1. HISTORIA DE LOS ARCHIVOS EN EUROPA
Los primeros archivos proceden de la época romana. En cada ciudad romana, había un
archivo municipal.
Pasa bastante tiempo hasta la época visigoda. Existía un Archivo Real en Toledo. Éste no
era como el de los romanos. Para ellos lo importante no es el documento, basta con un
testimonio personal y no ponen por escrito cualquier actividad administrativa, sino lo que
consideran fundamental, como es el acta de propiedad. El archivo estaba bajo la custodia
del Conde del Tesoro. También hay noticias de que existían archivos privados. Quedan
restos de pizarras visigóticas.
En la época árabe también había archivos. El funcionario Al-Kalib (el que escribe) se
encargaba de registrar los procedimientos administrativos. Hay tres tipos de ministerios
importantes: Finanzas, Ejército y Política Exterior. Estos tres ministerios tenían sus
propios archivos. Se conservan formularios y registros de las sentencias de los jueces.
Nuestros archivos son idénticos en funcionamiento a los europeos. Están dispersos. Se
crean pequeños archivos en las comunidades religiosas y en las casas nobiliarias. Los
reyes no tienen archivo fijo.
En el siglo XIII, con la recepción del Derecho Romano y el papel, se empiezan a crear los
grandes archivos. El primer gran archivo, es el Archivo de la Corona de Aragón. Es el más
antiguo, el que tiene las prácticas archivísticas más desarrolladas, el que tiene el primer
archivero oficial y el que tiene el primer reglamento.
Palau del Lloctinent, Archivo de la Corona de Aragón
Sus inicios se sitúan con la Casa Condal de Barcelona, aunque antes del año 1.000,
había muy pocos archivos.
Se empieza a reorganizar en el siglo XII. Los documentos no se conservar en un solo
sitio, se conservan en lugares distintos. Los documentos que conocemos son escrituras
de propiedad y privilegios. El documento de su organización es el Liber Feodorum Mahior.
Es un cartulario en el que se recogen privilegios y escrituras de concesión de feudos.
Tiene cerca de 1.000 escrituras recogidas. Se acabó en 1192. Es interesante porque tiene
miniaturas.
Jaime I el Conquistador empieza la labor de recogida de documentación dispersa, y
empieza a crear depósitos especializados. Inaugura los registros. Esta labor la continua
Jaime II. Los registros del archivo de la Corona de Aragón, son la colección más
importante de toda Europa.
En el siglo XIV, se nombra al primer archivero con nombre conocido. Este es Pedro
Passeya en 1346. Tiene como misión cuidar y conservar la documentación, la custodia de
las llaves y el inventario de los documentos. El inventario del archivo estaba en armarios,
y los documentos se guardaban en sacos. En 1384 se da el primer reglamento del
archivo. Se dice cómo tiene que ser el archivero, que tenía que ser escribano de la

2. cancillería pública. Sus obligaciones eran:
--reclamar la documentación perdida.
--registrar la documentación que le llegue en un libro foliado con índice.
--restaurar los documentos estropeados.
La gente normal no tiene acceso directo a la documentación. Para conseguir copias, es
imprescindible una orden real.
En el siglo XV, Fernando I funda los archivos de Valencia, Aragón y Baleares. El archivo
de la Corona de Aragón, entra en depresión en el siglo XVI, porque se crea un archivo
central en Castilla.
En el siglo XVIII empieza una nueva reorganización de este archivo, por un informe que
hace al rey Felipe V Agustín Riol.
Decía que era el mejor archivo, pero que estaba muy abandonado. Nombran nuevo
archivero y se inicia un inventario general. Se elaboran catálogos de escrituras, privilegios
y escrituras generales.
En el siglo XIX con los Bofaruel, se debe la organización actual y la recogida de nuevos
fondos, sobre todo de instituciones catalanas, y se abre el archivo a la investigación.
Los principales documentos son:
Cancillería. Se guardan pergaminos (22.000), registros y cartas en papel (50.000).
Varios. Se guardan bulas pontificias (privilegios que concede el Papa). La más antigua es
del siglo XII. También se guardan códices, manuscritos e incunables, cartas árabes,
hebreas y griegas, partituras musicales y documentos relacionados con la constitución del
archivo.
Consejo Supremo de Aragón. Documentación de la Real Audiencia, Documentación de
Hacienda, Documentación del Patrimonio Condal, Documentación de la Generalitat,
Documentación de Órdenes Religiosas y Militares (Santa María de Ripoll o Montserrat),
Protocolos Notariales, Documentación privada que ha llegado a través de donaciones,
Fondos de carácter industrial y de Gremios.
Ahora tiene una sede nueva, y es la cabecera del sistema de archivos de Cataluña.
Provoca problemas, porque en su inicio era el archivo de la Corona de Aragón.
Se crea un nuevo archivo real que centraliza los documentos de Castilla en principio, y el
reino creado por Carlos V después. Este es el Archivo de Simancas. La corte de Castilla
era más itinerante. El rey se movía, y con él se movía el archivo. A veces se depositaba
en monasterios. Juan II es el primer rey que tiene un objetivo claro. Decidió depositar sus
papeles en el castillo de la Mota en Medina del Campo. Felipe IV destinó como posible
archivo central el Alcázar de Segovia. En época de los Reyes Católicos, el Cardenal
Cisneros hizo una proposición para crear un archivo central. En 1521, se quema en
Burgos el archivo de García de la Mota.

3. Archivo de Simancas, Archivo General de España
El 5 de mayo de 1545 se nombra archivero al licenciado Catalán, y se le ordena recoger
los papeles, controlar las llaves, y se incluye al alcaide del Castillo de Simancas, que era
responsable junto con el archivero de dicho archivo.
Se empiezan, pues, a recibir papeles. En 1561, se nombra a Diego de Ávila como
archivero. Era un experto en administración y papeles. Ayala piensa que no se debe
copiar el sistema de organización de un archivo.
Se nombra por primera vez el principio de procedencia. Sus obligaciones y titulación eran:
--Secretario de Su Majestad.
--Salario muy alto (100.000 maravedíes anuales).
--Recoger la documentación.
--Buscar los documentos que no enviaban.
--Instalar los documentos adecuadamente.
--Confeccionar inventarios.
--Copiar los documentos.
--Informar sobre los documentos del archivo.
--Revisar y vigilar las obras de la fortaleza.
En 1564 comienzan las obras de adaptación bajo la dirección de Juan de Herrera.
Enseguida empezó a tener problemas, porque los secretarios no querían enviar la
documentación a Simancas. En 1633 se dan sus ordenanzas definitivas, aunque hubo
unas anteriores de 1588. Estas dicen que el archivo debe ser un lugar seguro y su
objetivo es recoger la documentación de secretarios, ministros y particulares que tengan
que ver con la administración. Debe haber orden Real para ello. Debe haber un archivero
permanente en Simancas.
Los documentos deben guardarse correctamente y si están en mal estado, deben
copiarse con buen papel y buena letra y limpiar la documentación de polillas, ratones y
polvo, y guardarla con protección especial.
Se separa el depósito de archivos de la sala de consultas, llamada negociado. Las
consultas son con permiso de las instituciones que han producido la documentación y las
búsquedas no se hacen en presencia de los consultantes. Se establece una tasa por
búsqueda y se cobra por días tardados en la búsqueda. Obligatoriamente hay que
elaborar inventarios de los documentos que se envíen e índices especiales. Se quería que
estuviesen bien descritos los derechos de la Corona, y a veces se redactaba el libro de
las cosas memorables del archivo. Se incluyeron disposiciones contra los archivos. Se
trabajaba de día para que no hubiese velas.
Durante los siglos XVI y XVII se siguió recibiendo documentación y ordenando los legajos,
hasta que en el siglo XVIII, Agustín Riol dice que allí no puede estar el archivo y propone
que se cree un archivo central en Madrid. Proponía que se guardara toda la
documentación administrativa, mas los inventarios de Simancas.

4. En 1808, Napoleón ordena trasladar a París los papeles que se referían a Asuntos
Exteriores, y sus tropas acampan en Simancas, y utilizan la documentación para hacer
camas a los caballos.
En 1814, Tomás González, canónigo de Plasencia, reorganiza Simancas. En 1844, se
abre Simancas a la investigación. Empiezan a publicarse parte de sus índices, a partir de
1914 bajo la dirección de Julián Paz. El 6 de noviembre de 1942, se devuelve la
documentación de los franceses. Desde 1992 se ha empezado a informatizar. La
informática está montada bajo los mismos supuestos que el Archivo de Indias en Sevilla.
Todos los inventarios están en una base de datos desde la cuál se puede acceder a todos
los documentos. Hay mucha documentación digitalizada, por la cuál se puede recuperar la
imagen.
En Simancas, hay una sección facticia que reúne documentos de distintas procedencias.
En Simancas, se llama Patronato Real, formado por documentos de especial interés para
la Corona.
En el Archivo de Simancas estaba la documentación de los Consejos, la Documentación
de Hacienda, Relaciones y Política Exterior y Documentación del Patronato Real.
Es un ejemplo de cómo era un archivo estatal en la época de los reyes absolutos.
Simancas tiene cerca de 28 secciones distintas. Es muy tradicional en su organización.
Las secciones son:
Patronato Real. Se organiza cogiendo documentos importantes para la Corona de otras
secciones. Tiene documentación de asuntos de guerras, pleitos y homenajes,
capitulaciones con reinos moros, asuntos exteriores (tratados), Fundaciones Reales,
Instrucciones de reyes a sus hijos.
Secretaria de Estado. Es una documentación que procede del Consejo de Estado que fue
antes del Consejo Real. Se crea para aconsejar a los reyes sobre asuntos de Estado. La
mayor parte del Consejo de Estado tiene que ver con Asuntos Exteriores.
Se encuentra la correspondencia de los reyes de Castilla. La básica es: correspondencia
del rey, informes de embajadores, consultas del rey y a veces expedientes, libros de
registros del Consejo y expedientes sobre expediciones marítimas.
Secretarias provinciales. Recogen los documentos de los Antiguos Consejos de Italia,
Flandes y Portugal.
Visitas de Italia. Tendría que estar en la anterior.
Consejo Real de Castilla. Consejo de gobierno de este reino. Se supone que era el
Consejo más importante de todos.
Cámara de Castilla. Se veían los nombramientos de personas para oficios reales, asuntos
de Patronato. Personal que trabajaba para la Administración del Estado.

5. Patronato Eclesiástico. Provisión de puestos eclesiásticos, Fundaciones, Procesos,
Memoriales.
Gracia y Justicia. Es la continuación en el siglo XVIII de las tres anteriores. Se encuentra
documentación de las relaciones de España con la Rota Romana, imprentas, títulos
nobiliarios, indultos, dispensas, títulos de nobleza.
Registro del sello. Volúmenes de registros de la Corona de Castilla. Empiezan en el siglos
XVI. Se copian los documentos autorizados por sellos de placa. Es básico para recuperar
archivos perdidos.
Casa Real, obras y bosques. Documentación de la administración y la formación del
patrimonio personal de los reyes castellanos, reales alcázares de Sevilla, convento de
Santa Clara, Palacio Real, Casa de Campo, etc.
Guerra. Incluye guerra y marina, secretaria de guerra y marina.
Documentos de la administración de Hacienda. De los siglos XVI al XVIII.
Mapas, dibujos y planos.
Varios. Se conserva el archivo de la secretaria del archivo, peticiones, resultados de las
búsquedas, documentación generada por la organización y obras del archivo, expedientes
de las investigaciones, inventarios antiguos.
El archivo de Indias es un ejemplo de archivo de la Ilustración. Es un archivo estatal y un
archivo montado para la investigación.
Nace en la segunda mitad del siglo XVIII y nace como respuesta a las historias que se
estaban redactando sobre el descubrimiento de América. En 1770, Tomás Guillermo
Raynal escribe una historia filosófico-política de los establecimientos y los comercios de
los europeos en las Indias. En 1777, Julian Robertson escribe una historia de América. En
estas historias, se hablaba de España, pero los hechos eran incorrectos.
José Gálvez pide datos para ver que pasa con estas historias y Juan Bautista Muñoz es el
encargado de hacer una historia de las Indias para responder a lo que se había hecho en
el extranjero y se da cuenta de que hace falta reunir los fondos.
Había documentación de las Indias en Simancas, en Madrid y en Sevilla y propone la idea
de un archivo especializado en Indias, y el 22 de septiembre de 1781 se da la orden de su
fundación. La sede que se elige es Sevilla. Se escoge la antigua lonja de contratación. Se
crea un equipo de expertos para trabajar con los documentos. Un archivero (Gregorio
Fuentes), 4 oficiales de archivo y un superintendente para dirigir la labor de traslado.
En 1786 se aprueban las ordenanzas para la organización del archivo. Son más
avanzadas que las de Simancas y afectan a más aspectos. Habla de las obligaciones de
los empleados y de la coordinación de documentos e inventarios.

6. El principio de procedencia lo consideran básico para el funcionamiento del archivo. Por
primera vez, se da un cuadro de clasificación de documentos. Todos los papeles van
clasificados por virreinatos.
Obligan a redactar índices alfabéticos de personas, de lugares y de títulos. Los archiveros
tienen que hacer copias de los documentos, certificaciones, buscar papeles e investigar.
Se regularizan las visitas que se hacen para ver el archivo. Obligatoriamente tiene que
tener una biblioteca auxiliar.
Las principales secciones son:
Patronato. Es una sección facticia donde se recogen los documentos más interesantes
para la Corona. Tiene documentación eclesiástica, descripciones de los descubrimientos,
servicios y méritos de distintos conquistadores, Reales Cédulas sobre escudos de armas,
levantamientos y guerras, minas de oro y plata y personajes relacionados con las Indias.
Contaduría General del Consejo de Indias. Cuentas de la Casa de Contratación, gastos
de armas, audiencias, Consejo de Indias.
Fondos de la Casa de Contratación. Navegación, exámenes de pilotos, registros de idas y
venidas, registros de barcos y mercancías, registros de esclavos, registros de rutas y
documentación de Justicia.
Fondo del Consejo de Indias. Se compone de 18.760 legajos. Sigue la clasificación que
se da en las ordenanzas. Dispone de un apartado de audiencias (secular y eclesiásticos).
Se encuentran Reales Ordenes, expedientes personales, correspondencia, indiferente
(recoge los documentos de carácter general)
Escribanía de Cámara del Consejo de Indias. Documentación judicial (pleitos).
Secretaría del Juzgado de Arribadas. Documentos judiciales sobre problemas de
embarques, naufragios, corsarios, correos, estados, ultramar, fondos de Cuba,
consulados, títulos de Castilla, tribunales de cuentas, diversos.
Es el archivo pionero en la informática. Tiene gran parte de la sección de planos
digitalizada y buena parte del archivo se puede consultar en Internet.
El Archivo Histórico Nacional se crea para recoger los documentos procedentes de la
desamortización. El antecedente es la Junta Superior Directiva de Archivos que se crea el
5 de noviembre de 1847. Preparó el trabajo, y en 1866 se crea el Archivo Histórico
Nacional. Su objetivo fue recoger los documentos desamortizados. El Ministerio de
Fomento era el encargado de trasladar estos documentos a Madrid.
Se reunían para ponerlos a disposición de los investigadores. Primero estuvo en la Real
Academia de la Historia. El director era Tomás Muñoz Romero, experto medievalista.

7. En sus primeros 30 años, se recogió poca documentación. En 1896, se trasladaron a la
planta baja de la Biblioteca Nacional. Llegan archivos de Ordenes militares, Universidad
Complutense, Consejo de Estado, Cámara de Castilla, documentos de Cuba, Juros de
Hacienda.
La compra más interesante es el archivo de los Duques de Osuna. En 1952, el archivo se
traslada al número 115 de la Calle Serrano. Se ha recibido documentación
contemporánea sobre todo de Hacienda.
El archivo se organiza en base al valor histórico del documento, pero el valor histórico del
documento varía según la época. Las secciones son divisiones administrativas.
Las secciones son:
Clero. 3.000 archivos independientes. La más antigua del siglo IX. Pergaminos,
manuscritos miniados, dibujos planos y mapas. Tratan de la administración interna de
conventos y monasterios. Están escrituras de propiedad, expedientes personales,
limpieza de sangre, documentación describiendo iglesias y su patrimonio artístico,
actividades religiosas de los conventos. Suelen ser de conventos y monasterios
desaparecidos. Disponen de documentación económica y de patrimonio. Los pergaminos
son la documentación medieval. Algunos de los monasterios de los que se dispone de
documentación son Santo Domingo o San Martín.
Órdenes militares. Tenían muchas propiedades al Sur del Tajo. Las más importantes son
las de Santiago, Calatrava y Templarios. Se encuentra documentación de la
administración de sus pueblos. Tenemos documentación de Santiago desde el siglo XI y
conserva documentación de su archivo central en Uclés, del Convento de San Marcos en
León y el Sancti Spiritus de Salamanca y documentación de los conventos femeninos. Las
visitas son las actas que se levantan contando los viajes que hacen los comendadores a
su territorio. También hay expedientes de limpieza de sangre. Hay un importante archivo
judicial, porque está la documentación del Consejo de Ordenes. Era la institución que se
encargaba del control administrativo y judicial de las órdenes. Hay también
documentación sobre órdenes extranjeras (Temple).
Estado. Recoge documentación de la secretaria de Estado durante el siglo XVIII y parte
del XIX. Es básicamente de política exterior. También tenía documentación de Hacienda,
Gracia y Justicia. Se encuentran informes de nuestras embajadas. Documentación sobre
la interpretación de lenguas.
Documentación de los Consejos de Italia, Flandes e Indias. Documentación de guerras,
concesión de Grandezas de España y títulos del Reino hasta 1857 y ordenes civiles.
Documentación de América. Documentación sobre la trata de negros. Documentación de
personas Reales.
Juros. Son los títulos de deuda antiguos. Acreditan que alguien ha prestado dinero a la
Corona. Tenemos 2.037 legajos.
Universidades. Es la sección del distrito universitario de Madrid. Contiene documentación

8. de la antigua universidad de Alcalá de Henares. Está toda la documentación hasta 1836.
Hay documentación de la Universidad Central, colección Cisneros, documentación de las
facultades de ciencia hasta 1914, derecho, farmacia, filosofía y letras hasta 1936.
También se encuentra documentación del Instituto Cardenal Cisneros.
Sigilografía. Todos los sellos empleados en el siglo XIX. Hay sellos de cera, de plomo, de
laca, de tinta. También hay matrices de sellos.
Inquisición. Se divide en documentación del Consejo y los fondos de los tribunales de
distrito. Es básica para estudiar a la sociedad española de cuatro siglos. Hay tanto de la
española como de la americana.
Consejos suprimidos. Documentación del siglo XVIII que no se llevó nunca a Simancas.
Documentación de Alcaldes de Casa y Corte. Es generada por los alcaldes de Madrid
(Alcaldes del Rey). Documentación de Aragón. Hacienda y Cruzada. Es la más importante
del Archivo Histórico Nacional.
Códices y Cartularios. Se forma con libros valiosos (miniaturas, soporte, encuadernación
o letra). Documentación genealógica, cartularios.
Ultramar. Documentación del Ministerio de Ultramar (documentación de Cuba, Puerto
Rico y Filipinas).
Osuna. Documentación comprada al Duque de Osuna. Era el archivo señorial más
importante del siglo XIX. Documentación de todos los puntos de la península.
Actualmente es el Archivo de la Nobleza situado en Toledo. Se ha fundado para recoger
archivos nobiliarios en peligro de extinción. Fue generado por la familia del Infantado de
los Osuna de Medina de Rioseco, Gandía, Benavente, Bejar y Arcos.
Los Duques del Infantado tenían señorío y la gente dependía de ellos. Se extendían
desde Santillana del Mar hasta Cádiz. Eran de su propiedad desde el siglo XIII. Se crea el
archivo de la nobleza en 1992 en el Hospital de Tavera en Toledo.
Diversos. Donaciones de pequeños fondos. Suman 7.256 legajos. Se encuentran archivos
de corporaciones locales, documentación incompleta de instituciones medievales
desaparecidas (Comunidad de aldeas de Daroca y Albarracín), Documentación de la
Santa Hermandad (Toledo y Ciudad Real), archivos familiares y personales, colecciones
de autógrafos, documentación de bellas artes, diplomática, mapas y planos y documentos
sueltos.
Fondos contemporáneos. Formado por las transferencias de documentos de la
administración contemporánea. Se inicia en 1960. Causa general (muertes de la guerra),
desamortización (fondos procedentes del Ministerio de Hacienda), fondos de la
delegación de hacienda de Madrid.
Guerra Civil (Salamanca). Compuesto por los documentos que el tribunal especial para la
represión de la masonería y el comunismo incautó (partidos políticos, logias masónicas,
Generalitat de Cataluña). Hay dos secciones básicas: sección masónica (logias
masónicas, expedientes personales de los componentes de las sociedades) y la sección

9. político-social (sindicatos, partidos políticos, asociaciones culturales de izquierda, libros
prohibidos, periódicos, panfletos). Tribunal de represión de la masonería y el comunismo
(desde 1940 a 1963).
El Archivo general de la administración está situado en Alcalá de Henares (Madrid). Se
crea partiendo de un antecedente antiguo. En 1758 se crea un archivo central para la
administración pública española. Tenía que recibir los documentos administrativos que no
fueran necesarios para la gestión diaria. Se eligió el antiguo archivo arzobispal de Alcalá
de Henares.
No reunía buenas condiciones. En 1939 se compartió el edificio con la Brigada
Paracaidista. Se incendió en 1940, y hasta 1969 no se crea un nuevo archivo. Se creaba
para recibir los documentos ya gestionados con mas de 25 años. Iba a funcionar como
archivo intermedio para recoger los documentos que han perdido su utilidad administrativa
pero no se sabía si iban a ser históricos.
Este archivo recibe documentación de la administración central del Estado. En el edificio
están separados los depósitos de las salas generales.
Cuando se iniciaron las trasferencias de documentos no se había hecho un estudio previo
de los documentos a conservar. No había normas de selección y expurgo. El primer
ingreso de fondos comienza en 1972 y se inaugura oficialmente el 27 de marzo de 1976.
En una primera etapa se conservó documentación. A partir de 1985, con la nueva Ley de
Patrimonio, se abre el archivo a la investigación. Es uno de los archivos más consultados
del país. Se ha convertido en un archivo de la historia contemporánea. Hay
documentación privada y algunas colecciones.
HISTORIA DEL ARCHIVO EN COLOMBIA
España dictó para América una cuidadosa legislación sobre archivos. En la Recopilación
de las Leyes de los Reinos de las Indias, de 1680, fue insertada (libro 11, tít. I, ley 31) la
ordenanza de Carlos V (Valladolid, 24 jul. 1530) que regulaba la conservación, por los
cabildos municipales, de las células y provisiones regias. Sabemos, porque muchos han
llegado hasta nosotros, que las ciudades americanas organizaron desde el principio sus
cedularios, lo mismo que los libros de actas capitulares; lo cual prueba que la disposición
de Felipe II sobre estos últimos (Recopilación, libro IV, tít. VIII, ley 16) no hace más que
reiterar lo que ya venía practicándose. A las Audiencias se les indicó minuciosamente qué
libros debían llevar (Recopilación, Libro 11, tít. XV, desde la ley 156 hasta la 166).
La ley 161, que trata específicamente de los archivos, tiene un precedente en la real
cédula de Valladolid, 9 oct. 1549, por la que se manda al presidente y oidores de la nueva
Audiencia de Santa Fe de Bogotá que tuviesen archivo en arca -o aposento- de tres
llaves, y en él guardasen las cédulas, provisiones y escrituras tocantes a dicha Audiencia.
Esta regia disposición fue dada a iniciativa del mariscal-licenciado Jiménez de Quesada
(v.). Del mismo modo se legisló sobre los archivos de las cajas reales, tribunales de
cuentas, consulados, gobernaciones y virreinatos (Recopilación, libro 111, tít. III, ley 34).
La Iglesia organizó, a la vez, sus propios archivos, en los

10. obispados, cabildos catedralicios y parroquias; y lo mismo hicieron las órdenes religiosas.
Además, los escribanos llevaban sus registros y las cofradías, hospitales y otras
corporaciones conservaban también sus papeles.
Con esto queda someramente indicado el origen de los archivos americanos, sus distintas
clases y la variada gama de sus fondos. De un modo general, podríamos establecer la
siguiente clasificación: 1) de Gobierno (nacionales, ministeriales, regionales y
provinciales); 2) municipales; 3) eclesiásticos; 4) notariales; 5) corporativos
(universidades, bancos, cofradías, etc.; y 6) colecciones de documentos conservadas
fuera de los archivos, o sea, en bibliotecas y museos.
La Corona española, desde el comienzo mismo de la Conquista, pretendió proteger la
documentación generada por la administración indiana. Así, Francisco Pizarro recibió la
orden de conformar archivos oficiales y que tal disposición se siguiera en todas las
posesiones españolas.
En consecuencia, Sebastián de Belalcázar ordenó hacia 1535 que se depositaran en un
arca libros y registros de aquello relativos al gobierno de la naciente ciudad de Quito.
Años más tarde, hacia 1567, la Real Audiencia y Cancillería del Nuevo Reino de Granada
dispuso la creación de un archivo, para evitar la pérdida de documentos a causa de los
continuos incendios que se sucedían en los sitios de su custodia.
La referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en
Colombia, la encontramos en el Libro
de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé:
“conforme a una Cédula Real de Su Majestad que sobre ello hay y nuevamente ha
enviado, y para que en todo haya buena cuenta y razón es necesario que en el aposento
susodicho, donde la dicha caja y Tribunal está, se tenga un archivo en el cual estén todos
los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino
se descubrió y los que adelante se ofrecieren y hicieren de nuevo, porque de no se haber
hecho hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos
papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar en
bohíos y casas de paja; por tanto su señoría mandaba y mandó a los dichos Q/iciales
Reales, que dentro de seis días, después que les sea notificado, hagan el dicho archivo y
le pongan en el dicho aposento, junto con la dicha caja real, para que perpetuamente
estén juntos y metan en él, dentro del dicho término, por inventario, todos los papeles,
cuentas, recaudas, libros de Hacienda Real que se han hecho en este Reino, después
que se descubrió hasta el día de hoy y todo lo demás que fuere menester tocante a la
dicha Hacienda Real.
En el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé, se precisó entonces, que por
orden de Andrés Díaz Venero de Leiva, presidente de la corporación y gobernador del
Nuevo Reino, “se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas y libros
tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrió y los que
adelante se ofrecieren y hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho hasta aquí ha
habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos papeles y cuentas
como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar en bohíos y casas de
paja…”
CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: El Archivo General de la Nación
(Bogotá) es el archivo nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno
nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental

11. nacional. Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos. Su sede en Bogotá es una
edificación obra del arquitecto Rogelio Salmona, premiada en la Bienal de Arquitectura del
año 1994.
Alberga documentación histórica que data desde 1541 hasta 1991, como Constituciones
políticas, escrituras notariales, procesos judiciales coloniales, cartas de grandes
personajes como Simón Bolívar, mapas antiguos de la Nueva Granada, etc.
Reúne documentos de todos los períodos de la historia de América (desde la Conquista
hasta el presente) procedentes no sólo de Colombia sino también de los territorios que
conformaron la Nueva Granada o, posteriormente, la Gran Colombia como Venezuela,
Ecuador y Panamá. También hay documentos provenientes de América Central, Perú y
Chile. Su Fondo “Negros y Esclavos” fue distinguido por la UNESCO como parte del
programa Memoria del Mundo.
Su entrada de ladrillo en forma casi circular es tan sólo una pequeña pista de lo que se
puede encontrar dentro del gran edificio lleno de
historia, conocimiento, y educación. Pero aquí nada existe por casualidad, la forma y el
material de los muros han sido creados para la conservación de los documentos que han
llevado durante años la información de nuestro país. El arquitecto Rogelio Salmona y su
equipo de trabajo pensaron en todos los riesgos a los que están sometidos estos valiosos
papeles como el fuego, la humedad y, particularmente, los años. Por fortuna, para el
manejo de cada una de etas características existe también un especialista.
Según la socióloga Sara González, encargada de las publicaciones del archivo y quien
también han desempeñado cargos como asistente de dirección y directora encargada, el
Archivo General de la nación se creó gracias a las Ley 80 de 1989 para reemplazar el
Archivo de la Nación, ya que éste no tenía capacidad para almacenar la cantidad de
documentos que producía la Administración Central y sólo se podía encarga, entonces, de
los documentos históricos.
“Con la fundación del Archivo General en 1992, llegaron miles de documentos, así que se
debía generar un orden para que todos ellos se mantuvieran en un buen estado y de
manera correcta; para ellos se decidió archivar según su procedencia institucional, de
acuerdo a qué los produce y el orden”, dice Sara González. Pero, para que la búsqueda
de los documentos sea efectiva y organizada, se dividió en seis grandes secciones:
Colonia, República, Archivo Anexo, Colecciones, Notarías, Mapas y Planos.
Con la creación del Archivo General dela Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le
asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el
fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el
patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la comunidad.
En el interior de estos 21.350 metros cuadrados de construcción se puede encontrar,
entre algunas curiosidades, el documento más antiguo que data de 1583. Además, el
archivo ofrece visitas guiadas sin costo para niños y colegios, talleres para aprender el
proceso archivístico y para hacer papel. Si son visitantes universitarios, la guía se enfoca
según la carrera.

12. Las consultas se hacen en la biblioteca especializada en archivística e historia. Para
ingresar al Archivo General se necesitan dos fotos, una carta de presentación y una
fotocopia del documento de identidad. Pensando en los niños, se crearon discos
compactos que enseñan de manera didáctica las funciones que desempeña esta entidad
de archivo de información.
Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y
ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004,
que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a éstas, las
funciones que deben cumplir para su desarrollo.
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas
públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés
de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o
municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí
posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el
desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el
acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio
nacional.
El Sistema Nacional de Archivos Institucionaliza, consolida y canaliza la comunicación
entre los distintos componentes del Sistema Nacional de Archivos, procura el
mejoramiento del Talento Humano en archivística y apoya la capacitación en general.
Propende por alcanzar condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en particular para
la recopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los archivos, a
nivel nacional, regional y local.
Misión:
El AGN es un establecimiento público del orden nacional, encargado de:
•Formular, orientar y controlar la política archivística.
•Coordinar el Sistema Nacional de Archivos.
•Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia.
Para servir a la comunidad y garantizar los principios, derechos y deberes
constitucionales.
Visión:
En el 2019 nuestra institución habrá logrado articular, asegurar, difundir y ampliar la
disponibilidad y acceso a todos los archivos públicos y patrimoniales del país,
fortaleciendo la participación ciudadana y el control social.
De
conformidad con lo establecido en el Artículo Segundo de la Ley 80 de 1989, el Archivo
General de la Nación tiene las siguientes funciones:
1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y
coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental
del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y

13. uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y
programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.
3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el
Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.
4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el
Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y
tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.
5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional,
Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para organizar la eficacia de
la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los
archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.
6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas,
culturales, de investigación y con archivos
extranjeros.