kompjuterike
Krijimi i
ndryshimeve të
çastit
Planifikimi
për sukses
Menaxhimi i
kohës së të
tjerëve
Kuptimi i
kohës
►Pranimi i thirrjeve
telefonike
►Leximi dhe shkrimi
►Përdorimi i
teknologjisë
►Mbajtja e mbledhjeve
►Udhëtimi për punë
►Planifikimi i pushimit
18. Management and Development Associates18
Organizimi efikas i hapsirës tuaj punuese mund të bëjë
ndryshime të mëdha
Hedhni në shportë
çdo gjë tjetër
Trajto, fut në dosje, ose
delego
Vërej veprimin që ju
duhet të ndërmerrni
PROCESIMI I LETRAVE
Kaloni kohë duke procesuar të gjitha letrat hyrëse për çdo ditë
Bëhuni të disiplinuar, dhe përmbahuni këtij sistemi të thjeshtë për të mbajtur tavolinën tuaj të pastër
GJËRAT QË DUHET BËRË
Mbani hapsirat punuese sa më të pastra që është e mundur gjatë tërë kohës
Mbani tavolinat e pastra rregullisht
Mbani lapsat dhe materialet tjera harxhuese në një kuti me qasje të lehtë
Kur nuk përdoret, vendosni tastaturën e kompjuterit më larg
në mënyrë që të krijoni më shumë hapsirë punuese
19. Management and Development Associates19
Ja vlen që të kalohet kohë duke krijuar një sistem të dosjeve efikase –
paramendoni sa orë mund të humben duke kërkuar ndonjë dokument
ArkivaNevojitet nganjëherëNevojitet shpeshë
PERSONELI
KONTRATAT
REFERENCA
KLIENTËT
PA ZGJIDHURA
Një tiketë e
thjeshtë i
bashkangjitet
secilës dosje
Fjala kyçe
identifikon
përmbajtjen
Ngjyra e dosjes
identifikon
përmbajtjen
Dosjet me ngjyra
të ndryshme mund
të sigurohen nga
furnizuesit me
materiale për zyre
20. Management and Development Associates20
Nganjëherë ndërprerjet janë të mirëseardhura, por të gjithë kanë
nevojë të punojnë të papenguar në kohëra të caktuara
LEJIMI I QASJES KRIJIMI I PENGESAVE
Tavolina është e vendosur në anën e kundërt të
murit, duke ekspozuar mbrapa karrigës
Karriga është e kthyer në anën e kundërt të
derës – pozitë e lëndueshme
Kompjuteri është përballë murit dhe nuk mund të
përdoret si ekran mbrojtës
Karriga e lirë inkurajon vizitorët që të ulen
Vizitorët hyjnë në zyre para se të shihen nga
punëtori i zyrës
Tavolina e vendosur në mes të karriges dhe
derës paraqet ekran mbrojtës ndaj pengesave
Ekrani I kompjuterit dekurajon kontaktin me sy
me vizitorët
Vizitorët mund të shohin se a është duke u
përdorur telefoni
Vizitorët janë të ndaluar nga tavolina për të
avancuar përpara
Në këtë zyre ju do të jeni i dukshëm sapo të jetë
hapur dera. Ju jeni të ulur me shpinë të kthyer
kah dera dhe duhet të ktheheni që të shihni se
kush po hyn, duke e bërë të pamundur të
parandaloni vizitorët që nuk janë të mirëseardhur
Këtu, një kompjuter krijon pengesë midis juve
dhe secilit që hyn në dhomë. Karriga juaj është
përballë derës, prandaj mund të shihni vizitorët
që vijnë. Mungesa e një karrige shtesë i
dekurajon vizitorët që të rrijnë më shumë.
21. Management and Development Associates21
Shumica e njerëzve marrin me qindra informacione çdo ditë pune, dhe
procesimi i tyre merr një kohë të gjatë
BURIMET E INFORMATAVE SI TË TRAJTOHEN ATO
MEMOT E BRENDSHME & RAPORTET
Informatat e përfshira në memo të
brendshme dhe raporte mund të jenë
specifike për një individ, ekipë, department,
komitet, ose grup tjetër
• Koha është element kritik në qarkullimin e informatave të këtij lloji
• Vendosni kur dhe nga kush nevojiten komentet apo veprimet
• Planifikoni të përshtatni çdo veprim në orarin tuaj
POSTA E JASHTME DHE FAKSET
Radha dhe rëndësia e informatave hyrëse
është shumë e gjërë. Posta zakonisht
liferohet në kohë të caktur, por fakset mund
të vijnë në çdo kohë
• Vendosni çfarë veprimi është i nevojshëm, dhe kur
• Përcakto se a duhet të shpërndani informatat, dhe nëse po, në
çfarë forme
• Siguroni që çdo informatë që është e nevojshme futet në dosje, dhe
çdo informatë që nuk është e nevojshme hedhet në shportë
INTRANETI DHE E-MAILI
Sistemet e mesazheve elektronike janë
duke u përdorur shumë për komunikime të
shpejta dhe përhapje të informatave
individëve dhe grupeve
• Mesazhet elektronike mund të krijohen dhe shpërndahen lehtë,
prandaj vlerësoni se a janë relevante për ju
• Mos hapni mesazhet që nuk janë relevante për ju
• Pasi të keni reaguar ndaj një mesazhi apo pasi ta keni shtuar në
listën themelore, e fshini atë
GAZETAT DHE REVISTAT
Shumë informata në fusha specifike të
tregëtisë apo profesionit mund të rrjedhin
nga një listë e zgjedhur e gazetave dhe
revistave
• Lexoni shkurtimisht artikujt dhe vendosni se a dëshironi të mbani
ato për referim në të ardhmen
• Bëni fotokopje para se të pasoni revistën më tej
• Shkëputni informata, nënvizoni pjesë relevante me ngjyrë të kuqe,
dhe futni në dosje në vendin përkatës
22. Management and Development Associates22
Gjithëmonë konsideroni relevancën e secilit material referues
para se ta futni në dosje
Gazetat dheGazetat dhe
revistatrevistat
Memot dheMemot dhe
raportetraportet
Posta e jashtmePosta e jashtme
dhe faksetdhe fakset
E-mailat dheE-mailat dhe
intranetiintraneti
DelegoDelego Lexo shkurtimishtLexo shkurtimisht
LexoLexo
tërësishttërësisht
ShtoniShtoni
dosjes për leximdosjes për lexim
Ndani kohë për tëNdani kohë për të
lexuar plotësishtlexuar plotësisht
Kopjo dheKopjo dhe
shpërndajshpërndaj
Hedh nëHedh në
shportëshportë
Fut në dosje, delegoFut në dosje, delego
dhe shpërndajdhe shpërndaj
NdërmerrNdërmerr
veprimveprim
23. Management and Development Associates23
Planet më të mira për menaxhim të kohës janë gjithëmonë deri
dikund në duartë e të tjerëve
Nxjerrni më të mirat
nga situata
Mundësoju njerëzve
që të vijnë e shkojnë
Konsidero opcionet
tjera
Zgjedhni çështjet
pa mbledhje
A duhet të gjithë të jenë atyA duhet të gjithë të jenë aty
tërë kohën?tërë kohën?
A duhet të udhëtojnëA duhet të udhëtojnë
njerëzit?njerëzit?
Kush me të vërtetë duhetKush me të vërtetë duhet
të jetë aty?të jetë aty?
A mund të merret meA mund të merret me
çështje tjera mbledhja?çështje tjera mbledhja?
A mund të anulohetA mund të anulohet
mbledhja?mbledhja?
MENDIMI PËR MBLEDHJE
Shiko me kujdes
agjendën
24. Management and Development Associates24
Të rralla janë bizneset ekzistuese që nuk varen nga telefoni dhe, gjithnjë
e më shumë, edhe posta me zë për komunikime të shpejta dhe direkte
GJËRAT QË DUHET BËRË
Prezentoni vetën “Unë jam Lazgush
Beqa. Po ju thërras lidhur me…”
Të jeni të vetëdijshëm për kohën që
kaloni në secilën thirrje.
Bëhuni të qartë mbi pikat që
dëshironi të diskutoni secilën herë
që bëni thirrje telefonike.
Leni mesazhe të shkurta dhe
precize.
GJËRAT QË NUK DUHET BËRË
Mos filloni thirrjen me “Allo” dhe mos
pritni që të ju njohin.
Mos i injoroni thirrjet urgjente dhe të
vështira për tu marr me thirrje më të
lehta dhe më pak të rëndësishme.
Mos vazhdoni me telefonatë nëse linja
është e dobët. Ul receptorin e telefonit
dhe thirr përsëri.
Mos bëni thirrje telefonike të
rëndësishme përveq nëse jeni
plotësisht të përgatitur.
25. Management and Development Associates25
Pranimi i thirrjeve telefonike është shumë i ndryshëm
nga thirrjet telefonike
SINJALIMI I FUNDIT TË TELEFONATËS
Mund të jetë e vështirë të përfundohet një bisedë telefonike e inicuar nga dikush tjetër, por mos pritni që ata
ta përfundojnë telefonatën. Nëse jeni shumë i nxënë për të folur, tregoni telefonuesit këtë, dhe përshkruani
arsyet me mirësjellje. Provoni një nga shprehjet e mëposhtme.
Thirrjet hyrëse mund të ju befasojnë dhe ndërprejnë kur ju nuk jeni të
përgatitur. Zhvilloni teknika për të zvogëluar kohën e humbur dhe për të
ju mundësuar për ti trajtuar telefonuesit kur ju zgjedhni të bëni këtë
≪ A ka diçka tjetër që duhet të
diskutojmë para se të shkoj ? ≫
≪ E kam një thirrje në linjen tjetër. A
është në rregullë nëse ju thërras një
herë tjetër ? ≫
≪ Ndoshta mund të diskutojmë këtë
më shumë herën tjetër kur të
bisedojmë ? ≫
≪ Më duhet të shkoj. Shefi im më
sinjalon se duhet t’i bashkangjitem
nga ana tjetër e dhomës ? ≫
26. Management and Development Associates26
Shumica e njerëzve kalojnë shumicën e jetës punuese duke lexuar dhe
duke absorbuar informata si dhe duke shkruar memo, letra dhe raporte
Qëllimi kryesor gjatë leximit është kuptimi i materialit
Të gjitha materialet nuk mund të kuptohen pasi të lexohen një herë. Kërkohet
kohë për të absorbuar një listë të gjatë të pikave, prandaj dokumentet
relevante duhet gjithëmonë të lexohen me kujdes
Leximi i shpejtë është zakonisht i përshtatshëm për dokumente siq janë memot;
jo për materiale më të detalizuara
Lexuesit duhet të udhëheqen në një raport, prandaj shtyllat drejtuese duhet të
përfshihen
Një dokument duhet gjithëmonë të shkruhet me mendje në lexuesin
Mësoni si të përballoni këto mirë,
dhe do të ruani shumë kohë
PIKAT QË DUHET MBAJTUR MEND
27. Management and Development Associates27
Pak njerëz sot mund të shfrytëzojnë kohën e tyre në mënyrë efektive
nëse nuk i kuptojnë bazat e teknokogjisë informative (TI)
Një dokument i vendosur rastësisht
mund të fshihet aksidentalisht
Dosja
është e pa
etiketuar
Të gjitha dokumentet e afërta janë
të grupuara në një dosje
Dosja është e etiketuar qartë
buxhetet
letrat
PARA FUTJES NË DOSJE PAS FUTJES NË DOSJE
28. Management and Development Associates28
Mbledhjet konsumojnë një porcion të madh të javës punuese mesatare
Pikat e diskutuara
përsëriten
Ndërprerjet e parregullta
lejohen
Temperamentët lejohen
të grinden
Afatet kohore nuk
përcaktohen
Mundëson shprehjen eMundëson shprehjen e
opinioneveopinioneve
Mbahen diskutimeMbahen diskutime
Arrihen konkludimeArrihen konkludime
Fillon mbledhjaFillon mbledhja
Vendoset për veprimeVendoset për veprime
Përmbledhet dhe mbylletPërmbledhet dhe mbyllet
mbledhjambledhja
Konkluzionet janë të
shkurta dhe të përmbledhura
Kompromiset
pranohen
Veprimet janë të
arritshme
Pasojnë procesverbali
i shkruar
MBAJTJA E ORIENTIMIT TË MBLEDHJES
Të gjithë kanë rastin
për të folur
Të gjithë në kohë
Diskutimi përmbledhet
për të vonuarit
Nuk ka pajtime
për vendime
29. Management and Development Associates29
Me zhvillimin e tregut global, një numër i madh i njerëzve po e vërejnë se
udhëtimi është pjesë përbërëse e vendit të tyre të punës
PARA SE TË UDHËTONI
• Planifikoni me kujdes udhëtimin tuaj
• Kombinoni një numër të vizitave brenda një shteti apo
rajoni nëse është e mundur
• Shkruani një orar ditor të qartë. Leni një kopje me kolegët
në zyrë në mënyrë që të mund të ju kontaktojnë nëse kanë
nevojë
• Mbledhni të gjitha dokumentet që ju duhen derisa jeni
jashtë zyrës
• Gjithëmonë konfirmoni të gjitha aranzhimet në rast se
ndonjë takim duhet të shtyhet apo nuk është më i
nevojshëm
• Përgatitni një dosje gjenerale permanente që përmban
informata thelbësore që mund të përdoren secilën herë që
vizitoni një rajon të veçantë
• Rezervoni ulëset para kohe kur udhëtoni me tren në
mënyrë që të ju shmangeni pritjeve në rende dhe arrini në
stacion pak para se të niset treni
DERISA JENI JASHTË ZYRËS
• Mbani kontakte me zyrën tuaj në mënyrë që t’i njoftoni ata
për progresin tuaj dhe ti mbani krah për krah me çfarëdo
zhvillimi që mund të ketë efekt në planet tuaja
• Përdorni një diktograf për memo dhe shënime, ose një
laptop për e-maila apo punë tjera që mund të bëhen me të
• Përdorni orën tuaj me alarm si rezervë në rast se thirrjet
alarmuese të mëngjezit në hotel janë të pasigurta
• Në destinacionin tuaj, udhëtoni në kohërat kur ka më pak
trafik nëse është e mundshme; është më pak e tensionuar –
mund të jetë më e shpejtë – sesa mundimet e mundshme
nëpër kohërat e trafikut më të madh
• Kombinoni ushqimet me takime të biznesit në mënyrë që
të ruani kohë dhe të krijoni një atmosferë të punës joformale
dhe të pëlqyeshme
MENAXHONI KOHËN TUAJ TË UDHËTIMIT
30. Management and Development Associates30
Komunikimi me kolegët në zyrën tuaj derisa jeni në udhëtim zyrtar
është tani më i përshtatshëm dhe më i sigurtë sesa kurrë më parë
FAKSI
Dërgoni mesazhe me
faks nëse dëshironi
reagim të shpejtë.
Disa hotele kanë
makina faksi në
dhomat e tyre ose
kanë një faks qëndror
në recepcion
TELEFONI
Leni një numër
kontakti në zyrën tuaj.
Mos harroni që
shumica e hoteleve
faturojnë me çmime
shumë të larta thirrjet
telefonike nga dhomat
e tyre
E-MAILI
Dërgoni dokumente
dhe komunikime që
kërkojnë vëmendje të
menjëhershme përmes
e-mailit. Për të patur
qasje në
e-mail ju duhet
kompjuteri me lidhje
të modemit
POSTA
Përdorni shërbimet e
garantuara të liferimit
për të dërguar
dokumente origjinale
apo dokumente që
kërkojnë nënshkrime.
Posta ajrore mund të
përdoret për gjëra më
pak urgjente
TELEFONAT
MOBIL
Shumica e telefonave
mobil tani ofrojnë
komunikime jashtë
shtetit. Mobilat janë
të dobishëm nëpër
vendet ku nuk ka
telefona publikë
Përdorni cilëndo nga metodat e mëposhtme në bazë të lokacionit
dhe tipit të komunikimit që dëshironi të dërgoni apo pranoni
31. Management and Development Associates31
Menaxhimi i suksesshëm i kohës suaj kërkon më shumë sesa
organizimi i ngarkesës në punë
PUNA DO TË VUAJ NËSE NUK CAKTONI PUSHIME TË RREGULLTA PËR TË RIMBUSHUR BATERIAT TUAJA
MUNDOHUNI TË LENI KOHË PËR FAMILJEN DHE SHOQËRINË, HOBIT, DHE AKTIVITETET E LIRA
32. Management and Development Associates32
Struktura e prezentimit
►Komunikimi i mirë
►Delegimi efektiv
►Menaxhimi i kolegëve
►Menaxhimi i menaxherit tuaj
Për të përdorur më së miri kohën tuaj,
ju duhet të menaxhoni edhe kohën
e stafit tuaj, kolegëve, dhe seniorëve
Mësoni të delegoni mirë, të ndani detyrat,
dhe të menaxhoni lartë dhe poshtë
Menaxhimi i
kohës së të
tjerëve
Planifikimi
për sukses
Krijimi I
ndryshimeve të
çastit
Kuptimi i
kohës
33. Management and Development Associates33
Për të menaxhuar të tjerët për të përdorur më së miri kohën tuaj,
së pari duhet të mjeshtëroni artin e komunikimit
Kjo nuk është vetëm një çështje e vendosjes se çka është mesazhi juaj
por është gjithashtu për të vendosur se si do të komunikoni atë mesazh
MENAXHER IMENAXHER I
LLOGARIVELLOGARIVE
MENAXHER IMENAXHER I
PRODHIMITPRODHIMIT
ASISTENT IASISTENT I
LLOGARIVELLOGARIVE
ASISTENT IASISTENT I
PRODHIMITPRODHIMIT
PëRFAQËSUESPëRFAQËSUES
I SHITJEVEI SHITJEVE
MENAXHER IMENAXHER I
SHITJEVESHITJEVE
DREJTOR IDREJTOR I
SHITJEVESHITJEVE
Komunikojnë
shpeshë
Komunikojnë
nganjëherë
Komunikojnë
rrallë
34. Management and Development Associates34
Një nga pjesët kyqe të menaxhimit efektiv është delegimi i punëve tek
të tjerët – askush nuk mund ti bëj të gjitha vetë
Përmes takimit
një me njëSi të përmbledhet?Si të përmbledhet?
Kujt të i delegohet?Kujt të i delegohet?
Si të verifikohet progresi?Si të verifikohet progresi?
Kur të ketë nevojë
Përmes memos, faksit
ose e-mailit
Dikush që ka bërë
punë të ngjajshme
Një të riu
Çdo ditë
ALTERNATIVAT PËR DELEGIM
35. Management and Development Associates35
Një nga gjërat më të vështira për të bërë është menaxhimi i
ndërprerjeve nga kolegët
DETYRAT MËNYRAT SE SI TË SHPËRNDAHEN AFTËSITË
PRIORITIZIMI I PUNËVE
• Flisni për principet e ndarjes së punës në detyrat A-, B-, dhe C- dhe
alokoni një numër detyrash nga secila kategori për çdo ditë
• Përdorni shembuj nga ngarkesa e punës së kolegëve tuaj
PËRDORIMI I DITARËVE DHE
PLANIFIKUESVE
• Kërkoni nga kolegët që të mbajnë një ditar, rishikoni dhe analizoni së
bashku për të kuptuar modelet e ndryshme të punës
• Ndihmoni kolegët tuaj për të krijuar një sistem të përshtatshëm të
planifikimit
FILTRIMI I INFORMATAVE
• Inkurajoni kolegët tuaj që të vlerësojnë çdo informatë që e marrin për
të vendosur se çfarë veprimi është i nevojshëm
• Ofroni udhëzime për lexime të shpejta të bazuara në përvojën tuaj
DELEGIMI DHE NDJEKJA
• Diskutoni shembuj specifik dhe të afërm nga e kaluara për të
përcaktuar mënyrën më të mirë të veprimit në këtë rast
• Të jeni të përgatitur që të rishikoni çdo sistem të ri që vendoset
SHPËRNDARJA E AFTËSIVE TUAJA PËR MENAXHIM TË KOHËS
36. Management and Development Associates36
Të gjithë duhet të dinë se si të menaxhojnë menaxherët e tyre nëse
dëshirojnë të jenë në gjendje të shfrytëzojnë kohën më së miri
DUHET DITUR KUR TË
OFROHEN KËSHILLA
Është e dobishme të mendohet për komunikimin
tuaj me menaxherin tuaj në bazë të akronimit KIV:
Këshillë, Informatë, dhe Vendim.
Ofroni shefit tuaj këshilla ose kur ai kërkon, ose
kur ju mendoni se do të ishin të mirëseardhura.
Mirëpo, ju duhet të jepni informata relevante dhe
të rëndësishme pa u detyruar.
Shpesh është e mundshme që të influencohet
shefi juaj për të marrë një vendim tjetër nga ai
vendim të cilin ai/ajo do ta kishte marrë
përndryshe.
Mbani mend, ndonëse, se mund të ketë arsye
mbrapa një vendimi për të cilin ju nuk jeni të
vetëdijshëm
GJËRAT QË NUK DUHET BËRË ME
MENAXHERIN TUAJ
Mos ofroni opinionet tuaja vullnetarisht përveq nëse ato kërkohen
ose ju mendoni se janë të rëndësishme apo relevante.
Mos prezentoni probleme pa ofruar ndonjë zgjedhje të zbatueshme
të atyre problemeve.
Mos u vononi për mbledhje me menaxherin tuaj.
Mos i keqkuptoni veprimet e shpeshta të pamenduara të shefit tuaj si
veprime keqdashëse.