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Gestion de stock
à l’officine
FORMATION COLLABORATEURS

(Module 3 bis)
- Nom du Formateur –

2
Programme 10H00 – 16H30
 10h00

Introduction
Session 1 : Fondementaux et état des lieux.
Session 2 : La logisitique des médicaments

 12h30

Déjeuner

 14h00

Session 3 : Gérer les périmés
Session 4 : Optimiser la gestion des stocks
Pause

Session 5 : Négocier avec les représentants
 16h15

Conclusion
3
Objectifs
 Maîtriser les règles pour gérer le stock de votre officine
sans stock pléthorique , sans rupture ou « disposer du
bon produit au bon moment »
 Connaître les outils pour gérer et optimiser le stock de
médicaments au sein de votre officine
 Comprendre l’importance de la gestion du stock au cours des
différentes phases du cheminement des produits dans l’officine
 Mesurer l’impact financier d’une saine gestion de stock liée à une
politique d’achat rigoureuse et une approche de vente performante
 D’agir concrètement dans votre officine sur la base des
fondamentaux de la gestion de stock acquis lors des ateliers ;
 De mettre en place des outils pertinents : inventaire et tableau de
bord ;
 De transmettre à vos collègues votre nouveau savoir-faire.

4
Session 1

5
Définitions
Le stock, c’est :

•
•
•
•

Un ensemble d’articles
en attente
destinés à satisfaire les demandes des clients
de manière immédiate

La Gestion de stock

•
•
•
•

Assure une utilisation optimale des ressources en vue de
garantir la disponibilité des articles
S’appuie sur des bases de calcul statistiques
Est avant tout une affaire de bon sens et de vigilance
Assure la sécurité et le bien être des patients
6
Entrées et sorties de produits

ENTREES

SORTIES

• Réceptions

• Ventes produits

• Retours clients

• Produits avancés

• Rétrocessions

• Rétrocessions
• Périmés

• Invendus

7
Notion de stock moyen
Le stock moyen se compose de 2 éléments :
Stock de protection
Appelé aussi stock de sécurité, destiné à pallier les risques dus au
caractère aléatoire tant de l'approvisionnement que de la consommation.

Stock tournant
Appelé aussi stock actif, qui évolue entre un maximum le jour de la
livraison et un minimum correspondant au stock de protection

8
3 niveaux de stock
Produits

Achats

50

STOCK
TOURNANT

Stock
moyen
10
0

STOCK DE PROTECTION
8 jours

8 jours

8 jours

30 jours

9
Calcul du stock moyen
Stock 1

Stock tournant
S1+S2
2

Stock 2

Stock de protection
Début de période
STOCK MOYEN =

S1+S2

Fin de période

2

10
Ratio de rotation du stock
Le ratio de rotation des stocks ou délai de stockage
Stock de marchandises
-----------------------------------------------X 360 jours
Coût des achats de marchandises utilisées
Achats de
marchandises
+ stock initial
– stock final

(Stock N1 + Stock N2) / 2
-----------------------------------------------X 360 jours
Coût des achats de marchandises utilisées

11
Activité
Remplissez le questionnaire
1 = Oui

2 = Je crois

3 = Non

4 = Je ne sais pas

1

2

3

4

Les responsabilités de la gestion du stock sont-elles clairement définies ?
Est-il effectué un calcul du coût de stockage ?
Existe-t-il une analyse du coût de rupture de stock ?
Le stock moyen est-il calculé ?
Existe-t-il des classes produits ?
Y a-t-il une règle de rangement et positionnement des produits dans l’officine ?
Les limites de stock minimum et de stock maximum sont-elles définies ?
La chasse aux périmés fait-elle l’objet d’une attention toute particulière ?
Un inventaire est-il organisé et connu de tous ?
Les accès aux modifications de stock sont limités et hiérarchisés ?

12
Le Gestionnaire de Stock
Rôle et responsabilité
Responsabilité

Il est lié à de très
importantes
sommes d’argent

Évaluation

Il est en contact avec les
fournisseurs et les évalue

Proximité

Gestionnaire
du stock

Il est très prés du
stock

Décision

Il reçoit des informations
et participe aux
décisions
13
Le Gestionnaire de Stock
Responsabilités

Établissement des statistiques de vente

Calculer le coût de détention du stock

Planification des approvisionnements

Évaluation des fournisseurs

Compétences clés

Savoir :

•
•
•
•
•

Analyser les ventes

Négocier
Déterminer des seuils
d’alerte
Analyser les risques de
rupture
Analyser les tableaux de
bord

14
La gestion de stock
Le rayonniste : rôle et fonction dans l’officine
Responsabilité partielle ou totale de la gestion
du stock
Gestion des commandes, réception, vérification,
rangement
Étiquetage des produits non vignetés
Connaissance des circuits commerciaux
officinaux
Utilisation et mise à jour de l’outil informatique
Connaissance des conditions de stockage
15
Session 2

16
Les classes produits
1 199 DCI REMBOURSABLES
Classes

A

Articles

20 %

40 %

40 %

Nbre de DCI

240

480

480

Tranxene
Lipanor
Primpreran

Fumafer
Xatral

Exemples

Aspegic
Maxilase
Myolastan

B

C

17
Les classes produits
 Ne pas se contenter de regarder les chiffres annuels de
vente: « garder une certaine réactivité »
Un médicament peut être en classe C pendant l'été et
devenir en classe A pendant l'hiver.

En cas d'épidémie d'une maladie, la consommation d'un
médicament de la classe B peut d'un coup devenir
anormale.
Un médecin peut changer ses habitudes de prescription et
orienter le client vers tel médicament ce qui fera
augmenter sa commande dans la pharmacie voisine.

18
Les classes produits
Donc si les statistiques des dernières années vont permettre dans
un premier temps de classer les médicaments dans une des trois
classes, il faut réellement tenir compte :

de l'évolution des produits dans le temps
et effectuer des mises à jour fréquentes.
Il est important de tenir compte des effets de saisonnalité et de
différencier le classement par classe en été et en hiver.

19
Les méthodes de réapprovisionnement
Méthode de gestion à Point de commande :
C'est le modèle de commande à date variable et à quantité fixe.
C'est l'atteinte d'un certain niveau de stock, le point de commande, qui
déclenche la commande de réapprovisionnement.

Méthode de complètement :
A date fixe la quantité variable permettant de reconstituer le niveau de
stock défini est commandée.

Méthode de réapprovisionnement à la commande :
A date variable une quantité variable est commandée.

20
Inventaires et erreurs de stock
Les situations qui génèrent des erreurs de stock :


Non vérification des quantités livrées ou on enregistrement
d’un produit entrant dans la pharmacie ;



Non enregistrement d’un produit sortant de la pharmacie ;



Rectification précipitée des quantités en stock suite au constat
d’une incohérence ;



Vol à l’étalage, vol de complaisance, prélèvements non
enregistrés…



Non annulation d’une vente non conclue.

21
Tableau inventaire tournant
Date :

Produit

Nom :

Secteur inventorié :

Quantité

Écart

Date :

Produit

Nom :

Secteur inventorié :

Quantité

Écart

22
Classeur d’inventaire du stock – Type 1

23
Classeur d’inventaire du stock – Type 2

24
Fiche étagère - Modèle

25
Procédures d’inventaire
Procédure de réception des marchandises ;
 De la signature du bon de réception à la mise en rayon
ou en réserve.

Procédure de délivrance ;
 De ce qui se passe sur l’étagère à la remise dans les
mains du patient.

Procédure d’inventaire :
 Procédure de l’inventaire tournant ;
 Procédure de contrôle par l’inventaire « picoré »
 Procédure de l’inventaire général (qui devient une
formalité rapide si les autres procédures sont
appliquées)
26
Session 3

27
Périmés : l’objectif
Zéro article périmé en stock

Zéro article périmé en réserve

Sécurité médicale

Gain de place

Gain de trésorerie

28
Périmés : marche a suivre
Faciliter la gestion des périmés
Éviter les commandes non réalistes
Optimiser la sécurité de la dispensation
Éviter le retour d’un patient avec un produit périmé
Réduire le coût financier lié à la perte de ces produits

Éviter l’accumulation des périmés
29
Périmés : comment ?
Progresser

Réfléchir sur des moyens simples
et pratiques, utilisables à l’officine

?

Discuter avec des confrères, questionner :
« comment font les autres ? »
Adopter une homogénéité dans la
méthode de travail à l’officine

30
Périmés : exemples de solution
1

2

Vérifier l’ensemble du
stock tous les 6 mois

Retrait des rayons des produits se
périmant dans les 2 mois à venir

4

Noter sur un carnet les périmés
de l’année suivante.
Une page par mois

3
Élastiques autour des produits qui
seront périmés dans l’année

31
Classeur des péremptions – Modèle 1

32
Classeur des péremptions – Modèle 2

Mois de Mars 2009
Produit
DCI

Acide Acetyl
salicylique
Paracetamol
Bisoprolol

DOSE Cond MARQUE

1000 mg

Dates
LOT

Nombre Entrée

Informations

PéremptionFinStock Fournisseur Observations

10 mg

Insaponifiables Avocat
Soja

AV 0212

45 15/01/2008 15/03/2009

GA

12xx

JK 0125

50 15/11/2007 21/03/2009

BL

28Wyeth

ML 1022

10 15/12/2008 22/03/2009

GA

28Pharmascience XZ 4015

500 mg

24MedGen

20 07/11/2008 24/12/2009

GA

Amoxicilline

500 mg

24MedGen

BS 2401

50 12/04/2008 02/03/2009

BL

Progestérone

200 mg

28Besins

CD 1532

10 24/12/2007 15/03/2009

BL

Minocycline

100 mg

12IndGen

OP 1435

25 30/12/2006 31/03/2009

BL

33
Session 4

34
Sous stockage et sur stockage

Manque
à gagner
financier

Sous stockage

Coût !
Risques
potentiels
pour
le client

Sur stockage

35
Composantes du coût du stockage
 Frais de commande

Coût



Frais de livraison



Frais de réception



Achats, acquisition

Prix d’achat

Frais de mise en place

 Charges fixes
Zone de stockage

Coût



Loyer



Nettoyage



Pertes d’opportunité

Coût de stockage



 Risques patients
Ruptures, manque

Coût

 Temps perdu
 Marge perdue
36
Coût de la surface de stockage
Calcul de la perte
d’opportunité :
Un emplacement
coûte 10 DZD par
mois

Hypothèse :
Le même emplacement par un
produit qui rapporte une marge
de 1DZD par jour sur 30 jours

Perte de 30 DZD
par mois

37
Coût financier

Un stock trop important coûte
cher et induit une réduction
progressive de la marge

38
Coût financier
Exemple :
 L’officine a un stock moyen de 3 millions de DZD
 10% du stock ne tourne pas (produits invendables)


Taux du placement bancaire = 4 % l’an

Coût financier annuel du stock moyen : 3 millions DZD x 5% = 120 000 DZD

Dont coût financier du stock surnuméraire : 120 000 x 10% = 12 000 DZD

39
Coût de démarque
Ensemble des pertes de produits enregistrées.
Charge exprimée en pourcentage du chiffre d’affaires.

La démarque connue :
• La casse déclarée et les produits détruits (ouverts).
• Les produits périmés et mis au rebut.
• Le vol reconnu.
• La réduction de prix pour favoriser l’écoulement d’un produit
• La démarque financière : erreurs de caisse, chèques impayés.

La démarque inconnue :
« La différence entre le stock réel existant à la clôture de l'exercice et
le stock théorique comptable »
• Vol clients ou employés (vol à l'étalage, coulage, ...)
• Réceptions mal vérifiées
• Erreurs dans la préparation des commandes
• Confusion dans les références
40
Coût de démarque
Calcul de la démarque totale :
Démarque totale = Stock théorique – Stock physique
Démarque totale = CA théorique – CA réalisé
Le taux de démarque est estimé entre 3 et 5 % du Chiffre d’affaires

Moyens pour lutter contre la démarque connue :
• Rotation scrupuleuse des produits
• Stock limité en réserve

Moyens pour lutter contre la démarque inconnue
• Mise en place d’antivol – Vidéosurveillance – Service de
sécurité
• Informatisation des points de vente - Étiquetage à la source
• Formation du personnel

41
Gestion du coût de stockage

Durée de stockage

Marge = 20%

6 mois
3 mois
1 mois
Rapport coût de stockage / marge

42
Quand commander ?
Stock

Je commande 1 boîte tous les jours ?

1 boîte

0

1

3j

1

6j

300 j

Stock

Je commande 10 boîtes tous les 30 jours ?

10 boîtes

0

9

8

7

6

5

4

3

2

3j

6j

9j

12 j

15 j

18 j

21 j

24 j

Stock

1
27 j

10 boîtes
30 j

300 j

Je commande 100 boîtes 3 fois par an ?

100 boîtes 99

98

97

96

95

94

93

92

91

90

0

6j

9j

12 j

15 j

18 j

21 j

24 j

27 j

30 j

3j

300 j

43
Coût du stock et de sa gestion
Un stock réduit n'est donc pas
forcément le reflet d'une saine gestion

Le stock doit être ajusté produit par :
• Classe de rotation (A, B, C)
• Saisonnalité,
• Classe thérapeutique ( les indispensables )
• Risques RÉELS de rupture fournisseur.
44
Causes du sous stockage

Vraies
ruptures

Fausses
ruptures

45
Les volumes de commande
NE STOCKER QUE LES PRODUITS ET LES
QUANTITES QUE L’ON PEUT VENDRE

Coût de stockage

Fréquences
de rotation

QUANTITES
A
COMMANDER

Remises
fournisseurs
46
Volumes de commande et remise fournisseur

Sachant que :
Une boite en stock perd chaque mois 3% de sa valeur
La remise fournisseur doit au moins
compenser les 3 % de pertes mensuelles

Exemple :
Pour un produit vendu à 10 boîtes par mois :
Il faut au moins 3% de remise pour en acheter 10
Au moins 6 % de remise pour en acheter 20
Et ainsi de suite …

Sinon, il faut les acheter au fil de l’eau …
47
Exercice
No comments !
Normal
Proposition

PGHT PPHT
210
252
178,5
252

Volume
100
100

Coût total du stockage
Marge réelle
Gain ou perte par rapport à commande mensuelle

Marge % Remise % Marge DZD
20
0
42
20
15
73,5
100
92
84
76
68
60
52
44
36
28
20
12
4

CA
25200
25200
17500
16100
14700
13300
11900
10500
9100
7700
6300
4900
3500
2100
700

Cout
21000
17850
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3

Marge Brute
4200
7350
525
483
441
399
357
315
273
231
189
147
105
63
21
3549
3801
- 399

48
Volumes de commande et remise fournisseur

Processus du calcul :
1

Observer les fréquences de rotation

2

Calculer son % de dévalorisation de stock

3

Connaître et négocier les remises

4

Déterminer les quantités à commander

49
Volumes et paramétrage de stock

L’observation, l’étude analytique et l’expérience du
pharmacien, d'une manière plus arbitraire,

Déterminent

Le seuil de réassort
équivalent au stock
de protection

Les multiples
de
commande

50
Analyse de la rotation des stocks

Collecte de
données

• Outil
informatique

Classification
• Forte rotation
• Rotation
moyenne
• Rotation faible

Évolution des
stocks

ANALYSE
DE LA
ROTATION
DU STOCK

•
•
•
•

Saisonnalité
Épidémies
% de génériques
Habitudes médecins

Commandes
grossistes
• Négociation
• Remises…

51
Analyse de la rotation des stocks

Exemple du MAXILASE
Collecte de
données
• Ventes sur
prescription et
conseil

Classification

• Produit en classe A en hiver
• Puis classe B ou C en été

Évolution des
stocks

STOCK
MAXILASE

• Forte saisonnalité :
Pathologies Hivernales

Commandes
grossistes
• Conseillée pour préparer le
stock d’hiver
• Déconseillée en été
52
Les indicateurs
La maîtrise d'un stock nécessite un modèle, un objectif à
atteindre et une norme professionnelle

Les indicateurs doivent posséder certaines caractéristiques de
validité et de fiabilité pour que l'appréciation soit la plus
objective possible.
Un tableau de bord est constitué d'indicateurs pour quantifier les
écarts entre les résultats obtenus et le modèle et en tirer une
analyse et une action à mener.

53
Les indicateurs
Fréquence des ruptures de stock
Valeur du stock moyen par familles / produits
Stock moyen exprimé en jours
Nombre annuel de commandes
Quantité par commande

54
Session 5

55
Concilier les intérêts de 2 personnes
 Le vendeur veut :
 Faire une vente qui lui
rapporte ;
 Atteindre ses objectifs ;
 Occuper le terrain dans le
temps (si vous avez x boites
de sa société, vous n’allez
pas stocker les produits d’un
autre : pression du stock).
 Vous faire vendre de la
marchandise qui se vent
« mal » (toujours la pression
du stock).
 Diminuer ses coûts de
stockage.
Remise en pourcentage

 Le Pharmacien veut :
 Augmenter son bénéfice ;
 Faire tourner les stock ;
 Diminuer ses coûts de
stockage ;

• Pas de poussière sur
les boites
• Pas de péremption
• Pas de démarque
 Ne pas rater de vente par
sous stockage ou sur
stockage envahissant

Bénéfice en valeur
56
4 étapes pour négocier
 Calculer les rotations :
 Ventes mensuelles, stock d’alerte, stock de sécurité, multiples de
commande.
 Calculer les ratios de marge
 Marge brute
 Taux de marque
 Établir une stratégie de prix de vente
 En fonction de la clientèle
 Produits sensibles, à prix publics élevés, à forte rotation
 Produits de prestige, de conseil
 Jouer le rapport prix/volume
 Négocier les conditions commerciales d’achat à partir de la stratégie de
prix de vente
 Remise globale sur prix HT

• Remise sur facture HT
• Unités gratuites

57
Calculer les ratios de marge - Formules

Marge brute
 Prix de vente HT - Coût d’achat HT*
* Coût d’achat = Prix d’achat (remise et UG déduites) +
frais d’achat.

Marge nette
 Marge brute – frais de gestion.

Taux de Marge
 Marge brute x 100) / Coût d’achat HT

Taux de Marque
 (Marge brute x 100) / Prix de vente HT

58
Calculer les objectifs de marge - Formules

Prix encadrés : ne gagner que vers l’arrière
Prix libre = prix conseillé : gagner surtout vers
l’arrière, le volume fera la marge.
 PPHT = PPTTC / (1+(TVA/100))
 PGHT = PPHT / (1+(TMq/100))

59
Négocier le prix d’achat - principes
 Ne faire de commande « directe » que sur rendez vous
 Connaître les produits que l’on veut acheter
 Établir un projet d’achat
 Connaître par produit :

•
•
•
•

Les objectifs de vente / consommation sur 1, 2, 3 mois ;
La stratégie de PP TTC sur la même période
L’objectif de marge sur le volume et par unité
Intégrer le coût de stockage (3% / Mois) en cas de volume
supérieur à 1 mois
• Le prix auquel vous devez acheter le volume / l’unité (les UG
doivent être dans le volume et pas en plus du volume !)
 Connaître votre objectif de dépense globale pour la commande avec les
options 1, 2, 3 mois
 S’en tenir à son projet d’achat pour les produits référencés
 Négocier à part pour les produits non référencés en vous assurant qu’ils ne
viendront pas concurrencer les produits référencés.

60
Éviter les pièges des promotions 1
 Promotions sur stockage :
 Si vous prenez telle quantité la
remise sera de tant !
• Il doit s’agir d’un produit à forte
rotation pas menacé de
génériques ou de baisse de prix.
• Ce doit être une remise
additionnelle à la remise que vous
auriez eu normalement pour une
consommation identique.
• Cette remise additionnelle doit
couvrir les coûts de stockage
supplémentaires (3% / mois)

 Promotions avec cadeau
 Si vous prenez telle quantité, je
vous offre une croisière !
• Le cadeau vient après la
négociation qui doit suivre votre
plan !
• Si votre acheteur n’a pas suivi le
plan et que vous n’avez pas eu de
cadeau, c’est que c’est lui qui l’a
eu (ça peut être une stratégie de
management)
• Votre interlocuteur fait sa marge
sur le cadeau qu’il vous vend ;
donc, si vous acceptez le cadeau
à la place de votre objectif d’achat
il gagne plus d’argent que vous !
• Si vous suivez cette méthode
vous pourrez vous offrir le même
cadeau avec le surcroît de
bénéfices.

61
Éviter les pièges des promotions 2

Promotions sur nouveau produit :
 Si vous prenez le nouveau produit je vous fait une offre
spéciale !
• Pas de problème, si le nouveau produit marche si bien, vous le
laissez en dépôt vente !
• Quelle est la campagne de publicité prévue (c’est à eux de
vendre leur nouveau produit, pas à vous)
• Quelles aides seront proposées sur le point de vente.

62
Conclusion
De + en + de références à
gérer

Des volumes en
augmentations

Calculer :
• Stock de protection
• Stock tournant
• Stock moyen

Périmés

Gérer

Sur Stockage

C’est la
responsabilité du
gestionnaire de
stock et de toute
l’équipe officinale !

Sous Stockage

Ventes perdues

Disposer du bon produit au bon moment = gains de marge
63
Les 7 règles d’or de la gestion de stock

1

Faire preuve de bon sens et de vigilance

2

Définir clairement les responsabilités

3

Estimer les fréquences de rotation et classes des produits

4

Tendre vers zéro périmés en stock = Zéro périmés en réserve

5

Sur stocker entraîne une réduction de la marge

6

Ne stocker que ce que l’on va vendre

7

Se fixer des objectifs et suivre son tableau de bord

64
64
Plan de Développement
 Préparez un plan d'action
en reprenant vos réponses au
questionnaire du début de session . Selon la gestion actuelle du stock
de votre officine, quelles sont selon vous les 2 priorités ? Proposez
deux actions principales à réaliser à court terme.
 Priorité 1
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
 Priorité 2
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
________________________________________________
65

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La gestion des stokcs en officine

  • 1. 1
  • 2. Gestion de stock à l’officine FORMATION COLLABORATEURS (Module 3 bis) - Nom du Formateur – 2
  • 3. Programme 10H00 – 16H30  10h00 Introduction Session 1 : Fondementaux et état des lieux. Session 2 : La logisitique des médicaments  12h30 Déjeuner  14h00 Session 3 : Gérer les périmés Session 4 : Optimiser la gestion des stocks Pause Session 5 : Négocier avec les représentants  16h15 Conclusion 3
  • 4. Objectifs  Maîtriser les règles pour gérer le stock de votre officine sans stock pléthorique , sans rupture ou « disposer du bon produit au bon moment »  Connaître les outils pour gérer et optimiser le stock de médicaments au sein de votre officine  Comprendre l’importance de la gestion du stock au cours des différentes phases du cheminement des produits dans l’officine  Mesurer l’impact financier d’une saine gestion de stock liée à une politique d’achat rigoureuse et une approche de vente performante  D’agir concrètement dans votre officine sur la base des fondamentaux de la gestion de stock acquis lors des ateliers ;  De mettre en place des outils pertinents : inventaire et tableau de bord ;  De transmettre à vos collègues votre nouveau savoir-faire. 4
  • 6. Définitions Le stock, c’est : • • • • Un ensemble d’articles en attente destinés à satisfaire les demandes des clients de manière immédiate La Gestion de stock • • • • Assure une utilisation optimale des ressources en vue de garantir la disponibilité des articles S’appuie sur des bases de calcul statistiques Est avant tout une affaire de bon sens et de vigilance Assure la sécurité et le bien être des patients 6
  • 7. Entrées et sorties de produits ENTREES SORTIES • Réceptions • Ventes produits • Retours clients • Produits avancés • Rétrocessions • Rétrocessions • Périmés • Invendus 7
  • 8. Notion de stock moyen Le stock moyen se compose de 2 éléments : Stock de protection Appelé aussi stock de sécurité, destiné à pallier les risques dus au caractère aléatoire tant de l'approvisionnement que de la consommation. Stock tournant Appelé aussi stock actif, qui évolue entre un maximum le jour de la livraison et un minimum correspondant au stock de protection 8
  • 9. 3 niveaux de stock Produits Achats 50 STOCK TOURNANT Stock moyen 10 0 STOCK DE PROTECTION 8 jours 8 jours 8 jours 30 jours 9
  • 10. Calcul du stock moyen Stock 1 Stock tournant S1+S2 2 Stock 2 Stock de protection Début de période STOCK MOYEN = S1+S2 Fin de période 2 10
  • 11. Ratio de rotation du stock Le ratio de rotation des stocks ou délai de stockage Stock de marchandises -----------------------------------------------X 360 jours Coût des achats de marchandises utilisées Achats de marchandises + stock initial – stock final (Stock N1 + Stock N2) / 2 -----------------------------------------------X 360 jours Coût des achats de marchandises utilisées 11
  • 12. Activité Remplissez le questionnaire 1 = Oui 2 = Je crois 3 = Non 4 = Je ne sais pas 1 2 3 4 Les responsabilités de la gestion du stock sont-elles clairement définies ? Est-il effectué un calcul du coût de stockage ? Existe-t-il une analyse du coût de rupture de stock ? Le stock moyen est-il calculé ? Existe-t-il des classes produits ? Y a-t-il une règle de rangement et positionnement des produits dans l’officine ? Les limites de stock minimum et de stock maximum sont-elles définies ? La chasse aux périmés fait-elle l’objet d’une attention toute particulière ? Un inventaire est-il organisé et connu de tous ? Les accès aux modifications de stock sont limités et hiérarchisés ? 12
  • 13. Le Gestionnaire de Stock Rôle et responsabilité Responsabilité Il est lié à de très importantes sommes d’argent Évaluation Il est en contact avec les fournisseurs et les évalue Proximité Gestionnaire du stock Il est très prés du stock Décision Il reçoit des informations et participe aux décisions 13
  • 14. Le Gestionnaire de Stock Responsabilités Établissement des statistiques de vente Calculer le coût de détention du stock Planification des approvisionnements Évaluation des fournisseurs Compétences clés Savoir : • • • • • Analyser les ventes Négocier Déterminer des seuils d’alerte Analyser les risques de rupture Analyser les tableaux de bord 14
  • 15. La gestion de stock Le rayonniste : rôle et fonction dans l’officine Responsabilité partielle ou totale de la gestion du stock Gestion des commandes, réception, vérification, rangement Étiquetage des produits non vignetés Connaissance des circuits commerciaux officinaux Utilisation et mise à jour de l’outil informatique Connaissance des conditions de stockage 15
  • 17. Les classes produits 1 199 DCI REMBOURSABLES Classes A Articles 20 % 40 % 40 % Nbre de DCI 240 480 480 Tranxene Lipanor Primpreran Fumafer Xatral Exemples Aspegic Maxilase Myolastan B C 17
  • 18. Les classes produits  Ne pas se contenter de regarder les chiffres annuels de vente: « garder une certaine réactivité » Un médicament peut être en classe C pendant l'été et devenir en classe A pendant l'hiver. En cas d'épidémie d'une maladie, la consommation d'un médicament de la classe B peut d'un coup devenir anormale. Un médecin peut changer ses habitudes de prescription et orienter le client vers tel médicament ce qui fera augmenter sa commande dans la pharmacie voisine. 18
  • 19. Les classes produits Donc si les statistiques des dernières années vont permettre dans un premier temps de classer les médicaments dans une des trois classes, il faut réellement tenir compte : de l'évolution des produits dans le temps et effectuer des mises à jour fréquentes. Il est important de tenir compte des effets de saisonnalité et de différencier le classement par classe en été et en hiver. 19
  • 20. Les méthodes de réapprovisionnement Méthode de gestion à Point de commande : C'est le modèle de commande à date variable et à quantité fixe. C'est l'atteinte d'un certain niveau de stock, le point de commande, qui déclenche la commande de réapprovisionnement. Méthode de complètement : A date fixe la quantité variable permettant de reconstituer le niveau de stock défini est commandée. Méthode de réapprovisionnement à la commande : A date variable une quantité variable est commandée. 20
  • 21. Inventaires et erreurs de stock Les situations qui génèrent des erreurs de stock :  Non vérification des quantités livrées ou on enregistrement d’un produit entrant dans la pharmacie ;  Non enregistrement d’un produit sortant de la pharmacie ;  Rectification précipitée des quantités en stock suite au constat d’une incohérence ;  Vol à l’étalage, vol de complaisance, prélèvements non enregistrés…  Non annulation d’une vente non conclue. 21
  • 22. Tableau inventaire tournant Date : Produit Nom : Secteur inventorié : Quantité Écart Date : Produit Nom : Secteur inventorié : Quantité Écart 22
  • 23. Classeur d’inventaire du stock – Type 1 23
  • 24. Classeur d’inventaire du stock – Type 2 24
  • 25. Fiche étagère - Modèle 25
  • 26. Procédures d’inventaire Procédure de réception des marchandises ;  De la signature du bon de réception à la mise en rayon ou en réserve. Procédure de délivrance ;  De ce qui se passe sur l’étagère à la remise dans les mains du patient. Procédure d’inventaire :  Procédure de l’inventaire tournant ;  Procédure de contrôle par l’inventaire « picoré »  Procédure de l’inventaire général (qui devient une formalité rapide si les autres procédures sont appliquées) 26
  • 28. Périmés : l’objectif Zéro article périmé en stock Zéro article périmé en réserve Sécurité médicale Gain de place Gain de trésorerie 28
  • 29. Périmés : marche a suivre Faciliter la gestion des périmés Éviter les commandes non réalistes Optimiser la sécurité de la dispensation Éviter le retour d’un patient avec un produit périmé Réduire le coût financier lié à la perte de ces produits Éviter l’accumulation des périmés 29
  • 30. Périmés : comment ? Progresser Réfléchir sur des moyens simples et pratiques, utilisables à l’officine ? Discuter avec des confrères, questionner : « comment font les autres ? » Adopter une homogénéité dans la méthode de travail à l’officine 30
  • 31. Périmés : exemples de solution 1 2 Vérifier l’ensemble du stock tous les 6 mois Retrait des rayons des produits se périmant dans les 2 mois à venir 4 Noter sur un carnet les périmés de l’année suivante. Une page par mois 3 Élastiques autour des produits qui seront périmés dans l’année 31
  • 32. Classeur des péremptions – Modèle 1 32
  • 33. Classeur des péremptions – Modèle 2 Mois de Mars 2009 Produit DCI Acide Acetyl salicylique Paracetamol Bisoprolol DOSE Cond MARQUE 1000 mg Dates LOT Nombre Entrée Informations PéremptionFinStock Fournisseur Observations 10 mg Insaponifiables Avocat Soja AV 0212 45 15/01/2008 15/03/2009 GA 12xx JK 0125 50 15/11/2007 21/03/2009 BL 28Wyeth ML 1022 10 15/12/2008 22/03/2009 GA 28Pharmascience XZ 4015 500 mg 24MedGen 20 07/11/2008 24/12/2009 GA Amoxicilline 500 mg 24MedGen BS 2401 50 12/04/2008 02/03/2009 BL Progestérone 200 mg 28Besins CD 1532 10 24/12/2007 15/03/2009 BL Minocycline 100 mg 12IndGen OP 1435 25 30/12/2006 31/03/2009 BL 33
  • 35. Sous stockage et sur stockage Manque à gagner financier Sous stockage Coût ! Risques potentiels pour le client Sur stockage 35
  • 36. Composantes du coût du stockage  Frais de commande Coût  Frais de livraison  Frais de réception  Achats, acquisition Prix d’achat Frais de mise en place  Charges fixes Zone de stockage Coût  Loyer  Nettoyage  Pertes d’opportunité Coût de stockage   Risques patients Ruptures, manque Coût  Temps perdu  Marge perdue 36
  • 37. Coût de la surface de stockage Calcul de la perte d’opportunité : Un emplacement coûte 10 DZD par mois Hypothèse : Le même emplacement par un produit qui rapporte une marge de 1DZD par jour sur 30 jours Perte de 30 DZD par mois 37
  • 38. Coût financier Un stock trop important coûte cher et induit une réduction progressive de la marge 38
  • 39. Coût financier Exemple :  L’officine a un stock moyen de 3 millions de DZD  10% du stock ne tourne pas (produits invendables)  Taux du placement bancaire = 4 % l’an Coût financier annuel du stock moyen : 3 millions DZD x 5% = 120 000 DZD Dont coût financier du stock surnuméraire : 120 000 x 10% = 12 000 DZD 39
  • 40. Coût de démarque Ensemble des pertes de produits enregistrées. Charge exprimée en pourcentage du chiffre d’affaires. La démarque connue : • La casse déclarée et les produits détruits (ouverts). • Les produits périmés et mis au rebut. • Le vol reconnu. • La réduction de prix pour favoriser l’écoulement d’un produit • La démarque financière : erreurs de caisse, chèques impayés. La démarque inconnue : « La différence entre le stock réel existant à la clôture de l'exercice et le stock théorique comptable » • Vol clients ou employés (vol à l'étalage, coulage, ...) • Réceptions mal vérifiées • Erreurs dans la préparation des commandes • Confusion dans les références 40
  • 41. Coût de démarque Calcul de la démarque totale : Démarque totale = Stock théorique – Stock physique Démarque totale = CA théorique – CA réalisé Le taux de démarque est estimé entre 3 et 5 % du Chiffre d’affaires Moyens pour lutter contre la démarque connue : • Rotation scrupuleuse des produits • Stock limité en réserve Moyens pour lutter contre la démarque inconnue • Mise en place d’antivol – Vidéosurveillance – Service de sécurité • Informatisation des points de vente - Étiquetage à la source • Formation du personnel 41
  • 42. Gestion du coût de stockage Durée de stockage Marge = 20% 6 mois 3 mois 1 mois Rapport coût de stockage / marge 42
  • 43. Quand commander ? Stock Je commande 1 boîte tous les jours ? 1 boîte 0 1 3j 1 6j 300 j Stock Je commande 10 boîtes tous les 30 jours ? 10 boîtes 0 9 8 7 6 5 4 3 2 3j 6j 9j 12 j 15 j 18 j 21 j 24 j Stock 1 27 j 10 boîtes 30 j 300 j Je commande 100 boîtes 3 fois par an ? 100 boîtes 99 98 97 96 95 94 93 92 91 90 0 6j 9j 12 j 15 j 18 j 21 j 24 j 27 j 30 j 3j 300 j 43
  • 44. Coût du stock et de sa gestion Un stock réduit n'est donc pas forcément le reflet d'une saine gestion Le stock doit être ajusté produit par : • Classe de rotation (A, B, C) • Saisonnalité, • Classe thérapeutique ( les indispensables ) • Risques RÉELS de rupture fournisseur. 44
  • 45. Causes du sous stockage Vraies ruptures Fausses ruptures 45
  • 46. Les volumes de commande NE STOCKER QUE LES PRODUITS ET LES QUANTITES QUE L’ON PEUT VENDRE Coût de stockage Fréquences de rotation QUANTITES A COMMANDER Remises fournisseurs 46
  • 47. Volumes de commande et remise fournisseur Sachant que : Une boite en stock perd chaque mois 3% de sa valeur La remise fournisseur doit au moins compenser les 3 % de pertes mensuelles Exemple : Pour un produit vendu à 10 boîtes par mois : Il faut au moins 3% de remise pour en acheter 10 Au moins 6 % de remise pour en acheter 20 Et ainsi de suite … Sinon, il faut les acheter au fil de l’eau … 47
  • 48. Exercice No comments ! Normal Proposition PGHT PPHT 210 252 178,5 252 Volume 100 100 Coût total du stockage Marge réelle Gain ou perte par rapport à commande mensuelle Marge % Remise % Marge DZD 20 0 42 20 15 73,5 100 92 84 76 68 60 52 44 36 28 20 12 4 CA 25200 25200 17500 16100 14700 13300 11900 10500 9100 7700 6300 4900 3500 2100 700 Cout 21000 17850 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Marge Brute 4200 7350 525 483 441 399 357 315 273 231 189 147 105 63 21 3549 3801 - 399 48
  • 49. Volumes de commande et remise fournisseur Processus du calcul : 1 Observer les fréquences de rotation 2 Calculer son % de dévalorisation de stock 3 Connaître et négocier les remises 4 Déterminer les quantités à commander 49
  • 50. Volumes et paramétrage de stock L’observation, l’étude analytique et l’expérience du pharmacien, d'une manière plus arbitraire, Déterminent Le seuil de réassort équivalent au stock de protection Les multiples de commande 50
  • 51. Analyse de la rotation des stocks Collecte de données • Outil informatique Classification • Forte rotation • Rotation moyenne • Rotation faible Évolution des stocks ANALYSE DE LA ROTATION DU STOCK • • • • Saisonnalité Épidémies % de génériques Habitudes médecins Commandes grossistes • Négociation • Remises… 51
  • 52. Analyse de la rotation des stocks Exemple du MAXILASE Collecte de données • Ventes sur prescription et conseil Classification • Produit en classe A en hiver • Puis classe B ou C en été Évolution des stocks STOCK MAXILASE • Forte saisonnalité : Pathologies Hivernales Commandes grossistes • Conseillée pour préparer le stock d’hiver • Déconseillée en été 52
  • 53. Les indicateurs La maîtrise d'un stock nécessite un modèle, un objectif à atteindre et une norme professionnelle Les indicateurs doivent posséder certaines caractéristiques de validité et de fiabilité pour que l'appréciation soit la plus objective possible. Un tableau de bord est constitué d'indicateurs pour quantifier les écarts entre les résultats obtenus et le modèle et en tirer une analyse et une action à mener. 53
  • 54. Les indicateurs Fréquence des ruptures de stock Valeur du stock moyen par familles / produits Stock moyen exprimé en jours Nombre annuel de commandes Quantité par commande 54
  • 56. Concilier les intérêts de 2 personnes  Le vendeur veut :  Faire une vente qui lui rapporte ;  Atteindre ses objectifs ;  Occuper le terrain dans le temps (si vous avez x boites de sa société, vous n’allez pas stocker les produits d’un autre : pression du stock).  Vous faire vendre de la marchandise qui se vent « mal » (toujours la pression du stock).  Diminuer ses coûts de stockage. Remise en pourcentage  Le Pharmacien veut :  Augmenter son bénéfice ;  Faire tourner les stock ;  Diminuer ses coûts de stockage ; • Pas de poussière sur les boites • Pas de péremption • Pas de démarque  Ne pas rater de vente par sous stockage ou sur stockage envahissant Bénéfice en valeur 56
  • 57. 4 étapes pour négocier  Calculer les rotations :  Ventes mensuelles, stock d’alerte, stock de sécurité, multiples de commande.  Calculer les ratios de marge  Marge brute  Taux de marque  Établir une stratégie de prix de vente  En fonction de la clientèle  Produits sensibles, à prix publics élevés, à forte rotation  Produits de prestige, de conseil  Jouer le rapport prix/volume  Négocier les conditions commerciales d’achat à partir de la stratégie de prix de vente  Remise globale sur prix HT • Remise sur facture HT • Unités gratuites 57
  • 58. Calculer les ratios de marge - Formules Marge brute  Prix de vente HT - Coût d’achat HT* * Coût d’achat = Prix d’achat (remise et UG déduites) + frais d’achat. Marge nette  Marge brute – frais de gestion. Taux de Marge  Marge brute x 100) / Coût d’achat HT Taux de Marque  (Marge brute x 100) / Prix de vente HT 58
  • 59. Calculer les objectifs de marge - Formules Prix encadrés : ne gagner que vers l’arrière Prix libre = prix conseillé : gagner surtout vers l’arrière, le volume fera la marge.  PPHT = PPTTC / (1+(TVA/100))  PGHT = PPHT / (1+(TMq/100)) 59
  • 60. Négocier le prix d’achat - principes  Ne faire de commande « directe » que sur rendez vous  Connaître les produits que l’on veut acheter  Établir un projet d’achat  Connaître par produit : • • • • Les objectifs de vente / consommation sur 1, 2, 3 mois ; La stratégie de PP TTC sur la même période L’objectif de marge sur le volume et par unité Intégrer le coût de stockage (3% / Mois) en cas de volume supérieur à 1 mois • Le prix auquel vous devez acheter le volume / l’unité (les UG doivent être dans le volume et pas en plus du volume !)  Connaître votre objectif de dépense globale pour la commande avec les options 1, 2, 3 mois  S’en tenir à son projet d’achat pour les produits référencés  Négocier à part pour les produits non référencés en vous assurant qu’ils ne viendront pas concurrencer les produits référencés. 60
  • 61. Éviter les pièges des promotions 1  Promotions sur stockage :  Si vous prenez telle quantité la remise sera de tant ! • Il doit s’agir d’un produit à forte rotation pas menacé de génériques ou de baisse de prix. • Ce doit être une remise additionnelle à la remise que vous auriez eu normalement pour une consommation identique. • Cette remise additionnelle doit couvrir les coûts de stockage supplémentaires (3% / mois)  Promotions avec cadeau  Si vous prenez telle quantité, je vous offre une croisière ! • Le cadeau vient après la négociation qui doit suivre votre plan ! • Si votre acheteur n’a pas suivi le plan et que vous n’avez pas eu de cadeau, c’est que c’est lui qui l’a eu (ça peut être une stratégie de management) • Votre interlocuteur fait sa marge sur le cadeau qu’il vous vend ; donc, si vous acceptez le cadeau à la place de votre objectif d’achat il gagne plus d’argent que vous ! • Si vous suivez cette méthode vous pourrez vous offrir le même cadeau avec le surcroît de bénéfices. 61
  • 62. Éviter les pièges des promotions 2 Promotions sur nouveau produit :  Si vous prenez le nouveau produit je vous fait une offre spéciale ! • Pas de problème, si le nouveau produit marche si bien, vous le laissez en dépôt vente ! • Quelle est la campagne de publicité prévue (c’est à eux de vendre leur nouveau produit, pas à vous) • Quelles aides seront proposées sur le point de vente. 62
  • 63. Conclusion De + en + de références à gérer Des volumes en augmentations Calculer : • Stock de protection • Stock tournant • Stock moyen Périmés Gérer Sur Stockage C’est la responsabilité du gestionnaire de stock et de toute l’équipe officinale ! Sous Stockage Ventes perdues Disposer du bon produit au bon moment = gains de marge 63
  • 64. Les 7 règles d’or de la gestion de stock 1 Faire preuve de bon sens et de vigilance 2 Définir clairement les responsabilités 3 Estimer les fréquences de rotation et classes des produits 4 Tendre vers zéro périmés en stock = Zéro périmés en réserve 5 Sur stocker entraîne une réduction de la marge 6 Ne stocker que ce que l’on va vendre 7 Se fixer des objectifs et suivre son tableau de bord 64 64
  • 65. Plan de Développement  Préparez un plan d'action en reprenant vos réponses au questionnaire du début de session . Selon la gestion actuelle du stock de votre officine, quelles sont selon vous les 2 priorités ? Proposez deux actions principales à réaliser à court terme.  Priorité 1 _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________  Priorité 2 _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ ________________________________________________ 65