2. Objetivos, continuación…
Mencionar los dos sistema
métodos básicos para
archivar y mantener los expediente
documentos. rótulo
Definir los siguientes
términos: insumo
correspondencia egreso o producto
sistema de archivo
campo
manual
archivo central y, archivo.
3. Objetivos, continuación…
Indicar las diferentes categorías en que se
clasifican los documentos y dar ejemplos de
documentos que correspondan a cada una
de esas categorías.
Indicar y describir las diferentes fases en el
ciclo de vida de los documentos comerciales.
4. Métodos para mantener los
registros o documentos
Método manual
Método computadorizado
5. Método Manual
Hay varios sistemas relacionados al archivo
manual:
Guía telefónica –
Sistema alfabético - se busca el nombre de una
empresa en orden alfabético.
Sistema por asunto – en las páginas amarillas:
médicos, abogados, etc.
Sistema de archivo numérico – instituciones
bancarias, para archivar cheques, facturas, etc.
6. Sistemas de Archivo
Alfabético
Los expedientes se rotulan con los nombres de los
individuos o las instituciones.
Sistema por Asunto
Los rótulos corresponden a los nombre de los temas.
Sistema Numérico
El rótulo corresponde al número asignado al individuo,
organización o asunto.
Geográfico
El rótulo indica los nombres de las localidades y luego el
nombre del corresponsal.
7. Conoce estos términos:
sistema – es un conjunto de reglas o principios
relacionados entre si que se siguen parfa poder
realizar una actividad escencial en la oficina.
sistema de archivo manual – es el arreglo
sistemático de equipo y materiales que permiten la
conservación de documentos de acuerdo a un plan
establecido y siguiendo unos procedimientos
específicos.
procedimiento – es una serie de pasos relacionados
que se siguen para desarrollar el sistema.
8. continuación…
archivar – es el arte de conservar en orden,
debidamente agrupados y protegidos, los
documentos pertenecientes a un individuo, firma o
asunto.
archivos centrales – lugar donde las empresas
conservan los documentos en papel e importantes,
por el tiempo de vida útil.
expediente – es un conjunto de todos los
documentos correspondiente a un individuo, asunto
o negocio.
rótulo – es el nombre o número con que se
identifica un récord o expediente.
9. Método Computadorizado
Existe una variedad de sistemas y programas de
computadoras diseñados específicamente para el
manejo de la información.
ACCESS
DBASE, etc.
Los programas de base de datos pueden utilizarse
para mantener información de:
empleados y computar la nómina
productos o piezas y obtener el inventario
las ventas a crédito y preparar las facturas de los clientes.
10. Conoce estos términos
base de datos – es toda información
organizada en filas o columnas.
base de datos computadorizada – programa
de computadora que organiza y procesa en
listas o tablas la información.
egreso o producto – es la información que la
computadora genera como resultado de sus
cálculos.
11. continuación…
archivo de base de datos – consiste de una serie de
récords o expedientes de una misma naturaleza.
récord – contiene información de un asunto en
particular, de un individuo o firma, de un empleado
o de un cliente.
campos – los récords consisten de diferentes
campos que contienen cierta información.
Ejemplo:
Nombre
Dirección
Teléfono
12. Clasificación de documentos
documentos vitales – son esenciales para la
existencia de una organización.
No deben destruirse mientras estén vigentes.
Podemos encontrar:
títulos de propiedad
planos
contratos
testamentos
13. continuación…
documentos importantes – facilitan las
operaciones diarias de los negocios.
Se pueden reemplazar a un costo alto, pero
conlleva mucho tiempo reemplazarlos.
Incluyen:
órdenes de compra
facturas
cuentas por cobrar
registros inventarios
14. continuación…
documentos útiles – Su utilidad es
temporera y se pueden reemplazar a
un costo bajo.
Incluyen:
correspondencia general
memorandos
estados de cuentas bancarios.
15. continuación…
documentos no esenciales – se pueden destruir tan
pronto se tramitan.
De conservarlos temporeramente, no se deben
archivar con otros documentos importantes.
Incluyen:
información de rutina
invitaciones
hojas de trámite
solicitudes rutinarias
material publicitario.
16. El ciclo de vida de un documento
Creación o recibo
Disposición
Distribución
Transferencia Archivo
Protección
Localización y uso
17. Creación o recibo
El documento se crea
al mecanografiarlo, al
preparar un borrador a
mano, al dictarlo a una
persona o equipo o al
llenar un formulario. Se
recibe por correo,
servicio de mensajero o
por correo electrónico.
18. Distribución
Consiste en hacer
llegar los
documentos a las
personas dentro o
fuera de la
institución que
necesiten la
información.
19. Archivo
Se refiere a la
conservación de
documentos en
diferentes medios
y áreas de tal
forma que se
facilite el acceso a
la información.
20. Protección
Se refiere a la
conservación de
documentos en gabinetes
de archivo, en bóvedas
especiales o en sistemas
computadorizados
debidamente protegidos
de modo que se proteja
su integridad y se puedan
localizar rápidamente
cuando se necesitan.
21. Localización y uso
Se refiere a la
localización de los
documentos en los
archivos para
consultarlos con
diferentes
propósitos.
22. Transferencia
Es el traspaso de
documentos de
archivos activos a
archivos
semiactivos o
inactivos para
hacer mejor uso
del espacio.
23. Disposición
Es la destrucción
o disposición de
los documentos
cuando ya no
tienen ningún
valor para la
empresa.
24. Recuerda…
Para lograr un sistema eficaz de
administración de documentos se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos:
El sistema debe corresponder a las necesidades
de la firma.
Mantener control apropiado sobre la creación,
préstamo, retención y disposición de documentos
para evitar la acumulación de documentos
innecesarios y el uso exagerado de equipo y de
espacio.
25. continuación…
Mantener control del acceso a los archivos y
del acceso a información confidencial.
Rotular adecuadamente las gavetas,
expedientes y los discos y no sobrecargar las
gavetas.
Mantener un sistema adecuado para la
codificación, ordenación y clasificación de los
documentos en las carpetas y medios o
discos magnéticos.
26. continuación…
Ofrecer adiestramiento periódico al personal
y tener normas claras y precisas para la
selección y evaluación del mismo.
Establecer normas fijas que apliquen a toda
la empresa y que regulen la compra de
equipo y materiales.