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3. El webinar de hoy es…
¿Por qué implementar una Oficina
de Dirección de Proyectos
(PMO)?
Lorenzo Armenta Fonseca
lorenzo_kila
laf@dharma.mx

4. ¿Qué desea la Alta Dirección?
RESULTADOS!!!

5. ¿Qué desea la Alta Dirección?
• Estudios mostrados por publicaciones de Harvard Business
Review muestran que cerca del 90% de las
organizaciones fallan en implementar efectivamente su
estrategia….
• Asimismo, otros estudios muestran que 7
de 10
proyectos fracasan en su ejecución. Y las razones
principales de esto es la falta de metodología para
gestionar proyectos y la falta de profesionales en
gestión de proyectos…

6. ¿Qué necesitamos... qué falta…?
Para cumplir con los objetivos y
estrategias es necesario:
• Entender la estrategia corporativa.
• Definir los criterios y parámetros para la
justificación, selección y priorización de las
iniciativas.
• Traducir efectivamente la estrategia en
una cartera de proyectos y programas
relevantes, ejecutables y medibles.
• Dirigir los proyectos bajo las buenas
prácticas, procesos y metodologías de
gestión de proyectos.
• Gestionar el conjunto de proyectos,
programas y portafolios bajo una PMO.

7. ¿Qué es una PMO?
• Estructura de gestión que estandariza los
procesos de gobierno relacionados con el
proyecto y hace más fácil compartir
recursos, metodologías,
herramientas y técnicas.
• Una PMO puede abarcar desde el suministro
de funciones de soporte para la dirección de
proyectos hasta la responsabilidad de la
propia dirección de uno o más proyectos.
Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK® Guide) – Fifth Edition

8. ¿Qué es una PMO?
• Integra toda la información de los proyectos
estratégicos.
• Evalúa hasta qué punto se cumplen los
objetivos de negocio de alto nivel.
• Constituye el vínculo natural entre los
Proyectos, Programas y Portafolios de la
organización.

9. Tipos de estructuras de PMOs
Tipo de
PMO
De
Apoyo
De
Control
Directiva
Proporciona
Rol
Consultivo
Soporte
Control





Descripción
Grado de
Control
Plantillas
Mejores prácticas
Capacitación
Acceso a la información
Lecciones aprendidas
Brinda apoyo en forma de suplir
experiencias según la demanda de
plantillas, mejores prácticas, acceso
a información y experiencias de
otros proyectos similares
Reducido
 Adopción de marcos o
metodologías
 Plantillas y formularios
 Herramientas
 Conformidad con términos
 Todo lo anterior y más…
Brinda apoyo a las áreas, pero
también exige que la metodología
se use y se cumpla con las reglas
Se adueña de los proyectos
proporcionando la experiencia en
dirección de proyectos y los
recursos para manejar los mismos
Moderado
Elevado

10. Funciones clave de una PMO
Gestionar recursos compartidos a través de todos los
proyectos dirigidos por la PMO.
Identificar y desarrollar una metodología, mejores
prácticas y estándares para la dirección de proyectos.
Vigilar el cumplimiento de los estándares, políticas,
procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos
mediante auditorías de proyectos.

11. Funciones clave de una PMO
Instruir, orientar, capacitar y supervisar.
Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos,
plantillas y otra documentación compartida de los
proyectos (activos de los procesos de la organización).
Coordinar la comunicación entre proyectos.

12. Objetivos de una PMO
Gestionar los cambios significativos relativos al alcance de un
programa, que pueden considerarse como oportunidades
potenciales para alcanzar mejor los objetivos de
negocio.
Optimizar el uso de los recursos de la organización
compartidos entre todos los proyectos.
Gestionar las metodologías, estándares,
riesgos/oportunidades globales, métricas e
interdependencias entre proyectos a nivel de empresa.

13. Algunas interrogantes…
¿Cómo sabemos si NECESITAMOS
una PMO?
¿Cuál es el VALOR de la PMO en
una organización?
¿Cómo lograr que la PMO sea
EXITOSA?

14. Algunos problemas comunes…
Gestión de información y documentación de proyectos
individuales sin adecuada visión global de la cartera.
Sin una visión global, los proyectos demandan y
requieren de recursos como si fueran propios y
exclusivos.
Conflictos por una pobre existencia y apego a procesos
de dirección y gestión bien definidos.

15. ¿Cómo saber si necesitas una PMO?
Necesidad de vincular los proyectos a los objetivos de negocio y a la
estrategia de la organización.
Muchos proyectos no agregan valor estratégico a la organización.
Se inician demasiados proyectos y se finalizan muy pocos o solo
algunos de ellos son exitosos.
Falta de priorización de los proyectos.
Se realizan muchas actividades y se dan pocos resultados.
Los proyectos no terminan a tiempo ni dentro del presupuesto.
Falta de coordinación entre los proyectos.

16. ¿Cómo saber si necesitas una PMO?
El rol del Director de Proyectos no es reconocido o no cuenta con la
autoridad suficiente.
No existe una cultura organizacional que apoye la gestión de
proyectos.
Hay competencia interna para obtener los presupuesto y recursos
para los proyectos.
Los proyectos fracasan y el éxito es aleatorio y no repetible.
Se utilizan herramientas no estándares para el control de los
proyectos.
No existen métricas definidas.

17. ¿Cómo saber si necesitas una PMO?
Entorno poco propicio para el desarrollo de proyectos.
Equipos de proyecto poco integrados y sin cohesión, por lo tanto
poco comprometidos.
Los proyectos son vistos como una “carga adicional” al trabajo
ordinario.
Poca “visibilidad” del avance, estatus y resultados de los proyectos
hacia el equipo y la organización.

18. ¿Por qué implementar una PMO?
• Una PMO es básicamente la impulsadora de la cultura de
Dirección de Proyectos en una organización.
• Centraliza la información de los proyectos de la
organización y la reporta de forma consolidada.
• Coordina y controla de diferentes formas los proyectos.
• Se desempeña como gestor del conocimiento de la
organización en Dirección de Proyectos.
• Sirve como “puente” entre la Planificación Estratégica y la
implantación de la estrategia.

19. ¿Por qué implementar una PMO?
• Puede que los proyectos que la PMO apoya o dirige no
guarden más relación entre sí que la de ser gestionados
conjuntamente.
• La forma, la función y la estructura específicas de una PMO
dependen de las necesidades de la organización a la que
ésta da soporte.
• La gestión de la cartera de proyectos permite organizar,
controlar y apoyar en forma centralizada a un conjunto de
proyectos, con el fin de contribuir al logro de los objetivos
estratégicos de la organización.
• La PMO surge por la necesidad de la empresa, de elevar el
nivel de madurez organizacional para el manejo de
proyectos.

20. ¿Por qué implementar una PMO?
• Una PMO puede tener la autoridad para actuar como un
interesado integral y tomar decisiones clave a lo largo de
la vida de cada proyecto, hacer recomendaciones,
poner fin a proyectos o tomar otras medidas, según sea
necesario, a fin de mantenerlos alineados con los
objetivos de negocio.
• Asimismo, la PMO puede participar en la selección,
gestión e utilización de recursos de proyectos
compartidos o dedicados.

21. Modelos para diseñar e implementar
una PMO
Project Management Institute (PMI)
• Organizational Project Management Maturity
Model (OPM3®)
http://www.pmi.org/en/PMBOK-Guide-and-Standards/Standards-Library-of-PMI-GlobalStandards.aspx
A Guide to the
Project
Management
Body of
Knowledge
(PMBOK® Guide)
- Fifth Edition
The Standard
for Program
Management
- Third Edition
The Standard
for Program
Management
- Third Edition

22. Modelos para diseñar e implementar
una PMO
Cabinet Office's
• Portfolio, Programme, and Project Management
Maturity Model (P3M3®)
http://www.p3m3-officialsite.com/P3M3Model/P3M3Model.aspx
P3M3® – Project
Model
P3M3® –
Programme
Model
P3M3® –
Portfolio
Model

23. Modelos para diseñar e implementar
una PMO
International Organization for
Standardization (ISO)
• ISO 21500:2012 - Guidance on project
management
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=50003
• ISO/TC 258 Project, programme and portfolio
management
• ISO/CD 21502 Project and Programme Portfolio Management
Más sobre la ISO 21500: http://www.iso-21500.es

24. Beneficios de una PMO
Impacto de los proyecto hacia los objetivos de negocio/estratégicos.
Una visión más clara y objetiva de los de cada proyecto y su relación con la
estrategia de la organización.
Mejor comunicación en los equipos y de éstos hacia la organización.
Más y mejor información para toma de decisiones tácticas, operativas y
estratégicas.
Seguimiento y control adecuado y oportuno del estatus y avance de los proyectos.
Implementación de técnicas y herramientas de supervisión permanentes y
detalladas, con procedimientos estandarizados.
Implementación más rápida y efectiva de la estrategia.

25. Algunos puntos a considerar…
• Las organizaciones no cambian de la noche a la
mañana, mucho menos la cultura organizacional…
• Realizar una implementación gradual y con metas claras.
• Centrarse en las personas, y ver el Proyecto de
implementación de la PMO como un cambio de cultura
organizacional.
• Siempre será más sencillo si comenzamos en un área o
departamento específico (Proyecto Piloto) y
posteriormente en el resto de la organización.

26. Algunos puntos a considerar…
Recursos
Plan
Estratégico
PMO
Tecnología
Procesos

27. ¿Qué debemos evitar con las PMOs?
Implementar cualquier tipo de PMO en la organización.
Convertir la PMO en un ente burocrático que sólo audita y
controla y que no entrega valor a los Directores de proyectos.
Querer que la PMO gestione todos los proyectos de la
organización.
Entender que NO se trata solamente de un software o sistema.
Implementarla sin el apoyo de las demás áreas funcionales o
de la Dirección.
Implementar toda la metodología en la primera etapa.
Esperar resultados inmediatos.

28. Retos en la implantación de una PMO
• Identificar las necesidades de gestión y la cultura de la
organización para definir el tipo de PMO a implementar.
• Mantener un enfoque colaborativo y de entrega de
valor, y no sólo un ente de auditoría y control.
• Obtener el apoyo de la Alta Dirección y de las Gerencias.
• Gestionar adecuadamente a los Interesados y sus
expectativas.
• Selección y adopción de las herramientas adecuadas.
• Gestión del cambio.

29. Recomendaciones
• Definir los objetivos específicos de la PMO para que todos
estén alineados en los resultados a obtener.
• Establecer el tipo de PMO más apropiado manteniendo
siempre un enfoque colaborativo.
• Entender la cultura organizacional para gestionar el cambio
efectivamente.
• Adaptar las BP´s y estándares a las necesidades específicas
de la organización.
• Enfocarse en los proyectos relacionados a los objetivos y
estrategias de la organización.
• Evidenciar y mostrar el valor de la PMO con los resultados de 1
ó 2 Proyectos pilotos.

30. Recomendaciones
• Involucrar y capacitar a los Interesados.
• Definir los objetivos de la organización y los proyectos que
contribuyen al logro de los mismos.
• Priorizar los proyectos conformando una cartera adecuada.
• Establecer y difundir de los objetivos, metas e iniciativas
estratégicas de la organización y cómo los proyectos aportan
a todas estas.
• Involucrar a toda la organización en las definiciones de los
objetivos y estrategias, así como en la ejecución de los
proyectos.

31. Preguntas
@lorenzo_kila

32. ¿Qué más deseas aprender sobre
las PMOs?
• ¿Cómo diseñar e implantar una PMO?
• Modelos de Madurez (P3M3/OPM3) para PMOs
• Cómo usar el PMBOK para implantar una PMO
• Cómo usar la ISO 21500 para implantar una PMO
• Herramientas para la automatización de PMOs
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Vanessa Amaya
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Lorenzo Armenta
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33. Preguntas
Muchas Gracias
Nos vemos en el próximo Webinar!!!
@lorenzo_kila

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