Kratká prezentace k obeznámení liniových pracovníků s pojmy "projekt" a "projektový management" před implementaci PM dle standardních metod

1. ÚVOD DO PROJEKTOVÉHO ŘÍZĚNÍ
(WORKSHOP)
Mgr. Maxim Beliavski

2. CO JE PROJEKT?
PROJEKT (dle různých metodik):
-- IPMA: Projekt je časově, nákladově a zdrojové omezený proces
realizovaný za účelem vytvoření definovaných výstupů co do
kvality, standardů a požadavků.
-- PMI: Projekt je sekvence činností mající jeden začátek a jeden
konec, přidělené zdroje a směrující k vytvoření určitých produktů.
-Projekt je VŽDY jedinečný a neopakovatelný !!!
-Může ale existovat „pra-projekt“ a metodiky jednotlivých kroků
pro různé projekty.

3. CÍL PROJEKTU:
trojimperativ
Popis projektu od zadavatele: …aby mi ze
CO?
záhrady nekradli zeleninu…
PM: cena, termín a definice produktu : dřevený plot,
plastový, pletivo, ostnatý drát, příkop s vodou; proti
dětem, sousedům, zvěři – liškám, medvědům, slonům;
zítra, za měsíc nebo v roce 2020; za 500, 15.000 nebo
za 1 mln.Kč?
Cíl projektu (výstup PM): zabezpečit záhradu
zadavatele proti pronikání drobné zvěři.
KDY? ZA KOLIK?
- Produkt : plot z cihel, výška 1,5 m
- Termín: nejpozději do 1.8.2012
- Budget : cca 300.000 Kč
POZOR!
1) Velice často nejtěžší věc – definovat cíl projektu.
2) Cíl musí obsahovat měřitelné kriteria dosažení !!!
Jinak se dostaví problémy při předání a ukončení projektu.

4. PROJEKTOVÝ TÝM Řídící komise
zadavatel
sponzor
platič =$
Vedení projektu
Manager projektu
Administrátor projektu
Řešitelský tým Podpůrný tým
Pracovnicí realizátora pracovnicí zadavatele
Pracovnicí zadavatele externí dodavatele (IT apod.)
Manager projektu/ projektový tým = > cíl = stav/produkt
Zadavatel/ platič/ sponzor projektu = > užitky =přínos z dosažení
cílu
POZOR! Velice důležitá věc – správně a jednoznačně definovat role:
pravomoci a odpovědnost

5. PROJEKTOVÝ PLÁN
(např. nová TV stanice)
1. CO?
Specifikace produktu => WBS (Work Breakdown Structure)
2. JAK?
Cesta k vytvoření – síťový graf
3. KDY?
Kdy produkty vzniknou - harmonogram
4. ZA KOLIK?
Kolik to bude stát - rozpočet a odhad kapacit projektu
5. KDO/ S KÝM?
Kdo produkt udělá a jak bude řízen – Garanti a vykonavatele
POZOR! V 90% případů zadavatel si plete ODHAD se závazným
stavem/ rozpočtem/ termínem!

6. Příklad - WBS
(Work Breakdown Structure)

7. Příklad - síťový graf
TV prográm
Definovat
Zjistit nabídku Definovat Provést Vyhodnotit Kontaktovat Projednat Uzavřit
obsah TV
na trhu úroveň cen výběrové řízení nabídky výherce podmínky smlouvu
prográmu
PR (reklámní) kampaň
Výběrové řízení Návrh PR kampaně (budget, Odsopuhlasení
Přípravné práce Start PR kampaně
PR agentury segmentace etc.) konceptu

8. Příklad – harmonogram (time schedule)
březen duben květen červen červenec
Zajištění TV programu (cízí tvořba)
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
Definovat obsah nabídky
Zjistit nabídku na trhu místním
Zjistit nabídku na trhu mezinárodním
Definovat cenovou hladinu
Přípravit materiály k výběrovému řízení
Vyhlasit výběrové řízení
Oslovit účasníky výběrového řízení
Podat dodatečné informace k VŘ
Vyhodnotit výběrové řízení - 1.kolo
Výhlasit 2.kolo
Oslovit účasníky výběrového řízení
Vyhodnoti výběrové řízení - 2.kolo
Projednat možné změny s ůčastníky
Ukončit výběrové řízení
Výhlasit výherce
Projednat návrh smlouvy
Přípominkování smlouvy stranami
Odsouhlasení textu smlouvy
Podpis smlouvy

9. Příklad - rozpočet a odhad kapacit projektu
Náklady na tech.personál Personál plán real odchylka
Personál plán real odchylka CEO 900 000 Kč 1 000 000 Kč - 100 000 Kč
kameramán 1 40 000 Kč 45 000 Kč - 5 000 Kč CFO 500 000 Kč 480 000 Kč 20 000 Kč
kameramán 2 40 000 Kč 33 000 Kč 7 000 Kč TV Program officer 560 000 Kč 600 000 Kč - 40 000 Kč
kameramán 3 35 000 Kč 33 000 Kč 2 000 Kč Marketing oficer 420 000 Kč 350 000 Kč 70 000 Kč
kameramán 4 30 000 Kč 28 000 Kč 2 000 Kč MANAG. Celkem 2 380 000 Kč 2 430 000 Kč - 50 000 Kč
zvukář 1 40 000 Kč 43 000 Kč - 3 000 Kč
zvukář 2 30 000 Kč 28 500 Kč 1 500 Kč Název plán real odchylka
zvukář 3 25 000 Kč 27 000 Kč - 2 000 Kč Platby AK za licenci 200 000 Kč 170 000 Kč 30 000 Kč
zvukář 4 25 000 Kč 40 000 Kč - 15 000 Kč Paušalní platby AK 660 000 Kč 500 000 Kč 160 000 Kč
montáž 1 45 000 Kč 35 000 Kč 10 000 Kč Platby HR agentuře 946 500 Kč 900 000 Kč 46 500 Kč
montáž 2 40 000 Kč 30 000 Kč 10 000 Kč Pronájem budovy (8m) 1 200 000 Kč 1 300 000 Kč - 100 000 Kč
montáž 3 35 000 Kč 28 000 Kč 7 000 Kč Pronájem TV vybavení 300 000 Kč 350 000 Kč - 50 000 Kč
montáž 4 30 000 Kč 24 000 Kč 6 000 Kč Facility (budova) 310 000 Kč 350 000 Kč - 40 000 Kč
osvětlení 1 28 000 Kč 35 000 Kč - 7 000 Kč Leasing aut 400 000 Kč 460 000 Kč - 60 000 Kč
osvětlení 2 24 000 Kč 30 000 Kč - 6 000 Kč Nákup TV vybavení 2 500 000 Kč 2 300 000 Kč 200 000 Kč
masker 1 30 000 Kč 28 000 Kč 2 000 Kč IT vybavení vč. SW 350 000 Kč 340 000 Kč 10 000 Kč
masker 2 28 000 Kč 24 000 Kč 4 000 Kč Pláty 5 130 000 Kč 5 137 500 Kč - 7 500 Kč
masker 3 25 000 Kč 30 000 Kč - 5 000 Kč etc…
Celkem: 550 000 Kč 541 500 Kč 8 500 Kč Celkem 11 996 500 Kč 11 807 500 Kč 189 000 Kč

10. Příklad – struktura (garantí a vykonavatele)

11. REALIZACE PROJEKTU
Kritická cesta – sled činností, který zabraňuje tomu, aby se stejným
množstvím zdrojů projekt byl dokončen dříve.
Úzká hrdla – definovat, analyzovat, eliminovat, monitorovat
Okolí a souvislostí – KDO/CO? a PROČ? + míru ovlivnění.
Sledování
Jak? - většinou procentuální nebo přes milníky projektu
Co? - stav rozpracovanosti jednotlivých aktivit, kontrola jakosti a rozsahu,
stav práci
Vyhodnocení - kontrola, srovnání s plánem.
Aktualizace plánu – opravy v plánech, nové úkoly
POZOR! Úzká hrdla existují vždy, po eliminaci hlavního vzniká další

12. PRINCIP ŘÍZENÍ PROJEKTU
Zjištění stavu
Práce na projektu Návrh nového plánu
Zadání úkolů
POZOR!
Schůzky vždy se zápisem! Zápis poslat všem zúčastněným tentýž den!

13. UKONČENÍ PROJEKTU
1. Předání / převzetí díla – předávací protokol
2. Akceptace díla –předávací protokol povinně musí
obsahovat termín akceptaci nebo „automatický do
14 dnů v případě absenci námitek“.
3. Ukončení projektu* – zrušení organizační
struktury projektu, memorandum o ukončení
projektu.
4. Prohlášení o ukončení projektu –
marketingová „rituální“ záležitost
5. Archivace – situační zprávy, zápisy zasedání ŘK,
stav práci, projektové plány.
* POZOR! Závěrečná schůzka Řídící Komise projektu –
nejlepší možnost oficiálně ukončit projekt jako celek.

14. Příklad předávacího protokolu
WBS STAV poznamka
Vysílácí licence ano zajištěna do roku 2015
Personál
Management ano hotovo
TV Tech.personál ano 5 kamerámanů, 3 zvukáře, 3 montaž, 4 IT, etc
Sprava nemovitosti ano uzavřena smlouva na outsorcing facility
Nemovitost
ano pronájem na 6 měsíců - Barrandov
Studio
ano vlástní se vybavuje (start do 3 měsíců)
Office ano zajištěna smlouva o pronájmu na 5 let
Auta
TV tech.auta ano 2 v pronájmu, jedno v leasing
Flotila ano 5 aut v leasing
Reklama
Reklámní kampaň ano proběhla uvítací,informační bude spuštěna do 3 dnů
Reklamní čas v mediích ano zakoupen: Bilboardey, v tísku a internetu
Reklámní čas vlastní ano kontraktován na 3 měsíce
TV Program
1*denně noviny - běží
Vlástní tvořba ano 2* pořady (dětský a kutil) běží
2* pořady se připravuji (rozjezd do měsíce)
Cizí tvořba
zakoupeno 4 balíky filmů: dokumenty, akční,
historické, rodinné
filmy ano v jednání 2 baliky: 20 Century FOX a Bolywood
pořady ano 2* BBC - historický, CNN - dokument
Noviny ano zajištěna smlouva s CNN a Bloomberg
apod. … …

15. ZÁSADY PRÁCE PROJEKTOVÉHO
TÝMU
• Přesně definovaný a stanovený CÍL projektu
• Definice existujícího stavu, důvod změn a cesta.
• Jednoznačná definice pravomocí a odpovědností
• Dodržování stanovených standardů, pravidel a
postupů
• Průběžné schůzky týmu a repor ting zadavateli
• Po schůzce každý účastník musí rozumět:
 KDO ?
 CO ?
 KDY ?
 JAK ?
• Ukončení projektu = převzetí+akceptace+ finální
schůzka ŘK
POZOR!
Vše souvisí se vším! + Slovo plátí! (i bez zápisu)

16. Děkuji za pozornost.
Mgr. Maxim Beliavski