Matrix Solution presenta la gestione Arxivar nel gruppo Publicis

1. In conservazione
elettronica
70.000 Fatture Passive
35.000 Fatture Attive
Bollati Iva
Giornali Bollati
Libri Inventari
Libri Cespiti
Archiviati in Arxivar
5.000 ordini e contratti
Documenti di supporto
alla contrattualistica
Contratti in originale
Bilanci e documentazioni
di supporto alla chiusura
civilistico/fiscale
RE:SOURCES ITALY
centrale servizi per il GRUPPO PUBLICIS
terzo gruppo pubblicitario al mondo che
opera nel mercato della Comunicazione
attraverso una organizzazione complessa
che comprende un network di 23 Legal
Entity
dislocate sul territorio.

2. 2
 Passare all’era digitale, attraverso la dematerializzazione dei processi
amministrativi e la conservazione elettronica dei documenti
fiscalmente rilevanti.
 Gestire tutti i processi nel rispetto dei vincoli di riservatezza, tenendo
conto della struttura organizzativa interna estremamente complessa e
specifica per ogni Legal Entity del gruppo.
 Governare gli aspetti di intercomunicazione tra la Centrale Servizi e le
varie Agenzie del Gruppo, nonché i rapporti con il mondo esterno (studi
commercialisti, studi paghe e stipendi,…) attraverso l’accesso diretto allo
strumento Arxivar e con l’eventuale supporto di processi di work flow
autorizzativo.
 Ottemperare ai vincoli delle normative Internazionali di internal e esternal
Audit (il gruppo ha mantenuto il modello di controllo interno Sox)
 Condividere le informazioni ed i dati sui sistemi, in modo strutturato
senza ridondanza.
 Rendere organizzate e controllate tutte le attività all’interno della
Centrale Servizi Re:Sources Italy e delle varie Legal Entity del Network.

3. 3
LO SVILUPPO DEL
PROGETTO
Il progetto è stato condotto
in stretta collaborazione tra
Matrix Solution ed Able Tech,
principalmente per lo
sviluppo di una innovativa
gestione della protocollatura
delle fatture passive
attraverso la tecnica del
timbro digitale.
Tale percorso è stato
affrontato nel contesto della
nuova tecnologia WCF messa
a disposizione da Able Tech.
 Presentazione al management del
prodotto Arxivar attraverso uno degli
eventi istituzionali proposti
costantemente sul territorio.
 Prima offerta dopo la rilevazione in
dettaglio delle necessità.
 Supporto costante al Cliente, da parte
di Matrix Solution, per info comparative
tra Arxivar e il prodotto Read Soft
indicato dagli internazionali.
 Offerta finale con la copertura di
ulteriori esigenze emerse nel corso
dell’analisi progettuale.
 Approvazione del progetto da parte
degli internazionali.

4. 4
Centrale Servizi per
il Gruppo
Circa 1.200
dipendenti nel
Gruppo
Circa 80 dipendenti
di cui più di 30 utenti
che gestiscono il
caricamento delle
fatture passive con
timbro digitale
Creative
Agencies
Design
Production
Public Relation
Media Agencies
Digital
Employer
Branding

5. 5
Caricamento fattura
nel sistema contabile
Viene generato un
profilo generico su
Arxivar, associato
all’immagine della
fattura
Scansione fatture
ABC
MTXIl documento è sottoposto
a processo di workflow
approvativo
APPROVAZIONESTOP
Applicazione
a video del
timbro
digitale
Aggiornamento
immagine
documento in
Arxivar
Aggiornamento
profilo
documento

6. 6
I documenti generati (o ricevuti) nel sistema
gestionale creano un file pdf inviato ad Arxivar
completo del suo profilo documento.
MTX
Firma digitale
dei documenti
pdf
Generazione di
un volume di
conservazioneChiusura dell’archivio
sostitutivo con
apposizione della firma
digitale
Inoltro dell’Hash
all’ente preposto per
l’apposizione della
marcatura
temporale, ove
richiesto per legge
Inoltro dell’Hash all’ente
preposto per l’apposizione
della marcatura temporale
Memorizzazione del
lotto sulla cartella del
server adibita a
repository
TEMPISTICHE
CONSERVAZIONE
(senza stampa)
Ciclo Attivo  entro 90 gg
dalla Dichiarazione Redditi
Ciclo Passivo  entro 90 gg
dalla Dichiarazione Redditi
Registri IVA, Giornale Bollato,
Libro Inventari, Libro Cespiti,
E/C, F24 e F23, Bilancio, etc.
 entro 90 gg dalla
Dichiarazione Redditi
LUL  entro la fine del mese
successivo
Tutti gli altri  Annuali

7. 7
formato xml
(già in formato xml
firmata attraverso il
sistema Arxivar)
Caratteristica fatture PA
• il contenuto è rappresentato in un file XML, secondo un
formato predefinito e accettato dal SdI;
• l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono
garantite tramite l'apposizione della firma elettronica
qualificata di chi emette la fattura;
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice
identificativo univoco (codice IPA) dell'ufficio destinatario
della fattura.
Il modulo IX di Arxivar si pone
come software di
intermediazione per la
gestione dei flussi da e
verso il SdI.

8. 8
Raggiungimento di tutti gli obiettivi prefissati, con la
chiara consapevolezza dei possibili ampliamenti a
copertura di ulteriori esigenze del Gruppo, scalabili nel
tempo, sia localmente che negli altri paesi.
Ampia soddisfazione del Cliente, fin dai primi momenti
dello start-up.