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Anforderungen an die Verfahrendokumentation

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Transparenz und Mehrwert durch prozessorientierte Verfahrensdokumentation!
DCUG (Deutsche Coda User Group) vom April 2010

Veröffentlicht in: Business
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Anforderungen an die Verfahrendokumentation

  1. 1. Geschäftsanalytik & InformationsqualitätTransparenz und Mehrwert durch prozessorientierte Verfahrensdokumentation
  2. 2. Vorgaben Wo wird eine Verfahrensdokumentation (VFD) sowie Internes Kontrollsystem (IKS) gefordert?  AO (Abgabenordnung, Verrechnungspreisdokumentation) seit 1977  GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) seit 1995  KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) seit 1998  SOX (Sarbanes-Oxley-Act) seit 2002  GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) seit 2002  Basel II seit 2007  Solvency II voraussichtlich ab 20122 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  3. 3. Vorgaben Branchenspezifisch  MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement) für Kreditinstitute (BA) und Versicherungswirtschaft (VA)  MaRisk (BA) seit 20. Dez. 2005  MaRisk (VA) seit 22. Jan. 2009  Konkretisierung des § 64a und § 104s des deutschen Versicherungsaufsichtsgesetz (VG)  Verbindliche Vorgabe der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)3 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  4. 4. Pflichten Verfahrensdokumentationen und IKS z.B. gem. GoBS sind Pflichtdokumentationen, keine Kanndokumentationen wie z.B. ISO9000ff!4 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  5. 5. Anforderungen Was muss eine VFD beinhalten?  Siehe GoBS VI. Dokumentation und Prüfbarkeit  Beschreibung der sachlogischen Lösung  Beschreibung der programmtechnischen Lösung  Beschreibung, wie die Programm-Identität gewährt wird  Beschreibung, wie die Integretät von Daten gewahrt wird  Arbeitsanweisungen für den Anwender  Beschreibung eines jeden der vorgenannten Bereiche muß den Umfang und die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems (IKS) erkennbar machen!  Verfahrensdokumentation gem. GoBS dient sehr gut als Basis für weitere Pflichtdokumentationen und können darauf aufgebaut werden!5 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  6. 6. Anforderungen im Detail  Beschreibung der Sachlogischen Lösung  Generelle Aufgabenstellung  Beschreibung der Anwenderoberflächen für Ein- und Ausgabe einschließlich der manuellen Arbeiten  Beschreibung der Datenbestände  Beschreibung der Verarbeitungsregeln  Beschreibung des Datenaustausches (Datenträgeraustausch/Datentransfer)  Beschreibung der maschinellen und manuellen Kontrollen  Beschreibung der Fehlermeldungen und der sich aus den Fehlern ergebenden Maßnahmen  Schlüsselverzeichnisse  Schnittstellen zu anderen Systemen6 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  7. 7. Anforderungen im Detail  Beschreibung, wie die Programm-Identität gewährt wird durch Richtlinien für  Programmierung  Programmtests  Programmfreigaben  Programmänderungen  Änderungen von Stamm- und Tabellendaten  Zugriffs- und Zugangsverfahren  den ordnungsgemäßen Einsatz von Datenbanken, Betriebssystemen und Netzwerken  Einsatz von Testdatenbeständen/-systemen  Programmeinsatzkontrollen7 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  8. 8. Anforderungen Funktionalität gem. GoBS Transparenz und Nachvollziehbarkeit Retrograde und progressive Auswertbarkeit Vorsysteme Nebenbuchhaltung Hauptbuchhaltung Auftragseingang Fakturierung Finanzbuchhaltung CRM Rechnungsdaten: Auftragsart-Auftrags-Nr., Rechnungs-Nr. (Angebots-Nr./ Kunden-Nr. Auftrags-Nr.) Rechnungs-Nr.8 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  9. 9. Anforderungen Auslösendes Auslösendes Ereignis: Ereignis: Ziel: Verantwortliche Zeitstempel der Zeitstempel der Verfahrensorientierte Organisation / Datenannahme Datenannahme Beschreibung des Funktion: Verarbeitungsergebnisses Eingangsdokumente / Ausgangsdokumente / Funktion: -informationen: -informationen: Sachlogische Daten aus dem Daten für das Beschreibung vorgelagertem System nachgelagerte System Werkzeuge: Rahmenbedingungen: Beschreibung der Besonderheiten, wie z.B. technischen Abschließendes Abschließendes die Verarbeitung über Umgebung für die Ereignis: Ereignis: temporäre Be-/Verarbeitung und Zeitstempel der Zeitstempel der Datenabgabe Datenabgabe Dateien/Tabellen „aktuelle Version“9 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  10. 10. Anforderungen Vorsysteme Nebenbuchhaltung Hauptbuchhaltung Inhalt Wareneingang Lagerbuch / Kreditoren FiBu Zeit Start Start Start Organisation Ziel: Organisation Ziel: Organisation Ziel: Vorsysteme Eingang Funktion: Ausgang/ Funktion: Ausgang/ Funktion: Ausgang Eingang Eingang Wareneingang Werkzeuge: Rahmenbedg. Werkzeuge: Rahmenbedg. Werkzeuge: Rahmenbedg. Ende Ende Ende/ Start Organisation Ziel: Nebenbuchhaltung Funktionalität gem. GoBS Transparenz und Nachvollziehbarkeit Eingang Funktion: Ausgang Lagerbuch / Kreditoren Retrograde und progressive Auswertbarkeit Werkzeuge: Rahmenbedg. Vorsysteme Nebenbuchhaltung Hauptbuchhaltung Ende/ Start Wareneingang Lagerbuch Organisation Ziel: Finanzbuchhaltung Rechnungsdaten: Warenwirtschaftssystem Auftragsart-Auftrags-Nr., Hauptbuchhaltung (Auftragsart, Auftrags-Nr.) Kunden-Nr. Rechnungs-Nr. Eingang Funktion: Ausgang FiBu Werkzeuge: Ende/ Rahmenbedg. Start10 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  11. 11. VFD bedeutend für CODADatenimport / Schnittstellen Datenexport / Schnittstellen Workflow Altsystem Intern Controlling / Fachbereich Faktursystem Jahresabschluss / Wirtschaftsprüfer CODA JET / Journal Entry Testing Financials Finanzamt / Betriebsprüfer Warenwirtschaft Assets Z3 / Datenbereitstellung (IDEA) Archiv sonst. GDPdU Vorsysteme Dokumenten- managementsystem11 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  12. 12. Situation  Verfahrensdokumentationen und Interne Kontrollsysteme werden immer noch als lästige, aufwendige und nutzlose Pflicht angesehen.  95% der Unternehmen haben keine einheitliche und durchgängige Verfahrensdokumentation (Flickenteppich)  Aufwendig erstellt und bereits veraltete  papierorientierte bzw. papiergebunden „Ausweg: Von der Pflicht zur Kür!“12 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  13. 13. Interessen Wirtschafts- Vorstand / prüfer / Geschäfts- interne führung Revision Aufsichtsrat IT / Beirat VFD Behörden + Mitarbeiter IKS13 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  14. 14. Voraussetzung Voraussetzung für eine „mehrwertbeitragende“ Verfahrensdokumentation  Prozessorientiert  Softwaregestützt (nicht papiergebunden)  Eingebettet in ein Business Process Lifecycle Management14 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  15. 15. Voraussetzung Prozess- Strategie Optimierung Design + + Modellierung KVP Business Process Lifecycle Monitoring Realisierung + + Automati- Controlling sierung15 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  16. 16. Mehrwert16 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  17. 17. Mehrwert Gewinnsteigerung Durchsatzsteigerung Kostenreduktion Risikominimierung Arbeit wird effizienter durch Reduzierung des Erfüllung gesetzl. • höhere Verlässlichkeit der MA Pflegeaufwands durch Mindestanforderung durch • Steigerung des • Vermeidung von • Permanentes Monitoring Verantwortungsbewusstseins u. Mehrfacherhebung von • Erkennen und optimieren von der Kooperationsbereitschaft Abläufen erforderlichen Kontrollen der MA • Permanentes vorhalten von Bedarfsgerecht Informationen • Auswirkungen der Tätigkeiten aktuellen u. historisierten den unterschiedlichsten abteilungsübergreifend der MA Dokumentationen bekannt Interessengruppen zur • Harmonisierung u. • MA schneller produktiv in Vereinheitlichung Verfügung stellen neuen Aufgaben unterschiedlichster Pflicht- u. • Behörden, Aufsichtsrat, Entdecken und vermeiden von Kann-Dokumentationen Vorstand, Wirtschaftsprüfer u. Insellösungen Revisoren, Aufwandsreduktion bei Unternehmensberatern • Schnelleres Finden von Softwareevalutation, Bedeutet auch Informationen und Optimierungspotential Softwareeinführung und • Aufwandsreduktion von • Reduktion von Schnittstellen Migration Prüfungen u. Audits • Reduktion von Fehlerquellen • Führungskräfte behalten den Überblick Gesamtsicht über Abläufe, Aufgaben, Schnittstellen, Hard u. Software, Organisation u. Hierarchien17 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  18. 18. Mehrwert Unternehmen Landkarte Verfahren u. Kontrollen Bereich Abteilung Abteilung Abteilung Bereich Abteilung Abteilung Abteilung Lieferanten Kunden18 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  19. 19. Mehrwert  Vorteile  Frühzeitiges erkennen von Chancen und Risiken  Erfüllung gesetzlicher Mindestanforderungen  Harmonisierung von Verfahrensdokumentationen  Transparenz über Prozesse, Systeme und Software, Schnittstellen und Aufgabenverteilung  Frühzeitiges Erkennen von Optimierungspotentialen  Etablierung KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)  Besseres Verständnis hinsichtlich Anforderungen und Umsetzung zwischen Fachbereichen und IT  Aufwandsreduzierung bei Softwareevaluationen  Aufwandsreduzierung bei Prüfungen / Audits  Schnellere Produktivität von neuen Mitarbeitern  Reduzierung von Reibungsverlusten (Wer macht eigentlich was, wie und warum?)  Reduzierung von Kosten und Steigerung des Durchsatzes  Reduzierung von Wissensmonopolen19 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  20. 20. Beispiel VFD im Intranet20 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  21. 21. Ende Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit, mir war es eine Freude!21 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  22. 22. Kontakt: Marco Geuer Abt. Geschäftsanalytik & Informationsqualität marco.geuer@actgruppe.de 0228 – 97125 5922 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer

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