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UT 5.- DOCUMENTACIÓN
OPERACIONES
ADMINISTRATIVAS Y
DOCUMENTACIÓN SANITARIA
1. DOCUMENTOS
DOCUMENTO: información registrada en un
soporte.
IMPORTANCIA de la DOCUMENTACIÓN
- registra la información del ámbito sanitario
- imprescindible para el buen funcionamiento de
las instituciones (niveles asistencial, gestor,
docente, investigador y jurídico)
- soportes: medio físico sobre el que se registra
la información (papel, soporte informático)
1. DOCUMENTOS
CARACTERÍSTICAS:
- Letra clara y legible, evitando tachaduras y cuidando la
presentación
- Uso de fórmulas de cortesía y correcta expresión
- Cada centro tiene sus propios documentos aunque por
lo general son similares
- 3 partes:
a) ENCABEZAMIENTO: parte identificativa superior.
A la izquierda datos del emisor (centro sanitario)
b) CUERPO: motivo del documento.
c) PIE: fecha, hora y firma del profesional.
2. TIPOS DE DOCUMENTOS
A) DOCUMENTACIÓN NO SANITARIA: no tiene relación
directa con la atención a los pacientes.
Ej. Facturas y otros documentos mercantiles.
A) DOCUMENTACIÓN SANITARIA: conjunto de
documentos generados durante la atención al paciente
y las gestiones administrativas.
1.- DOCUMENTACIÓN CLÍNICA: relación directa con
la atención sanitaria.
Ej. Documentos relacionados con la historia clínica del paciente
2.- DOCUMENTACIÓN NO CLÍNICA: documentos de
gestión y administración de la asistencia.
Ej. Justificante de visita médica o formulario de petición de dietas a la
cocina del hospital
3. DOCUMENTACIÓN NO
SANITARIA
- Centros públicos → personal administrativo
- Consultas privadas → TCAE
A) AGENDA DE CITAS: imprescindible para
gestionar las citas de los pacientes y el tiempo
de los profesionales.
- medios informáticos: programas de gestión
clínica
- registro de visitas por orden cronológico y
según el tiempo de la visita
- contenido: datos del paciente, motivo de la
consulta, si posee seguro privado, etc.
3. DOCUMENTACIÓN NO
SANITARIA: AGENDA DE CITAS
3. DOCUMENTACIÓN NO
SANITARIA: AGENDA DE CITAS
3. DOCUMENTACIÓN NO
SANITARIA: AGENDA DE CITAS
3. DOCUMENTACIÓN NO
SANITARIA: CARTA COMERCIAL
CARTA COMERCIAL: documento para comunicarnos con nuestros
clientes y proveedores.
A) ENCABEZAMIENTO o CABECERA:
- datos remitente
- datos destinatario
- lugar y fecha
B) CUERPO:
- saludo
- exposición breve y concisa del motivo de la carta
C) PIE:
- despedida con fórmulas de cortesía (“atentamente se despide”)
- firma
4. DOCUMENTACIÓN
NO CLÍNICA
Conjunto de documentos administrativos
necesarios para la gestión, organización y
coordinación de recursos del centro sanitario.
a) Documentación intrahospitalaria
b) Documentación extrahospitalaria
c) Documentación intercentros
4.A) DOCUMENTOS
INTRAHOSPITALARIOS
Aquellos que circulan entre los profesionales que trabajan en el mismo
hospital
- por la prestación a los pacientes de servicios de carácter no
asistencial. Ej. Lavandería
- para la comunicación entre ellos
1. Planilla de dietas
2. Documentos de petición y recepción de material sanitario al
almacén del hospital
3. Petición de lencería y lavandería
4. Petición al servicio de farmacia
5. Petición al servicio de esterilización
6. Planilla de turnos
4.A) DOCUMENTOS
INTRAHOSPITALARIOS
1. Planilla de dietas
- La realiza diariamente cada unidad de hospitalización según prescripción
del facultativo
- Cada dieta tiene un código. Ej. dieta 3 turmix
- El TCAE debe comprobar que la dieta que recibe cada paciente es la
prescrita para él
4.A) DOCUMENTOS
INTRAHOSPITALARIOS
2. Petición de material
sanitario al almacén
- Por cada unidad de
hospitalización
- El encargado solicita y supervisa
la unidad e incluye unidad
solicitante, fecha, tipo de material
y número de unidades.
- El TCAE comprueba que
concuerda lo solicitado y lo
recibido y que está en buen
estado.
4.A) DOCUMENTOS
INTRAHOSPITALARIOS
3. Petición de lencería y lavandería
- Documento de registro para la petición y entrega de reposición de ropa
estropeada por el uso, tanto de pacientes como de profesionales.
- Datos: unidad o servicio, planta, fecha, material necesario y unidades
concretas solicitadas y recibidas.
4.A) DOCUMENTOS
INTRAHOSPITALARIOS
4. Petición al servicio de
farmacia
- Actualmente se utiliza el método de
UNIDOSIS o DOSIS UNITARIA
- El PERSONAL DE ENFERMERÍA de la
unidad, y bajo prescripción médica, solicita
informáticamente la petición individualizada
de los medicamentos diarios de cada
paciente.
- El SERVICIO DE FARMACIA, mediante
sistemas automatizados, prepara por
separado la medicación diaria de cada
paciente en carros de dosis unitarias.
- El CELADOR suele ser el encargado de
llevar el carro de unidosis al servicio que lo
ha solicitado.
- El PERSONAL DE ENFERMERÍA debe
comprobar que lo recibido corresponde con
lo solicitado.
4.A) DOCUMENTOS
INTRAHOSPITALARIOS
5. Petición de material de esterilización.
- Cada UNIDAD anota el material sanitario no desechable que se envía
para su esterilización para poder ser reutilizado
- Una vez esterilizado se devolverá al servicio correspondiente firmado por
el supervisor y el encargado del servicio de esterilización
- El TCAE debe comprobar que el material recibido está en condiciones
óptimas
4.A) DOCUMENTOS
INTRAHOSPITALARIOS
6. Planilla de turnos
- Documento elaborado por la DIRECCIÓN DE ENFERMERÍA que recoge
los días y los turnos de trabajo de los empleados
- Para realizar un CAMBIO DE TURNO el empleado lo debe solicitar por
escrito mediante el documento PETICIÓN DE CAMBIO DE TURNO
4.B) DOCUMENTOS
EXTRAHOSPITALARIOS
Documentos en los que emisor o receptor o ambos no son trabajadores del
hospital:
- consecuencia del tratamiento y estancia del paciente en el centro
- movimiento de pacientes, reclamaciones, etc.
1. Guía de acogida de los pacientes
2. Impreso de reclamaciones y sugerencias
3. Tarjeta sanitaria
4. Receta médica
5. Justificante de visita médica
6. Parte médico de incapacidad laboral temporal
7. Parte de consulta y hospitalización o formulario P10
8. Petición de transporte sanitario
9. Parte de Enfermedad de declaración Obligatoria (EDO)
4.B) DOCUMENTOS
EXTRAHOSPITALARIOS
1. Guía de acogida a los pacientes
Elaborada por el SERVICIO DE ADMISIÓN proporciona información a
pacientes y familiares sobre el FUNCIONAMIENTO del centro
asistencial: horarios de comida, régimen de visitas, normas de
comportamiento, etc.
2. Impreso de reclamaciones y sugerencias
- Contenido: datos personales, motivos, fecha, lugar y firma.
- Se presenta ante el SERVICIO DE ATENCIÓN AL PACIENTE, cuya
función es mejorar la calidad de la atención y de los servicios prestados
4.B) DOCUMENTOS
EXTRAHOSPITALARIOS
3. Tarjeta sanitaria individual
- Documento administrativo que identifica individualmente a los usuarios
ante el Sistema Nacional de Salud (cualquiera que sea su edad)
- La emite el Servicio de Salud de la CCAA
- Contenido: administración sanitaria que la emite, identificación del titular,
código de identificación personal que facilita el acceso a la información
clínica del titular
4.B) DOCUMENTOS
EXTRAHOSPITALARIOS
4. Receta médica
- Documento normalizado válido en todo el territorio nacional por el cual los
médicos prescriben la medicación al paciente para su dispensación por las
farmacias
- Contenido: datos del paciente, datos del médico, datos del medicamento y
volante de instrucciones para el paciente
- según el destinatario son VERDES para trabajadores en activo, ROJOS
para jubilados y AZULES para accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales
4.B) DOCUMENTOS
EXTRAHOSPITALARIOS
5. Justificante de visita médica
Contenido: datos interesado, servicio de atención y firma del profesional,
fecha y hora o duración.
6. Parte médico de incapacidad temporal
Lo expide el médico y se le entregan 2 copias al trabajador: una para él y
otra que debe entregar en la empresa en un plazo máximo de 3 días.
7. Parte de consulta y hospitalización (formulario P10)
- para solicitar el ingreso hospitalario de un paciente o su atención en
urgencias
- contenido: datos paciente, datos médico, diagnóstico y tratamiento
4.B) DOCUMENTOS
EXTRAHOSPITALARIOS
8. Petición de transporte sanitario
La realiza el FACULTATIVO correspondiente cuando el paciente, tras
recibir la atención sanitaria correspondiente, no puede utilizar el transporte
ordinario para desplazarse a un centro sanitario o a su domicilio por
a) imposibilidad física
b) situación de urgencia que implique riesgo vital o daño irreparable
para su salud
9. Parte de enfermedad de declaración obligatoria
- EDO: de gran importancia para la salud pública → comunicación
autoridades sanitarias por parte de los médicos o laboratorios
- 33 EDO en España, entre las cuales está la rabia, la lepra, la hepatitis, etc
- finalidad: datos estadísticos de frecuencia, ayuda a la investigación, etc.
4.C) DOCUMENTOS
INTERCENTROS
Facilitan la comunicación entre centros relacionados.
Ej. Centro de salud y hospital
1. IMPRESO DE DERIVACIÓN o SOLICITUD DE CONSULTA
ESPECIALIZADA:
- documento que utiliza el médico de atención primaria para solicitar una
consulta especializada para el paciente.
- El PACIENTE entrega el VOLANTE al PERSONAL ADMINISTRATIVO
del CENTRO DE SALUD para que tramite esta consulta.
■ HOJA DE INTERCONSULTA:
- Documento CLÍNICO por el que el médico responsable de un paciente
ingresado en el hospital solicita el servicio de otro especialista del mismo
hospital

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  • 2. 1. DOCUMENTOS DOCUMENTO: información registrada en un soporte. IMPORTANCIA de la DOCUMENTACIÓN - registra la información del ámbito sanitario - imprescindible para el buen funcionamiento de las instituciones (niveles asistencial, gestor, docente, investigador y jurídico) - soportes: medio físico sobre el que se registra la información (papel, soporte informático)
  • 3. 1. DOCUMENTOS CARACTERÍSTICAS: - Letra clara y legible, evitando tachaduras y cuidando la presentación - Uso de fórmulas de cortesía y correcta expresión - Cada centro tiene sus propios documentos aunque por lo general son similares - 3 partes: a) ENCABEZAMIENTO: parte identificativa superior. A la izquierda datos del emisor (centro sanitario) b) CUERPO: motivo del documento. c) PIE: fecha, hora y firma del profesional.
  • 4. 2. TIPOS DE DOCUMENTOS A) DOCUMENTACIÓN NO SANITARIA: no tiene relación directa con la atención a los pacientes. Ej. Facturas y otros documentos mercantiles. A) DOCUMENTACIÓN SANITARIA: conjunto de documentos generados durante la atención al paciente y las gestiones administrativas. 1.- DOCUMENTACIÓN CLÍNICA: relación directa con la atención sanitaria. Ej. Documentos relacionados con la historia clínica del paciente 2.- DOCUMENTACIÓN NO CLÍNICA: documentos de gestión y administración de la asistencia. Ej. Justificante de visita médica o formulario de petición de dietas a la cocina del hospital
  • 5. 3. DOCUMENTACIÓN NO SANITARIA - Centros públicos → personal administrativo - Consultas privadas → TCAE A) AGENDA DE CITAS: imprescindible para gestionar las citas de los pacientes y el tiempo de los profesionales. - medios informáticos: programas de gestión clínica - registro de visitas por orden cronológico y según el tiempo de la visita - contenido: datos del paciente, motivo de la consulta, si posee seguro privado, etc.
  • 9. 3. DOCUMENTACIÓN NO SANITARIA: CARTA COMERCIAL CARTA COMERCIAL: documento para comunicarnos con nuestros clientes y proveedores. A) ENCABEZAMIENTO o CABECERA: - datos remitente - datos destinatario - lugar y fecha B) CUERPO: - saludo - exposición breve y concisa del motivo de la carta C) PIE: - despedida con fórmulas de cortesía (“atentamente se despide”) - firma
  • 10. 4. DOCUMENTACIÓN NO CLÍNICA Conjunto de documentos administrativos necesarios para la gestión, organización y coordinación de recursos del centro sanitario. a) Documentación intrahospitalaria b) Documentación extrahospitalaria c) Documentación intercentros
  • 11. 4.A) DOCUMENTOS INTRAHOSPITALARIOS Aquellos que circulan entre los profesionales que trabajan en el mismo hospital - por la prestación a los pacientes de servicios de carácter no asistencial. Ej. Lavandería - para la comunicación entre ellos 1. Planilla de dietas 2. Documentos de petición y recepción de material sanitario al almacén del hospital 3. Petición de lencería y lavandería 4. Petición al servicio de farmacia 5. Petición al servicio de esterilización 6. Planilla de turnos
  • 12. 4.A) DOCUMENTOS INTRAHOSPITALARIOS 1. Planilla de dietas - La realiza diariamente cada unidad de hospitalización según prescripción del facultativo - Cada dieta tiene un código. Ej. dieta 3 turmix - El TCAE debe comprobar que la dieta que recibe cada paciente es la prescrita para él
  • 13. 4.A) DOCUMENTOS INTRAHOSPITALARIOS 2. Petición de material sanitario al almacén - Por cada unidad de hospitalización - El encargado solicita y supervisa la unidad e incluye unidad solicitante, fecha, tipo de material y número de unidades. - El TCAE comprueba que concuerda lo solicitado y lo recibido y que está en buen estado.
  • 14. 4.A) DOCUMENTOS INTRAHOSPITALARIOS 3. Petición de lencería y lavandería - Documento de registro para la petición y entrega de reposición de ropa estropeada por el uso, tanto de pacientes como de profesionales. - Datos: unidad o servicio, planta, fecha, material necesario y unidades concretas solicitadas y recibidas.
  • 15. 4.A) DOCUMENTOS INTRAHOSPITALARIOS 4. Petición al servicio de farmacia - Actualmente se utiliza el método de UNIDOSIS o DOSIS UNITARIA - El PERSONAL DE ENFERMERÍA de la unidad, y bajo prescripción médica, solicita informáticamente la petición individualizada de los medicamentos diarios de cada paciente. - El SERVICIO DE FARMACIA, mediante sistemas automatizados, prepara por separado la medicación diaria de cada paciente en carros de dosis unitarias. - El CELADOR suele ser el encargado de llevar el carro de unidosis al servicio que lo ha solicitado. - El PERSONAL DE ENFERMERÍA debe comprobar que lo recibido corresponde con lo solicitado.
  • 16. 4.A) DOCUMENTOS INTRAHOSPITALARIOS 5. Petición de material de esterilización. - Cada UNIDAD anota el material sanitario no desechable que se envía para su esterilización para poder ser reutilizado - Una vez esterilizado se devolverá al servicio correspondiente firmado por el supervisor y el encargado del servicio de esterilización - El TCAE debe comprobar que el material recibido está en condiciones óptimas
  • 17. 4.A) DOCUMENTOS INTRAHOSPITALARIOS 6. Planilla de turnos - Documento elaborado por la DIRECCIÓN DE ENFERMERÍA que recoge los días y los turnos de trabajo de los empleados - Para realizar un CAMBIO DE TURNO el empleado lo debe solicitar por escrito mediante el documento PETICIÓN DE CAMBIO DE TURNO
  • 18. 4.B) DOCUMENTOS EXTRAHOSPITALARIOS Documentos en los que emisor o receptor o ambos no son trabajadores del hospital: - consecuencia del tratamiento y estancia del paciente en el centro - movimiento de pacientes, reclamaciones, etc. 1. Guía de acogida de los pacientes 2. Impreso de reclamaciones y sugerencias 3. Tarjeta sanitaria 4. Receta médica 5. Justificante de visita médica 6. Parte médico de incapacidad laboral temporal 7. Parte de consulta y hospitalización o formulario P10 8. Petición de transporte sanitario 9. Parte de Enfermedad de declaración Obligatoria (EDO)
  • 19. 4.B) DOCUMENTOS EXTRAHOSPITALARIOS 1. Guía de acogida a los pacientes Elaborada por el SERVICIO DE ADMISIÓN proporciona información a pacientes y familiares sobre el FUNCIONAMIENTO del centro asistencial: horarios de comida, régimen de visitas, normas de comportamiento, etc. 2. Impreso de reclamaciones y sugerencias - Contenido: datos personales, motivos, fecha, lugar y firma. - Se presenta ante el SERVICIO DE ATENCIÓN AL PACIENTE, cuya función es mejorar la calidad de la atención y de los servicios prestados
  • 20. 4.B) DOCUMENTOS EXTRAHOSPITALARIOS 3. Tarjeta sanitaria individual - Documento administrativo que identifica individualmente a los usuarios ante el Sistema Nacional de Salud (cualquiera que sea su edad) - La emite el Servicio de Salud de la CCAA - Contenido: administración sanitaria que la emite, identificación del titular, código de identificación personal que facilita el acceso a la información clínica del titular
  • 21. 4.B) DOCUMENTOS EXTRAHOSPITALARIOS 4. Receta médica - Documento normalizado válido en todo el territorio nacional por el cual los médicos prescriben la medicación al paciente para su dispensación por las farmacias - Contenido: datos del paciente, datos del médico, datos del medicamento y volante de instrucciones para el paciente - según el destinatario son VERDES para trabajadores en activo, ROJOS para jubilados y AZULES para accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
  • 22. 4.B) DOCUMENTOS EXTRAHOSPITALARIOS 5. Justificante de visita médica Contenido: datos interesado, servicio de atención y firma del profesional, fecha y hora o duración. 6. Parte médico de incapacidad temporal Lo expide el médico y se le entregan 2 copias al trabajador: una para él y otra que debe entregar en la empresa en un plazo máximo de 3 días. 7. Parte de consulta y hospitalización (formulario P10) - para solicitar el ingreso hospitalario de un paciente o su atención en urgencias - contenido: datos paciente, datos médico, diagnóstico y tratamiento
  • 23. 4.B) DOCUMENTOS EXTRAHOSPITALARIOS 8. Petición de transporte sanitario La realiza el FACULTATIVO correspondiente cuando el paciente, tras recibir la atención sanitaria correspondiente, no puede utilizar el transporte ordinario para desplazarse a un centro sanitario o a su domicilio por a) imposibilidad física b) situación de urgencia que implique riesgo vital o daño irreparable para su salud 9. Parte de enfermedad de declaración obligatoria - EDO: de gran importancia para la salud pública → comunicación autoridades sanitarias por parte de los médicos o laboratorios - 33 EDO en España, entre las cuales está la rabia, la lepra, la hepatitis, etc - finalidad: datos estadísticos de frecuencia, ayuda a la investigación, etc.
  • 24. 4.C) DOCUMENTOS INTERCENTROS Facilitan la comunicación entre centros relacionados. Ej. Centro de salud y hospital 1. IMPRESO DE DERIVACIÓN o SOLICITUD DE CONSULTA ESPECIALIZADA: - documento que utiliza el médico de atención primaria para solicitar una consulta especializada para el paciente. - El PACIENTE entrega el VOLANTE al PERSONAL ADMINISTRATIVO del CENTRO DE SALUD para que tramite esta consulta. ■ HOJA DE INTERCONSULTA: - Documento CLÍNICO por el que el médico responsable de un paciente ingresado en el hospital solicita el servicio de otro especialista del mismo hospital