Viktoriia Honcharova: Developing PMO Services and Functions (UA)

З Днем Незалежності України!
32

Підтримаймо ЗСУ!
3
Фонд “Співдружність-22”: https://www.cmw22.org/
Збір на:
● DJI Mavic Fly More Combo (бійцям 67го окремого стрілецького
батальйону на Запорізькому напрямку)
● Метеостанція Kestrel 5700 Elite Applied Ballistics & Bluetooth
(снайперу з ССО, зі зрозумілих причин не можемо вказати
напрямок)

Хто я?
4
10+ років в IT Project Management
Head of PMO
VP of Academic Outreach
PMP certiﬁed
Мама трьох котів

Офіс управління проєктами в ETEAM
5
● ETEAM - аутсорсингова ІТ компанія (~100 людей)
● Проєкти - переважно довготривалі
● Таланти призначаються на проєкт переважно на повну занятість
● Керівник проєктів повністю відповідає за роботу команди, всі члени команди є підзвітними йому
● Команди DevOps та Design надають свої послуги як сервіс
● Операційні департаменти (Recruitment, HR, Finance) також надають послуги як сервіс, але для
внутрішніх стейкхолдерів

Офіс управління проєктами в ETEAM
6
● До створення PMO керівники проєктів підпорядковувалися трьом ко-фаундерам, які на той
момент працювали як СЕО, СТО та СОО
● Основною метою створення РМО було об’єднання РМів в команду задля:
○ впровадження передових практик управління проєктами
○ створення масштабованого та передбачуваного процесу управління проєктами з
урахуванням потреб внутрішніх стейкхолдерів
○ створення консолідованої та стандартизованої звітності для членів правління компанії
○ збереження історичної інформації та вивчених уроків
○ усталення процесу співпраці з внутрішніми стейкхолдерами компанії
○ професійного розвитку РМів шляхом обміну досвідом та проходження індивідуальних
програм

У попередніх серіях
7
Introduction to PMO
● History and evolution of PMOs
● The role and purpose of a PMO in an IT company
● Types of PMOs and their functions
● Benefits of establishing a PMO in an IT company
● Difference between IT Service, IT Product, and Corporate PMO
Assessing Organizational Readiness
● Identifying the need for a PMO in an IT company
● Assessing project management maturity in the organization
● Defining the scope and objectives of the PMO
● Identifying stakeholders and their roles in the PMO
Defining PMO Structure and Governance
● Choosing the appropriate PMO structure for an IT company
● Establishing PMO governance and decision-making processes
● Defining roles and responsibilities within the PMO

Якого типу моя
організація?
ⓘ
Click Present with Slido or install our Chrome extension to activate this
poll while presenting.

PMO якого типу працює в
моїй компанії?
ⓘ

Якою є структура
врядування (governance
structure) PMO?
ⓘ

Зміст лекції №4
11
Designing project management processes and methodologies
Establishing project portfolio management practices
Determining the services and functions the PMO will provide
Implementing project governance and control mechanisms
(йой! цей розділ потенційно переїхав на 31 серпня)
1
2
3
4

© 2023 Viktoriia Honcharova. All rights reserved. 12
Determining the services and functions
the PMO will provide

Сервіси та функції
13
● Стратегічна підтримка
● Виконання проєктів або підтримка проєктної діяльності
● Врядування проєктами та нагляд
● Визначення та впроваждення методів, процесів та інструментів
● Централізація комунікації та звітності
● Управління талантами
● Управління ризиками
● Проведення навчання та тренінгів
● Управління центральною базою знань
● Управління змінами та організаційними трансформаціями
● Передпроєктний аналіз
● Управління задоволеністю клієнтів

Узгодження проєктної роботи зі стратегічними цілями компанії шляхом класифікації, вибору,
пріоритезації та, якщо необхідно, припинення проєктів (в тому числі, внутрішніх проєктів РМО).
Стратегічна підтримка
14
Приклади:
1. Забезпечення N% маржинальності в портфелі проєктів.
2. Збільшення кількості задоволених клієнтів на N% до кінця 2024 року.
3. Підтримка маркетингового позиціонування компанії, як фахівців з роботи з AI
інструментами.
4. Перехід на нову технологію в продукті компанії.

Виконання проєктів або підтримка проєктної діяльності
15
Надання операційної підтримки в проєктах шляхом взяття на себе управління проєктом,
виконання визначених завдань або надання консультацій.
Залежно від типу РМО:
● Directive: РМО містить команду РМів, які знають підходи до управління проєктами в компанії і
готові бути призначеними на проєкт або вже призначені на проєкт.
● Controlling: PMи не підпорядковані РМО, але фахівці РМО контролюють процеси і результати
проєкту і наполегливо впроваджують практики управління проєктами, схвалені компанією.
● Supportive: фахівці РМО надають методичні рекомендації щодо управління проєктами,
консультують та допомагають, але не мають повноважень для наполегливого
впровадження.

Врядування проєктами та нагляд
16
Створення чіткого огляду всіх проєктів і забезпечення актуальності необхідних даних. Надання
стейкхолдерам цінної інформації для прийняття обґрунтованих рішень.
● Забезпечення якості даних
● Підготовка консолідованих звітів
● Виявлення відхилень і вжиття контрзаходів
● Контроль надходження інформації у разі ескалації
● Обмін з фінансами / бухгалтерією
● Контроль міжпроєктних залежностей
● Огляд міжпроєктних цілей, ресурсів і термінів виконання
● Підготовка та проведення зустрічей щодо управління портфелями

Методи, процеси та інструменти
17
Стандартизація підходів і практик управління проєктами - першочергова задача будь-якого
РМО.
● Визначення ролі РМа в компанії
● Вибір підтримуваних методологій
● Визначення і уточнення процесів
● Створення настанов для РМів
● Вибір і впровадження відповідних інструментів

Централізація комунікацій та звітності
18
Створення комунікаційних підходів, стандартів і шаблонів звітності з урахуванням потреб
стейкхолдерів.
● Аналіз стейкхолдерів
● Вибір каналів комунікації
● Опис стандартів комунікації
● Розробка шаблонів комунікації
● Узгодження підходів до звітності
● Розробка шаблонів звітності
● Впровадження розроблених інструментів

Управління талантами (ресурсами)
19
Підтримка стратегічного планування потужностей (доступних людиногодин), тактичного
планування залучення талантів між проєктними та лінійними керівниками, а також
функціонального планування роботи.
● Планування залучення талантів до проєктів
● Планування роботи та оцінка трудовитрат
● Координація між керівником проєкту та керівником команди
● Розподіл талантів і вирішення конфліктів
● Підтримка та планування здобуття навичок
● Стратегічне планування потужностей на рівні портфеля

Управління ризиками
20
РМО має ширшу інформацію, ніж окремий РМ, і тому може бачить сфери, до яких РМ не має
доступу. Це надає переваги для управління ризиками на рівні РМО.
● Визначення ризиків на рівні програм / портфелів при ідентифікації та аналізі
● Врахування даних стратегічного рівня при управлінні ризиками
● Синхронізація реєстрів ризиків в схожих або пов’язаних проєктах

Проведення навчання та тренінгів
21
Оскільки встановлення методів, процесів та інструментів включає їх застосування командами,
PMO також має забезпечити відповідне навчання та активне удосконалення.
● Програма онбордингу
● Коучинг у щоденних проєктних активностях
● Навчання для РМів щодо підходів компанії та передових практик
● Обмін знань між РМами
● Розробка планів професійного розвитку для РМів
● Розробка матриці компетенцій РМа
● Навчання для удосконалення лідерських навичок керівників департаментів
● Навчання для удосконалення навичок управління проєктами в інших департаментах

Управління центральною базою знань
22
Збереження існуючого історичного досвіду необхідне для забезпечення сталого розвитку практик
управління проєктами в компанії.
● Засвоєні уроки
● Важлива проєктна документація
● Настанови щодо різних аспектів управління проєктами

Управління змінами та організаційними трансформаціями
23
Впровадження змін на рівні РМО, проєктних команд та всієї організації таким чином, щоб ці зміни
були сприйняті і застосовані.
● Аналіз впливу зміни на РМО / команду / організацію
● Створення планів впровадження змін
● Пошук агентів змін
● Проведення пілотного впровадження
● Збір і аналіз зворотного зв’язку та корегування змісту зміни за необхідності
● Навчання щодо впровадження змін для інших департаментів

Передпроєктний аналіз
24
Допомога внутрішнім стейкхолдерам в аналізі вимог, оцінці трудовитрат та попередньому
плануванні проєкта.
● Виконання аналізу силами РМа та проєктної команди, або силами окремого аналітика
● Проведення аналізу має дати відповіді на запитання “Чи варто запускати цей проєкт” або
визначити вартість та терміни виконання, якщо проєкт є запитом зовнішнього стейкхолдера.

Управління задоволеністю клієнтів
25
Для сервісних компаній управління задоволеністю клієнтів є ключовим фактором успіху.
● збір і аналіз зворотного зв’язку
● проведення переговорів
● проведення додаткових продажів
● Вирішення конфліктних ситуацій

Вибір сервісів, які надаватиме РМО
26
Чи є в компанії стратегічне планування?
Які стратегічні цілі?
Як РМО може впливати на стратегічні цілі?
Стратегічна підтримка
Якого типу РМО ми будуємо?
Виконання проєктів або підтримка
проєктної діяльності
Чи є залежності між проєктами?
Хто стейкхолдери проєктної діяльності?
Якої інформації вони потребують?
Врядування проєктами та нагляд
Детально обговоримо в наступному розділі
Визначення та впроваждення методів,
процесів та інструментів

27
Які комунікаційні підходи зараз?
Чи потребують вони втручання?
Які підходи до звітності зараз?
Чи потребують вони удосконалення?
Централізація комунікації та звітності
Який тип компанії?
Чи є проблеми з недоступністю талантів?
Управління талантами
Чи необхідний процес управління ризиками на рівні
РМО, чи достатньо підходу до управління ризиками
на проєктному рівні та процесу ескалації?
Управління ризиками
Якими є компетенції РМів в компанії?
Проведення навчання та тренінгів

28
Що буде входити в базу знань?
Управління центральною базою знань
На якому рівні необхідно буде впроваджувати
зміни?
Чи є фахівці з управління змінами / СМО?
Управління змінами та організаційними
трансформаціями
Чи є фахівці такого напрямку?
Яким на даний момент є процес передпроєктного
аналізу?
Передпроєктний аналіз
Чи розвинутий цей напрямок в компанії зараз?
Чи потрібно РМО вести цей напрямок з точки зору
організаційної структури?
Управління задоволеністю клієнтів

Audience Q&A Session
ⓘ Click Present with Slido or install our Chrome extension to show live Q&A while presenting.

Якби ви могли
впровадити
тільки один
сервіс, окрім
“обов’язкових”, то
який би ви
обрали і чому?
Сервіси та функції РМО
30
● Стратегічна підтримка
● Виконання проєктів або підтримка проєктної діяльності
● Врядування проєктами та нагляд
● Визначення та впроваждення методів, процесів та
інструментів
● Централізація комунікації та звітності
● Управління талантами
● Управління ризиками
● Проведення навчання та тренінгів
● Управління центральною базою знань
● Управління змінами та організаційними трансформаціями
● Передпроєктний аналіз
● Управління задоволеністю клієнтів

31
Збір на:
напрямок)

Designing project management
processes and methodologies

Інтро
33

Аналіз зрілості процесів управління проєктами
34
1. Чи є в компанії фахівці з управління проєктами? Якого рівня?
2. Чи є описані процеси?
3. Чи є загальноприйняті, але не описані підходи?
4. Чи є усталені процеси на проєктах, які суттєво відрізняються від передових практик, і
змінювати їх треба дуже обережно?
5. Чи є стратегічні цілі та побажання керівництва компанії щодо процесів управління
проєктами?
● інтерв’ю керівників проєктів
● спілкування з керівництвом компанії
● спілкування з іншими стейкхолдерами всередині компанії
● аналіз відгуків від зовнішніх стейкхолдерів

Аналіз організації
35
1. Тип організації
2. Тип проєктів (внутрішні / зовнішні)
3. Стратегічний фокус щодо проєктної діяльності
4. Готовність до змін
5. Тип і повноваження РМО
6. Внутрішні стейкхолдери проєктної діяльності
7. EEF

Оцінка існуючих/завершених проєктів
36
1. Поточні методології
2. Поточні моделі бюджетування
3. Засвоєні уроки та проблеми завершених проєктів

Дизайн процесів управління проєктами
37
Аналіз всіх проєктів
Аналіз компетенцій РМів
Вибір набору методологій
Аналіз необхідності навчання
Підтримувані метолодогії
Аналіз існуючих моделей бюджетування і пов’
язаних з ними проблем
Підтримувані моделі бюджетування
Аналіз існуючих метрик та / або
напрацювання метрик
Метрики та КРІ проєктів
Аналіз поточного рівня РМів, обов’язків РМів
в компанії та створення матриці компетенцій
Професійний розвиток РМів

Дизайн процесів управління проєктами
Ініціація 1 Планування 2 Виконання 3 Закриття 4
Стейкхолдери процесу
Підхід до інформування
Вибір метолодогії
Підхід до
документування
Підхід до планування
Підхід до
Підхід до виконання
Збір метрик
Моніторинг та контроль
Звітність
Підхід до
Підхід до закриття

Документування процесів
39
● Загальнодоступний репозиторій
● Обговорення та затвердження стейкхолдерів
● Ітеративна робота

Впровадження процесів
40
● Ітеративне
● Цінне
● Підтримане спонсором змін
● Залежне від поточних процесів на проєктах
● Вимагає проведення навчання

Чи бачите ви
необхідність
розробити
процеси
управління
проєктами не
прив’язуючись
до життєвого
циклу проєкта?
Чому?
Розробка процесів управління проєктами
42
● Аналіз існуючого стану
● Аналіз побажань та усвідомлення бажаного майбутнього стану
● Розробка процесів згідно життєвого циклу проєкта
● Документування процесів (на зв’язку зі стейкхолдерами!)
● Впровадження процесів

43
Збір на:
напрямок)

Домашнє завдання
1. Визначити services та functions свого
PMO
2. Визначити project management processes
та methodologies, які будуть
використовуватися
3. Процедура запровадження чи
дотримання project portfolio management
practices

Дякую за увагу!
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/torineko/

Viktoriia Honcharova: Developing PMO Services and Functions (UA)

Viktoriia Honcharova: Developing PMO Services and Functions (UA)

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a Viktoriia Honcharova: Developing PMO Services and Functions (UA)

Similar a Viktoriia Honcharova: Developing PMO Services and Functions (UA)(20)

Más de Lviv Startup Club

Más de Lviv Startup Club(20)

Viktoriia Honcharova: Developing PMO Services and Functions (UA)