Userguide WIB Kosten Applikation, Aufwand, Buchhaltung

1. WIBKostenVer_001 User Handbuch November 2007

2. Um das Program zu starten Klick dieses Symbol auf Desktop um WIBKosten zu starten

3. Sicherheit in Vista Beim Öffnen der DB immer auf Optionen klicken

4. Inhalt aktivieren Die Option “ Diesen Inhalt aktivieren ” auswählen und ‘OK’ klicken

5. Startmenu Rechnungen ansehen, editieren, neu erfassen und löschen Berichte auf Bildschirm bringen oder drucken. Können nach Datum und z.T. anderen Kriterien gefiltert werden Erfassen, editieren, löschen von Konten im Kontenplan und Budgetpositionen Applikation beenden

6. Rechnungs Erfassung Nach Aufruf des Rechnungserfassungs Bildschirm zeigt der immer die letzte der eingegebene Rechnung an Klick um zu den nächsten /vorherigen Datensatz zu blättern Klick ‘ N eu’ um eine neue Rechnung zu erfassen Klick ‘ L öschen’ um angezeigten Datensatz zu löschen Klick um den Datensatz zu sichern und Rechnungs Bildschirm zu schliessen

8. Ein Datensatz kann immer gespeichert werden aber ACHTUNG auf ! Ein rotes Ausrufezeichen bedeutet immer dass ein Datensatz noch nicht ganz 100% abgeschlossen ist.

9. Rechnungsbetrag Kontrolle Sobald ganzer Rechnungsbetrag vollständig eingegeben, wird sich der Restbetrag (noch an Budgetpositionen zu verteilender Betrag im Feld ‘Restbetrag’ zeigen

10. Rechnungsbetrag an Budget verteilen Rechnungsbetrag kann dann als ganzes oder in Teilen an verschiedene Budgetpositionen verteilt werden. Der Restbetrag zeigt nach jeder neuen Eingabe den restlichen zu verteilenden Betrag an. Falls Betrag nicht korrekt vereilt, zeigt dies durch ein ! an

11. ESC um Dateneingabe abzubrechen Solange der Bleistift anzeigt, kann dieser Datensatz durch pressen der ‘Esc’ Taste ge-cancelled werden

12. Datensatz löschen Sobald das Bleistift durch die Pfeilspitze ersetzt wird, kann der Datensatz lediglich durch “L ö schen” gelöscht werden

13. Wenn keine ! > alles OK Wenn alle Felder ausgefüllt und keine zu verteilenden Restbeträge mehr zu budgetieren sind und keine ‘!’ mehr anzeigen kann die Eingabemaske entweder geschlossen werden oder neue Datensätze erfasst werden Eingabemaske kann auch über ‘X’ geschlossen werden. Das rote ‘x’ hingegen schliesst die ganze Apllikation

14. Rechnungsbetrag auf x Monate verteilen

15. Sytemeinstellungen Klick “ Systemeinstellungen ” um Daten Kontenplan oder/und Budgets editieren / löschen* / neuerfassen * Ein Datensatz kann hier lediglich gelöscht werden wenn dieser noch in keiner Rechnung verwendet wird

16. Tabelle Kontenplan Lediglich ins Feld Konto Nummer klicken und dann auch Konto Short Name und Konto Name erfassen. Short Name ist nicht ein Muss Feld. Nach Erfassung neuer Daten- sätze auf “Schliessen” klicken. Daten werden abgespeichert und Eingabemaske geschlossen. Bevor ein neues Konto in einer Rechnung verwendet werden kann, muss dieses in diesem Screen neu erfasst werden

17. Tabelle Budget Lediglich ins Feld Budget Nummer klicken und dann auch Budget Kurzname und Budget Name erfassen. Short Name ist nicht ein Muss Feld. Nach Erfassung neuer Daten- sätze auf “Schliessen” klicken. Daten werden abgespeichert und Eingabemaske geschlossen. Bevor eine neue Budgetposition in einer Rechnung verwendet werden kann, muss diese in diesem Screen neu erfasst werden

18. Berichte > generieren, drucken Klick eine der “Auswertungen” um einen der drei zur Vefügung stehenden Reporte zu generieren

19. Report Budget Jeder Bericht kann nach Periode von – bism Budget Positionen und/ oder Konto gefiltert werden. Für alle Daten einfach alle Eingabefelder leer belassen und ‘ O K’ klicken Report ist nach Budget positionen gruppiert

20. Report Rechnungen Jeder Bericht kann nach Periode von – bis und/ oder Konto gefiltert werden. Für alle Daten einfach alle Eingabefelder leer belassen und ‘ O K’ klicken Report ist von Neu > Alt sortiert

21. Auswertung Budget Diese spezielle Tabelle kann nach Periode von – bis, Budget Positionen und/ oder Konto gefiltert werden. Für alle Daten einfach alle Eingabefelder leer belassen und ‘ O K’ klicken

22. Manipulation der Budgettabelle Durch Klick auf die Pfeilspitze können spezielle Sortier- und Filter- Optionen angezeigt werden Durch Select einer Spalte, kann diese in eine andere Position verschoben werden. Diese Position wird beibehalten bis es ein neues Datenfeld gibt.

23. Export der Tabelle in Excel Selektiere die ganze Access Tabelle durch Klick auf Pfeilspitze oben links. Ctrl- C um die ganze Tabelle zu kopieren Wechsle zu Excel , klick auf Zelle wo die Tabelle kopiert werden soll Ctrl- V um die Access tabelle einzufügen. Kann dann in Excel weiterbearbeitet, formatiert werden.

24. Programm Beenden Klick ‘Program beenden” um Applikation zu schliessen